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Dematerializzazione

Dematerializzare la carta o i progetti?

Roma - 22 Maggio 2007

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Dematerializzazione © Copyright Sistemi Informativi 2007

La La DematerializzazioneDematerializzazione

Overview

… Da poco tempo il termine dematerializzazione è entrato a far parte del lessico dedicato alla gestione documentale e nella legislazione. Un termine che identifica una tendenza alla sostituzione della documentazione amministrativa rappresentata su supporto tradizionale (solitamente cartaceo) in favore del documento informatico, al quale la normativa ha conferito pieno valore giuridico … [Quaderni Cnipa n. 24 aprile 2006]

Progressiva perdita di consistenza degli archivi fisici delle Amministrazioni

Progressivo incremento della gestione documentale informatizzata

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L’alba della dematerializzazione

• Legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi (legge sulla trasparenza);

• GEDOC - Studio di prefattibilitàsul Sistema di Gestione dei Flussi di Documenti (Sistema GEDOC) del 24 Febbraio 1997

• GEDOC 2 - Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni del Settembre 2000 (Sistema GEDOC2)

Da “Allegato 1: Front office e servizi di eGovernment per cittadini e imprese”

Comunicare al Centro Tecnico il nome del referenteIndividuare I servizi di propria competenza erogati aicittadini e alle imprese (sia in modalità tradizionale siain rete)Pianificare l’attuazione della trasparenzadell’azione amministrativa predisponendo progettiorientati a fornire ai cittadini e alle imprese serviziinformativiMigliorare la comunicazione tra gli uffici e gli URP al fine di migliorare la comunicazione esterna e l’esercizio del diritto di accessoCompilare per ogni progetto una scheda informativa da inviare al Centro Tecnico

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La Cooperazione applicativa (1/2)

Utente

Cittadino PA UtenteImpresa

Nello scenario di eGovernment, gli utenti (cittadini, imprese, funzionari di altre amministrazioni) accedono ad applicazioni di Front Office (o di Back Office), in grado di consumare servizi web. Queste applicazioni, trovano il servizio di interesse per l’utente interrogando un registro (UDDI), accedono ad uno o più di questi servizi web, erogati da altre applicazioni, e presenti sulla rete.

SportelloTabacchino

SportelloBanca

SportelloLottomatica

SportelloComunale

Sportello Call Center

Front OfficeFisico

ChioschiTelefonoMobile

Computer

Front OfficeTelematico

Front Office

Attori

I canali utilizzati

1

2

Esempio di finalità ultima del progetto di di e-Gov

5



La La normativanormativa didi riferimentoriferimento

La normativa negli anniLegge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in materia di procedimento

amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi (legge sulla trasparenza);

GEDOC - Studio di prefattibilità sul Sistema di Gestione dei Flussi di Documenti (Sistema GEDOC) del 24 Febbraio 1997

Legge 15 marzo 1997 n. 59 art. 15 comma 2 - Validità del documento informatico;D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513 – Regolamento recante criteri e modalità per la formazione,

l'archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici, a norma dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n.59;

Deliberazione AIPA 30 luglio 1998 n. 24 (Gazz. Uff. n. 192 del 19.8.1998) su art. 2 comma 15 della Legge 537/93 - Regole tecniche per l’uso di supporti ottici. La presente Deliberazione sostituisce integralmente la precedente Deliberazione n° 15 del 28 luglio 1994 contenente le regole tecniche per l’uso dei supporti ottici;

D.P.R. del 20 Ottobre 1998 n. 428 - Regolamento per la tenuta del protocollo amministrativo con procedura informatica;

D.P.C.M. 8 febbraio 1999 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi dell’art. 3, comma 1, del Decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513;

D.P.R. 28 luglio 1999 n. 318 ¬- norme per l’individuazione delle misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali a norma dell’art. 15, comma 2, della legge 31 dicembre 1996, n. 675.

Direttiva P.C.M. 28 ottobre 1999 – Gestione informatica dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni.

