Articolo

http://www.ilpost.it/2012/02/14/quanto-costa-organizzare-le-olimpiadi/

Interventi Pescante - Montihttp://roma.corriere.it/roma/notizie/cronaca/12_febbraio_14/monti-cdm-roma-alemanno-olimpiadi-2020-1903276387660.shtml

PROMOTION

AUDIENCES

PARTNRSHIPS

ENVIRONMENT

REVENUE

TRANSFER DI CONOSCENZA :

“SE IO HO UNA MELA E TU HAI UNA MELA , E NOI CI SCAMBIAMO LE MELE,ALLA FINE DELLA TRANSAZIONE ABBIAMO SEMPRE UNA MELA.SE INVECE NOI ABBIAMO UN IDEA E CE LA SCAMBIAMO, ALLA FINE DELLA TRANSAZIONE ENTRAMBI ABBIAMO DUE IDEE”

G.B. SHOW

“UN VELOCE ED EFFICACE TRASFERIMENTO DI CONOSCENZA E’ IL SOLO VANTAGGIO COMPETITIVO REALMENTE SOSTENIBILE”

P. DRUCKER

COME SI PUO’ DEFINIRE LA CONOSCENZA

NELLE ORGANIZZAZIONI ?????

Backer (2006) : “ know how” oppure “ approfondita conoscenza della teoria o dellaPratica attuativa di un processo o di una procedura”

Gupta (2002) : “ Comprensione dei requisiti base della cultura , della politicae della personalità”

Nonaka (2000) : “conoscenza concettuale e sistemica : concettuale quando si sviluppa unaComprensione di informazioni che sono astratte nella loro natura , sistemica quando si ottiene una conoscenza globale dell’organizzazione, delle sue procedure , processi, schemi di funzionamento e delle tecniche necessarie per l’implementazione dei suoi fini”.

Spender (2002) : “ La crescita emerge dalle interazioni “.

La socializzazione aiuta la conoscenza (Sensiper 2002):

“ attraverso prove, domande, e stimolando la discussione”

E’ necessario coinvolgere i partecipanti nel processo di programmazione e di organizzazione

Mediante meetings, brain stormings, e presentazioni .

E’ quindi importante stabilire riunioni periodiche (briefing and de-briefing)

A cadenza fissa e prestabilita CHE HANNO LA PRECEDENZA SU TUTTE LE ALTRE ATTIVITA’.

• Acquisizione di informazioni: essere pro-attivi;

•Condurre interviste a persone coinvolte nell’organizzazione di eventi

sportivi a vario livello o seguirli in una giornata del loro lavoro;

• Partecipazione a congressi sull’organizzazione degli eventi sportivi;

• Creazione e Partecipazione a network;

ACQUISIZIONE DI CONOSCENZA

LA FIGURA DELL’ EVENT MANAGER

L’ event manager deve essere un “facilitatore” :

“un modo di possedere leadership senza essere direttivi”.

Facilitare i processi di acquisizione di conoscenza e organizzativi,

stimolando il gruppo.

“ Le persone sono intelligenti, capaci e vogliono fare la cosa giusta”

“I gruppi possono prendere decisioni migliori di quelle che ciascuno

può prendere individualmente”

“ L’opinione di tutti ha lo stesso valore, qualsiasi sia il suo rango o posizione”

“Le persone sono più motivate a seguire piani o idee che essi stessi hanno contribuito a creare”

“ I partecipanti si assumono la piena responsabilità delle proprie scelte e decisioni”

“ I gruppi possono gestire i loro propri conflitti, comportamenti e le loro relazioni interne se sono

loro forniti gli appropriati mezzi e la giusta formazione “

(Bens, 2000)

PRESUPPOSTI PER UN AZIONE DI FACILITAZIONE ADEGUATA

IL FACILITATORE PROMUOVE UNA COMUNICAZIONE ADEGUATA

INTERNA AL GRUPPO

Possono essere d’aiuto i sociogrammi.

“ Aiuta il gruppo a definire mete ed obiettivi specifici “

“ Fornisce processi che aiutano i membri ad usare il loro tempo efficacementeper prendere buone decisioni, ed aiuta i membri del gruppo a comprendere questi processi”.

