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ALMA-OC-02

1. Introduction to Alma

1.1 Welcome

Notes:

Benvenuto in questa introduzione ad Alma.

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1.2 Introduction

Notes:

In questa sessione, forniremo informazioni di base su Alma, incluso il framework strategico e quali necessità hanno portato allo sviluppo di Alma, e come si accede e si esegue Alma. Questa sessione sarà una breve introduzione alla sessione più dettagliata di formazione che seguirà.


1.3 Strategic Framework

Notes:

Iniziamo col framework strategico.

1.4 Strategic Framework

Notes:


Questo è il framework strategico di alto livello nel quale risiede Alma. Nella parte superiore ci sono le attività nelle quali si impegnano gli utenti: imparare, insegnare, ricercare e via dicendo. Queste sono attività che le biblioteche supportano, perché il lavoro della biblioteca non è fine a se stesso, ma esiste per supportare gli obiettivi al servizio degli utenti.

Nella parte inferiore ci sono potenziali risorse che potrebbero supportare le attività dell'utente. Le risorse possono includere materiali stampati o online, risorse digitalizzate o anche collezioni condivise. Tutte queste risorse potrebbero essere d'aiuto agli utenti per supportare il loro lavoro.

Il Framework strategico di Ex Libris collega le risorse alle attività che supportano. La soluzione di Ex Libris è l'insieme di sistemi che usiamo per raggiungere questo obiettivo. Comprende tre parti: 1. Ricerca e recupero di informazioni in risorse unificate attraverso un singolo punto

d’accesso per tutte le attività degli utenti. Primo è quello che chiamiamo ambiente di ricerca (Discovery environment).

2. La Gestione Unificata delle Risorse è l'ambiente nel quale lo staff conduce il proprio lavoro. Questo è Alma ed è l'argomento principale di queste sessioni di formazione.

3. Infine, le attività degli utenti e dello staff sono rese più agevoli dai servizi dati cloud come l'Area della Community Alma and l'Indice Centrale di Primo.

1.5 Consolidate the Frameworks

Notes:

Prima dovevamo lavorare con sistemi in ambienti non comunicanti. Poteva esserci un sistema per ordinare, un sistema per gestire le risorse elettroniche, un altro sistema per gestire le risorse digitalizzate e via dicendo, col rischio anche di ridondanze tra i sistemi, come per esempio, duplicati di lavori o di dati.


Queste ridondanze richiedevano sincronizzazioni di dati, inefficienze forzate nei flussi di lavoro, e miglioramenti limitati per specifici processi a un sistema alla volta.

1.6 Consolidate the Frameworks

Notes:

Con la struttura di Alma, abbiamo cambiato gli ambienti non comunicanti in un ambiente di gestione unificato dove tutti i dati sono in un sistema e il flusso di lavoro end-to-end può avvenire senza la necessità di cambiare tra i vari sistemi.

Questo garantisce un flusso di lavoro per la gestione delle risorse più integrato, e supporta la ricerca unificata di tutte le risorse che sono gestite o rese disponibili da una biblioteca.


1.7 Alma: Consolidated System

Notes:

È utile capire quali sistemi include Alma. Prima, potresti aver avuto separatamente un Sistema di Biblioteca Integrato, un sistema di Gestione delle Risorse Elettroniche e un sistema di gestione dei contenuti digitali. Alma accorpa questi sistemi, in modo da poter prendere le parti migliori di ogni sistema e applicarle a prescindere del formato della risorsa.


1.8 Workflow Silos: Electronic Resources

Notes:

Per rendere tutto più concreto, diamo uno sguardo all'esempio con la gestione delle risorse elettroniche. Per gestire le risorse elettroniche lo staff potrebbe lavorare con tre o più sistemi - i trial sono supportati dal sistema ERM, gli ordini in ILS, le autorizzazioni in ERM e quando tutto è stato approvato si deve attivare il link resolver e ERM, e importare simultaneamente i metadati descrittivi in ILS. Il risultato è che i dati che potrebbero servire alla valutazione sono distribuiti in tre diversi sistemi. In pratica, questo si traduce nella sincronizzazione dei dati tra sistemi, nel lavorare in diverse applicazioni allo stesso tempo e forse anche dividere il lavoro in base a chi ha accesso ai diversi sistemi, piuttosto che in base alle competenze delle persone che conducono questo lavoro.


