1

TNSJ- Gestione Missioni e trasferte

Manuale operativo Amministrativo

( Versione 0.95 Settembre 2016 )

Bozza !!!!

2

Sommario 1 – Introduzione .................................................................................................................................................3

2 - Accesso al programma TNSJ ..........................................................................................................................4

3 - Menù del programma TNS ............................................................................................................................6

4- Il ruolo Direttore .............................................................................................................................................7

5 - Ruolo Verificatore e Liquidatore ................................................................................................................ 11

5.1- Le verifica della richiesta di incarico missione (Ruolo Verificatore) ......................................................... 12

5.2 -La gestione degli anticipi (Ruolo Liquidatore) .......................................................................................... 12

5.2 - La verifica delle missioni (Ruolo Verificatore) ......................................................................................... 17

5.3- Liquidazione delle missioni (Ruolo Liquidatore) ...................................................................................... 21

6- Codici Stato .................................................................................................................................................. 27

3

1 – Introduzione Le missioni prevedono sostanzialmente due fasi. Nella prima il viaggiatore richiede l’autorizzazione alla missione, effettua il viaggio e presenta il rendiconto delle spese sostenute per il rimborso. Nella seconda l’amministrazione prende in carico la rendicontazione, la controlla e provvede alla liquidazione. La prima fase è ampiamente descritta nel Manuale Utente reperibile all’indirizzo: http://servizi1.ced.inaf.it/INAF-TNSJ.pdf . La seconda fase è schematizzata nella seguente figura, riguarda il personale Verificatore preposto al controllo e alla liquidazione della missione ed è l’argomento del presente manuale.

Il programma TNSJ prevede dei ruoli Autorizzativi ed Amministrativi per le persone che sono coinvolti nella gestione delle missioni ed in particolare:

• Il Direttore approva la richiesta di incarico di missione prima del suo svolgimento e, al temine della missione approva il rimborso delle spese di missione imputate al bilancio della propria struttura;

• Il Verificatore effettua una prima istruttoria sulla richiesta di incarico di missione e, al rientro dalla missione, controlla la documentazione attestante le spese e verifica che questa sia coerente con il Disciplinare Missioni dell’INAF:

• Il Liquidatore verifica la spesa e predispone la liquidazione. I ruoli verranno assegnati e modificati dal CED, utilizzando le informazioni in H1-HRMS e operando sul pannello di controllo di TNSJ, su indicazione delle singole strutture. I ruoli sono relativi alle unita’ organizzative (Osservatori, Istituti, Uffici centrali). Un Verificatore o Liquidatore potrà svolgere le proprie funzioni per più strutture o sedi di lavoro, o una persona potrà assumere contemporaneamente più ruoli (Verificatore e Liquidatore). Inoltre una persona potra’

4

essere incaricata, per un periodo di tempo definito, di svolgere una funzione in sostituzione di altri colleghi. Le funzioni vengono definite attraverso voci di menu che compaiono sul cruscotto. Tutti i dipendenti dell’Ente hanno la facoltà di <Inserire missioni personali> e quindi dispongono di questa voce di menu. Il Direttore, il Verificatore ed il Liquidatore avranno a disposizione ulteriori voci di menu per svolgere le funzioni richieste. Nel esempio viene mostrato il tipico pannello di un “Verificatore”. Si noti che oltre alla voce <Inserimento missioni personali> sono presenti le voci di <Verifica missione ….> e <Verifica missione dip. altra sede>.

Nella finestra <Processi/ruoli> vengono presentati solo 4 funzioni per volta. Nel caso un operatore svolga piu’ funzioni deve ricercarle scorrendo la barra sulla destra, oppure selezionando dall’icona che si trova a sinistra del proprio nome nella barra in alto. Mentre il Direttore viene avvertito con una e-mail delle operazione compiute dall’amministrazione e dal Liquidatore, gli uffici non riceveranno comunicazioni, e il Verificatore ed il Liquidatore verificheranno attraverso la consultazione del proprio cruscotto, le missioni da prendere in carico alla voce <To-Do>.

