Organizzare lo studio

Avv Vincenzo Liso Senior Partner Emmeplus

Il concetto di studio legale “tradizionale” si fondava su di un concetto legato alla figura di avvocati che si occupavano, in particolare, delle attività coperte da riserva legale, o ius postulandum, e solo in misura marginale svolgeva attività di consulenza o stragiudiziale.

Lo studio legale tradizionale

L’attuale scenario economico, politico, legislativo e sociale nel quale si muovono la professione forense sta registrando una serie di mutamenti che hanno spinto il mercato verso una evoluzione competitiva. Ciò è dovuto ai seguenti fattori:

- apertura a società multidisciplinari di professionisti;- presenza sempre più diffusa di studi internazionali sul nostro territorio;- concorrenza perpetrata anche da altre figure professionali;- maggiore complessità delle prestazioni richieste dai clienti e legislativa;- un cliente oggi più preparato, più consapevole, più esigente;

Lo studio legale oggi

Tale involuzione ha determinato:

una variazione della proporzione in termini di tempo, clientela e redditività;una frammentazione della realtà degli e negli studi legali da non poter essere facilmente categorizzata il definitivo superamento del tradizionale spartiacque tra civilisti e penalisti (e la più elitaria categoria degli amministrativisti),quindi la fine dell’avvocato che un tempo si occupava di tutto un po’, spaziando in molteplici aree del diritto, vendo chiamato a una maggiore identificazione e specializzazione, sia dall’aumentata complessità dell’ordinamento giuridico, sia dalle mutate esigenze della clientela, sia ancora dall’allargamento dei mercati che hanno introdotto forme inaspettate di concorrenza, ma anche dato vita a nuovi settori di mercato.

STUDIOcliente

STRUTTURA

ORGANIZZAZIONEGestione – risorse umane

MARKETING

PARTNERSHIP

Per far fronte a questa nuovo scenario gli studi legali necessitano di una organizzazione afficente caratterizzata:

professionalità e dalla competenza giuridica dell'avvocato

una organizzazione e gestione della struttura affinché questi possa non solo raggiungere obiettivi di efficacia (la soddisfazione del cliente) ma anche obiettivi di efficienza, in termini non solo di contenimento dei costi ma anche di gestione del know how;la partecipazione a network;Marketing.

struttura organizzativa; la identificazione di processi, azioni; il coordinamento del fattore umano;stabilire delle precise regole di funzionamento; controllo sulla corretta applicazione di queste regole; definire una strategia organizzativa (obiettivi finali, soddisfazione del cliente);definire obiettivi di efficienza e di economicità dello studio in una logica di coordinamento di le attività; logica dell'approccio per processi;sistematica pianificazione, attuazione, verifica e correzione o consolidamento delle attività;

Ciò permette al titolare dello studio di presidiare, gestire e monitorare costantemente tutti i fattori;

Per una efficace organizzazione di uno studio è indispensabile

Si tratta di stabilire:- cosa si fa- chi lo fa- come lo si fa- (entro) quando lo si fa

Organizzare uno studio significa - Formalizzare le regole organizzative e operative - Gestione in forma controllata e non improvvisata delle attività di studio - Identificare in tempo utile eventuali criticità, carenze, inefficienze per apportare gli opportuni correttivi.- Significativi investimenti in termini di impegno e fiducia nel progetto da parte del titolare - Una riflessione su come egli intende governare le proprie attività

È NECESSARIO AVERE BEN CHIARO “CIÒ CHE SI FA”

Gli studi legali di grandi dimensioni, che evidentemente hanno maggiori risorse e maggiori capacità di spesa, si avvalgono sia di una consulenza specializzata ma anche, in molti casi, anche di figura interna allo studio avente il ruolo di responsabile di marketing a tempo pieno cd. «managing partner».

Purtroppo gli studi legali di dimensioni ridotte devono far fronte a questa esigenza in maniera endogena.

Managing partner

GESTIONE DELLE RISORSE UMANE

Le persone sono la più preziosa risorsa dello studioRappresentano il Know How umano

I COLLABORATORI

Avvocati Associate Senior e Junior

Segreteria

Praticanti

La qualità del lavoro dei collaboratori contribuisce in misura determinante al successo dello studio.

Mano a mano che le dimensioni dello studio crescono, l’aspetto della gestione delle risorse va sempre meno trascurato.

Il costo pagato dallo studio per l’inefficienza o la scarsa motivazione dei suoi membri è troppo alto nell’attuale mercato competitivo.

Al riguardo va valutato:-Il costo diretto -Il costo indiretto (inefficacia – scarsa motivazione ecc.)

Il procedimento di selezione deve muovere i suoi passi tenendo conto di quelli che sono gli elementi del piano i marketing e, quindi, il bacino di ricerca dovrà essere definito non solo in relazione alle

attività attuali, ma anche a quelle future.

