Budget e preventivazione e... · 2020-01-14 · INTRODUZIONE Il Budget: cos'è È un documento che...

BUDGET e PREVENTIVAZIONE

INTRODUZIONE

Il Budget: cos'è� È un documento che evidenzia i risultati economici e finanziari che

l’azienda intende raggiungere.� Determina, cioè, gli obiettivi di gestione, da confrontare con i risultati

effettivi.

È un piano a BREVE TERMINE con estensione temporale di 1 anno.Dovrebbe essere redatto possibilmente entro il 30 NOVEMBRE di ogni anno e approvato entro dicembre.

Può essere articolato per intervalli di tempo anche infrannuali(trimestrali, mensili, ecc.).

INTRODUZIONE

Il Budget consente di:

�fare simulazioni�quantificare il fabbisogno di capitale�identificare i valori da tenere sotto controllo�verificare l’impatto sul risultato di gestione delle

variazioni nelle politiche di mercato

Il Budget consente di:

�elaborare piani alternativi�mettere sotto controllo i vari responsabili di funzione�mettere sotto controllo i vari prodotti (nel caso di azienda

manifatturiera) o le varie attività (nel caso di azienda di servizi)

INTRODUZIONE

Budget: per chi farlo?

Per chi preparare un budget (chi lo leggerà)?

�Per te e il tuo team�Per il tuo capo�Per il reparto amministrativo (finanza e/o contabilità, risorse

umane)

INTRODUZIONE

Perché porsi il problema di realizzare un budget?

�Per simulare i programmi di gestione futura�Per analizzare le prestazioni reali dell’azienda�Per i benchmark (confronti) interni ed esterni�Per l’organizzazione e il controllo (aiuta il processo di

delega)�Per aiutare gli individui, i reparti e l’azienda a conseguire

gli obiettivi pianificati

INTRODUZIONE


�Perché è uno strumento per indurre motivazione�Perché è uno strumento di assestamento della negoziazione

sulle risorse�Perché costituisce l'autorizzazione formale alla destinazione

delle risorse

INTRODUZIONE


� Perché è un mezzo di comunicazione interno ed esterno per illustrare le responsabilità della società nei confronti di:

- Creditori- Fornitori- Dipendenti- Clienti- proprietari

INTRODUZIONE

Il budget aziendale si compone delle seguenti parti:

� budget economico� budget patrimoniale� budget finanziario

INTRODUZIONE

Il Budget economico

Il Budget economico assume la forma di un Conto Economico (CE) preventivo.

Il budget economico è un documento che sintetizza tutti i costi e i ricavi dell’esercizio futuro, il reddito d’esercizio e i risultati economici LORDI o INTERMEDI, quali margine lordo di contribuzione (ricavi di vendita – costi variabili), reddito operativo (ricavi di vendita – tutti i costi operativi) e reddito prima delle imposte (ricavi meno tutti i costi eccetto le imposte sul reddito).

INTRODUZIONE

Abbiamo visto che il budget economico evidenzia i costi globali della produzione ed i ricavi presunti per i prossimi esercizi.

� Questo tipo di budget è un valido strumento di misura dell' "equilibrio economico" dell'azienda, ma non evidenzia l'aspetto dell' "equilibrio finanziario“.

� Infatti, anche se si presumono ricavi per il prossimo esercizio per un ammontare di 3.000, è possibile che le reali entrate in cassa corrispondono ad un ammontare di 2.100.

� Il budget finanziario evidenzia quindi le entrate e le uscite effettive, permettendo una migliore gestione dell'aspetto finanziario.

INTRODUZIONE

Il Budget finanziario

Consente di prevedere i flussi finanziari che si realizzeranno nel prossimo esercizio.

Esso si suddivide in due programmi strettamente correlati: � il budget delle fonti (fonti di finanziamento) e degli impieghi (investimenti di

capitale)� il budget di cassa (o di tesoreria)

INTRODUZIONE

Il Budget finanziario

� Le fonti di finanziamento sono rappresentate sia dal ricorso al capitale proprio che al capitale di debito (ricorso ai prestiti).

� Gli impieghi sono gli investimenti di capitale

� il budget di cassa (o di tesoreria): è rappresentato dalla disponibilità monetaria o liquidità; è la ricostruzione dei flussi monetari (differenza tra tutte le entrate e le uscite monetarie) di una azienda o di un progetto nell'arco del periodo di analisi.

INTRODUZIONE

� In economia per investimento si intende l'attività finanziaria di un soggetto economico detto investitore atta all'incremento di beni capitali e l'acquisizione o creazione di nuove risorse da usare nel processo produttivo al fine ultimo di ottenere un maggior profitto futuro o incrementare la propria soddisfazione personale.

