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ENDURANCE

istruzioni per il setup degli

account di posta elettronica

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Istruzioni per il setup

degli account di posta elettronica

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Indice dei contenuti Indice dei contenuti .......................................................................................................................................................................................................... 2

Come funziona la posta elettronica? ......................................................................................................................................................................... 3 Cos’è un indirizzo di posta elettronica? ............................................................................................................................................................................................ 3 Come viaggiano le nostre email? ......................................................................................................................................................................................................... 3 Cosa succede quando una email non può essere recapitata? ................................................................................................................................................ 3 Cos’è un account di posta elettronica? ............................................................................................................................................................................................. 4

Cos’è un client di posta elettronica? .......................................................................................................................................................................... 5

Web Mail: accedere ad un account di posta elettronica senza un client di posta .................................................................................. 5

Email condivise: come leggere le stesse email da più postazioni .................................................................................................................. 6

Configurazione degli account di posta elettronica nei principali client ...................................................................................................... 6 Microsoft Outlook Express ...................................................................................................................................................................................................................... 7 Microsoft Windows Mail ....................................................................................................................................................................................................................... 13 Microsoft Windows Live Mail ............................................................................................................................................................................................................. 19 Microsoft Office 2003 ............................................................................................................................................................................................................................ 23 Microsoft Office 2007 ............................................................................................................................................................................................................................ 27 Microsoft Office 2010 ............................................................................................................................................................................................................................ 31 Mac Mail ...................................................................................................................................................................................................................................................... 35 Mozilla Thunderbird ............................................................................................................................................................................................................................... 39

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Come funziona la posta elettronica? Gentile cliente,

Endurance è lieta che abbia scelto la nostra azienda per gestire la sua corrispondenza elettronica, strumento che sempre

più si sta dimostrando fondamentale nello sviluppo di business di ogni dimensione.

Prima di cominciare a esplorare i menu dei software che consentono la gestione della posta elettronica, però, vogliamo

introdurle alcuni concetti e formalismi che le saranno certamente utili per la comprensione di quanto andremo a

spiegare nei prossimi capitoli. Per aiutarla maggiormente faremo degli esempi, dove andremo ad affiancare la posta

elettronica con la posta “tradizionale”, fatta di cassette di posta, postini ecc.

Cos’è un indirizzo di posta elettronica?

Un indirizzo di posta elettronica è il nome identificativo di una “casella” di posta elettronica, ovvero di uno spazio “fisico”

(all’interno di un hard disk quindi) dedicato a quella casella. Questo spazio rappresenta la nostra “cassetta della posta”,

ha uno spazio limitato e tiene le email fino a quando non andremo a “leggerle” con un apposito programma, ovvero un

client di posta elettronica.

Un indirizzo di posta elettronica è così composto:

[email protected]

- Ext (estensione) è il dominio di primo livello: per fare un esempio potremmo immaginarlo come “la città” in cui

risiede la nostra cassetta postale

- Dominio è il dominio di secondo livello: per rimanere nel nostro esempio è un “condominio”, con all’ingresso un

insieme di cassette postali

- Nomecasella è il nome della nostra casella di posta, e sarebbe l’”etichetta” scritta sulla nostra cassetta della

posta, all’interno del condominio.

Come viaggiano le nostre email?

Vediamo quindi qual è il percorso che una email percorre quando clicchiamo il tasto “invia”:

- La nostra email, scritta con il dispositivo che abbiamo usato (computer, smartphone, tablet ecc.) viene

consegnata al server della posta in uscita (SMTP), il nostro “postino”. Questo server si prende carico della nostra

email ed analizza il nome del dominio del destinatario, cercandolo nell’universo di Internet.

- Una volta trovato il nome del dominio, ne cerca il server di ricezione della posta (che può essere POP3 o IMAP),

ovvero nel “condominio” cerca le “cassette postali”.

- Assicurato sul fatto che il dominio ha un server di ricezione, lo interroga chiedendoli se esiste una cassetta a

nome “nomecasella”: se il server risponde in maniera affermativa, e la casella non ha problemi (ad esempio è

stata disattivata o, più comunemente, è “piena”, ovvero lo spazio a disposizione è esaurito) la mail viene

consegnata, salvata nella casella ed il server SMTP termina il suo compito

- Il nostro destinatario quindi, quando ne ha la possibilità, va a “vedere se c’è posta” nella propria “cassetta”:

attraverso il suo client di posta elettronica interroga il suo server di ricezione (in POP3 o IMAP o via WEB) e

scarica la mail sul proprio computer

Cosa succede quando una email non può essere recapitata?

