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CORSO REGIONALE DI FORMAZIONE PER AUDITOR DI PARTE TERZA DEL SISTEMA DI GESTIONE DELLA SICUREZZA 1° modulo: La conduzione di audit di parte terza Caratteristiche dell’auditor: competenze ed atteggiamenti; le basi di un codice etico dell’auditor di parte terza ing. Gianni De Paoli Studio EmmEffe s.r.l. cell. 335 73 91 947 e-mail [email protected] lunedì 13 giugno 2016
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CORSO REGIONALE DI FORMAZIONE PER AUDITOR DI PARTE TERZA DEL SISTEMA
DI GESTIONE DELLA SICUREZZA
1° modulo: La conduzione di audit di parte terza
Caratteristiche dell’auditor: competenze ed atteggiamenti; le basi di un codice etico dell’auditor di parte terza
ing. Gianni De PaoliStudio EmmEffe s.r.l.cell. 335 73 91 947e-mail [email protected]
lunedì 13 giugno 2016
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Il corso si propone l'approfondimento e l'aggiornamento delle conoscenze per valutare il Sistema con obiettività ed assicurare la qualificazione degli auditors.
Intraprendere “riesami” o “audit” al fine di valutare le proprie prestazioni in tema di Sicurezza, crea solide basi per mantenere nel tempo elementi consolidati di gestione e soluzioni di problematiche, legate ai diversi contesti lavorativi.
Rivolgendosi in particolare alle strutture sanitarie, tali verifiche si propongono di accertare l’applicazione del Modello di Sistema di Gestione della Salute e Sicurezza sul lavoro, approvato dalla Regione Veneto e derivato dal Modello UNI-INAIL e di rilevare le eccellenze.
Obiettivi dell’intervento
Obiettivi educativi
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Indice
Il processo1
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3
Le competenze
4
Il comportamento personale
Come valutare / autovalutarsi
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La verifica della rispondenza ai requisiti di una norma
relativamente a un sistema di gestione richiede la valutazione dei
processi che caratterizzano il sistema.
Tale valutazione è effettuata da parte di auditor in riferimento ai
requisiti di una norma.
Gli audit di terza parte sono condotti da organizzazioni di audit
indipendenti, quali autorità in ambito legislativo o quelle
organizzazioni che rilasciano certificazioni.
La valutazione dei processi
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La valutazione dei processi
ORGANIZZA-
ZIONEREQUISITI
AUDITOR
Ciò che è oggetto di valutazione non è l’organizzazione; ciò che si valuta è l’adeguatezza delle scelte adottate rispetto
ai requisiti che devono essere soddisfatti.
In questo caso l’organizzazione è valutata rispetto alle idee, esperienze e conoscenze dell’Auditor. Spesso durante l’audit, l’auditor afferma «secondo me …»
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La valutazione dei processi
ORGANIZZA-
ZIONEREQUISITI
AUDITOR
Ciò che è oggetto di valutazione non è l’organizzazione; ciò che si valuta è l’adeguatezza delle scelte adottate rispetto
ai requisiti che devono essere soddisfatti.
In questo caso l’organizzazione è valutata rispetto ai requisiti, che devono essere interpretati dall’Auditor
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La valutazione dei processi è quindi effettuata da auditor /
valutatori.
Perciò è inevitabilmente influenzata dalle modalità con cui i
valutatori effettuano gli audit.
In particolare la valutazione è sempre influenzata da:
Competenze
Comportamenti personali
La valutazione dei processi
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I RISULTATI DELL’AUDIT SONO FUNZIONE
DELTEAM DI AUDIT
I FEED BACK DELL’AUDIT IN
TERMINI DI ADEGUATEZZA DEL SISTEMA QUALITÀ SONO CORRELATI
ALLA CAPACITÀDEL TEAM DI AUDIT
GLI AUDITORDEVONO POSSEDERE
UNA ELEVATA PROFESSIONALITÀ PER
TRASFERIRE AL PERSONALE LA FIDUCIA
DELLE ATTIVITÀ DA VERIFICARE
PERCHÈ QUALIFICARE IL PERSONALE?
