BCD - Business Collaboration Design

proprietà riservata ws - webscience srl 2013

Creare valore con la collaborazione


Indice

• Il valore della collaborazione

• L’approccio di WS

• Le fasi di adozione

• Soluzioni tecnologiche

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proprietà riservata ws - webscience srl 2013 Fonte: ‘’The New Voice of the CIO’’. IBM 2009 Global CIO Study, Siemens Study, Accenture Study, Gartner

Come si lavora oggi …

Modalità di comunicazione poco efficienti

13 ore a settimana spese nella gestione delle e-mail

Difficile trasmissione del know-how

67% del personale non trova l’aiuto necessario pur se esistente nell’organizzazione

Processi aziendali non monitorati e efficienti

5,3 ore settimanali perse da ciascun dipendente a causa di processi inefficienti


… di fronte alle nuove sfide

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Collaborazione interfunzionale e internazionale

Miglioramento tempistiche decisionali e time to market

Valorizzazione know-how aziendale e trasmissione al nuovo personale

Miglioramento produttività dei knowledge worker


L’evoluzione degli strumenti informativi

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Produttività individuale

e-mail

Office automation

Sistemi gestionali

Applicativi specialistici

Produzione collaborativa

Collaboration tools integrati

Cartelle di rete

Messaggistica

Social network


Un nuovo modo di lavorare

Colleghi

Processi Progetti

Famiglia professionale

Un ambiente di lavoro personale integrato

Una rete di persone che collaborano sui processi di

business

ComunicazioneConoscenza

reciprocaCo-creazione


Un esempio: il processo di gestione offerte - oggi

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Crescente rilevanza delle offerte personalizzate e al di fuori degli standard

Necessità di convogliare necessità e idee di diverse funzioni aziendali per arrivare ad una offerta valida

Interazione svolte via email o con riunioni

Allungamento tempi di risposta ai Clienti

Non tracciamento decisioni prese

Non condivisione con altri commerciali

Possibili errori / fraintendimenti o persone non interpellate

commercialecliente

Invio offerta

produzione

marketing legale


Come può cambiare il processo di gestione offerte

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commercialecliente

produzione

marketing

legale

Sistema Gestionale

Spazio di lavoro collaborativo per

singola offerta

Un unico spazio per raccogliere tutte le informazioni e le comunicazioni sull’offerta

Tracciamento centralizzato dell’avanzamento del processo

Tracciabilità e visibilità dei contributi dei singoli

Visibilità condivisa dei dati e dello storico del cliente

Recupero immediato informazioni di offerte passate

Strumenti evoluti per la realizzazione collaborativa di documenti (gestione versioni, profilazione, …)


Gli spazi di collaborazione

Strumenti di Collaborazione

Strumenti di Comunicazione

Strumenti di social networking

Strumenti gestionali

Ogni utente, sulla base del proprio profilo, può accedere a diversi spazi di collaborazione (con differenti livelli di

riservatezza)

Ogni spazio rappresenta un processo aziendale (es. gestione ordini), a cui

possono accedere tutti gli attori coinvolti (management, operatori,

eventuali esterni, …)

Il flusso di lavoro viene svolto interagendo con i sistemi gestionali e viene contestualmente arricchito da

strumenti collaborativi

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Le funzionalità collaborative

Social Network Collaboration

blog

Communication

forum

wikipersonal profile

chat

presence

conference

status

document library

personal network

Intranet Internet Mobile

rating e tagging

multimedia sharing live-collaboration

versioning


Indice





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Gli elementi chiave dell’approccio WS

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Focus sulle prestazioni dei processi di business

Abilitazione di un cambiamento reale nelle modalità lavorative

La tecnologia da sola non basta, occorre lavorare sugli individui e sui gruppi, con azioni di coinvolgimento e formazione

Oltre ai flussi strutturati, sono analizzate le esigenze di comunicazione e collaborazione fra tutti gli attori coinvolti, interni o esterni all’organizzazione

Modello di introduzione per piccoli passi

I cambiamenti richiesti sono complessi e devono essere affrontati con focalizzazione, partendo da gruppi di utenti limitati


L’approccio: la metodologia di lavoro

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Analisi flusso strutturato e destrutturato (process

network analysis)

Definizione Governance di progetto e

identificazione facilitatori

Analisi preliminare dei processi (Collaboration

process Discovery)

Definizione cruscotto di indicatori e monitoraggio

periodico

Identificazione e realizzazione soluzione

tecnologica

Coinvolgimento continuativo degli

utenti


L’approccio: il modello di introduzione

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Focalizzazione su un singolo processo pilota introducendo un sistema di collaborazione

disgiunto dai sistemi gestionali

Estensione del pilota verso altri casi e utenti,

incorporando i feed-back

Integrazione dell’ambiente di collaborazione con sistemi gestionali / transazionali e

automatizzazione

Estensione della soluzione verso altre categorie di processi, affiancando diversi spazi di

collaborazione

Creazione di un sistema unico e trasversale di supporto ai processi collaborativi (digital

workspace)

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5


L’approccio: le azioni

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Cultura organizzativa

Processi di business

Strumenti tecnologici

Ridisegno delle logiche di esecuzione dei processi, dei ruoli organizzativi e dei meccanismi di coordinamento