GEDOC 2 - Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni del Settembre 2000 (Sistema GEDOC2)

D.P.C.M. 31 ottobre 2000 - Regolamento di attuazione del 428 - Regole tecniche recanti criteri e specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di registrazione di protocollo, nonché criteri e specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi informatici per la gestione dei flussi documentali ai sensi dell’articolo 4 comma 4, l’articolo 6 comma 5 e l’articolo 17 comma 1, del Decreto del Presidente della Repubblica, 20 ottobre 1998, n. 428;

Deliberazione AIPA 23 Novembre 2000 n. 51 - Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell’art. 18, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513

DPR n. 445 del 28 dicembre 2000 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa

Circolare 16 febbraio 2001 n. AIPA/CR/27 – Utilizzo della firma digitale nelle pubbliche amministrazioni

Circolare 7 maggio 2001 n. AIPA/CR/28 – Standard, modalità di trasmissione, formato e definizione dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati.

Circolare 21 giugno 2001n. AIPA/CR/21- – Regole tecniche per la tenuta del protocollo informatico.Delibera AIPA 13 dicembre 2001 n.AIPA/CR/42. - Regole tecniche per la riproduzione e

conservazione dei documenti su supporto otticoDIRETTIVA M.I.T. - 21 Dicembre 2001 - Linee guida in materia di digitalizzazione

dell'amministrazione. (direttiva Stanca)Decreto Legislativo 23 gennaio 2002 n.10 – riguardante il recepimento della direttiva europea

1999/93/CE sulla firma elettronica.CHECK LIST AIPA e CENTRO TECNICO RUPA - 31 Gennaio 2003 - Supporto alla verifica e alla

valutazione dei Sistemi di protocollo informatico e di gestione dei flussi documentaliD.P.R. n. 137 - 7 Aprile 2003 - Decreto del Presidente della Repubblica 7 aprile 2003, n.137

Regolamento recante disposizioni di coordinamento in materia di firme elettroniche a norma dell'articolo 13 del decreto legislativo 23 gennaio 2002, n. 10

DPR 445/2000 aggiornato - Testo coordinato con le modifiche apportate dal DLgs 23 gennaio 2002, n. 10 e dal DPR 7 aprile 2003, n.137. Le versioni precedenti: 28 dicembre 2000 - 23 gennaio 2002

DECRETO M.I.T. 14 Ottobre 2003 - Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi

DIRETTIVA M.I.T. 27 Novembre 2003 - DIRETTIVA PER L’IMPIEGO DELLA POSTA ELETTRONICA NELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI

DIRETTIVA M.I.T. 18 Dicembre 2003 - Linee guida in materia di digitalizzazione dell'amministrazione per l'anno 2004.

Deliberazione C.N.I.P.A. n. 11 - Note Esplicative - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445

Deliberazione C.N.I.P.A. n. 11 - 19 Febbraio 2004 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali - articolo 6, commi 1 e 2, del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445

D.P.C.M. 13 Gennaio 2004 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici.

Legge 9 gennaio 2004: disposizioni per favorire l’accesso dei soggetti disabili agli strumenti informatici (legge Stanca)

DIRETTIVA M.I.T. 4 Gennaio 2005 - LINEE GUIDA IN MATERIA DI DIGITALIZZAZIONE DELL’AMMINISTRAZIONE

D.P.R. n. 68 11 febbraio 2005 - DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 11 febbraio 2005 n.68 (in G.U. n. 97 del 28 aprile 2005) - Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3.

Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell'amministrazione digitale - CODICE DELL'AMMINISTRAZIONE DIGITALE (G.U. n. 112 del 16-5-2005 - Suppl. Ordinario n. 93)

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Allegato 2: Il Codice - l’ultima novità in termini di normativa

CodiceCodice delldell’’AmministrazioneAmministrazione digitaledigitaleDecreto Legislativo del 7 marzo 2005, n.82

Il Codice è il risultato di oltre due anni di lavoro, di continue interazioni con tutti i livelli istituzionali, con le Regioni e le Autonomie Locali. È stato redatto dal Ministro per l’Innovazione e le Tecnologie in collaborazione con tutte le amministrazioni statali e con il contributo di personalità del mondo dell’università, ricerca, imprenditoria, ordini professionali e associazioni dicategoria.

Così come il Codice della Strada disciplina le norme delle vie di comunicazione che percorriamo abitualmente con i nostri mezzi ditrasporto, il Codice dell’amministrazione digitale sancisce le regole per la circolazione digitale di informazioni e dati attraverso il Sistema Pubblico di Connettività (SPC).

Con l’SPC si è realizzato un accordo organizzativo tra tutte le Pubbliche amministrazioni italiane per favorire il loro dialogo in rete. L’SPC collegherà le varie reti centrali, regionali e locali, integrandole in un unico sistema con alti standard di sicurezza, funzionalità e qualità.

