ASSOCIAZIONE NAZIONALE ARCHIVISTICA ITALIANA

ARCHIVI

a I n 2 (luglio dicembre 2006)

Lelaborazione di strumenti archivistici primi spunti sul caso della Provincia Autonoma di Trento

Mi sgusasse dottori ma tempo perse Cuzzaniti a protocollare Non accapiva se il nummaro da dashyri alla pratica era trigravemilasetticentoeinco o trimigravelasetticentoseigrave Po Cuzzaniti e io trovammo lassoshyluzioniraquo Che numero ci avete messoraquo Ce li abbiamo mittuti tutti e dugrave dottori Trirnigravelasetticentoshycinquantaseiraquo Sicuramente quella pratica non sarebbe stata mai piugrave ritrovata manco a eircarla per un centinaro danni (A CAMILLERI Le ali della sfinge Palermo Sellerio 2006 p 27)

1 Riflessi in area trentina della piugrave recente normativa in mateshyria di gestione documentaria una premessa

Nellultimo quindicennio a seguito dellemanazione della legge 2411990 le concomitanti istanze verso la trasparenza amministratishyva e linnovazione tecnologica hanno concorso in modo decisivo a porre di nuovo al centro del processo di riforma della pubblica amshyministrazione il tema degli archivi correnti e della loro gestione1

bull Tale prmrvedimento infatti facendo riferimento a concetti quali limputashybilitagrave dellazione amministrativa o laccesso alla documentazione ashyveva come implicito presupposto la disponibilitagrave di archivi efficienti e in grado di soddisfare le esigenze informative delle amministrazioni

Il presente contributo si inquadra nellambito del progetto di studio laquoProtocollo flussi documentali e archivi correnti della Provincia Autonoma di Trentoraquo avviato dal Dipartimento di fugraveosofia storia e beni culturali dellUniversitagrave degli Studi di Trento nel corso del 2006 per conto del Servizio organizzazione ed informatica della Provincia Autonoma di Trento diretto dal dotto Sergio Bettotti Del gruppo coinvolto nel progetto sono parte oltre agli autori anche Moreno Bighelli e Anshydrea Giorgi (responsabili) noncheacute i dott Brunella Brunelli Franco Cagol Flavia Caldera Stefania Donati Michela Tamanini e Sabina Tovazzi lattivitagrave del gruppo ha come referenti allinterno dellamministrazione provinciale il dotto Livio Cristoshyfolini soprintendente per i beni librari e archivistici noncheacute le dotto Loredana Bozshyzi Anna Guastalla e Roberta Largaiolli per il Servizio organizzazione ed informatishyca Il contributo egrave frutto delle comuni riflessioni dei due autori la stesura del testo egrave stata cosigrave ripartita Leonardo Mineo sect 1 e sect 3 Thomas Cammilleri sect 2 I siti web citati si intendono visitati al 28 ottobre 2006 1 Legge 7 agosto 1990 n 241 NIove norme in materia di procedimento amtJlinistrativo e di diritto di accesso ai doclmenti amministrativi

T CAlvlMILLERI - L MIlEO

che li avevano posti in essere2bull Tale presupposto in realtagrave alla prova

dei fatti non aveva corrisposto alle attese stante la decadenza della prassi di gestione documentaria ormai riscontrabile a quella data ad ogni livello della realtagrave amministrativa italiana Laumento esponenshyziale della produzione documentaria 1obsolescenza degli strumenti legislativi per il suo governo risalenti nel migliore dei casi agli inizi del secolo XX noncheacute la loro mancata applicazione avevano infatti contribuito ad accentuare la crisi degli archivi correnti e di deposito sempre piugrave emarginati rispetto allazione delle pubbliche amministrashyzioni3

