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Alma-AF-RM-04

1. Import Profiles

1.1 Resource Management / Acquisitions

Notes:

Ciao e benvenuto in questa sessione di Alma Training.

In questa sessione parleremo del comando “Esegui importazione” che ti permette di creare record bibliografici, di inventario e di ordini in serie.

Attenzione: questa sessione è la numero 4 di Fondamentali di Amministrazione e la numero 1 di Acquisizioni

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1.2 Introduction

Notes:

Esegui importazione

Alma supporta la creazione di record bibliografici, di inventario e di ordini in serie tramite l'importazione dei file. I file possono essere di fornitori commerciali, di progetti di inventario cooperativi o del tuo stesso repository, per esempio ottenuti tramite esportazione, modifica e importazione.

Alma usa “Importa profili” per interpretare le informazioni contenute nel file da caricare, per creare i record appropriati in Alma. È possibile configurare diversi profili di importazione a seconda del tipo di record che desideri creare: bibliografici, di inventario o le linee d’ordine.


1.3 Agenda

Notes:

In questa sessione, parleremo di tre tipi di profili di importazione:

Il profilo di importazione “Repository” ti permette di creare record bibliografici. È possibile anche creare record per l’inventario fisico e/o elettronico.

Il profilo di importazione “Nuovo ordine”, come dice il nome, è utilizzato per importare file che contengono informazioni su un ordine, basate su un file da caricare di tipo EOD, per creare linee d’ordine in Alma - oltre a creare i record corrispondenti bibliografici e di inventario.

Infine, il profilo “Aggiorna inventario” viene usato per importare file shelf-ready e ti permette di aggiornare i record bibliografici e di inventario che sono associati a una linea d’ordine esistente in Alma.


1.4 Repository Import Profile – Bibliographic

Notes:

Per creare record bibliografici tramite i profili di importazione Repository o Nuovo Ordine, il file deve contenere metadati bibliografici MARC21 in formato XML o MARC binario.



Notes:

Ecco un esempio di un Record MARC in formato XML.


Notes:

I metadati bibliografici possono essere normalizzati in fase di importazione usando routine di normalizzazione già pronte, o una routine personalizzata creata da te.



Notes:

Puoi configurare i profili per creare record bibliografici, solamente se non vengono trovati record corrispondenti nel tuo repository, o se i record corrispondenti vengono trovati…



Notes:

...nel qual caso puoi usare i record entranti per fare merge/overlay con i record esistenti.

1.9 Repository Import Profile - Bibliographic

Notes:

È possibile anche configurare il profilo per consentire l'eliminazione dei record bibliografici.


1.10 Repository Import Profile - Bibliographic

Notes:

La procedura “Esegui importazione” può assegnare tag ai record bibliografici importati per evitare che vengano pubblicati.

1.11 Repository Import Profile – Inventory


Notes:

Se il file da importare contiene informazioni di inventario, i profili d'importazione possono creare record di inventario in Alma, nello specifico holding e record per l'inventario fisico...


Notes:

...e il record Portfolio per l'inventario elettronico.



Notes:

Nota che “Esegui importazione” non crea una nuova collezione elettronica, ma può aggiungere portfolio a una collezione esistente.



Notes:

Se il file da caricare contiene informazioni fisiche e elettroniche inventariali, puoi usare un singolo profilo per creare i record d'inventario appropriati in Alma.


Notes:

Il profilo serve come mappa delle informazioni nel file caricato per avere i campi appropriati in Alma.



Notes:

Se nel file caricato mancano alcune informazioni d’inventario, è possibile configurare il profilo per usare un valore di default.

1.17 New Order Profile – Purchase Order Lines


Notes:

Se il file caricato contiene informazioni di ordine, puoi usare il profilo di importazione Nuovo Ordine per creare linee d’ordine in Alma, oltre ai record bibliografici e di inventario.

1.18 New Order Profile - Purchase Order Lines

Notes:

Il profilo serve come mappa delle informazioni nel file caricato per avere i campi appropriati in Alma.



Notes:

Se nel file caricato mancano alcune informazioni, puoi configurare il profilo per usare un valore di default.



Notes:

Alcune informazioni vengono applicate a tutte le linee d’ordine create dall'importazione, per esempio il tipo di linea d’ordine, il metodo di acquisizione e la valuta.


Notes:

È possibile usare un profilo singolo per importare un file che contiene i record di diversi fornitori. Ovviamente, tutti i record devono avere la stessa valuta, metodo di acquisizione e tipo di linea d’ordine.


1.22 Update Inventory Profile

Notes:

L'ultimo tipo di profilo di importazione di cui parleremo è il profilo “Aggiorna Inventario”. Questo tipo di profilo viene usato per importare file shelf-ready per aggiornare i record bibliografici e di inventario associati a un ordine esistente.



