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Bruxelles, 5 ottobre 2015

163a RIUNIONE DELL'UFFICIO DI PRESIDENZA DEL COMITATO EUROPEO DELLE REGIONI

– 12 OTTOBRE 2015 –

PUNTO 6

RICOLLEGARE L'EUROPA AI CITTADINI: ISTITUIRE UN DIALOGO TRA IL LIVELLO LOCALE E DELL'UE

STRATEGIA DI COMUNICAZIONE DEL COMITATO EUROPEO DELLE REGIONI 2015-2020

Presentato dal Segretario generale

PER DECISIONE

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NOTA ALL'ATTENZIONE DEI MEMBRI DELL'UFFICIO DI PRESIDENZA DEL COMITATO EUROPEO DELLE REGIONI

– RIUNIONE DEL 12 OTTOBRE 2015–

Punto 6

Ricollegare l'Europa ai cittadini: istituire un dialogo tra il livello locale e dell'UE

Strategia di comunicazione del Comitato europeo delle regioni 2015-2020

1. Introduzione

I cittadini in Europa avvertono il crescente impatto delle politiche dell'UE sulle loro vite quotidiane. Benché si "sentano europei" in generale, al contempo lamentano spesso una mancanza di informazione e comprensione rispetto al funzionamento dell'UE; inoltre, la maggior parte di loro non ha fiducia nelle istituzioni dell'Unione. I responsabili politici regionali e locali si trovano dinanzi a questo dilemma: oltre ad attuare e influenzare le politiche dell'UE, infatti, definiscono allo stesso tempo le politiche nei rispettivi collegi elettorali. In un siffatto contesto, la comunicazione dell'UE deve mirare a ristabilire la fiducia dei cittadini nell'UE; in tal senso, gli attori regionali e locali possono svolgere un ruolo cruciale. Il Comitato europeo delle regioni (CdR), al riguardo, ha il ruolo legittimo di farsi carico della sua parte di responsabilità rispetto a questo compito.

Per ricollegare i cittadini alle istituzioni dell'UE, è evidentemente necessario un approccio di comunicazione più coordinato, aperto, bi-direzionale e partecipativo. A dicembre 2014, il CdR ha presentato un elenco di raccomandazioni a lungo termine destinate a tutte le istituzioni dell'UE nel suo parere di iniziativa dal titolo Ricollegare l'Europa ai cittadini1, che tiene conto del mutato contesto istituzionale a seguito delle elezioni al Parlamento europeo. Nel parere, che individua la comunicazione dell'UE con i cittadini come una responsabilità congiunta di tutte le istituzioni dell'UE, il CdR afferma di essere impegnato a migliorare la comunicazione sull'Europa sia con gli enti locali e regionali che attraverso gli stessi. Le altre istituzioni dell'UE riconoscono questo specifico ruolo del CdR in qualità di rappresentante delle città e regioni dell'UE, e sono pronte a rafforzare la cooperazione interistituzionale.

In tale contesto, il CdR elaborerà una nuova strategia di comunicazione quinquennale che rifletta il succitato parere e la sua risoluzione sulle priorità politiche per il 2015-2020 adottata a giugno 2015. Questa risoluzione ha identificato cinque priorità chiave:

1) un nuovo inizio per l'economia europea: creare posti di lavoro e crescita economica nelle città e nelle regioni per offrire una migliore qualità di vita ai cittadini;

2) l'importanza della dimensione territoriale della legislazione dell'UE: operare nell'interesse dei cittadini, indipendentemente dal luogo in cui hanno scelto di vivere e lavorare;

1 Parere del Comitato delle regioni Ricollegare l'Europa ai cittadini: rafforzare e migliorare la comunicazione a livello locale, (2015/C 019/09), relatore: Christophe Rouillon (FR/PSE), http://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/?uri=CELEX:52014IR4460

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3) un'Europa più semplice e più collegata: riavvicinare cittadini e imprese a livello locale e regionale;

4) stabilità e cooperazione all'interno e all'esterno dell'Unione europea: sostenere i nostri vicini nel loro cammino verso i valori europei;

5) l'Europa dei cittadini è l'Europa del futuro: rafforzare i partenariati lungimiranti tra l'Unione europea e i suoi cittadini.

Queste cinque priorità saranno riflesse nella nuova strategia di comunicazione. Inoltre, "ricollegare i cittadini" vuol dire anche dar loro voce nei molti ambiti politici che risultano influenzati dall'UE. Per far ciò, la nuova strategia di comunicazione dovrebbe essere basata sulla democrazia partecipativa e su un approccio fondato sulla governance multilivello.

Inoltre, la comunicazione sarà strategicamente utilizzata come componente dell'attività politica del CdR: essa sosterrà, tra le altre cose, la pianificazione, la preparazione e il seguito dell'attività di consultazione del CdR in ambiti tematici chiave sui quali il Comitato e il Parlamento europeo hanno convenuto di perseguire un'intensa cooperazione, per esempio il piano d'investimenti per l'Europa, la strategia Europa 2020 e il semestre europeo, l'Unione dell'energia, la mobilità del lavoro, il mercato unico del digitale, le migrazioni e lo sviluppo rurale.