bull

2 Sulle implicazioni archivistiche della 2411990 cfr G BARRERA La nuova legge sul diritto di accesso ai dacImenti amministrativi laquoRassegna degli Archivi di Statoraquo LI2-3 (1991) p 340-372 P CARCCCI Le non1ll sulla trasparenZf1 delprocedimento amshyministratilJO ne quadro defarchugraveIgravestica contemporanea in Gestione dei documenti li trasparetlza allllliinistrativa Atti del COnlegno internajonale (Fermo) 6-8 settembre 1993) a cura di O Bucci Macerata Pubblicazioni dellUniversitagrave 1994 p 63-78 Hanno insistito inolshytre sullimportanza di tale provvedimento come laquosollecitazioneraquo al rinascere dellinshyteresse nei confronti del tema archivi correnti fra gli altri O BUCCI La gestioshyne dei documenti come fattore di rendimetlto amministrativo Introdujone a S PIGUAPOCO La gestione dei documenti nelle pubbliche amministrajoni Un modello informatizzato Rimini Maggioli 1996 p 23-25 G BOlFIGUO DOSIO Una moderna conceione delJarchugraveio in Tiulus 97 verso la majone di un sistema archivistico ttnugraveersitario najonae Atti della 1 ConferenZf1 orgatJi~ativa degli archi)i delle universitagrave italiane (padot1a 22-23 ottobre 1998) a cura di G Penzo Doria Padova CLEUP 1999 p 41-44 e A ROMITI Percorsiforshymam e nuove professionali in Conferenza najonale degli archugravei (Rtima 1-3 luglio 1998) Roma 11inistero per i beni e le attivitagrave culturali - Ufficio centrale per i beni archivistici 1999 (pubblicazioni degli Archivi di Stato Saggi 50) p 172-173 In generale sul tema dellaccesso alla documentazione amministrativa con particolare riferimento allarea trentina cfr G BONFIGLIO DOSIO Umiti alla libera consultabilitagrave degli archivi contemporanei normatIgravella) problemi riflessioni (con particolare riguardo a T rentinoshyAlto Adige) laquoStudi trentini di scienze storicheraquo LXXIVIl (1995) p 197-225 3 Sulla crisi dei sistemi di gestione documentaria in Italia e sui suoi fattori scatenanti si vedano i riferimenti presenti in M GUERCIO Gli archivisti italiani e la sfida delaufomajone archili correnti e nuovi documenti in Studi in onore di Antonino Lombardo ltltArchivi per la storiaraquo V12 (1992) p 40-42 PIGLIAPOCO La gestione dei documenti p 29-39 D GRilA La normativa in materia di documentajone elettronica in Le carte delshyla memoria Archivi e nuove tecnologie a cura di M Morelli-M Ricciardi Roma-Bari Lashyterza 1997 p 262-264 P CARCCCI La selejonc come momento essenjale per la salvashyguardia della memoria storica in Per la storiografta del XX secolo Seminario sulprogetto di Ce1shy

simento sistematico degli architi di deposito dei ministeri realiZZf1to dallArchi~io centrale dello Stato (Rtima 20 aprile 1995) Roma Ministero per i Beni culturali e ambientali - Ufshyficio centrale per i beni archivistici 1998 p 26-27 BONFIGLIO DOSIO Una moderna

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Lelaboraone di stl1lfflfnti arcbugraveistiri il caso di Trento

Alle istanze suscitate dalla legge 2411990 si egrave affiancato a partire dalla fine degli anni Novanta un rinnovato impulso al processo di rishyforma dellamministrazione che ha avuto lindiscusso merito di ribashydire limportanza dei sistemi documentari attribuendo loro un ruolo fondamentale nellattivitagrave amministrativa In questo contesto lintenshyso percorso legislativo iniziato con i provvedimenti varati a partire dal 19974 ha avuto un significativo esito nel DPR 28 dicembre 2000 n 445 che si spera definitivamente ha ribadito la strategicitagrave della gestione documentaria allinterno dei processi operativi dellamminishystrazione pubblica5

