Sistema Modus Progetto Biblioteca Virtuale delle Pubblicazioni di Stato

Le pubblicazioni dello Stato sul tuo computer

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Sistema Modus, una realtà del IV Dipartimento che si arricchisce di servizi telematici innovativi

Giancarlo Del BufaloMinistero dell’Economia e delle Finanze

Capo Dipartimento dell’Amministrazione Generale del Personale e dei Servizi del tesoro

L’appuntamento particolare con i progetti del prolifico Ufficio XIX del Servizio Centrale per gli Affari Generali e la qualità dei Processi e dell’Organizzazione è diventato ormai consuetudine: è il quarto anno infatti che il Forum rappresenta l’occasione per illustrare le innovazioni nei servizi alla P.A. ed al cittadino, introdotte o in procinto di essere introdotte dal Sistema MODUS.Come si ricorderà, il progetto è stato presentato per la prima volta al Forum della P.A. nel 2004. La prima realizzazione nell’ambito del Sistema, in sinergia con l’IPZS, è costituita dal Modulario Elettronico, che ha permesso di censire, catalogare, rivisitare e standardizzare la modulistica della Pubblica Amministrazione e nel contempo renderla fruibile in maniera semplice ed intuitiva.Attraverso la rete è ora possibile alle amministrazioni consultare il catalogo della modulistica, stampare il modello sulla propria stampante, oppure ordinarlo, con la certezza di avere sempre a disposizione “il modello giusto al momento giusto”.Lo sforzo di primo impianto, completato nel dicembre 2005, ha comportato la catalogazione, la normalizzazione e l’inserimento nel modulario di circa 20.000 modelli e l’organizzazione dei corsi di addestramento per i consegnatari di tutte le amministrazioni.L’impatto tecnologico, insieme alla conseguente riorganizzazione dell’ufficio e dei rapporti con IPZS, ha prodotto, in estrema sintesi, una maggiore efficienza interna dell’intero sistema (semplicità di gestione, controlli più puntuali e numerosi, eliminazione delle ridondanze di processo ecc.), una maggior efficacia nella risposta alle esigenze dell’utenza (eccezionale riduzione dei tempi di consegna da più di un anno a 30 giorni e miglioramento complessivo della qualità del prodotto), ma soprattutto una maggiore economicità, sia in sede di produzione con l’eliminazione della reiterazione dei costi di composizione, sia in fase di gestione con la chiusura dei magazzini compartimentali, che da sola ha comportato una riduzione dei costi di circa 30 milioni di Euro.

Nell’incontro del 2006 è stato presentato il progetto Organi dello Stato che costituisce la base sistemica di tutti i progetti all’interno di MODUS. Nasce dalla volontà di sottoporre la pubblicazione cartacea annuale “Organi dello Stato” ad una profonda revisione funzionale, con l’obiettivo di dare vita ad uno strumento innovativo, ad alto valore aggiunto, fruibile da ciascun cittadino e capace di garantire in tempo reale la certezza e la pienezza dell’informazione sull’assetto della P.A.Il Portale Multimediale Organi dello Stato è già consultabile in rete dai primi giorni di maggio e le sue funzionalità saranno illustrate nel corso dei prossimi interventi.

Il nuovo progetto nell’ambito del Sistema MODUS è la Biblioteca Virtuale delle Pubblicazioni di Stato, concepita per fornire un servizio telematico pubblico e

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Impatto Tecnologico

Evoluzione del Progetto che diventa Sistema

Il Sistema MODUS

La Biblioteca Virtuale delle Pubblicazioni di Stato

gratuito, che renda accessibile in rete l’immenso patrimonio bibliografico delle pubblicazioni dello Stato. Si tratta di un prodotto fortemente orientato al cittadino e caratterizzato non solo da contenuti tecnologici avanzati - garantiti dall’IPZS - ma anche da un alto profilo scientifico e organizzativo. Per la realizzazione e la gestione del progetto e per assicurarne l’elevata qualità e la rispondenza agli standard nazionali ed internazionali, si è giunti ad un accordo di collaborazione con la Biblioteca Nazionale Centrale di Roma, che conserva a norma di legge le pubblicazioni dello Stato e che, sul piano tecnico e scientifico, offre la più alta specializzazione e qualificazione in materia bibliotecaria.

