Conservazione Sostitutiva a norma CNIPA dei Bollettini...

Conservazione Sostitutivaa norma CNIPA

dei Bollettini Postali

Cliente: BancoPosta

Roma, [email protected]

[Documento confidenziale]1

Agenda

Ambito di applicazione del processo di Conservazione Sostitutiva

Ciclo di vita del documento "bollettino"- Situazione fino al 2005- Situazione dal 2006

Analisi della normativa CNIPA finalizzata alla conservazione dei bollettini

Il comma 51 della Finanziaria 2006

Macro-processi

Architettura del sistema

Vantaggi per il Sistema Paese

Conclusioni

Conservazione sostitutiva a norma CNIPA dei Bollettini Postali[Documento confidenziale]2

Ambito di applicazionePostecom da Agosto 2001 eroga per BancoPosta il servizio Bollettino Report.

Questo servizio, pensato per la clientela Business, permette di visualizzare da Web le immagini dei Bollettini di Versamento Postale accreditati su proprio conto corrente postale.In ottica evolutiva di gestione del prodotto, dal Dicembre 2005 il servizio è stato implementato rilasciando anche la funzione di Conservazione Sostitutiva di tutte le immagini dei Bollettini.Ogni anno, presso i 14.000 Uffici Postali d’Italia, vengono incassati più di 600 milioni di Bollettini.

La carta gestita annualmente ha:

-un peso di circa 720 tonnellate(circa 1.000 automobili)

-un volume di circa 6.000 m3

(uno stabile di 3 piani)


Ciclo di vita del Bollettino Situazione fino al 2005

Conservazione sostitutiva a norma CNIPA dei Bollettini Postali

Pagamento del Bollettino presso un Ufficio Postale

BollettinoBollettini

CUAS

Spedizione dei bollettini al CUAS di riferimento

Scansione e microfilmatura dei Bollettini

Bollettini Immagini Pubblicazione sul Web delle immagini dei Bollettini

Bollettino Report

Invio al fatturatore

Microfilm


Ciclo di vita del Bollettino Situazione fino al 2005

Le ricevute dei Bollettini venivano inviate dagli uffici postali ai centri di elaborazione (CUAS BancoPosta), dove per esigenze di archiviazione venivano sottoposte alle fasi di digitalizzazione, microfilmatura e indicizzazione.

Al termine di tutte le elaborazioni e di tutte le fasi di lavorazione, le ricevute cartacee venivano spedite ai titolari dei conti correnti destinatari dei pagamenti.

Per i conti correnti di BancoPostaImpresa è attivo il servizio Web di ricerca, visualizzazione e download delle immagini digitali dei bollettini pagati negli ultimi 3 mesi (Bollettino Report).

Le ricerche dei pagamenti archiviati venivano svolte utilizzando i relativi microfilm.


Ciclo di vita del Bollettino Situazione dal 2006

A seguito della avvenuta regolamentazione normativa, da Gennaio 2006 è attivata la nuova modalità di archiviazione dei Bollettini Postali mediante l’utilizzo delle funzioni messe a disposizione dalla piattaforma di Conservazione Sostitutiva. Ad oggi circa 250 milioni di Bollettini Postali (per un totale di 500 milioni di immagini fronte e retro) sono stati archiviati sui sistemi di Postecom.

BancoPosta in un’ottica di continua evoluzione del prodotto sta sostituendo gli attuali processi di comunicazione degli esiti dei pagamenti (rendicontazione) con dei nuovi processi che prevedono una costante e progressiva smaterializzazione delle ricevute di accredito.

Oggi sia le ricerche dei pagamenti archiviati, sia la rendicontazione verso il cliente, vengono effettuate utilizzando le immagini conservate in modalità sostitutiva.


Ciclo di vita del Bollettino Situazione dal 2006


Analisi della normativa CNIPA Punti consolidati

- dalla Deliberazione CNIPA 11 – 2004

Art. 1.c: documento analogico originale: documento analogico che può essere unico oppure non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.I bollettini postali possono considerarsi documenti non unici.

Art. 4.1 applicato ai bollettini postali: il processo di conservazione sostitutiva dei bollettini avviene mediante memorizzazione della relativa immagine direttamente su supporti ottici e termina con l'apposizione, su un’evidenza informatica contenente l’impronta di un insieme di bollettini, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile dellaconservazione che attesta così il corretto svolgimento del processo.