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Allegato 2: Il Codice

La missione del Codice

Il Codice dà attuazione alla prima delle cinque missioni del Programma di Governo per la riorganizzazione della macchina pubblica e alla digitalizzazione della PA:

introducendo nuovi diritti per i cittadini e le imprese e definendo il quadro giuridico che ne garantisce l’effettivo godimento; indicando nuovi strumenti e consolidando la loro validità giuridica;ponendo le basi per la costruzione di un federalismo efficiente;disegnando così una Pubblica amministrazione che funzioni meglio e costi meno ai contribuenti.

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Allegato 2: Il CodiceAllegato 2: Il CodiceI diritti del Cittadino

Nella Pubblica amministrazione digitale i cittadini e le imprese hanno nuovi diritti che il Codice precisa e definisce e che rende quindi effettivamente esercitabili:

Diritto all’uso delle tecnologie: I cittadini e le imprese hanno diritto di usare le moderne tecnologie informatiche per tutti i rapporti con qualsiasi amministrazione dello Stato.

Diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali: In particolare i cittadini e le imprese hanno diritto di accedere agli atti che li riguardano e di partecipare ai procedimenti in cui sono coinvolti tramite le moderne tecnologie informatiche e telematiche.

Diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale: Dal 1° gennaio 2006 i cittadini e le imprese avranno il diritto di effettuare in modo sicuro qualsiasi pagamento verso le Pubbliche amministrazioni centrali attraverso le tecnologie informatiche e telematiche.

Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e-mail: I cittadini e le imprese che ne fanno richiesta hanno diritto a ricevere ed inviare le comunicazioni dalle e verso le Pubbliche amministrazioni via e-mail all’indirizzo che avranno dichiarato.

Diritto alla qualità del servizio e alla misura della soddisfazione: I cittadini e le imprese hanno diritto a servizi pubblici di qualità e che rispondano alle loro reali esigenze.

Diritto alla partecipazione: I cittadini hanno diritto di partecipare al processo democratico e di esercitare i diritti politici usufruendo delle possibilità offerte dalle nuove tecnologie.

Diritto a trovare on-line i moduli e i formulari validi e aggiornati: Entro due anni i cittadini e le imprese avranno diritto a trovare in rete i moduli, i formulari e i documenti rilevanti per qualsiasi pratica verso le Pubbliche amministrazioni.

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Allegato 2: Il Codice

Lo strumento Principi e Finalità

La posta elettronica certificata

Il federalismo efficienteLa cooperazione (Porte di Dominio)

La trasmissione informatica dei documenti (Modulo interoperabilità protocolli)

La firma digitale Non ripudiabilità del documento informaticoIntegrità del documento informatico

I documenti informatici

La riorganizzazione gestionale e dei servizi (attività di consulenza per BPR – WK)

La gestione informatica dei procedimenti (gestione documentale avanzata e Protocollo)

I siti Internet delle PA

La disponibilità dei dati (Portali – KM – modulistica elettronica)

Le basi di dati di interesse nazionale (omogenizzazione delle basi dati es. anagrafiche)i siti pubblici devono essere accessibili da tutti, anche dai disabili, reperibili, facilmente usabili, chiari nel linguaggio, affidabili, semplici, omogenei tra loro.

Le carte elettroniche

Accesso controllato alle informazioni

Gli strumenti a disposizione della PA digitale

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La La DematerializzazioneDematerializzazione: : obiettiviobiettivi e e strumentistrumenti

Obiettivi

strumento di efficienza e di trasparenza delle aziende

grandi risparmi diretti in termini di carta e spazi recuperati,

ridurre i tempi dell’azione amministrativa,

migliorarne l’efficacia,

ristrutturazione dell’organizzazione aziendale re-skillingsull’utenza,

ridefinizione di processi e strutture.

il protocollo informatico,

gestione documentale avanzata,

Firma digitale,

Archiviazione sostitutiva.

Strumenti

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Preparazione /acquisizione

Protezione dell’integrità durante l’intero ciclo di vita del documento

Uso attivo

Uso semi attivo Storico

Mantenimento a eventi Periodo variabile o sconosciuto Periodo fisso

Mantenimento a tempo

Evento• Completamento contratto• Pagamento• Dimissioni dipendente• Chiusura impianto

Periodo fisso

Dichiarazione• Dichiarazione • Classificazione

Eliminazione• Cancellazione• Salvataggio • Copia

Fonte: Cohasset (modificata)

Conservazione è un termine che può generare ambiguità

Le regole di mantenimento (Conservazione ?) definiscono cosa mantenere e per quanto tempo

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concept

CaptureKnowledge

Source

create

paper capture

mail capture

review

version

edit Final version

publish

Active/Inactive Use retention disposition

GroupWare Systems

WWW CorporatePortal

CD-Rom, Print on Demand, etc.

