LA DELEGA 

1. 1 

Delegare 

SUL DIZIONARIO DELEGA È DEFINITA COME L’ASSEGNAZIONE AD ALTRI

DI POTERI E FUNZIONI RELATIVE A DETERMINATI COMPITI

DELEGARE

AFFIDARE AD ALTRI QUANTO NORMALMENTE RIENTRA NELL’ESERCIZIO DI FUNZIONI O POTERI PROPRI

1. 2 

STRUMENTO GESTIONALE PER:

SVILUPPARE

LA

PROFESSIONALITÀ

DEI

COLLABORATORI

RENDERE

FLESSIBILI

I RUOLI

ORGANIZZATIVI

ADATTARE I RUOLI

IN FUNZIONE DELLE

RICHIESTE/ESIGENZE

AZIENDALI

Delega 1. 3

Vantaggi della Delega

DELEGARE È IMPORTANTE

PER COLUI CHE DELEGA

PER LA PERSONA CHE

RICEVE LA DELEGA

PER L’ORGANIZZAZIO

NE

1

2

3

1. 4

Vantaggi della delega - per utilizzare meglio il tempo - per moltiplicare le opportunità di crescita e di visibilità - per poter dedicarsi con maggior attenzione alle attività non delegabili - per far crescere professionalmente i propri collaboratori

PER COLUI CHE DELEGA

- per sviluppare competenze ed auto-stima - per mettersi alla prova e dimostrare le proprie competenze al delegante - per ottenere maggiori responsabilità e possibilità di crescita professionale - per gestire attività con maggiore autonomia

PER LA PERSONA CHE RICEVE LA DELEGA

PER L’ORGANIZZAZIONE

- per migliorare la qualità delle attività del management - per facilitare l’integrazione orizzontale delle responsabilità - per accelerare il processo decisionale - per rispondere con maggiore efficienza a problemi complessi

1. 5

I due vol1 della delega 

DELEGA PER LA

ROUTINE

DELEGA PER LO

SVILUPPO

OBIETTIVO

Svolgere l’attività di lavoro nel miglior modo e nel minor tempo possibile

Es: Affidare attività di lavoro consuete per il delegato in termini di contenuti, processi, relazioni, visibilità di stili di lavoro

OBIETTIVO

E’ quello di svolgere l’attività lavorativa offrendo, allo stesso tempo, un’opportunità di crescita professionale ai collaboratori

Es: Affidare attività di lavoro nuove per il delegato in termini di contenuti, processi, relazioni, visibilità di stili di lavoro

LA DELEGA PER LO SVILUPPO IMPLICA MAGGIORE:

COMUNICAZIONE TEMPO

PIANIFICAZIONE FIDUCIA RECIPROCA

POSSIBILITÀ DI TOLLERANZA DELL’ ERRORE RISCHIO

1. 6

Zone della Delega 

5. SI DEVE DELEGARE

4. SI DOVREBBE DELEGARE

3. SI PUÒ DELEGARE

2. SI DOVREBBE FARE

1. SI DEVE FARE

1. 7 

5° ZONA: “Si deve delegare”

Sono le attività che devono essere svolte dai collaboratori; il responsabile deve delegare tutti quei compiti che sono di competenza dei suoi collaboratori e che vengono svolti in maniera soddisfacente senza bisogno del suo coinvolgimento

4° ZONA: “Si dovrebbe delegare”

Queste attività dovrebbero svolgerle i collaboratori ed il responsabile dovrebbe intervenire solo in caso di necessità. Per tali compiti il personale ha sufficiente competenza, ma necessita di linee guida ed informazioni

3° ZONA: “Si può delegare”

Il responsabile può svolgere queste attività, ma lo faranno i collaboratori se viene data loro la possibilità; si tratta di compiti che egli realizza al meglio grazie alla sua esperienza, ma che potrebbero essere affrontati dai collaboratori, se adeguatamente addestrati. Durante il periodo di formazione potranno verificarsi errori ed incomprensioni: i vantaggi saranno visibili nel lungo periodo

Zone della Delega  1. 8 

2° ZONA: “Si dovrebbe fare”

A questa Zona appartengono le attività che dovrebbe svolgere il responsabile, per le quali i collaboratori possono aiutarlo

1° ZONA: “Si deve fare”

Solo il Responsabile può svolgere queste attività poiché si tratta di attività che non possono essere delegate (p.e. approvazioni di budget, assunzione o licenziamento del personale, negoziazione sulla retribuzione, etc.)

Zone della Delega 1. 9

Il Principio Eisenhower

Il Principio Eisenhower era il metodo usato dal Presidente Dwight D. Eisenhower per decidere come raggiungere i propri obiettivi. Divideva i proprio compiti in quattro categorie:

+Importante/+Urgente A1: la faccenda deve essere sbrigata subito. +Importante/-Urgente B1: queste faccende si possono programmare e pianificare Gli strumenti da usare sono: calendario e agenda. La domanda è: quando? +Urgente/-Importante B2: queste attività si possono delegare oppure si può stabilire una forma di mutuo soccorso con qualcun altro. -Urgente/-Importante C1: le incombenze che possono essere assegnate al cestino della cartastraccia o messe in stand-by (le si faranno quando ci sarà tempo), o assegnate a qualcun altro senza problemi.

1. 10

Diagramma di Eisenhower 

- +

+

-

B1

Quando?

B2

Delega

C1

Cestino

A1

Subito!

1. 11 

Piano di delega 

ATTIVITA' DA DELEGARE

COLLABORATORI A CUI DELEGARE

>

>

>

>

>

ZONA TIPO DI DELEGA (ROUTINE/SVILUPPO)

1. 12 

COLLABORATORI A CUI INTENDO

DELEGARE

COME GESTISCO L’ATTRIBUZIONE DELLA DELEGA (come lo comunico, quando, dati

da fornire, indicazioni)

TEMPISTICHE (verifiche in itinere,

raggiungimento livello di delega

auspicato)

Piano di delega  1. 13 

Effe;o Zeigarnik 

Imparare a chiudere le porte … 

1. 14 

APPROFONDIMENTI SULLA DELEGA

1. 15 

Zone della Delega OBIETTIVO

INDIVIDUARE “SPAZI” DI DELEGA: •  attività da delegare •  tipo (delega per la routine/

sviluppo)

1 COSA

delegare

INDIVIDUARE IL / I COLLABORATORI A CUI DELEGARE

2 A CHI

delegare

SISTEMA DI COMPETENZE: confronto tra competenze richieste (per svolgere l’attività) e possedute dal collaboratore

•  DISPONIBILITÀ

PROPORRE / CONDIVIDERE ATTIVITÀ E OBIETTIVI

3 COME

delegare COLLOQUIO PER LA DELEGA

STRUMENTO

FASE

MONITORARE L’ANDAMENTO E VERIFICARE I RISULTATI DEL PROCESSO DI DELEGA

4 COME

VERIFICARE la delega

INCONTRI DI MONITORAGGIO / VERIFICA

1. 16

COME DELEGARE •  Esplicitare l’obiettivo del colloquio al collaboratore

•  Spiegare al collaboratore perché è stato scelto proprio lui per realizzare l’incarico (sviluppo, competenze, potenziale…)

•  Comunicare lo spazio di delega dato al delegato e alle altre persone coinvolte nelle attività (al proprio superiore, collaboratori, colleghi di altre funzioni aziendali)

•  Assicurarsi che gli obiettivi dell’incarico siano chiari, specifici ed accettabili per il collaboratore

•  Chiarire cosa ci si aspetta dal collaboratore e farsi dire cosa si aspetta lui dalla delega (cosa vorrebbe “portare a casa”?)

•  Fornire le informazioni necessarie per avviare e portare avanti l’incarico

•  Condividere i problemi, offrire suggerimenti e alternative adatte al conseguimento degli obiettivi connessi all’incarico

•  Fissare momenti di verifica e confronto (ad avanzamento lavori e/o a fine incarico)

•  Dare al collaboratore l’autorità per eseguire l’incarico •  Assegnare le risorse necessarie per portare a termine

l’incarico

ESPLICITARE E MOTIVARE LA

SCELTA

ESPLICITARE OBIETTIVI E

ASPETTATIVE

FORNIRE SUPPORTO E

METODO

CREARE LE CONDIZIONI

DURANTE IL COLLOQUIO RICORDARSI DI:

1. 17

Come Verificare la Delega

•  Richiedere resoconti sull’avanzamento delle attività •  Verificare la coerenza tra avanzamento attività e risultati

attesi (in termini di tempo impiegato, risorse umane e tecnologiche impegnate, soddisfazione del cliente,…)

INCORAGGIARE E VALORIZZARE

MONITORARE LE ATTIVITA’

ANALIZZARE E DISCUTERE PUNTI

FORTI E DEBOLI

Alla fine dell’incarico:

•  Esaminare gli effetti ed i risultati della prestazione delegata

•  Riconoscere i meriti, “premiare” per il soddisfacente raggiungimento degli obiettivi e evidenziare gli eventuali aspetti deboli del processo, individuando le cause e le aree di miglioramento

•  Apprezzare pubblicamente un lavoro ben fatto

  Dare il supporto e l’incoraggiamento necessari per il raggiungimento degli obiettivi

  Fornire riscontri positivi sulle attività svolte efficacemente e indicazioni per il miglioramento

1. 18

20 Modi per rendere Efficace la Delega 1

Condividere i problemi, offrire suggerimenti e alternative adatte al conseguimento degli obiettivi connessi all’incarico

2

Fornire le informazioni necessarie ad espletare l’incarico

3

Mantenere un giusto livello di responsabilità personale

4

Dare ai collaboratori l’autorità ed il potere di eseguire l’incarico

5

Dare il supporto e l’incoraggiamento necessari durante il processo per il raggiungimento degli obiettivi

1. 19 

6

Assegnare le risorse necessarie per portare a termine l’incarico

7

Richiedere rapporti sull’avanzamento verso il raggiungimento degli obiettivi prefissati

8

Esaminare gli effetti della prestazione delegata

9 Dare lodi e ricompense per il soddisfacente raggiungimento degli obiettivi

10

Evitare di intervenire nel processo di espletamento dell’incarico a meno che non sia il collaboratore a richiederlo

20 Modi per rendere Efficace la Delega 1. 20

11

Delegare il giusto livello di responsabilità e di autorità ai collaboratori secondo le loro esigenze e capacità

12

Ipotizzare l’eventualità di errori prima che i collaboratori diventino esperti nel loro incarico

13 Aspettarsi che all’inizio i collaboratori impieghino più tempo per completare il loro incarico di quanto impieghereste voi per farlo

14 Prendere in considerazione come la delega di un incarico a un collaboratore potrebbe influire su un altro collaboratore

15 Assicurarsi che gli obiettivi dell’incarico siano chiari, specifici e accettabili per il collaboratore

20 Modi per rendere Efficace la Delega 1. 21

16 Cercare di usare la delega per massimizzare sia le prestazioni che lo sviluppo

17 Cercare di delegare incarichi che abbiano significato e interesse per il collaboratore

18 Spiegare ai collaboratori perché avete scelto loro per portare a termine l’incarico

19 Chiarire fin dall’inizio quanto si intenda controllare il processo e il risultato

20 Cercare di non delegare troppo spesso incarichi che non si desiderano eseguire personalmente

20 Modi per rendere Efficace la Delega  1. 22