bull Con tali provvedimenti il legislatore ha per la

concezione dellarchiiio p 38-40 M GUERCIO La gestione dei sistemi dommefltal7 in amshybiente digitale in Documenti e informatica Gli arcbitJ correnti degli enti pubblici territoriali deUmbria Atti del 2deg incontro di lavoro (Terni 3 ottobre 2000) a cura di G Giubbini Perugia Soprintendenza archivistica per lUmbria 2001 p 67-68 G MELIS Il deposhysito dela memoria Levoluzione degli archivi amministrativi nela storia italiana (Rassegna degli Archivi di Stato) LXI1-2-3 (2001) p 215-225 (ed orig Thc profte of the arshychivist promotion of awareness lt(frchivumraquo LX1 (2001) p 208-225) G BO~FIGLIO DOS10 Organizzazione amministratita e moderna concezione dellarcbivio in Schola Salemishytana Atti delle giornate di incontro studi eformazione sugli archivi delle Aziende Sanitarie ed Ospedaliere italiane (Salerno 16-17 dicembre 1999) a cura di M Sessa Napoli 2001 p 28-29 e M GCERCIO Archivistica Igravetzfogravermatica l documenti in ambiente digitae Roma Cashymcci 2002 p 162-165 4 Sullimportanza del governo dei sistemi documentari nel processo di riforma cfr F BASSAN1NI ArchitJijormazione e informazione nelprocesso di riforma dellepubbliche amshyministrazioni in Conferenza nazionale degli archivi p 23-30 Sul ruolo in campo archivishystico giocato dai provvedimenti che prendono il nome dallallora ministro della funzione pubblica Franco Bassanini cfr inoltre BONFIGLIO DOS10 Una moderna concezione dellarchivio p 44-46 5 Per una rassegna della legislazione in materia di archivi e documentazione ammishynistrativa a partire dal 1990 cfr G PENZO DORIA Piove sugli archivi Lalll1viotle norshymatila dal 1990 al 1996 in Archivi e cittadino Genesi e sviluppo degli attuali sistemi di lshysione degli archivi Atti della giornata di studio (Chioggia 8febbraio 1997) a cura di G Penzo Doria Sottomarina Il Leggio 1999 p 156-174 e D GRANA Gli archivi tra innovajone legislativa e tecnologica in Lo scarlo Teoria notIJJativa eprassi [San Miniato] Archilab [2002] p 133-143 Il nucleo originario delle norme poi confluite nel dpr 28 dicembre 2000 n 445 Disposizioni legugravelative in mama di documentazione amministrashytilia risale al 1998 (cfr dpr 20 ottobre 1998 n 428 Regolamento recante le norme per la gestione delprotocollo informatico da parle delle amministrazionipubbliche su cui si vedano A Ro~nTI Le disposizioni miprotocollo informatico alcune osserltl(joni sulle lalfilze archivistishyche in Thesis 99 Atti della 2 Conferenza organizzatilia degli archivi delle ltIiliersitagrave italiane (padol1a 11-12 nOliembre 1999) a cura di G Penzo Doria Padova CLEUP 2001 p 345-360 noncheacute BOlSiFIGLIO DOSIO Organizzazione ammugravelugravetratilia e moderna concezioshy

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T CAMMILLERl - L MINEO

prima volta esteso il proprio campo di intervento al sistema docushymentario nel suo complesso definendo responsabilitagrave campo di apshyplicazione procedure organizzative regole e strumenti attraverso i quali ciascuna amministrazione egrave tenuta a una corretta gestione dei propri documenti a prescindere dal supporto sul quale sono formati6

bull

Anche in presenza di uninformatizzazione sempre piugrave diffusa delle componenti costitutive di un archivio o dei suoi mezzi di gestione il dpr 4452000 ha riconosciuto piena validitagrave ai tradizionali strumenshyti archivistici (registro di protocollo titolari o di classificazione masshysimario di scarto eccY individuandone di nuovi quali il manuale di gestione8