Risulta evidente il carattere fortemente innovativo del Sistema MODUS, sia per l’impiego di tecnologie avanzate e spesso originali, sia per l’approccio complessivo, che vede integrati in modo sistemico ambiti e risorse altrimenti tradizionalmente separati.In un momento di forte attenzione verso gli aspetti prestazionali della Pubblica Amministrazione, la informatizzazione di dati e procedure insieme alla semplificazione e all’ampliamento dell’accesso all’informazione costituiscono strumenti indispensabili per una deburocratizzazione del rapporto con il cittadino e per un sensibile contenimento dei costi. Il Sistema MODUS, con la costellazione dei suoi progetti, si profila come realizzazione altamente strategica per garantire il raggiungimento di tali obiettivi.L’impegno e le risorse dedicati alla progettazione ed alla realizzazione di questa iniziativa hanno comportato un risultato finora molto soddisfacente: che ad ogni appuntamento con il Forum il IV Dipartimento è stato in grado di illustrare un nuovo progetto ed il compimento o l’ampliamento concreto di quanto precedentemente annunciato, in piena sintonia con la spinta al rinnovamento della Pubblica Amministrazione.

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Conclusioni

Tradizione e innovazione nei nuovi progetti del Sistema MODUS: dalle pubblicazioni a stampa ai servizi telematici al cittadino ed alla P.A.

Giuseppe ImparatoMinistero dell’Economia e delle Finanze

Dirigente Generale

Da sempre elemento di coesione tra gli Enti Pubblici, in quanto interprete di un ruolo istituzionale di Vigilanza e Controllo riguardante numerose ed articolate funzioni, il MEF ha raccolto negli anni recenti la sfida posta dalla diversificazione della domanda e dai pressanti stimoli alla informatizzazione dei processi, ponendosi come promotore di una serie di importanti progetti, orientati a coniugare lo svolgimento delle attività amministrative con l’introduzione di componenti innovative fondate sull’utilizzo delle nuove tecnologie.La collaborazione con l’IPZS si è a tal fine funzionalmente orientata a supportare attività che possano far fronte alle complesse dinamiche di soddisfacimento dei bisogni della Pubblica Amministrazione e del cittadino.Il tradizionale sistema delle forniture - mezzo accessibile ad un numero limitato di destinatari ed il cui costo di produzione e diffusione è direttamente proporzionale al numero di questi ultimi - ha trovato la sua evoluzione in un sistema di servizi, strumento di diffusione innovativa e diversificata verso un bacino di utenza praticamente illimitato, che consente altresì un sensibile contenimento dei costi.

La necessità, subito emersa, di fornire un prodotto tecnologico all’avanguardia basato sulla prestazione di servizi integrati, che non fosse la mera trasposizione tipologica in ambito informatico della vecchia fornitura o la semplice somma di ogni singolo servizio, ha dato luogo alla creazione del Sistema MODUS. Un’unica infrastruttura dati capace di mettere a disposizione gli strumenti necessari a garantire la gestione di una serie “scalabile” di servizi al cittadino e alla Pubblica Amministrazione, senza l’inutile e costosa replicazione dei dati di base di riferimento.Tutti i progetti messi in campo - il Modulario Elettronico, gli Organi dello Stato, la Biblioteca Virtuale delle Pubblicazioni di Stato, ecc. - si profilano dunque come elementi autonomi facenti parte, però, di un unico oggetto complesso che li contiene e consente loro di interagire, al fine di ottenere una riduzione dei costi e dei tempi ed al contempo la massima diffusione.

Il Modulario Elettronico, destinato agli operatori pubblici, è già realtà che coinvolge tutte le Amministrazioni e realizza la diffusione e l’approvvigionamento on-line di tutti gli stampati in uso presso la P.A. stessa, con modalità e-commerce.

Il Sistema Modus ha un’anima: il database di Organi dello Stato.La sua realizzazione è nata dalla constatazione che la pubblicazione istituzionale a stampa Organi dello Stato, prodotta da IPZS, in particolare nel corso degli ultimi anni non era stata più in grado di assumere una cadenza regolare e di offrire un’informazione esaustiva e puntuale. Ciò principalmente a causa della difficoltà di

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Sistema Modus: una risposta organica ad esigenze complesse