1.9 Collapse Silos: Electronic Resources

Notes:

In Alma può gestire il flusso di lavoro end-to-end senza lasciare il sistema. Questo permette di ottimizzare i tuoi flussi di lavoro per una migliore automatizzazione e offre una migliore coerenza del flusso di lavoro tra i formati delle risorse.

1.10 Community Zone and Institution Zone


Notes:

Il modello di dati di Alma ha 2 aree di base - l'Area della Community e l'Area dell'Istituzione. Nell'Area della Community ci sono: Le Autorità Globali, che sono i vocabolari e i file di autority dei nomi che ExLibris tiene

aggiornati per te il Catalogo della Comunità che al momento contiene maggiormente risorse elettroniche ma

anche i record bibliografici condivisi che sono gestiti da Ex Libris, e anche le librerie di Alma. la Central KnowledgeBase, che contiene informazioni amministrative e di connessione per le

risorse elettroniche che puoi, per contro, attivare per le tue istituzioni locali, se ce ne sono.

La zona dell'Istituzione contiene il tuo catalogo istituzionale con i record bibliografici e per il tuo inventario. L'inventario è importante per il nostro modello perché definisce cosa è tuo e identifica i titoli che sono gestiti dal tuo ambiente, senza considerare dove è il record bibliografico. Nota che il tuo inventario locale può essere collegato agli archivi nell'Area della Community, nella tua Area di Istituzione o nella Zona Network, che si può usare nel caso di un consorzio.

1.11 Community Zone Collaboration

Notes:

Vediamo quali sono le interazioni tra la tua Area di Istituzione e l'Area della Community. Se acquisisci una risorsa, il record bibliografico può essere importato nel tuo catalogo istituzionale e puoi

creare un inventario; in altre parole, i record di localizzazione e record della copia dal record bibliografico.

Puoi anche usare un record bibliografico dall'Area della Community. Puoi cercare il record nell'Area della Community e associare un inventario locale con quel record.

Se acquisisci una Collezione Elettronica e vuoi gestire la collezione nel tuo inventario, Alma collegherà i


titoli in quella Collezione basandosi sui dati della Central Knowledge Base - così potrai gestire, ordinare e pagare al livello della collezione, ma ottenere tutti i titoli costituenti - in questo esempio, tutti i titoli che si trovano nella Academic Search Premier, dalla Central Knowledgebase.

Infine, le Global Authorities possono essere usate per autorizzare i tuoi record della Zona dell'Istituzione. Anche se ci sono autorità nell'ambiente globale, puoi usarle per autorizzare i tuoi record del catalogo della zona di istituzione locale. Anche se non viene mostrato qui, se si necessita di vocabolari che non sono al momento nell'Area della Community, si possono avere anche le autorità locali.

1.12 Alma Workflows

Notes:

Alma è un insieme di flussi di lavoro. Un flusso di lavoro è in genere una serie di passaggi per completare un processo end-to-end. In Alma, ci sono flussi di lavoro gestiti dal sistema, una serie di passaggi gestiti da Alma, a volte senza bisogno di interventi da parte dello staff. Se è necessario l'intervento dello staff, è possibile che il medesimo membro dello staff potrebbe eseguire o non eseguire ogni attività nel flusso di lavoro; diversi membri dello staff potrebbero svolgere diversi passaggi o attività del flusso di lavoro. I flussi di lavoro gestiti dal sistema permettono l'automazione generale e riducono o eliminano l'intervento dello staff; e allo stesso tempo la personalizzazione che permette un monitoraggio preciso dei livelli nei flussi di lavoro end-to-end e richiedono un intervento manuale dello staff dove richiesto. Alcuni esempi di flusso di lavoro in Alma includono flussi di lavoro di richiesta - come richieste di attesa, digitalizzazione, o richieste di prenotazione- flussi di lavoro delle liste di lettura delle course reserve, flussi di lavoro delle acquisizioni come acquisti, ricezione e fatture e flussi di lavoro di attivazione delle risorse elettroniche. Ognuno dei vari flussi di lavoro sarà discusso dettagliatamente in distinte sessioni di formazione di Alma.Quando possibile, abbiamo costruito una funzionalità e dei flussi di lavoro funzionali in modo che siano validi su più formati. Questo significa, per esempio, un flusso di lavoro per gli ordini o


per la catalogazione, a prescindere che si stia lavorando con risorse di formato cartaceo, elettronico o digitale.