bull Una fase importante nel processo di generale ripensamento

ne dellarchivio p 27-36 e L GIUVA Gli strumenti archivistici per la gestione dei documenti la registraione di protocollo la classijicaione i Piani di conservaione laquoRassegna degli Arshychivi di Statoraquo LIX1-2-3 (1999) p 134-135) Sulle implicazioni archivistiche del dpr 4452000 si vedano L GruvA Il Testo unico delle disposiioni legislative e regolashymentari in materia di documentaione amministrativa laquoRassegna degli Archivi di Statoraquo LX3 (2000) p 620-631 GUERCIO Archivistica informatica p 155-184 L GruvA Linnovaone dei sistemi documentari pubblici e il testo unico sulla documentaione amministrashytiva dpr 4452000 in IO gennaio 2004 pronti attenti e via La nuova)) gestione degli archivi delle pubbliche amministraioni Atti del 4deg incontro di lavoro (perugia 26 novembre 2002) e del 5deg incontro di lavoro (Temi 2-3 dicembre 2003) a cura di G Giubbini Perugia Soshyprintendenza archivistica per lUmbria 2005 p 24-35 Lulteriore evoluzione norshymativa egrave rappresentata dal dlgs 7 marzo 2005 n 82 Codice dellamministraione digishytale (sul quale cfr httpwwwpadigitaleithomehomehtml) e da alcune successhysive modifiche (cfr dlgs 4 aprile 2006 n 159 Disposioni integrative e correttive al deshycreto legislativo 7 marzo 2005 n 82 recante codice dellamministraione digitale) che non hanno tuttavia mutato il quadro delineato dal dpr 4452000 sui sistemi di gestioshyne documentaria su tale aspetto L GruvA I sistemi di gestione informatica dei documenti esperienze e modelli Unintroduione laquoArchivi amp Computerraquo XV1 (2005) p 10-12 6 Sul concetto di laquosistema documentarioraquo e sui metodi del suo governo GUERCIO Archivistica informatica p 49-51 7 Sullefficacia anche in ambiente digitale dei tradizionali strumenti di gestione arshychivistica cfr A ANTONIELLA Attualitagrave degli strumenti dellarchivio e delprotocollo in Tishytulus 97 p 69-76 GruvA Gli strumenti archivistici BONFIGLIO DOSIO Organizzaione amministrativa GUERCIO Archivistica informatica p 64-85 8 Lobbligo per le pubbliche amministrazioni di dotarsi di un laquomanuale di gestioneraquo nel quale definire il campo dapplicazione le responsabilitagrave e le procedure legate al funzionamento dei sistemi documentari egrave previsto dallart 5 del dpcm 31 ottobre 2000 (ltltRegole tecniche per ilprotocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblishyca 20 ottobre 1998 n 428))) su cui si veda GUERCIO Archivistica informatica p 89-90 177-184 Piugrave in generale sullintroduzione del manuale di gestione strumento tipishy

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Lelaborazione di strumenti archivistici primi spunti sul caso della Provincia Autonoma di Trento

Mi sgusasse dottori ma tempo perse Cuzzaniti a protocollare Non accapiva se il nummaro da dashyri alla pratica era trigravemilasetticentoeinco o trimigravelasetticentoseigrave Po Cuzzaniti e io trovammo lassoshyluzioniraquo Che numero ci avete messoraquo Ce li abbiamo mittuti tutti e dugrave dottori Trirnigravelasetticentoshycinquantaseiraquo Sicuramente quella pratica non sarebbe stata mai piugrave ritrovata manco a eircarla per un centinaro danni (A CAMILLERI Le ali della sfinge Palermo Sellerio 2006 p 27)

1 Riflessi in area trentina della piugrave recente normativa in mateshyria di gestione documentaria una premessa

Nellultimo quindicennio a seguito dellemanazione della legge 2411990 le concomitanti istanze verso la trasparenza amministratishyva e linnovazione tecnologica hanno concorso in modo decisivo a porre di nuovo al centro del processo di riforma della pubblica amshyministrazione il tema degli archivi correnti e della loro gestione1

bull Tale prmrvedimento infatti facendo riferimento a concetti quali limputashybilitagrave dellazione amministrativa o laccesso alla documentazione ashyveva come implicito presupposto la disponibilitagrave di archivi efficienti e in grado di soddisfare le esigenze informative delle amministrazioni

