Corso di Office 2010

Corso di

Il pacchetto per l’ufficio targato Microsoft è certamente la Suite di produttività più utilizzata al mondo. Sia in ambito lavorativo, da aziende e professionisti, che per fini personali dall’utenza domesti-ca. Con la nuova release 2010 Office cambia aspetto, assumendo nuove caratteristiche sia sotto il profilo dell’interfaccia che delle funzioni implementate. Un insieme di innovazioni che rendono il pacchetto per l’ufficio molto più intuitivo e immediato, grazie all’introduzione di elementi come il backstage o la possibilità di salvare direttamente in PDF i file realizzati, senza dover ricorrere all’installazione di componenti aggiuntivi. Proprio per mettere in evidenza tutte queste novità e capire come sfruttare al meglio le qualità di Office 2010, nasce questo libro. In particolare, per ciascun applicativo della Suite (Word 2010, Excel 2010, Outlook 2010, PowerPoint 2010 ed Access 2010) verranno analizzate interfaccia e funzionalità, al fine di scoprirne tutte quelle opzioni in grado di ottimizzare lo svolgimento delle attività di ogni giorno.Ovviamente, in pieno stile Office Magazine, il percorso che ci con-durrà all’interno di ogni programma della Suite 2010 sarà caratte-rizzato da tutorial passo passo e focus on, dedicati rispettivamente alle funzioni e caratteristiche più importanti di ciascun applicativo.In conclusione una sorta di vademecum che consenta di muovere i primi passi verso un mondo totalmente inesplorato, quale è quello di Office 2010. Nella speranza di aver fatto cosa utile, vi auguriamo una buona lettura.

La Redazione

Word 2010 p.5

L’interfacciadiWord2010 p.6

Dallastrutturadeitestiallericerche p.7

Lanuovaanteprimadedicataagliappunti p.7

Ilfotoritocconell’editorditesto p.8

Creareegestirescreenshotconunclic p.8

UnlargoparterredigraficiSmartArt p.9

InserireWordArtneidocumenti p.9

SalvaredirettamentesulWeb p.10

Traduzionivelociedautomatiche p.10

Excel 2010 p.11

L’interfacciadiExcel2010 p.12

Nuoviprogettiemodelliadhoc p.13

DalfogliodicalcoloalformatoPDF p.13

InuovistrumentiSparkline p.14

Applicareformattazionicondizionali p.15

Crearegraficiprofessionali p.15

Proteggereifoglidamodifiche p.16

Sistemidisicurezzaavanzati p.16

Soluzionidistampaottimizzata p.16

Outlook 2010 p.17

L’interfacciadiOutlook2010 p.18

Creareunnuovoaccountdiposta p.19

Funzionidiricercaperfezionata p.19

Salvareunaricerca p.19

Messaggieconversazioni p.20

Tradurrelemailconunclic p.20

Riordinarelacaselladiposta p.20

Ilsignoredeisocialnetwork p.21

Gestireicontattinellavisualizzazionemail p.21

UsarealmeglioleAzionirapide p.22

PowerPoint 2010 p.23

L’interfacciadiPowerPoint2010 p.24

Darevitaadunanuovapresentazione p.25

Personalizzareuntemapredefinito p.25

Aggiungeretransizioniallediapositive p.26

Vivacizzareleslideconleanimazioni p.26

Opzioniavanzateperglieffetti p.26

IlfotoritoccoconPowerPoint p.27

Gestireleimmaginisenzaproblemi p.27

Videoeditingdaprofessionisti p.28

Comprimerepresentazionicomplete p.28

Access 2010 p.29

L’interfacciadiAccess2010 p.30

Lanovitàdelle“parti” p.31

Condividererisorseneiprogetti p.31

Mascheredispostamento p.32

Nuovicontrolliperlemaschere p.32

Macrodatineldatabase p.33

Campiadhocperrisultaticalcolati p.33

Usareepersonalizzareitemi p.34

Lacaselladiricercasirinnova p.34

Generareespressioniconfacilità p.34

Sommario

5 I corsi di Office Magazine

L’interfaccia di Word 2010 p.6Dalla struttura dei testi alle ricerche p.7La nuova anteprima dedicata agli appunti p.7Il fotoritocco nell’editor di testo p.8Creare e gestire screenshot con un clic p.8Un largo parterre di grafici SmartArt p.9Inserire WordArt nei documenti p.9Salvare direttamente sul Web p.10Traduzioni veloci ed automatiche p.10

CORSO DI WORD 2010


Microsoft Word 2010

Pagina 88

L’interfaccia di Word 2010L’editor di testo del pacchetto Microsoft, ideale per creare lettere, opuscoli e brochure. Ecco come cambiano layout, strumenti e quali sono le nuove funzionalità introdotte

L’assetto grafico e l’interfaccia a schede ribbon della nuova versione di Word 2010, non differiscono particolarmente rispetto alla release 2007. Ad ogni modo, così come nel resto di Office 2010, non mancano alcune modifiche nella disposizione delle icone e l’inserimento della nuova scheda File. Questa consente di accedere all’area di Backstage, in cui troviamo funzioni come il salvataggio dei file sul Web e in formato PDF

Con la versione 2010 della suite Office, il pacchetto per l’uffi-cio Microsoft si rin-

nova e arricchisce di interessanti funzionalità. Strumenti moderni e pratici che semplificano e comple-tano le attività d’ufficio, insieme ad una migliore cura nelle prestazioni. La quattordicesima release, infatti, risulta più performante e leggera, con specifiche hardware che con-sentono alla Suite di girare tranquil-lamente anche su PC non di ultima generazione. Ad ogni modo, come ogni nuovo applicativo che per le prime volte giunge sui nostri com-

puter, è necessario prendere fami-liarità con quegli strumenti che poi diverranno un prezioso aiuto nelle attività lavorative di ogni giorno. Questa guida nasce proprio a tal fine. E cioè dar vita a un corso di Of-fice 2010 che sia semplice ed al tem-po stesso dia tutte quelle nozioni e suggerimenti su Word, Excel, Out-look, PowerPoint e Access. Il tutto in pieno stile Office Magazine, quindi con esempi, tutorial passo passo e focus on sulle caratteristiche più importanti. In particolare, in que-sto primo capitolo, ci occuperemo dell’editor di testo della Suite per l’ufficio Microsoft. Mentre vi riman-

diamo alle prossime pagine, per approfondire le novità inserite negli altri applicativi di Office 2010.

Simile ma differenteAl primo avvio di Word 2010 notia-mo subito una nuova splash screen animata. Questo fa capire quanto Microsoft abbia voluto mettere cura anche nei particolari. In pochi istanti (il caricamento dell’editor di testo è davvero veloce) l’interfac-cia appare sullo schermo del PC. Il layout, ad un primo sguardo, non sembra avere subito grosse varia-zioni. Eppure basta affinare la vista per rendersi conto di interessanti

innovazioni. Innanzitutto la bar-ra multifunzione è strutturata in modo più chiaro rispetto alle ver-sioni precedenti. Ed è caratterizzata dalla presenza della nuova scheda File. Questa consente di accedere al backstage, ovvero un’area com-pletamente innovativa, che va a sostituire il vecchio pulsante di Of-fice. Potremmo definirlo come una finestra a tutto schermo, il cui con-tenuto varia in ciascuna applica-zione. In particolare, in Word 2010, troviamo in primis una sezione dedicata al salvataggio, l’apertura e chiusura dei file. Successivamente sono presenti una serie di voci, che consentono di accedere a differenti menu. In Informazioni, ad esem-pio, sono implementate le funzioni di: conversione per le modalità di compatibilità, di protezione e ve-rifica del documento e di gestione delle versioni del file in lavorazione. Si spiegano da se, invece, le sezio-ni Recente, Stampa, Salva e invia e Guida. Qualche parola va spesa infine per le voci Componenti ag-giuntivi e Opzioni. Nella prima, sono presenti i plug-in riconosciuti dal sistema e per i quali l’editor pre-vede menu dedicati. Diversamente, per la voce Opzioni, qui ritrovia-mo quella finestra delle Opzioni di Word che già era presente nelle vec-chie release. Ovviamente con alcu-ni nuovi elementi, fra i quali spicca l’opzione Personalizzazione barra multifunzione. Questa consente di ridisegnare il layout di Word, ag-giungendo schede personalizzate, rinominando quelle presenti e ag-giungendo sezioni o strumenti.


Microsoft Word 2010

Perchè passare a Word 2010?Oltre a piccoli cambiamenti nella grafica di ribbon, menu ed all’in-serimento del backstage, Microsoft Word 2010 si arricchisce anche di nuovi strumenti grafici. Con le nuove funzioni di fotoritocco, si potranno correggere le immagini inserite nei documenti direttamen-te dall’editor di testo. Senza dover passare da altri programmi. E ad-dirittura scontornare singoli ogget-ti nelle foto (ideale per l’aggiunta di loghi aziendali nei progetti). In più, molte nuove funzioni sempli-ficano, per esempio, la ricerca nei testi o la strutturazione di lunghi documenti. Ne sono un esempio le

Dalla struttura dei testi alle ricerchePer chi fa un uso massivo di Word, avere

la possibilità di muoversi agevolmente all’interno di un documento corposo è fon-damentale. La versione 2010 dell’editor di testo Microsoft ha decisamente migliorato le sue funzionalità in questo senso, prevedendo la possibilità di dividere i documenti in capi-toli e sezioni con maggiore facilità. La ricer-ca dei dati, così come era intesa fino a Word 2007, lascia il posto a un nuovo Riquadro di spostamento, una sorta di finestra fluttuante al nostro servizio. Basterà specificare un ter-mine da ricercare per vederne visualizzati, in modo ordinato, tutti i risultati. In più, con la nuova visualizzazione, saremo in grado di spostare o eliminare interi paragrafi con un clic. Insomma, con Word 2010 perdere l’orientamento all’interno di un documento diviene impossibile.

1Impiegando gli stili basta un clic per format-tare i titoli dei capitoli. In questo modo Word

considererà il testo seguente come paragrafo a sé. Apriamo un documento, digitiamone il ti-tolo e andiamo in Home. Per definire un nuovo paragrafo clicchiamo sul titolo, portiamoci nella sezione Stili e selezioniamo Titolo1.

Testi e titoli

4 Apparirà così a sinistra il riquadro Spostamen-to. Qui basterà cliccare sulle voci presenti

per esplodere la struttura del documento (con le varie sottocategorie). Se vogliamo spostare un paragrafo, basterà selezionarlo e trascinarlo nel punto desiderato. Mentre per cancellarlo, clic col tasto destro e scegliamo Elimina.

Una struttura ordinata

3 Selezionando dall’elenco uno degli stili pre-senti, vedremo un’anteprima istantanea dello

stile applicato al documento. Per renderlo attivo facciamo clic sulla voce scelta. A questo punto, per avere una panoramica sulla struttura del pro-getto, andiamo nella scheda Visualizza e spuntia-mo Riquadro di spostamento (sezione Mostra).

Ecco il riquadro

2 Se desideriamo migliorare ulteriormente la struttura del file, inserendo un ulteriore pa-

ragrafo di testo, selezioniamo sul documento quello che vogliamo sarà il titolo secondario e clicchiamo su Titolo2 (sempre in Stili). Per cam-biare lo stile o personalizzarlo, clicchiamo sul pulsante Cambia stili e selezioniamo Set di stili.

Stili su misura

5 Per eseguire una ricerca mirata nel docu-mento, inseriamo il termine nel campo Cerca

nel documento (riquadro Spostamento). Word ese-guirà una ricerca istantanea, già nel momento in cui la parola viene digitata. Per visualizzare un elenco ordinato dei risultati clicchiamo l’icona Visualizza i risultati della ricerca corrente.

Ricerche mirate

La nuova anteprima dedicata gli appuntiGià a partire da Word 2003, quando si incolla un testo all’interno di un documento, gli “Smart Tag” permettono di scegliere tra diverse opzioni di formattazione. In Word 2010 è disponibile anche una funzione di anteprima. Usarla

è molto semplice. Dovremo innanzitutto aprire un nuovo documento e selezionare un passaggio di testo. Per copiarlo negli appunti, clicchiamo con il tasto destro del mouse e premiamo Copia (o la scorciatoia CTRL + C). Incolliamo poi il testo nella posizione desiderata, facendo clic con il tasto destro del mouse. Nel menu contestuale, che solitamente siamo abituati a visualizzare, ritro-veremo una nuova sezione denominata Opzioni Incolla. Al suo interno sono presenti tre icone, corrispondenti alle alternative: Mantieni for-mattazione originale, Unisci formattazione, Mantieni solo il testo. Queste opzioni consentono di incollare il testo conservando la format-tazione originale, adeguare la formattazione del testo copiato a quella del testo circostante al punto di inserimento o incollare solo il testo copiato, senza immagini e formattazioni. Basterà passare semplice-mente il cursore sulle rispettive icone, per visualizzare un’anteprima istantanea e verificare come varierà il testo inserito.

innovazioni introdotte nel sistema di Taglia/Incollamento e la ricerca tramite il riquadro spostamento. E insieme a queste troviamo anche un’ottima funzione di traduzione e la possibilità di creare e conservare screenshot. Insomma tutte attività che fanno capire quanto realmente convenga passare, senza remore, al nuovo applicativo targato BigM. A questo punto viene sicuramente da porsi una domanda. Quanto costa il passaggio a Word 2010? Al di là dei costi delle differenti Suite (€139,00

per Office Home and Student 2010, €379,00 per Office Home and Busi-ness 2010 e €699,00 per Office Pro-fessional 2010), Word, Excel e Po-werPoint sono venduti da Microsoft singolarmente a 189,00 euro l’uno. E per quanto riguarda la compati-bilità dei documenti? I file Word creati con Office 2003 o le versioni precedenti, usano il formato DOC. È possibile aprirli e modificarli senza problemi anche con il nuovo Word 2010. Qualche problema sor-ge nell’operazione contraria. Word

2007 e 2010 salvano i documenti in formato DOCX. Le versioni pre-cedenti di Office possono leggerli ugualmente, ma a patto che impie-ghino programmi aggiuntivi ad hoc, come l’Office Compatibility Pack di Microsoft (disponibile sul CD-Rom allegato alla sezione Office Suite).