“Guida le discussioni del gruppo in modo da garantire il funzionamento delle cose”

“Tiene traccia delle idee che emergono nel gruppo”

“ Supporta i membri nella valutazione e nello sviluppo delle proprie capacità”

“Usa le procedure di consenso per aiutare il gruppo a prendere decisioni che considerinole opinioni di tutti i membri”

“Aiuta i membri a gestire le proprie dinamiche interpersonali”

“Aiuta il gruppo a comunicare efficacemente”

“Aiuta il gruppo ad avere accesso alle risorse per svolgere il proprio lavoro”

“ Crea un ambiente positivo nel quale i membri possano crescere e lavorare insieme per raggiungere gli obiettivi del gruppo”

“Incrementa la leadership negli altri trasferendo responsabilità”

“ Supporta e stimola gli altri ad essere facilitatori”

(Bens, 2000; Peel, 2000 ; Vidal, 2004).

“ Essere un comunicatore supportivo”

“ Concentrarsi sul problema e non sulle persone”

“Incoraggiare il gruppo ad accettare le idee degli altri”

“Mantenere aperto il canale di discussione”

“Incoraggiare un feedback palese : esplicitare i problemi”

“Incoraggiare l’uso di un linguaggio semplice”

“Ripetere in modo da assicurarsi che ciò che si è detto sia chiaro e che tuttiabbiano inteso correttamente”

“Walk the talk” : fare quello che si è detto e non dire una cosa e farne un’altra e Assicurarsi che ciò sia fatto da tutti”

“Sii un buon ascoltatore e incoraggia il gruppo a fare lo stesso. Tutti devono avere la possibilità di parlare e ascoltare”

“ Essere neutrali ed evitare di condividere le proprie opinioni personali a meno che

non siano richieste: focalizzarsi sul proprio ruolo di comunicazione”

“Fare domande: questo inviterà alla partecipazione, aiuta ad acquisire informazioni,verificare assunti e arrivare alle cause dei problemi”

“Sintetizzare le idee, incoraggiare i membri del gruppo al commento e a costruire sulleIdee degli altri”

“Mantenere le discussioni in argomento, dare scadenze temporali per ciascuna discussione”

(Bens, 2000 ; Greenberg , 2002).

“ Un istituzione è come un “accordo musicale” : non è costituita da suoni individualima dalle loro relazioni” Peter Drucker

La struttura di un organizzazione è usualmente esaminata da tre punti di vista:

1) FORMALIZZAZIONE : livello di definizione di ruoli e regolamenti, politiche , ruoli diIndividui e di comitati nella guida dell’azione degli event managers.

2) COMPLESSITA’ : Scopi e numero dei differenti comitati e individui e sotto-unità necessarie per l’organizzazione e la densità della gerarchia delle autorità coinvolte.

3) CENTRALIZZAZIONE : il grado di controllo del processo decisionale da parte dellepersone che hanno in carico l’organizzazione , come sono distribuite le responsabilità.

STRUTTURA DEGLI EVENTI

“ STRUTTURA DEGLI EVENTI “

LONDON 2012 OLYMPIC GAMES:

http://www.london2012.com/about-us/the-people-delivering-the-games/

SOCHI 2014WINTER OLYMPIC GAMES :

http://sochi2014.com/en/team/committee/structure/

TEORIA DEI SISTEMI : un evento dipende primariamente dall’ambientedove viene organizzato. Persone, tecnologie disponibili, situazione politicalocale ecc. ecc.

INPUT

ELABORAZIONE

OUTPUT

RISORSE

ATTIVITA’

RISULTATI

INPUTS: FINANZIAMENTO, STRUTTURE (IMPIANTI) , PERSONE (VOLONTARI)

ELABORAZIONE : SITOWEB, COMUNICAZIONE IN GENERALE, ATTIVITA’ PROPRIEDELL’EVENTO

OUTPUTS : SODDISFAZIONE DEL PUBBLICO, DEI COMMITTENTI E DEI PARTECIPANTI

TEORIA DEI SISTEMI APPLICATA AGLI EVENTI SPORTIVI

TEORIA DELLA CONTINGENZA

“LA STRUTTURA PIU’ EFFICACE PER GESTIRE UN EVENTO E’ BASATASUI FATTORI CONTINGENTI O CONTESTUALI DELL’ AMBIENTE DOVE

SI SVOLGE L’EVENTO .

Fattori contestuali possono essere le dimensioni dell’evento, competizionecon altri eventi simili, e le risorse disponibili.