1.13 Alma Functional Areas

Notes:

Come detto precedentemente, Alma è un singolo sistema dal quale si può accedere dallo stesso posto alle funzionalità di tutti i flussi di lavoro disponibili. Questo mostra il menu di Alma per un super-utente che ha ruoli in tutte le aree funzionali, inclusi i servizi tecnici, pubblici, di amministrazione e configurazione.

A grandi linee, in Alma: L'area funzionale delle acquisizioni comprende gli ordini, le ricezioni, e le fatture. Il menu della Gestione risorse include la catalogazione, il mantenimento dell'inventario fisico,

e le attività di attivazione delle risorse elettroniche. Servizi è un termine vasto che significa non solo la circolazione, ma anche la richiesta, le

course reserve,e il controllo degli accessi: è così che si realizzano le richieste degli utenti. Amministrazione significa gestione utente e attività generali di amministrazione - così non si

deve andare altrove per eseguire queste attività amministrative.

Qualsiasi utente dello staff potrebbe vedere una combinazione di menu dalle diverse aree funzionali. I menu che vengono mostrati all'utente dello staff dipendono dai ruoli assegnati all'utente. Ciò sarà spiegato in maniera più approfondita nelle sessioni di Gestione Utente.


1.14 Publishing to Discovery

Notes:

Parliamo brevemente del modello di pubblicazione. Una volta che abbiamo l'Inventario e i record bibliografici, come diventano disponibili agli utenti su Primo? Alma pubblica su Primo i record bibliografici che sono nell'Area dell'Istituzione, e anche i record bibliografici dall'Area della Community che sono stati attivati nell'Area dell'Istituzione. Alma dà anche informazioni sull'inventario che è associato con questi record bibliografici. Questa informazione è ottenuta da Primo ed è resa disponibile alla ricerca. La prima volta che Alma pubblica su Primo, tutte le informazioni vengono pubblicate. In seguito, il lavoro di pubblicazione è effettuato in modalità aggiornamento, pubblicando solo le informazioni che sono state cambiate - cioè aggiunte, cancellate, modificate - dal precedente lavoro di pubblicazione.


1.15 Deployment and Releases

Notes:

Di seguito discuteremo le basi del modello di esecuzione.

1.16 Cloud Deployment

Notes:


Alma è eseguito come un sistema cloud. Questo significa che per le attività giornaliere non è necessario installare un client, ma si accede ad Alma usando un browser, come Firefox o Chrome.

Nota che ci sono due piccole eccezioni per il client installato. Quando farai il trasferimento finale ad Alma, userai un client di circolazione offline. Questo può essere usato anche se c'è un blackout del network. Permette di caricare su Alma le transazioni di circolazione una volta che la connessione è stata ripristinata. Inoltre, la stampa di etichette è gestita da un client esterno per supportare l'installazione personalizzata di stampanti. La stampa avviene mandando una e-mail alla stampante - la cui installazione sarà discussa dopo col team di progetto. Per ultimo, tutti gli aggiornamenti avvengono automaticamente e sono gestiti da Ex Libris. Ciò significa che tutte le biblioteche hanno sempre la versione più recente di Alma, con tutte le funzionalità più nuove e tutte le correzioni dei bug. Attualmente gli aggiornamenti di Alma avvengono su base mensile.

1.17 Session Review

Notes:

E così siamo arrivati alla fine di questa sessione.


1.18 Summary

Notes:

Riassumendo, in questa sessione abbiamo parlato: dell'approccio di consolidazione di diversi tipi di sistemi in un’unica applicazione le aree funzionali chiave in Alma il concetto generale di flussi di lavoro esecuzione cloud e rilascio aggiornamenti.


1.19 Additional Resources

Notes:

Grazie per aver guardato questa sessione introduttiva. Informazioni più dettagliate sulla funzionalità di Alma possono essere trovate nelle sezioni di formazione di Alma, oppure usando l'aiuto online di Alma e le guide di Alma che sono disponibili nel Centro Documentazione.

1.20 About this Training


Notes:

1 (Slide Layer)

2 (Slide Layer)


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