Nuove funzionalitàPensare a Word e alle attività che possono migliorare l’editing testua-le, significa certamente considerare tutte quelle opzioni che possono

velocizzare e rendere più agevole il lavoro di scrittura. È per questo che Microsoft ha deciso di miglio-rare una delle attività di gran lunga più utilizzate dall’utenza. E cioè il Taglia/Incolla. Se con le release di Word fino alla 2007 v’era la possibi-lità di sbagliare nel tipo di formato ottenuto durante le operazioni di incollamento, con la versione 2010 si ha a disposizione un menu de-dicato. Questo contiene apposite Smart Tag contestuali, il cui obiet-tivo è quello di visualizzare in ante-prima come varierà l’inserimento del testo, a seconda che si manten-gano o meno alcune impostazioni. Insomma, una vera e propria man-na dal cielo che evita il ricorso alle infinite operazioni di annullamen-to, per verificare quale sia il modo migliore di incollare il testo. Insie-me a questa utile funzione, trovia-mo anche un’altra indispensabile innovazione. Stiamo parlando del nuovo riquadro di Spostamento. Questo consente di muoversi age-volmente all’interno dei documen-ti, specie se di grandi dimensioni. Per poterlo sfruttare al meglio, però, è necessario impiegarlo insieme agli stili. Infatti, una volta defini-ti accuratamente paragrafi, titoli principali e secondari, nel nuovo riquadro visualizzeremo una strut-

Microsoft Word 2010

Il fotoritocco nell’editor di testoGià in Word 2007 v’era la possibilità di modificare le foto e gli ele-

menti grafici, in modo più comodo e versatile rispetto al passato. La release 2010, però, va ben oltre; puntando anche sulla modifica di

dettagli importanti. Sono infatti implementate funzionalità di fotoritoc-co, editing grafico e scontorno delle immagini in automatico. Il tutto al fine di evitare, quanto più possibile, il ricorso a programmi esterni.

2Sempre dalla sezione Regola possiamo agi-re su altri parametri. Cliccando sulla voce

Colore, si aprirà un menu con differenti varianti dell’immagine e catalogate in base a Satura-zione, Tonalità e Ricolorazione. Particolari effetti artistici, invece, li potremo applicare da Effetti artistici, selezionando l’anteprima desiderata.

Colori ed effetti

1Per prima cosa inseriamo un’immagine nel documento da Inserisci/Illustrazioni/Immagi-

ne. Si aprirà così la nuova scheda Formato. Per le attività di ritocco grafico portiamoci nella sezione Regola e qui selezioniamo in primis Cor-rezioni. Avremo a disposizione diversi settaggi per nitidezza, sfocatura, luminosità e contrasto.

Prime regolazioni

3L’opzione forse più interessante riguarda lo scontorno automatico delle immagini. Que-

sta prende il nome di Rimuovi sfondo e cliccando su tale pulsante avremo una nuova scheda nella barra multifunzione. Qui dovremo scegliere le aree da mantenere e quali eliminare. In viola sarà infine evidenziata la porzione eliminata.

Lo scontorno

Creare e gestire screenshot con un clicSpesso, nella realizzazione dei progetti con l’editor di testo, si ha la necessità di catturare uno screenshot di una schermata. In passato, per creare queste “fotografie”, servivano programmi aggiuntivi. Con Word 2010, invece, l’ope-

razione è decisamente semplificata. Innanzitutto dovremo accedere alla scheda Inserisci. Qui, nella sezione Illustrazione, troveremo il nuovo pulsante Schermata. Cliccando su di esso si aprirà un piccolo menu. A questo punto dobbiamo fare una distinzione. Se sul desktop di Windows (“dietro” l’interfaccia di Word) sono già aperte fine-stre di programmi o di impostazioni, potremo selezionarle direttamente come screenshot nella panoramica delle anteprime visualizzate. Facen-do clic su una delle immagini, Word la inserirà subito nel documento. Se invece desideriamo scattare un’istantanea differente, dovremo clicca-re sulla voce Ritaglio schermata. In questo caso il documento viene nascosto e visualizzeremo l’interfaccia di Windows con tutte le finestre aperte. Dovremo ora tracciare, tenendo premuto il tasto sinistro del mou-se, l’area interessata (che verrà evidenziata dal programma). Rilasciando il tasto, Word la inserirà automaticamente nel documento.


Microsoft Word 2010

tura “ad albero” del documento. Ogni titolo principale fungerà da foglia madre, e via via le altre figlie si suddivideranno a seconda dell’im-portanza. Un modo per accedere direttamente, e con un semplice clic, ad ogni sezione del documento di testo. Ma le novità non finiscono qui. La potenzialità di una struttura di questo genere, consiste non solo nell’ordine e nell’immediata visua-lità della struttura. Bensì anche nel-la possibilità di spostare un paragra-

fo, semplicemente selezionandolo e trascinandolo sotto un’altra foglia madre. Con questo passaggio sarà Word ad occuparsi di spostare testo, tabelle, immagini e quant’altro. Tut-to in automatico.

Word: che grafica!Word 2010, come le versioni prece-denti, risulta essere un ottimo stru-mento per le operazioni di desktop publishing. Pensiamo a biglietti, volantini, brochure, ecc. Ma in que-

sta nuova release l’editor di testo ha un’ulteriore marcia in più, grazie ad una serie di funzionalità grafiche aggiuntive. Queste permettono agli utenti di ritoccare fotografie ed im-magini, senza dover impiegare altri software esterni. Basterà un doppio clic sulla foto per abilitare la scheda Formato, la quale prevederà opzio-ni per la regolazione di: luminosità, contrasto, luci, tonalità, saturazio-ni e molto altro. In più, grazie alla funzione Rimuovi sfondo, si potrà

scontornare un’immagine sempli-cemente con un clic. Queste attività, unite ai nuovi strumenti SmartArt e ai noti elementi WordArt, fanno di Word 2010 un applicativo completo a 360 gradi. Che va oltre il normale editing testuale.

Lo voglio in PDFParlare di grafica è si importante, ma non bisogna perdere di vista quelle necessità fondamentali che riguardano studi commerciali, pro-

Un largo parterre di grafici SmartArt

2Spostiamoci nel centro della finestra. Selezio-niamo i grafici presenti e visualizziamone l’an-

teprima nel riquadro a destra. Individuato quello desiderato, ad esempio Elenco immagini bolle, pre-miamo Ok per inserirlo nel documento. Ridimen-sioniamo lo SmartArt a piacimento e clicchiamo nei cerchietti per aggiungere un’immagine.

Nel documento

1In Word 2010 sono presenti numerosi Sma-rArt dedicati alla rappresentazione delle

serie di numeri e quant’altro. Per usare questa funzione, indichiamo sul documento il punto in cui inserire il grafico. Quindi andiamo in Inserisci/Illustrazioni/SmartArt. Nella finestra che appare, dal menu a sinistra, selezioniamo la voce Picture.

Una nuova sezione

3Aggiungiamo ora le didascalie nei campi Te-sto. A questo punto, se le forme presenti non

sono sufficienti ai nostri scopi, potremo aggiun-gerne altre cliccando su Aggiungi forma (posta all’estrema sinistra nella scheda Progettazione). Saremo poi in grado di spostare ogni elemento o cambiarne le colorazioni da Cambia colori.

Variare le forme

Inserire WordArt nei documenti

2Nel menu che si apre selezioniamo uno degli stili presenti. Apparirà così una fine-

stra, dalla quale definire tipo di carattere (font), dimensioni e altre impostazioni. Clic su Ok per confermare. Il testo verrà visualizzato sotto for-ma di WordArt e nella barra multifunzione appa-rirà la nuova scheda Formato (Strumenti WordArt).

Opzioni dedicate

1Creare documenti significa anche dare rile-vanza grafica ad alcuni elementi, come titoli e

sezioni. Per questo motivo nascono le WordArt e Word 2010 ne contiene di più rispetto alle versio-ni precedenti, includendole anche nel controllo ortografico. Per inserirle selezioniamo una por-zione di testo e andiamo in Inserisci/Testo/WordArt.

Via all’arte

3Così come per le precedenti versioni, anche in Word 2010 per modificare gli elementi

WordArt basterà accedere alle diverse sezio-ni della scheda Formato. In particolare potremo cambiare le impostazioni tridimensionali dalla sezione Effetti 3D. O modificarne testi ed ombreg-giature dalle aree Testo ed Effetti ombreggiatura.

Personalizzazioni


Microsoft Word 2010

fessionisti e più in generale i fruitori “pro” della Suite. Ed una delle ne-cessità più sentite da questi utenti è certamente il salvataggio dei file in PDF. Se con Word 2007 per eseguire questa attività si doveva ricorre ad applicazioni esterne, o all’installa-zione di un apposito componente aggiuntivo, in Word 2010 le cose sono notevolmente semplificate. E

basteranno pochi clic per ottene-re i nostri documenti in PDF. Per eseguire tale operazione, ci basterà accedere all’area di backstage clic-cando sulla scheda File. Qui trove-remo la sezione Salva ed invia, al cui interno è presente la voce Crea documento PDF/XPS. Cliccando su di essa, e poi su Crea PDF/XPS si otterrà il file desiderato. Il sistema

Spazio alla condivisioneAltro aspetto curato da BigM è la possibilità di condividere a 360 gradi i file. Questa esigenza viene colmata con due differenti elemen-ti. Il primo, riguarda l’integrazio-ne di strumenti ad hoc all’interno dell’editor di testo. E il secondo il lancio delle Web Apps. Andando in File/Salva e invia, Word 2010 pone a nostra disposizione le opzioni Salva sul Web, Salva in SharePoint e Pubblica come post di Blog. Un’interazione completa con tutti quegli strumenti che consentono di mettere in condivisione i testi. Parti-colare attenzione bisogna rivolgere però alla prima di queste tre voci, che permette di implementare sul proprio Skydrive i documenti. A quel punto il file sarà pienamente accessibile dal Web e modificabile anche all’interno del browser. Sen-za la necessità di avere installato il pacchetto Office sul PC. Un van-taggio da non sottovalutare. Stesso dicasi per la privacy. Pensiamo a chi è costretto a redigere un documen-to al volo per lavoro. Avere la possi-bilità di salvare tutto online, senza lasciare tracce sul computer usato, può essere di grande utilità.

Salvare direttamente sul WebUna delle novità più interessanti di Office 2010 è la possibilità di

interagire con le Office Web Apps. In sintonia con tale funzionali-tà, Word 2010 ci consente di salvare i documenti su Internet semplice-mente con un clic. Questi appariranno nello spazio online dedicato (il Windows Live SkyDrive) e in seguito si potranno visualizzare e modi-

ficare da qualsiasi PC. Anche con quei computer in cui non sia prein-stallato Word. C’è però una condizione da ricordare. Per usufruire di questa opzione è necessario avere un Windows Live ID. Se non siamo forniti di questo account, basterà registrarsi gratuitamente collegan-dosi all’indirizzo: http://skydrive.live.com e cliccando su Iscriviti.

2 Inseriamo Nome utente e Password e clicchia-mo Ok. Il sistema si collegherà al server e ap-

pariranno a destra le cartelle personali (di base Documenti) e quelle condivise (di default Pubblica). Facciamo doppio clic sulla cartella in cui salvare il documento (ad esempio Documenti), attendia-mone il caricamento, premiamo su Salva e Ok.

Quale cartella?

1Apriamo il documento che desideriamo sal-vare online. Andiamo nella scheda File, scor-

riamo le voci presenti e selezioniamo Salva e in-via. Dal menu che si apre scegliamo Salva sul Web e successivamente clicchiamo Accedi. Dopo qualche secondo apparirà una finestra in cui inserire le credenziali del nostro Windows Live ID.

Accedere allo Skydrive

3 Il documento è caricato. Per accedervi da un altro PC colleghiamoci all’indirizzo http://

skydrive.live.com, inseriamo i nostri dati ed ese-guiamo l’accesso. Clicchiamo sulla cartella Do-cumenti e selezioniamo il documento da aprire. Così lo visualizzeremo. Per modificarlo diretta-mente online, premiamo Modifica nel browser.

Ecco il file

prevede anche la possibilità di sal-vare un documento in formato PDF o XPS ed inviarlo via mail. In questo caso dovremo selezionare la voce Invia come posta elettronica e cliccare su Invia come PDF o Invia come XPS. Così facendo si aprirà in automatico Outlook e il file sarà in-serito come allegato in un messag-gio di posta elettronica.

Traduzioni veloci ed automaticheA chi usa Word per lavoro, ma anche a chi per studio ha la necessità di compiere numerose ricerche online, capita spesso di imbattersi in documenti in lingua straniera. Come risolvere il problema? Word

2010 implementa un buon sistema di traduzione che si appoggia su una piattaforma online. Bastano pochi clic per accedere al servizio Internet che, in pochi secondi, fornirà una traduzione automatica del testo. Apriamo il documento Word da tradurre e assicuriamoci di essere connessi al Web. Andiamo poi nella scheda Revisione e clicchiamo su Traduci (area Lingua). Qui abbiamo a disposizione tre attività: Traduci documento, Traduci testo se-lezionato e Mini-traduttore. Scegliamo, ad esempio, la prima alternativa. Comparirà così la nuova finestra Opzio-ni lingua traduzione. Dal menu Traduzione in selezioniamo la lingua in cui tradurre il documento. Per quanto concerne la lingua di partenza, il sistema dovrebbe riconoscerla in automatico. Se così non fosse, scegliamola dal menu Tra-duzione da. Clic su Ok e poi su Invia. Si aprirà una nuova pagina Web, in cui visualizzeremo l’intero testo tradotto (do-vremo attendere che la percentuale indicata in alto a sini-stra raggiunga il 100%). Infine, con le icone Visualizzazioni (in alto a destra), potremo scegliere se visualizzare i testi (originale e tradotto) affiancati o con altri layout.