TEORIA DELLA COMPLESSITA’

ADATTARSI ALLE SITUAZIONI AMBIENTALIDOVE L’EVENTO HA LUOGO FACILITA LA RIUSCITA

DELL’EVENTO

PRINCIPI NELLA STRUTTURAZIONE DEGLI EVENTI SECONDO CUNNINGHAM 2008

LA FORMA SEGUE LA FUNZIONE. Il tipo di struttura creata per gestireL’organizzazione di un evento deve essere fatta ex-novo per ogni evento (senzaCopiare quella utilizzata in eventi precedenti) . Tutto deve essere proporzionatoai propositi, alle politiche, alla gestione e alle operazioni da compiere).

CREAZIONE DI GRUPPI AUTONOMI CON SPECIFICHE FUNZIONI MA INTERCONNESSI.

PIU’ E’ ELEVATA LA COMPLESSITA’, MAGGIORE E’ IL TEMPO NECESSARIO PER LAPROGETTAZIONE.

EFFICIENZA COMUNICATIVA: INTRAGRUPPO, INTEGRUPPO, VERTICALE ED ORIZZONTALE

SINERGIA

CAPIRE E CONSIDERARE L’AMBIENTE DOVE SI SVOLGE L’EVENTO(FISICO E SOCIALE).

IDENTIFICARE LE RISORSE NECESSARIE

DEFINIRE CHIARAMENTE E SPECIFICAMENTE GLI OBIETTIVI E GLI OUTCOMEDELL’EVENTO : L’EVENTO PROSEGUE BEN OLTRE LA SUA FINE UFFICIALE.

CREARE STRUTTURE LEGGERE E FLESSIBILI IN GRADO DI ADATTARSI VELOCEMENTE

CREARE STRUTTURE BASATE SULLE NECESSITA’ DELL’EVENTO SPECIFICO

LA GESTIONE DEI VOLONTARI

Le Olimpiadi di Pechino hanno coinvolto 100.000 volontari

Cosa muove un volontario :

Un ideale

Acquisire una nuova esperienza

Sentirsi protagonista dell’evento

Queste tre componenti non devono mai mancare nell’operadell’ event manager.

FUNZIONI

CHIAREZZA DEI RUOLI E DEGLI SCOPI

STILI DI DIREZIONE (DIRETTIVO, PARTECIPATIVO)

COMUNICAZIONE E FLUSSI INFORMATIVI

DIAGRAMMI E FLUSSI OPERATIVI

RECLUTAMENTO

MOTIVAZIONE

PIRAMIDE ORGANIZZATIVA DEI VOLONTARI DIVISA IN BLOCCHI

BLOCCHIDI PROGRAMMAZIONE

Volontari esecutiviLeadership e visione

Volontari managerialiGestione e responsabilità

BLOCCHI

OPERATIVI

Organizzazione eallestimento

Addetti alla pistaServizi

1

2

3

4

CREARE UNA STRUTTURA CHE SI OCCUPA DEI VOLONTARI

Funge da agenzia di reclutamento

Crea il profilo necessario e trova i candidati adatti per i ruoli lavorativi

Si occupa degli annunci per il reclutamento, e gestisce tutte le procedure direclutamento incluse interviste, creazione del database volontari, liste di riserva etc, etc.

Seleziona i leader tra i volontari

a

Reclutamento Registrazione

Screening

Orientamentotraining

Assegnazione

Accreditamento

RICOGNIZIONE

PROGETTAZIONE :

DIAGRAMMI DI GANTT

WORK PLAN

TASKS

MILESTONES

DELIVERABLES

PIANO FINANZIARIO

Le metriche di progetto rappresentano un insieme di indicatori rivolto a tenere sotto controllo e prevedere l'andamento delle principali variabili critiche del PROGETTO (i costi, i tempi, la qualità, le risorse, le variazioni di scopo, ecc.). Le metriche includono solitamente una serie di indicatori standard, ma possono essere estese con altri indicatori definiti ad hoc in base alla specifica natura del progetto.