Per garantire una maggiore coerenza nelle attività di comunicazione tra le istituzioni dell'UE, il CdR consoliderà inoltre i legami con la Commissione europea ricercando maggiori sinergie, per esempio suggerendo un coinvolgimento sistematico dei membri del CdR e dei commissari nei dialoghi con i cittadini a livello locale.

Infine, l'attuazione della strategia di comunicazione sarà una responsabilità condivisa che riguarderà tutti i livelli dell'istituzione. Rifletterà e utilizzerà le caratteristiche uniche del Comitato nel contesto istituzionale, grazie alla sua prossimità e rappresentatività. Infine, la strategia sarà attuata secondo i principi di responsabilità e trasparenza, tenendo conto della diversità politica e geografica del CdR.

2. Gruppi destinatari delle attività

Sebbene l'obiettivo generale della strategia di comunicazione del CdR sia quello di migliorare il modo in cui i cittadini dell'UE percepiscono l'Unione, il Comitato non può concentrare efficacemente le sue attività di comunicazione direttamente su 500 milioni di cittadini, poiché non dispone delle risorse finanziarie e umane per farlo. Il CdR può però apportare valore aggiunto con attività di comunicazione finalizzate ai principali gruppi destinatari delle sue attività: gli enti locali e regionali e le istituzioni dell'UE. Per comunicare con i cittadini, il CdR farà affidamento sui suoi membri e sugli attori locali e regionali che fungeranno da moltiplicatori e punti di collegamento. Inoltre, il CdR si avvarrà dei suoi accordi (attuali e futuri) con le altre istituzioni dell'UE, per esempio collaborando con i servizi di comunicazione della Commissione europea, del Parlamento e del Consiglio dell'Unione.

Gli enti locali e regionali includono sia i responsabili e i rappresentanti politici delle amministrazioni locali e regionali che le associazioni e le reti territoriali. Essi garantiscono legami a due sensi con i 500 milioni di cittadini, rappresentando le loro necessità e aspettative da una prospettiva locale a livello dell'Unione europea, da un lato, e trasmettendo le informazioni sull'UE a livello locale, dall'altro.

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Le istituzioni dell'UE sono destinatari parimenti importanti dell'attività consultiva del CdR, grazie ai pareri e alle risoluzioni che quest'ultimo elabora. Qui, la priorità è conferita ai deputati al Parlamento europeo, alla Commissione, ai gruppi di lavoro del Consiglio e alle riunioni concernenti i settori di attività chiave del CdR.

In tal senso, la stampa e i mezzi di informazione e comunicazione e le altre parti interessate svolgono un ruolo importante: sono infatti intermediari e moltiplicatori di punta che collegano il Comitato ai due principali gruppi destinatari.

Ai membri del CdR, la strategia di comunicazione riconosce un ruolo centrale. Essi hanno infatti la responsabilità di fornire informazioni e formulare dichiarazioni che riflettano il punto di vista locale a livello dell'UE e, allo stesso tempo, sono i moltiplicatori più importanti dei messaggi istituzionali del CdR rivolti ai cittadini e alle istituzioni dell'UE (per ulteriori approfondimenti, si veda il paragrafo 6 "Partecipazione dei membri del CdR alla strategia di comunicazione").

3. Obiettivi

"Ricollegare l'Europa ai cittadini istituendo un dialogo tra il livello locale e dell'UE" è il messaggio chiave nonché fondamento di tutte le attività di comunicazione del Comitato. La strategia di comunicazione migliorerà l'attività di consultazione del Comitato mediante una comunicazione mirata. In passato, la comunicazione rappresentava spesso l'ultima fase del processo politico del CdR. In futuro, la comunicazione del CdR non solo fornirà informazioni sulle attività realizzate, ma diventerà una componente maggiormente integrata del processo politico, legislativo e decisionale del CdR. Grazie a questo approccio alla comunicazione inclusivo e strategico, il CdR può rafforzare il proprio ruolo nella difesa della coesione territoriale e della partecipazione dei cittadini all'UE.

Grazie a un utilizzo più intensivo della comunicazione decentrata a livello locale, il CdR prenderà atto e discuterà delle necessità e aspettative manifestate da regioni e città. Gli strumenti di comunicazione del CdR trasmetteranno queste informazioni alle altre istituzioni dell'UE e, così facendo, influenzeranno l'intera agenda dell'UE. Per chiudere il cerchio e dimostrare la pertinenza delle informazioni dal basso, l'impatto dell'attività di consultazione dovrebbe essere riferito nuovamente al livello locale.

Grazie alla comunicazione, il Comitato rafforzerà la sua collaborazione con le altre istituzioni dell'UE. La finalità è quella di innalzare il profilo istituzionale e politico del CdR quale assemblea delle regioni e città d'Europa, nonché il ruolo dei propri membri, sia a Bruxelles che al livello locale. Sottolineando la posizione unica del CdR, ancorata al livello locale, nella definizione delle politiche dell'UE, il Comitato consolida la base democratica e la percezione pubblica di un processo guidato dai cittadini. Al livello locale, la comunicazione del CdR si baserà su un approccio integrato con il Parlamento europeo, la Commissione, le Presidenze di turno dell'UE e il Consiglio europeo, al fine di rafforzare l'impatto delle iniziative di comunicazione congiunte sulle attività dell'UE.

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Ricollegare l'Europa ai cittadini: istituire un dialogo tra il livello locale e dell'UE

4. Attuazione

Sulla base della strategia quinquennale, il segretariato generale del CdR elaborerà piani di comunicazione annuali da sottoporre all'approvazione dell'Ufficio di presidenza del Comitato. Ogni piano annuale definisce un insieme limitato di priorità tematiche per l'anno successivo: saranno definiti due o tre temi principali, sulla base dell'agenda dell'UE e in linea con le richieste locali/regionali. Sarà istituita una campagna del CdR su ognuno dei temi selezionati combinando la consultazione dal basso, l'attività legislativa, le campagne dei mezzi d'informazione e comunicazione,

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UE

CdR

Enti locali e regionali

CITTADINI

La comunicazione del CdR: contribuisce a trasmettere i punti di

vista locali e regionali al livello dell'UE favorisce la creazione di approcci

sinergici e reciproci per comunicare l'Europa ai cittadini

• Parlamento europeo• Consiglio europeo• Commissione europea• Altre istituzioni e organi

dell’UE• Parti interessate dell'UE

(uffici regionali, associazioni ecc.)

La comunicazione del CdR concorre a rafforzare la cooperazione con altre istituzioni e parti interessate europee

La comunicazione del CdR mostra in che modo si sia tenuto conto dei punti di vista locali e regionali al livello dell'UE

La comunicazione del CdR contribuisce a identificare le necessità e priorità locali e regionali

gli eventi, i dialoghi con i social media ecc. Le risorse della comunicazione saranno concentrate soprattutto su queste campagne, e includeranno obiettivi misurabili. Questo approccio contribuirà ad agevolare il partenariato con le altre istituzioni dell'UE, a delineare chiaramente i messaggi destinati a mezzi di comunicazione e parti interessate, nonché a rafforzare l'impatto delle attività consultive del Comitato.

Il segretariato generale consoliderà le strutture di coordinamento interne per gestire la strategia di comunicazione, facendo anche leva sulle attività dei gruppi politici del CdR. Le segreterie delle commissioni del CdR nelle due direzioni legislative designeranno i membri del personale responsabili delle tematiche di comunicazione, che lavoreranno di concerto in un "gruppo di comunicatori" con i colleghi della direzione della comunicazione, con il personale responsabile della comunicazione delle segreterie dei gruppi politici e con altre direzioni. Le campagne annuali, unitamente alle iniziative di comunicazione ad hoc, saranno inquadrate e attuate a questo livello. Sarà inoltre sviluppato un communication planner condiviso, a livello del Comitato, per agevolare tale coordinamento.

Parallelamente alla presentazione della strategia di comunicazione esterna, il segretariato generale stabilirà un piano di comunicazione interno per i prossimi anni. L'obiettivo è migliorare i flussi di informazione interni destinati o inviati dai membri del personale del Comitato ovvero i flussi di informazioni tra un membro e l'altro, nonché rafforzare il loro impegno nel rappresentare il CdR. Il piano di comunicazione interno sarà coerente con l'approccio esterno. Il progetto KIKLOS2, uno strumento informatico che contribuirà a facilitare la pianificazione strategica e il seguito delle priorità chiave del CdR, sarà attuato entro la metà del 2016.

Il CdR e le altre istituzioni dell'UE intensificheranno la comunicazione interistituzionale a Bruxelles e porteranno ulteriormente avanti questo processo al livello locale, oltre a operare su partenariati bilaterali. Ciò includerà il Parlamento europeo e i suoi uffici d'informazione, la Commissione europea, le sue rappresentanze e i centri d'informazione Europe Direct negli Stati membri, nonché il segretariato del Consiglio. I progetti pilota, ossia i programmi per i giornalisti locali stabiliti a Bruxelles, gli eventi congiunti delle parti interessate e i gruppi di visitatori comuni, la messa in comune delle piattaforme di comunicazione online, lo scambio di oratori per gli eventi locali multipli organizzati dalle istituzioni dell'UE e dal CdR, sulla base delle esperienze maturate con eventi simili, dovrebbero tradursi in nuove sinergie ed effetti di scala. A livello politico, inoltre, il CdR dovrebbe ribadire, sostenere e monitorare le raccomandazioni e i punti di azione per le altre istituzioni menzionati nel parere del 2014 dal titolo Ricollegare l'Europa ai cittadini.

Per quanto riguarda l'impatto della comunicazione dell'UE in generale, il Comitato vorrebbe suggerire alla Commissione europea di realizzare con regolarità indagini Eurobarometro regionali. Una siffatta indagine fu effettuata per la prima volta nel 2012, in occasione della Conferenza europea interistituzionale sulla comunicazione pubblica (EuroPCom), coordinata dal CdR; ne è poi prevista una seconda per ottobre 2015. Il valore delle indagini Eurobarometro regionali per l'UE, i politici locali e gli esperti di comunicazione è chiaro, e fungerà da base per attività di comunicazione maggiormente mirate. Inoltre, il Comitato terrà conto di altre fonti informative e piattaforme dei (social) media così da seguire il dibattito pubblico.