Dalla fornitura al servizio

Il Modulario Elettronico

Il Portale Multimediale degli Organi dello Stato

reperimento dei dati aggiornati che, insieme ai repentini cambiamenti strutturali della P.A., hanno reso la pubblicazione su carta, per sua natura statica, assai poco attendibile.Il patrimonio di conoscenza e di esperienza dell’articolata struttura dello Stato, insieme alla strada ormai intrapresa dell’approccio alla fornitura di servizi integrati, hanno suggerito di dar vita ad uno strumento innovativo, dinamico, ad alto valore aggiunto, fruibile da ciascun cittadino, quale è il Portale Multimediale degli Organi dello Stato.Grazie anche ad una diversa organizzazione delle notizie ed al rapporto costante e continuo con le singole Amministrazioni, il Portale è in grado di guidare l’utente all’interno della struttura estremamente complessa della Pubblica Amministrazione, sino a condurlo verso gli elementi basilari che la costituiscono, al fine di rendere disponibili le informazioni, aggiornate ed attendibili, sulla composizione degli uffici e sulla loro interrelazione.Il Portale si propone inoltre di fornire notizie in tempo reale su qualsiasi tipologia di evento concernente la P.A., o argomenti ad essa strettamente correlati, e di divulgare infine informazioni storiche, artistiche e culturali relative agli organismi statali e alle loro sedi.

In un prossimo futuro il Portale Multimediale Organi dello Stato è destinato ad assumere il ruolo di piattaforma comune di una serie di servizi specifici rivolti agli operatori della P.A., mediante l’accesso ad un’area riservata.A titolo esemplificativo, è possibile accennare ad un servizio di newsletters, alla Bacheca degli Organi dello Stato e alla rubrica personale integrata; oppure alla possibilità, offerta dallo stesso pannello, di fruire del Portale Modulario Elettronico, fornendo all’utente autorizzato l’opportunità di compilare on-line gli stampati ufficiali e di inviarli immediatamente alla casella e-mail del destinatario prescelto, mediante il servizio di Posta Elettronica Certificata.

Dalla stampa cartacea di una pubblicazione rigida e poco versatile, dunque, alla nascita di un servizio integrato, di una vera e propria infrastruttura virtuale, capace di mettere in comunicazione gli Organi dello Stato fra di loro ed allo stesso tempo il cittadino con gli Organi dello Stato, e che potrà rappresentare uno strumento essenziale per la futura creazione dello “Sportello Unico del Cittadino”.

All’implementazione ed al perfezionamento dei prodotti già in linea si affianca, nell’ambito dello stesso Sistema MODUS, il nuovo Progetto della Biblioteca Virtuale delle Pubblicazioni di Stato.Il Progetto nasce dalla necessità di rendere accessibili in rete le pubblicazioni istituzionali in un insieme coerente, una raccolta organica, descritta e codificata in modo omogeneo, che costituisca una vera comunicazione strutturata delle tipologie e del contenuto delle pubblicazioni verso la P.A. e verso il cittadino.Come nei precedenti progetti, anche in questo caso la sfida consiste nel fornire alla tradizione consolidata delle pubblicazioni a stampa la veste innovativa e duttile del servizio via web.

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La Biblioteca Virtuale delle Pubblicazioni di Stato

Vincere questa sfida comporterà non solo servirsi al meglio delle tecnologie esistenti, ma elaborare modelli e soluzioni originali che pongano il Progetto all’avanguardia sul piano tecnico.Sul piano organizzativo, è già emersa la necessità di un nuovo e diverso approccio alla redazione stessa delle singole pubblicazioni. La collaborazione dell’Ufficio XIX con le Amministrazioni interessate si va trasformando, perciò, in una vera e propria sinergia, che, attraverso l’instaurarsi di una rete cooperativa con i referenti redazionali, darà vita a modelli standardizzati basati sulle funzioni e le caratteristiche delle diverse pubblicazioni, in soddisfacimento dei principi di pianificazione e semplificazione che sono alla base dell’abbattimento dei costi e dei tempi di produzione.In particolare, per le pubblicazioni periodiche - ad esempio i Bollettini Ufficiali – saranno elaborate delle form che consentiranno di ottenere i vantaggi descritti e l’organizzazione evoluta dei contenuti.Non si tratta, infatti, soltanto di “produrre” le pubblicazioni digitali con modalità più economiche e veloci, ma di coglierne appieno le potenzialità e modificarne sostanzialmente la consultabilità originaria, trasformando l’organizzazione gerarchico/sequenziale delle notizie, tipica dei testi a stampa, in un’architettura mappata ed ipertestuale da cui sia possibile accedere alle descrizioni delle pubblicazioni, ai loro testi e/o a singole parti di questi ultimi, secondo un percorso informativo liberamente scelto dall’utente.