L’interfaccia di Excel 2010 p.12Nuovi progetti e modelli ad hoc p.13Dal foglio di calcolo al formato PDF p.13I nuovi strumenti Sparkline p.14Applicare formattazioni condizionali p.15Creare grafici professionali p.15Proteggere i fogli da modifiche p.16Sistemi di sicurezza avanzati p.16Soluzioni di stampa ottimizzata p.16

CORSO DI EXCEL 2010


Microsoft Excel 2010

Pagina 88

L’interfaccia di Excel 2010Il foglio di calcolo della suite Office è il programma ideale per gestire tabelle, dati e grafici. Scopri cosa cambia nella versione 2010 e quali sono le nuove funzionalità implementate

L’interfaccia a schede ribbon e il layout grafico di Excel 2010, non hanno subito grandi variazioni. L’assetto generale rimane simile alla release precedente, ma in stile Office 2010. Le variazioni, invece, sono da ricercarsi fra le funzionalità, che vedono l’apporto di nuovi elementi. Come i grafici Sparklines, il Filtro dati, le ottimizzazioni per la gestione della formattazione condizionale e l’interazione sul Web

Dopo aver trattato Word e tutte le novi-tà legate all’editor di testo, continuiamo

il nostro corso di Office 2010 con il foglio di calcolo. Uno degli aspetti certamente più complicati da am-ministrare, riguarda il mondo dei dati e della contabilità. Proprio per questo all’interno della suite Office troviamo un applicativo come Ex-cel, capace di: ordinare, confrontare e mettere insieme varie tipologie di informazioni e crearne anche report grafici. E sebbene fino a qualche anno fa gestire fogli di calcolo risul-tava noioso e complicato, con Excel

2007 prima e la release 2010 poi, si è fatto un deciso passo in avanti. Il nuovo foglio di calcolo targato Mi-crosoft, infatti, semplifica ulterior-mente la vita agli utenti, consen-tendo di creare in modo ancora più veloce ed intuitivo tabelle professio-nali. Il tutto è coadiuvato da nuove funzioni, un’interfaccia migliorata e i numerosi extra che permettono di creare fogli di calcolo perfetti.

Dietro il fogliodi calcoloCosì come già avevamo visto per Word, anche per Excel 2010 l’avvio è caratterizzato da una

nuova splash screen animata. Al momento del caricamento, che dura davvero pochi istanti, viene anche visualizzato, nel caso sia-no presenti, l’elenco dei plug-in installati (e quindi caricati dal sistema). A questo punto appari-rà l’interfaccia. Sostanzialmente potremmo dire che non cambia molto e che il layout non ha su-bito stravolgimenti o particolari variazioni. Ovviamente lo stile è quello di Office 2010, tanto per colori, quanto per sfumature, icone ed immagini. Ma guardan-dolo così, di primo acchito, Excel sembra sempre il buon vecchio

foglio di calcolo. Eppure, dietro le apparenze, qualcosa si cela. Ad uno sguardo più attento, in-fatti, notiamo subito che in alto a sinistra il pulsante di Office è scomparso, per lasciare anche qui il posto alla nuova scheda File. Cliccando su di essa ac-cederemo ad una delle novità più importanti dell’intera Suite 2010, ovvero la sezione di Back-stage. Qui abbiamo un accesso più diretto a tutte quelle fun-zionalità di gestione e control-lo generale dei fogli di calcolo; che prima erano sparse fra vari menu e di più complicata acces-sibilità. Passando oltre, troviamo innovazioni legate ad aspetti più pratici. Come ad esempio i nuovi grafici Sparkline, che in Excel 2007 erano disponibili solo attraverso l’installazione di un add-in. O il Filtro dati, un nuo-vo strumento di ricerca dedica-to alle tabelle pivot. Insieme ad essi v’è anche l’am pliamento di alcune funzionalità già presenti nelle altre versioni del foglio di calcolo. Ad esempio la Format-tazione condizionale, di Excel 2010, è caratterizzata da un con-trollo migliore sulle icone e sugli stili. E permette di evidenziare rapidamente elementi specifici dei dati analizzati; fino a preve-dere anche la visualizzazione di barre dei dati per valori negativi. Utili per avere una rappresenta-zione ad hoc anche in situazioni particolari. Insomma, piccole innovazione che aumentano le potenzialità del foglio di cal-



colo. Potenzialità che possono fruire anche di una rinnovata potenza, per la creazione di file più grandi e complessi. Questo grazie alla nuova release a 64 bit di Excel 2010, che permette di analizzare set di dati articolati e con dimensioni superiori anche a quello che era il limite di 2 gi-gabyte (previsto dalle versioni precedenti). Funzionalità di cui potranno godere, in particolar modo, analisti e utenti avanzati.

Un filtro per ExcelFra i tanti strumenti che risultano quasi indispensabili all’interno del foglio di calcolo, troviamo le tabelle Pivot. E sebbene queste diano cer-

Nuovi progetti e modelli ad hocChi utilizza Excel, non è sempre un

esperto del foglio di calcolo. Al con-trario, il più delle volte, quello che si cerca non è detto sia la realizzazione di compli-cati applicativi. Ma il perseguimento di ri-sultati veloci e senza troppe formule. Excel 2010, ovviamente, offre tutti gli strumenti del caso per far fronte a complesse attività, dirette agli utenti più esperti. Al contempo, però, prevede moltissime possibilità che consentono di creare documenti perfet-ti e immediati da consultare. Ne sono un esempio i classici fogli di riepilogo (acqui-sti, vendite, spese, ecc.). Semplici tabelle che possano indicare, con un colpo d’oc-chio, come si avvicendino le varie attività, personali o aziendali che siano. Tutto ciò è fattibile sia manualmente che impiegando dei modelli ad hoc. Vediamo come.

1Avviamo per prima cosa Excel. Dovrebbe aprirsi in automatico un nuovo foglio. Se

così non fosse, andiamo nella scheda File e, dal menu a sinistra, selezioniamo Nuovo. Premiamo poi l’icona Cartella di lavoro vuota e clic su Crea (a destra). Facciamo clic in una cella qualsiasi e digitiamo l’intestazione per le colonne.

La fonte dei dati

4 Nel messaggio che appare, verrà indicato l’intervallo e potremo scegliere se formatta-

re la tabella con intestazioni per le colonne. In questo caso attiviamo il segno di spunta Tabella con intestazioni. Cliccando Ok Excel creerà in au-tomatico la tabella. Se desideriamo invece usa-re un modello già pronto, andiamo in File.

Con intestazioni

3 A questo punto potremo impiegare gli stru-menti di Excel 2010 per assegnare una for-

mattazione ad hoc alla nostra tabella. Selezio-niamo in primis tutte le celle e andiamo poi nella sezione Stili della scheda Home. Qui premiamo Formatta come tabella. Apparirà un elenco di stili differenti, da cui selezionare quello desiderato.

Formattazione

2 Ora dovremo inserire i dati veri e propri della tabella. Spostiamoci sotto le rispettive co-

lonne e compiliamo tanti campi quanto neces-sario. Nell’esempio viene realizzata una tabella, con entrate ed uscite relative a ciascun mese dell’anno. Potremo spostarci fra le celle, sia con il tasto TAB che con le frecce direzionali.

Via alla tabella

5 Cliccando su Nuovo, possiamo scegliere uno dei modelli presenti nella sezione Modelli di

Esempio; o scaricarne di nuovi da Office Online. In questo secondo caso basterà selezionare la tipologia interessata, ad esempio Fatture, clicca-re su un modello e premere Scarica. Ovviamente è necessario essere collegati al Web.

Ecco i modelli

Dal foglio di calcolo al formato PDFIn pieno trend con la nuova Suite 2010 di Office, anche questa versione di Excel consente di ottenere file PDF dei lavori creati. Il tutto semplicemente con il programma del pacchetto per l’ufficio, senza impiegare altri software

o installare componenti aggiuntivi. Poniamo di avere un foglio di calcolo, o un grafico realizzato ad hoc, e di volerlo in-viare a dei colleghi. L’impiego del PDF potrebbe essere essenziale, se chi è dall’altra parte non ha Excel. In tale formato, infatti, il foglio manterrà lo stesso aspetto di quando è stato creato, senza alcun problema su font, formattazione e quant’altro. In più non potrà essere modificato, a meno che non vengano utilizzati appositi editor PDF. Per convertire un progetto in Excel 2010, apria-mo il foglio di calcolo in oggetto e portiamoci nella scheda File. Scorriamo le voci di menu e selezioniamo Salva e Invia. Quindi clic su Crea documento PDF/XPS e poi su Crea PDF/XPS (a destra). Apparirà così una finestra per il salvataggio del file. Definiamone il nome e scegliamo (dalle voci in basso) se ottimizzare il file per la pubblicazione online o prevedere le impostazioni standard. Pre-mendo su Pubblica il nostro file in PDF è servito.

tamente un grande aiuto nell’anali-si di insiemi di dati complessi, il loro impiego è considerato complicato dalla maggior parte degli utenti. O comunque additate come strumen-to “avanzato” e difficile da gestire. E proprio per far fronte a queste pro-blematiche in Excel 2010 è stato inserito un particolare strumento, denominato Filtro dati. Questo consente di semplificare notevol-mente l’analisi delle infor mazioni nelle tabelle pivot. Se ad esem pio volessimo visualizzare in un clic tutte le merci fornite da un fornitore (all’interno del foglio rapporto ac-quisti), ci ba sterà andare nella sche-da Inserisci, scegliere Filtro dati e cliccare sulla voce desiderata.

I grafici vivononelle celleUna delle novità introdotte con Excel 2010, come detto, riguarda le Sparklines, che potremmo defini-re come dei mini-grafici da inserire in una cella. Attenzione però a non pensare a questi grafici come ad un semplice risparmio di spazio. Le Sparklines consentono di ottenere in pochi clic una chiara ed efficace rappresentazione di tabelle e dati complessi. Prendiamo ad esempio un foglio che prevede l’insieme dei dati, disposti riga per riga, delle va-rie filiali di un’azienda in franchi-sing. Se con Excel 2007 avessimo voluto rappresentarne gli anda-menti con dei grafici, sarebbe stato

problematico inserire un numero elevato di immagini. Per non par-lare del caos che si sarebbe gene-rato all’interno del file. Grazie alle Sparklines, invece, la rappresenta-zione di ogni filiale può essere de-sunta da un minigrafico disposto all’interno di una semplice cella. Grafico che può divenire anche parte integrante di una tabella ri-assuntiva, senza causare problemi.

Novità fra le funzioni Da quanto detto fin ora, si capisce come uno dei must di Excel 2010 sia semplificare la vita all’utente. Uscire insomma fuori da quello schema che associa il foglio di calcolo a qualcosa di complica-

to. E per migliorare ancora di più l’esperienza di programmazione, è stata inserita una nuova fun-zione pre definita: AGGREGA(). Questa potremmo dire essere strettamente collegata alla for-mattazione condizionale, dato che nasce per supera rne le limi-tazioni. In particolare AGGRE-GA() restituisce un’ag gregazione in un elenco e differisce dalla for-mattazione condizionale per la sopportazione degli errori.

Il PowerPivotCon Excel 2010 viene introdotto (quasi parallelamente) un nuovo componente aggiuntivo, denomi-nato PowerPivot. Cercando una



I nuovi strumenti SparklineUna delle innovazioni più interessanti,

introdotte con Excel 2010, riguarda l’ottimizzazione nell’analisi dei dati. Questa è migliorata mediante l’implementazione dei nuovi grafici Sparkline: piccole forme capaci di essere contenute in una singola cella. Il loro utilizzo è molto intuitivo, ma al tempo stesso consente un elevato grado di personalizzazione. Microsoft ha studiato le Sparklines per rappresentare informazioni di ogni genere, rendendo subito intuitiva la visione dei dati. I mini-grafici sono dispo-nibili in tre versioni: Linee, Istogramma e Positivi/Negativi. E possono essere utiliz-zati per mostrare le tendenze in una serie di valori, indicare cicli economici, eviden-ziare massimi e minimi, ecc. Ovviamente, per ogni tipologia di Sparkline, avremo a disposizione una serie di opzioni ad hoc.

1Per creare dei grafici Sparklines abbiamo innanzitutto bisogno della fonte da cui attin-

geremo i dati. Creiamo una piccola tabella e se-lezioniamo le informazioni che vogliamo siano oggetto del grafico. Portiamoci poi sulla barra multifunzione, andiamo nella scheda Inserisci e, nell’area Grafici Sparklines, clicchiamo su Linee.

Informazioni di base

4 Per caratterizzare i vertici della spezzata, possiamo inserire degli indicatori dalla se-

zione Mostra. Vi sono differenti alternative: tutti i punti, solo quelli di massimo e minimo, il primo e l’ultimo o quelli negativi. In particolare, dal menu Colore indicatore (area Stile), potremo assegnare anche colorazioni ad hoc per i punti.

Visualizzare i vertici

3 Cliccando su Ok Excel inserirà il grafico. Ora possiamo personalizzarlo con differenti la-

yout grafici ed opzioni. Selezioniamolo con un clic e portiamoci sulla nuova scheda Strumenti grafici Sparklines (che appare nella barra multifun-zione). Dalla sezione Stile, cliccando sulla frec-cetta a lato, potremo sceglierne la colorazione.

Modificare la grafica

2 Nel box che appare troviamo indicato, alla voce Intervallo dati, le celle selezionate; men-

tre nel campo Intervallo posizione, dovremo specifi-care dove andremo ad inserire il grafico. Qui po-tremo aggiungere manualmente la destinazione, o semplicemente cliccare su una cella e lasciare che Excel prenda in automatico le coordinate.

Questione d’intervallo

5 In ogni momento potremo cambiare tipo di Sparkline, selezionandone la forma dal

menu Tipo. In automatico Excel apporterà le mo-difiche. Stesso dicasi per l’origine dei dati. Essa si potrà variare cliccando su Modifica dati e sele-zionando l’opzione desiderata. Infine, dal menu Asse (a destra), potremo agire sul sistema di assi.