� Caratteristiche tipiche di un investimento sono l'impiego di un capitale iniziale per raggiungere gli obiettivi finali, ottenuto a sua volta ricorrendo a risparmi propri oppure a richieste di credito (prestito) presso istituti di credito (banche), il tempo di recupero del capitale iniziale (payback period), il guadagno, il rendimento e il rischio associato di fallimento ovvero il mancato raggiungimento, parziale o totale, degli obiettivi finanziari inizialmente proposti. Può riguardare sia un soggetto imprenditoriale nell'ambito della sua attività di impresa, sia in senso esteso un privato cittadino nell'incremento della sua qualità della vita.

INTRODUZIONE

Nelle imprese private e nel settore pubblico l'investimento serve ad acquistare o produrre in proprio beni capitali materiali quali: impianti, macchinari, capannoni, beni immateriali, quali ricerche o campagne pubblicitarie, risorse da usare nel processo produttivo, come le materie prime e infine scorte di prodotti finiti.

Vi sono poi investimenti che non rientrano nel bilancio d'esercizio di una impresa privata, ma, quando previsto, nel bilancio sociale, come gli investimenti in formazione del personale o in sistemi produttivi meno inquinanti. In questo caso si parla di investimento in senso lato, dal momento che i costi corrispondenti rientrano nelle spese correnti.

INTRODUZIONE

Il Budget patrimoniale

Il Budget patrimoniale è uno Stato Patrimoniale preventivo, riferito al 31 dicembre dell’anno successivo.

Viene rappresentato riclassificando il documento tradizionale, ovvero ATTIVO IN DARE e PASSIVO + PATRIMONIO o CAPITALE NETTO in avere).

In sintesi, il patrimonio netto rappresenta la misura dei mezzi propri investiti dall'imprenditore o dai soci nell'azienda, mentre il patrimonio lordo rappresenta il totale degli impieghi (o investimenti) effettuati anche con il concorso del capitale di credito.

Il patrimonio netto è quello che rimane una volta pagati tutti i debiti e i creditori.

Il budgetAspetti organizzativi ed economici

� Il budget è uno strumento organizzativo e contabile che ha lo scopo di tradurre i piani di azione in termini economico/finanziari.

� Il budget è un programma di gestione riferito ad un periodo futuro (esercizio) che si sostanzia nella formulazione di un bilancio preventivo.

Che cos’è il BUDGET ?

Il budget deve considerare:

Il contesto nel quale si muove l’impresa

La missione aziendale

Gli obiettivi concreti nel breve e medio periodo

I processi e gli strumenti che consentono di pianificare e verificare gli obiettivi

La capacità di creare valore

L’organizzazione operativa attraverso la quale si crea valore


FATTORI ENDOGENI

Change management

Creazione di servizi e prodotti ad alto valore aggiunto

Forte orientamento al cliente

Sviluppo delle capacità di analisi e

reazione al mercato

Evoluzione delle tecnologie

applicative

FATTORI ESOGENI

Nuove strategie di fusione, acquisizione e trasformazione

Rapida evoluzione dei mercati di riferimento

Evoluzione (sviluppo/crisi) del contesto economico internazionale

Rapida evoluzione tecnologica

Continua innovazione delle strutture logistiche e distributive

EVOLUZIONE CONTINUA

Qual è il contesto nel quale si muove l’impresa?

La missione aziendale rappresenta la ragione per la quale l’azienda è presente sul mercato, il motivo tipico della sua attività, ciò che identifica gli elementi caratteristici e

specifici dell’azienda stessa e quindi ciò che la rende diversa dalle altre.

Al fine di chiarire il concetto, si pensi ad un viaggio.

La missione è la ragione del viaggio: il motivo per cui mi metto in cammino.

Quando intraprendo un viaggio però, non mi basta il motivo, devo anche sapere dove voglio arrivare,quali sono le tappe da raggiungere, entro quanto tempo e con quali risorse.

Questi, che rappresentano gli obiettivi del viaggio, sono per un’azienda gli obiettivi

aziendali.

Missione aziendale

Obiettivi aziendali

Cos’è la “missione” dell’impresa?

Come si realizzano gli obiettividell’impresa?1 Strategia

Coinvolgendo in modo sistematico i responsabili, nella condivisione e comunicazione della strategia aziendale.

2 Core businessSpecializzandosi in un’attività specifica e agendo così per la soddisfazione dei bisogni di consumo del proprio cliente.

3 Responsabilità e ruoliRendendo chiare e attuabili le responsabilità e la comunicazione.

4 RisorseValutando e valorizzando le risorse umane in un processo di crescita manageriale continuo.

6 Processi e strumentiValorizzando tutte le attività mirate al controllo e al miglioramento dei processi; sviluppando gli strumenti operativi che focalizzano la creazione del valore aziendale.

Pianificazione e controllo

� I processi di pianificazione e controllo della gestione (P&C) si riferiscono agli aspetti economici e finanziari delle attività aziendali.

� Normalmente viene data priorità alla P&C degli elementi economici che, tipicamente, si riferiscono a ricavi, costi e margini.

