Banca di Monastier e del Sile06 dicembre 2006 LA VALUTAZIONE E PIANIFICAZIONE DEI PROGETTI DI...

Banca di Monastier e del Sile 06 dicembre 2006

LA VALUTAZIONE E PIANIFICAZIONE DEI PROGETTI DI GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

06 DICEMBRE 2006

COMPETENZE – ORGANIZZAZIONE E PROGETTUALITA’

dott. Alberto Bobbo

Coordinatore Conservazione-sostitutiva.it

Nuove Tecnologie e Qualità del Software

Tel. 0415084915 / Cell. 3351032542 / Fax. 0415084981

[email protected]

www.conservazione-sostitutiva.it

© Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

KNOWLEDGE MANAGEMENT

L’informazione: è una risorsa essenziale per il funzionamento di una organizzazione.

La gestione dell’informazione nelle organizzazioni èdi importanza strategica e fattore/leva della competitività aziendale


INFORMAZIONI E COMPETITIVITA’

• Necessità di gestire in modo efficace, efficiente ed integrato tutte le informazioni disponibili.

• Necessità di informazioni corrette (e dei documenti che le contengono) per prendere le decisioni tempestivamente imposte dal mercato.

• Tali decisioni hanno un impatto su:1. Profitto2. Qualità dei servizi offerti3. Efficienza4. Immagine.

In definitiva, la disponibilità delle informazioni e una gestione efficiente delle stesse può portare a un grande vantaggio competitivo su due direttrici:

1. Processi: Ottimizzazione delle risorse e incremento della produttività2. Costi della gestione documentale


CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI

Conservare i documenti cartacei significa sostenere:

• Costi dei locali adibiti ad archivi nonché problemi connessi alla localizzazione degli archivi.

• Costi di archiviazione e di gestione degli archivi.• Tempi di ricerca (difficoltà nel reperimento del documento).• Rischi di errore (documenti obsoleti o non aggiornati) • Rischi di deperimento per cause accidentali (incendi, allagamento, ecc.).• Costi di per sicurezza degli ambienti (Legge 626).• Costi per la vigilanza degli ambienti.• Costi concernenti la disciplina della Privacy (Trattamento dati sensibili).


L’INNOVAZIONE DIGITALE DEL BUSINESS

Il motore del processo di cambiamento delle organizzazioni èLa dematerializzazione e digitalizzazione delle informazioni

In tale contesto il documento informatico occupa un ruolo di fondamentale importanza essendo la base normativa della

digitalizzazione degli archivi aziendali…..e conservazione in modalità sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali…

Pensate a:

• Quanti documenti cartacei vengono conservati nei vostri uffici?

• Quanti documenti deve conservare la vostra amministrazione?


IL DOCUMENTO “CLASSICO”

IL Documento ANALOGICO È un oggetto materiale. È in originale ed eventualmente in copia.

Documento analogico:È un documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori

continui, come le tracce su carta, come le immagini su film, come la magnetizzazione su nastro. Si distingue in “documento originale” e “copia”.

Documento analogico originale:Il documento analogico che può essere unico o non unico.

Documento analogico originale NON unico:E il documento per cui è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre

scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi.


Il Documento moderno…… quello Informatico

Legge N° 59 del 1997 – Art. 15 stabilisce che:Legge N° 59 del 1997 – Art. 15 stabilisce che:

““gli atti, dati e documenti, formati dalla PUBBLICA AMMINISTRAZIONE e dai gli atti, dati e documenti, formati dalla PUBBLICA AMMINISTRAZIONE e dai PRIVATI con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle PRIVATI con strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge”informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge”

Il DPR 445 del 28/12/2000 (Art. 8 TUDA) – modificato poi dal ART. 20 CAD (Codice Amministrazione Digitale) D. Lgs 07/03/2005 - ha fissato i requisiti che il documento informatico inteso come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti” deve rispettare per avere pieno valore legale.


• Per documento cartaceo si intende sia il supporto che il contenuto che in esso viene rappresentato• La sottoscrizione autografa sancisce l’ autenticità ed il sottoscrittore si assume la paternità del contenuto del documento

• Un documento informatico, per sua natura, può essere modificato e riprodotto infinite volte, ottenendo copie identiche all’originale.• Il suo contenuto è svincolato dal supporto.• Per renderlo simile al documento cartaceo occorre “autenticarlo”, cioè modificare gli attributi di volatilità tramite l’apposizione di una firma digitale per:

garantire la segretezza dei contenuti del documento dichiarare la paternità del sottoscrittoreassicurare l’integrità dei contenuti del documentogarantire il non ripudio quindi assicurare la validità legale del documento

Quindi: dal Documento cartaceo…

Al Documento informatico


Firma digitale di un documento informatico

La firma digitale GARANTISCE, in un documento informatico, la stessa valenza della firma autografa nei documenti cartacei.La tecnologia a “chiavi pubbliche” garantisce inoltre:

• l’integrità del contenuto del documento• la certezza della provenienza del documento

I formati dei documenti informatici

• La firma digitale deve essere applicata a documenti informatici STATICI ovvero redatti in modo tale per cui il contenuto non risulti alterabile durante le funzioni di accesso e di conservazione, generalmente documenti informatici in formato PDF o TIFF ….. con beneficio di inventario..• Gli elementi dinamici (macro, funzioni, script) possono provocare la visualizzazione di contenuti differenti al momento della sottoscrizione e della successiva verifica


ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA: DEFINIZIONE

• Per archiviazione elettronica s’intende il processo di catalogazione di documenti Per archiviazione elettronica s’intende il processo di catalogazione di documenti (informatici ed analogici), l’assegnazione di opportune chiavi distintive (a seconda (informatici ed analogici), l’assegnazione di opportune chiavi distintive (a seconda elle tipologie documentali da archiviare) per consentirne una fruizione rapida ed elle tipologie documentali da archiviare) per consentirne una fruizione rapida ed ordinataordinata

• I documenti risultano censiti in un database usato a scopi di consultazioneI documenti risultano censiti in un database usato a scopi di consultazione

• Il processo di conservazione sostitutiva è svincolato dalla presenza di sistemi di Il processo di conservazione sostitutiva è svincolato dalla presenza di sistemi di archiviazione elettronica ed è da questi tenuto distintoarchiviazione elettronica ed è da questi tenuto distinto

• Ampia libertà di iniziativa ai soggetti pubblici/privati nell’adottare sistemi di Ampia libertà di iniziativa ai soggetti pubblici/privati nell’adottare sistemi di archiviazione, sistemi di acquisizione e sistemi di memorizzazione archiviazione, sistemi di acquisizione e sistemi di memorizzazione

SISTEMI DMS

DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM


ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA: ESEMPIO

SPOOL DI STAMPA

INDICI

ARCHIVIO CARTACEO

RICERCA E CONSULTAZIONE

CICLO ATTIVO

SW GESTIONALE

SIA

CICLO PASSIVO

COMPOSIZIONE LAYOUT DI STAMPA

DMSDOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

STAMPA


http://www.adobe.it/products/acrobat/acro_ad.html



CONSERVAZIONE DOCUMENTI PER SCOPI DI LEGGE• Per conservazione si intende il processo di tenuta della documentazione Per conservazione si intende il processo di tenuta della documentazione

cartacea su cui vi è obbligo di conservazione nel tempocartacea su cui vi è obbligo di conservazione nel tempo

• La documentazione dovrà essere archiviata, secondo le norme previste La documentazione dovrà essere archiviata, secondo le norme previste dalla legislazione vigente e resa disponibile a fronte delle richieste da parte dalla legislazione vigente e resa disponibile a fronte delle richieste da parte delle Autorità competentidelle Autorità competenti

• Il processo di conservazione si conclude, per ciascuna tipologia di Il processo di conservazione si conclude, per ciascuna tipologia di documento, alla scadenza del termine di conservazione stabilito dalle Leggi documento, alla scadenza del termine di conservazione stabilito dalle Leggi vigentivigenti

• I locali di conservazione dovranno essere conformi alle normative in fatto I locali di conservazione dovranno essere conformi alle normative in fatto di impianti di sicurezza, antincendio, coperture assicurative,…..pensiamo di impianti di sicurezza, antincendio, coperture assicurative,…..pensiamo alle implicazioni del Codice Privacy (D.Lgs 196/03)alle implicazioni del Codice Privacy (D.Lgs 196/03)

• Le procedure di ricerca e selezione dei documenti in fase di esibizione Le procedure di ricerca e selezione dei documenti in fase di esibizione sono “normalmente” gestite tramite procedure informatiche che consentano sono “normalmente” gestite tramite procedure informatiche che consentano l’individuazione delle coordinate di archivio per ogni documento conservatol’individuazione delle coordinate di archivio per ogni documento conservato


CONSERVAZIONE DOCUMENTI PER SCOPI DI LEGGE

• La conservazione deve quindi garantire:La conservazione deve quindi garantire:

• un approccio che tenga conto del rapporto costi-benefici dei processi di supporto per il reperimento sia della documentazione amministrativa sia di quella storico-culturale.

• minimi rischi di deperimento o non accessibilità alle informazioni a fronte di una seria analisi dei rischi derivanti da perdita di informazioni (Sicurezza Sistemi informativi, BS 17799,….).

• livelli adeguati di sicurezza a garanzia dell’autenticità e la validità giuridica delle informazioni conservate (D.Lgs. 196/03,…).


LA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: DEFINIZIONE

• Per conservazione sostitutiva si intende il processo di tenuta della Per conservazione sostitutiva si intende il processo di tenuta della documentazione in formato digitale nel tempodocumentazione in formato digitale nel tempo

• La Delibera CNIPA n° 11/2004 autorizza l’ utilizzazione di un qualsiasi tipo La Delibera CNIPA n° 11/2004 autorizza l’ utilizzazione di un qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione che consenta la registrazione mediante di supporto di memorizzazione che consenta la registrazione mediante tecnologia Laser (dischi ottici Worm, CD-R, magneto ottici, DVD,…)tecnologia Laser (dischi ottici Worm, CD-R, magneto ottici, DVD,…)

• La delibera inoltre consente di utilizzare un qualsiasi altro supporto di La delibera inoltre consente di utilizzare un qualsiasi altro supporto di memorizzazione, oltre a quelli a tecnologia laser, se non ostino particolari memorizzazione, oltre a quelli a tecnologia laser, se non ostino particolari motivazioni (tecnologia CAS, NAS, Hard Disk non riscrivibili, ..)motivazioni (tecnologia CAS, NAS, Hard Disk non riscrivibili, ..)

• La sicurezza e la protezione dei dati vengono assicurate dalle procedure La sicurezza e la protezione dei dati vengono assicurate dalle procedure tecniche di apposizione della marca temporale e della firma digitaletecniche di apposizione della marca temporale e della firma digitale


CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: ELEMENTI CHIAVE

Marca Temporale: Marca Temporale: evidenza informatica che consente di rendere evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporaleopponibile a terzi un riferimento temporale

Sottoscrizione elettronica:Sottoscrizione elettronica: apposizione della firma elettronica qualificata apposizione della firma elettronica qualificata ovvero basata su un certificato qualificato e creata attraverso un ovvero basata su un certificato qualificato e creata attraverso un dispositivo sicuro per la sua creazione. (smart card + certificato dispositivo sicuro per la sua creazione. (smart card + certificato rilasciato da una CA)rilasciato da una CA)

Documento statico non modificabile:Documento statico non modificabile: documento informatico redatto in documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazioneaccesso e di conservazione

Supporto di memorizzazione:Supporto di memorizzazione: qualsiasi tipo di supporto di qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione con tecnologia laser e non, purchè conforme alle memorizzazione con tecnologia laser e non, purchè conforme alle regole tecniche previste dalla delibera (ampia libertà del Responsabile regole tecniche previste dalla delibera (ampia libertà del Responsabile della Conservazione)della Conservazione)

Modalità operative:Modalità operative: libertà d’ iniziativa per l’adozione delle modalità libertà d’ iniziativa per l’adozione delle modalità operative per la conservazione sostitutiva. (Change Management)operative per la conservazione sostitutiva. (Change Management)


TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE:

• Un sistema di Conservazione Sostitutiva è costituito Un sistema di Conservazione Sostitutiva è costituito da:da:

• Sistemi software

• Sistemi hardware



• Sistemi Hardware: configurazione di esempioSistemi Hardware: configurazione di esempio

DATABASE DELLA CONSERVAZIONE

SERVER RICHIESTE

SISTEMA MASTERIZZAZIONE

STORAGE © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

http://images.google.it/imgres?imgurl=http://www.acns.fsu.edu/systems/super_gallery_gfx/SGI-pc.jpg&imgrefurl=http://www.acns.fsu.edu/systems/super_gallery.html&h=499&w=533&sz=218&tbnid=JL4ciYvCeGYJ:&tbnh=120&tbnw=128&start=170&prev=/images%3Fq%3Dpc%26start%3D160%26hl%3Dit%26lr%3D%26sa%3DN

http://images.google.it/imgres?imgurl=http://www.dolch.com/Images/Shark_sl.jpg&imgrefurl=http://www.dolch.com/html/monitor.html&h=269&w=175&sz=14&tbnid=khJDAUckOiUJ:&tbnh=107&tbnw=70&start=13&prev=/images%3Fq%3D%2522monitor%2522%26hl%3Dit%26lr%3D







http://images.google.it/imgres?imgurl=http://www.snia.org/about/images/network_component_icons/Server.jpg&imgrefurl=http://www.snia.org/about/images/network_component_icons&h=701&w=475&sz=41&tbnid=9BVmZcqCOIsJ:&tbnh=137&tbnw=93&start=3&prev=/images%3Fq%3Dserver%26hl%3Dit%26lr%3D

http://images.google.it/imgres?imgurl=http://www.eba.com.hk/upload/EMC%2520Centera%2520(press).jpg&imgrefurl=http://www.eba.com.hk/english/viewnews.asp%3Fnewsid%3D1599&h=1200&w=909&sz=67&tbnid=Pl0cvaMImQsJ:&tbnh=149&tbnw=113&start=2&prev=/images%3Fq%3Dcentera%26hl%3Dit%26lr%3D


• Sistemi Hardware: dispositivi di memorizzazioneSistemi Hardware: dispositivi di memorizzazione

• Hard DISK ON-LINE: garantisce le performance di Hard DISK ON-LINE: garantisce le performance di un disco tradizionale, garantendo il rispetto della un disco tradizionale, garantendo il rispetto della normativa con accessi di tipo WORM.normativa con accessi di tipo WORM.

• Punti di forza: performancePunti di forza: performance

• Punti di debolezza: costi elevati soprattutto per piccoli Punti di debolezza: costi elevati soprattutto per piccoli volumivolumi

• CD: sistema di memorizzazione consolidatoCD: sistema di memorizzazione consolidato• Punti di forza: basso costo/facilità di duplicazione, sicurezza Punti di forza: basso costo/facilità di duplicazione, sicurezza del mantenimento dei dati nel tempodel mantenimento dei dati nel tempo

• Punti di debolezza: performance non elevate/limitata Punti di debolezza: performance non elevate/limitata capacitàcapacità

• Facilità e convenienza di utilizzo rispetto ai dischi magneto-Facilità e convenienza di utilizzo rispetto ai dischi magneto-otticiottici


http://images.google.it/imgres?imgurl=http://www.eba.com.hk/upload/EMC%2520Centera%2520(press).jpg&imgrefurl=http://www.eba.com.hk/english/viewnews.asp%3Fnewsid%3D1599&h=1200&w=909&sz=67&tbnid=Pl0cvaMImQsJ:&tbnh=149&tbnw=113&start=2&prev=/images%3Fq%3Dcentera%26hl%3Dit%26lr%3D

http://images.google.it/imgres?imgurl=http://tubes.ominix.com/art/electronics/cd-disc-plain.png&imgrefurl=http://tubes.ominix.com/art/electronics/&h=485&w=486&sz=106&tbnid=QJA4D7u6PtYJ:&tbnh=124&tbnw=125&start=3&prev=/images%3Fq%3DCD%26hl%3Dit%26lr%3D%26sa%3DN


• Sistemi Hardware: dispositivi di memorizzazioneSistemi Hardware: dispositivi di memorizzazione

• MAGNETO-OTTICI: Scrittura magnetica/Lettura MAGNETO-OTTICI: Scrittura magnetica/Lettura ottica. Capacità di memorizzazione da 100 a parecchi ottica. Capacità di memorizzazione da 100 a parecchi GbyteGbyte

• Punti di forza: relativamente economiciPunti di forza: relativamente economici

• Punti di debolezza: notevolmente più lenti rispetto al Punti di debolezza: notevolmente più lenti rispetto al dispositivo magneticodispositivo magnetico

• DVD: sistema di memorizzazione consolidatoDVD: sistema di memorizzazione consolidato• Punti di forza: più veloci dei CD/ROM, maggiore capacità di Punti di forza: più veloci dei CD/ROM, maggiore capacità di memorizzazionememorizzazione

• Punti di debolezza: performance non elevatePunti di debolezza: performance non elevate

• Facilità e convenienza di utilizzoFacilità e convenienza di utilizzo


http://images.google.it/imgres?imgurl=http://tubes.ominix.com/art/electronics/cd-disc-plain.png&imgrefurl=http://tubes.ominix.com/art/electronics/&h=485&w=486&sz=106&tbnid=QJA4D7u6PtYJ:&tbnh=124&tbnw=125&start=3&prev=/images%3Fq%3DCD%26hl%3Dit%26lr%3D%26sa%3DN


• Sistemi Hardware: dispositivi di memorizzazioneSistemi Hardware: dispositivi di memorizzazione• Il supporto utilizzato deve avere una vita minima di dieci anni (attualmente Il supporto utilizzato deve avere una vita minima di dieci anni (attualmente questo requisito è soddisfatto da tutti i supporti in commercio)questo requisito è soddisfatto da tutti i supporti in commercio)

• Il sistema impiegato per la lettura/registrazione deve avere una vita più Il sistema impiegato per la lettura/registrazione deve avere una vita più lunga possibile, ciò è garantito per i supporti che presentano una diffusione lunga possibile, ciò è garantito per i supporti che presentano una diffusione e un uso più ampio possibile (CD-ROM/DVD)e un uso più ampio possibile (CD-ROM/DVD)

• Il supporto dovrebbe essere leggibile su tutte le piattaforme hardware ed Il supporto dovrebbe essere leggibile su tutte le piattaforme hardware ed essere indipendente da S.O.essere indipendente da S.O.

• Non utilizzare formato software coperti da diritti di proprietà, bensì Non utilizzare formato software coperti da diritti di proprietà, bensì standard dichiarati e descritti (ISO9660 per i CD-ROM)standard dichiarati e descritti (ISO9660 per i CD-ROM)

• Prevedere, contestualmente alla normativa, una strategia di lettura di Prevedere, contestualmente alla normativa, una strategia di lettura di controllo periodica e all’eventuale controllo periodica e all’eventuale riversamento sostitutivoriversamento sostitutivo


FORMATI ADOTTATI PER LA CONSERVAZIONE:

• Come accennato in precedenza i formati ammessi Come accennato in precedenza i formati ammessi dalla normativa sono quelli che non contengono dalla normativa sono quelli che non contengono macroistruzioni, codice eseguibile, etc…macroistruzioni, codice eseguibile, etc…

• I formati ammessi e portati in conservazione sono a I formati ammessi e portati in conservazione sono a discrezione dell’utente finalediscrezione dell’utente finale

• XMLXML

• PDFPDF

• TIFFTIFF

• JPEGJPEG

• Normalmente lo standard universalmente riconosciuto è il formato Normalmente lo standard universalmente riconosciuto è il formato PDFPDF


TECNOLOGIA E STRUMENTI PER LA CONSERVAZIONE: Sistemi Software


CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI: L’EVOLUZIONE VERSO IL DIGITALE

Fattori determinanti di tipo:

• Tecnologico (aumentano i volumi dei documenti digitali nelle aziende)• Business (spinta alla riduzione ei costi e ottimizzazione dei processi)• Legislativo (disciplina giuridica sempre più matura e completa)

Spingono il passaggio all’era del “paperless”….ma nonostante la spinta:

• La gestione documentale nel Sistema Italia (pubblico e privato) soffre ancora enormi costi ed inefficienze relative alla gestione del documento cartaceo, che arrivano a pesare tra il 3 e il 5 % del PIL per un costo stimabile tra i 42 e i 70 miliardi di €uro!!

• I risparmi ottenibili, per tipologia di documento vanno dal 50 % al 90 % del costo di gestione del documento!


LE AREE DI MAGGIORE POTENZIALITA’ PER IL DIGITALE:

Processi di Back-office:• Acquisti/vendite• Finanza• Personale• Ect..

Processi di Core-Business:• Come opportunità per rapido reengineering dei processi e come

strumento di gestione del cambiamento• Potenziale recupero di produttività e risorse = incremento di

competitività (tempi di ricerca, persone dedicate, tempi di gestione e costi diretti di stampa e gestione del cartaceo


LE AREE DI MAGGIORE POTENZIALITA’ PER IL DIGITALE:

62,1%

55,2%

34,5%31,0%

24,1%

6,9%3,4%

17,2%

2,3

1,0

2,7

3,43,5

3,8

3,2

2,5

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Processicore

Acquisti Amm.ne Personale CustomerCare

Marketing/vendite

Legale Logistica

0

0,5

1

1,5

2

2,5

3

3,5

4Complessità

Propensione investimento

Fonte: NetConsulting, 2006 © Elitec Srl – Tutti i diritti riservati

ESIGENZE DI GESTIONE DOCUMENTALE ESPRESSIValori da 1: poco importante a 5: molto importante

Fonte: NetConsulting, 2006

4,3 4,6

3,6

2,9

3,5

4,9

3,1

4

2,92,4 2,6

3,1

2,3 2,1

Acquisizione didocumenti da

formato cartaceoa formato digitale

a norma e non

Gestione delworkflow

documentale inazienda

Protocolloelettronico conconservazione a

norma (otticasostitutiva)

Sicurezza/protezione del

documento (firmadigitale)

Gestione flussidocumentali in

uscita

Archiviazione deidocumenti

cartacei residui

Pubblicazionedocumenti econtenuti su

Internet

Totale campione

PA

Riduzionedocumenti

cartacei

Gestione documenti digitaliGestione

documenticartacei

Gestionedocumenti

digitali

Gestionedocumenti

cartaceie digitali


AREE DI RIDUZIONE FLUSSI CARTACEI NEI PROGETTI AVVIATI


In corso13,8%

Non sa/non

risponde3,4%

Già fatta31,0%

Non prevista51,8%

7,7%

7,7%

7,7%

7,7%

7,7%

7,7%

7,7%

7,7%

30,8%

30,8%

69,2%Ciclo passivo

Ciclo attivo

Gestione HR

Gestione delle attività degliinformatori scientifici

Acquisizione doc. da clienti

Erogazione di circolari

Gestione sinistri

Comunicazioni ai clienti

Gestione negozi associati

Gestione documenti tecnici

Controllo Qualità

Potenziali aree di riduzione flussi cartacei


Obiettivi dichiarati dei progetti


69,0%71,4%

51,7%

28,6%

37,9%42,9%

31,0%

14,3%

27,6%

42,9%

27,6%28,6%

17,2%

28,6%

10,3%

28,6%

3,4%

14,3%

Riduzionetempi

svolgimentoprocesso

Riduzione costiprocesso

Migliorecondivisione

informazioni inazienda

Riduzionepersonaleaddetto agestioneprocesso

Riduzionecomplessità

processo

Sicurezza/protezione del

documento

Miglioreservizio al

cliente

Riduzionedifettositàprocesso

Riduzionespazio fisico diarchiviazione

Totale campione

PA


Progetti di adozione documento informatico

Previsto (entro 1 anno)3,4%

In corso48,3%

Concluso48,3%

Aree interessate (progetti conclusi)

7,1%

7,1%

7,1%

7,1%

7,1%

14,3%

28,6%

64,3%Amministrazione/ finanza/ ciclo attivo

Processi core

Acquisti/ gestione fornitori/ ciclo passivo

Personale

Marketing/ vendite

Logistica

Customer Care/gestione reclami

Legale

7,1%

7,1%

7,1%

14,3%

42,9%

50,0%Processi core

Acquisti/ gestione fornitori/ ciclopassivo

Personale

Marketing/ vendite

Amministrazione/ finanza/ ciclo attivo

Customer Care/gestione reclami

Aree interessate (progetti in corso)



IL BUSINESS PROCESS MANAGEMENT O WORKFLOW MANAGEMENT A SUPPORTO DEL CAMBIAMENTO:

Ottimizzazione processo

Ottimizzazione organigramma

Rinnovo/aggiornamento strutture IT

Optimizationas a

permanentprocess

Initialsituation

Result

Supplier Pos. A Pos. B Pos. C Pos. D Pos. E

Supplier Pos. A Pos. B Pos. C Pos. D Pos. E


BPR COME INTEGRAZIONE DI PROCESSI

Organizzazione Gerarchica

Diventare efficienti ed

efficaci nella gestione

delle conoscenze è fonte

di economie di costo e di

miglioramento delle

prestazioni della

organizzazione, rapidità

nel reperimento dei dati,

creazione di nuove

opportunità, risposte alle

esigenze dei clienti/utenti

Organizzazione “Hyperlinked”


LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI: COSTI-BENEFICI

I due approcci di conservazione

Volumi

Costi(funzioni di accesso standard e livelli di servizio costanti)

Archiviazionecartacea

Archiviazioneinformatica



I due approcci di conservazione

Volumi

Costi(funzioni di accesso evolute e livelli di servizio costanti)

Archiviazionecartacea

Archiviazioneinformatica



DEPERIMENTO E NON ACCESSIBILITA’

Il rischio connesso al supporto utilizzato• cartaceo

• informatico

=

=

Il rischio connesso alla obsolescenza della tecnologia• cartaceo

• informatico >

<

Il rischio connesso ad accadimenti accidentali• cartaceo

• informatico <

>


LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI:

LA GESTIONE DELLA OBSOLESCENZA TECNOLOGICA

Preservare la tecnologia originale usata per creare ed Preservare la tecnologia originale usata per creare ed archiviare i documentiarchiviare i documenti

Emulare la tecnologia originale sulle nuove piattaformeEmulare la tecnologia originale sulle nuove piattaforme

Migrare il software necessario per accedere, trasmettere e Migrare il software necessario per accedere, trasmettere e visualizzare i documentivisualizzare i documenti

Migrare i documenti ed i dati associati verso formati aggiornatiMigrare i documenti ed i dati associati verso formati aggiornati

Convertire i documenti ed i dati verso formati standardConvertire i documenti ed i dati verso formati standard

Istituzione di processi di controllo e di specifiche responsabilitàIstituzione di processi di controllo e di specifiche responsabilità

Procedure di riversamento su nuovi supportiProcedure di riversamento su nuovi supporti


LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI:CONSIDERAZIONI

Le informazioni all’interno di una organizzazione sono di importanza Le informazioni all’interno di una organizzazione sono di importanza vitale per la buona conduzione del Businessvitale per la buona conduzione del Business

Le informazioni circolanti in azienda sono sempre più numerose eLe informazioni circolanti in azienda sono sempre più numerose enecessitano di strumenti sofisticati per la loro fruizionenecessitano di strumenti sofisticati per la loro fruizione

La gestione delle informazioni strutturate e non è di importanza La gestione delle informazioni strutturate e non è di importanza strategica per una aziendastrategica per una azienda