Il presente contributo si inquadra nellambito del progetto di studio laquoProtocollo flussi documentali e archivi correnti della Provincia Autonoma di Trentoraquo avviato dal Dipartimento di fugraveosofia storia e beni culturali dellUniversitagrave degli Studi di Trento nel corso del 2006 per conto del Servizio organizzazione ed informatica della Provincia Autonoma di Trento diretto dal dotto Sergio Bettotti Del gruppo coinvolto nel progetto sono parte oltre agli autori anche Moreno Bighelli e Anshydrea Giorgi (responsabili) noncheacute i dott Brunella Brunelli Franco Cagol Flavia Caldera Stefania Donati Michela Tamanini e Sabina Tovazzi lattivitagrave del gruppo ha come referenti allinterno dellamministrazione provinciale il dotto Livio Cristoshyfolini soprintendente per i beni librari e archivistici noncheacute le dotto Loredana Bozshyzi Anna Guastalla e Roberta Largaiolli per il Servizio organizzazione ed informatishyca Il contributo egrave frutto delle comuni riflessioni dei due autori la stesura del testo egrave stata cosigrave ripartita Leonardo Mineo sect 1 e sect 3 Thomas Cammilleri sect 2 I siti web citati si intendono visitati al 28 ottobre 2006 1 Legge 7 agosto 1990 n 241 NIove norme in materia di procedimento amtJlinistrativo e di diritto di accesso ai doclmenti amministrativi

T CAlvlMILLERI - L MIlEO

che li avevano posti in essere2bull Tale presupposto in realtagrave alla prova

dei fatti non aveva corrisposto alle attese stante la decadenza della prassi di gestione documentaria ormai riscontrabile a quella data ad ogni livello della realtagrave amministrativa italiana Laumento esponenshyziale della produzione documentaria 1obsolescenza degli strumenti legislativi per il suo governo risalenti nel migliore dei casi agli inizi del secolo XX noncheacute la loro mancata applicazione avevano infatti contribuito ad accentuare la crisi degli archivi correnti e di deposito sempre piugrave emarginati rispetto allazione delle pubbliche amministrashyzioni3

bull

2 Sulle implicazioni archivistiche della 2411990 cfr G BARRERA La nuova legge sul diritto di accesso ai dacImenti amministrativi laquoRassegna degli Archivi di Statoraquo LI2-3 (1991) p 340-372 P CARCCCI Le non1ll sulla trasparenZf1 delprocedimento amshyministratilJO ne quadro defarchugraveIgravestica contemporanea in Gestione dei documenti li trasparetlza allllliinistrativa Atti del COnlegno internajonale (Fermo) 6-8 settembre 1993) a cura di O Bucci Macerata Pubblicazioni dellUniversitagrave 1994 p 63-78 Hanno insistito inolshytre sullimportanza di tale provvedimento come laquosollecitazioneraquo al rinascere dellinshyteresse nei confronti del tema archivi correnti fra gli altri O BUCCI La gestioshyne dei documenti come fattore di rendimetlto amministrativo Introdujone a S PIGUAPOCO La gestione dei documenti nelle pubbliche amministrajoni Un modello informatizzato Rimini Maggioli 1996 p 23-25 G BOlFIGUO DOSIO Una moderna conceione delJarchugraveio in Tiulus 97 verso la majone di un sistema archivistico ttnugraveersitario najonae Atti della 1 ConferenZf1 orgatJi~ativa degli archi)i delle universitagrave italiane (padot1a 22-23 ottobre 1998) a cura di G Penzo Doria Padova CLEUP 1999 p 41-44 e A ROMITI Percorsiforshymam e nuove professionali in Conferenza najonale degli archugravei (Rtima 1-3 luglio 1998) Roma 11inistero per i beni e le attivitagrave culturali - Ufficio centrale per i beni archivistici 1999 (pubblicazioni degli Archivi di Stato Saggi 50) p 172-173 In generale sul tema dellaccesso alla documentazione amministrativa con particolare riferimento allarea trentina cfr G BONFIGLIO DOSIO Umiti alla libera consultabilitagrave degli archivi contemporanei normatIgravella) problemi riflessioni (con particolare riguardo a T rentinoshyAlto Adige) laquoStudi trentini di scienze storicheraquo LXXIVIl (1995) p 197-225 3 Sulla crisi dei sistemi di gestione documentaria in Italia e sui suoi fattori scatenanti si vedano i riferimenti presenti in M GUERCIO Gli archivisti italiani e la sfida delaufomajone archili correnti e nuovi documenti in Studi in onore di Antonino Lombardo ltltArchivi per la storiaraquo V12 (1992) p 40-42 PIGLIAPOCO La gestione dei documenti p 29-39 D GRilA La normativa in materia di documentajone elettronica in Le carte delshyla memoria Archivi e nuove tecnologie a cura di M Morelli-M Ricciardi Roma-Bari Lashyterza 1997 p 262-264 P CARCCCI La selejonc come momento essenjale per la salvashyguardia della memoria storica in Per la storiografta del XX secolo Seminario sulprogetto di Ce1shy