� La P&C si attua attraverso strumenti e soluzioni organizzative: standard (tecnici, di prezzo, di costo, di qualità, …), centri di responsabilità (di costo/ricavo), piano dei conti, riclassificazioni.

� I risultati si identificano con bilanci previsionali e rendiconti consuntivi.

Quali sono le caratteristiche della P&C?

DEFINISCO GLI

OBIETTIVI

DEFINISCO GLI

OBIETTIVI AGISCOAGISCO

CORREGGOCORREGGO VERIFICO I

RISULTATI

VERIFICO I

RISULTATI

DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVIDEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI

AZIONIAZIONI

RISULTATIRISULTATI

CONFRONTO TRA OBIETTIVI E

RISULTATI

CONFRONTO TRA OBIETTIVI E

RISULTATI

ANALISI DEGLI SCOSTAMENTIANALISI DEGLI SCOSTAMENTI

AZIONE CORRETTIVAAZIONE CORRETTIVA

NO AZIONE CORRETTIVANO AZIONE CORRETTIVA REVISIONE E/O MODIFICA

DI OBIETTIVI

REVISIONE E/O MODIFICA

DI OBIETTIVI

Qual è il flusso logico della P&C ?

RISORSE PROCESSI

STRUMENTI

Sistema Impresa

Qual è l’oggetto della P&C?

1) COERENZA CON LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA E LE DELEGHE DI RESPONSABILITA’ ECONOMICA

PROGETTARE IL SISTEMA IN MODO DA ATTRIBUIRE A CIASCUN LIVELLO

ORGANIZZATIVO LE PROPRIE SPECIFICHE ATTIVITA’ E I SOLI COSTI

CONTROLLATI/CONTROLLABILI

2) CONTROLLO PER ECCEZIONE

CONCENTRARE L’ATTENZIONE SU SCOSTAMENTI SIGNIFICATIVI

1) COERENZA CON LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA E LE DELEGHE DI RESPONSABILITA’ ECONOMICA

PROGETTARE IL SISTEMA IN MODO DA ATTRIBUIRE A CIASCUN LIVELLO

ORGANIZZATIVO LE PROPRIE SPECIFICHE ATTIVITA’ E I SOLI COSTI

CONTROLLATI/CONTROLLABILI

2) CONTROLLO PER ECCEZIONE

CONCENTRARE L’ATTENZIONE SU SCOSTAMENTI SIGNIFICATIVI

3) CONFRONTI CON DATI PREVENTIVI

L’EFFICIENZA DEL SISTEMA CRESCE NOTEVOLMENTE SE I DATI CONSUNTIVI SONO

CONFRONTATI SISTEMATICAMENTE CON I DATI DI BUDGET

3) CONFRONTI CON DATI PREVENTIVI

L’EFFICIENZA DEL SISTEMA CRESCE NOTEVOLMENTE SE I DATI CONSUNTIVI SONO

CONFRONTATI SISTEMATICAMENTE CON I DATI DI BUDGET

4) SINTESI DELLE INFORMAZIONI COERENTE ALLE RESPONSABILITA’ OPERATIVE E D ECONOMICHE DELL’UTENTE

SINTETIZZARE LE INFORMAZIONI IN FUNZIONE DELLE ESIGENZE CONOSCITIVE DEI

DIFFERENTI LIVELLI ORGANIZZATIVI

4) SINTESI DELLE INFORMAZIONI, COERENTE ALLE RESPONSABILITA’ OPERATIVE E D ECONOMICHE DELL’UTENTE

SINTETIZZARE LE INFORMAZIONI IN FUNZIONE DELLE ESIGENZE CONOSCITIVE DEI

DIFFERENTI LIVELLI ORGANIZZATIVI

Quali sono i principi basilari della P&C ?

Come si crea valore nell’impresa?

PROCESSO

ATTIVITA’

ATTIVITA’

ATTIVITA’

PROCESSO

ATTIVITA’

ATTIVITA’

ATTIVITA’

PROCESSO

ATTIVITA’

ATTIVITA’

ATTIVITA’

PROCESSO

ATTIVITA’

ATTIVITA’

ATTIVITA’

PROCESSO

ATTIVITA’

ATTIVITA’

ATTIVITA’

Offerta di beni/servizi

Acquisto di beni/servizi

Produzione

Fornitori

AcquistoGestione

consegne

Carico a magazzino

Valutazione fornitori

Selezione

fornitori

VALORE AGGIUNTO

ACQUISTI

Processi e attività

Dir.

Generale

Dir.Commerciale

Dir.Produzione

Dir.Logistica

Dir.

Tecnica

Dir.

AFC

Magazzino Acquisti

FUNZIONI /AREE AZIENDALI PROCESSI

Attività Attività

Attività Attività

Attività Attività

Attività

Attività

Attività

Attività

Attività Attività

Funzioni e attività

Come si “legge” il valore creatodall’impresa?

