Dal Protocollo informatico alla Gestione...

Dal Protocollo informaticoalla Gestione documentale

L’esperienzadel Ministero dell’Interno

dal 1996 ad oggi

Vincenzo Masino12/5/2006

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Dal Protocollo informatico alla Gestione documentaleL’esperienza del Ministero dell’Interno dal 1996 ad oggi

L’attuazione del protocollo informaticoe la sua evoluzione verso la gestione documentale:

• Web@rch, da Pavia alle altre Prefetture e agli Uffici dell’Amministrazione Centrale

• webArch4 e-Prot per perseguireun’efficace gestione documentaleverso la dematerializzazione prevista dalCodice dell’amministrazione digitale

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L’organizzazione delMinistero dell’Interno

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Dal Protocollo informatico alla Gestione documentaleL’esperienza del Ministero dell’Interno dal 1996 ad oggiL’organizzazione del Ministero dell’Interno

Il Ministro

Sottosegretari di Stato

Comitato Nazionaleper l’Ordine

e la Sicurezza Pubblica

Consigliodi

Amministrazione

Gabinetto del Ministro

Ufficio Stampae

Comunicazione

Ufficio Affari Legislativie

Relazioni Parlamentari

Serviziodi Controllo

Interno

Dipartimentoper gli Affari Interni e e Territoriali

Dipartimentodella Pubblica

Sicurezza

Dipartimento deiVigili del Fuoco

del Soccorso Pubblicoe della Difesa Civile

Dipartimento per lePolitiche del Personale

e per gli AffariStrumentali e Finanziari

Dipartimento per le Libertà Civilie l’immigrazione

•DirezioniInterregionali

Polizia di Stato•Questure

Prefetture – Uffici Territoriali del Governo

•Ispettorati Regionali•Comandi Provinciali

deiVigili del Fuoco

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L’organizzazione del Ministero dell’Interno

Le Attività• Sicurezza• Soccorso Pubblico• Difesa Civile• Elezioni• Autonomie locali• Servizi Demografici: Stato civile e anagrafe• Finanza locale• Stranieri in Italia : Immigrazione - asilo• Cittadinanza• Racket e usura

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• I minori• Gli anziani• La droga• Vittime dei reati mafiosi• Le religioni e lo Stato• Fondo edifici di culto• Vittime del Terrorismo e della Criminalità

Organizzata• Antimafia

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Autorizzazioni – Certificazioni - Riconoscimentii

• Armi• Circolazioni di automezzi pesanti nei giorni festivi –

Autorizzazione• Commissione di vigilanza sui locali di pubblico

spettacolo• Enti di Culto – riconoscimenti giuridici• Guardie giurate• Investigazioni e informazioni commerciali –

Autorizzazioni e rilascio licenze• Prevenzione incendi

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• Sanzioni Codice della Strada • Sanzioni amministrative in materie depenalizzate• Sanzioni per assegni bancari e postali • Ruoli esattoriali • Solidarietà e assistenza• Passaporti• Permessi di soggiorno• Personalità giuridica di Enti, Associazioni e

Fondazioni – Riconoscimento• Polveri da sparo – Autorizzazioni al deposito e

vendita• Porto di pistola per difesa personale

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COMPLESSITA’ DEL MINISTERO DELL’INTERNO

L’organizzazione del Ministero dell’Interno ha, com’è noto, la complessità propria di un organo con alcuni tra i più importantied eterogenei compiti istituzionali.

In tale ambito, il compito del processo di promozione, impiego delle tecnologie informatiche e coordinamento dei sistemi informativi automatizzati è affidato all’ USIA – Ufficio per i Sistemi Informativi Automatizzati.

Ai singoli Dipartimenti (Centri di responsabilità) ed alle Direzioni Centrali (centri di costo) sono attribuite le scelte operative nonché la concreta gestione dei progetti.

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INDIVIDUAZIONE DELLE AOO – AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE (1-2)

La complessità organizzativa del Ministero dell’Interno non ha, peraltro, precluso come previsto dalle norme, l’affidamento ad Aree Organizzative Omogenee (AOO), le funzioni di protocollazione.

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INDIVIDUAZIONE DELLEAOO – AREE ORGANIZZATIVE OMOGENEE

•per gli uffici centrali, sono individuate quali AOO le Direzioni Centrali e gli Uffici equiparati;

• per gli uffici periferici: ogni singola Prefettura – Ufficio Territoriale del Governo, Questura, Comando Provinciale dei Vigili del Fuoco.