Da questa preliminare analisi / valutazione deve emergere quella

che è la Job Description ovvero la sintesi delle caratteristiche del candidato ideale:

EtàAnni di esperienzaConoscenzaLingua AttivitàSpecializzazioni

Recruitmen

Valorizzazione

Gli avvocati non sempre valutano un nuovo ingresso come fosse un investimento.La più grave preoccupazione è tenere basso il compenso, non invece motivare il collaboratore e/o il candidato con percorsi di crescita.La ricerca si avvia quando si è in emergenza in maniera passiva, muovendosi all’interno delle auto-candidature o delle conoscenze personali senza un’idea precisa di quello di cui si ha davvero bisogno.

Le risorse di uno studio sono preziose, identificata quella giusta, bisogna essere in grado di tenersela e di non mandare sprecato il costosissimo tempo impiegato per formarla, accrescerla e abituarsi a lei.

5 ELEMENTI CHIAVE LEADER

- La capacità di fidarsi di se stessi - Assumere un atteggiamento positivo - Concentrarsi su che cosa occorre fare nell’ambito della propria realtà. - Spasmodica attenzione nei confronti della capacità dello studio di generare liquidità - Costruire il proprio modello di business

COMPITI ESSENZIALI- monitorare costantemente le entrate - adottare delle efficaci e sistematiche procedure di recupero crediti- necessità di programmare le uscite - preparare un vero e proprio business plan di studio - concentrare gli sforzi di marketing solo su clienti con buoni cash flow e prospettive di crescita.- focalizzarsi su un target preciso

LE QUALITÀ DEL LEADER

Se è vero che bisogna valorizzare le risorse umane per altro verso è necessario verificare le performance di ciascun componente lo studio

a tale scopo strumenti utili sono:

- predisposizione di un report con cui ciascun collaboratore indichi le attività svolte per ciascun cliente e le ore lavorative impegnate;- elaborazione dei dati al fine di monitorare il tempo impiegato da ciascun collaboratore- la predisposizione di un sistema di archiviazione dei documenti predisposti in condivisione;- rendicontazione delle attività per singolo cliente, collaboratore e socio (solitamente gestito dalla segreteria);- archivio pratiche con indicazione di chi gestisce il cliente;- gestione dell’agenda in formato on line.

LA VERIFICA DELLE PERFORMANCE

CLIENT CARE L’obiettivo di uno studio legale efficace ed efficiente è quello di fornire un servizio di altissima qualità a tutti clienti. Questo ha portato sempre più studi a prestare attenzione a programmi di client care o client satisfaction.

La cura del cliente passa attraverso alcuni passaggi tutti connessi tra loro:

- gestione-attenzione del cliente;- capire le esigenze;- definire gli obiettivi e condividerli con lo stesso (è il nostro peggior nemico)- definire le modalità di gestione interne del cliente;- informazioni e/o formazione del cliente.

Questi aspetti sono elementi essenziali del piano marketing dello studio.

Per marketing legale intendiamo una disciplina che pone al centro il cliente e che orienta in maniera consapevole e strutturata le decisioni e gli obiettivi di permanenza o crescita sul mercato, sia sul piano strategico che operativo.

abbandonare un approccio passivo adottare un ruolo propositivo nei confronti dei bisogni del mercatoadottare adeguate strategie di marketing

IL MARKETING LEGALE (il vecchio marketing amici parenti politica)

Il processo di un marketing per essere penetrante non può essere improvvisata o frutto di scelte più o meno casuali.I suoi compiti sono di importanza vitale per la competitività e l’organizzazione aziendali e possono così essere riassunti:

1) analisi2) pianificazione strategica3) implementazione operativa4) monitoraggio e controllo.

Lo sviluppo di questo processo ha natura circolare e quindi deve riprendere ogni qualvolta sia completato.

Gestire i processi di marketing

Lo studio legale dovrà provvedere:- alla raccolta di dati e informazioni- identificarne le tendenze predominati - decifrare i comportamenti dei soggetti che a vario titolo vi partecipano

Uno studio di piccole dimensioni che non ha le risorse per affrontare una ricerca di mercato complessa potrà basare le proprie riflessioni sui riflessi delle tendenze sociali, economici, demografici e politici, rilevabili da riviste di settore.

L'ANALISI DI MERCATO

L’ANALISI DEL MERCATO DI RIFERIMENTO (ANALISI AMBIENTALE)

Fondamentale è la definizione dei confini del mercato e la conoscenza dello stesso

I passi da compiere sono tre:analisi del mercatoanalisi della concorrenza benchmarkinganalisi dello studio (SWOT)analisi della domandaanalisi del clientesegmentazione del mercatoIl targeting

Si tratta di indagare i comportamenti cosiddetti di acquisto delle prestazioni professionali da parte dei clienti, di comprendere quindi i meccanismi che inducono questi a rivolgersi a quello o a quell'altro avvocato.