Bisogna partire dal presupposto che ogni email trova sempre un destinatario: i motivi per cui una mail non viene

consegnata possono essere molteplici, la casella è stata disattivata, l’account è pieno, o ancora l’account non esiste, il

dominio non esiste, o altre cause tecniche. In tutti questi casi la mail ritorna al mittente, lasciando traccia (spesso

purtroppo in inglese…) dei motivi per cui non è stata consegnata. Quindi proprio per la sua natura una mail non può

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venire “persa” nel web, ma trova sempre un destinatario, nel caso che il destinatario non sia raggiungibile ritorna al

mittente.

Cos’è un account di posta elettronica?

Un account di posta elettronica è un insieme di parametri che servono per installare ed accedere ad un indirizzo di posta

elettronica. Un account si compone quindi delle seguenti parti:

Cosa Descrizione Esempi

indirizzo di posta elettronica l’indirizzo a cui l’account ha accesso, e

che può quindi gestire. Un indirizzo di

posta possiede a sua volta una quota,

ovvero lo spazio a disposizione per

ricevere la posta

[email protected]

tipo di server di posta elettronica per

la ricezione

Un server di posta può dare accesso

alle proprie email in vari modi

- POP3

- IMAP

- Web mail

POP3 (nella maggior parte dei casi)

nome del server di posta elettronica

per la ricezione

Il nome del server che si occupa di

ricevere la posta del cliente

mail.dominio.ext

pop3.dominio.ext

username e password Richieste dal server della posta in

arrivo, certificano che l’accesso alla

casella avvenga da un utente

qualificato a farlo

nomecasella o

[email protected]

Spesso lo username è uguale

all’indirizzo

nome del server di posta elettronica

per l’invio SMTP

Il nome del server di posta elettronica

per l’invio, detto anche server SMTP.

Questo nome può essere anche

completamente diverso dal server

della posta per la ricezione, ed anzi

nella maggior parte dei casi questo

server (ed i relativi parametri) viene

fornito dal fornitore del servizio di

connettività della rete in uso.

mail.dominio.ext o il server di un

operatore di connettività

(mail.libero.it, out.alice.it, smtp.tiscali.it

ecc.)

username e password SMTP Richieste dal server della posta in

uscita, certificano che l’invio dalla

casella avvenga da un utente

qualificato a farlo

Forniti dal server SMTP

mailto:[email protected]

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Cos’è un client di posta elettronica? Si definisce come “client” di posta elettronica un programma che è in grado di dialogare con i server di posta elettronica,

e di poter quindi aiutare l’utente a gestire le proprie email. In questo documento non vedremo l’utilizzo degli account di

posta (per questo vi rimandiamo alla guida del singolo programma), ma daremo una guida per configurare i vostri

account di posta elettronica nei client più diffusi, ovvero:

- Outlook Express

- Windows Mail e Windows Live Mail

- Outlook 2003, 2007 e 2010

- Mozilla Thunderbird

- Mac Mail

Vi invitiamo quindi ad identificare il client di posta elettronica a vostra disposizione, a tenere a disposizione i parametri

che vi sono stati forniti e che abbiamo introdotto prima, ed a seguire le nostre istruzioni per configurare facilmente il

vostro nuovo account.

Web Mail: accedere ad un account di posta elettronica senza un client di

posta Per accedere agli account forniti da Endurance vi diamo a disposizione anche un ulteriore strumento, ovvero una

efficiente web mail.

Utilizzare la web mail è molto semplice, basta infatti:

- accedere da un qualsiasi browser di ultima generazione all’indirizzo http://mail.endurance.it

- identificarsi nel software con i propri parametri email e password

L’uso della web mail ha sicuramente dei “pro”, ma purtroppo anche dei “contro”

- PRO

o la casella di posta è accessibile da qualunque dispositivo connesso a Internet, da qualunque punto del

mondo

o non richiede l’installazione di software sul proprio computer

o non richiede il setup dell’account nel proprio software

- CONTRO

o le email non sono accessibili quando non si ha a disposizione un collegamento ad Internet

http://mail.endurance.it/

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o lo spazio sul server non viene mai liberato, e di conseguenza l’account con il tempo si avvicinerà alla

soglia massima di riempimento (dopo di che comincerà a rifiutare le email dall’esterno).

Per questi motivi noi consigliamo di utilizzare sempre un client di posta elettronica, e di limitare l’uso della web mail solo

alle “emergenze”.

Email condivise: come leggere le stesse email da più postazioni A volte può succedere che un indirizzo di posta elettronica abbia la necessità di essere letto da postazioni diverse. In

questo caso la soluzione migliore può essere quella di utilizzare solo la Web Mail come strumento, ma è possibile

comunque utilizzare dei client di posta elettronica, attivando tra le opzioni del software il comando “Lascia una copia

delle email sul server”, o qualcosa di analogo. In questo modo il software scaricherà la posta sul vostro computer, ma ne

permetterà il download anche da altre postazioni. Per questi casi vi invitiamo ad esplorare la guida del vostro client di

posta.