La qualifica degli auditor
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Indice
Il processo1
2
3
Le competenze
4
Il comportamento personale
Come valutare / autovalutarsi
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Competenze degli auditor
La fiducia nel processo di audit e nella sua capacità di raggiungere gli
obiettivi dipende dalla competenza delle persone che sono coinvolte
nella pianificazione e nella conduzione degli audit.
La competenza dovrebbe essere valutata attraverso un processo che
tenga conto del comportamento personale e della capacità di
applicare le conoscenze e le abilità acquisite attraverso l’istruzione,
l’esperienza lavorativa, la formazione-addestramento da auditor e
l’esperienza nella conduzione di audit.
Alcune conoscenze e abilità sono comuni agli auditor di qualsiasi
disciplina di sistema di gestione;
altre sono specifiche per singole discipline di sistemi di gestione.
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Capacità di applicare conoscenze e abilità per ottenere i risultati desiderati
Competenze degli auditor – cosa sono
COMPETENZA
Gli auditor dovrebbero possedere le conoscenze e le abilità per
raggiungere i risultati attesi dall’audit, sia di carattere generale, che
specifiche della disciplina e del settore in esame
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Competenze degli auditor – modalità di acquisizione
Le conoscenze e abilità possono essere acquisite mediante:
Istruzione / formazione-addestramento formali ed esperienza
relativamente al settore / disciplina interessato
ISTRUZIONE
ESP
ERIE
NZA
DI L
AV
OR
O
ESPERIENZA DIAUDIT
FOR
MA
ZIO
NE
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DD
ESTR
AM
ENTO
Formazione-addestramento su
conoscenze e abilità di carattere
generale
Esperienza nella specifica posizione
tecnica, manageriale o professionale
Esperienza di audit sotto la
supervisione di auditor esperti
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Competenze degli auditor – conoscenze e abilità generali
Conoscenze e abilità di carattere generale nelle seguenti aree:
Principi, procedure e metodi di audit, per garantire che l’audit
sia condotto in modo coerente e sistematico
Norme di sistemi di gestione e documenti di riferimento, per
permettere all’auditor di comprendere il campo di applicazione
dell’audit e applicare i criteri dell’audit
Contesto organizzativo, per permettere all’auditor di
comprendere la struttura, le prassi aziendali e le modalità di
gestione dell’organizzazione
Requisiti legali e contrattuali applicabili e altri requisiti
pertinenti le attività e i prodotti dell’organizzazione oggetto
dell’audit, per garantire di operare nell’ambito dei requisiti legali e
contrattuali dell’organizzazione
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Competenze degli auditor – conoscenze e abilità generali
Alcune attività che l’auditor dovrebbe essere in grado di fare
relativamente all’area «Principi, procedure e metodi di audit»:
Condurre l’audit entro il tempo concordato
Dare priorità e concentrarsi su aspetti significativi
Raccogliere informazioni attraverso efficaci modalità di ascolto e
osservazione
Comprendere l’adeguatezza delle tecniche di campionamento
Verificare esattezza e pertinenza delle informazioni raccolte
Confermare la sufficiente quantità e appropriatezza delle evidenze
Documentare le risultanze dell’audit
Valutare i fattori che possono influenzare l’affidabilità delle conclusioni
dell’audit
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Competenze degli auditor – conoscenze e abilità generali
Alcuni aspetti che l’auditor dovrebbe conoscere relativamente all’area
«Sistema di gestione e documenti di riferimento»:
Le norme dei sistemi di gestione e altri documenti usati come criteri di
audit
L’applicazione delle norme da parte dell’organizzazione
L’interazione tra gli elementi del sistema di gestione
L’applicazione dei documenti di riferimento alle differenti situazioni di
