E-procurement: un passo verso una PA chelavori meglio e costi meno Ines Fabbro Università di...

E-procurement:un passo verso una PA che“lavori meglio e costi meno”

Ines FabbroUniversità di Bologna

9 maggio 2005

E-procuremente Università

La tendenza ad aggregarei servizi di approvvigionamento chesi stava affermando nelle universitàin modo sporadico è stata legittimata con la nascita di Consip.

L’orientamento era quello di incoraggiare gli operatori delle amministrazioni ad adottare una mentalità di qualità-risparmio nella scelta dei prodotti oltre che di sollecitare metodi di acquisto che tenessero conto della rapida evoluzione della tecnologia informatica.

Nel contesto universitario il tema èparticolarmente delicato per laframmentazione delle autonomiee per l’abitudine dei singoli centridi responsabilità a gestire i processi di approvvigionamento senza programmazione e ciò nonostante in modo veloce.

Accanto a una sensibilizzazione generale sui costi è quindi necessario trovare gli argomenti per rassicurare gli interlocutori dell’amministrazione circa i tempi e la qualità delle forniture.


Se la frammentazione degli acquistinon comporta necessariamenteuna spesa più alta, certamente creadiseconomie per

- costi dei processi

- risorse impiegate in modo squilibrato


Quando si comincia a parlare di gare telematiche inizia contemporaneamente una confusione

- dal punto di vista terminologico

- dal punto di vista normativo

Alcuni elementi di confusione

Università di Bologna

Negozio elettronico

Natura Contratto normativo (contratto destinato a disciplinare una serie futura di altri contratti) stipulato da una stazione appaltante a seguito di gara pubblica

Soglia di acquisto

Acquisti sopra e sotto soglia comunitaria

Tipologia di acquisti

Beni e servizi standardizzabili

Modalit di acquisto Emissione di mero ordinativo di fornitura; le condizioni di acquisto sono le stesse previste dal negozio elettronico.

Riferimento normativo Art. 26 L. n. 488/1999 e s.m.i. (per c.d. Ņconvenzioni Consip)


Natura

Sistema di abilitazione in via elettronica

Soglia di acquisto

Acquisti sopra e sotto soglia comunitaria

Tipologia di acquisti Prodotti e servizi indicati nel bando di abilitazione, per la valutazione dei quali non siano richiesti elementi di discrezionalit

Modalit di acquisto La stazione appaltante abilita periodicamente i fornitori (con bando di gara), che saranno successivamente chiamati a partecipare a singole gare (con avvisi di gara e successivi inviti). La selezione del fornitore avviene on line e in tempo reale.

Riferimento normativo

D.P.R. n. 101/2002

Gara telematica


Mercato elettronico

Natura Vetrina virtuale

Soglia di acquisto Solo acquisti sotto soglia comunitaria

Tipologia di acquisti Qualsiasi prodotto o servizio. Lo strumento ¸ pensato per i piccoli acquisti

Modalit di acquisto

LÕente ha a sua disposizione un catalogo on line, sul quale trova una molteplicit di prodotti e di fornitori, tra i quali scegliere in base alle proprie esigenze, nel rispetto delle norme in materia di selezione dei fornitori


D.P.R. n. 101/2002


Asta elettronica

Natura Modulo procedimentale, applicabile a pi¯ processi di acquisto disciplinati dalla nuova Direttiva unificata appalti (procedure aperte, ristrette o negoziate, rilancio del confronto competitivo fra le parti di un accordo quadro, sistema dinamico di acquisizione), per la selezione del fornitore

Soglia di acquisto Acquisti sopra soglia comunitaria

Tipologia di acquisti Solo beni e servizi le cui specifiche tecniche possano essere definite in maniera precisa

Modalit di acquisto NellÕambito di ciascuna delle procedure cui lÕasta elettronica ¸ applicabile, lÕente pubblica un bando e successivamente invita a partecipare le imprese che possiedono i requisiti ed hanno fatto unÕofferta indicativa ammissibile. La selezione del contraente avviene on line e in tempo reale

Riferimento normativo Direttiva 2004/18/CE


Sistema dinamico di acquisizione

Natura Sistema aperto da realizzare e utilizzare unicamente con strumenti elettronici