Analisi della normativa CNIPA Punti consolidati

Art. 8: è data facoltà […] di utilizzare, nei processi di conservazione sostitutiva […], un qualsiasi supporto di memorizzazione, anche non ottico, comunque idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.I dati sono memorizzati su un sistema storage con dischi ad altaaffidabilità e alta permanenza del dato.


Il comma 51 della Finanziaria

Al fine di semplificare le procedure amministrative delle PP.AA., le stesse possono, nell’ambito delle risorse disponibili e senza nuovi o maggiori oneri a carico del bilancio dello Stato, stipulare convenzioni con soggetti pubblici e privati per il trasferimento su supporto informatico degli invii di corrispondenza da e per le pubbliche amministrazioni. A tale fine le PP.AA. si avvalgono di beni e servizi informatici e telematici che assicurino l’integrità del messaggio nella fase di trasmissione informatica attraverso la certificazione tramite firma digitale o altri strumenti tecnologici che garantiscano l’integrità legale del contenuto, la marca temporale e l’identità dell’ente certificatore che presidia il processo.Il concessionario del servizio postale universale ha facoltà di dematerializzare, nel rispetto delle vigenti regole tecniche, i documenti cartacei attestanti i pagamenti in conto corrente; a tale fine individua i dirigenti preposti alla certificazione di conformità del documento informatico riproduttivo del documento originale cartaceo. Le copie su supporto cartaceo, generate mediante l’impiego di mezzi informatici, sostituiscono ad ogni effetto di legge l’originale da cui sono tratte se la conformità all’originale è assicurata da pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio.


Macro-processi


Digitalizzazione e indicizzazione delle immagini

Archiviazione delle immagini

Preparazione flussi verso il sistema centrale

Conservazione Sostitutiva delle immagini

Generazione delle Liste di Rendicontazione

Pubblicazione via Web

Richiesta di una copia di un bollettino


Macro-processi

1. Digitalizzazione e indicizzazione delle immaginiPresso i Centri CUAS(BancoPosta), le ricevute di accredito dei Bollettini Postali vengono digitalizzate e memorizzate in formato standard TIFF, e viene eseguito un riconoscimento OCR per ricavare gli attributi del singolo Bollettino (conto corrente, importo, data operazione, codice BancoPosta, ufficio postale, …)

2. Preparazione flussi verso il sistema centraleTutte le immagini, con i relativi attributi, vengono memorizzate in archivi firmati e non modificabili, e inviate in modalità telematica al sistema centrale per sottoporle al processo di conservazione sostitutiva

3. Archiviazione delle immaginiLe immagini ricevute dal sistema centrale vengono archiviate in un repository di Gestione Documentale, indicizzandole in base a tutti gli attributi definiti e memorizzandole in Lotti di Documenti.


Macro-processi

4. Conservazione Sostitutiva delle immaginiI Lotti di Documenti e i relativi File di Indice vengono salvati su dispositivo storage compliant con le direttive CNIPA e ne viene generata l’impronta hash. Le impronte hash vengono memorizzate su un file denominato File di Chiusura. A quest’ultimo viene applicata la Marca Temporale e la Firma Digitale del Responsabile della Conservazione, e viene anch’esso memorizzato sul dispositivo storage.


Archivio DAF(Lotto di Documenti)

ImageList(File di Indice)

write API

File di Chiusura

FingerPrint FingerPrint

FingerPrint FingerPrint

write API

1 2

33

6

MarcaTemporale

FirmaDigitale 54


Macro-processi

5. Generazione delle Liste di RendicontazioneViene generato, per ogni Conto Corrente Postale, un flusso dati utilizzato per produrre o una stampa cartacea di rendicontazione oppure un CD da inviare al titolare del conto.

6. Pubblicazione via Web (Bollettino Report)Le immagini sono rese disponibili su Internet con accesso controllato per ogni titolare di Conto Corrente Postale, il quale può eseguire ricerche, visualizzare le immagini ed eseguirne il download.