Vi ricordiamo comunque che lo spazio sul server di posta è limitato, e che quindi l’account con il tempo si avvicinerà alla

soglia massima di riempimento (dopo di che comincerà a rifiutare le email dall’esterno).

Configurazione degli account di posta elettronica nei principali client Di seguito le istruzioni per configurare i vostri account di posta elettronica nei principali client di posta elettronica.

Attenzione: in queste istruzioni useremo dei parametri fittizi, che dovrete sostituire con i parametri reali che vi sono stati

indicati dal vostro responsabile tecnologico o dallo staff di Endurance.

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Microsoft Outlook Express



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1. Selezionare il menu Strumenti – Account…

2. Scegliere la paletta Posta elettronica, quindi cliccare sul tasto a destra Aggiungi – Posta

elettronica…

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3. Indicate un nome identificativo per l’account , che verrà visualizzato nell’elenco degli account disponibili e che

comparirà anche ai destinatari delle vostre email. Questo campo è libero, potete quindi scrivere quello che

preferite.

Cliccate su Avanti.

4. Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica, e cliccate su Avanti

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5. Indicate ora i parametri dei vostri server di posta. Il tipo di server posta in arrivo è POP3, per il resto inserite i

dati che avete ricevuto. Cliccate su Avanti.

6. Indicate il nome account per il vostro indirizzo e la relativa email. Endurance come nome account utilizza sempre

l’indirizzo di posta completo (es [email protected]). Cliccate su Avanti.

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7. Cliccate su Fine per uscire dalla composizione guidata.

8. Il vostro nuovo account di posta risulterà nell’elenco di quelli configurati e sarà pronto a ricevere le vostre email

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Cosa fare se il mio server SMTP richiede l’autenticazione?

Se il server SMTP a vostra disposizione richiede l’autenticazione per inviare le vostre email, seguite queste istruzioni:

1. Sempre nel menu Strumenti – Account…, selezionate l’account da configurare e cliccate su Proprietà

2. Indicate con il checkbox nella sezione Server della posta in uscita che il server necessità

dell’autenticazione, e cliccate su Impostazioni…

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3. Scegliete l’opzione Accesso tramite: e inserite i valori Nome account e Password richiesti dal vostro

server SMTP.

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Microsoft Windows Mail



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2. Cliccare sul tasto a destra Aggiungi…

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3. Selezione Account di posta elettronica e cliccare su Avanti



preferite.

Cliccate su Avanti.

5. Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica, e cliccate su Avanti

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7. Indicate il nome account per il vostro indirizzo e la relativa email. Endurance come nome account utilizza sempre

l’indirizzo di posta completo (es [email protected]). Cliccate su Avanti.

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10. Cliccate su Invia e Ricevi per sincronizzare le cartelle del vostro nuovo account di posta elettronica

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Microsoft Windows Live Mail



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2. Cliccare sul tasto a destra Aggiungi…

3. Selezione Account di posta elettronica e cliccare su Avanti

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4. Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica e la relativa password. Endurance come nome account utilizza

sempre l’indirizzo di posta completo (es [email protected]).

Indicate inoltre un nome identificativo per l’account , che verrà visualizzato nell’elenco degli account disponibili

e che comparirà anche ai destinatari delle vostre email. Questo campo è libero, potete quindi scrivere quello che

preferite.

Cliccate su Avanti.

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8. Cliccate su Invia e Ricevi per sincronizzare le cartelle del vostro nuovo account di posta elettronica

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Microsoft Outlook 2003



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Microsoft Office 2003

1. Selezionare il menu Strumenti – Account di posta elettronica…

2. Verificate che sia atti va l’opzione Aggiungi un nuovo account di posta elettronica e cliccate su

Avanti

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3. Indicate il tipo di server scelto (in questo caso POP3), e cliccate su Avanti

4. Inserite in questa pagina tutti i parametri di setup dell’account.

Indicate un nome identificativo per l’account , che verrà visualizzato nell’elenco degli account disponibili e che


preferite.

Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica, il Nome utente e la relativa password. Endurance come nome

utente utilizza sempre l’indirizzo di posta completo (es [email protected]).

Indicate ora i parametri dei vostri server di posta che avete ricevuto, e cliccate su Avanti.


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Cosa fare se il mio server SMTP richiede l’autenticazione?

