1

2

Consulfam Il Sistema Informativo per i Consultori Familiari

Il Sistema Informativo “Consulfam” si propone di automatizzare la raccolta e la

gestione delle informazioni nei consultori familiari, secondo schemi

organizzativi/funzionali tali, da fornire un utile supporto pratico all’attività clinico-

sociale quotidiana nonché alle tecniche di valutazione che saranno alla base delle

scelte di gestione.

Consulfam, pur essendo un applicativo complesso, è dotato di un’ interfaccia utente

semplificata, intuitiva e ben impostata logicamente che consente anche agli utenti

meno esperti un rapido e semplice lavoro di compilazione.

L’applicativo è stato progettato e realizzato utilizzando le più moderne tecnologie

informatiche che il mercato mette a disposizione. La piattaforma operativa su cui il

sistema si articola attualmente è infatti Windows 2003 Server in ambiente Terminal

Server.

ConsulFam è composto dal software per la Banca Dati e dal software per i consultori

distribuiti sul territorio e collegati ad un server centrale.

La Banca Dati, oltre a raccogliere e ad aggregare in modo omogeneo i dati provenienti

dai diversi consultori, fornisce a questi le informazioni di base indispensabili per una

gestione coerente di tutte le problematiche affrontate dai vari servizi.

La sicurezza, intesa come prevenzione di accessi non autorizzati, è garantita ai

massimi livelli.

Lo schema proposto qui di seguito illustra in sintesi l’ organizzazione del software:

3

In riferimento al flusso generale del programma, diamo una descrizione sintetica delle

singole funzioni:

� Le schede socio-sanitaria sono : di “1^ Contatto” (per inserire le informazioni generali ottenute dall’utente durante il suo primo contatto con il consultorio) e

di “Aggiornamento” (che consente di modificare nel tempo i dati registrati nel

corso del primo colloquio con l’utente).

� Le Cartelle sono di quattro tipi: Ginecologica, ostetrica, psicologica, sociale e consentono all’operatore d’inserire i dati necessari (Anamnesi familiare, Note

ecc…) per proseguire con la registrazione delle prestazioni.

� Accessi: per accesso s’intende l’insieme delle prestazioni giornaliere svolte dall’operatore per l’utente in presenza o assenza del paziente, all’interno o

all’esterno della struttura.

� Prestazioni: tutte le attività svolte dagli operatori della struttura. � Attività Organizzative e di Supporto: consente all’operatore di registrare una

serie di attività svolte nell’ambito del consultorio non riferite direttamente

all’utente (es. riunioni, att. Amministrativa, magazzino/consegne etc …)

� Attività di Promozione alla Salute: permette sia di programmare una serie di attività propedeutiche alla progettazione sia di redigere progetti, dando

l’opportunità di memorizzare anche gli interventi sporadici.

� Prenotazioni: il sistema informativo Consulfam consente agli operatori anche una facile registrazione e visualizzazione delle prenotazioni per tutte le

tipologie di prestazione.

� Screening: predisposizione per la gestione delle attività di screening. � Riepiloghi: questa parte del programma permette agli operatori di estrapolare

importanti informazioni riguardanti la tipologia e il numero degli utenti in

contatto con la struttura, degli accessi e delle prestazioni; consente altresì

l’estrazione automatizzata dei dati richiesti dal Controllo di Gestione ed i

Flussi Informativi.

Nella sessione “Analisi Statistiche”, è possibile impostare liberamente tutti i

parametri a disposizione, rispetto ai quali il software estrapola, elaborando i

dati registrati nel corso dell’attività consultoriale, analisi statistiche sotto

forma di tabulati cartacei e/o di grafici d’immediata interpretazione.

� Infine è presente una sessione “Utilità e Archivi di Base” che permette di definire gli operatori autorizzati ad utilizzare il software mediante l’area:

“Gestione Accessi”.

Mentre l’area “Archivi di Base” consente la consultazione degli archivi di

supporto alla gestione del programma quali: consultori, operatori, prodotti,

motivi del contatto, ecc … che il consultorio riceve dalla Banca Dati.

Entrambe garantiscono versatilità e continuità dell’aggiornamento grazie alle

funzioni previste.

Diamo di seguito una breve illustrazione del programma, per consentire una visione più

chiara delle metodologie ed interfacce adottate.