L’obiettivo sarà conseguito anche sul piano scientifico attraverso la stretta collaborazione con la Biblioteca Nazionale Centrale di Roma, che, oltre a rendere disponibile per la digitalizzazione la serie storica delle Pubblicazioni di Stato, supporterà la realizzazione, la gestione e lo sviluppo del Progetto, sia in funzione dell’elaborazione del disegno biblioteconomico dell’intera struttura, sia tramite il lavoro di identificazione e applicazione degli standard nazionali ed internazionali di descrizione e indicizzazione delle pubblicazioni, sia, infine, mediante la disponibilità delle sue strutture e dei suoi servizi al fine della consultazione e della conservazione dei contenuti della Biblioteca Virtuale.L’apporto specialistico ed estremamente qualificato della Biblioteca Nazionale Centrale, le capacità e l’esperienza editoriale e tecnologica dell’IPZS e, non ultimo, l’impegno delle risorse progettuali, organizzative e finanziarie del MEF faranno della Biblioteca Virtuale delle Pubblicazioni di Stato non solo un servizio telematico indispensabile per la P.A. e fruibile da tutti i cittadini, ma una raccolta digitale che entrerà a far parte a pieno titolo del patrimonio universale delle pubblicazioni disponibili, così come raccomandato dall’UNESCO e dalla Comunità Europea.

L’approccio sistemico, infine, apre anche a questo Progetto la possibilità di un ventaglio di strumenti specifici dedicati: si pensi, ad esempio, ad un servizio di newsletters, finalizzato a recapitare tempestivamente una rassegna personalizzata di provvedimenti pubblicati sulla Gazzetta Ufficiale ad un destinatario, individuato da un’accurata segmentazione dell’utenza e dei relativi bisogni.

La missione del Sistema MODUS è quella di rendere migliore il rapporto tra le Istituzioni e tra lo Stato ed i cittadini, attraverso il conseguimento di obiettivi quali il recupero dell’efficienza, la razionalizzazione dei mezzi e delle procedure, l’adozione

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La collaborazione con la Biblioteca Nazionale Centrale

di nuovi strumenti e tecnologie, l’ampliamento della diffusione e dell’accesso, la valorizzazione delle esperienze e dei saperi, a fronte di un decremento significativo della spesa complessiva.E’ appunto questa la direttrice secondo cui si muovono i nuovi progetti del Sistema MODUS: una tradizione di qualità che diviene innovazione di qualità al servizio dei cittadini.

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Modus, l’evoluzione di un Sistema

Maurizio QuattrociocchiIstituto Poligrafico e Zecca dello Stato S.p.A.

Direttore Funzione Tecnologie Informatiche e Produzione Telematica

Partire da un Progetto per giungere ad un Sistema. Convertire il concetto di Fornitura nel concetto di Servizio. Già in tali dinamiche si concretizza l’idea di evoluzione che in questa sede si vuole illustrare.Il Modulario Elettronico viene attivato a gennaio del 2006.Risultato: riduzione di costi, ottimizzazione dei processi, annullamento dei ritardi di consegna, sensibile incremento dei livelli qualitativi del servizio. Ciononostante, lo stesso Modulario è soggetto a continui interventi di miglioramento volti ad ampliarne le funzionalità e ad arricchire il ventaglio di servizi che lo stesso è in grado di offrire. D’obbligo citare, in tal senso, i processi inerenti alla gestione del Servizio Elettorale e della Fatturazione Diretta implementati successivamente all’avvio del Portale.Quella che può essere definita, in questo senso, “evoluzione interna”, va ad affiancarsi ad un altro tipo di evoluzione, orientata, di contro, alla costruzione di ambienti integrati capaci di erogare servizi ad alto valore aggiunto basati sulla medesima infrastruttura informativa. Inizia così l’analisi e l’implementazione del Portale Multimediale degli Organi dello Stato, che oltre a fornire al cittadino la possibilità di navigare all’interno della complessa struttura della Pubblica Amministrazione e a divulgare notizie in tempo reale in merito a qualsiasi tipologia di evento concernente gli Organi Statali, offre un’area riservata al personale degli uffici della Pubblica Amministrazione, mediante la quale si rende possibile l’accesso ad una serie di servizi integrati volti a garantire maggior efficienza ed efficacia a tutta una serie di attività ad oggi gestite prescindendo dall’informatica. Come è ormai tradizione, l’appuntamento con il Forum della Pubblica Amministrazione offre la possibilità di comunicare il raggiungimento di un obiettivo precedentemente dichiarato, nonché di annunciare e presentare l’inizio di una nuova fase o di un nuovo progetto frutto della collaborazione tra MEF ed IPZS.E nel pieno rispetto di questa tradizione, è sembrato doveroso approfittare di questa occasione per rilasciare ufficialmente su Web l’area pubblica del Portale Multimediale degli Organi dello Stato nonché per illustrare il progetto Biblioteca Virtuale che, sempre nell’ambito del Sistema Modus, è dedicato alla divulgazione in rete delle Pubblicazioni dello Stato.