Soglia di acquisto

Acquisti sopra soglia comunitaria

Tipologia di acquisti

Beni di uso corrente

Modalit di acquisto Per istituire un sistema dinamico di acquisizione le amministrazioni aggiudicatrici seguono le norme della procedura aperta in tutte le sue fasi, fino all'attribuzione degli appalti da aggiudicare nell'ambito di detto sistema


Direttiva 2004/18/CE

Quando si comincia a parlare di gare telematiche inizia contemporaneamente una confusione

- dal punto di vista terminologico

- dal punto di vista normativo

Alcuni elementi di confusione

Università di BolognaQuadro normativo

Legge 23 dicembre 1999 n. 488 (Finanziaria 2000) Art. 26 ŅAcquisti di beni e servizi Ó

Decreto del Ministro del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione economica del 24 febbraio 2000

Affidamento del compito di realizzare il sistema delle convenzioni a Consip S.p.A. e la definizione dello schema di funzionamento del sistema

Legge 24 novembre 2000 n. 340 -ŅDisposizioni per la delegificazione di norme e per la semplificazione di procedimenti amministrativi Š Legge di semplificazione 1999Ó

Art. 24 ŅGare informatiche e supporto ai programmi informatici delle pubbliche amministrazioniÓ

Legge 23 dicembre 2000 n. 388 (Finanziaria 2001)Art. 58 ŅConsumi intermediÓ e art. 59 ŅAcquisto di beni e servizi degli enti decentrati di spesaÓ

Legge 28 dicembre 2001 n. 448 (Finanziaria 2002)art. 24 ŅPatto di stabilit interno per Province e ComuniÓ e art. 32 ŅContenimento e razionalizzazione delle speseÓ

D.P.R. 4 aprile 2002 n. 101 Š ŅRegolamento recante criteri e modalit per lÕespletamento da parte delle amministrazioni pubbliche di procedure telematiche di acquisto per lÕapprovvigionamento di beni e serviziÓ

Disciplina delle gare telematiche e del mercato elettronico

Legge 27 dicembre 2002 n. 289 (Legge Finanziaria 2003) come modificata con Legge 1 agosto 2003 n. 212 e D.L. 30 settembre 2003 n. 269, conv. con Legge n. 326/2003

Art. 24 ŅAcquisto di beni e serviziÓ

Legge 24 dicembre 2003 n. 350 (Legge Finanziaria 2004) Art. 3 co. 166-172

Direttiva 2004/18/CE del 31 marzo 2004 Artt. 11, 33, 54

D.L. 12 luglio 2004 n. 168, convertito con Legge n. 191/2004. Art. 4 co. 1 - "Interventi di finanza pubblica"

Il percorso delle Università versol’e-procurement deve necessariamente accompagnarsi con una generale sensibilizzazione nei confronti del contenimento della spesa, con una valutazione dei costi e dei ricavi in termini economici e non soltanto finanziari.

E-procurement e il tema dei costi

Università di BolognaCosti medi di una gara pubblica

ONERI DIRETTI

Euro

Costo del personale

4.847,00

Costi di pubblicazione

10.000,00

ONERI INDIRETTI

Euro

Tempo

4.363,00

Eventuale contenzioso

5.000,00

Gestione del contratto

551,00

TOTALE

24.761,00

Un’organizzazione razionale del lavoro consente di discriminare tra ciò che può essere programmato (telefoni, energia, pulizia, hardware, ecc.) e ciò che invece è necessario affrontare in tempo reale perché meno prevedibile.

Il fine è quello di passare da un contesto in cui tutto è basato sull’emergenza a un’organizzazione in cui si definiscono le priorità e si evade con efficienza ciò che è prevedibile.

E-procuremente programmazione

Ad esempio, il fatto che oggi sia vietato fare proroghe o rinnovi contrattuali rinforza il bisogno di affidarci a una programmazione più prudente per non incorrere in un blocco delle attività.