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CRITICITA’ NELL’INDIVIDUAZIONE DELLE AOO

La principale difficoltà è emersa nel ricondurre, tanto a livello periferico che per gli uffici centrali, ad una reductio ad unum dei preesistenti “punti” di protocollazione per riferirli alle AOO di competenza.

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• SITUAZIONE PRECEDENTE ALL’APPLICAZIONE DELLA NORMATIVA D.P.R. 445/2000:

• Uffici di protocollo centrali: 65 (escl. Dip. P.S.)• Uffici di protocollo periferici: 894• Documenti protocollati annualmente al Centro:

635.000 (escl: Dip.P.S.)• Documenti protocollati annualmente in periferia:

3.000.000

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SITUAZIONE ATTUALE Numero AOO al centro: 32 (escluso Dip.

P.S.)• Numero AOO in periferia : 341• Numero AOO coperte dal protocollo

informatico (Progetti + Servizi ASP): 237

• Documenti totali effettivi protocollati elettronicamente: 1. 934.500

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L’attuazione del Protocollo informatico

e la sua evoluzione verso laGestione documentale:

Web@rch, da Pavia alle altre Prefetture ed agli Uffici Centrali del

Ministero(contestualmente alla evoluzione

normativa)

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Dal Protocollo informatico alla Gestione documentaleL’esperienza del Ministero dell’Interno dal 1996 ad oggiL’attuazione del Protocollo informaticoe la sua evoluzione verso la Gestione documentale

GESTIONE UNIFICATA DELLA PROTOCOLLAZIONE

OBIETTIVI prime fasi

1) Automazione della procedura di protocollazione dei documenti.

2) Introduzione del concetto di procedimento amministrativo.

3) Cooperazione applicativa, nella rete geografica nazionale dell’Amministrazione.

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FINALITA’ IMMEDIATE E MEDIATE

• Superare i limiti di integrazione in senso trasversale, sia tra gli uffici centrali e periferici dell’Amministrazione, sia nell’interscambio di dati tra le varie strutture con le altre Amministrazioni.

• Migliorare la qualità dei servizi resi al cittadino.

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Cooperazione applicativa, nella rete geografica nazionale dell’Amministrazione

Applicazione A(servente)

Applicazione B(cliente)

servizio

interfaccia(funzioni)

servizio(rete)

• Prerequisito: la rete.• L’applicazione A realizza un servizio ed esporta una

interfaccia di accesso.• L’applicazione B importa l’interfaccia di accesso e realizza

un nuovo servizio che usail servizio realizzato da A.

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FASI 1, 2 e 31. Informatizzazione della Prefettura di Pavia:

cablaggio, collegamento ad Internet, creazione rete,progettazione e realizzazione di servizi web e di un sistema di posta elettronica(gennaio-settembre 1996).

2. Progetto sperimentale e rilascio applicativo di Web@rch 1.0conseguito con la ricezione della direttiva AIPA (D.P.R. 10 novembre 1997, n. 513 – Criteri e modalità per la formazione, l’archiviazione, e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici. Protocollo unico, centralità del protocollo), introduzione della protocollazionein modalità web, controllo accessi e schema di protezione(dicembre 1996 – dicembre 1997).

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3. Progetto Web@rch 2.0

- introduzione del concetto di procedimento, ricezione del regolamento sul Protocollo informatico formulato dall’AIPA (D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428)

- predisposizione alla collaborazione applicativa,

- previsione di funzionalità avanzate per i procedimenti per il rilascio di porto di pistola, guardie giurate, cittadinanza, patenti e contratti

(aprile 1998 – settembre 1999).


L’attuazione del Protocollo informaticoe la sua evoluzione verso la Gestione documentale

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L’architettura di Web@rch 2.0

Protocollo

Affari Sociali

Cittadinanze

Guardie Giurate

Patenti

Porto di Pistola

Pubblici Amministratori

• L’architettura è organizzata in moduli;

• ciascun modulo realizza un servizio specifico;

• ogni modulo possiede una interfaccia CORBA per la visura dati.

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FASE 4

4. Installazione e diffusione dei servizi applicativi [email protected] presso le altre Prefetture [interessate 99 Prefetture, 2 Commissariati di Governo (Bolzano e Trento), suddivise in 3 fasce].

- acquisizione fornitura di servizi per installazione dell’applicazione,

- rilevazione e verifica degli ambienti operativi presso gli uffici destinatari di Web@rch 2.0,

- avvio operativo e formazione;

(servizi completati a giugno 2000).