PDF collection

La Gestione documentale:La Gestione documentale: “lo strato Normativolo strato Normativo””L’ambito della Gestione Documentale nella PA si evolve con strumenti specifici adatti alla normativa

italiana … copiata anche da altri paesi in Europa e in Nordamerica. “E’ sufficiente dare una rapida lettura allo standard approvato dal governo federale degli Stati Uniti per la gestione informatica dei documenti per ritrovare non solo i criteri generali ma anche la stessa terminologia utilizzata nel modello italiano e ampiamente ripresa dagli estensori delle linee guide citate” (Maria Guercio Docente di Archivistica Informatica all’Università di Urbino)

Fascicolazione Procedimenti Fascicolazione + massimario di scarto + arch. sostitutiva

Firma digitale

Protocollo

CNS - CIE

Portali

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Conservazione sostituiva : CosConservazione sostituiva : Cos’è’è ??

… è la fase finale del processo per una gestione totalmente informatica del documentoPermette di eliminare archivi cartaceiÈ un processo finalizzato a preservare un documento informatico nel tempo garantendo contemporaneamente la sua integrità, autenticità e accessibilità.

Il processo di “Conservazione” a norma dei Documenti va ad inserirsi all’interno del più ampio processo di “Smaterializzazione dei Processi”, che coinvolge Imprese e Pubbliche Amministrazioni

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Le fasi del processoLe fasi del processo

SistemaSistemaSelezione Hashing e

metadati

Selezione Hashing e metadatiIdentificazione

dei documenti

Identificazione dei documenti

OperatoreOperatore

Archiviazione file registrazioni

Archiviazione file registrazioni

Documento unico ?

Documento unico ?Firma elenco

registrazioni

Firma elenco registrazioni

Firma e chiusuralotto

Firma e chiusuralotto

RifiutaRifiuta

AccettaAccettaPubblico Pubblico Uff.Uff.

(Notaio)(Notaio)

ResponsabileResponsabile

VerificaVerifica

NoNo

SiSi

Chiusuralotto

Chiusuralotto

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Problemi: Le competenze dei dicasteri

La dematerializzazione, dal punto di vista normativo, è di competenza di vari dicasteri:

su un piano generale agisce il D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 “Codice dell’Amministrazione Digitale”, predisposto dal ex Ministero per l’Innovazione e le Tecnologie MIT;

sul piano strettamente documentale interviene anche il D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 “Codice dei beni culturali e del paesaggio”, il quale considera infatti beni culturali gli archivi e i singoli documenti di tutte le amministrazioni e gli enti pubblici (art. 10) ed investe l’Amministrazione archivistica delle funzioni di vigilanza e tutela. In questo ambito le operazioni di selezione e scarto della documentazione amministrativa si rivelano di fondamentale importanza ai fini di una corretta politica di dematerializzazione;

inoltre in particolari materie (ad es.: fisco, salute, lavoro, giustizia) esistono disposizioni specifiche, emanate dai rispettivi ministeri, che vincolano ulteriormente le procedure di gestione dei documenti.

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File PlanProblemi: cosa significa Classificare e definire regole di Retention

Retention Rule 2

Retention Rule 4

Retention Rule 5

Retention Rule 6

Retention Rule 7

Retention Rule 1

Retention Rule 3

Retention Rule 8

Retention Rule 9

Retention Rule 10

Retention Rule 11

Retention Rule 12

Safety

Inspections

Incidents

Finance

Budgets

Audits

Travel

Requests

Reports

Safety

Finance

Travel

Doc. 1

Doc. 2

Doc. 3

Doc. 4

Doc. 5

Doc. 6

ClassificationPiano di

Classificazione Schedulazione della conservazione

End User Amministratore Amministratore

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Problemi: Gli Standard nel mondo

DoD 5015.2 (US)- Approvato Nov. 1997 per tutte le agenzie del Department of National Defence- Approvazione NARA per ambiti civili (National Archives and Records Administration ).- Programma di certificazione per i venditori.