BILANCIO

Conto economico Stato patrimoniale Cash flow

Indici di analisi reddituale,finanziaria e patrimoniale

contabilità

finanza

controllo di gestione

direzione commerciale

marketing operativo

marketing strategico

personale ed organizzazione

EDP

officina

assemblaggio

finissaggio

Amministrazione

Commerciale

Servizi generali

Produttivi

Ausiliari

manutenzione

depuratore

centrale elettrica

magazzino

Struttura

Produzione

Virtuali

AZIENDAAZIENDA

…

….

….

Centri di responsabilità: un esempio

� Il budget è uno strumento organizzativo e economico che ha lo scopo di tradurre i piani di azione in termini economico/finanziari.

� Il budget è un programma di gestione riferito ad un periodo futuro (esercizio) che si sostanzia nella formulazione di un bilancio preventivo


MECCANISMO IN GRADO DI ORIENTARE, INFLUENZARE E MISURARE

IL COMPORTAMENTO DELL’ORGANIZZAZIONE

MECCANISMO DI ALLOCAZIONE DELLE RISORSE

Il ruolo del Budget

Strumento organizzativo

Strumento economico

L’ambiente esterno è sempre

più instabile ed il futuro è

condizionato dalle scelte di

oggi

Cresce il grado di complessità

delle organizzazioni

Le risorse disponibili sono

scarse e a caro prezzo

� Cogliere per tempo le

situazioni favorevoli e

� prepararsi a reagire ad eventi

sfavorevoli

� “Adattamento”

� Dirigere in maniera

sistematica e organica

“Integrazione”

� Scegliere la destinazione delle

risorse ed avere più punti di

riferimento

� “Efficienza”

Perché “anticipare il futuro”?

• STRUMENTO DI DIREZIONE (piano budget)

• STRUMENTO DI PROGRAMMAZIONE (analisi preventiva delle risorse da impiegare)

• STRUMENTO DI COORDINAMENTO(tra le diverse funzioni, reparti, servizi, ecc.)

• STRUMENTO DI CONTROLLO(quale confronto tra risultati raggiunti e obiettivi prestabiliti)

• STRUMENTO DI MOTIVAZIONE E DI VALUTAZIONE

Caratteristiche strumentali delbudget

Indirizzo della gestione

Budget come sfida per non essere

emarginati dal mercato

Budget come impegno vincolante

Budget come obiettivo minimale

o risultato desiderato

Budget come dichiarazione di intenti

ALTO

BASSO

MARGINALE LEADERSHIP

POSIZIONE DELL’AZIENDA SUL MERCATO

GRADO DI PREVEDIBILITA’ DI

EVOLUZIONE DEL MERCATO

Il processo del budgetDEFINIZIONE DELLE LINEE GUIDA

PRESENTAZIONE PROPOSTE DELLA UNITA’

ANALISI PROPOSTE (CONTROLLER)

E’ FATTIBILE

E’ COERENTE CON LE LINEEGUIDA

REVISIONE PROPOSTE (TOP MANAGEMENT)

E’ ACCETTABILE

APPROVAZIONE IMPLEMENTAZIONE

REVISIONE

REVISIONE

REVISIONE

SI

SI

SI

NO

NO

NO

Formazione del budget: fasi

Variazioni budget/consuntivo: analisi delle cause

VARIAZIONE CAUSA 1°LIVELLO CAUSA 2°LIVELLO CAUSA 3°LIVELLO

VARIAZIONE DEL

COSTO MATERIEPRIME

VARIAZIONE DEL PREZZO DI ACQUISTO

DELLE MATERIE PRIME

VARIAZIONE DEI CONSUMI DI UNITA’

FISICHE DELLE MATERIE PRIME

ANDAMENTO DELMERCATO DELLE

MATERIE PRIME

GESTIONE DEGLI ACQUISTI

VARIAZIONE DEI MIX PRODUTTIVI

EFFICIENZA OINEFFICIENZA

PRODUTTIVA

FENOMENO CONGIUNTURALE

(mercato economico in generale)

FENOMENO STRUTTURALE

ORGANIZZAZIONE DEI PROCESSIPRODUTTIVI

ANALISI DEI TEMPI DI PRODUZIONE

ANALISI DEI PROCESSI DI APPROVVIGIONAMENTO

IL BUSINESS PLAN E IL BUDGET DIESERCIZIO

Il Business Plan e il Budget d’esercizio

Iniziamo col dire che il budget è una cosa che facciamo più o meno tutti, più o meno tutti i giorni. Infatti, ogni giorno dobbiamo affrontare delle spese per mettere benzina nella macchina, per mangiare, per pagare il mutuo o l’affitto della casa, per acquistare vestiti, per andare a cena al ristorante, per viaggiare, per comprare le sigarette etc… E ognuna di queste cose che dobbiamo comprare, costa . Per pagare tutte queste cose servono i soldi. Quindi, alla fine del mese arriva uno stipendio, che poi serve proprio per comprare quello che vogliamo.