2 Il progetto KIKLOS rappresenta un processo che ruota intorno a un tema centrale.

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Il Presidente del CdR innalzerà il profilo del Comitato, e svolgerà un ruolo di punta nei partenariati interistituzionali, oltre ad avviare occasionalmente attività di comunicazione congiunte. Sarà altresì forgiata un'alleanza politica con i deputati al Parlamento europeo ("Amici delle regioni") sotto forma di riunioni a latere delle plenarie del Parlamento europeo, così da rafforzare i contatti personali con i deputati. Il Presidente, inoltre, effettuerà missioni conoscitive per favorire e promuovere le capacità d'investimento delle regioni e delle città e per innalzare il profilo istituzionale e politico del CdR. Alcuni di questi incontri potrebbero essere organizzati in partenariato con i commissari dell'UE o con i deputati al Parlamento europeo. Il Presidente coinvolgerà altri membri laddove opportuno e/o necessario.

I presidenti delle commissioni del CdR, inoltre, si riuniranno regolarmente con i loro omologhi nel Parlamento europeo per discutere gli sviluppi sui fascicoli prioritari per le due istituzioni, incluse le relative attività di comunicazione. Ciò potrebbe essere integrato dai diversi impegni e attività dei gruppi politici del CdR e dei rispettivi presidenti e membri.

L'avvio della strategia di comunicazione quinquennale fornisce lo slancio giusto per approntare e aggiornare un diagramma grafico per il CdR, che sarà utilizzato come base per tutte le sue attività di comunicazione. La scopo è raggiungere una forma di comunicazione più coerente, che si traduca in un miglior riconoscimento, in una maggiore efficienza e in un nesso chiave tra lo stile visivo e i messaggi chiave della strategia. Il nuovo stile di presentazione includerà una revisione degli schemi di colori e caratteri, la creazione di nuovi modelli user-friendly, linee guida sull'utilizzo delle immagini e di altri elementi visivi ecc.

5. Canali e strumenti

Mentre la strategia di comunicazione 2015-2020 stabilirà le principali priorità in termini di risorse e investimenti, l'avvio operativo e l'utilizzo degli strumenti di comunicazione saranno stabiliti nel dettaglio dai piani di comunicazione annuali. I diversi strumenti saranno utilizzati in maniera coordinata e sulla base delle campagne, e si rafforzeranno reciprocamente. L'accessibilità sarà una caratteristica chiave degli strumenti di comunicazione del CdR in termini di tecnologie, multilinguismo e stile editoriale.

5.1 Relazioni con la stampa e i media

Avvalendosi della sua specifica esperienza, della sua prossimità alla realtà locale e delle sue reti, il CdR può fornire valore aggiunto raccontando le storie del "mondo reale". In questo modo, la grande conoscenza ed esperienza e gli esempi di lavoro pratici possono essere utilizzati anche per consolidare i messaggi e le posizioni espresse dal Comitato nei suoi pareri. Sviluppando le tecniche del racconto, il CdR aiuterà i suoi membri e la sua rete a condividere le loro osservazioni e raccomandazioni basate sulla realtà e relative a temi europei, e a includerle nell'agenda delle istituzioni dell'UE.

I servizi stampa del Comitato si rivolgeranno ai media dell'UE a Bruxelles e lavoreranno con questi ultimi. La finalità è comunicare i pareri del CdR e i suoi punti di vista sui temi europei illustrati con esempi reali e storie interessati carpite sul posto. Il Comitato investirà nelle relazioni personali a lungo termine con i principali giornalisti della stampa accreditata a Bruxelles, così da ricevere una copertura mediatica per queste storie specifiche. In tal senso, il servizio stampa definirà i contenuti in modo

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chiaro, così che siano adatti ai media specificamente coinvolti. Oltre a veicolare i messaggi politici del CdR nei media, queste storie dei membri del Comitato hanno il potenziale di elevare il profilo dell'istituzione.

Anche le attività stampa saranno incentrate sui media specializzati locali, regionali e nazionali nei paesi e nelle regioni dei membri del CdR. Saranno ulteriormente sviluppatigli strumenti esistenti per le relazioni con la stampa e i media, ad esempio: comunicati stampa, interviste e articoli, spunti di intervento per la stampa, programmi per i media agli eventi, conferenze stampa, riunioni tecniche, missioni stampa e partenariati con i media,. Inoltre, se del caso e in stretto coordinamento con i gruppi politici del Comitato, le relazioni saranno decise con i membri del CdR, le associazioni, i partner e le rappresentanze dell'UE negli Stati membri, così da condividere idee per i media e richiedere il loro sostegno per veicolare i messaggi nei mezzi d'informazione dei rispettivi paesi.