Personalizzazioni


definizione, potremmo definirlo come uno strumento volto all’ana-lisi dei dati e capace di offrire po-tenzialità di calcolo maggiori in Excel. Grazie a PowerPivot, infat-ti, saremo in grado di analizzare enormi quantità di informazioni e condividerne facilmente i risultati con altri utenti. Ovviamente questo strumento è pensato per un’utenza più avanzata. Gli analisti potranno elaborare milioni di righe sempre con prestazioni elevate, simili a

quelle ottenute per l’elaborazione di righe nell’ordine della migliaia. Questo grazie anche al motore di business intelligence in memo-ria, capace di sfruttare al meglio le performance dei processori di ultima generazione e di numerosi gigabyte di memoria. Insieme a tali attività, PowerPivot consente di integrare dati provenienti da più origini. Non solo quindi fogli di calcolo, ma anche DB azienda-li, file di testo, feed di dati Internet

e rapporti. Ma non è ancora tutto, perché la potenza, come si suole dire, è nulla senza controllo. Ecco perché il nuovo strumento Micro-soft implementa il linguaggio Data Analysis Expressions (DAX), che consente di andare oltre i limiti delle funzionalità standard delle espressioni di Excel. Questo si tra-duce nella possibilità di eseguire operazioni avanzate sui dati. Infi-ne, è bene considerare un ulterio-re aspetto, ovvero l’ottimizzazione

operativa per chi utilizza strumenti di gestione basati su SharePoint. Ricordiamo che PowerPivot non viene fornito con Excel 2010. Per poterlo provare è necessario ese-guirne il download dal sito ufficia-le, raggiungibile all’indirizzo: www.powerpivot.com.

Interazione sul WebAnche in Excel 2010 troviamo quelle attività di interazione sul Web, previste dagli applicativi della

Applicare formattazioni condizionali

2Apparirà un menu indicante le differenti at-tività a disposizione. Scegliamo, ad esem-

pio, di inserire delle raffigurazioni in trasparen-za. Selezioniamo dunque la voce Barre dei dati e, dal menu contestuale, alla sezione Riempimento sfumato, clicchiamo su uno dei modelli. Istanta-neamente la formattazione sarà applicata.

Quale formato?

1Poniamo di avere un foglio di calcolo, ai cui dati sia necessario applicare una

formattazione condizionale. Selezioniamo la colonna di dati per cui desideriamo attivare l’opzione e andiamo nella barra multifunzio-ne, sezione Stili della scheda Home. Qui clic-chiamo sulla voce Formattazione condizionale.

Fasi preliminari

3Ovviamente è possibile impiegare diverse opzioni di formattazione condizionale. Excel,

per semplificare la scelta, prevede anche un’an-teprima di ogni formato. Basterà muoversi fra i menu disponibili e posizionare, di volta in volta, il cursore su una delle varie miniature. Nell’imma-gine sono rappresentati alcuni esempi.

Una comoda anteprima

Creare grafici professionali

2Una volta selezionato il tipo di rappresen-tazione, Excel genererà automaticamente

il grafico. Se clicchiamo su di esso e ci portia-mo nella scheda Progettazione, visualizzeremo il set di strumenti dedicati alla personalizzazione del grafico stesso. Ad esempio, da Stili grafici, potremo modificarne la struttura.

Stili e strutture

1Oltre ai nuovi Sparklines, Excel 2010 mantie-ne ovviamente le normali funzionalità grafi-

che. Per creare un grafico con il foglio di calcolo apriamo un file e selezioniamo i dati da rappre-sentare (tasto sinistro del mouse). Andiamo poi nella scheda Inserisci e, nella sezione Grafici, sce-gliamo una delle tipologie presenti.

Grafici a 360 gradi

3 Il passo successivo è creare un layout ad hoc. Selezioniamo la scheda Layout (area

Strumenti grafico). Qui potremo definire: titolo di grafico ed assi, etichette e griglie. Ma non solo. Sarà possibile personalizzare anche lo sfondo (sezione omonima), agendo sulle impostazioni Area del tracciato, Parete grafico e Base grafico.

Anche il Layout



nuova suite Office 2010. In partico-lare, una volta creato un foglio di calcolo, questo si potrà pubblicare online e sarà consultabile da qua-lunque PC. Il tutto grazie all’im-plementazione delle Web Apps, che prevedono anche strumenti di modifica oltre che di semplice visualizzazione. Salvare un foglio di calcolo online è molto sempli-ce. Basterà accedere al menu File, cliccare Salva e Invia e sceglie-re l’opzione Salva sul Web. Sulla

parte destra dell’interfaccia appa-rirà l’icona Accedi. Cliccandovi il sistema ci chiederà di inserire le nostre credenziali di accesso (Win-dows Live ID) allo spazio Skydrive. Inserendole nel box che appare e premendo Ok, verremo loggati sul Web e potremo scegliere, sempre all’interno dell’interfaccia di Ex-cel, in che cartella online salvare il foglio di calcolo. In pochi istanti l’upload sarà completato e il file ac-cessibile direttamente da Internet.

Sistemi di sicurezza avanzatiNel tutorial in questa pagina viene descritto come attivare dei sistemi di protezione per limitare l’accesso ad un foglio di calcolo con una pas-

sword. Oltre ad esse, sono presenti anche altre opzioni più avanzate e complete. Ne è un esempio la modalità Proteggi foglio corrente. Questa consente di as-segnare non solo una password di accesso. Ma anche di definire le varie attività eseguibili. Si potrà prevedere la possibilità di aprire il foglio, ma non di modificar-lo; consentire la formattazione di righe, colonne, celle o meno; attivare l’utilizzo di filtri e scenari e altro ancora. Insomma, un livello di protezione personalizzato, che può tornare utile quando uno stesso file deve essere spedito a più persone.


Proteggere i fogli da modifiche

2Cliccando Proteggi cartella di lavoro, apparirà un menu con diverse possibilità. Selezionan-

do Salva come finale, ad esempio, Excel comuni-cherà a chiunque apra il foglio che il contenuto è bloccato e non modificabile. Tuttavia questo è solo un invito, dato che basterà cliccare su Modi-fica comunque, per agire ugualmente sul file.

Un avviso

1Tutelare i propri progetti è fondamentale. Ecco perché Excel 2010 offre una serie di

utili funzioni di protezione, volte ad impedire che un foglio di calcolo possa essere consultato (o modificato) da persone non autorizzate. Per ac-cedere a tali opzioni, apriamo un foglio di calco-lo da proteggere e andiamo in File/Informazioni.

Nel backstage

3Per mettere realmente sotto chiave un foglio Excel, è bene usare l’opzione Crittografa con

password. In questo modo solo chi conoscerà la password potrà aprire il file. Cliccando sulla voce si aprirà un form, in cui definire la pas-sword. Basterà seguire poi la semplice proce-dura guidata con Ok, per terminare in pochi clic.

Sotto chiave

Soluzioni di stampa ottimizzata

2Nella colonna centrale troveremo tutte quel-le impostazioni che possono tornare utili alla

stampa. Mentre in basso avremo due frecce, per scorrere le pagine in cui la normale stampa pre-vedrebbe la suddivisione del foglio. Se però de-sideriamo che questo sia stampato in un’unica pagina, facciamo clic su Nessuna Scala.

Tutto in una pagina

1Uno dei problemi più sentiti con Excel, riguar-da la stampa dei fogli di calcolo. Molti, però,

non conoscono una caratteristica molto utile del programma: la finestra di dialogo ottimizzata per stampare i file. Andiamo nel backstage premen-do File e qui clicchiamo su Stampa. Nella nuova finestra vedremo a destra un’anteprima.

L’anteprima

3Dal menu che appare potremo scegliere l’opzione che più si confà al nostro caso. In

generale, selezionando la voce Adatta foglio su una pagina, si dovrebbero risolvere i normali problemi di stampa. In più, cliccando su Stampa fogli attivi, potremo scegliere se stampare l’intera cartella di lavoro o soltanto il foglio attivo.

Quali fogli?


L’interfaccia di Outlook 2010 p.18Creare un nuovo account di posta p.19Funzioni di ricerca perfezionata p.19Salvare una ricerca p.19Messaggi e conversazioni p.20Tradurre le mail con un clic p.20Riordinare la casella di posta p.20Il signore dei social network p.21Gestire i contatti nella visualizzazione mail p.21Usare al meglio le Azioni rapide p.22

CORSO DI OUTLOOK 2010


Microsoft Outlook 2010

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L’interfaccia di Outlook 2010Il client di posta si rinnova, implementando la barra a schede ribbon e nuove funzioni. Fra di esse: un’attività di ricerca migliorata, il supporto ai social network e l’accesso veloce ad attività personalizzate

Outlook nella release 2010 cambia aspetto. L’interfaccia adotta ora la barra multifunzione a schede ribbon, che rende l’utilizzo del client più veloce ed intuitivo. Troviamo un’apposita scheda riservata alle operazioni di Invia/Ricevi; un nuovo riquadro dedicato alle informazioni dei contatti; e, nella scheda Home, il gruppo Azioni rapide: ovvero una finestra in cui inserire attività da raggiungere con un solo clic del mouse

Il client di posta del nuovo pacchetto per l’ufficio di casa Microsoft è forse

l’applicativo che più si rinnova nella release 2010. E sebbene in passato erano Word ed Excel i programmi più utilizzati della Suite, il trend che vede Outlook in ascesa come client più amato fra gli utenti, ha fatto si che Mi-crosoft prevedesse un completo restyling. Inviare e ricevere e-

mail, pianificare appuntamenti e mansioni, gestire contatti: gra-zie alle sue molteplici funzioni, infatti, Outlook è divenuto or-mai molto più che un semplice programma per la posta elettro-nica. Potremmo quasi dire che nel tempo si è trasformato in una centrale di comunicazione, da cui poter eseguire gran parte delle proprie attività. Ma andia-mo per gradi ed analizziamo in primis l’aspetto grafico di Out-

look 2010. Già nella versione di Office 2007, BigM aveva do-tato quasi tutti i programmi di una nuova barra multifunzio-ne (Ribbon); escludendo però Outlook da questo parterre. Con la nuova versione, invece, anche il client gode della pra-tica barra dei comandi; che ne consente un utilizzo più veloce ed intuitivo. Guardandone da vicino l’interfaccia (vedi imma-gine accanto) notiamo subito

la presenza delle schede: File, Home, Invia/Ricevi, Cartella, Visualizza e Componenti ag-giuntivi. Come per gli altri ap-plicativi File dà l’accesso diretto al backstage, sezione dedicata alle funzionalità generali dei programmi della Suite. Qui tro-viamo le impostazioni di salva-taggio, di stampa, di creazione e manutenzione degli account e le opzioni generali per l’utilizzo di Outlook. Nelle altre schede l’accesso alle varie funziona-lità risulta molto intuitivo e in un certo qual modo familiare. Non si impiegherà certo molto tempo a prendere una buona dimestichezza con il client in versione 2010.

Una veste “social”Nonostante la grafica rinnovata sia la prima caratteristica che spicca ad uno sguardo iniziale; son molte altre le qualità che contraddistinguono Outlook 2010. Una su tutte è la nuova possibilità di visualizzare e ge-stire i contatti dei social network, direttamente dal client di posta. Grazie al com ponente Outlo-ok Social Connector, infatti, il programma della Suite consente di visualizzare tutti gli aggiorna-menti di stato e le azioni esegui-te dai propri amici e colleghi su Facebook. Le informazioni sono visibili all’interno di una nuova finestra, disposta in basso a de-stra, che va a catalogare tutte le informazioni. In questo modo il client di posta diviene ancora



di più un centro nevralgico dal quale è possibile gestire gran parte delle proprie attività. Ma Outlook So cial Connector non è predisposto solamente all’inte-grazione di Facebook. Sono pre-visti anche altri connettori socia-li, come: LinkedIn, MySpace e Windows Live Messenger. Per ognuno sarà necessario instal-lare degli appositi plug-in, che consentiranno di implementare le diverse reti sociali.

Ordine e informazioniDa quanto detto è facile com-prende quanto, con il nuovo client, le informazioni inserite nel programma di posta siano davvero molte. Non più sola-mente quelle dei contatti, ma anche dei vari social network. A tal proposito è lecito domandar-si se tutto ciò non possa portare in confusione. In realtà BigM ha pensato anche a questo proble-

Salvare una ricercaUn’alternativa utile, per individuare velocemente i messaggi, è data dal-le cartelle di ricerca (previste già da Outlook 2003). Basterà salvare in

cartelle i termini che cerchiamo con particolare frequenza. Ad esempio potremo farlo con tutte le mail di un mittente o con tutti i messaggi con allegati di grandi dimensioni. Per creare una cartella di ricerca andiamo in Cartella/Nuova cartel-la di ricerca. Nella finestra successiva stabiliamone i criteri. Se desideriamo vi-sualizzare solo messaggi con allegati di dimensioni elevate, andiamo alla sezione Organizzazione dei messaggi, selezioniamo Messaggi di grandi dimensioni e indichiamo le dimensioni massime in kilobyte. Clic su Ok per confermare.

Creare un nuovo account di posta

2 A questo punto Outlook ci chiede di inse-rire i dati del nostro account di posta. Nel

campo Nome inseriamo Nome e Cognome; in Indirizzo di posta elettronica digitiamo l’account da inserire; in Password inseriamo la chiave di accesso e poi confermiamola in Conferma pas-sword. Clic su Avanti per continuare.

Inserire i dati

1 Creare un nuovo account di posta con Outlook 2010 è molto semplice. Per pri-

ma cosa assicuriamoci di essere collegati ad Internet e poi avviamo il client. Andiamo nel-la scheda File, selezioniamo la sezione Informa-zioni e clicchiamo sulla voce Aggiungi account. Si aprirà così la finestra Aggiunta nuovo account.

Nel backstage

3 Il client scaricherà ora i dettagli tecnici dal nostro servizio di posta elettronica (l’attivi-

tà richiederà qualche minuto). Al termine visua-lizzeremo un avviso che ci notifica il buon fine dell’operazione. Clic su Fine per terminare. Così facendo l’account sarà attivo e cominceremo a ricevere in automatico la posta in arrivo.