2 - Accesso al programma TNSJ L’accesso al programma missioni TNSJ si effettua utilizzando un browser, (preferibilmente Mozilla Firefox o Google Chrome), inserendo la stringa http://servizi.ced.inaf.it/ . Il browser Internet Explorer della Microsoft e’ sconsigliasto. Con le versioni di Java superiori alla 1.7 si potrebbe rendere necessario accedere al “Pannello di controllo” e indicare come “sicuro” il sito su cui risiede l’applicazione. Questa operazione dipende dal Sistema che si sta utilizzando.

5

Usando l’icona

si avrà accesso alla maschera per l’autenticazione. La prima volta che si accede ci si potrebbe trovare di fronte ad uno schermo bianco. In questo caso sarà necessario abilitare il browser all’uso del pop-up ed eventualmente selezionare nuovamente l’icona. A questo punto si avrà accesso alla finestra in cui inserire le credenziali.

Le credenziali sono costituite da: Utente: nome.cognome Password: Puo’ essere impostata o cambiata nel portale utente di H1-HRMS

6

3 - Menù del programma TNS Una volta entrati nella applicazione TNSJ si ha a disposizione il cruscotto.

Nella barra superiore si trovano i seguenti pulsanti

Con quello a sinistra si seleziona la funzione da eseguire. Sarà sempre presente la funzione per inserire missioni personali, mentre le altre voci dipenderanno dai ruoli per cui l’utente è stato abilitato.

L’ultimo pulsante sulla destra chiude il programma. I “Tools” permettono di: - verificare lo stato di esecuzione e gli errori - controllare le stampe - delegare il proprio ruolo ad un altro utente oppure gestire le deleghe che ci sono state assegnate. Con il pulsante “Home” si torna nella situazione iniziale.

Più in basso

Sono indicati tutti i ruoli a cui l’utente è abilitato direttamente o attraverso deleghe. Il ruolo attivo è segnalato con il colore arancio.

Vengono segnalate tutte le pratiche ancora aperte e che richiedono un intervento da parte dell’utente.

7

Anche il <Menù Attività> sulla sinistra presenta funzionalità diverse a seconda del ruolo assunto in quel momento dall’operatore. Queste funzioni sono quelle che permettono la gestione delle trasferte e delle note spese e la consultazione delle missioni ancora aperte oppure già concluse.

Ogni missione è identificata da un numero di sei cifre preceduta dalla lettera T (esempio: T000125). Questo numero, che è anche specificato nelle e-mail di comunicazione può essere utilizzato per accedere direttamente alla missione inserendolo nella casella <Accesso rapido> che compare in alto a destra nella barra di query. Nota: Nella ricerca e nella consultazione si faccia attenzione che non siano rimasti impostati dei filtri di Query che impediscono la visualizzazione dei dati.

Inoltre ricordiamo che se nelle varie maschere compare nella parte superiore l’indicazione del mese, per avere una visualizzazione totale delle pratiche, è necessario operare sul pulsante <Annulla Filtri>.

4- Il ruolo Direttore Il Direttore (o un sostituto) autorizza ed approva le richieste di missione del personale della propria struttura e quelle del personale di altra sede INAF a carico dei fondi gestiti dalla propria struttura. Dopo una prima istruttoria dell’amministrazione, il Direttore viene informato via mail dell’esistenza di una missione da autorizzare, l’informazione arriverà dal Verificatore o dal Liquidatore, in caso ci sia stata la richiesta di anticipo. Fanno eccezione le richieste di missione del direttore stesso e di organi dell’Ente (Presidente, Direttore Scientifico, Direttore Generale etc.) che non richiedono di essere preventivamente autorizzate. Il ruolo di Direttore, come quello degli organi sono indicati nell’anagrafica dell’Ente (H1-HRMS).

Il mail ha il seguente formato (e a volte può venire scambiato per spam):

8

Per prendere in esame e rispondere alle richieste il Direttore utilizza il programma TNSJ e assume il ruolo di <Autorizzatore dipendente propria struttura> nella barra Processi/Ruoli. A questo punto nella pagina del <To-Do> compariranno le richieste che devono essere esaminate.