Bisogna capire:

-quali sono le principali tendenze di mercato

-l'analisi della percezione del cliente rispetto alla capacità dello studio di soddisfare le sue aspettative

-l'analisi di alcuni dati interni che qualunque studio può reperire dalla propria contabilità.

L'ANALISI DELLA DOMANDA

Conoscere i propri clienti, chi sono, cosa fanno, cosa pensano di noi, che bisogni e obiettivi hanno e, allo stesso modo, avere un quadro preciso del loro impatto sul costo legale aiuta a definire pratiche di marketing efficaci e mirate.

Gli aspetti che dovranno essere indagati:-la fedeltà-il passaparola -lo scambio di clientela tra soci dello stesso studio (cross-selling);-client care, client relationship management (rispettivamente cura e gestione delle relazioni con il cliente)

In generale, l’analisi della clientela esistente si rivelano strumenti utilissimi per incrementarla e migliorarne la produttività.

L'ANALISI DEL CLIENTE

SEGMENTAZIONE - TARGETING – POSIZIONAMENTO

Beneficio richiesto dal clienteServizi offerti dallo studioSettore/ professioneFascia di etàAra geograficaReddito

La pianificazione di marketing

Raccolte tutte le informazioni sul proprio mercato di riferimento, analizzata la domanda e il range di servizi che potenzialmente può creare od offrire e a quali target client, per attuare una pianificazione strategica occorre individuare la cosiddetta mission dello studio e quindi un piano Marketing.

IL Piano Marketing

È quel documento in cui sono descritte le caratteristiche del mercato, le intenzioni di posizionamento, le scelte strategiche e gli strumenti finanziari per supportare gli investimenti in questo senso.

Si tratta di mettere in pratica quanto stabilito per conseguire gli obiettivi stabiliti di certo una fase delicata in cui bisogna fare attenzione alle seguenti fasi:-scegliere le azioni -gli strumenti più opportuni -la composizione del proprio portafoglio-servizi -i contenuti della prestazione, -la politica dei prezzi, -le modalità di erogazione del servizio -le modalità di comunicazione-definizione dei servizi legali offerti

IMPLEMENTAZIONE

Di assolta importanza oggi è il sito internet dello studio

E’ IL VOSTRO BIGLIETTO DA VISITA VIRTUALE

La progettazione del sito

Per questo molta attenzione va riposta nella progettazione del sito internet, tale fase è un’attività molto peculiare che vede coinvolte capacità di analisi, di sintesi, di scrittura creativa e tecnica, di tecnologia, di abilità comunicativa e di creatività grafica.

Il sito deve essere caratterizzato da:leggerezza, rapidità, esattezza, visibilità, molteplicità, coerenza (Italo Calvino).

Facebook

INTERNET

Un buon sito si costruisce tenendo a mente:

– che la pagina/videata non si legge ma si visualizza e che la visualizzazione dura in media 20 secondi;– che non tutte le aree dello schermo vengono guardate con la stessa attenzione;– che spesso si naviga senza sapere cosa si sta cercando né se lo si troverà;– che le parti scritte di un sito devono essere brevi ed essenziali e, se necessariamente corpose, divise in molte videate, per evitare lo scrolling (l’attività di scorrere le pagine scendendo nel video), nonché fruibili in una diversa versione, quella impaginata per la stampa (printable version);– che i concetti considerati più importanti vanno ripetuti molte volte all’interno del sito, a cuinon si accede sempre dalla home page;– che il contenuto non meramente descrittivo e in particolare le notizie e i documenti devono essere costantemente verificati e aggiornati; nel caso restino a lungo sul sito, vanno muniti di data di pubblicazione o di ultimo aggiornamento;– che il contenuto non meramente descrittivo e in particolare le notizie e i documenti devono essere costantemente verificati e aggiornati; nel caso restino a lungo sul sito, vanno muniti di data di pubblicazione o di ultimo aggiornamento;– che la composizione grafica del testo sia curata con importanza essenziale;

Il contenuto

SOFTWARE PER LO STUDIO LEGALE E PROFESSIONALE

SOFTWARE GENERICO

Sistema hardware idoneo con un server

Un numero adeguato id di postazioni di Personal computer

Software Windows - Office

Programmi di videoscrittura e gestionali

Antivirus

Firewall

Posta elettronica

MAIL – FAX – ARCHIVIAZIONE OTTICA

Un computer può essere usato, non solo per le e-mail, anche per ricevere fax, collegandolo con un modem ad una linea telefonica e lasciandolo sempre acceso.