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Le logiche Evolutive

Il Portale OdS ufficialmente on-line

Organi dello Stato: struttura del portale

Navigazione

AREE DI NAVIGAZIONE PRINCIPALI

Ricerche Multimedia

Il Portale Organi dello Stato è strutturato in modo da evidenziare in maniera semplice ed intuitiva le funzionalità offerte. È stato realizzato secondo logiche di implementazione assolutamente all’avanguardia dal punto di vista degli standard tecnologici attuali, con una particolare attenzione ai requisiti di accessibilità e usabilità dettati dalla legge Stanca. Le macro funzionalità principali sono riassumibili nella navigazione diretta dell’albero degli Organi dello Stato, nella ricerca di persone ed uffici, nella fruizione di contenuti multimediali, accessibili ai disabili, direttamente proposti dai vari Organi.

Le altre macro funzionalità offerte dal portale riguardano, sostanzialmente, la fruizione delle ultime news inerenti a nuovi atti pubblicati nella Gazzetta Ufficiale e di altre notizie di carattere generale riguardanti lo Stato e la Pubblica Amministrazione.

Organi dello Stato: struttura del portale (4)

NEWS DALLA GAZZETTA UFFICIALE E DALLA P.A.

Ultime 10 NEWS ordinate per data Dettaglio NEWS

Concernono, altresì, la fruizione di informazioni sul meteo aggiornate in tempo reale e catalogate per province, l’accesso all’innovativo portale riservato di Organi dello Stato, l’accesso diretto a tutti i siti web degli Organi dello Stato registrati sul portale.

Organi dello Stato : struttura del portale (5)

ED INFINE

I link diretti ai siti web degli Organi dello Stato

Informazioni sul METEO per provincia ….

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Le Macro Strutture del Portale

Il laboratorio di Ricerca e Sviluppo dell’Istituto ha operato in modo da mettere in condizione il team di progetto di realizzare il Portale utilizzando, al meglio, tutta la potenza e la velocità delle tecnologie WEB 2.0.Il risultato ottenuto dà facoltà all’utente di avere, a portata di click, tutte le informazioni di cui ha bisogno su ciascuno degli Organi e della loro struttura interna.Organi dello Stato: struttura del portale (2)

AREA DI FRUIZIONE CONTENUTI

Categoria e nome organo

Sedi, siti web, e-mail ecc.

Responsabili dell’Organo

Normativa d’interesse e uffici dipendenti

In particolare, mediante un elaborato motore di ricerca capace di visitare in tempi brevissimi tutta la struttura concernente un qualsivoglia Organo, è possibile ricercare le informazioni dirette di cui si ha bisogno.

Organi dello Stato : la tecnologia

ODS vanta di un motore software al passo con i tempi !

Database altamente ottimizzato

Ambiente enterprise opportunamente ridondato

AJAX per la fruizione dei dati anche attraverso connessioni più lente

… il tutto guardando con rispetto alla legge Stanca !Il Portale è ovviamente orientato alla multimedialità. E’ possibile visionare contenuti multimediali inerenti ad interviste, interventi, eventi speciali, convegni e comunicati legati al mondo della pubblica amministrazione, attraverso due canali (Quicktime e Media Player), in modalità ADSL e MODEM.

Organi dello Stato: struttura del portale (3)

CONTENUTI MULTIMEDIALI

Internet Explorer : Windows Media Player Altri browser (es. Firefox) : QuickTime

…tutti I filmati sono sottotitolati e adeguatamente trascritti

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Un cenno merita la sezione riservata del Portale Organi dello Stato: un ricco insieme di strumenti innovativi al servizio degli Uffici della Pubblica Amministrazione, fruiti in un ambiente familiare quale può essere il desktop del proprio computer. Nasce il concetto di WEBTOP.