Il CdR produrrà un Media Planner, che identificherà regolarmente i temi politici e gli eventi chiave nel calendario dell'UE, e che sarà utilizzato strategicamente per decidere quando il Comitato dovrebbe comunicare al meglio i suoi messaggi politici con i media e gli attori politici. Aggiornato con cadenza settimanale, deciderà in merito all'opportunità di utilizzare i comunicati stampa come strumento di comunicazione. Altri strumenti di comunicazione, per esempio i social media e il materiale audiovisivo, potrebbero infatti rappresentare un'alternativa migliore o un'azione complementare a un comunicato stampa per veicolare il messaggio del CdR. In quest'ottica, i servizi stampa del Comitato investiranno nei seguenti elementi:

riunioni regolari bilaterali e multilaterali informali con i corrispondenti a Bruxelles e i giornalisti dell'UE, soprattutto in vista delle principali dichiarazioni politiche del CdR;

reti mirate dove giornalisti dell'UE si incontrano, p. es. spazi dedicati ai mezzi di comunicazione durante i vertici dell'Unione, o conferenze stampa importanti della Commissione europea;

visite dei giornalisti e loro partecipazione ai principali eventi del CdR, a Bruxelles e nel contesto degli eventi locali;

organizzazione di missioni stampa incentrate su paesi specifici, a Bruxelles, per i giornalisti regionali e locali insieme ad altre istituzioni dell'UE;

diffusione mirata di comunicati stampa, ove possibile nella lingua del membro CdR interessato, e traduzione in tutte le altre lingue pertinenti dell'UE;

diffusione di informazioni, compresi comunicati stampa, articoli e video, tramite i canali dei social media.

partenariati con i media, da attuare con la stampa dell'UE, le agenzie stampa nazionali, i media negli Stati membri e altre piattaforme adeguate;

produzione di notiziari/sintesi video in preparazione o per il seguito di ogni conferenza/evento importante o sessione plenaria in cui i singoli membri racconteranno una storia traendo spunto dalle realtà locali.

5.2 Conferenze ed eventi

Le conferenze e gli eventi del Comitato fungeranno da strumento di comunicazione grazie alle loro caratteristiche dinamiche, ad-hoc e partecipative. Essi infatti agevolano gli scambi interpersonali sulle priorità tematiche del CdR, forniscono spunti alle attività di consultazione e integrano altri strumenti di comunicazione. I risultati che dovranno raggiungere gli eventi del CdR saranno chiaramente definiti

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previamente, e gli insegnamenti tratti saranno trasmessi ai pertinenti gruppi destinatari e inclusi nella relazione d'impatto del Comitato.

Gli eventi e le conferenze locali nelle regioni serviranno a trasmettere i messaggi dal livello dell'UE e a raccogliere messaggi dal livello locale utilizzando un formato di comunicazione bi-direzionale. Gli eventi a Bruxelles avranno la finalità di discutere temi d'interesse a livello dell'UE per i rappresentanti delle regioni e delle istituzioni dell'Unione e di veicolare i messaggi del Comitato.

Gli eventi locali saranno incentrati sul reperimento e la discussione di spunti di riflessione dal basso degli attori locali e regionali. I forum partecipativi sulle priorità tematiche annuali del CdR contribuiranno direttamente all'attività consultiva e alla preparazione dei pareri. Saranno principalmente organizzati nei collegi dei membri del CdR e con l'aiuto degli stessi, e saranno incentrati sulla regione o la città dei relatori in collaborazione con gli uffici d'informazione del Parlamento europeo e le rappresentanze della Commissione. Gli eventi locali serviranno anche a riferire in merito all'impatto dell'attività di consultazione.

Gli eventi e le conferenze a livello dell'UE forniranno nuovi spunti alle istituzioni dell'UE, presentando le necessità e priorità locali e regionali alle parti interessate dell'UE nonché condividendo e discutendo con loro questi temi. Questi eventi saranno il canale attraverso cui conoscere e discutere gli interessi delle parti interessate a livello locale e regionale, anche se tali interessi non rientrano nell'agenda istituzionale dell'UE. Le attività di consultazione del CdR trarranno vantaggio diretto non solo dalle conferenze organizzate in collaborazione con le autorità e le associazioni regionali e locali, ma anche dagli eventi congiunti con altre istituzioni dell'UE.

Per quanto riguarda i marchi forti del CdR come la Settimana europea delle regioni e delle città (Open Days) e la Conferenza europea sulla comunicazione pubblica (EuroPCom), saranno valutati i loro risultati, mentre si terrà conto dei principali criteri, p. es. l'attenzione riservata alle priorità politiche chiave, il valore aggiunto del Comitato all'agenda politica dell'UE e la raccolta di contributi locali e regionali che rafforzano le discussioni e le connessioni tra le parti interessate locali e dell'UE.

Il Comitato continuerà ad ospitare o co-organizzare eventi vari presso i suoi uffici a Bruxelles, ma sarà più selettivo in futuro. Sarà riservata maggiore attenzione agli eventi connessi alle priorità di comunicazione annuali e che hanno il potenziale di veicolare i contributi pertinenti sulla definizione delle politiche dell'Unione.