E-procuremente programmazione

Università di BolognaAlcuni risultati : gare telematiche

Videoproiettori - settembre 2001

Acquirenti: aggregazione tra Università di Bologna, Università di Padova, Politecnico di Milano, Politecnico di Torino, Politecnico di Bari

Modalità: trattativa privata plurima tramite asta on line - round unico

Criterio di aggiudicazione: prezzo più basso

Esito della gara: aggiudicazione a Panasonic System Engineering S.p.A. - ribasso del 27,89% rispetto all’importo a base d’asta

Università di BolognaAlcuni risultati: gare telematiche

Cappe chimiche

Acquirenti: aggregazione tra Università di Bologna, Università di Padova,Politecnico di Bari

Modalità: trattativa privata plurima tramite asta on line - round unico

Criterio di aggiudicazione: prezzo più basso

Esito della gara: aggiudicazione a Arredi Tecnici Casarin s.r.l. - ribasso del 31,42% rispetto all’importo a base d’asta

Università di BolognaAlcuni risultati: gare telematiche

Personal Computer Small Form Factor

Acquirenti: Ce.S.I.A. (Centro Servizi Informatici di Ateneo) Università di Bologna

Modalità: gara telematica comunitaria ex D.P.R. n.101/2002 - 8 round

Criterio di aggiudicazione: offerta economicamente più vantaggiosa

Esito della gara: aggiudicazione a Finsystem s.r.l. - ribasso del 57,76% rispetto all’importo a base d’asta

Università di BolognaAdesione a convenzioni Consip

Telefonia fissa

Adesione nel luglio 2000.

Nel 2001 abbattimento spese variabili pari al 45,9% rispetto a quelle dell’anno precedente.

Da allora l’Università di Bologna ha continuato ad avvalersi delle convenzioni e il dato si è sostanzialmente assestato. Tuttavia per effetto di ulteriori miglioramenti di gestione (non legati all’utilizzo delle convenzioni Consip) si sono avuti ulteriori risparmi, quantificabili in un decremento di spesa pari a - 14,8% nel 2004.

Università di BolognaAdesione a convenzioni Consip

Telefonia mobile e dati

Per la telefonia mobile l’ordinativo di fornitura su convenzione Consip ha avuto decorrenza agosto 2003. Nel 2004 si è registrato un decremento del 19,9% a fronte di un incremento di utenze del 9,6%.

Per quanto riguarda le variazioni dei dati (negli anni 2002 e 2003: oltre - 40%) i risparmi derivano dai risultati di una gestione virtuosa. Nel 2005 si prevede che la spesa registrata nel 2004 verrà pressochè dimezzata, grazie all’utilizzo della rete regionale in fibra ottica Almanet e di VOIP.


Altri risultati: Ce.S.I.A.

COMPARAZIONE FRA CANALE E-PROCUREMENTE E CANALE TRADIZIONALE SUI PREZZI DI ACQUISTO PC E STAMPANTI

periodo di riferimento gennaio 2004 Š aprile 2005

E- Procurement Canale tradizionale (aprile 2005)

Risparmio diretto

Canale di acquisto

Tipologia di prodotto

Quanti

Costo unitario

Costo totale

Costo unitario

Costo totale

Valore %

Consip PC portatili 35 1.125 39.361 1.250 43.750 4.389 Consip PC desktop 300 950 285.055 1.050 315.000 29.945

Consip Printer BN personale 70 506 35.389 1.150 80.500 45.111 Consip Printer colore

dipartimentale 15 1.832 27.487 2.820 42.300 14.813

Market place

PC portatili 30 1.268 38.052 1.400 42.000 3.948

Market place

Printer BN personale 20 395 7.896 450 9.000 1.104

TOT.

433.240

TOT.

532.550

99.310

18,6%


Altri risultati: S.B.A.

0

100.000

200.000

300.000

400.000

500.000

600.000

1 2 3 4 5 Anni

Crescita spesa e risparmi dal 2000 al 2004

Spesa SBARisparmi SBA + Biblioteche

Acquisto periodici on lineSistema Bibliotecario d’Ateneo di Bologna


Altri risultati: S.B.A.

1.000 1.600

3.500

6.100

11.000

0

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

12.000

1 2 3 4 5 Anni

Titoli on line alla fine di ogni anno:

Acquisto periodici on lineSistema Bibliotecario d’Ateneo di Bologna

Lo sviluppo dell’e-procurement ha importanti conseguenze anche sulla generale cultura informatica delle nostre organizzazioni e delle organizzazioni commerciali.

Le procedure delle aste on-line si integrano con le nuove tecnologie che si stanno affermando nella Pubblica Amministrazione (protocollo informatico, firma digitale, documentazione elettronica, ecc.) e ciò provoca un conseguente ammodernamento e ulteriori risparmi.