Ed è chiaro che se lo stipendio è poco, diventa difficile potersi comprare una Ferrari, un vestito da 2.500 euro, o un paio di scarpe da 1.000, o fare due mesi di vacanza. In qualche caso capita che uno si mette seduto a tavolino “a fare i conti” per fare rientrare tutte le spese nell’ambito dello stipendio. Questa non è una cosa riservata a chi fa un lavoro dipendente e magari guadagna poco: anche gli imprenditori si mettono a tavolino a “fare quadrare i conti”, solo che ne devono far quadrare altri, magari un po’ più costosi di quelli di un impiegato e magari un po’ più complessi. Ma il concetto non cambia.

Quello che cambia è che, spesso, un imprenditore fa quadrare questi conti alla fine di un anno di lavoro, piuttosto che prima. Il che, non è il massimo, perchè serve a poco sapere alla fine dell’anno che “non ce l’abbiamo fatta!” Infatti, sapere prima di cosa e di quanto si può disporre dopo, serve proprio per fare qualche conto con maggiore relax. E allora? Cosa significa questo “far quadrare i conti?”. Significa: fare il budget.

Che cos’è il budget di esercizio?

L’economia aziendale dice che “Il budget è lo strumento con il quale viene effettuata la previsione dell’andamento economico-finanziario dell’azienda, e può essere utilizzato come il punto di riferimento della gestione aziendale nel corso dell’esercizio. Possiamo paragonare il ruolo del budget a quello della bussola di una nave: serve per dare un punto di riferimento; serve per definire gli obiettivi; serve per decidere una rotta alternativa; serve per non lasciare l’azienda in balìa di se stessa evitando che vada a fracassarsi contro qualche scoglio.


In sostanza, quindi, questo strumento serve principalmente a due cose fondamentali: la prima è stabilire quali obiettivi si vogliono raggiungere e in quali tempi. La seconda è predisporre mezzi, azioni e risorse per raggiungere questi obiettivi. Pertanto in questo documento si dovrebbero rappresentare gli obiettivi (formalizzati su un programma) che l’azienda pensa realisticamente di raggiungere. Ecco perchè abbiamo detto più volte che la definizione degli obiettivi dovrebbe essere il frutto di dati e di analisi, piuttosto che della fantasia o (peggio) della speranza.


Infatti, se redatto con i criteri giusti, il budget serve a una serie di cose:1) è una guida per il management dell’azienda;2) definisce con chiarezza le responsabilità delle persone che si devono impegnare per raggiungere gli obiettivi;3) fornisce una serie di parametri con cui si possono confrontare i risultati programmati e quelli conseguiti;4) è uno strumento che fornisce la motivazione a tutti coloro che lavorano in azienda.

Dal punto di vista strettamente “tecnico”, il budget è composto da una serie di altri documenti che mettono in evidenza i risultati economico-finanziari che l’azienda vuole raggiungere nel breve termine: in questa veste tecnica assume la forma di un bilancio preventivo. E quindi, il budget è costituito da tre prospetti previsionali : lo stato patrimoniale, il conto economico e il budget finanziario. Visto che il business plan è il documento in cui c’è la descrizione anche tecnica di cosa vuole fare l’azienda nei prossimi anni, ecco spiegato cosa c’entra il business plan con il budget d’esercizio: la parte tecnica del business plan è costituita dal budget annuale di ogni anno che si vuole considerare.

VantaggiCome tante altre cose, anche il budget ha dei grandi vantaggi, ma incontra alcuni limiti. Sicuramente il migliore vantaggio che crea è dovuto al fatto che aiuta a concentrare l’attenzione verso obiettivi specifici piuttosto che generici, e quindi serve anche per rendere omogeneo il comportamento delle persone che lavorano in azienda. Infatti, se è vero che si tratta di una bussola, allora tutti devono remare nella stessa direzione… Un altro vantaggio estremamente importante è dato dal fatto che, mettendo gli obiettivi rivolti al futuro, introduce l’abitudine a guardare in avanti. Inoltre, proprio perchè è uno strumento di programmazione, aiuta anche a prevenire eventuali “fuori rotta” e a rimetter la barca nella giusta carreggiata, e permette di modificare la rotta stessa, qualora fosse stata impostata in modo sbagliato.

Limiti

Poi, però, ci sono anche i suoi limiti: il più grande di questi è sicuramente il fatto che il budget, come qualsiasi cosa di carattere previsionale, è basato su stime. E una stima, per definizione, è soggetta ad un margine di errore. Anche gli addetti alle previsioni meteo ogni tanto commettono degli errori. Anche un campione di F1 a cui mancano 2 punti per vincere il mondiale ed è convinto di farcela, può sbagliare una curva e quindi non vincere. E nelle aziende è la stessa cosa: si possono commettere errori di previsione più o meno gravi che portano con se conseguenze più o meno gravi.