audit
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Competenze degli auditor – conoscenze e abilità generali
Le conoscenze e le abilità rispetto all’area «Contesto organizzativo»
dovrebbero includere:
Tipo, dimensione, struttura, funzioni dell’organizzazione
I concetti generali di impresa e di gestione
I processi e la loro terminologia (quali la pianificazione, la gestione del
personale, la definizione del budget)
Aspetti culturali e sociali relativi all’organizzazione
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Competenze degli auditor – conoscenze e abilità generali
Le conoscenze e le abilità rispetto all’area «Requisiti legali e
contrattuali applicabili e altri requisiti pertinenti le attività e i
prodotti dell’organizzazione oggetto dell’audit» dovrebbero
includere:
Le leggi, i regolamenti e le autorità incaricate di gestirli
Terminologia legale di base
Definizione di contratti e obblighi di legge
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Competenze degli auditor – conoscenze e abilità per il responsabile
In aggiunta alle conoscenze e abilità presentate finora sono necessarie
alcune conoscenze e abilità specifiche per gli auditor che svolgono il
ruolo di «responsabile di gruppo di audit»:
Bilanciare punti di forza e di debolezza dei membri del gruppo
Sviluppare un rapporto armonioso nel gruppo
Gestire il processo di audit (pianificarlo, gestire l’incertezza,
organizzare e dirigere il gruppo, prevenire e risolvere conflitti)
Rappresentare il gruppo di audit nella comunicazione
Portare il gruppo di audit a raggiungere le conclusioni dell’audit
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Competenze degli auditor – ruolo del team leader
Complessità correlate al ruolo di Team Leader:
Aspettative dei colleghi
Aspettative dell’organizzazione oggetto di audit
Aspettative degli enti di appartenenza
Interpretazione personale
La principale risorsa per gestire la complessità è la capacità di
negoziare in modo autorevole esercitando autorità e
autorevolezza
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Competenze degli auditor – ruolo del team leader
I principi guida delle persone del team:
Modificare e gestire comportamenti, non persone
Utilizzare approcci funzionali (funziona – non funziona) e non
ideologici (giusto – sbagliato)
Non giudicare la persona, ma vedere il problema da risolvere
Gestire informazioni per coinvolgere
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Competenze degli auditor – conoscenze e abilità specifiche del settore
Oltre alle conoscenze e abilità di carattere generale è poi necessario
possedere alcune conoscenze e abilità specifiche della disciplina o
del settore interessato quali ad esempio:
Requisiti e principi del sistema di gestione specifico
Requisiti legali pertinenti la disciplina o il settore (l’auditor deve
essere consapevole del contesto giuridico e degli obblighi)
Requisiti delle parti interessate relativi alla disciplina specifica
Gli elementi fondamentali della disciplina e l’applicazione delle
metodologie, tecniche, processi e prassi
Conoscenze specifiche della disciplina relative al particolare settore
(tipi di attività, luoghi di lavoro, processi, prodotti)
Principi, metodi e tecniche di gestione del rischio pertinenti la
disciplina o il settore
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Competenze degli auditor – alcuni esempi
Alcuni esempi di conoscenze e abilità specifiche nella gestione della salute
e sicurezza sul lavoro
Identificazione dei pericoli compresi quelli che influenzano le
prestazioni umane nei luoghi di lavoro
Valutazione dei rischi, determinazione dei controllo e comunicazione
dei rischi (OHSAS 18001)
Metodi per il monitoraggio dell’esposizione e la valutazione dei rischi e
le strategie per minimizzarli
Interazioni del personale con macchine, processi e ambiente di lavoro
Metodi per incoraggiare la partecipazione e il coinvolgimento dei