E-procuremente nuove tecnologie

Dal confronto esternoal cambiamento interno

Ines FabbroUniversità di Bologna

Michela ArnaboldiPolitecnico di Milano


6 biblioteche 6 biblioteche centralizzatecentralizzate

23 23 facoltàfacoltà 80 dipartimenti80 dipartimenti

19 centri di servizi19 centri di servizi

15 centri di 15 centri di ricercaricerca


600.000 metri quadrati

Università di BolognaUniversità di Bologna: la rete


110.000 studenti

3.000 docenti

2.700 tecnici amministrativi

6.000 collaboratori

Le università: un contesto particolare

Output diversificato:didattica, ricerca, servizi di supporto

Struttura duale: personale docente e personale non docente

Ripartizione delle responsabilità traOrgani Politici e Organi di Gestionediversi da altre P.A.

Canali di finanziamento del sistemacollegati alle performance reciprochedegli Atenei.

La governance degli Atenei ha caratteristiche che erano funzionali alle Università di 20 anni fa.

Una stranametafora

Vivere l’Universitàè come giocare a calcioin un campo rotondo, inclinato,con più di due porte,dove tutti i giocatori si scambianocontinuamente le maglieed entrano ed escono di continuo urlando:“Ho fatto goal!”.

Karl Weick, Michigan University

Cosa ci spingea scendere

in campo

Lavoriamo con i massimi esperti di tuttele discipline del sapere.

Abbiamo la possibilità di sperimentare unacomplessità organizzativa quasi unica e disviluppare competenze ad ampio raggio.

Sentiamo la responsabilità di operareper un fine sociale condiviso.

Affrontarela complessità

è possibile

Partendo dal proprio ambito diresponsabilità diretta.

Operando nella consapevolezza che agiamo in un contesto in cui ogni azione haconseguenze in punti vicini e lontani dell’organizzazione.

Motivando le persone e dando loro la sicurezzadi poter influire sull’ambiente ma chiarendo chei risultati non sempre si ottengono con percorsilineari e tempi brevi.

Alcune riflessioniimportanti

Le dimensioni cambiano la naturadi un’organizzazione.

Il cambiamento non è mai lineare.

E’ fondamentale considerare il tempo e leazioni necessarie perché una norma di riformadiventi cambiamento nei fatti.

Il caso del cavallo poliploide

Il nostro obiettivo

Far sì che il contenimento dei costi e lo sviluppo (delle persone e dell’organizzazione) diventino un atteggiamento mentale più che un obiettivo.

Dimostrare che il cambiamento va a favore di una maggiore disponibilità finanziaria e di servizi di eccellenza a supporto del core business dell’Ateneo.

Individuare modalità di misurazione del cambiamento che diano conto dei successi ottenuti per guadagnare credibilità e finanziare nuovi progetti.

Agire nel concreto

Intervenire su molti fronti.

Ottenere il COMMITTMENT della componente accademica.

Capire ed evidenziare la CORRELAZIONE tra interventi e risultati.

Capire DOVE intervenire.

Costruire progetti CONCRETI e non “etichette”.

Il Progetto Benchmarking

Il progetto benchmarking:

come confrontarsi

Conoscenza modelli logici

Condivisione problemi già vissuti in altri paesi

Sviluppo soluzioni tecniche appropriate

Maggiore conoscenza dei servizi

Condivisione problemidi confrontabilità

Individuazione problemi di applicabilità

Ricercatori Dirigenti/Operatori

Il modello egli indicatori

Il modello sviluppato è di tipo• gerarchico: diversi livelli di dettaglio• modulare: adattabilità alle diverse realtà