Se il server SMTP a vostra disposizione richiede l’autenticazione per inviare le vostre email, seguite queste istruzioni:

1. Al punto 4 delle precedenti istruzioni, cliccate sul tasto Altre impostazioni…

2. Indicate con il checkbox nella sezione “Server della posta in uscita” che il server necessità dell’autenticazione, e

inserite i valori Nome account e Password richiesti dal vostro server SMTP.

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1. Selezionare il menu Strumenti – Impostazioni account…

2. Cliccare sul pulsante Nuovo… dalla paletta Posta elettronica

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preferite.

Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica e la relativa password. Endurance come nome utente utilizza

sempre l’indirizzo di posta completo (es [email protected]).

Cliccate su Avanti.

4. Scegliete il servizio di posta elettronica, nel nostro caso Posta elettronica Internet

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preferite. Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica, il Nome utente e la relativa password. Endurance come

nome utente utilizza sempre l’indirizzo di posta completo (es [email protected]).

Indicate i parametri dei vostri server di posta. Il tipo di server posta in arrivo è POP3, per il resto inserite i dati

che avete ricevuto, e cliccate su Fine.

7. Il vostro nuovo account di posta risulterà nell’elenco di quelli configurati e sarà pronto a ricevere le vostre email.

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8. Cliccate su Chiudi, quindi su Fine. Al primo clic su Invia/Ricevi si completerà il setup dell’account e potrete

visualizzare il contenuto delle cartelle.

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1. Selezionare la paletta in alto File, quindi cliccare su Aggiungi account

2. Selezionate l’opzione Configura manualmente le impostazioni del server o tipi d server aggiuntivi, e cliccate su

Avanti

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3. Scegliete il servizio di posta elettronica, nel nostro caso Posta elettronica Internet




preferite. Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica, il Nome utente e la relativa password. Endurance come

nome utente utilizza sempre l’indirizzo di posta completo (es [email protected]).

Indicate i parametri dei vostri server di posta. Il tipo di server posta in arrivo è POP3, per il resto inserite i dati

che avete ricevuto, e cliccate su Avanti.

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5. Il vostro nuovo account di posta risulterà nell’elenco di quelli configurati e sarà pronto a ricevere le vostre email.

6. Cliccate su Chiudi, quindi su Fine. Al primo clic su Invia/Ricevi si completerà il setup dell’account e potrete

visualizzare il contenuto delle cartelle.

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Mac Mail



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Mac Mail

1. Una volta aperto Mail, selezionate il comando Aggiungi account… dal menu Archivio



preferite. Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica e la relativa password.

Il sistema proverà quindi a fare una connessione con il server e ad ottenere automaticamente i parametri

necessari.

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Mac Mail



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3. Verificate che il tipo di account scelto sia POP (potete aggiungerne una descrizione facoltativa), quindi

indicate nome del server in entrata, il nome utente e la relativa password. Endurance come nome

utente utilizza sempre l’indirizzo di posta completo (es [email protected]). Cliccate su Continua

4. Indicate ora i parametri del vostro server per la posta in uscita SMTP. Se il server richiede l’autenticazione,

selezionate l’apposito checkbox ed indicate i relativi parametri. Cliccate quindi su Continua.

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Mac Mail



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5. Verificate che nel riepilogo dell’account i dati siano completi, quindi cliccate sul tasto Crea e il nuovo account

sarà configurato.

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Mac Mail



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Mozilla Thunderbird



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Mozilla Thunderbird

1. Una volta aperto Thunderbird, selezionate il comando Impostazioni account… dal menu Strumenti

2. Nell’elenco degli account cliccate sul tasto Azioni account, quindi sul comando Aggiungi account di

posta…



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Mozilla Thunderbird



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preferite. Indicate il vostro indirizzo di posta elettronica e la relativa password.

Il sistema proverà quindi a fare una connessione con il server e ad ottenere automaticamente i parametri

necessari, cliccando su Continua. Quando il sistema avrà terminato i suoi tentativi di interfacciamento

automatico, cliccate sul tasto Impostazione manuale…

4. Cliccate sulla riga dell’account appena creato per espandere le sotto-sezioni, e cliccate quindi su

Impostazioni server

5. Indicate in questa schermata il nome del server in entrata ed il nome utente collegato. Endurance come nome

utente utilizza sempre l’indirizzo di posta completo (es [email protected]).

mailto:[email protected]

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Mozilla Thunderbird



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6. Se non settato per altri account, potrebbe essere necessario installare un nuovo server SMTP per la posta in

uscita. Per fare questo cliccare nella colonna sinistra su Server in uscita (SMTP), selezionare il nuovo

account ed aggiungerlo cliccando sul tasto Aggiungi…, oppure modificarlo indicando i parametri corretti

cliccando sul tasto Modifica…

7. Il vostro account è ora pronto per ricevere le vostre email.

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