Ecco la posta

Funzioni di ricerca perfezionata

2 Per filtrare i risultati in modo da visualiz-zare solo i messaggi inviati da un contat-

to specifico, ci basterà premere Da. Nel form di ricerca apparirà così la stringa di coman-do e, al posto di Nome mittente, dovremo scri-ve il nome del contatto. Stesso dicasi se vo-gliamo filtrare le mail in base all’oggetto.

La stringa di comando

1 Grazie alla ricerca ottimizzata, cercare un messaggio diventa molto semplice. Se i no-

stri criteri sono troppo generici, clicchiamo nel campo di ricerca di Outlook. Apparirà così la nuova scheda Strumenti di ricerca. Qui troviamo numerose voci. In funzione di quella scelta, ap-parirà una stringa di comando nel form di ricerca.

Una finestra dedicata

3 Otulook 2010 consente di sfruttare più fatto-ri con le ricerche combinate. Cliccando sul-

le varie icone della scheda Strumenti di ricerca, nel form apparirà in automatico la formula aggior-nata a seconda dei filtri adottati. Ovviamente di volta in volta dovremo sostituire, dove previsto, il nome generico con quello di riferimento.

Ricerche combinate

ma ed è per tale motivo che ha predisposto una nuova finestra: il Riquadro utente. Qui trovia-mo diverse schede, al cui interno sono catalogate tutte le infor-mazioni e le azioni intrattenute con ogni contatto. Per ciascuno di essi ritroveremo suddivisi: aggiornamenti di stato, comuni-cazioni via mail, appuntamenti e quant’altro. Per quanto concer-ne invece le normali informazio-ni di un contatto, queste saranno

accessibili con un semplice dop-pio clic sulla mail del mittente. In questo modo visualizzeremo una piccola finestra con tutti i dati registrati (o da aggiornare). Sempre dalla stessa sezione sa-remo anche in grado di entrare in contatto diretto con amici e colleghi. Con un semplice clic potremo infatti inviare una mail, avviare una conversione con un programma di messaggistica o eseguire una chiamata.


Messaggi e conversazioni

2 In questo modo apparirà il nuovo menu Im-postazioni conversazioni, dal quale settare al-

cuni parametri di questa visualizzazione. Le mail legate da argomenti comuni verranno ora visualizzate in forma riassuntiva, indicate da un cursore alla sinistra dell’oggetto. Cliccando su di esso si espanderà la relativa sezione.

Ecco i gruppi

1 Per visualizzare i messaggi in base alla con-versazione, andiamo nella barra a sinistra e

clicchiamo Posta in arrivo. Portiamoci poi sulla barra multifunzione e selezioniamo la scheda Vi-sualizza. Qui, nella sezione Conversazioni, spuntia-mo Mostra come conversazioni e, nella finestra suc-cessiva, premiamo In tutte le cartelle.

Un nuovo ordine

Tradurre le mail con un clic

2 Se Outlook non riconosce in automatico la lingua di traduzione, dovremo settare nel

riquadro Traduzione la lingua di partenza (Da) e quella di arrivo (A). Per tradurre l’intera mail clic-chiamo la freccetta verde sotto la scritta Traduci intero documento e clic su Invia. Si aprirà così una finestra del browser con la traduzione.

L’intero documento

1 Apriamo la mail da tradurre con un doppio clic. Portiamoci sulla barra multifunzione e,

nella categoria Modifica, clicchiamo Traduci. Nel menu a tendina scegliamo Traduci testo selezio-nato. Si aprirà così a destra la finestra Ricerche. Torniamo ora nella parte centrale e selezionia-mo la porzione di messaggio da tradurre.

Una sola frase


Riordinare la casella di postaSpesso si eseguono discussioni in cui si tende a reinviare ogni volta an-che il messaggio originale. Sebbene questo porti ad avere una storia del-

le mail, alla fine il messaggio iniziale sarà presente più volte nella casella. Se si desidera, Outlook può fare pulizia per noi rimuovendo i contenuti doppi. Andiamo in Home/Elimina/Pulisci/Pulisci cartella. Confermiamo con un clic su Pulisci cartella. Così i messaggi doppi saranno spostati in Posta eliminata. Per cancel-larli definitivamente clicchiamo su quest’ultima col tasto destro e selezioniamo Vuota cartella. Attenzione: prima di eliminare tutto, è bene controllare un’ultima volta i messaggi; così da evitare di cancellare mail selezionate per errore.

In genere le mail in arrivo sono ordina-te per data. Quindi, per avere tutta la

corrispondenza su un certo argomento, dovremo scandagliare l’intero parterre di mail ricevute. Per fortuna, già nelle versioni precedenti del client era possibile cercare le mail in base alle conversazioni. Ma Outlook 2010 va ben oltre, consentendo di raggrup-pare i messaggi relativi a una conversa-zione. C’è però da ricordare che, sebbene questa visualizzazione sia pratica, presenta qualche svantaggio. La selezione in conver-sazioni si basa sull’oggetto delle mail. Quin-di i messaggi con stesso oggetto (ad esem-pio “Riunione”) possono essere visualizzati come appartenenti alla medesima conver-sazione. Per evitare questo inconveniente è bene specificare ogni volta l’oggetto nel modo più chiaro e inequivocabile possibile.

Per chi ha contatti di lavoro esteri, avere la possibilità di tradurre le mail ricevu-

te è un vantaggio non indifferente. Outlook implementa questa opportunità, grazie ad un apposito strumento di traduzione. C’è da dire che i testi forniti non sono sempre impeccabili, ma rappresentano una tradu-zione sufficiente per comprendere il conte-nuto delle mail. Per questa attività Outlook ricorre a un servizio online, quindi durante il processo è necessario essere connessi ad Internet. Di seguito vedremo come tradur-re un’intera mail. Tuttavia è presente anche un traduttore veloce di singoli termini. Per utilizzarlo apriamo la mail interessata, clic-chiamo Traduci e selezioniamo, dal menu a tendina, la voce Mini-traduttore. Basterà ora posizionarsi su una parola per vederne istantaneamente la traduzione.


Filtri e ricercheIn linea con l’idea di migliorare la gestione delle informazioni, Outlook 2010 implementa anche nuove modalità di visualizza-zione della posta. Grazie infatti alla vista Conversazioni, sare-mo in grado di raggruppare per oggetto e in modo automatico le mail in arrivo, se guendo facil-mente l’evolversi delle conver-sazioni intrattenute. In questo modo si andranno a formare dei veri e propri “thread”, visualizza-bili in modalità espansa o com-pressa. E se proprio non possia-mo fare a meno di andare alla ricerca di una mail in partico-lare, il nuovo client prevede an-


Il signore dei social networkRimanere in contatto con i propri colle-

ghi ed amici è fondamentale. E nell’era del Web 2.0 la comunicazione tramite stru-menti quali i social network è divenuta un must. Se siamo membri di social network come Facebook o MySpace, Outlook 2010 ci consente di seguire direttamente i nostri contatti. Il tutto semplicemente dal client. In questo modo, accanto alle mail ricevute o gli appuntamenti, saremo in grado di ve-dere le notifiche sullo stato o le informazio-ni sui profili dei contatti stessi. C’è però una cosa da chiarire. Per usare questa funzio-nalità con un determinato social network, è necessario installare il relativo plug-in. Nell’esempio che segue vedremo come portare sul PC (e utilizzare) il componente aggiuntivo per Facebook. Ma nulla cambia, in linea di massima, per gli altri servizi.

1Primo passo consta nel portare sul PC Outlo-ok Social Connector per Facebook. Colleghiamo-

ci quindi all’indirizzo: www.edmaster.it/url/1186, scorriamo la pagina e, in basso, clicchiamo su Scarica in corrispondenza del file relativo alla nostra installazione di Outlook 2010 (per quella a 32 bit scegliamo OSCFB-x86-it-it.exe).

Il plug-in

4 Se tutto va a buon fine, visualizzeremo un segno di spunta verde accanto all’icona

di Facebook. Clic su Fine e poi su Chiudi. Ora ci basterà selezionare la mail di un contatto che rientra fra i nostri amici di Facebook, per vi-sualizzarne (nella sezione in basso a destra) dai cambiamenti di stato ai video postati.

Tutto nel client

3 Dal menu a tendina che appare scegliamo Impostazioni Account e, nella finestra succes-

siva, spuntiamo la casella relativa a Facebook. Si aprirà ora un sottomenu, in cui inserire i nostri dati di accesso all’account del social network. Compiliamo dunque i campi Nome utente e Pas-sword e clicchiamo su Connetti.

Nome utente e password

2 Passiamo ora all’installazione. Prima di ese-guire l’operazione assicuriamoci che Outlo-

ok sia chiuso. Quindi facciamo doppio clic sul file appena scaricato, seguiamo la procedura guida-ta e premiamo Finish per terminare. Apriamo nuo-vamente Outlook 2010, clicchiamo un messag-gio qualsiasi e andiamo in Visualizza/Riquadro Utenti.

Facebook è su Outlook

5 Il plug-in consente anche di aggiungere dei nuovi contatti al profilo del social net-

work, direttamente da Outlook. Basterà sele-zionare la mail della persona da aggiungere, premere Aggiungi, cliccare Facebook e poi Conti-nua. Si aprirà così una nuova finestra, in cui ac-cedere a Facebook e confermare la richiesta.

Aggiungere un contatto

Gestire i contatti nella visualizzazione mailOltre al contenuto di ciascuna e-mail, Outlook 2010 (così come avveniva già per la versione precedente) permette di visualizzare: oggetto, mittente, data di ricezione e tutti i destinatari del messaggio. Ma è presenta anche una novità,

ovvero la possibilità di accedere velocemente a informazioni aggiuntive. Per richiamare tutti i dati relativi ad un contatto, clic-chiamo due volte sull’indirizzo di posta elettronica della persona che ha inviato il messaggio. Si aprirà così una nuova finestra, con le voci: Reparto, Uffi-cio, Lavoro, Cellulare, Abitazione, Posta elettro-nica, Calendario e Luogo. Cliccando sull’ultima icona in alto a destra, potremo aggiungere l’indi-rizzo ai contatti di Outlook, modificarne le opzioni e pianificare anche una riunione. Sempre dalla stessa finestra saremo in grado di interagire con il contatto selezionato: inviandogli una mail, avvian-do una conversazione tramite un programma di messaggistica ed eseguendo una chiamata.


che delle attività di ricerca più precise ed intuitive. Non solo infatti potremo utilizzare il form di ricerca standard, ma avremo a disposizione anche delle funzio-ni ottimizzate che premettono di concatenare più criteri.

A portata di clicAltro strumento di notevole uti-lità inserito in Outlook 2010 è la finestra delle Azioni rapide. Una sorta di gruppo scorciatoie dal quale è possibile accedere a diverse funzioni, con un sem-plice clic del mouse. In questo modo si potranno saltare le fa-stidiose procedure di passaggio fra più menu e finestre, rispar-


Usare al meglio le Azioni rapide

2 Per predisporre una nuova azione rapida clicchiamo (nel menu contestuale) su Nuo-

va azione rapida e poi selezioniamo Personalizza-ta. Nel campo Nome, digitiamo un nome che ci ricordi facilmente l’azione, ad esempio Messag-gi Aperti. Dal menu Azioni, stabiliamo ora l’azio-ne che dovrà essere eseguita da Outlook.

Nuova azione rapida

1 Di base le Azioni rapide predisposte da Outlook 2010 le troviamo all’interno della

scheda Home, nella finestrella del gruppo Azioni rapide. Cliccando sulle due freccette di scorri-mento, possiamo visualizzare le voci imposta-te di default; mentre, premendo la freccetta più in basso, apriremo l’intero menu contestuale.

Un menu dedicato

4Scegliamo dove memorizzare la cartella e confermiamo con Ok due volte. Adesso pos-

siamo decidere di far eseguire altre operazioni all’Azione rapida personale. Basta premere Ag-giungi azione e selezionarne una come descritto precedentemente. Per rimuovere un’azione, in-vece, basta cliccare la X accanto ad essa.

Altre operazioni?

3Nel nostro esempio sceglieremo dal menu a tendina l’opzione Sposta nella cartella. Con-

tinuiamo quindi specificando la cartella di de-stinazione per il messaggio spostato. Apriamo il menu Scegli cartella e clicchiamo Altra cartella. Clic su Nuova per crearne una ex novo e asse-gnamole, ad esempio, il nome Messaggi Aperti.

Scegliere l’opzione

5Se lo desideriamo possiamo associare una scorciatoia da tastiera all’azione rapida cre-

ata. Ovvero una combinazione di tasti che ri-chiami in automatico la nostra funzione. Per farlo andiamo in basso (sezione Facoltativo) e dal menu Tasto di scelta rapida indichiamo la combi-nazione desiderata. Al termine clic su Fine.

Tutto da tastiera

Una delle novità più interessanti intro-dotte in Outlook 2010 è il gruppo delle

Azioni rapide: una finestra integrata all’in-terno della scheda Home, che rappresenta una sorta di “componente scorciatoia”. Ov-vero un sistema che mette a disposizione una raccolta di azioni più comuni e gene-ralmente utilizzate con maggior frequenza dagli utenti. Basterà un clic per muoverci da un’attività all’altra, senza dover passare per le solite procedure di attivazione. Ma la cosa più interessante risiede nell’opportu-nità di personalizzare questo strumento. E quindi inserire, fra le Azioni rapide, le opzioni che più spesso noi stessi usiamo. Il tutto si traduce non solo nell’avere a portata di mano gli strumenti più utili, ma anche nel realizzare un’ottimizzazione ad hoc delle attività svolte col client.

miando tempo. Ovviamente queste azioni sono personaliz-zabili attraverso una procedura ad hoc, che consente anche di concatenare più attività in una stessa opzione. Per ottimizzarne l’utilizzo, inoltre, si potrà anche decidere di assegnare all’azione rapida una combinazioni di tasti scorciatoia da tastiera.