Organi dello Stato : uno sguardo al futuro

IL PORTALE PRIVATO DI ODS

Il desktop del proprio PC, fruito attraverso il browser : WEBTOPIntegrando servizi “Pubblici” e servizi “Riservati”, si viene a definire, per il personale della Pubblica Amministrazione, la possibilità di avere a disposizione una postazione utente mediante la quale poter razionalizzare le risorse informative disponibili sul Portale coniugandole con le esigenze operative legate alle funzionalità correnti. Il tutto arricchito da una serie di strumenti specifici dedicati quali Posta Elettronica Certificata, Rubrica Personale Integrata, Bacheca degli Organi dello Stato ed altro ancora.L’integrazione nativa con il già citato Portale Modus su cui IPZS, in collaborazione con il MEF, ha pubblicato in formato pdf gli oltre 20000 modelli in uso presso la Pubblica Amministrazione, consente all’utente autorizzato di compilare on-line gli stampati ufficiali, e di pubblicarli, previa firma digitale, sul medesimo Data Base centralizzato al fine di consentirne la consultazione ai destinatari prescelti (Bacheca). Lo stesso documento può essere immediatamente inviato alla casella e-mail del destinatario mediante il servizio di Posta Elettronica Certificata integrato all’interno del ventaglio servizi previsti nel Portale.Lo scenario che si viene a definire può essere rappresentato alla stregua di una vera e propria infrastruttura virtuale, capace di mettere in comunicazione il cittadino con gli Organi dello Stato, e gli Organi dello Stato fra di loro allo stesso tempo. Stando a questi presupposti, non c’è limite a ciò che può potenzialmente essere reso fruibile attraverso il Portale Multimediale: la strada è segnata.

Come facilmente deducibile, particolare importanza hanno avuto l’aspetto redazionale e quello contenutistico nelle attività concernenti le fasi di costruzione del Data Base centralizzato del Portale.La Commissione Organi dello Stato, finalizzata a rendere possibile la definizione della struttura aggiornata della Pubblica Amministrazione ed a ratificare tutti gli aspetti tecnici e contenutistici proposti dal team funzionale di progetto ha fattivamente collaborato con un apposito Ufficio Redazionale dell’Istituto, l’Osservatorio Organi dello Stato, che si è occupato di reperire attraverso i diversi canali Istituzionali (fonti normative, comunicazioni dirette) tutte le informazioni volte a rendere attuale la struttura della Pubblica Amministrazione.

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La Commissione Organi dello Stato e l’OsservatorioOrgani dello Stato

L’Osservatorio si occuperà di tenere aggiornata “in tempo reale” la citata struttura e di fornire contenuti al Portale pubblicando Notizie, Filmati, Documenti, Dichiarazioni, e di realizzare le Newsletters destinate al personale della PA.L’Ufficio interagirà, altresì, con la Commissione Modulario Elettronico per gestire le fasi di aggiornamento della Modulistica pubblicata, la cui validità, come evidente, risulta strettamente correlata alla struttura corrente degli Organi dello Stato.

Il patrimonio informativo può essere condiviso e messo a disposizione dell’utenza in maniera standardizzata ed immediata: la tecnologia attuale permette, infatti, di creare interrelazioni multidirezionali tra sistemi non compatibili, attraverso interfacce software di comunicazione flessibili e dinamiche.Su queste logiche, l’Istituto sta ormai da tempo fondando la propria produzione telematica, destinata sia ad enti privati sia, soprattutto, ad enti di Pubblica Amministrazione; in altre parole, Portali e Sistemi vengono ingegnerizzati e strutturati sulla base di architetture orientate ai servizi.In questo senso, il Sistema Modus è ormai una realtà consolidata.Con il Modulario Elettronico e con il Portale Multimediale degli Organi dello Stato si concretizza l’infrastruttura portante su cui poter basare componenti di cooperazione applicativa capaci di rispondere ad innumerevoli esigenze complesse.Stante questa premessa, è facile intuire come una delle logiche evoluzioni del Sistema, possa esternarsi nella divulgazione in rete delle Pubblicazioni dello Stato. Di fatto, una prima versione del Portale Biblioteca Virtuale, è da tempo in linea con i prodotti realizzati dall’Istituto.Attraverso il Portale Modulario Elettronico, gli enti accreditati effettuano la richiesta di stampa della Pubblicazione che viene approvata dal MEF e da quest’ultimo inoltrata ad IPZS con la tacita autorizzazione alla divulgazione strutturata su Web del documento digitalizzato.In una prima evoluzione del progetto, si prevede l’utilizzo di avanzati sistemi redazionali telematici per l’aggiornamento remoto dei contenuti. Gli stessi strumenti ad oggi in uso per la realizzazione della Gazzetta Ufficiale (GU-Flow) verranno messi a disposizione delle redazioni degli Enti di PA autorizzati a pubblicare sul Portale. Verranno realizzati appositi templates concernenti bollettini o altre pubblicazioni, che permetteranno la realizzazione automatica del prodotto finito mediante la sola digitazione del testo.Con un unico input remoto, l’utente realizzerà il pdf che andrà sia in stampa sia su web, ed avrà la possibilità di alimentare un data base testuale ingegnerizzato per ricerche testuali complesse.La collaborazione con la Biblioteca Nazionale Centrale di Roma consentirà di sviluppare il Portale in modo da renderlo un punto di eccellenza nel panorama Mondiale di riferimento, soprattutto in ottica di qualità dei contenuti; l’esperienza dell’Istituto nella trattazione e digitalizzazione di testi, opportunamente potenziata in termini di capacità di output, ne garantiranno un arricchimento rapido e continuo.