Si darà seguito al programma dei visitatori del CdR, con un accento maggiore sull'importante ruolo del Comitato nel veicolare le necessità locali a livello dell'UE. Saranno esaminate le possibilità che consentono di offrire programmi più globali e integrati per gruppi di destinatari specifici, insieme alle altre istituzioni dell'UE. Saranno inoltre proposte regolari opportunità di formazione per gli oratori che accolgono gruppi di visitatori.

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Per garantire il collegamento tra gli eventi e il ciclo politico, ogni attività (o serie di eventi) dovrebbe sfociare in una serie di conclusioni e raccomandazioni basate sulle opinioni degli attori locali e regionali, da discutere successivamente a livello di commissione competente del CdR, Ufficio di presidenza o sessione plenaria.

5.3 Comunicazione basata sul web, social media e pubblicazioni

Benché sia impossibile prevedere in che modo i media digitali e online si evolveranno nei prossimi cinque anni, vi sono alcune tendenze alle quali il Comitato dovrà adattarsi nel prossimo futuro: un maggiore utilizzo dei dispositivi mobili e touch, una migliore connessione diretta tra i gruppi destinatari e le istituzioni, la traduzione istantanea, gli aggiornamenti in tempo reale ecc. In tale contesto, all'inizio del 2016 sarà avviata una nuova strategia di comunicazione digitale alla luce degli esperimenti e dei progetti pilota realizzati nel 2015.

La strategia sulla comunicazione digitale sarà basata sui contenuti e sui contributi delle varie direzioni. Includerà la ricerca di sinergie con le altre istituzioni dell'UE, p. es. i collegamenti incrociati tra i siti Internet del CdR, del Parlamento europeo e della Commissione, le iniziative congiunte sui social media, nonché il sostegno della collaborazione editoriale con le associazioni nazionali e regionali e i membri del CdR. Questi attori contribuiranno ad inserire, nelle piattaforme digitali e negli strumenti del CdR, come le newsletter elettroniche, contenuti locali agendo da moltiplicatori per la loro diffusione. Il Comitato europeo delle regioni investirà nella leggibilità dei suoi messaggi digitali, dei suoi pareri e delle sue risoluzioni attraverso il racconto di storie e la comunicazione visiva mirata, con l'utilizzo di materiale video, infografiche, parti di testo più brevi e accattivanti, nonché l'elaborazione di linee guida editoriali per i fornitori di contenuti ecc. In questo modo, i social media e il team digitale e gli addetti stampa lavoreranno da vicino per sviluppare messaggi e linee editoriali forti per la comunicazione digitale. I social media e il team digitale forniranno anche sostegno e consulenza alle direzioni legislative, così da ammodernare le piattaforme di consultazione con il sostegno dei servizi informatici congiunti e le risorse tecniche esterne.

La strategia del CdR per i social media sarà notevolmente sviluppata per integrare la strategia di comunicazione generale, e sarà utilizzata come canale di comunicazione bidirezionale per lo scambio di informazioni tra i membri e il personale del Comitato, le istituzioni dell'UE, le parti interessate, i media e i cittadini. Gli strumenti dei social media saranno utilizzati anche per creare un dialogo con le autorità locali e regionali, il che consentirà di reperire contributi dal basso per le attività di consultazione e di raccogliere storie dai livelli regionali e locali. Il CdR diffonderà quindi queste storie al livello dell'UE a seconda dei temi prioritari, per poi tornare a riferire alle regioni e alle città i progressi compiuti dall'UE sui temi di loro interesse. Gli account dei social media saranno più efficacemente integrati nei siti web e nelle piattaforme online affinché possano più facilmente veicolare i contenuti e i messaggi online del Comitato. Sarà riservata particolare attenzione all'idea di incoraggiare i membri e i dipendenti a diffondere il contenuto dei media sociali del CdR attraverso i loro stessi social media. Nella fase iniziale della strategia di comunicazione, le risorse saranno investite nella sperimentazione dei vari strumenti disponibili per definire il mix di social media più adeguato per il CdR. Il gruppo di comunicazione del CdR definirà il formato più adeguato - per esempio gli articoli, le infografiche e il materiale audiovisivo - per comunicare attraverso i vari canali dei social media.

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I gruppi online del CdR lavoreranno per migliorare la coerenza tra tutti i siti web, le piattaforme online e i prodotti digitali del CdR, concentrando la sua azione sulle campagne tematiche piuttosto che su prodotti di comunicazione isolati.

Sarà inoltre migliorata la comunicazione digitale interna: il CdR beneficerà delle caratteristiche del nuovo strumento di gestione dei contatti chiamato Dynamics - che sarà attuato nel 2016 - che ottimizzerà l'uso dei contatti del CdR ai fini della comunicazione. Ciò dovrebbe tradursi in una comunicazione più mirata, in un migliore coordinamento e in una gestione efficace del flusso di lavoro.

Per quanto riguarda il sito web del CdR, sono diverse le iniziative in programma per adattare gli strumenti online del CdR alle necessità degli utenti: l'aggiornamento o la modifica dell'attuale sistema di gestione dei contenuti affinché rifletta gli sviluppi tecnologici, il miglioramento del sito o dei siti dando priorità alla versione mobile, una maggiore comunicazione visiva e un'architettura informativa semplificata. Questi sviluppi tecnici saranno presentanti prima per l'approvazione e, molto probabilmente, richiederanno il sostegno dei fornitori di servizi esterni.