lavoratori
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Competenze degli auditor – alcuni esempi
Alcuni esempi di conoscenze e abilità specifiche nella gestione della salute
e sicurezza sul lavoro
Sviluppo, utilizzo e valutazione di misure
Principi e prassi per identificare possibili situazioni di emergenza
Metodi per indagine e valutazione degli incidenti (infortuni, malattie
professionali)
Comprensione delle informazioni mediche
Metodi di monitoraggio e elaborazione dei rapporti sulle prestazioni in
materia di salute e sicurezza sul lavoro
Comprensione dei requisiti legali e altri requisiti rilevanti per la salute e
sicurezza sul lavoro
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Competenze degli auditor – cosa non fare
• Pensare che una UOC oggetto di Audit svolga le funzioni come nella
organizzazione dell’Audit --- in questo caso chiedere funzioni e volumi di
attività
• Eseguire campionamenti di documenti e dati senza conoscere la rilevanza
aziendale sia nel contesto organizzativo sia relativo agli altri processi del
sistema di gestione (un processo che coinvolge 2.500 pazienti non è
sicuramente uguale ad un processo che coinvolge 300 pazienti) --- in
questo caso comprendere i dati di azienda ed i dati (volumi) del processo
per poter eseguire campionamenti efficaci
• Pensare che l’azienda auditata segue metodiche di gestione come nella
propria realtà (es. il budget, la programmazione, ecc.) ---- comprendere i
processi senza preclusioni e analizzarne l’efficacia
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Competenze degli auditor - workshop
Per coloro che hanno ricevuto in passato un audit
•Pensare a un atteggiamento negativo che è stato adottato da parte dell’auditor relativamente alla corretta applicazione delle conoscenze e abilità necessarie alla corretta conduzione dell’audit.
•Presentare l’atteggiamento identificato per un confronto con i partecipanti
Modalità di sviluppo
Identificare un aspetto negativo relativo alla corretta applicazione delle conoscenze dell’auditor
Obiettivo
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Indice
Il processo1
2
3
Le competenze
4
Il comportamento personale
Come valutare / autovalutarsi
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ISTRUZIONE
ESP
ERIE
NZA
DI L
AV
OR
O
ESPERIENZA DIAUDIT
FOR
MA
ZIO
NE
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DD
ESTR
AM
ENTO
COMPORTAMENTOPERSONALE
Comportamento personale
La «competenza» è la capacità di applicare conoscenze e abilità
per ottenere i risultati desiderati.
Tale capacità implica
l’adozione di un
adeguato
«comportamento
personale» durante il
processo di audit
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Comportamento personale – cosa è
Gli auditor devono possedere le qualità necessarie che consentono
loro di agire in conformità ai principi dell’audit:
integrità,
imparzialità,
professionalità,
riservatezza,
indipendenza,
approccio basato sulle evidenze.
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Rispettoso dei principi etici: veritiero, sincero, onesto e riservato
Di mentalità aperta, in grado di prendere in considerazione anche idee o punti divista alternativi
Diplomatico cioè avere tatto nei rapporti con altre persone
Dotato di spirito di osservazione, consapevole delle attività e dell’ambientecircostante
Perspicace, cioè istintivamente percettivo di situazioni e capace di comprenderle
Versatile, cioè pronto ad adeguarsi a situazioni differenti
Tenace nel raggiungere gli obiettivi dell’audit
Comportamento personale – alcuni esempi
Alcuni esempi di qualità che devono caratterizzare il
comportamento di un auditor
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Risoluto (capace di pervenire a conclusioni tempestive basate su analisi eragionamenti logici)
Sicuro di sé (capace di comportarsi in maniera autonoma e contemporaneamentedi interagire in modo efficace con gli altri.)