Dare sostanza ai progetti ed all’innovazione della Pubblica Amministrazione è un punto fermo delle logiche di sviluppo dell’Istituto. La collaborazione con il MEF ha fornito spunti di riflessione e risultati concreti che, in alcuni casi, sono andati al di là delle aspettative. La continuità esperita nelle dinamiche evolutive dei singoli progetti ha permesso, di fatto, l’introduzione di un nuovo modo di fare innovazione: esperienze e conoscenze non diventano obsolete

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Le Pubblicazioni dello Stato

Sistemi redazionali avanzati

con l’evoluzione dei bisogni e della tecnologia, ma si rivelano punti di forza e di vantaggio competitivo nel difficile percorso di rinnovamento ed ammodernamento indispensabile per il mantenimento del ruolo di leader di mercato.

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La Biblioteca Virtuale delle Pubblicazioni di Stato: la qualità di un progetto in sinergia

Osvaldo AvalloneMinistero per i Beni e le Attività Culturali

Direttore della Biblioteca Nazionale Centrale di Roma

L’adesione della Biblioteca Nazionale Centrale ad un Progetto di così grande rilevanza pubblica, quale quello del IV Dipartimento del Ministero dell’Economia e delle Finanze, si iscrive nell’ambito naturale dei suoi compiti istituzionali. Alla Biblioteca è infatti attribuita la funzione di costituire l’archivio nazionale della produzione editoriale, per conservare la memoria della cultura e della vita sociale italiana e fin dalla sua fondazione nel 1876 fu concepita come un grande archivio delle pubblicazioni, che fosse espressione anche sul piano culturale dell’appena raggiunta unità nazionale. A tale fondamento istitutivo è riconducibile l’ampiezza e la complessità del suo patrimonio librario, che consta di oltre 6 milioni di volumi, circa 50.000 testate di periodici, 8.000 manoscritti antichi e moderni, 120.000 autografi, 2.000 preziosissimi incunaboli, 25.000 edizioni del sedicesimo secolo, 10.000 fra stampe e disegni sciolti, oltre 20.000 carte geografiche, tra cui antichi atlanti, portolani e globi, a stampa e manoscritti. Nato da un nucleo originario costituito dall’antica Biblioteca Major dei Gesuiti e dai fondi di numerose raccolte conventuali, il suo prestigioso patrimonio librario è stato costantemente arricchito nel tempo attraverso acquisti e donazioni, ma soprattutto è stato alimentato, come accade per tutte le altre biblioteche nazionali nel mondo, attraverso il meccanismo normativo del cosiddetto “deposito legale”.

Per semplificare, l’istituto del deposito legale è lo strumento mediante il quale una copia di ogni pubblicazione italiana, qualunque sia il supporto e qualunque sia il processo tecnico di produzione, edizione o diffusione (compresi i documenti diffusi su supporto informatico o tramite la rete informatica), deve essere depositata dall’editore presso ciascuna delle due Biblioteche Nazionali di Roma e Firenze.La materia è regolata dalla legge 106 del 2004, Norme relative al deposito legale dei documenti di interesse culturale destinati all’uso pubblico, che ha sostituito la prima legge organica del 1939, rimasta in vigore per quasi settant’anni e divenuta, per evidenti ragioni storiche, inadeguata ed obsoleta, soprattutto nella limitazione degli obblighi alle sole pubblicazioni a stampa e nell’indicazione dello stampatore come responsabile dell’azione di deposito.Non è certo questa la sede per un esame della normativa, è opportuno tuttavia sottolineare quanto è contenuto nel titolo stesso della legge: le pubblicazioni sono definite “documenti di interesse culturale” e sono “destinate all’uso pubblico”.Tutte le pubblicazioni dunque, anche quelle dello Stato che la Biblioteca riceve e conserva da sempre, non rivestono soltanto il valore di documentazione della produzione nazionale, ma anche una valenza culturale: una volta entrate a far parte del patrimonio della Biblioteca, anche per effetto di altri provvedimenti legislativi, sono beni culturali. Beni culturali da conservare e destinare all’uso pubblico.