Le pubblicazioni e altri prodotti informativi (stampati/stampabili) saranno parte integrante delle campagne sulle priorità tematiche in linea con la strategia generale, incluso il materiale documentale (studi, schede ecc.), redatto dalle direzioni che si occupano delle attività legislative del CdR.

Per la sua futura politica di pubblicazione, il Comitato sfrutterà appieno anche i servizi interistituzionali, i contratti quadro e i servizi tecnici come l'archiviazione, inclusi quelli offerti dall'Ufficio delle pubblicazioni dell'UE. Il rapporto pubblicazioni digitali-pubblicazioni stampate sarà incrementato, e sarà ulteriormente sviluppato il concetto di stampa su richiesta.

Infine, il corso online (MOOC) gratuito del CdR sulle regioni, le istituzioni dell'UE e la definizione delle politiche - il primo corso online mai offerto da un'istituzione dell'UE - sarà ulteriormente sviluppato quale strumento online innovativo per rispondere alle necessità informative e all'interesse manifestato dalle autorità regionali e locali. Questo nuovo strumento punta a conferire ulteriore potere ai membri del Comitato nel loro ruolo di "ambasciatori" del livello locale e regionale.

6. Partecipazione dei membri del CdR alla strategia di comunicazione

I membri del CdR hanno un ruolo chiave nell'attuazione della strategia di comunicazione. I membri rappresentano il trait d'union che consente la comunicazione nei due sensi tra le istituzioni dell'UE e il livello locale, facendo sentire la voce dei cittadini nella definizione delle politiche dell'UE e riferendo nuovamente al livello locale le informazioni raccolte al livello dell'Unione. Inoltre, i membri sono i primi portavoce dei messaggi istituzionali del CdR. Nei rispettivi Stati dell'UE, i membri del CdR possono assumere un ruolo guida nel mobilitare e coinvolgere altre autorità locali e regionali.

I membri del CdR devono essere sostenuti nel loro ruolo di portavoce dei cittadini per i temi che riguardano le istituzioni dell'UE. Si darà maggiore sostegno ai membri del CdR e alle rispettive amministrazioni nazionali, specialmente per le iniziative di comunicazione locali; inoltre, saranno incoraggiati maggiori scambi con le associazioni/reti territoriali.

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Segnatamente, la nuova strategia di comunicazione propone il seguente sostegno per i membri del CdR:

con un più intenso coordinamento tra le direzioni legislative e la direzione della comunicazione, gli strumenti di comunicazione del Comitato saranno più utili ai relatori nel processo di preparazione e consultazione per i rispettivi progetti di pareri.

I membri del CdR saranno incoraggiati a innalzare il profilo delle loro attività nel Comitato e, in particolare, a illustrare in che modo abbiano inserito le preoccupazioni e aspettative dei cittadini nell'agenda dell'UE.

Grazie all'ulteriore sviluppo dell'attuale newsletter elettronica del CdR, i membri potranno diffondere notizie e messaggi del Comitato in un linguaggio chiaro e in un formato pronto all'uso da inserire nelle rispettive pubblicazioni, condiviso con i contatti stampa locali o diffuso attraverso i rispettivi social media.

I membri del CdR possono organizzare o partecipare agli eventi sulla comunicazione a livello locale nei rispettivi collegi organizzati dalla direzione della comunicazione del Comitato, in partenariato con le associazioni territoriali e/o altri partner.

Proseguirà l'attuale sostegno alla comunicazione per i membri del CdR nelle seguenti forme:

possibilità di invitare giornalisti dai rispettivi paesi a Bruxelles; loro partecipazione alle conferenze del CdR in qualità di oratori; ausili audio-visivi in occasione della loro partecipazione a riunioni ed eventi del Comitato; contenuti sui social media per promuovere le loro attività al CdR; newsletter elettroniche che possono diffondere nelle loro stesse reti; biglietti da visita del CdR personalizzati; contenuti web per promuovere le attività del CdR (profili dei membri, schede sui pareri ecc.); opuscoli cartacei su una varietà di argomenti.

7. Valutazione e impatto

L'efficienza e l'efficacia della strategia di comunicazione sarà monitorata su base regolare, soprattutto per quanto riguarda gli indicatori qualitativi e i metodi, per verificare l'impatto politico del CdR e perfezionare o modificare i piani di comunicazione annuali. A tal fine, saranno individuati indicatori essenziali di prestazione che misurino l'impatto politico, l'impatto comunicativo e l'efficienza. Questi saranno sostenuti da indicatori di risultato per le diverse attività di comunicazione.