simento sistematico degli architi di deposito dei ministeri realiZZf1to dallArchi~io centrale dello Stato (Rtima 20 aprile 1995) Roma Ministero per i Beni culturali e ambientali - Ufshyficio centrale per i beni archivistici 1998 p 26-27 BONFIGLIO DOSIO Una moderna

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Lelaboraone di stl1lfflfnti arcbugraveistiri il caso di Trento

Alle istanze suscitate dalla legge 2411990 si egrave affiancato a partire dalla fine degli anni Novanta un rinnovato impulso al processo di rishyforma dellamministrazione che ha avuto lindiscusso merito di ribashydire limportanza dei sistemi documentari attribuendo loro un ruolo fondamentale nellattivitagrave amministrativa In questo contesto lintenshyso percorso legislativo iniziato con i provvedimenti varati a partire dal 19974 ha avuto un significativo esito nel DPR 28 dicembre 2000 n 445 che si spera definitivamente ha ribadito la strategicitagrave della gestione documentaria allinterno dei processi operativi dellamminishystrazione pubblica5

bull Con tali provvedimenti il legislatore ha per la

concezione dellarchiiio p 38-40 M GUERCIO La gestione dei sistemi dommefltal7 in amshybiente digitale in Documenti e informatica Gli arcbitJ correnti degli enti pubblici territoriali deUmbria Atti del 2deg incontro di lavoro (Terni 3 ottobre 2000) a cura di G Giubbini Perugia Soprintendenza archivistica per lUmbria 2001 p 67-68 G MELIS Il deposhysito dela memoria Levoluzione degli archivi amministrativi nela storia italiana (Rassegna degli Archivi di Stato) LXI1-2-3 (2001) p 215-225 (ed orig Thc profte of the arshychivist promotion of awareness lt(frchivumraquo LX1 (2001) p 208-225) G BO~FIGLIO DOS10 Organizzazione amministratita e moderna concezione dellarcbivio in Schola Salemishytana Atti delle giornate di incontro studi eformazione sugli archivi delle Aziende Sanitarie ed Ospedaliere italiane (Salerno 16-17 dicembre 1999) a cura di M Sessa Napoli 2001 p 28-29 e M GCERCIO Archivistica Igravetzfogravermatica l documenti in ambiente digitae Roma Cashymcci 2002 p 162-165 4 Sullimportanza del governo dei sistemi documentari nel processo di riforma cfr F BASSAN1NI ArchitJijormazione e informazione nelprocesso di riforma dellepubbliche amshyministrazioni in Conferenza nazionale degli archivi p 23-30 Sul ruolo in campo archivishystico giocato dai provvedimenti che prendono il nome dallallora ministro della funzione pubblica Franco Bassanini cfr inoltre BONFIGLIO DOS10 Una moderna concezione dellarchivio p 44-46 5 Per una rassegna della legislazione in materia di archivi e documentazione ammishynistrativa a partire dal 1990 cfr G PENZO DORIA Piove sugli archivi Lalll1viotle norshymatila dal 1990 al 1996 in Archivi e cittadino Genesi e sviluppo degli attuali sistemi di lshysione degli archivi Atti della giornata di studio (Chioggia 8febbraio 1997) a cura di G Penzo Doria Sottomarina Il Leggio 1999 p 156-174 e D GRANA Gli archivi tra innovajone legislativa e tecnologica in Lo scarlo Teoria notIJJativa eprassi [San Miniato] Archilab [2002] p 133-143 Il nucleo originario delle norme poi confluite nel dpr 28 dicembre 2000 n 445 Disposizioni legugravelative in mama di documentazione amministrashytilia risale al 1998 (cfr dpr 20 ottobre 1998 n 428 Regolamento recante le norme per la gestione delprotocollo informatico da parle delle amministrazionipubbliche su cui si vedano A Ro~nTI Le disposizioni miprotocollo informatico alcune osserltl(joni sulle lalfilze archivistishyche in Thesis 99 Atti della 2 Conferenza organizzatilia degli archivi delle ltIiliersitagrave italiane (padol1a 11-12 nOliembre 1999) a cura di G Penzo Doria Padova CLEUP 2001 p 345-360 noncheacute BOlSiFIGLIO DOSIO Organizzazione ammugravelugravetratilia e moderna concezioshy