L'e-mail potrà essere letta anche su opportuni cellulari, smartphone o palmari, a seconda della vostra propensione ad informatizzarvi.

Il fax tradizionale resta comunque insostituibile.

Si può anche ricorrere a sistemi leggermente più sofisticate come work station che lavorano anche per la archiviazione ottica dei documenti.

Lo studio legale oggiformule gestionali

Il modello gestionale odierno è quello tradizionale e consentito dalle norme caratterizzato dalla condivisione delle spese tra professionisti autonomi (la più diffusa), poi ci sono le associazione professionale e la società tra avvocati (quest’ultimo non ha avuto successo dovuto alla mancanza di vantaggi fiscali).

Il futuro saranno le strutture consulenziali ampie e organizzate fondate su di una specializzazione interdisciplinare che prenderanno piede.

La formula prevalente, per ora, è quella dell’associazione professionale o della convivenza di studi individuali con la condivisione delle spese, in alcuni casi più avanzati la struttura è affidata a una società di servizi di proprietà degli stessi avvocati.

segue

Organizzazione tradizionale

Lo studio legale oggi

Titolare

Praticante

Collaboratoreavvocato

Segretaria

Praticante Praticante

Lo studio legale oggi

Organizzazione studio associato

Lo studio legale oggi

Socio 1

Praticanti

Collaboratoriavvocati

Struttura di Segreteria

Praticante Praticante

Socio 2

Collaboratoriavvocati

Organizzazione studio di grandi

dimensioni

Lo studio legale oggi

Board

Praticanti

CollaboratoriSenior

Struttura di Segreteria

General manager

MarketingManaging partner

ITCollaboratori

Senior

CollaboratoriJunior

CollaboratoriJunior

PARTNERSHIP

I modelli utilizzati per la condivisione del lavoro tra avvocati e studi legali, anche a livello internazionali , più conosciuti nel mondo sono:- Partnership- Alliance- Best friendship- Network- GEIE

PARTNERSHIP

È il vero e proprio studio associato di modello anglosassone, normalmente costituito nella forma della LLP (Limited Liability Partnership)Prevede due categorie di "soci":- gli Equity pts, detentori delle quote-i Salaried pts partecipano agli utili, ma non delle quote, in proporzione al valore della quota e delle loro performance

• Il metodo di distribuzione degli utili tra i soci non equity varia secondo alcuni modelli:USA: "eat what you kill" minimo fìsso + quota proporzionale al fatturatoUK : Lockstep, cioè retribuzione fìssa secondo anzianità e variabile sulla base delle "phantom units«

Esempio di Lockstep•85% utili diviso tra i soci•15% ridistribuito tra i collaboratori senior sulla base di criteri legati a:•anzianità•produWvità•business development•doti di gestione o incarichi diversi•altro (legato ad obieWvi dell'anno)

ALLIANCE

Una "alleanza" formalizzata liberamente tra studi normalmente collocati in paesi diversi tra loro.A metà tra la best friendship e il network

BEST FRIENDSHIP

Di fatto corrispondenti esteri o delocalizzati verso cui si devia il lavoro e la clientela.Normalmente basato sul mutuo scambio e sulla corresponsione di percentuali del fatturato prodotto sui clienti dello studio "miglior amico"

NETWORK

Letteralmente "rete" di studi che condividono piattaforme tecnologiche, servizi o anche il lavoro. Ogni studio mantiene la sua indipendenza ma condivide normalmente un nome, un "logo" ed una immagine

GEIE

Letteralmente Gruppo Europeo di Interesse Economico (GEIE), creato con il regolamento comunitario n.2137 del 25 luglio 1985, è limitato ad organizzazioni economiche all'interno dell'Unione Europea Scopo dichiarato del GEIE non è il profitto, ma l'ottimizzazione degli scambi tra le organizzazioni.Di fatto è un'Alliance europea o un Network

FORME GIURIDICHE PER L'ASSOCIAZIONE TRA AVVOCATI IN ITALIA

Le uniche forme utilizzabili, ad oggi, sono:•L'Associazione professionale•La Società tra professionisti

Entrambe rientrano nel modello della società semplice con responsabilità illimitata dei soci e non producono sostanziali vantaggi fiscali rispetto all'esercizio individuale

FORME UTILIZZATE

Gli avvocati spesso "convivono" in associazioni di fatto, dividendo spese e personale senza estendere l'associazione alla clientela e agli utili dello studio.

In altri casi creano società di servizio a cui intestare contratti di affitto, leasing di vetture e strumenti per godere di vantaggi fiscali altrimenti non concessi al libero professionista o allo studio associato

Grazie

Avv Vincenzo Liso Senior Partner Emmeplus