Le relazioni di valutazione annuali esamineranno l'impatto delle attività di comunicazione dell'anno precedente, mentre una valutazione intermedia della strategia sarà presentata nella prima metà del 2018 insieme alle raccomandazioni. La valutazione finale della strategia dovrebbe essere realizzata alla fine del 2020. Mentre la relazione di valutazione annuale si baserà principalmente su un'analisi effettuata dai servizi del Comitato, la valutazione intermedia e quella finale terranno conto anche del contributo di un consulente esterno, e includeranno l'uso di metodi qualitativi nonché l'impostazione della strategia nel contesto più ampio della comunicazione dell'UE, per esempio alla luce dei sondaggi Eurobarometro (regionali) in tutta l'UE.

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La misurazione dell'impatto politico delle attività del CdR va oltre la strategia di comunicazione; le direzioni legislative e il loro personale incaricato del coordinamento e del seguito interistituzionale devono contribuire ispirandosi alle esperienze maturate con la redazione della relazione d'impatto annuale del CdR. In futuro, quest'ultima includerà un capitolo sui risultati del piano di comunicazione del Comitato.

Per il monitoraggio della strategia di comunicazione, saranno applicati tre indicatori essenziali di prestazione:

1) l'indicatore dell'impatto della comunicazione misurerà l'impatto percepito sul raggiungimento delle priorità politiche del CdR;

2) l'indicatore della qualità della comunicazione presenterà i risultati, consentendo di distinguere i vari strumenti di comunicazione;

3) l'indicatore dell'efficienza metterà a confronto i costi relativi alle attività con il relativo impatto.

L'impatto e la qualità della strategia dovrebbero essere misurati analizzando il modo in cui il CdR viene percepito dai suoi principali destinatari. Gli indicatori essenziali di prestazione dovrebbero operare una distinzione tra due gruppi destinatari:

1) politici e funzionari di enti regionali e locali (inclusi gli specifici collegi dei membri del CdR), e 2) rappresentanti delle altre istituzioni dell'UE.

Gli indicatori verrebbero stabiliti sulla base dei risultati delle indagini annuali sulle percezioni dei gruppi destinatari, che richiederanno l'adattamento e la compilazione dei dati. Inoltre, occorrerà definire un valore di base (o livello zero) per il 2015 e i progressi da ottenere per tutta la durata della strategia. Il valore di base è tratto in parte dalle indagini realizzate all'inizio del 2015.

Oltre alle indagini sulle percezioni, si creerà un pannello di controllo (dashboard) per il seguito quantitativo dei principali strumenti e attività: ad esempio, relazioni per i media, eventi, comunicazioni e pubblicazioni online. Inoltre, si possono svolgere ricerche qualitative periodiche per misurare la reazione agli strumenti, come l'analisi del tono di voce nelle rassegne stampa, i sondaggi tra i partecipanti dopo gli eventi, i gruppi di utenti sul portale web ecc., o per verificare gli aspetti qualitativi (p. es. accessibilità, multilinguismo ecc.). Le ricerche qualitative comprendono anche l'analisi della soddisfazione dei membri del CdR per i servizi di comunicazione offerti.

Infine, l'indicatore dell'efficienza includerebbe il monitoraggio delle risorse (umane e di bilancio) impegnate negli strumenti di comunicazione e la loro combinazione con i sistemi di misurazione della loro diffusione e del loro impatto. I risultati fungerebbero da indicazione dei cambiamenti nella distribuzione delle risorse.

8. Risorse

Il segretariato generale del CdR attuerà questa nuova strategia coinvolgendo tutte le direzioni, i segretariati dei gruppi politici, i membri e il personale.

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La strategia di comunicazione è stata concepita con uno statu quo complessivo delle attuali risorse di comunicazione per i prossimi cinque anni (si stimano 1,8 milioni di EUR di bilancio operativo annuale, 51 membri del personale nella direzione della comunicazione del Comitato, oltre al personale di sostegno in altri servizi e le segreterie dei gruppi politici).

Gli stanziamenti finanziari saranno adeguati ogni anno tra le diverse unità, a seconda dell'argomento principale di ogni piano di comunicazione annuale. La distribuzione interna delle risorse umane può essere adattata ai campi e alle specificità mutevoli della comunicazione.

I piani di comunicazione annuali includeranno un piano di bilancio dettagliato, che sarà sottoposto annualmente all'approvazione dell'Ufficio di presidenza del Comitato. Il piano di comunicazione 2016 sarà presentato all'ufficio di presidenza il 2 dicembre 2015.

Tappe proposte

2 dicembre 2015: adozione del piano di comunicazione 2016 da parte dell'Ufficio di presidenza del CdR

Novembre/dicembre 2016: adozione del piano di comunicazione 2017 da parte dell'Ufficio di presidenza del CdR

Novembre/dicembre 2017: adozione del piano di comunicazione 2018 da parte dell'Ufficio di presidenza del CdR

Metà 2018: valutazione e revisione di medio termine della strategia di comunicazione Novembre/dicembre 2018: adozione del piano di comunicazione 2019 da parte dell'Ufficio di

presidenza del CdR Novembre/dicembre 2019: adozione del piano di comunicazione 2020 da parte dell'Ufficio di

presidenza del CdR Fine 2020: valutazione finale della strategia di comunicazione.

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PROPOSTA

I membri dell'Ufficio di presidenza sono invitati a decidere in merito alla strategia di comunicazione 2015-2020 proposta.

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