Sarbanes- Oxley Act (US)

PRO (UK) (Public Records Office/The National Archives).- Valido per UK Government- US DoD + 30%- DoD-Like Programma di Certificazione

MoReq (UE) (Model Requirements for Managing Electronic Records).- US DoD + 30%- Ancora non definito nessun programma di certificazione

DOMEA (D) (Document Management & Electronic Archiving).- Basato sul MoReq- È pianificato un programma di certificazione

VERS (AUS) (Victorian Electronic Records Standard).- Specifiche XML per la descrizione dell’e-Records e del record fisico- Programma di Certificazione non definito

Sécurité Financière (F)

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Problemi della conservazione a lungo termine

… Basta leggere la relazione di Susan J. Sullivan del NARA al seminario viennese organizzato nel 2004 da Erpanet sui formati dei file idonei alla conservazione - File formats for preservation; oppure i brillanti risultati ottenuti nell'ambito di progetti internazionali come Interpares 1 e 2, oppure le norme ISO 15489, Information and documentation - Records management, oppure ancora lo studio dell'InternationalCouncil on Archives del 2005 su Electronic records: a workbook for archivist e molti altri ancora per convincersi da un lato della delicatezza estrema della conservazione in ambiente digitale e dall'altro della totale inadeguatezza della normativa italiana in materia … (Gianni Penzo Doria )

E’ la natura stessa della memoria digitale che implica una progressiva – anche se non definitiva – indifferenziazione del trattamento gestionale che si accompagna al progressivo venir meno del mantenimento del contesto originario.il documento convenzionale ha una storia che lascia segni più o meno significativi in grado comunque di sostenere e accompagnare i futuri processi di verifica della sua credibilità e di cui ciascun ambito di intervento dovrà tenere conto, dato che l’oggetto si conserva inalterato nella sua fisicità,le risorse digitali sono al contrario per natura soggette a un continuo (più o meno frequente, ma comunque inevitabile) processo di trasformazione che ne determina una riproposizione in ambienti e contesti solo in parte fedeli all’originale.

Accanto ai rischi di perdite e manipolazioni, è insomma necessario considerare anche l’impatto dei processi conservativi sulla specificità stessa dei documenti e sulla loro configurazione logica e fisica.

http://www.erapanet.org/

http://www.interpares.org/

http://www.naa.gov.au/recordkeeping/rkpubs/advices/advice58.html



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Le nuove prospettive

In g e s t

P re s e rv a tio n

D a taM a n a g e m e n t A c c e s s

A rc h iv a l S to ra g e

D e liv e ry&

C a p tu re

P a c k a g in g&

D e liv e ry

A d m in is tra t io n M o n ito r in g & L o g g in g

D a ta D a ta

A IP

S IP D IP

S IP D IP

A IP

OAIS Reference Modelfor an Open Archival Information System

Un modello concettuale approvato come standard ISO – l’Open Archives Information System -elaborato dalle agenzie aerospaziali per la conservazione dei dati e dei documenti di ricerca scientifica prodotti in ambiti differenziati.

SIP - (Submission Information Package) - Pacchetto di Informazioni perl'Immissione, utilizzato nella fase di immissione/acquisizione dei dati, mandato dalproduttore in base al Submission Agreement stipulato con l'OAISAIP - (Archival Information Package) - Pacchetto di Informazioni per l'Archiviazione, destinato alla conservazione a lungo termine.DIP - (Dissemination Information Package) - Pacchetto di Informazioni per laDistribuzione, trasferito dall'OAIS all'utente in base ad una richiesta di accesso.

Contenuto, Autenticazione, Identificazione, Provenienza e Contestosono determinanti per il mantenimento dell’integrità e dell’autenticitàdell’informazione emeritano speciale attenzione per le finalitàdella conservazione a lungo termine.

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Allegato 1: Componenti funzionali OAIS

Le componenti funzionali dell'OAIS sono definite come:1. Immissione (Ingest) in questa fase si riceve l'informazione dai produttori e la sipreparaper l'archiviazione2. Archiviazione dei dati (Archival Storage): tratta l'archiviazione, la manutenzione e lagestione della informazione archiviata3. Gestione dei dati (Data Management): coordina i metadati descrittivi relativi siaall'informazione archiviata che ai dati amministrativi interni all’archivio4. Accesso (Access): è la funzione che aiuta i consumatori a identificare e ottenereinformazione dall'archivio5. Amministrazione dell'archivio (Administration): ha in carico le operazionigiornaliere di mantenimento dell'archivio.