Limiti

Infatti, un conto è stimare che una nuova attività avviata da un neo imprenditore, magari pure con pochi soldi, possa fatturare immediatamente 100 milioni di euro nel primo anno di attività (cosa che non è impossibile di per se, anche se poco probabile). Altro conto è pensare che la stessa attività, con lo stesso imprenditore e gli stessi soldi, possa fatturare 1 milione di euro. Nel primo caso, siamo nel campo della possibile realtà, nel secondo caso siamo nel campo della speranza.

Limiti

Quello che ci preme sottolineare è il fatto che un errore commesso sulla previsione delle vendite per eccesso di ottimismo, porta con se a cascata una serie di altri errori che poi mettono nei guai molto seri l’azienda e l’imprenditore. Infatti, fare una stima sbagliata sulle vendite, porta con se errori di stima anche su altri aspetti del budget.

…Perchè?

53

La costruzione di un budget

1. Budget commerciale (e il Budget dei costi commerciali)2. Budget della produzione3. Budget delle scorte e dei volumi di produzione4. Budget degli acquisti5. Budget dei costi di struttura

54Il punto di partenza: il budget commerciale

Il punto di partenza è sempre il Budget commerciale. Qualcuno potrebbe pensare che il punto di partenza sia la predisposizione dell’apparato produttivo, ma non è così. Infatti, i dati contenuti all’interno del piano di marketing dovrebbero fornire dati e previsioni relativi all’ammontare delle vendite e poi, sulla base di queste previsioni, si tirano giù gli altri budget in funzione di quello che dice il mercato. Se io prevedo di vendere 100 unità del mio prodotto/servizio, vado a comprare un impianto in grado di produrre 100 unità, e non un impianto che ne produce 300. Perchèpoi ci sono alcune differenze tra l’ammortizzare un impianto che produce 100 pezzi e uno che ne produce 300 : l’energia che consumano è diversa, e anche il numero di persone che ci devono lavorare probabilmente è diverso.


Senza parlare degli aspetti finanziari legati all’acquisto dell’impianto, perchè sono ovviamente ovvii…, prima di fare qualsiasi cosa, sarà bene tirare giù il Budget commerciale, e prima di farlo, sarà opportuno che ti poni una serie di domande:1) che cosa vendo?2) a chi lo vendo?3) come lo vendo?4) dove lo vendo?5) a che prezzo lo vendo?6) quanto ne vendo?


Sono domande che servono per definire gli obiettivi di vendita del prodotto/servizio al fine di stabilire anche i mezzi di cui si deve disporre per potere raggiungere l’obiettivo, oltre che per fare il calcolo del fatturato (cioè delle vendite). Per i motivi che abbiamo detto sopra, infatti, fa parte del budget commerciale il Budget dei costi commerciali, cioè la previsione dei costi che si devono sostenere per vendere i prodotti/servizi. Come si può facilmente capire, un conto è vendere 100 prodotti in un’unica città, un altro conto è vendere 500 prodotti in 5 città. I costi da affrontare aumentano, e quindi si deve tenere presente che più è complessa la tua struttura commerciale, e più costa.

57 Gli altri budget

Dopo che aver fatto il budget dei costi commerciali, si può pensare a preparare il Budget della produzione, che segue in linea logica quello commerciale proprio perchè l’azienda produce i suoi beni/servizi in funzione dei programmi di vendita. A differenza di quello commerciale che trova la sua ragione d’essere al di fuori dell’azienda, questa parte del budget ha a che fare con l’organizzazione interna della forza lavoro e dei mezzi tecnici a disposizione. Di norma, la previsione della produzione usa le proiezioni di vendita trasformandole in ore lavoro. Dopo aver fatto la previsione della produzione, si deve pensare a fare il Budget delle scorte e dei volumi di produzione: si deve, cioè, decidere quanti prodotti vuoi tenere in magazzino in scorta, e quindi sulla base di questa scelta si deve decidere quanto produrre. Ovviamente, il budget di produzione va suddiviso per prodotti.

58 Gli altri budget

A questo punto, dopo il budget delle scorte, si deve fare il Budget degli acquisti, poichè si deve acquistare tutto quello che ti serve per produrre le unità di prodotto/ servizio. In questa fase si deve fare attenzione al fatto che le quantità di materie da acquistare non corrispondono ai consumi per via delle scorte di cui abbiamo detto poco fa. Cosa succede a questo punto? Che abbiamo messo a budget, cioè abbiamo fatto la previsione di una serie di costi che si devono sostenere in base alle previsioni di vendita che abbiamo ipotizzato (cioè stimato). Ma per produrre tutte queste cose, si deve tirare su quella che in termini tecnici si chiama “la struttura produttiva” cioè l’elenco dei costi che si deve sostenere per mettere in moto la macchina.