La presenza di pratiche da evadere è segnalata dal simbolo .

Selezionando le voci per cui è richiesta l’approvazione si accede ai menù dove le richieste sono raggruppate per nominativo poiché una persona può avere più missioni in attesa di autorizzazione.

Si seleziona la missione che interessa

9

Si noti che il numero che definisce in modo univoco la missione compare anche nei mail (in questo caso T000108) e può essere utilizzato per cercare direttamente la missione utilizzando <Accesso rapido”. Nel cruscotto <Destinazioni> sono indicate data e luogo della missione come compilato del richiedente. La voce “centro di costo” qui indicata non è significativa e non corrisponde ad alcun dato contabile.

Selezionando la missione, a piè di pagina, si potranno vedere, tutte le ulteriori informazioni; in particolare l’Obiettivo funzione su cui andrà imputata la spesa comparirà nel campo <Note>1, inoltre sarà indicato il PI del progetto, il tipo di missione, i dettagli sugli orari etc.

Il cruscotto <Pagamenti> risulta compilato solamente in caso in cui il dipendente abbia fatto richiesto di anticipo.

Il cruscotto <Mezzi di trasporto e budget> riporta il costo previsto della missione e le eventuali richieste per l’utilizzo del taxi, auto a noleggio, mezzo proprio o altro mezzo non ordinario.

1 E’ prevista con il prossimo aggiornamento la creazione di un campo per indicare l’Obiettivo Funzione

10

Il cruscotto <Allegati> contiene l’eventuale documentazione a supporto delle richiesta di missione. In caso di missioni pagata su fondi non propri deve essere sempre allegato il modulo di autorizzazione del P.I. In caso di richiesta di anticipo, deve essere allegata la documentazione attestante la spesa già sostenuta es. biglietti di viaggio, prenotazione albergo, etc.

Il Direttore approva la missione utilizzando il pulsante Autorizza

Se con il mouse si seleziona la bustina bianca viene attivato uno spazio dedicato alle note che verranno inviate al viaggiatore via mail

Se ci fosse la necessità di respingere la richiesta di autorizzazione alla missione, si utilizza il tasto

Rifiuta, in questo caso e’ opportuno indicare la ragione del rifiuto nelle Note.

Il campo note consente di inserire circa 740 caratteri che corrispondono a circa 8 righe di un testo di una pagina word

11

5 - Ruolo Verificatore e Liquidatore Il programma TNSJ prevede due figure distinte di Verificatore e Liquidatore. Il Verificatore effettua una prima verifica delle missioni presentate per l’autorizzazione e in seguito, al rientro del dipendente, controlla la congruità delle spese e la correttezza della documentazione presentata. Il Liquidatore ha il compito di liquidare gli anticipi e le missioni concluse, sia quelle dei dipendenti della propria struttura che di altre strutture quando utilizzano fondi locali. Poiché’ non vi è ancora un metodo automatico per inserire i dati prodotti da TNSJ in TEAM ed il programma produce unicamente dei report relativi alle autorizzazioni ed alle spese, i due ruoli di Amministratore e Liquidatore potrebbero essere svolti dalla stessa persona in TNSJ, mentre l’effettivo “Liquidatore della struttura INAF” (cioè chi effettua la liquidazione su TEAM) potrebbe utilizzare unicamente i report prodotti dal programma TNSJ senza alcun bisogno di accedervi. Si noti che nel report finale relativo alla missione sono presenti le indicazioni di chi ha autorizzato e verificato la consistenza della missione, quindi il report ottenuto è stato “firmato digitalmente” dalle persone preposte che si sono qualificate con la propria username e password per svolgere la funzione richiesta in TNSJ. Questo report è utile per verificare i vari passaggi della missione tra i vari soggetti coinvolti nella gestione della pratica. Ogni struttura può decidere, in funzione della propria organizzazione interna, a chi deve assegnare ì ruoli e le eventuali deleghe che possono essere anche temporanee. I differenti ruoli che possono essere assegnati al personale amministrativo sono:

• Verifica missioni XXX • Verifica missioni XXX (dip. Altra sede) • Liquidazione anticipi e missione sede XXX • Liquidazione missioni XXX (dip. Altra sede)

Dove per “XXX” si intende il nome della sede. Un Verificatore e/o un Liquidatore può anche essere incaricato di seguire le missioni per più sedi, ed in questo caso dovrà selezionare di volta in volta il ruolo relativo.