A queste cinque componenti funzionali si aggiungerà, nella revisione del draft che è in corso, una sesta componente 6. Pianificazione della conservazione (Preservation Planning)

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La conservazione non è un problema di tecnologia

Quello che emerge dall’analisi dei diversi modelli nazionali (standard e normative) è che il Record Management e’ un problema soprattutto di processi e di policy, solo in seconda battuta di tecnologie

Una particolare attenzione al momento:- organizzativo,- a quello formativo del personale,- al coinvolgimento dell’intera struttura,- all’elaborazione rigorosa e condivisa di strumenti quali la registrazione, la classificazione, lo

sviluppo di set di metadati specifici,- la gestione e la cura dei documenti in tutte le fasi di vita, dal momento attivo della formazione ed

uso a quello di testimonianza storica per le future generazioni

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Linee Guida per la dematerializzazione

Documenti da dematerializzare- Tipologia documentaria- Formato di conservazione- Tempo di conservazione- Contesto ed utilizzo

Classificazione fascicolazione scartoAutenticazione documenti- Modalità di sottoscrizione digitale- Firma digitale- Autenticazione del documento

Consolidamento dei documenti- Marcatura temporale- Verifica validità del certificato

Conservazione sostitutiva dei documenti- Documenti dematerializzati da conservare- Responsabile del procedimento della conservazione sostitutiva- Nomina del responsabile, deleghe, e incarichi- Supporti della conservazione sostitutiva- Procedura della conservazione: formato del file delle impronte, modalità di conservazione,

dimensionamento dei volumi, procedura di accumulo e chiusura dei volumi, intervalli di esecuzione dei processi di archiviazione

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Parametri di valutazione di un progetto

Per una AmministrazioneIl raggiungimento del target di progetto- ROI: ritorno dell’investimento (economico)- Servizi realizzati (nuovi)- Efficienza ottenuta- Maggiore controllo- Capacità di modellare l’offerta in funzione

della richiesta

Non molliamo la presa … c’è molta strada da fare …

Un sistema di conservazione in grado di sostenere e accompagnareUn sistema di conservazione in grado di sostenere e accompagnarei futuri processi di verifica della credibiliti futuri processi di verifica della credibilitàà dei documentidei documenti

e delle informazioni in esso contenutie delle informazioni in esso contenuti

Per un sistema archivistico

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Allegato 1: Stato dellAllegato 1: Stato dell’’arte per i progetti di Protocollo Informaticoarte per i progetti di Protocollo Informatico

Campione di riferimento: 51 PAC

0,90

0,80 alto

0,70

0,60buono

0,50

0,40 mediocre

0,30

0,20basso

0,10

0,00

1,00

M01

M02

M03

M04

M05

M06

M07

M08

M09

M10

M11

M12

M13 M14

M15

A01

A02

A03

A04

A05

A06

A07 A08 E101

E102 E103 E104 E105 E106 E107 E108 E109

E110

E111

E112 E113

E114

E201

E202 E203 E204 E205

E206 E207 E208

E209

E210

E211

E212 E213

Tavola 2 – Stato attuazione dei Progetti sulla base degli indicatori individuati

Mxx = Ministero E1xx = EPNE Classe 1

Axx = Altra A.C. E2xx = EPNE Classe 2

Legenda

E115

ENEA

Campione di riferimento: 51 PAC

0,90

0,80 alto

0,70

0,60buono

0,50

0,40 mediocre

0,30

0,20basso

0,10

0,00

1,00

M01

M02

M03

M04

M05

M06

M07

M08

M09

M10

M11

M12

M13 M14

M15

A01

A02

A03

A04

A05

A06

A07 A08 E101

E102 E103 E104 E105 E106 E107 E108 E109

E110

E111

E112 E113

E114

E201

E202 E203 E204 E205

E206 E207 E208

E209

E210

E211

E212 E213

Tavola 2 – Stato attuazione dei Progetti sulla base degli indicatori individuati

Mxx = Ministero E1xx = EPNE Classe 1

Axx = Altra A.C. E2xx = EPNE Classe 2

Legenda

E115

ENEAB

A

Il rapporto è stato fornito da un cliente (che dispone di un nostro protocollo) che ha partecipato assieme ad altre amministrazioni pubbliche all’Audit del Cnipa

Rapporto CNIPA: VALUTAZIONE DELLE AZIONI DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE CENTRALE SUL

TEMA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

fattibilità

progettazione

realizzazione

esercizio

diffusione

Completamento della diffusione

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