4

Figura 1 La finestra di dialogo “Avvio” mostrata nella fig. 1, è la videata che consente di

accedere al programma Consulfam. Avviando la sessione di lavoro, si accede alla

sezione che regolamenta l’accesso alle funzionalità del software, richiendo il codice

Operatore – Utente abilitato all’ utilizzo che consiste in una chiave che lo individua

univocamente ed una password personale che ne conferma l’ identità.

Superata questa fase di controllo si passa al “Menù Principale” :

Figura 2

5

Come mostra lo schema “Flusso generale” e citato sopra, il programma consente di

registrare per ciascun utente una scheda di 1° contatto: scheda in cui vengono

registrate le informazioni generali degli utenti, ottenute durante il primo contatto con

il servizio:

Figura 3

• Tipologia di Utenza (Donna, Uomo, Coppia, Famiglia, Bambino/a, Adolescente)

• dati anagrafici dell’ utente e del partner

• altre notizie utili ( modalità di accesso al servizio, motivazione di accesso,

problematiche di rilevanza sociale, etc…)

• servizi socio-sanitari utilizzati, MMG, etc …

• Consenso Informato (Stampa del modulo)

La scheda di 1° contatto crea automaticamente, duplicandosi, la “Scheda di

Aggiornamento” , predisposta per inserire le informazioni che vanno modificate nel

tempo.

La fig. 4 mostra l’accesso al “Percorso Clinico-Sociale” del soggetto in esame, che

sintetizza la storia dell’utente nella struttura:

• Cartelle specialistiche aperte ● Elenco Accessi e Prestazioni

• Diagnosi – Esami - Terapie ● Soggetti coinvolti nelle prestazioni

• Motivi dei Contatti ● Operatori intervenuti etc …

6

Figura 4

Una volta confermati i dati della Scheda Socio Sanitaria il software propone in

automatico la possibilità di proseguire con la registrazione della cartella specialistica

(Ginecologica, Ostetrica, Psicologica, Sociale).

Cartella Ginecologica Cartella Ostetrica

Cartella Psicologica Cartella Sociale

7

La parte relativa alla registrazione delle prestazioni è suddivisa in due fasi:

1ª fase – Inserimento dei dati generali (Data, Tipologia prestazione, utenza, Rete

inviante, Soggetti coinvolti, Motivi del contatto, etc …)

2ª fase – Inserimento dei dati specifici (Tutte le informazioni di dettaglio dipendenti

dalla prestazione scelta)

Per una rapida e corretta compilazione delle prestazioni, la maggior parte delle

informazioni da immettere, sono composte da campi a tendina che consentono di

selezionare facilmente le notizie che si desiderano riportare.

Di seguito, data la molteplicità delle prestazioni, presenteremo quelle più complete sia

per la qualità che per quantità dei dati che consentono di registrare:

Pap Test

La scheda della registrazione consente oltre di riportare l’esito del Pap Test

proveniente dal laboratorio citologico, la prescrizione dell’eventuale terapia o esami da

effettuare.

Esame Colposcopico/Biopsia

La scheda del Pap Test varia a

seconda del tipo selezionato

(esecuzione, registrazione, o ritiro );

mostriamo quella dell’esecuzione �

8

La maschera della colposcopia, oltre a contenere tutti i campi inerenti alla

prestazione, dispone di un riquadro contenente un’immagine, la quale, dà l’opportunità

di disegnare quanto riportato nella diagnosi e avere così una visione più completa della

situazione riscontrata;

Le stesse modalità di registrazione grafica si riscontra anche della Visita Senologica:

Contraccezione

Relazione Psicologica/Sociale

La schermata dispone di campi per

effettuare relazioni sia per uso interno,

sia per uso esterno e nell’ampio campo

testo, si ha inoltre l’opportunità di

usufruire delle funzioni del menù che si

presenta, ovvero effettuare operazioni

del tipo:

trova e sostituisci, controllo ortografico,

importare il contenuto di qualunque altro

documento, etc …

9

Infine, “Consulfam”, oltre ad essere uno strumento di aiuto nell’esecuzione delle

normali attività dei servizi consultoriali, è soprattutto un applicativo che permette di

effettuare svariate analisi in modo veloce ed interattive, grazie ai vari parametri

combinabili tra loro, per un efficace risultato alle specifiche esigenze, mostrando i

dati risultanti, sia in forma tabellare, sia grafica, ed esegue l’estrazione

automatizzata dei registri, richiesti periodicamente dal Dipartimento Materno

infantile.

Elenco Prestazioni Utenti in contatto con la struttura

Esempi di elaborazione grafica: