La Conservazione Sostitutiva e la Soluzione Una-Doc


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Agenda


Introduzione alla Conservazione Sostitutiva

Le maggiori esigenze di Conservazione Sostitutiva

La soluzione Una-Doc

Il Valore della soluzione Una-Doc


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Sostituzione della conservazione cartacea con quella digitale

Conservazione Sostitutiva

INTEGRITÀACCESSIBILITÀLEGGIBILITÀ



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COMPONENTI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

PROCESSO RESPONSABILITÀ ESIBIZIONE

NORMATIVA SPECIFICA (Cnipa, Mef, Ag. Entrate,…)

REGOLAMENTO


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Memorizzazione su supporti (es. CD) in modalità non coerente con la normativa di riferimento

NON è conservazione a norma



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Delega

{Responsabile

Conservazione

ORGANIZZAZIONE

ATTESTAZIONE

LEGGIBILITÀ

SICUREZZA



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Responsabile Conservazione

Firma digitale Indicazione temporale

AcquisizioneVerifica

Organizzazione

Esibizione



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1 Contenuto del documento

2 Evidenze che qualificano la conservazione

3 Strumenti utili per la verifica del buon esito del processo

Esibizione di un documento



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Gestione Cartacea

COSTI DIRETTI

COSTI INDIRETTI

Risparmio

Conservazione Sostitutiva – Principali esigenze


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Riduzione dei tempi di ricerca ed esibizione

Perdita di documenti

Spedizione per movimentazione

Reinserimento dei documenti in modo errato



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Eliminazione spazi di archivio

Archivio Conservazione



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Accesso distribuito ai dati

Archivio Conservazione



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BENEFICI

Sicurezza Efficacia Efficienza

DEMATERIALIZZAZIONE RAZIONALIZZAZIONE

CONSERVAZIONE SOSTITUIVA

Semplificazione Controllo Risparmio



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Possibili approcci alla Conservazione Sostitutiva

Soluzioni Software

Servizi

Software di conservazione installato nel DataCenter del Cliente

Responsabilità della Conservazione presso il Cliente Costi di gestione, manutenzione, sicurezza

Delega della Responsabilità della Conservazione Conservazione dei documenti nel DataCenter del fornitore Integrazione dei sistemi del Cliente


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Una-Doc è una applicazione web per la gestione di documenti sottoposti al

processo di Conservazione Sostitutiva

Inserimento di nuovi documenti nel sistema di conservazione

Ricerca di documenti con chiavi specifiche

Esibizione a norma dei documenti, con piena validità legale


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Una-Doc consente la delega della Resposanbilità della Conservazione

1 NO responsabilità tenuta, accesso, integrità

2 NO Investimenti iniziali

3 NO spazi d’archivio per documenti cartacei

{Pieno Valore Legale


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Inserimento nuovi documenti

InternetInternet

Tipologia documentaleIndici di classificazioneDocumento (elettronico o da scanner)

Interfaccia WebUtente

La soluzione Una-Doc – Modello di utilizzo


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Ricerca ed esibizione documenti

InternetInternet

Ricerca per indiciConsultazione

Esibizione a norma

Interfaccia Web

Utente

La soluzione Una-Doc – Modello di utilizzo


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Unappa

Agenzia

Utente 1

Utente m

Utente a

Utente k

Gestione documentazione conto terzi

Gestione propria documentazione

Cliente 1

Cliente 2

Cliente 3

AgenziaCliente x

Cliente y

Cliente z

La soluzione Una-Doc – Scenario di riferimento


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Consolle di Amministrazione

Applicazione Una-Doc

Attivazione nuove utenzeGestione/Controllo utenze

Inserimento e classificazione nuovi documentiRicerca documentiConsultazione ed esibizione a normaGestione rubrica e accessi in sola lettura

{Utenze che, tramite l’applicazione Una-Doc, possono inserire documenti sul sistema di conservazione

La soluzione Una-Doc – Strumenti


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Documenti fiscali

DDT AttivoDDT Passivo

Modello F24

Documenti dichiarativi

UNICO IntermediarioUNICO Contribuente

730 Intermediario730 Contribuente

770 Intermediario770 Contribuente

Libri

Libro giornaleLibro mastro

Libro cespitiLibro Inventario

Registro IVA VenditeRegisto IVA Acquisti

Documenti Amministrativi

Documento generico

Fattura attivaFattura passiva

La soluzione Una-Doc – Tipologie documentali


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Caratteristiche distintive

SEMPLICITÀSICUREZZAAFFIDABILITÀ

Semplicità Interfaccia user friendly con funzionalità immediate Non sono necessarie installazioni Nessuna preoccupazione per la conservazione dei documenti Controllo della documentazione conservata



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Sicurezza Accesso all’applicazione profilato Elevate misure di sicurezza fisica e logica Delega delle attività Interfaccia di attivazione

Affidabilità Tecnologie di ultima generazione Elevati Livelli di Servizio



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Una-Doc


Conservazione Sostitutiva Spazi d’archivio Risparmio Centralizzazione

Delega attività Controllo costi Adeguamento costante normativa Leggibilità, integrità, autenticità nel tempo

Utilizzo immediato Funzioni semplici Nessun prerequisito

Semplicità di Provisioning Interfaccia di attivazione Utilizzabilità immediata

Una-Doc soluzione completa, semplice e sicura per il raggiungimento di obiettivi di dematerializzazione

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