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La Biblioteca Nazionale Centrale: funzioni e patrimonio

Il deposito legale dei documenti

Le pubblicazioni dello Stato come bene culturale

In osservanza ad un altro dei suoi compiti istituzionali, quello della diffusione - compito peraltro intimamente legato al concetto moderno di biblioteca come servizio - l’Istituto favorisce l’accesso, la disponibilità e la consultazione delle pubblicazioni, anche attraverso progetti di digitalizzazione e l’attivazione di servizi on-line all’utenza e, nell’ambito del Servizio Bibliotecario Nazionale (SBN), mediante la redazione dei suoi cataloghi informatizzati, le cui descrizioni rispondono a precise norme nazionali ed internazionali.Per favorire l’accesso ai documenti la Biblioteca assume e coordina iniziative e servizi bibliografici e partecipa inoltre a progetti e ad organismi tecnici e rappresentativi, sia in ambito nazionale che internazionale, per garantire il livello scientifico delle attività.Sin dagli anni novanta, questa Istituzione dal cuore antico, che conserva i documenti di una tradizione millenaria che risale agli scriptoria delle biblioteche medievali ed attraversa tutta la storia culturale italiana fino ai nostri giorni, ha intrapreso la strada del rinnovamento.Rinnovamento che ha perseguito con la riqualificazione strutturale delle sue aree e dei suoi servizi, con una diversa e più intensa promozione del suo ruolo e del suo patrimonio, con la revisione dell’organizzazione e delle procedure sulla base dei principi della qualità, con l’adozione di strumenti tecnologici avanzati nell’ambito della conservazione, del trattamento del libro e dei servizi.L’innovazione finalizzata ad un rapporto efficace ed amichevole con l’utenza è, ad esempio, l’obiettivo dell’ultima iniziativa in ordine di tempo, che ha introdotto, attraverso la creazione di un sistema informatico sperimentale e personalizzato, la completa automazione delle procedure di accesso e di consultazione.

La Biblioteca Virtuale delle Pubblicazioni di Stato, è un progetto che coniuga la grande tradizione editoriale italiana, di cui le pubblicazioni istituzionali fanno parte, con una visione innovativa ed una forte capacità tecnologica. La Biblioteca Nazionale sarà orientata ad apportarvi quella qualità biblioteconomica che ne costituirà un ulteriore valore aggiunto.La partecipazione al Progetto in primo luogo consentirà all’Istituto la continuità di acquisizione delle Pubblicazioni di Stato in formato digitale, ed al contempo la loro conservazione e consultazione, in sintonia, dunque, con i compiti e le funzioni cui è tenuto ad ottemperare.La Biblioteca Nazionale, d’altro canto, contribuirà alla realizzazione dell’iniziativa, effettuando in prima istanza un’analisi comparativa delle analoghe esperienze, già funzionanti o in corso di realizzazione all’estero, ed impegnando la propria competenza specifica per elaborare, in sinergia con il MEF e l’IPZS, il disegno strutturale biblioteconomico del Progetto.Saranno inoltre individuati gli standard catalografici da adottare, in armonia con le prescrizioni del Servizio Bibliotecario Nazionale e della Biblioteca Digitale Italiana, mentre i criteri di indicizzazione dei documenti saranno personalizzati sul Progetto, avendo riguardo anche delle più importanti realizzazioni in ambito europeo ed internazionale, così da rendere la Biblioteca Virtuale accessibile e fruibile dagli utenti di tutto il mondo.La Biblioteca assicurerà poi la disponibilità della copia cartacea di tutte le pubblicazioni dello Stato, di cui sia prevista la digitalizzazione nel ambito del Progetto e che non siano già in possesso dell’IPZS, provvedendo alla certificazione della loro autenticità.

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Il contributo della Nazionale alla Biblioteca Virtuale

La biblioteca come servizio

Le strutture logistiche ed i servizi della Nazionale saranno coinvolti nelle attività relative al funzionamento ed alla gestione: un repository istituzionale della Biblioteca Virtuale sarà ospitato in sede e l’intero Progetto sul sito web.

Ampio spazio verrà dato infine alla promozione in Italia ed all’estero di un’iniziativa, così complessa ed articolata, tecnologicamente avanzata e puntuale sul piano scientifico, quale si propone di essere la Biblioteca Virtuale delle Pubblicazioni di Stato ed alla quale la Biblioteca Nazionale Centrale è lieta di partecipare, con la convinzione che questo Progetto fornisca una valida risposta ad un bisogno del cittadino e soddisfi il suo diritto all’informazione istituzionale.

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