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T CAMMILLERl - L MINEO

prima volta esteso il proprio campo di intervento al sistema docushymentario nel suo complesso definendo responsabilitagrave campo di apshyplicazione procedure organizzative regole e strumenti attraverso i quali ciascuna amministrazione egrave tenuta a una corretta gestione dei propri documenti a prescindere dal supporto sul quale sono formati6

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Anche in presenza di uninformatizzazione sempre piugrave diffusa delle componenti costitutive di un archivio o dei suoi mezzi di gestione il dpr 4452000 ha riconosciuto piena validitagrave ai tradizionali strumenshyti archivistici (registro di protocollo titolari o di classificazione masshysimario di scarto eccY individuandone di nuovi quali il manuale di gestione8

bull Una fase importante nel processo di generale ripensamento

ne dellarchivio p 27-36 e L GIUVA Gli strumenti archivistici per la gestione dei documenti la registraione di protocollo la classijicaione i Piani di conservaione laquoRassegna degli Arshychivi di Statoraquo LIX1-2-3 (1999) p 134-135) Sulle implicazioni archivistiche del dpr 4452000 si vedano L GruvA Il Testo unico delle disposiioni legislative e regolashymentari in materia di documentaione amministrativa laquoRassegna degli Archivi di Statoraquo LX3 (2000) p 620-631 GUERCIO Archivistica informatica p 155-184 L GruvA Linnovaone dei sistemi documentari pubblici e il testo unico sulla documentaione amministrashytiva dpr 4452000 in IO gennaio 2004 pronti attenti e via La nuova)) gestione degli archivi delle pubbliche amministraioni Atti del 4deg incontro di lavoro (perugia 26 novembre 2002) e del 5deg incontro di lavoro (Temi 2-3 dicembre 2003) a cura di G Giubbini Perugia Soshyprintendenza archivistica per lUmbria 2005 p 24-35 Lulteriore evoluzione norshymativa egrave rappresentata dal dlgs 7 marzo 2005 n 82 Codice dellamministraione digishytale (sul quale cfr httpwwwpadigitaleithomehomehtml) e da alcune successhysive modifiche (cfr dlgs 4 aprile 2006 n 159 Disposioni integrative e correttive al deshycreto legislativo 7 marzo 2005 n 82 recante codice dellamministraione digitale) che non hanno tuttavia mutato il quadro delineato dal dpr 4452000 sui sistemi di gestioshyne documentaria su tale aspetto L GruvA I sistemi di gestione informatica dei documenti esperienze e modelli Unintroduione laquoArchivi amp Computerraquo XV1 (2005) p 10-12 6 Sul concetto di laquosistema documentarioraquo e sui metodi del suo governo GUERCIO Archivistica informatica p 49-51 7 Sullefficacia anche in ambiente digitale dei tradizionali strumenti di gestione arshychivistica cfr A ANTONIELLA Attualitagrave degli strumenti dellarchivio e delprotocollo in Tishytulus 97 p 69-76 GruvA Gli strumenti archivistici BONFIGLIO DOSIO Organizzaione amministrativa GUERCIO Archivistica informatica p 64-85 8 Lobbligo per le pubbliche amministrazioni di dotarsi di un laquomanuale di gestioneraquo nel quale definire il campo dapplicazione le responsabilitagrave e le procedure legate al funzionamento dei sistemi documentari egrave previsto dallart 5 del dpcm 31 ottobre 2000 (ltltRegole tecniche per ilprotocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblishyca 20 ottobre 1998 n 428))) su cui si veda GUERCIO Archivistica informatica p 89-90 177-184 Piugrave in generale sullintroduzione del manuale di gestione strumento tipishy