Coordinamento

Manifestazioni di in-teresse

Bid

Fase organizzativa

Evento

Post evento

Bilancio e consuntivo

01/01/2013 20/02/2013 11/04/2013 31/05/2013 20/07/2013 08/09/2013 28/10/2013 17/12/2013

ESEMPIO DI DIAGRAMMA DI GANTT IN EXCEL

MANIFESTAZIONE DI INTERESSE

STEERING COMMITTEE(O COMITATO PROMOTORE) ES. IOC

RICHIESTA DI CANDIDATURA

• INTRODUZIONE : DESCRIVE L’EVENTO IN TERMINI GENERALI•DESCRIZIONE DELL’EVENTO: NUMERO STIMATO DEGLI ATLETI PARTECIPANTI, OSPITI E PUBBLICO (questi dati in caso di evento già organizzato devono basarsi sullo storico)evento gratuito o a pagamento (SIAE).•PRECEDENTI ESPERIENZE IN QUELLA CITTA’ DI EVENTI ANALOGHI•PROGRAMMA DELL’ EVENTO (giornate, arrivo e partenze degli ospiti, livello degli ospiti)•PRESENZA DI EVENTUALI SPONSOR E RUOLO DEL COMITATO ORGANIZZATORE: responsabilità operative e finanziarie•RUOLO DELLA CITTA’ OSPITE•DEFINIZIONE DELLE CARATTERISTICHE NECESSARIE PER PARTECIPARE ALL’ASTA•BENEFICI E RICADUTE SULLA CITTA’ OSPITE•DIRITTI DI SPONSORSHIP & MARKETING•FORMAT DI RISPOSTA (questionario e checklist)

4 DOCUMENTI PRINCIPALI NEL PROCESSO DI ASSEGNAZIONE DI UN EVENTO (IOC):

1. STUDIO DI FATTIBILITA’

Documento sulla capacità di organizzare o ospitare un evento, incluse le risorse:

UMANE, FINANZIARIE E TECNICHE

2. DOCUMENTO DI CANDIDATURA

Evidenzia i percorsi , le scadenze e i processi che devono essere seguiti per Candidarsi

3 QUESTIONARIO DI CANDIDATURA (BID QUESTIONNAIRE)

Lista di domande a cui chi intende candidarsi deve dare una risposta scritta e circostanziata

4. DOSSIER DI CANDIDATURA (BID DOSSIER)

Piano generale e strategie e risorse , dettagli ulteriori, piani e testimonials che servonoPer rendere la candidatura differente dalle altre che saranno presentate.

http://www.olympic.org

Candidature Procedure Questionnaire (265 pagine)

www.uefa.com

www.fisu.net/site/page_950.php

ESEMPI

ESISTONO POI COMITATI SPECIFICI, PERSONE, CHE FARANNO IL TOUR

DEI SITI CANDIDATI.

Ovviamente sono molto importanti in queste occasioni le PR,Il supporto della comunità locale e degli sponsor, insomma fornire unaForte impressione al Comitato Organizzatore.

Il “BID TOUR” è un evento esso stesso.

FATTORI PER IL SUCCESSO DI UNA CANDIDATURA (Emery 2002):

POSSEDERE UNA CREDIBILITA’

COMPRENDERE COMPLETAMENTE IL PROCESSO DI ASSUNZIONE DIDECISIONI, SIA SUL PIANO FORMALE CHE INFORMALE

NON ASSUMERE CHE CHI DECIDE SIA NECESSARIAMENTE UN ESPERTOO CHE USI ESCLUSIVAMENTE CRITERI RAZIONALI PER LA SELEZIONE

PERSONALIZZARE I SERVIZI PROFESSIONALI TANGIBILI E INTANGIBILIE ANDARE OLTRE LE ASPETTATIVE

AVERE CONOSCENZA DEI PROPRI PUNTI DI FORZA E DI DEBOLEZZARELATIVAMENTE ANCHE AI COMPETITORS

ABILITA’ DI ORGANIZZARE UN EVENTO. Network interorganizzativo costruito perGestire l’evento, expertise tecnica nel network, attrezzature, e supporto finanziario

SUPPORTO POLITICO. Questo elemento include il supporto governativo alla candidaturaQuesto supporto serve per l’accesso alla risorse umane e finanziarie e alle strutture

INFRASTRUTTURE Evidenza della disponibilità o della realizzazione di impiantisticaTrasporti, infrastrutture, ospitalità.

STRUTTURE ESISTENTI Stato delle strutture esistenti al momento della presentazioneDella candidatura

COMUNICAZIONE E VISIBILITA’. Reputazione della città ospite come destinazione di eventie il sistema supporto per la gestione delle infrastrutture tecnologiche per ospitare e promuovere l’evento

RESPONSABILITA’ fornire le garanzie per l’ AFFIDABILITA’ PERSONALE e la PRESA INCARICO dell’evento FORNIRE LA SENSAZIONE DELLA PROPRIA AFFIDABILITA’ E CAPACITA’ DI MANAGEMENT E DECISIONE.