Grazie al backstage (accessibile dal menu File), in Outlook 2010 possiamo accedere con un clic alle impostazioni dell’account, agli strumenti di pulizia della

casella di posta e alla gestione di regole ed avvisi


L’interfaccia di PowerPoint 2010 p.24Dare vita ad una nuova presentazione p.25Personalizzare un tema predefinito p.25Aggiungere transizioni alle diapositive p.26Vivacizzare le slide con le animazioni p.26Opzioni avanzate per gli effetti p.26Il fotoritocco con PowerPoint p.27Gestire le immagini senza problemi p.27Videoediting da professionisti p.28Comprimere presentazioni complete p.28

CORSO DI POWERPOINT 2010


Microsoft PowerPoint 2010

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L’interfaccia di PowerPoint 2010La nuova versione del programma di slideshow Microsoft prevede innovative funzionalità multimediali aggiuntive, che consentono di creare presentazioni professionali e con effetti sensazionali

Nel complesso l’interfaccia a schede ribbon di PowerPoint 2010 non sembra essere cambiata di molto. Ma sebbene la grafica richiami quella della precedente release, è facile individuare a prima vista la presenza della nuova scheda Transizioni (ovviamente caratterizzata da un insieme di comandi ad hoc al suo interno). Fra le funzionalità aggiuntive ritroviamo anche, nel menu Strumenti video, nuove opzioni dedicate all’editing dei clip importati

Dopo Word, Excel ed Outlook, è il momento di pas-sare a PowerPoint

2010. Ovvero l’applicativo della suite Office volto alla realizza-zione di presentazioni profes-sionali. Questo rappresenta da sempre uno degli strumenti più utilizzati dell’intero pacchetto per l’ufficio. Forse per la sua im-mediatezza e probabilmente per i suoi differenti livelli di usabili-tà. Anche un neofita alla prime armi può creare una successio-ne di slide basilare. Con al suo interno del testo e qualche ef-

fetto. Ovviamente ben più com-plicata è la realizzazione di un progetto caratterizzato da tran-sizioni, animazioni, immagini e video con effetti ad essi asso-ciati. E nonostante il rodato Po-werPoint 2007 già mettesse ben a suo agio ogni utente, con la release 2010 Microsoft aggiunge un carattere di completezza e semplicità all’applicativo. Que-sto sia rimettendo in ordine al-cune funzioni e rendendole così di più facile ed intuitivo utilizzo. E sia aggiungendo delle opzioni avanzate per chi desideri andare oltre le normali presentazioni.

La scheda si scindeGuardando da vicino la barra a schede ribbon di PowerPoint 2010, troviamo anche qui il menu File; ovvero la scheda di accesso al backstage del programma. È qui che troviamo tutte le attività generali di PowerPoint: dal sal-vataggio delle presentazioni alla loro compressione. Ma parago-nando l’interfaccia della release 2010 a quella del suo predeces-sore, è facile notare anche un altro cambiamento sostanziale e che esula dal semplice standard grafico in stile Office 2010. Infatti basta un’occhiata per individua-

re, fra le schede Progettazione e Animazioni, una nuova voce: la sezione Transi zioni. Se dunque in PowerPoint 2007 ogni effet-to e transi zione era immagaz-zinato all’interno della se zione Animazioni, in modo forse un poco confusionario, ora le ritro-viamo ben ordinate e suddivise. La nuova scheda Transizioni è interamente dedica ta alle tran-sizioni, gestendo in una finestra di preview le anteprime delle opzioni disponibili; e nell’area intervallo tutte quelle opzioni relative la durata, l’attivazione e i suoni legati agli effetti. Ovvia-mente tutto ciò non significa che la sezione Animazioni sia rima-sta sguarnita. In essa ritrovia mo, più logicamente, tutte le attività legate agli effetti di animazione. Di conseguenza è presente an-che qui una finestra di preview per tutti gli effetti selezionabili, una sezione dedicata alla crea-zione di animazioni avanzate e infine le opzioni legate all’inter-vallo dell’effetto (con la possibi-lità di definirne: durata, ritardo e modalità di attivazione). Tutto ciò si quantifica in una maggiore velocità e chiarezza nell’utilizzo dell’applicativo, che risulta più intuitivo: tanto per i principianti quanto per gli esperti. L’utente sa ora diret tamente cosa cercare e dove, senza perdersi fra una mol-titudine di funzioni incorporate in una stessa scheda. Da segnala-re inoltre, il comando Co pia ani-mazione (presente nella sezione Animazioni). Il suo scopo è quel-



lo di semplificare ulteriormente la gestione degli effetti, consen-tendo di duplicare l’animazione su più oggetti con un clic.

Spazio all’editingSe è vero che la scissione degli effet-ti in due schede distinte ne ha sem-plificato e migliorato la gestione, è certamente un’altra l’innovazio-ne principe di questo PowerPoint 2010. E cioè la possibilità di esegui-re attività di videoedting diretta-mente all’interno dell’applicativo. Il tutto anche molto semplicemen-te. Basterà inserire un video nella slide per accedere ad una serie di strumenti ad hoc, che permettono di modificare: aspetto e dimensio-

Dare vita ad una nuova presentazioneRealizzare una presentazione con Power-

Point 2010 è un’operazione relativamen-te semplice. Tutto sta nel capire quale livello di personalizzazione utilizzare. Se si desidera creare un progetto standard, basterà seguire poche e semplici azioni. Diversamente, se l’obiettivo è creare una successione di slide caratterizzata da layout particolari, transi-zioni, effetti e contenuti multimediali, allora i passi da seguire saranno molteplici. E neces-siteranno certamente di non poca attenzio-ne. In questo tutorial vedremo come creare una presentazione di base, semplificando la costruzione di struttura e layout impiegan-do un tema predefinito di PowerPoint. Nelle pagine seguenti saranno poi spiegate, e ap-profondite nel dettaglio, le altre funzioni del programma; così da poter realizzare progetti più complessi.

1Per prima cosa avviamo PowerPoint 2010. In automatico dovrebbe aprirsi lo schema

base di una presentazione. Dato che il nostro obiettivo è quello di sfruttare un tema per creare un nuovo progetto, portiamoci sul menu File e selezioniamo Nuovo dalla barra a sinistra. Quin-di, nella sezione di destra, clicchiamo su Temi.

Prima il tema

4 Per inserire un’immagine, ad esempio il logo aziendale, andiamo nella scheda Inserisci e,

nella sezione Immagini, premiamo Immagine. Nella finestra che si apre selezioniamo il logo e pre-miamo Apri. Potremo poi spostarlo o modificar-ne dimensioni con un clic. Con un doppio clic si accederà invece alle opzioni di fotoritocco.

Anche le immagini

3 Ora dovremo riempire la slide inserendo, innanzi tutto, il testo negli appositi spazi.

Digitiamo quindi titolo e sottotitolo, utilizzando i comandi nelle sezioni Carattere e Paragrafo (sche-da Home) per personalizzare quanto digitato. Per spostare i box testuali nella slide, basterà fare clic col tasto sinistro e trascinarli.

Inserire i testi

2 Apparirà così una panoramica con tutti i temi disponibili. Scorriamo le anteprime vi-

sualizzate e scegliamo il modello più adatto alla presentazione che vogliamo realizzare. Quindi clicchiamo (una volta sola) su Crea (a destra). In questo modo torneremo alla visualizzazione classica di PowerPoint, ma con il design scelto.

Via alla presentazione

5 Per aggiungere una slide alla presentazione, nella scheda Home clicchiamo sulla freccetta

nera dell’icona Nuova diapositiva. Visualizzeremo un menu dal quale scegliere il layout adeguato alla diapositiva da inserire. Clic per aggiungerla. Ora digitiamo i testi e inseriamo immagini, o in alternativa ClipArt da Inserisci/ClipArt.

Più diapositive

Personalizzare un tema predefinitoPuò capitare che lavorando con un tema preimpostato di PowerPoint, per quanto questo possa risultare accattivante e ideale ai propri progetti, si desideri modificarlo in alcuni aspetti. Il programma della suite

Office prevede anche questa eventualità, mettendo a disposizione degli utenti un parterre di strumenti ad hoc. Basterà andare nella barra di menu superiore e selezionare la scheda Progettazione. Qui, nell’area Temi, abbia-mo a disposizione due alternative. La prima è selezionare un nuovo tema, cliccando sulla freccetta nera accanto la finestra di preview centrale. Attenzione però: cambiando tema, su singole diapositive si potrebbero spostare immagini e caratteri. È quindi bene controllate sempre ogni slide. Diversamente, se si desi-derano cambiare solo alcune “sfumature” del tema corrente, si potranno utilizzare i menu: Colori e Tipi di carattere. Con il pri-mo, andremo ad agire direttamente sulla colorazione del tema; e potremo scegliere di cambiarne semplicemente la tavolozza, ma mantenendo sempre l’identico layout. Stesso dicasi per Tipi di carattere, che però agisce sul font impiegato per i testi.

ni del video, luminosità e contrasto delle immagini, colorazione e sa-turazione. Ma non è tutto. È anche possibile inserire un’immagine di copertina per il clip, facendo in modo che il video si apra con essa e agire sulla durata dell’intero fil-mato. Infatti si potranno tagliare intere parti del video, scegliendo da che punto farlo iniziare e con quale sequenza determinarne la fine. In aggiunta a tutto ciò, per i più esigenti in termini di videoediting,

sarà possibile inserire anche effetti di dissolvenza (sia in entrata che in uscita), nonché settare volume ed opzioni di riproduzione delle sce-ne. Insomma un largo parterre di funzionalità, pronto a soddisfare e mettere alla prova la creatività degli utenti di Office.

Anche le immaginiOvviamente anche le imma-gini seguono questo trend di elevato editing e in pieno stile


Aggiungere transizioni alle diapositive

2 Selezionando una transizione ne vedremo immediatamente l’effetto sulla diapositiva.

Una volta individuato quello da applicare, potre-mo personalizzare la transizione cliccando sul pulsante Opzioni effetto. Qui, per ogni transizione, sarà presente un menu diverso che ci permette di scegliere attività diverse per l’effetto.

Personalizzazioni

1 Per dare un tocco multimediale alle slide è possibile aggiungere degli effetti. In parti-

colare, per inserire delle transizioni, portiamoci nella scheda Transizioni. Per avere una panora-mica delle opzioni a disposizione, clicchiamo sulla freccetta nera accanto alla finestra di ante-prima (sezione Transizione alla diapositiva).

Un ricco parterre

3 Dalla sezione Intervallo è possibile impostare alcuni parametri della transizione. Alla voce

Durata, si potrà settare il tempo di riproduzione dell’effetto. Mentre dal menu Suono saremo in grado di associare un suono all’esecuzione del-la transizione. Per una preview generale, basterà cliccare sul pulsante Anteprima.

Modificare la durata

Vivacizzare le slide con le animazioni

2 Scelta l’animazione, dal menu Opzioni effetto potremo individuare le personalizzazioni da

adottare (variano per ogni elemento). Nel caso dell’effetto Rotazione, ad esempio, avremo a di-sposizione opzioni di Direzione (oraria/antioraria) oppure di Quantità (un quarto di rotazione, mezza rotazione, completa o due rotazioni).

Alcune opzioni

1 I soggetti in movimento attirano l’attenzio-ne. È quindi fondamentale inserire grafici

o riquadri testuali con animazioni. Per aggiun-gerne una ad un dato elemento, selezioniamolo ed andiamo nella scheda Animazioni. Per vedere tutti gli effetti a disposizione, clicchiamo sulla freccetta nera nella sezione Animazione.

Tutti gli effetti

3 È possibile aggiungere più animazioni ad uno stesso oggetto, ma è bene non esage-

rare. Ogni volta verrà inserito un segnaposto nu-merato, che identifica la presenza di un effetto e l’ordine di riproduzione. In più, dal menu Interval-lo, è possibile definire: Durata, Ritardo e modalità di attivazione dell’effetto (menu Inizio).

Definire gli intervalli


Opzioni avanzate per gli effettiSia nell’inserimento di Transizioni che per l’aggiunta di Animazioni, sono previste opzioni aggiuntive che consentono di personalizzarne la riprodu-

zione. Ad esempio, per le transizioni, potremo decidere di applicare lo stesso effet-to a tutte le slide. Questa azione è eseguibile semplicemente premendo il pulsante Applica a tutte. In più è anche possibile scegliere quando passare alla diapositiva successiva: se al clic del mouse (spuntando l’omonima opzione), o dopo un certo intervallo di tempo (menu Durata). Con le animazioni, invece, potremo ad esempio usare il Trigger per impostare particolari condizioni d’avvio. O ancora creare ani-mazioni personalizzate cliccando sul pulsante Riquadro Animazione.


con quanto gli altri applicativi della Suite 2010 prevedono. È quindi possibile agire su lu-minosità e contrasto, colora-zione, saturazione e quant’al-tro. Ma probabilmente la funzione più utile è quella di Rimuovi sfondo. Ideale per chi ha la necessità di inseri-re il proprio logo aziendale all’interno delle presentazio-ni, ma vuole rimuovere sfondi antiestetici.

Slide e sezioniAltra interessante novità, im-plementata in PowerPoint 2010, è la possibilità di rag-gruppare le slide in sezio-


Il fotoritocco con PowerPointUna delle opzioni certamente più in-

teressanti di PowerPoint 2010 è la possibilità di fotoritoccare le immagini inserite in una slide. Le nuove funzioni di fotoritocco della suite Office, infatti, sono particolarmente apprezzabili nell’editor di presentazioni Microsoft. Il software offre effetti davvero interessanti e capaci di viva-cizzare le foto scattate. A disposizione non troviamo dunque solo i classici elementi dedicati all’aggiunta di effetti e bordature all’immagine. Ma avremo appannaggio del nostro estro creativo anche filtri artistici, opzioni di correzione della luminosità e del contrasto o dei colori; fino a giungere allo scontorno professionale degli elemen-ti. Quest’ultimo è davvero utile quando si va da inserire un logo con uno sfondo, che però non si desidera far apparire.