L’ accesso alle informazioni strutturate è ampiamente gestito, mentre L’ accesso alle informazioni strutturate è ampiamente gestito, mentre per informazioni diverse le aziende debbano confrontarsi con:per informazioni diverse le aziende debbano confrontarsi con:

• disservizidisservizi• inefficienzeinefficienze• ritardiritardi• perdite di opportunitàperdite di opportunità


LA DEMATERIALIZZAZIONE DEGLI ARCHIVI CARTACEI:

VANTAGGI COMPETITIVI

Nasce l’esigenza di gestire in modo integrato tutte le informazioniNasce l’esigenza di gestire in modo integrato tutte le informazioninecessarie alla generazione del profitto dell’impresanecessarie alla generazione del profitto dell’impresa

L’immediatezza della presa di decisione è oggi imposta dal L’immediatezza della presa di decisione è oggi imposta dal mercatomercato

La presa di decisione influenza:La presa di decisione influenza:• profittoprofitto• bontà e qualità dei servizi offertibontà e qualità dei servizi offerti• efficienzaefficienza• immagine aziendaleimmagine aziendale

La corretta gestione e la tempestività di accesso alle informazioni La corretta gestione e la tempestività di accesso alle informazioni determina il vantaggio competitivo dell’organizzazionedetermina il vantaggio competitivo dell’organizzazione


VALUTARE I VANTAGGI COMPETITIVI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE: COSTI-BENEFICI

Costi di spazio ufficio/magazzino1. Spazio Ufficio ___ mq. X € ___ = €

2. Spazio Magazz. ___ mq. X € ___ = €

3. Scaffali, materiale per attività = €

4. Materiale di consumo = €

COSTI TOTALI

€

Costo del lavoro1. Addetto magazzino ____ x €/h. = €

2. Amministrazione ____ x €/h. = €

3. Gestione ____ x €/h. = €

€

Costi per la perdita di informazioni1. Costo statistico per perdita info N° files x € 200 = € €

Customer Service1. Chiamate al richiedente dopo ricerca # chiamate/anno

2. Costi telefonici # chiamate/anno x € = €

3. Ritardi nel processo di ricerca docs = €

€

COSTI CORRENTI TOTALI ANNUI €


ANALISI COSTI-BENEFICI:PROVIAMO A FARCI QUALCHE DOMANDA


Dati generali di Sistema Unità di misura

Q.tà

Numero di persone/PDL coinvolte nell'organizzazione "senza carta" (utenti del sistema) n.

Numero di persone coinvolte nell'analisi (process owner) n.

Numero di persone/PDL dell'organizzazione con accesso ad Internet n.

Numero di persone a cui occorre un nuovo PC (non rispondente ai requisiti minimi) n.

Numero di persone/PDL attualmente senza un collegamento in rete n.

Stipendio annuo medio lordo (comprensivo di eventuali benefit) delle persone coinvolte euro

Ore lavorative per giornata (in media) ore

Giorni lavorativi per anno (in media) giorni

RateTasso di indebitamento (di mercato o applicabile nell’organizzazione)

%

Numero delle Persone coinvolte nel progetto Intranet di gestione documentale e business process management sul totale impiegati nell’organizzazione

%

ANALISI COSTI-BENEFICI:PROVIAMO A FARCI QUALCHE DOMANDA……

L’analisi deve essere comunque personalizzata rispetto all’organizzazione e quindi ai seguenti fattori:

• Tipologia di tutti i documenti presenti in azienda

• Tipologia di documenti da processare in Conservazione Sostitutiva

• Tipologia e struttura dei processi

• Opportunità di rivedere i processi ed ottimizzarli

…………

ogni organizzazione deve perseguire i propri obiettivi e priorità progettuali

E quindi commisurare gli investimenti in funzione di questi:


Compilate il questionario che vi hanno consegnato e saro lieto di coaudivarVi nell’analisi del Ritorno dell’Investimento…….

Costi Hardware1. Scanner ___ q.tà X € ___ = €

2. Pc ___ q.tà X € ___ = €

3. Server ___ q.tà X € ___ = €

4. Stampanti Barcode ___ q.tà X € ___ = €

COSTI TOTALI

€

Costi Software1. Gestione Documentale = €

2. Conservazione sostitutiva = €

3. Workflow Management = €

€

Costi Servizi Professionali1. Consulenze professionali ____ x €/h. = € €

Costi di Manutenzione ed Assistenza1. Canoni di manutenzione HW e SW = €

2. Canoni di assistenza HW e SW = €

€

COSTI CORRENTI TOTALI PROGETTO €


In ogni caso alcuni dati di riferimento da indagine Conservazione-sostitutiva.it:

Fascie di investimento riguardanti tutta l’infrastruttura di impianto (componenti HW-SW-SV) e quindi, nel caso sia opportuno l’aggiornamento di tutto l’impianto informatico (escluse le applicazioni – licenze- già presenti in azienda per scopi di gestione del business):

Obiettivo Progetti: Gestione Documentale, Workflow Management e Conservazione Sostitutiva di tutti i documenti con valenza fiscale

N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 1 PDL a 5 PDL ………….…..Costo: da 10.000,00 € a 20.000,00 €

N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 6 PDL a 10 PDL……………..Costo: da 20.000,00 € a 30.000,00 €

N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 11 PDL a 20 PDL……….….Costo: da 30.000,00 € a 40.000,00 €

N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 21 PDL a 50 PDL…………..Costo: da 40.000,00 € a 100.000,00 €

N. Postazioni di Lavoro (PDL): da 51 PDL a 100 PDL……….Costo: da 100.000,00 € a 150.000,00 €


VANTAGGI COMPETITIVI DELLA CONSERVAZIONE DIGITALE:Miglioramento e snellimento dei processi aziendaliMiglioramento e snellimento dei processi aziendali

• Diminuzione della % di perdita di documentiDiminuzione della % di perdita di documenti• Recupero veloce dell’informazioneRecupero veloce dell’informazione• Riduzione drastica della circolazione cartaceaRiduzione drastica della circolazione cartacea• Miglioramento dell’efficienza del servizio nei confronti dei Miglioramento dell’efficienza del servizio nei confronti dei

clienticlienti• Maggiore controllo sui costi di gestioneMaggiore controllo sui costi di gestione

Alcuni dati da ormai numerosi studi (fonti Ipsos Global e Xplor Alcuni dati da ormai numerosi studi (fonti Ipsos Global e Xplor Italia Research 2006):Italia Research 2006):• mediamente il tempo speso per ricercare le Informazioni mediamente il tempo speso per ricercare le Informazioni

immagazzinate negli archivi (gestione documentale immagazzinate negli archivi (gestione documentale cartacea) è tra il 30 e il 40% per ogni impiegato cartacea) è tra il 30 e il 40% per ogni impiegato

• il 5% di tutti i documenti viene persoil 5% di tutti i documenti viene perso• l’azienda spende circa 20 € per l’archiviazione manualel’azienda spende circa 20 € per l’archiviazione manualedi ciascun documentodi ciascun documento• in azienda si perde un documento ogni 20 ore e si in azienda si perde un documento ogni 20 ore e si

spendonospendonocirca 120 € per ricercare documenti archiviati in modo erratocirca 120 € per ricercare documenti archiviati in modo errato


SE CIO’ NON BASTA UNA PREVISIONE:DOMANI….CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA OBBLIGATORIA PER TUTTI!

Al di là dell’intensa attività di legislazione sui temi dell’innovazione digitale iniziata sin dagli anni ‘90, la volontà del legislatore di ridurre l’evasione fiscale, percorrendo la strada dell’innovazione tecnologica, emerge recentemente e chiaramente nel D.L.

223/2006, dove vengono introdotte alcune importanti novità……………con una importante affermazione di premessa circa queste novità “in attesa

dell’introduzione della Fatturazione Elettronica”, ovvero in attesa dell’introduzione della normativa cogente sulla fatturazione elettronica che renderà poi obbligatoria anche la conservazione sostitutiva secondo quanto già previsto dal Codice della

Pubblica Amministrazione Digitale.

Sulla base di queste considerazioni la previsione è che se non è domani è dopodomani ma la normativa sulla obbligatorietà della fatturazione elettronica e conservazione

sostitutiva verrà promulgata!


VI RICORDO LE PROSSIME INIZIATIVE DI CONSERVAZIONE-SOSTITUTIVA.IT:

1. Seminari e Corsi ogni mese nel 2007 (il questionario di val…)

2. Incontri personalizzati per valutare il Roi di un’implementazione di un DMS nella Vostra azienda o supportarVi nelle gestione del processo di conservazione

3. Continueremo a essere un punto di riferimento con Conservazione-sostitutiva.it………….osservatorio del mercato

GRAZIE PER L’ATTENZIONE!dott. Alberto Bobbo

Coordinatore Conservazione-sostitutiva.itNuove Tecnologie e Qualità del Software

Tel. 0415084915 / Cell. 3351032542 / Fax. [email protected] www.conservazione-sostitutiva.it


Banca di Monastier e del Sile06 dicembre 2006 LA VALUTAZIONE E PIANIFICAZIONE DEI PROGETTI DI...

Documents

Transcript of Banca di Monastier e del Sile06 dicembre 2006 LA VALUTAZIONE E PIANIFICAZIONE DEI PROGETTI DI...