59 Gli altri budget

E quindi si deve fare il Budget dei costi di struttura nel quale si devono predisporre i budget relativi a: 1) la direzione generale 2) l’amministrazione 3) la gestione del personale 4) le spese generali 5) la gestione straordinaria 6) il budget degli investimenti da realizzare 7) il budget finanziario

60 Gli altri budget

Alla fine di tutto il processo, si ottiene esattamente quello che abbiamo detto all’inizio: - un conto economico di previsione, con tutti i suoi costi e tutti i suoi ricavi; - uno stato patrimoniale di previsione con tutti gli investimenti che devi realizzare e i finanziamenti necessari per comprarli; - il budget finanziario, con il quale verifichi la fattibilità finanziaria di tutti i budget che fatti in precedenza.

Praticamente, tutto il contenuto della parte tecnica del business plan.

61 Conclusioni

Sappiamo che è un po’ complesso fare quadrare tutti questi conti, ma l’economia aziendale ci ha dato la possibilità di usare uno strumento davvero potente e altrettanto logico per prevedere nei minimi dettagli tutto quello che si deve fare per limitare al massimo i rischi che si corrono nel momento in cui si è deciso di lanciare la propria idea di business, oppure nel momento in cui si è deciso di fare degli investimenti per migliorare l’efficienza produttiva della propria azienda già esistente. Un’ultima raccomandazione: il tempo che si investe nella preparazione del budget, e quindi del business plan, non è tempo perso.

62 Conclusioni

E proprio perchè non si deve considerare il tempo investito come tempo perso, non chiudere il proprio budget in un cassetto, come fanno in tanti! Il budget (cioè la parte tecnica del business plan) è la bussola/ guida della tua attività. Se lo chiudi in un cassetto nessuno potrà sapere in che direzione stai andando. Nessuno potrà sapere se ci sono scogli all’orizzonte, e nessuno ti potrà avvertire in caso di pericolo. Nessuno saprà davvero in che direzione sta procedendo la barca. Nemmeno tu.

IL BUDGET: un importante strumento di controllo e di gestione

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Definizione: il budget è il principale strumento del controllo del sistema aziendale, inteso come pianificazione, programmazione e controllo dell’attività, ovvero come il processo formale attraverso il quale sono definiti gli obbiettivi aziendali, l’impiego e l’allocazione delle risorse. È volto a stimare le entrate e le spese dell’intero esercizio dell’impresa in un breve periodo.

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Il processo di budget si articola secondo le seguenti fasi:

- formulazione di obiettivi e programmi di breve periodo;- verifica sistematica degli obiettivi raggiunti attraverso l’analisi degli scostamenti;- intervento con provvedimenti correttivi quando la fase precedente segnali delle disfunzioni gestionali o dei programmi non più validi, al fine di eliminare in futuro gli scostamenti indesiderati.

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Composizione del budget:particolare importanza nel budget assumono:- pianificazione- controllo- verifica

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Pianificazione:la necessità di verificare l’attività dell’impresa deriva dalla tendenza a spingere lo sguardo delle proprie possibilità in altri scenari. La pianificazione elimina rischi e incertezze future, ma consente all’impresa di affrontare nel modo migliore eventuali imprevisti. Perché la pianificazione dell’impresa sia efficace, essa deve predisporre un sistema informativo per rilevare ogni operazione di gestione aziendale, e consentire di individuare possibili divergenze tra l’andamento effettivo e quello stabilito nel piano gestionale.

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Controllo budgetario:le forme di gestione aziendale sono molteplici: molta importanza assume il controllo budgetario, basato sul confronto dei dati stabiliti e i dati relativi finali.La programmazione di gestione perde significato se l’azienda non è in grado di misurare il grado di raggiungimento dell’obiettivo stabilito. È necessario che essa adotti meccanismi che consentono di osservare e controllare i risultati dell’azienda.

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Verifica: una volta completato il budget, esso dovrà rappresentare un riferimento per chi prende le decisioni. Le voci del budget devono rappresentare per terminologia e natura, quelle che si inseriscono nella contabilità.

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Il Budget è un documento fondamentale nel cosiddetto Controllo di Gestione di un'impresa. Serve a definire le risorse da attingere per conseguire gli obiettivi strategici aziendali.

Il Budget è il bilancio di previsione di un'impresa. Esso si rivela uno strumento indispensabile necessario per programmare le attività economiche. Inoltre, è un documento utile per stabilire la direzione verso cui tende una strategia aziendale e anticipare possibili scostamenti rispetto a ciò che è stato preventivato, in modo da intervenire tempestivamente. Tramite il Budget un’impresa effettua una previsione sull’andamento economico e finanziario della propria attività.

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Il bilancio di previsione ha sicuramente molti ambiti di applicazione, anche al di fuori dell'ambito aziendale, come ad esempio il budget riferito alla sfera personale e familiare, e può essere utilizzato per pianificare e programmare settori specifici di un business, come il Budget di Produzione o quello degli Investimenti.

Sicuramente, il bilancio previsionale più conosciuto è il Budget Economico, un documento in cui vengono sintetizzati tutti i costi e i ricavi stimati in un anno di esercizio.