12

5.1- Le verifica della richiesta di incarico missione (Ruolo Verificatore) …………………………………………..

5.2 -La gestione degli anticipi (Ruolo Liquidatore) Il programma prevede la gestione e l’erogazione di anticipi di missione che il “viaggiatore” può richiedere nel momento della compilazione dell’ordine di missione. Il Liquidatore non riceve mail relative alle pratiche da trattare, ma solo attraverso la selezione sul menu dei ruoli, accede alla funzione <To-Do>, che segnala le operazioni da fare. Nel caso in esame dal menu principale <Liquidazione anticipi e missioni ……>, e nel <To-Do>, si seleziona <Anticipo da gestire>.

Gli anticipi sono raggruppati sotto la sede di appartenenza e selezionando la sede vengono evidenziate tutte le missioni con richiesta di anticipo raggruppate per nominativo del richiedente.

13

Le missioni sono caratterizzate da due codici; il primo si riferisce allo <Stato> in cui si trova la missione e la cui descrizione si attiva posizionandoci sopra il mouse (in questo caso 10A indica “anticipo da liquidare”); questo codice si rileva particolarmente utile per capire a quale passaggio si trova la missione. Il secondo (T000075) è il codice univoco che identifica la missione e può essere utilizzato anche nel campo <Accesso rapido> per ritrovare rapidamente la missione in esame. Selezionando una delle missioni disponibili si apre la schermata di consultazione/modifica missione. Il Liquidatore può consultare la missione in tutti i suoi dati, ma non potrà effettuare modifiche nelle varie sezioni, se non in quella <Pagamenti>.

Le eventuali modifiche apportate sia alla data sia all’importo vanno salvate con il tasto <Conferma>. Se l’importo è espresso in valuta il richiedente avrà provveduto a selezionare la divisa corretta. In caso contrario sarà cura del Liquidatore apportare le modifiche. In caso di valuta straniera, il cambio, in base alla data indicata, viene calcolato in modo automatico (il programma è infatti collegato direttamente con il sito della Banca d’Italia).

Codice stato

Codice univoco

14

Terminata la fase di verifica/modifica il Liquidatore può selezionare il pulsante <Completa successivamente>, che consente di tenere in attesa la richiesta per poi riprenderla in un secondo momento oppure il pulsante <Chiudi e invia> che consente di procedere con la fase successiva della archiviazione e stampa dell’anticipo. Il pulsante <Esci> chiude la sezione anticipi e tutto ciò che non è stato confermato viene perso. Si procede poi con la fase di <Liquidazione anticipi>

Si ricerca la missione per cui si intende liquidare l’anticipo e una volta individuata si seleziona il pulsante <Excel>. Questo tasto attiva la possibilità di selezionare con un flag le missioni da liquidare, potendo avere più scelte possibili.

Una volta selezionate le missioni utilizzare il pulsante <Seleziona e avvia l’elaborazione> inserendo la data di stampa.

15

Terminata l’elaborazione è possibile aprire la stampa con il pulsante <Apri Stampa> selezionando questo pulsante la stampa viene aperta immediatamente.

In alternativa è possibile salvare il documento selezionando il pulsante “Scarica Stampa”, scegliendo il percorso del salvataggio.

16

17

Il primo foglio è riepilogativo di tutte le missioni elaborate, i fogli successivi sono il dettaglio di ciascuna missione elaborata. Terminata la fase di Liquidazione anticipi le missioni vengono automaticamente spostate nel menù <Consultazione>. Per avere una stampa dettagliata sia a livello di importi che a livello di autorizzazioni è necessario andare in consultazione cercare la missione e stamparla. Ricordiamo che la liquidazione in TNSJ non corrisponde in alcun modo all’emissione del mandato. Quest’ultima avverrà in base agli schemi organizzativi della struttura.