1Per testare le potenzialità di ritocco grafico, inseriamo un’immagine da: Inserisci/Immagi-

ne. Appena inserita la foto, comparirà la nuova scheda Strumenti immagine. Per prima cosa lavo-riamo sulle impostazioni di luminosità e contra-sto. Andiamo quindi nella sezione Regola e, dal menu Correzioni, scegliamo l’opzione desiderata.

Grafica a 360 gradi

4 Nel caso si decida di eliminare uno sfondo, è possibile servirsi dello strumento Rimuovi

sfondo (all’estrema sinistra). Poniamo di avere un logo in cui sia presente uno sfondo bianco da cancellare. Cliccando Rimuovi sfondo appari-rà un menu dedicato e PowerPoint colorerà in automatico di fuxia l’area da cancellare.

Addio allo sfondo

3 Qui potremo agire su tre parametri: Tonalità, saturazione o ricolorazione (che praticamen-

te aggiunge un velo di colore all’immagine). Per chi desidera dare un tocco particolare alle foto, è possibile usare il menu Effetti artistici; in cui sono contenuti filtri simili a quelli dei noti programmi di computer grafica.

Un tocco artistico

2 Passando il mouse su ogni miniatura del menu Luminosità e contrasto visualizzeremo

istantaneamente come cambia l’immagine. Sempre dal menu Correzioni, è possibile agire an-che sulle opzioni di nitidezza e sfocatura, rendendo l’immagine più chiara o sfocata. Per cambiare invece i colori, clicchiamo sulla voce Colore.

Correzioni cromatiche

5 Se l’area selezionata non copre tutto lo spazio da eliminare, o parti del logo sono

comprese nella regione fuxia, potremo agire con gli strumenti: Segna area da mantenere e Segna area da rimuovere. Per annullare un’operazione pre-miamo Elimina contrassegno, mentre per rendere definitive le modifiche clic su Mantieni modifiche.

Ultime accortezze

Gestire le immagini senza problemiLa gestione delle immagini in PowerPoint non passa solo per le operazioni di ritocco grafico. Sono infatti differenti gli strumenti messi a disposizione (dal programma di casa Microsoft) nel menu Strumenti im-

magini all’interno delle sezioni Disponi e Dimensioni. Nella prima, troviamo in alto a sinistra le opzioni: Porta avanti/Porta in primo piano e Porta indietro/Porta in secondo piano. Attraverso tali voci si potrà mettere in evidenza l’immagine sul contesto, o porla in secondo piano ri-spetto ad altri oggetti o rispetto al testo di una slide. Cliccando su Riquadro di selezione, invece, apparirà una comoda barra (nella parte destra dell’interfaccia) nella quale visualizzare le forme nella diapositiva, la loro selezione e il grado di visibili-tà. Per meglio disporre ogni foto all’interno della slide potremo servirci, inoltre, dei pulsanti: Ruota, Raggruppa e Allinea. Di-versamente, nella sezione Dimensioni, ritroviamo tutte quelle impostazioni dedicate al ridimensionamento dell’oggetto (ver-ticale ed orizzontale) e l’esecuzione di eventuali ritagli (mante-nendone o reimpostandone anche le proporzioni).


ni con nomi specifici. Per eseguire tale attività basterà andare in visualizzazione normale (o Sequenza dia-positive), fare clic con il pul-sante destro tra le due slide in cui vogliamo aggiungere una sezione e scegliere Aggiun-gi sezione. Successivamente potremo modificarne il nome tramite il comando Rinomi-na sezione, o comprimere ed espandere il tutto. Le sezioni sono molto utili per assegna-re, ad esempio, la paternità di alcune slide a dei colleghi; oppure per meglio organizza-re gli argomenti della presen-tazione stessa.

Comprimere presentazioni completeUna volta completata la presentazione, potremo salvarla accedendo al backstage (dal menu File) e cliccando su Salva o Salva con nome. Ma la visualizzazione backstage non prevede solo opzioni di salvataggio. Bensì anche i

principali comandi standard di PowerPoint. Uno di essi, che più può tornare utile, è certamente Comprimi clip multimediali. Questo, attraverso la compressione dei file multimediali, consente di risparmiare spazio su disco e migliorare anche le prestazioni di riproduzione. Per utilizzare tali impostazioni clicchiamo sul pulsante Comprimi clip multimediali e selezioniamo, dal menu che appare, il livello qualitativo da assegnare alla presentazione una volta com-pressa. Avremo a disposizione tre alternative: Qualità presentazio-ne, volta a salvare spazio mantenendo comunque una buona qualità complessiva di audio e video; Qualità Internet, consigliata se desi-deriamo portare il filmato sul Web (è quindi paragonabile come qua-lità a quella dei flussi multimediali online); Bassa qualità, alla quale è bene ricorrere solo ed esclusivamente se lo spazio a disposizione è poco o si desidera inviare il file tramite mail (così da ridurne il peso).


Videoediting da professionisti

2 Possiamo importare un video da: file, Web o ClipArt. Scegliamo la prima voce per ca-

ricare il filmato dal disco rigido. Selezioniamolo e clic su Inserisci. Il video comparirà nel centro della diapositiva. Adattiamo quindi le dimen-sioni della finestra. Per farlo teniamo premuto il tasto del mouse trascinando uno degli angoli.

Ridimensionare il video

1 Può essere utile arricchire la presentazione con un video esplicativo, così da rendere

l’esposizione meno pesante e più incisiva. A ri-guardo PowerPoint 2010 prevede una serie di strumenti volti ad editare e rendere più accatti-vante il filmato. Per inserire un video in una slide andiamo in Inserisci/Effetti multimediali/Video.

Aggiungere il clip

3 Sulla barra dei menu visualizzeremo ora la scheda Strumenti Video. Qui ritroviamo tutte le

opzioni di ritocco grafico del filmato. Ad esem-pio in Effetti video potremo applicare cornici, om-bre ed effetti (anche 3D) per la finestra del clip. Mentre da Formato video, saremo in grado di as-sociare una forma geometrica al filmato.

Effetti e formato

5A questo punto siamo pronti per l’editing vi-deo vero e proprio. Portiamoci nella scheda

Riproduzione (degli Strumenti video) e clicchiamo su Taglia video. Si aprirà così una nuova finestra. Qui, agendo sui cursori verde e rosso, potremo settare momento iniziale e finale del clip; taglia-no ciò che non ci interessa.

Tagliare il filmato

4Per modificare luminosità e contrasto, ba-sterà accedere al menu Correzioni nella sezio-

ne Regola. Sempre nella stessa sezione troviamo anche il menu Colore, per agire sulle tonalità di ricolorazione. È anche possibile settare un’im-magine come copertina del video, cliccando su Frame poster e selezionando la foto desiderata.

Correzioni grafiche

6Dalla sezione Modifica della scheda Riprodu-zione, è anche possibile inserire delle dissol-

venze. Sia in entrata che in uscita e settandone il tempo. Altra opzione da non sottovalutare è la regolazione del suono (menu Volume). Questa è presente nella sezione Opzioni video, che include attività legate alla riproduzione del clip.

Ultime configurazioni


L’interfaccia di Access 2010 p.30La novità delle “parti” p.31Condividere risorse nei progetti p.31Maschere di spostamento p.32Nuovi controlli per le maschere p.32Macro dati nel database p.33Campi ad hoc per risultati calcolati p.33Usare e personalizzare i temi p.34La casella di ricerca si rinnova p.34Generare espressioni con facilità p.34

CORSO DI ACCESS 2010


Microsoft Access 2010

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L’interfaccia di Access 2010Il database builder della Suite ha una maggiore usabilità e funzionalità aggiuntive. Fra queste l’ottimizzazione del generatore di espressioni, maschere di spostamento e novità nella definizione delle macro

Access 2010 ha un’usabilità migliorata grazie a nuove funzionalità, ottimizzazione del gestore di espressioni e Backstage. L’interfaccia vede anche novità strutturali. La scheda Crea è cambiata e nel gruppo Modelli compare il menu Parti applicazioni (che consente di scegliere modelli di maschere e tabelle predefiniti). Stesso dicasi per il gruppo Maschere, che dal nuovo pulsante Spostamento, prevede la creazione di maschere di spostamento

Dopo aver esa-minato, nelle pa-gine precedenti, le versioni 2010

di Word, Excel, PowerPoint e Outlook, in questo ultimo ca-pitolo del corso sulla nuova Suite per l’ufficio Microsoft ve-dremo da vicino Access 2010: il database relazionale per ec-cellenza di BigM. Utilizzabile facilmente dall’utente comune nelle sue funzionalità base, come la creazione di tabelle, semplici query, maschere o re-port, Access viene apprezzato anche dall’informatico di pro-fessione. L’applicativo, infatti, consente di costruire applica-

zioni interattive composte da numerosi oggetti, sfruttando gli strumenti più avanzati del programma (come relazioni complesse, query di comando e controlli associati ad eventi). Access 2007 già si dimostra-va equipaggiato in modo più che soddisfacente per venire incontro alle esigenze di en-trambe le categorie di utenti. Eppure, nella nuova release 2010, molte delle caratteristi-che introdotte con la versione precedente sono state otti-mizzate; introducendo anche nuove funzionalità che rendo-no l’applicativo più “usabile” rispetto al passato.

Usabilità prima di tuttoCome già in Word, Excel e Po-werPoint e Outlook, anche in Access 2010 ritroviamo la visua-lizzazione Backstage, marchio di fabbrica che contraddistingue tutta la nuova Suite. Lo scopo di questa schermata introduttiva è essenzialmente di migliorare l’ergonomia: tutti gli strumen-ti necessari per lavorare con i file diventano accessibili da un’unica posizione. Per aprire il Backstage basta un clic sulla scheda File, che viene a sostitu-ire il pulsante Microsoft Office stile 2007 sul lato sinistro della barra multifunzione (o “rib-

bon”). Quest’ultima diventa personalizzabile, cosicché an-che in Access sia possibile final-mente creare schede e gruppi di comandi ad hoc. Grazie poi ai nuovi modelli di database predefiniti, crearne di nuovi è davvero facile. Anche le funzio-nalità Web sono state migliora-te, facilitando la pubblicazione, l’accesso e la condivisione dei database su piattaforma server SharePoint (come applicazioni Web Access Services del tutto compatibili, in cui maschere e report vengono visualizzati nel browser). In linea con questo trend di innovazione, ritrovia-mo una migliore plasmabilità dei temi; personalizzabili mo-dificando colori e/o caratteri di un tema standard. Sempre per quanto riguarda l’aspetto dell’interfaccia GUI, da notare che la visualizzazione Layout e relativi controlli ora facilitano ancor di più la modifica in fase di progettazione, poiché con-sentono di controllare attiva-mente i dati sottostanti.

Una mano all’utenteTracce più o meno evidenti di miglioramenti si ritrovano ovunque in Access 2010. Ne è un esempio il Generatore di espressioni, la cui finestra è sta-ta sottoposta dagli sviluppatori Microsoft a notevoli modifiche nel layout. Questo sempre con l’obiettivo di renderne più intu-itivo l’utilizzo, che nel caso spe-cifico riguarda la creazione di



un’espressione (operazione che per l’utente medio rientra nella categoria “ostiche”). Inoltre, nel Generatore, è stata incorporata la funzionalità IntelliSense, ora migliorata, che visualizza op-zioni legate a ciò che si sta digi-tando e fornisce una guida sulla sintassi.

Raccolte di partiOvviamente, oltre alle ottimizzazio-ni, in Access 2010 troviamo anche novità strutturali vere e proprie. Ad esempio la scheda Crea del ribbon è cambiata. Nel gruppo Modelli compare il nuovo menu Parti ap-plicazioni, che consente di sceglie-re tra una varietà di modelli di ma-

Condividere risorse nei progettiSe nelle precedenti versioni di Access volevamo utilizzare una stessa immagine per una maschera e un report con-tenuti nel medesimo database, eravamo costretti a scegliere tra due alternative: incorporarla come package OLE nei

due oggetti separatamente (causando un notevole appesantimento in termini di megabyte del database), o collegarla ad un file esterno (rischiando in tal caso di perdere il percorso di salva-taggio del file). In Access 2010 questi problemi sono stati finalmente risolti. Ora, infatti, grazie alla nuova funzionalità Risorse condivise (pensata specialmente per le esigenze dei database Web), un’im-magine può essere condivisa tra la maschera e il report. Perché ciò sia possibile, Access crea una tabella di sistema in cui memorizza una volta sola il file, fornendo così un riferimento unico per tutti gli oggetti del database e velocizzandone il caricamento. Le immagini condivise vengono salvate nel menu Inserisci immagine (scheda Progettazione). Comunque anche le immagini incorporate, già in-serite, possono essere convertite e condivise con un clic del mouse, agendo sulla proprietà Tipo di immagine predefinito.

La novità delle “parti”In Access 2010 è possibile salvare data-

base o raccolte di campi sotto forma di modelli, detti “parte applicazione” o “par-te tipo di dati”, per aggiungerli a database esistenti ed estenderne le funzionalità. Nell’applicativo troviamo una raccolta di “parti” predefinite vuote, che includono semplici tabelle e maschere, e database composti da numerosi oggetti. Ed un’altra che riunisce “campi tipo di dati”, singoli oppure gruppi di campi, contenenti tipi di dati multipli, regole di convalida e valori predefiniti. Come vedremo nel tutorial, per creare una parte di applicazione basta salvare come template il database voluto, contenente solo gli oggetti che servono. Mentre per creare una parte tipo di dati, si selezionano i dati da salvare e si sceglie Salva selezione come nuovo tipo di dato.

1Una volta aperto il database, per creare una tabella con Parti applicazioni clicchia-

mo sulla scheda Crea (nel “ribbon” di Ac-cess) e su Parti applicazioni, nel gruppo Model-li. Nel menu appaiono dieci tipi di maschera (in Maschere vuote) e in Avvio rapido cinque parti applicazioni (tipi comuni di struttura).