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Nella sua struttura, il Budget dei Costi e dei Ricavi si compone di voci che vengono definite Poste, che consentono una verifica costante dell’incidenza di ciascuna di esse sul fatturato complessivo di un'azienda. Ogni singola posta, a sua volta, può essere suddivisa in ulteriori elementi o sottoinsiemi.

Ad esempio, la posta Acquisti potrebbe essere composta dalle sottovoci Materie Prime, Componenti, Lavorazioni Conto

Terzi, Attrezzature, Strumenti.

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A differenza della Posta Ricavi, che corrisponde sostanzialmente alle entrate legate alle vendite dei prodotti (o dei servizi), le Poste

relative ai Costi derivano da una serie di movimenti economici strettamente correlate al tipo di attività e alle sue dimensioni.

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Nel processo del Controllo di Gestione, una parte molto importante è costituita dall'analisi degli scostamenti tra Budget Consolidato e quello Previsionale. Gli Scostamenti, infatti, qualificano e quantificano le differenze tra le Poste del Consolidato e quelle del Budget. Analizzare le differenze tra le prime e le seconde permette di individuare se e a che livello siano stati raggiunti gli obiettivi economici e di marketing formulati in sede strategica.

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Lo Scostamento viene rappresentato tramite un valore, che può essere assoluto o percentuale. Il valore assoluto ci comunica l’entità dello scostamento, mentre quello percentuale indica come il risultato (il peso) di una posta incida sulla dimensione della dinamica cui riferisce. Esso risulta ancora più significativo se il confronto avviene tra l’esercizio corrente e quello precedente.

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L’analisi degli Scostamenti deve rappresentare un momento di riflessione analitica al fine di verificare le cause e gli effetti che hanno portato a quei risultati. Una volta individuati è necessario definire le azioni e gli interventi opportuni per correggere i risultati raggiunti rispetto a quelli desiderati.

Stato Patrimoniale e Conto Economico

78Differenza tra stato patrimoniale e conto economico

Lo stato patrimoniale definisce in un determinato momento il patrimonio aziendale e i diritti dei terzi che gravano sullo stesso, mentre il conto economico riassume l’insieme delle operazioni aziendali che hanno contribuito a determinare il risultato economico finale di un certo esercizio.

79Differenza tra stato patrimoniale e conto economico

Il bilancio è formato da tre documenti: lo stato patrimoniale, il conto economico e la nota integrativa.

Noi ci soffermeremo solo sui primi due.Della nota integrativa, diamo solo una definizione:Parte integrante del bilancio di esercizio, con lo scopo di fornire ulteriori informazioni quantitative e descrittive, completando i dati dei prospetti dello SP e del CE.

80 Lo stato patrimoniale

Lo stato patrimoniale – che rappresenta la situazione del patrimonio dellázienda in uno specifico momento della vita dellímpresa (solitamente individuato al 31 dicembre di ogni anno) – è suddiviso in due sezioni contrapposte chiamate Attività e Passività .

Trovano allocazione nelláttivo dello Stato Patrimoniale le immobilizzazioni, il magazzino, le disponibilità liquide e i crediti. Nel passivo, invece, sono imputati il Capitale Sociale, le Riserve, lútile o la perdita dellésercizio e gli utili e le perdite riportati a nuovo (ossia quelli la cui destinazione è rinviata ad altri esercizi) nonché i debiti a breve, medio e lungo termine.

81 Lo stato patrimoniale

Sotto l’aspetto finanziario le passività rappresentano le fonti di finanziamento proprie o di terzi necessarie all´azienda per la conduzione della propria impresa. La contropartita è rappresentata dagli impieghi (investimenti) ossia beni e diritti di proprietà dell´impresa.

82 Il Conto economico

Nel conto economico possono essere sostanzialmente distinti i ricavi e i costi. Si intendono ricavi le vendite dei propri beni, gli interessi attivi o i fitti attivi. Sono, invece, esempi di costi gli acquisti, le utenze, le spese del personale, i fitti passivi le imposte e le tasse. In tale contesto è bene far presente che lÍva, anche se é unímposta, non rappresenta un costo per la società . Si tratta, infatti, di un debito o un credito che lázienda ha nei confronti dellÉrario nel momento in cui compie una vendita o un acquisto e, per questo motivo, trova allocazione nel passivo o nelláttivo dello Stato Patrimoniale.


Esemplifichiamo

Al momento dellácquisto di un bene límpresa dovrà provvedere alla registrazione dellÍva a credito. Di contro, in caso di vendita di un bene dovrà registrare lÍva a debito. La somma algebrica fra lÍva a debito (rappresentata da segno negativo) e quella a credito (rappresentata da segno positivo) evidenzia il debito o il credito maturato dallázienda nei confronti dellÉrario.

84 Lo Stato patrimoniale

85 Lo Stato patrimoniale

87 Relazione tra CE e SP

Budget e preventivazione e... · 2020-01-14 · INTRODUZIONE Il Budget: cos'è È un documento che...

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