Notes:

È possibile creare una regola per il profilo di importazioneSaranno importati solo i record che corrispondono alle condizioni della regola.Le regole, come le norme di normalizzazione, si basano sulla 'logica drools' e sono configurati nell'Editor metadati.


Notes:

Come con gli altri tipi di profilo, i metadati bibliografici possono essere normalizzati in fase di importazione.


1.25 Update Inventory Profile – Matching

Notes:

A differenza degli altri tipi di profilo, le informazioni nel file saranno importate solo se viene trovata una Linea PO corrispondente.

1.26 Update Inventory Profile – Inventory Information


Notes:

In questo caso, il profilo aggiornerà i record di inventario esistenti, fisici e/o elettronici, e creerà un nuovo inventario, se i record di inventario definiti nel file non sono nel repository.

Puoi anche decidere di saltare il processo di ricezione manuale per l'inventario shelf-ready.

1.27 Scenarios – Repository Profile

Notes:

Ora che abbiamo visto i diversi tipi di record che è possibile creare con i profili di importazione, vediamo alcuni scenari di utilizzo per ciascun tipo di profilo.

Il profilo “Repository” può essere usato per creare nuovi record bibliografici o di inventario, e per aggiornare i record bibliografici esistenti.

Uno scenario comune di utilizzo del profilo Repository è creare brevi record bibliografici come base per un ordine futuro. Se e quando un file che contiene un record completo viene caricato, il profilo Repository può associare il record completo ai record brevi esistenti, e aggiornarli con le informazioni complete.

Un altro esempio di utilizzo del profilo Repository è la re-importazione di un Record bibliografico che è stato esportato da Alma e aggiornato in un editor di


testo esterno. Il profilo Repository può re-importare quei record senza danni all'inventario e ai record di ordini che potrebbero essere collegati al record bibliografico.

1.28 Scenarios – New Order Profile

Notes:

Il profilo “Nuovo ordine” può essere usato in un unico modo, cioè per creare nuove linee d’ordini basate su un file da caricare di tipo EOD. Il profilo “Nuovo ordine” crea una linea d’ordine solo se il record bibliografico a cui è allegato viene importato con successo, o corrisponde a un record bibliografico esistente. Il profilo “Nuovo ordine” crea sempre un nuovo record di inventario collegato al record bibliografico e agli ordini, a differenza del profilo “Repository”, che può essere configurato perché non crei record di inventario.


1.29 Scenarios – Update Inventory Profile

Notes:

Il profile “Aggiorna inventario” viene usato quando esiste già in Alma una linea d’ordine che corrisponde alle informazioni di ordine nel file shelf-ready da importare. Il profilo “Aggiorna inventario” può aggiornare i metadati bibliografici e i record di inventario collegati alla linea d’ordine corrispondente, e aggiungere record di inventario che non sono ancora presenti in Alma.

L'uso più comune per il profilo “Aggiorna inventario” è che tu abbia caricato precedentemente un file EOD che ha creato la linea d’ordine, i record bibliografici e di inventario. Ora, il materiale fisico è stato consegnato, o le risorse elettroniche sono state rese disponibili, e si carica un nuovo file per aggiornare i metadati bibliografici (in caso il record fosse breve) e aggiornare l'inventario (per esempio aggiungere un codice a barre o una URL).


1.30 Session Review

Notes:

In questa sessione, abbiamo parlato dei tre tipi di profili di importazione e i record che possono creare.

Per riassumere:

Il profilo “Repository” può creare e aggiornare i record bibliografici. È possibile anche creare record di inventario: holding e record di copie per l'inventario fisico e record di portfolio per l'inventario elettronico. Inoltre, possono essere applicate le regole di normalizzazione ai record che vengono creati, e i record possono essere contrassegnati perché vengano esclusi dal publishing.

Il profilo “Nuovo ordine” è un'estensione del profilo Repository. Oltre a creare record bibliografici e di inventario, il profilo “Nuovo ordine” crea nuove linee d’ordine collegate a quei record bibliografici e di inventario.

Infine, il profilo “Aggiorna inventario” è pensato per l'utilizzo in sincronia con un file shelf-ready. Il concetto del profilo “Aggiorna inventario” è che esista già in Alma una linea d’ordine con record bibliografici e di inventario associati. Questo tipo di profilo tenta di trovare la linea d’ordine corrispondente e aggiorna i record bibliografici e di inventario presenti in Alma collegati a quella linea d’ordine, secondo le informazioni contenute nel file importato.


1.31 Additional Resources

Notes:

Grazie per la tua attenzione. Se hai delle domande su un qualsiasi argomento trattato in questa sessione, ti preghiamo di contattare il tuo team di progetto Ex Libris. Arrivederci alla prossima sessione di formazione sulle basi dell'Amministrazione Alma.

1.32 About this Training


Notes:

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