Un nostra storia di successo

L’azienda

La Sutter Industries S.p.A. è la multinazionale

italiana che produce e commercializza prodotti per la

pulizia e l’igiene degli ambienti domestici e

professionali da oltre 5 generazioni.

L’headquarter e l’unità produttiva sono situati in Italia,

a Borghetto Borbera, in provincia di Alessandria.

L’azienda è strutturata in due Business Unit:

Consumer riconosciuta con il brand Emulsio.

Professional si rivolge al settore del cleaning professionale

attraverso una capillare rete di distributori presenti in

Europa e altri Paesi del Mondo

L’azienda

200 dipendenti

150 anni di storia e innovazione

7 certificazioni aziendali e di prodotto

L’ Esigenza

Avviare in tempi rapidi la piattaforma documentale

Recuperare i documenti già archiviati nella precedente soluzione

creando dei profili di ricerca completi per ottimizzare il lavoro.

Risolvere problemi di efficienza e di efficacia sul ciclo passivo

Automatizzare l’iter per la codifica di nuovi Prodotti Finiti, fino ad ora

gestito da un foglio Excel che raccoglieva le richieste di circa una

decina di utenti.

La Soluzione

Il Gruppo Sutter ha affrontato una software selection allo scopo di esaminare

piattaforme di Document & Process Management alternative rispetto a quella

storicamente utilizzata, al fine di acquisire un prodotto “duttile” e facilmente

personalizzabile per ottenere maggiore flessibilità ed autonomia nella gestione

della piattaforma stessa.

Dopo la fase di screening e di analisi la scelta è caduta sulla piattaforma di

Information & Process Management ARXivar

La Soluzione

Il progetto di avviamento e sostituzione della soluzione preesistente è

avvenuta in meno di 10 giornate di assistenza diretta

Il recupero dei documenti archiviati nel preesistente sistema

documentale è stato realizzato mediante un’esportazione in

formato CSV e successiva importazione in ARXivar mediante

Spool Recognition.

Archiviazione di tutti i documenti del ciclo passivo (bolle, fatture)

tramite la tecnica del barcode ovvero l’affissione sul documento

da acquisire di una etichetta formata o preformata secondo regole

condivise per permettere la scansione massiva non presidiata dei

documenti.

La Soluzione

Per la Codifica di nuovi Prodotti Finiti è stato sviluppato un workflow che fa

circolare la richiesta di compilazione dei campi su form divisi per funzione.

Alla fine del workflow tutti i form compilati vengono «ricomposti» su un unico

documento che viene archiviato ed inviato per essere utilizzato per il data entry

sull’ERP aziendale.

I Benefici

Piena autonomia nella gestione ed

implementazione della piattaforma

Semplificazione del processo di

archiviazione dei DDT e delle Fatture

Fornitori

La gestione del processo di Codifica dei Nuovi

Prodotti Finiti sviluppata con ARXivar ha

permesso, inoltre, di semplificare,

controllare e ottimizzare il lavoro degli utenti

coinvolti e di velocizzare i tempi .

Gli utenti hanno espresso soddisfazione nella

semplicità d’uso del prodotto, nella sua

flessibilità nell’integrazione con il sistema

informativo.

La parola al cliente

“Nell’ultimo anno abbiamo integrato la gestione documentale

di Arxivar con il nuovo ERP sfruttando al massimo la sinergia

dei due sistemi per tutte le società gestite.

Poiché la piattaforma Arxivar ha soddisfatto le attese

aziendali, pensiamo di utilizzarla per estendere il workflow

ad alcuni processi aziendali critici che richiedono

integrazione tra documentazione cartacea e dati gestionali

strutturati.“

Giannino Massone – CIO Gruppo Sutter