Servizi 1 FASCIA (14)

2 FASCIA

(70)

3 FASCIA (25 17+8)

TOTALE

DUPLICAZIONE SUPPORTI

VERIFICA AMBIENTE E CONFIGURAZIONI (g_u)

3 4 5 447 gg

INSTALLAZIONE(g_u) 4 6 8 676 gg

AVVIO OPERATIVO(g_u) 10 15 20 1690 gg

FORMAZIONE(g_a)

22 30 53 3433 gg(60 giorni

prep. corsi)ASSISTENZA SISTEMISTICA (1a diagnosi - giorni)

1000 giorni (chiamate illimitate)

ASSISTENZA SISTEMISTICA on site (ore)

80 100 152 11920 ore

RECUPERO DATI PREGRESSI

500 gg

AGGIORNAMENTI SUCCESSIVI

500 gg



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Fase 55. installazione e diffusione dei servizi applicativi

Web@rch 3.x presso le Prefetturel’evoluzione di Web@rch 2.0 si è resa necessaria per concretizzare esigenze di manutenzione adattativa ed evolutiva;la versione attualmente in uso presso le Prefetture è Web@rch 3.1.

In via di implementazione: webArch4 e-ProtGestione documentale.



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FASE 6

6. Analisi delle possibilità di evolvere Web@rchcomprendendo una Gestione documentale: la proposta di webArch4 e-Prot Gestione documentale

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webArch4 e-Prot per perseguire un’efficace Gestione documentale

verso la dematerializzazioneprevista dal Codice

dell’Amministrazione Digitale

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DAL DOCUMENTO CARTACEO ALL’ELETTRONICO(1-4)

è lo strumento che consentendo il passaggio dal sistema di archiviazione “cartacea” dei documenti

ad un sistema di “gestione documentale” prevede così la “dematerializzazione” degli archivi.

Recepisce i meccanismi di archiviazione propri dei sistemi tradizionali basati sul Titolario adottato all’interno della AOO, consentendo di raggruppare i documenti con i legami logici che naturalmente li collegano all’interno del fascicolo.

Per ogni documento acquisito, webArch4 e-Prot rende disponibili le informazioni sulle fasi di acquisizione/trasmissione, protocollazione, assegnazione e classificazione oltre a seguire l’iter del fascicolo nel quale è stato inserito.

Dal Protocollo informatico alla Gestione documentaleL’esperienza del Ministero dell’Interno dal 1996 ad oggiwebArch4 e-Prot

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DAL DOCUMENTO CARTACEO AL DCUMENTO ELETTRONICO(2-4)

webArch 4 e-Prot si è evoluto arricchendosi del consolidamento dell’esperienza delle realtà periferiche, che già utilizzavano la precedente versione, e dei requisiti espressi dalle realtà centrali che ne stanno richiedendo l’utilizzo.

La nuova modularità dell’architettura ne consente una più facileadattabilità alle diverse esigenze dell’utente periferico. webArch 4 e-Prot si propone in maniera innovativa anche in merito al suo motore open source in linea con le attuali tendenze dell’Information Tecnology.


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DAL DOCUMENTO CARTACEO AL DOCUMENTO ELETTRONICO(3-4)


scanner per acquisizione documenti/riconoscimento barcode

stampante per etichette/barcode

stampante virtualeper eventuale conversione in pdf

casella posta certificata

kit firma digitale per invio documenti firmati digitalmente

browser per accesso web

database relazionale

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DAL DOCUMENTO CARTACEO ALL’ELETTRONICO (4-4)

La diffusione di webArch4 e-Prot è in fase di avanzamento anche verso nuovi utenti centrali (Direzioni e Uffici Centrali)

IL progetto prevede l’attività di recupero dei dati pregressi, assicurando una continuità logica di supporto allo svolgimento delle attività istituzionali.

Il sistema mette a disposizione un strumento in linea sia alle recenti norme che ai prodotti di mercato e consente quindi di introdurre la gestione dei flussi documentali in modalità “...pianificata all’interno dell’amministrazione in relazione ai propri procedimenti amministrativi......”


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Prospettive future

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PROSPETTIVE FUTURE

L’introduzione del sistema di protocollazioneinformatica e gestione documentale con le caratteristiche di webArch4 e-Prot consente di prevedere un ulteriore evoluzione verso l’automazione dei procedimenti amministrativi (workflow), intesa come predisposizione di meccanismi informatici per l’esecuzione delle attività previste nei procedimenti stessi, finalizzate a migliorare l’azione amministrativa ed attivare nel contempo un efficace strumento per il controllo di gestione.


Prospettive future

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Ringrazio per l’attenzione

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