5.2 - La verifica delle missioni (Ruolo Verificatore) Quando un operatore entra nel programma TNSJ con il ruolo Verificatore trova nel cruscotto <To-Do> tutte le note spese che sono da verificare e quindi da chiudere per essere poi liquidate dal Liquidatore.

18

Selezionando l’icona si apre la schermata con l’elenco di tutte le missioni da verificare

Sotto l’indicazione Totale elenco sono indicate le missioni in attesa di verifica per sede di servizio. Selezionando la cartella vengono mostrate tutte le missioni con a lato il nominativo del richiedente

Selezionando la missione che voglio controllare si apre la seguente finestra:

Per procedere alla verifica della richiesta di rimborso selezionate la linguetta <Dett. spese collaboratore>. In questa schermata vengono proposte tutte le spese inserite dal viaggiatore come si vede dalla schermata seguente:

19

Totale complessivo e totali distinti per giornate

Dettaglio delle spese inserite dal viaggiatore

20

Il programma TNSJ che attinge alle anagrafiche del programma H1 propone in automatico il profilo del dipendente, tenendo così conto dei massimali previsti per ciascun ruolo. Nel caso il viaggiatore avesse inserito spese superiori ai massimali la schermata risulterebbe la seguente. Il semaforo rosso indica che i massimali sono stati superati. Ricordiamo che secondo il disciplinare INAF per le missioni in Italia i massimali di spesa dei pasti sono controllati sull’arco delle 24 ore, a partire dall’inizio della missione.

Esempi:

• se la missione inizia il mattino, importo del pranzo e della cena si sommano e si controlla l’eventuale superamento del massimale;

• se la missione inizia il pomeriggio, l’importo della cena si somma con il pranzo del giorno dopo e si controlla l’eventuale superamento del massimale.

Il primo caso è correttamente gestito dal programma che segnala lo “sforamento” con il semaforo rosso, il secondo no e quindi il warning o la mancanza dello stesso non è significativa.

Il Verificatore ha comunque sempre la possibilità di correggere direttamente gli importi in base ai massimali di spesa oppure può rimandare al dipendente la missioni utilizzando il pulsante <Rimanda al dipendente>. In questo caso il sistema invierà automaticamente un mail al dipendente. La linguetta <Allegati> riporta a sinistra tutte le spese inserite nella linguetta <Dett. spese collaboratore> e sulla destra gli allegati in formato pdf. Il semaforo diventa verde quando il numero di voci sulla sinistra corrisponde al numero di allegati caricati sulla destra. In caso contrario il semaforo rimane giallo. Questa segnalazione non è bloccante.

Il Verificatore può visualizzare gli allegati selezionando direttamente la voce interessata.

21

Terminata la verifica questa sarà chiusa con il pulsante <Invia al responsabile> e passerà nel <To-do> del Liquidatore.

5.3- Liquidazione delle missioni (Ruolo Liquidatore) Quando la missione è stata verificata dall’Verificatore, sarà presente nel <To-do> del Liquidatore.

Dal menù processi selezionare <Liquidazione anticipi e missioni>, se si tratta della liquidazione di un nostro dipendente, selezionare invece <Liquid. Missioni (dip. altra sede)”> nel caso si tratti di dipendente altra sede. Nel cruscotto “<To-Do>”, selezionare <Calcolo saldi>

22

Selezionare il pulsante <Annulla Filtri> per poter visualizzare tutti i file presenti e annullare la visione per mesi

Selezionare il pulsante <Elabora>

In questo modo ho la possibilità di selezionare la missione o le missioni da calcolare. Selezionare poi <Seleziona e avvia l’elaborazione>

Confermare utilizzando il pulsante <Conferma>

23

Una barra blu progressiva ci indica quando l’elaborazione è completata. E’ necessario selezionare il tasto <Esci> per terminare la procedura di calcolo. A questo punto possiamo passare alla liquidazione utilizzando la voce <Liquidazione>.