Menu Parti applicazioni

4 Per aggiungere invece rapidamente cam-pi (parti “tipi di dati”) ad una tabella, ba-

sta aprirla in Foglio dati e cliccare su Altri cam-pi (gruppo Aggiungi ed elimina, scheda Campi). Spostiamoci nel primo campo vuoto, selezio-niamo il tipo di dato nella sezione Avvio rapido e ripetiamo l’operazione per i successivi.

Campi rapidi

3 Caricato il modello, si apre il wizard di creazione relazione tra la nuova tabella e

le esistenti. Cliccando su Avanti, la seconda schermata chiede di scegliere il campo della colonna di ricerca, l’ordinamento e il nome del campo nuovo. Clicchiamo su Crea. Appare una nuova tabella Attività con i campi pronti.

Relazioni tra tabelle

2 I modelli sono composti da una sola ta-bella (Commenti), o da una tabella con due

maschere correlate, (Attività, Problemi e Utenti). Contatti, la parte più complessa, include an-che una query, tre maschere e quattro report. Facciamo clic sulla parte Attività, per registra-re nel database le attività dei dipendenti.

Tipi di modelli

5 Con le parti Maschere vuote è possibile cre-are maschere non associate, che visua-

lizzino informazioni aggiuntive o messaggi di attenzione e contenenti: controlli, elemen-ti multimediali, macro incorporate. Il modello Elementi Multimediali, per esempio, permette di incorporare un controllo Web Browser.

Le Parti maschera

schere e tabelle predefiniti; i quali permettono di aggiungere oggetti di database predefiniti a un database esistente. Oltre a dieci tipi di ma-schere, nel menu sono disponibili molte parti di tabelle per usi speci-fici. Aggiungendo per esempio la parte Contatti, si aggiungono una tabella e le query, le maschere e i report associati, ma anche relazioni e macro. Sono previste parti anche per automatizzare l’inserimento di campi standard (lavorando nelle tabelle in modalità Foglio dati), tra i quali spiccano tre nuovi elementi: Allegato, per contenere appunto uno o più allegati; Campo calco-lato, per creare espressioni diretta-mente nella tabella e Browser Web.



Nuovi controlli per le maschereNelle maschere di Access 2010 ritroviamo tre nuovi controlli: “allegato”, “di spostamento” e “browser Web”. Il primo, inserito in una maschera, permette di gestire i dati contenuti nel tipo di dati Allegato di una tabella (che me-

morizza informazioni complesse come immagini o file, fino a 2 GB). Facendoci clic sopra col tasto destro si aprirà un menu. Selezionando il comando Gestisci allegati visualizzeremo poi la finestra Allegati, in cui vengono elencati i file contenuti nel campo allegato. Usando i pulsanti si possono rimuovere, aprire, salvare, o modificare. Il secondo controllo, invece, è la versione aggiornata e corretta della maschera di avvio di Access 2003 e permette di creare il pannello comandi. Inserendo il con-trollo di spostamento in una maschera non associata a tabelle o query (detta anch’essa “di spostamento”, vedi tutorial), esso consente, facendo clic su pulsanti di comando, di visualizzare altre maschere e report nella stessa finestra e in una apposita sottomaschera. Il controllo browser Web, infine, visualizza nella maschera il contenuto di pagine Web collegate.

Maschere di spostamentoUna delle novità di Access 2010 sono le

maschere di spostamento, che pren-dono il posto del pannello comandi basato sulla tabella SwitchboardItems, mantenen-done la funzione di strumento di navigazione fra maschere e report del database. Queste maschere contengono sempre due tipi di controlli: un “contenitore” per sotto-masche-re o sotto-report, e i pulsanti per spostarsi da uno all’altro. Questi possono essere disposti sulle maschere con vari layout, alcuni dei quali generano un pannello di navigazione a un livello e altri a due (come nell’esempio del tutorial). Per aggiungere le maschere e i report basta trascinarli dal riquadro di sposta-mento nei segnaposti dei pulsanti, lavorando in visualizzazione Layout; il che inserisce an-che il testo sul pulsante per accedere alla ma-schera o al report.

1Nella scheda Crea del gruppo Maschere fac-ciamo clic sul pulsante Spostamento e suc-

cessivamente, nel menu, sul tipo Schede oriz-zontali, due livelli. Se Access apre l’Elenco campi, chiudiamolo. Viene creata la maschera, pre-sentata in visualizzazione Layout e contenente il controllo di spostamento a due livelli.

Creare il layout

4 La maschera Clienti appare nel controllo sottomaschera. Trasciniamo sul segna-

posto pulsante di secondo livello, sotto Clien-ti, la seconda maschera (nel nostro esempio è Ordini dei clienti). Idem per la terza maschera e i report: trasciniamoli sui segnaposti pulsan-te di secondo livello a destra di Clienti.

Altri elementi

3 Per default la maschera è denominata Ma-schera di spostamento. Salviamola come Pan-

nello iniziale e passiamo in visualizzazione Layout. Trasciniamo la prima maschera (nell’esempio è Clienti) sul segnaposto del pulsante di primo li-vello in cima al controllo. Il pulsante di primo li-vello presenta I’etichetta Clienti.

Primo pulsante

2 Il controllo di spostamento di primo livel-lo è il contenitore per gli oggetti principa-

li. Ha l’aspetto di una riga di pulsanti sul lato superiore della maschera. Sulla seconda riga c’è il controllo di spostamento di secondo livel-lo, contenitore per gli oggetti secondari. Sotto ancora c’è il contenitore sottomaschera.

Ecco il controllo

5 Nell’esempio abbiamo aggiunto al secon-do livello tre maschere e due report: avre-

mo quindi un pulsante di primo livello Clienti, con tre di secondo livello più un segnaposto pulsante di secondo livello. In modalità Masche-ra clicchiamo sui pulsanti: avremo un riepilogo degli oggetti più significativi del database.

Tutto è pronto


Maschere specialie nuove macroAnche il gruppo Maschere ha in ser-bo delle novità. Dal nuovo pulsante Spostamento è possibile creare le maschere di spostamento: oggetti che, grazie alla loro struttura spe-ciale (i tipi di layout applicabili sono vari), permettono di eseguire le tecniche di navigazione tipiche dei siti Web. Queste, infatti, costituisco-no uno strumento di spostamento essenziale per i database Web; ma possono anche dare una marcia in più ai db client. Altra importante novità riguarda la possibilità di asso-ciare macro a eventi tabella (com’è il caso della creazione di un nuovo re-cord, della sua rimozione o dell’ag-


Macro dati nel databaseAccanto alle macro tradizionali, per ri-

spondere agli eventi delle tabelle in modo più efficace, Access 2010 prevede una nuova tipologia: le macro di dati. Esse non possono “comunicare” con l’interfaccia, ma agire per la convalida dei dati, la creazione di tabelle di backup e per l’invio di messaggi di posta. Come vedremo nei passi seguen-ti, le macro di dati sono in grado di gestire eventi sia “pre” (prima della modifica o dell’eliminazione), che “post” (dopo l’inse-rimento, l’eliminazione o l’aggiornamento). Più complesse sono le “macro di dati deno-minate”, che per avere effetto devono essere richiamate da un’altra macro di dati. Per la creazione di entrambe il sistema di proget-tazione prevede un Catalogo azioni, da cui possono essere trascinati nella posizione voluta elementi, blocchi e azioni.

1Per creare una macro di dati per un pre-evento apriamo in Foglio dati la tabella cui

allegarla. Clicchiamo sulla scheda Tabella, in Strumenti tabella e, nel gruppo Pre-eventi, sui pulsanti Prima della modifica o Prima dell’elimi-nazione. Si apre la finestra Progettazione con la casella Aggiungi nuova azione.

Scegliere il pre-evento

4 Aggiungiamo un’azione selezionandola dalla casella di riepilogo (nell’esempio è

GeneraErrore). Salviamo la macro cliccando su Salva. Per allegare invece una macro dati per un post-evento, clicchiamo sul pulsante Dopo l’aggiornamento, nel gruppo Post-eventi: abbia-mo molti più blocchi dati e azioni disponibili.

…ed ora il post-evento

3 Trasciniamolo sotto il commento e im-mettiamone il nome. Aggiungiamo quindi

l’espressione dell’azione, per esempio un ele-mento If Then Else, che venga eseguito solo se la condizione è vera. Possiamo farci aiutare dal generatore di espressioni, attivandolo con un clic sul pulsante con la bacchetta magica.

Via all’espressione...

2 Per chiarezza ci conviene prima di tutto inserire un blocco commento, che spie-

ghi l’azione della macro dati. Trasciniamolo col mouse dal Catalogo azioni, a destra, sopra la ca-sella. Nel riquadro digitiamo il testo del com-mento. Sotto possiamo aggiungere un elemen-to Gruppo, per riunire più azioni in modo logico.

Commento e gruppo

5 Più complesse sono le macro dati deno-minate. Per crearle facciamo clic, sem-

pre nella scheda Tabella, sul pulsante Macro denominata e su Crea macro denominata. Si apre la finestra di progettazione, in cui possiamo aggiungere parametri, con relativa descrizio-ne, elementi di flusso, blocchi dati e azioni.

Le macro denominate

Campi ad hoc per risultati calcolatiIn Access 2010 viene introdotto il concetto di Campo calcolato, un particolare campo di tabella in cui, utilizzando un’espressione anche riferita ad altri campi, si può creare un risultato calcolato. Questo nuovo tipo di campo non

va confuso con le espressioni calcolate usate nelle query. Il primo, infatti, salva il risultato del calcolo nella tabella; mentre le seconde sono eseguite solo avviando la query. Per creare un Campo calcolato si seleziona il campo della tabella in cui inserirlo e si clicca su Campi/Aggiungi/Altri campi/Campo calcolato, in Strumenti tabella. Nell’elenco a discesa si sce-glie il tipo di dato (Testo, Numero, Valuta, Sì/No, o Data/ora), quindi si crea l’espressione, nel Generatore di espressioni, digitandola nella casella di testo vuota oppure componendola con i nomi di campo, gli operatori e le funzioni proposte. Da notare che il Generatore è stato migliorato con l’aggiunta dei suggerimenti progressivi, sensibili al contesto, e di Intelli-Sense, che aiuta la creazione di espressioni mostrando un elenco di scelte mentre si sta digitando.


giornamento). Si tratta delle “macro di dati”, nelle quali, per la prima vol-ta, la logica di controllo viene a porsi a livello di tabella; facendo in modo che le regole stabilite siano applica-te in qualsiasi punto del database (in cui i dati delle tabelle siano inseriti, modificati e rimossi a prescindere dallo strumento usato). Una stes-sa regola quindi viene applicata a diversi oggetti di un’applicazione, ottimizzando così velocità di gestio-ne del db e la sua coerenza interna.


Usare e personalizzare i temi

3Access ci consente anche di usare solo le combinazioni di colori o crearne di nuove

(da Colori), o nuovi caratteri di tema (da Tipi di carattere) e salvarli tra i temi Personalizzati. Infi-ne possiamo far sì che la raccolta sia aggior-nata in automatico online, cliccando su Abilita aggiornamenti del contenuto da Office.com.

A tua immagine

2 I temi standard sono quaranta. Posizionan-do il mouse otteniamo l’anteprima in tem-

po reale di un tema su colori e caratteri nella maschera aperta. Selezionandolo, il tema vie-ne applicato anche alle altre maschere e report del database. Con Applica solo a questo oggetto lo possiamo applicare al solo oggetto attivo.

1 Per applicare un tema ad una maschera del database, per esempio al Pannello ini-

ziale, apriamolo in visualizzazione Layout e fac-ciamo clic sul pulsante Temi (scheda Progetta-zione/gruppo Temi). Dalla raccolta Temi aperta, che mostra il tema usato nel database corren-te, possiamo sceglierne un altro con un clic.

Dove applicarli?La raccolta

Generare espressioni con facilità

3Notiamo che Access ci suggerisce cosa scrivere non appena digitiamo un carattere,

come il primo del nome di un campo. Le funzioni suggerite sono solo quelle utilizzabili nel conte-sto (nell’esempio CCur non appena scriviamo Cc), o Somma non appena digitiamo la S) e vengono accompagnate da suggerimenti e descrizioni.

Suggerimenti in azione

2Creata la query posizioniamo il cursore nel primo campo vuoto e nel ribbon Impo-

sta query facciamo clic su Generatore. Compo-niamo l’espressione Totale: Somma(CCur([PrezzoUnitario]*[Quantità]*(1-[Sconto])/100)*100) diret-tamente nella casella, oppure usando i cam-pi della tabella Dettagli ordini e gli operatori.

1 Per mettere alla prova le nuove funzio-ni del Generatore di espressioni, creiamo

una query basata su due tabelle (Dettagli or-dini e Clienti). Al nome e cognome del clien-te, ne aggiungiamo uno, Totale ordini cliente, che calcoli l’ammontare degli ordini di ciascun cliente, tenendo conto di quantità e sconti.

Calcolo del totaleCreare le query

Access 2010 racchiude anche nuove macro denominate, che possono essere allegate a una tabella ma non sono legate ad un evento specifico e così dette perché possono essere eseguite solo se richiamate da un’al-tra macro di dati. Appare rinnovato e più “friendly” anche l’ambiente di progettazione stesso delle macro, dotato di strumenti di supporto In-telliSense e reso più leggibile gra-zie alla visualizzazione del flusso di programma simile al codice VBA.

La casella di ricerca si rinnovaPer le maschere create con Access 2010 è stata introdotta una funzione di ricerca molto veloce, anche se dalle potenzialità limita-

te rispetto a Trova e Sostituisci. Si tratta della nuova casella di ricerca, aggiunta in basso nella finestra delle maschere (nella barra di sposta-mento tra i record). Per eseguire una ricerca nella maschera con questo strumento è sufficiente digitare, al suo interno, il primo carattere della parola chiave. In questo modo Access inizierà a cercarlo in tutti i campi della maschera, in qualsiasi punto si trovi e come è formattato. Quando troverà una corrispondenza, la evidenzierà spostando su di essa il focus.

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Allegato a Office Magazine n°121

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