7. Richiesta di una copia di un bollettino (Conservazione Sostitutiva)Ciascun titolare di Conto Corrente Postale può richiedere, di ogni Bollettino, la copia cartacea estratta dall’archivio di Conservazione Sostitutiva.


Architettura del sistemaArchitettura di rete



Architettura hardware

I dispositivi server (www.sun.com):

L’architettura dell’intero sistema è basata suserver Sun, per assicurare alta affidabilità econtinuità di servizio.

I server utilizzati sono:

- 4 server di classe midrange dedicati al sottosistemadi Gestione Documentale e Conservazione Sostitutiva

- 2 server di classe enterprise dedicati al sottosistemaDBMS

- 4 server entry-level dedicati al sottosistema di front-end


http://www.sun.com/


Architettura hardware

Il dispositivo di storage (www.emc.com):

Il sistema EMC2 Centera è un sistema CAS (ContentAddressed Storage) in grado di memorizzare quantità di dati fixed-content nell’ordine del Petabyte, assicurandoun accesso online rapido e garantendo l’autenticità e l’integrità degli oggetti. La soluzione EMC2 Centera Compliance Edition Plus è espressamente progettata per garantire la conformità alle direttive aziendali e il rispetto dei requisiti normativi più severi in termini di conservazione dei documenti.


http://www.emc.com/


Architettura software

Il sistema di Document Management (www.mobius.com):

La tecnologia View Direct® di Mobius rappresenta una soluzione di classe enterprise per l’Electronic Document Warehouse (EDW), permette di gestire grandi volumi di documenti di qualsiasi formato e si integra con un’ampia varietà di piattaforme di elaborazione e di sistemi di storage. Una volta archiviati, i documenti vengono resi disponibili per l’acceso da parte degli utenti su rete Internet o su reti private.

Si riporta un estratto del parere della società di analisi “Yankee Group”sull’integrazione dei due sistemi EMC e Mobius:

The EMC-Mobius combined platform can ensure that core business documents are preserved for compliance reasons


http://www.mobius.com/


Sistema di Firma digitale e Marcatura temporale

Per l’esecuzione del processo di chiusura dei Lotti di Documentivengono utilizzati i sistemi di Firma Digitale eMarcatura Temporale forniti da Postecom CA1,ente certificatore accreditato presso il CNIPA.

In particolare, è stato generato un certificatoqualificato per il Responsabile della Conservazionee vengono richieste, di volta in volta, le marchetemporali da apporre ai Lotti di Documenti, chesono conservate nel bunker della CertificationAuthority per un periodo di 10 anni.


Vantaggi del sistema e proposteLa gestione tradizionale del processo di lavorazione dei Bollettini Postali e la conseguente gestione degli archivi cartacei rappresenta un costo per tutti i titolari di Conto Corrente Postale, ed in particolare per i cosiddetti “Grandi Fatturatori” che ricevono decine di milioni di pagamenti l’anno.

Recenti studi hanno calcolato che il costo medio di gestione di un documento cartaceo, per il suo intero ciclo di vita, può raggiungere i 20 Euro. Anche valutando il Bollettino Postale come “documento semplice”, e attribuendo un costo medio di 3 Euro, il risparmio derivante dalla Conservazione Sostitutiva dei Bollettini può raggiungere complessivamente, per l’intero Sistema Paese, 2 Miliardi di Euro.

Tra le possibili evoluzioni future:- Realizzazione di un servizio di conservazione sostitutiva da proporre

ai titolari di conto BancoPostaImpresa OnLine

- Dematerializzazione di nuove tipologie di documenti (contratti, distinte di operazioni, ecc.)


ConclusioniIl progetto di Conservazione Sostitutiva dei Bollettini Postali produce numerosi

vantaggi, tra cui i più importanti sono:

Eliminazione di una considerevole quantità di documenti cartacei

Il contenimento dei costi relativi alla gestione delle lavorazioni dei Bollettini Postali attualmente dipendente dalla quantità di documenti trattati (backoffice e rendicontazioni)

Snellimento nella gestione degli archivi e conseguente semplicità delle fasi di consultazione e recupero delle informazioni

Garanzia dell’inalterabilità delle informazioni storicizzate per il periodo previsto dalla normativa vigente, 10 anni (vedi deperimento originali e supporti microfilm, stoccaggio … )


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