Anche in questo caso il pulsante < To-do> offre la visualizzazione di tutte le missioni da liquidare. Si procede quindi selezionando <Elabora>. A questo punto seleziono la missione o le missioni da liquidare e procedo con il pulsante <Seleziona e avvia l’elaborazione>.

Viene richiesta la data nella quale effettuare la liquidazione. Il sistema propone sempre la data odierna. Procedo con il pulsante <Conferma>. Anche in questo caso viene visualizzata una barra progressiva blu di avanzamento.

24

Seleziono <Apri stampa> per avere immediatamente a video la schermata riepilogativa della liquidazione. In alternativa posso scaricare la stampa in PDF utilizzando il pulsante <Scarica Stampa>. Per terminare l’operazione seleziono il pulsante <Esci>. Per ottenere il dettaglio delle spese che sarà utilizzato per gli operatori che utilizzando TEAM (per effettuare effettivamente il mandato), selezionare dal menù di sinistra la voce <Stampa Note Spese>, <Elabora>, selezionare la missione o le missioni da stampare <Seleziona e avvia l’elaborazione> e in fine <Scarica Stampa>.

25

Fino a quando non sarà sistemato il programma dovrà essere riportato a mano il OBFU su cui va addebitato.

26

CENTRI DI COSTO NOIPA

27

6- I Codici di Stato Stato della missione

Descrizione Note

05 Richiesta da completare

10 Verifica richiesta (Verifica)

Fase 1: il dipendente ha inviato la sua nuova richiesta di missione. In questo stato il Verificatore vede la missione in “Verifica richiesta missione”, deve controllare la correttezza formale e che ci sia disponibilità nei fondi indicati. Se non ci sono problemi, il Verificatore “autorizza” la missione, che passa così al Direttore

10A Anticipo da liquidare (Liquidazione) 10B Anticipo da liquidare con bonifico 10C Anticipo da contabilizzare

11 Verifica Anticipi (Liquidazione)

La missione è stata preventivamente controllata dal Verificatore e inviata al Direttore. In questo stato, la missione già autorizzata dal Direttore, è visibile al Liquidatore per “l’erogazione dell’anticipo”.

12 Richiesta non autorizz. (Verifica)

La missione si trova nella fase 1, quella di richiesta di autorizzazione alla missione. Il Verificatore ha rifiutato la missione per una causa formale (mancanza fondi nell’ob.fu, mancanza dell’indicazione del budget, mancanza modulo autorizzazione del PI ecc). La missione è tornata al dipendente per la correzione.

12B Richiesta non autorizz. (Liquidazione) 12C Richiesta non autorizz. (Direttore altra sede) 12D Richiesta non autorizz. (Direttore sede propria) 20 Autroizz. Missione 24 Autroizz. Missione

50 Consuntivo da completare La missione autorizzata è visibile al dipendente per l’inserimento delle spese.

52 Approvazione nota spese

Stato in cui la missione è già stata calcolata, liquidata ed è in attesa della firma del Direttore. In questo stato, per il Verificatore è visibile solo in consultazione

52A Nota respinta 54 Approvazione nota spese

60 Controllo formale dipendenti Il dipendente ha inserito le spese e ha inviato la missione al Verificatore che

28

la deve controllare. La missione è attiva solo per il Verificatore, nel processo “verifica missione”. Il dipendente la può vedere in consultazione.

60A Controllo formale sede di pagamento 60B Controllo formale no

65 Nota da liquidare La missione è stata inviata al “rimborso” dal Verificatore

67 Calcolo saldi eseguito

67A Da liquidare

Stato successivo al Calcolo saldo. Dopo l’invio al rimborso, la missione si trova in calcolo saldo. Fatto questo, lo stato si trasforma in 67A. La missione diventa visibile in liquidazione

67B Da liquidare con bonifico 67C Da liquidare in busta paga

69 Nota spese gestita

Stato finale in cui si devono trovare tutte le missione. La missione è già stata verificata, calcolata, liquidata e già autorizzata al pagamento dal Direttore.

71 Nota da contabilizzare 72 Pgm 044 da elaborare 73 Nota Contabilizzata