In grado di agire con fermezza, in modo responsabile e etico, anche se ciò può dalluogo a disaccordi o scontri
Aperto al miglioramento, desideroso di apprendere e impegnato a ottenererisultati sempre migliori
Sensibile alle diversità culturali (rispettoso della cultura dell’organizzazione)
Collaborativo, capace di interagire efficacemente con gli altri (personaledell’organizzazione e altri membri del gruppo di audit)
Comportamento personale – alcuni esempi
Alcuni esempi di qualità che devono caratterizzare il
comportamento di un auditor
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Comportamento personale – cosa non fare
• Rispondere al telefono durante gli audit
• Richiedere documenti dell’organizzazione (es. moduli, procedure, ecc.)
• Chiedere giudizi personali relativi a dei colleghi (es. lei cosa ne pensa
della nuova Direzione?)
• Chiedere giudizi personali sul funzionamento di altri processi aziendali
(es. lei cosa ne pensa di come funziona il processo di inserimento dei
nuovi assunti?)
• …
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Competenze degli auditor - workshop
Per coloro che hanno ricevuto in passato un audit
•Pensare a un atteggiamento negativo che è stato adottato da parte dell’auditor relativamente alla modalità di comportamento che avrebbe dovuto adottare per una corretta conduzione dell’audit.
•Presentare l’atteggiamento identificato per un confronto con i partecipanti
Modalità di sviluppo
Identificare un aspetto negativo relativo al comportamento dell’auditor
Obiettivo
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Indice
Il processo1
2
3
Le competenze
4
Il comportamento personale
Come valutare / autovalutarsi
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La valutazione degli auditor
La valutazione delle competenze degli auditor dovrebbe essere pianificata, attuata
e documentata in conformità al programma di audit.
Fasi principali del processo di valutazione:
Determinare la competenza del personale che esegue l’audit necessaria per
soddisfare le esigenze del programma di audit;
Definire i criteri di valutazione;
Selezionare l’appropriato metodo di valutazione;
Condurre le valutazione.
L’esito del processo di valutazione deve fornire una base per:
Selezionare i membri del gruppo di audit;
Determinare le eventuali necessità di miglioramento delle competenze;
La valutazione continua delle prestazioni degli auditor.
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La valutazione degli auditor – criteri di valutazione
Gli auditor dovrebbero essere valutati rispetto ai criteri descritti precedentemente,
e cioè rispetto a:
comportamento personale
conoscenze e abilità
I criteri di valutazione devono essere:
Qualitativi: cioè aver dimostrato durante la formazione o sul posto di lavoro, il
comportamento, le conoscenze o la messa in pratica delle abilità;
Quantitativi: numero di audit condotti, ore di formazione fatte, anni di
esperienza lavorativa
Esistono diversi metodi di valutazione di un auditor.
L’approccio corretto dovrebbe prevederne l’utilizzo in modo combinato tenendo
conto delle diverse situazioni.
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La valutazione degli auditor – metodi di valutazione
Metodo di
valutazioneObiettivi Esempi
Riesame delle
registrazioniVerificare il bagaglio professionale
Analisi delle registrazioni che attestano
istruzione, formazione e addestramento,
attività lavorativa, credenziali professionali,
esperienza di audit
Informazioni di
ritorno
Fornire informazioni su come vengono
percepite le prestazioni dell’auditor
Indagini, questionari, referenze personali,
testimonianze, reclami, valutazione delle
prestazioni, riesami da parte di pari.
Interviste
Valutare il comportamento personale e le
capacità di comunicare;
verificare / acquisire ulteriori informazioni
esaminare le conoscenze
Interviste personali
OsservazioneValutare il comportamento personale e la
capacità di applicare conoscenze e abilità
Simulazioni di ruolo, audit con un supervisore,
prestazioni sul lavoro
EsameValutare il comportamento personale, le
conoscenze, le abilità e la loro applicazioneEsami orali e scritti, esami psicometrici
Riesame
successivo
all’audit
Fornire informazioni sulle prestazioni
dell’auditor durante le attività di audit;
identificare punti di forza e di debolezza.
Riesame del rapporto di audit, interviste con il
gruppo di audit, informazioni di ritorno da
parte dell’organizzazione oggetto di audit