Progettazione e sviluppo delle tecnologie abilitanti, con focus sull’usabilità e sull’integrazione

Change management, sensibilizzazione e supporto operativo


Indice





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Fasi di progetto

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Fase 1- Pilota

Fase 2 – Estensione pilota

Introduzione dell’ambiente collaborativo su 1/2 processi e verifica risultati

Estensione del sistema su altri processi e coinvolgimento estero

Fase 3 – Evoluzione funzionale

Integrazione con i sistemi gestionali Zonin


Fase 1 - Pilota

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A - Introduzione strumenti

B - Adozione

Set-up ambiente di collaborazione, erogato via cloud e configurato sulla base dei processi selezionati

Azioni di coinvolgimento, formazione e sostegno all’adozione dello strumento e delle nuove modalità lavorative


A . Introduzione strumenti

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Analisi

Progettazione

Realizzazione

• Identificazione attori• Analisi del flusso strutturato del processo (interviste)• Analisi del flusso destrutturato del processo (workshop)

• Progettazione supporto informativo (identificazione funzionalità)

• Software selection, sulla base delle esigenze riscontrate• Progettazione architettura applicativa e necessità di

integrazione

• Predisposizione ambiente collaborativo (parametrazione soluzione)

• Inserimento utenti


B . Adozione

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Warm-up

Formazione e adozione

Follow-up

• Interviste ai responsabili del processo • Identificazione dei facilitatori di progetto• Organizzazione workshop con i facilitatori• Condivisione interna dei risultati della fase di Warm up

• Sessione di formazione di 1/2 giornata ai facilitatori• Kick-off per il lancio della soluzione sui processi pilota• Supporto operativo per l’adozione dello strumento

• A distanza di 2 mesi dal lancio, verifica dei principali KPI e valutazione del raggiungimento dei risultati

• Condivisione dei risultati del monitoraggio e definizione di eventuali azioni correttive


Indice





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Le soluzioni IBM Per la collaborazione

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Deployment Options

SaaS Cloud Dedicated Private Cloud On Premises Hybrid

Smarter Workforce

IBM Employee Experience Suite

ExceptionalCustomer Experience

IBM Customer Experience Suite

Social Networking Social Analytics Social Content Social Integration

IBM Enterprise Content Management

IBM Enterprise Content Management

IBM Social Analytics SuiteIBM Social Analytics SuiteIBM ConnectionsIBM Notes & Domino Social

EditionIBM Sametime

IBM ConnectionsIBM Notes & Domino Social

EditionIBM Sametime

IBM WebSphere PortalIBM Web Content Manager

IBM WebSphere PortalIBM Web Content Manager

proprietà riservata ws - webscience srl 2013 23

Valore differenziali della soluzione IBM

Lo sviluppo di tutte le applicazioni viene già pensato e progettato per essere erogato nel cloud

Ampia disponibilità di applicazioni mobile con supporto alle più diffuse piattaforme mobile (IOS, BlackBerry, Android)

Supporto ai dispositivi in continua espansione

Possibilità di scelta del modello di fruizione del servizio (cloud o in premise) in funzione delle necessità di integrazione, personalizzazione e investimenti necessari


Funzionalità complete di collaborazione …Funzionalità collaborative complete,

sicurezza, integrazione nativa:Social Collaboration,

Mail, & Web Conference services

Multicanalità e supporto multi piattaforma sono

disponibili in modo nativo


… e disponibilitò di strumenti per l’integrazione

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Disponibili in cloud e on premise, Consentono di integrare dati e

processi interni ed esterni all’azienda.

Basati su tecnologie e open standard garantiscono semplicità di

integrazione


Perché il cloud è una opzione

Simplest way to interact across

business boundaries

Fastest way to make your existing process

social

Keeping private business exactly that

Public, Dedicated, Premises or Hybrid – it's your choice

Bring your own device, we're open for social business

Funzionalità complete permettono di attivare processi collaborativi

Rapidità di implementazione

Elevati standard di sicurezza

Possibilità di scelta tra cloud pubblico, dedicato e ibrido

Ampio supporto per I dispositivi mobili


Cloud o non cloud: come scegliere?

Punti decisionali Public Cloud Private Cloud On Premises

Licenze Noleggio, pay per use Noleggio o acquisto Acquisto

Personalizzazione Configurabile Pesonalizzazione parziale Completamente personalizzabile

Aggiornamenti Aggiornamenti sempre all’ultima versione Ciclica Definibile

Localizzazione dei dati IBM global SaaS data centers IBM global private cloud data centers Data center aziendale

Considerazioni di sicurezzaApplicazione e hardware condivisi, limitati vincoli nella geolocalizzazione dei dati

Istanza dedicata su hardware condiviso, vincoli di geolocalizzazione dei

Applicazione e hardware propri, elevati criteri di sicurezza

Elasticità, Agilità Provisioning a scalabilità immediata Immediata, dipende dalle necessità di customizzazione

Dettata dalla disponibilità di Budget e risorse IT

Hybrid

Personalizzazione, FlessibilitàAgilità, Vantaggio di prezzo

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