Westerbeek (2002) : FATTORI CHIAVE NELL’ EVENT BIDDING.

COMPOSIZIONE DEL TEAM : evidenziare le specifiche caratteristiche di ciascuno dei componenti del team propositore (C.V.) in modo che si sia percepitiCome altamente professionali nelle gestione dell’evento.Deve fornire un profilo di alto livello a garanzia del processo gestionale. Capacitàdi creare networks, gestire la complessità dell’evento e fornire credibilità.

CAPACITA’ DI MARKETING. CAPACITA’ DI P.R. E MARKETING DELL’EVENTO, INCLUSISKILLS PSICOLOGICI.

L’efficacia del Management dipende dall’abilità di bilanciare unaquantità variabile di attività come scadenze temporali, costi e prestazionicon le pressioni dell’ambiente, incluse le pressioni politiche.

Kerzner 1995.

On July 6, 2005, the International Olympic Committee selected London to be the host city of the XXX Olympiad in 2012. The runoff system was a key factor in London's success because it did not receive a majority of votes on the first counting. In later rounds the city picked up a number of second and third choices from the eliminated cities of New York, Moscow, and Madrid.In each round the city receiving the least votes was eliminated, and its votes were redistributed to the other choices. Cities' delegations were not allowed to participate in the voting until their city was eliminated from the ballot.The International Olympic Committee should join the Academy of Motion Picture Arts and Sciences, the American Political Science Association, and other organizations in using IRV to make democratic decisions. With IRV, voters rank all of their preferences on a single ballot, and auxiliary choices are used to simulate runoffs.

DEFINIZIONI DI QUALITA’:

• LA QUALITA’ E’ CONFORMITA’ ALLE SPECIFICHE O ALLE RICHIESTE

•QUALITA’ COME ECCELLENZA: RAGGIUNGIMENTO DEL PIU’ALTO STANDARD POSSIBILE

• QUALITA’ E’ INCONTRARE O SUPERARE LE ASPETTATIVE DELCLIENTE

• E’ UN PROCESSO DINAMICO PER LA CREAZIONE DI VALORE

La percezione della qualita' e' realizzata in quello che Richard Normann chiama «il

momento della verità», cioè quando si verifica il contatto tra l'erogatore del servizio ed il

cliente.

La qualità di un servizio è la misura di quanto il servizio reso corrisponda alle aspettative del cliente (Lewis e Booms, 1983).

fattori determinanti nella qualità del servizio

1. Accessoaccessibilità e facilità di contatto2. Comunicazionespiegare il servizio, rassicurare il cliente3. Competenzapossesso delle competenze necessarie a prestare il servizio4. Cortesiagentilezza, cordialità del personale5. Credibilitàfidatezza, onestà del fornitore del servizio6. Affidabilita'capacita' di prestare il servizio promesso in modo affidabile e preciso7. Capacita' di rispostavolontà e prontezza degli addetti8. Sicurezzaassenza di pericoli, rischi o dubbi9. Aspetti tangibiliaspetto delle strutture fisiche e del personale10. Comprensione del clientecapire, conoscere il cliente.

«Quality assurance is a journey not a destination: it is about doing better, not only sufficient» (P.

Williams, 2008)

http://impiantisportivi.coni.it/index.php?id=1315

http://translate.google.it/translate?hl=it&sl=en&tl=it&u=http%3A%2F%2Fwww.sirc.ca%2Fpartners%2Findexingpartners.cfm&anno=2

http://www.sirc.ca/partners/indexingpartners.Cfm

http://impiantisportivi.coni.it/index.php?id=1315

La percezione della qualita' e' realizzata in quello che Richard Normann chiama «il

momento della verità», cioè quando si verifica il contatto tra l'erogatore del servizio ed il

cliente.

La qualità di un servizio è la misura di quanto il servizio reso corrisponda alle aspettative del

cliente (Lewis e Booms, 1983).

http://www.osservatoriosport.interno.it/dati.html

OSSERVATORIO PER LA SICUREZZA NEGLI EVENTI SPORTIVIPOLIZIA DI STATO