Indicatori di efficienza (costi attività)• costo totale attività• costo unitario

Indicatori di efficacia (qualità erogata e percepita)• qualità erogata: utilizzo dati misurabili

quantitativi• qualità percepita: utilizzo punteggi e pesi

per analisi dei dati

Il modello e gli indicatori

R

I

S

O

R

S

E

Attività A1 Attività A2

Attività A3 Attività Ai

Attività Aj Attività An

MACRO ATTIVITÀ A

Prestazioni complessive A

Efficacia Complessiva A

Efficienza Complessiva A Efficienza A2

Efficacia Ai+An

Attività B1 Attività B2

Attività B3 Attività Bi

Attività Bj Attività Bn

MACRO ATTIVITÀ B

Prestazioni complessive B

Efficacia Complessiva B

Efficienza Complessiva B Efficienza B1+B2

Efficacia Bn

Attività C1 Attività C2

Attività C3 Attività Ci

Attività Cj Attività Cn

MACRO ATTIVITÀ C

Prestazioni complessive C

Efficacia Complessiva C

Efficienza Complessiva C

Efficienza C1+Ci

Efficacia Ci+Cn

L’esperienza di Bologna

L’Ateneo di Bologna è partito nel 2001 e ha partecipato a tutte le edizioni del progetto.

L’esperienza ha consentito a Bologna di:• confrontare le proprie prestazioni con

altre organizzazioni;

• conoscere buone pratiche;

• acquisire un modello replicabile (sistema di misura replicabile);

• sviluppare competenze internegrazie all’interazione tra ricercatori e personale tecnico-amministrativo).

Il modello di Bologna

€ 1.397.445

€ 3.011.290 € 3.009.541

€ 1.202.484

€ 2.644.568

€ 3.810.173

-13,95%

26,60%25,50%

15,14%

60,99%

-12,18%

€ 0

€ 500.000

€ 1.000.000

€ 1.500.000

€ 2.000.000

€ 2.500.000

€ 3.000.000

€ 3.500.000

€ 4.000.000

€ 4.500.000

Contabilità Gestione del personale Servizi alla Didattica

-20,00%

-10,00%

0,00%

10,00%

20,00%

30,00%

40,00%

50,00%

60,00%

70,00%

Bologna 2001 Bologna 2003 Scostamento % di Bologna (2003-2001) Scostamento medio altri atenei (2003-2001)

Prestazioni e azioni: servizi studenti

EFFICIENZA Bologna Media ateneiScostamento di Bologna dalla media degli atenei

Costo unitario 2001 31,14 €/iscritto 25,91 €/iscritto 16,80%

Costo unitario 2003 38,22 €/iscritto 41,77 €/iscritto -9,30%

Scostamento % dal 2003 rispetto al 2001

22,70% 61,19%

QUALITA PERCEPITA Bologna Media Max MinScostamento dalla media degli atenei

Qualità percepita 2001 scala [1-10] 2,24 2,25 2,67 1,77 0,71%

Qualità percepita 2003 Scala [1-10] 2,33 2,28 2,78 1,92 2,15%

Scostamento % dal 2003 rispetto al 2001

3,86 1,32% 3,96 7,81

Costo per certificato (anno 2000): €1,92/certificato

Prestazioni e azioni: interventi e risultati

Autocertificazione (anno 2003): €0,82/certificatoRisparmio 2003/2001: €1,1/certificatoRisparmio potenziale: ca. €300.000

• dalla reingegnerizzazione dei processi (BPR);• dall’introduzione di moderni strumenti di gestione (es. firma digitale);• da innovativi servizi on-line in luogo di tradizionali servizi di sportello;• dall’integrazione dei sistemi informativi automatizzati;• dall’utilizzo diffuso e sistematico della posta elettronica;

• da un miglioramento della comunicazione interna e esterna.

I risparmi conseguiti dall’Ateneo di Bologna nel triennio 2001-2003 discendono principalmente:

Considerazioniconclusive

L’esperienza di benchmarking è servita al personale delle università per:

• acquisire nuovi modelli di gestione;

• conoscere i valori di riferimento per le prestazioni dei servizi di supporto;

• scambiare esperienze positive e condividere problemi con altre università.

Considerazioniconclusive

Bologna e altri Atenei hanno utilizzato i dati in modo proattivo:

• individuazione aree di criticità;

• avvio interventi mirati(chiara relazione tra azione e risultato).

Anche i ricercatori hanno tratto benefici:

• sviluppo modello prima non esistente;

• possibilità di esportare esperienza ad altre organizzazioni.

Grazie.

E-procurement: un passo verso una PA chelavori meglio e costi meno Ines Fabbro Università di...

Documents

Transcript of E-procurement: un passo verso una PA chelavori meglio e costi meno Ines Fabbro Università di...