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T CAlvlMILLERI - L MIlEO

che li avevano posti in essere2bull Tale presupposto in realtagrave alla prova

dei fatti non aveva corrisposto alle attese stante la decadenza della prassi di gestione documentaria ormai riscontrabile a quella data ad ogni livello della realtagrave amministrativa italiana Laumento esponenshyziale della produzione documentaria 1obsolescenza degli strumenti legislativi per il suo governo risalenti nel migliore dei casi agli inizi del secolo XX noncheacute la loro mancata applicazione avevano infatti contribuito ad accentuare la crisi degli archivi correnti e di deposito sempre piugrave emarginati rispetto allazione delle pubbliche amministrashyzioni3

bull

2 Sulle implicazioni archivistiche della 2411990 cfr G BARRERA La nuova legge sul diritto di accesso ai dacImenti amministrativi laquoRassegna degli Archivi di Statoraquo LI2-3 (1991) p 340-372 P CARCCCI Le non1ll sulla trasparenZf1 delprocedimento amshyministratilJO ne quadro defarchugraveIgravestica contemporanea in Gestione dei documenti li trasparetlza allllliinistrativa Atti del COnlegno internajonale (Fermo) 6-8 settembre 1993) a cura di O Bucci Macerata Pubblicazioni dellUniversitagrave 1994 p 63-78 Hanno insistito inolshytre sullimportanza di tale provvedimento come laquosollecitazioneraquo al rinascere dellinshyteresse nei confronti del tema archivi correnti fra gli altri O BUCCI La gestioshyne dei documenti come fattore di rendimetlto amministrativo Introdujone a S PIGUAPOCO La gestione dei documenti nelle pubbliche amministrajoni Un modello informatizzato Rimini Maggioli 1996 p 23-25 G BOlFIGUO DOSIO Una moderna conceione delJarchugraveio in Tiulus 97 verso la majone di un sistema archivistico ttnugraveersitario najonae Atti della 1 ConferenZf1 orgatJi~ativa degli archi)i delle universitagrave italiane (padot1a 22-23 ottobre 1998) a cura di G Penzo Doria Padova CLEUP 1999 p 41-44 e A ROMITI Percorsiforshymam e nuove professionali in Conferenza najonale degli archugravei (Rtima 1-3 luglio 1998) Roma 11inistero per i beni e le attivitagrave culturali - Ufficio centrale per i beni archivistici 1999 (pubblicazioni degli Archivi di Stato Saggi 50) p 172-173 In generale sul tema dellaccesso alla documentazione amministrativa con particolare riferimento allarea trentina cfr G BONFIGLIO DOSIO Umiti alla libera consultabilitagrave degli archivi contemporanei normatIgravella) problemi riflessioni (con particolare riguardo a T rentinoshyAlto Adige) laquoStudi trentini di scienze storicheraquo LXXIVIl (1995) p 197-225 3 Sulla crisi dei sistemi di gestione documentaria in Italia e sui suoi fattori scatenanti si vedano i riferimenti presenti in M GUERCIO Gli archivisti italiani e la sfida delaufomajone archili correnti e nuovi documenti in Studi in onore di Antonino Lombardo ltltArchivi per la storiaraquo V12 (1992) p 40-42 PIGLIAPOCO La gestione dei documenti p 29-39 D GRilA La normativa in materia di documentajone elettronica in Le carte delshyla memoria Archivi e nuove tecnologie a cura di M Morelli-M Ricciardi Roma-Bari Lashyterza 1997 p 262-264 P CARCCCI La selejonc come momento essenjale per la salvashyguardia della memoria storica in Per la storiografta del XX secolo Seminario sulprogetto di Ce1shy

simento sistematico degli architi di deposito dei ministeri realiZZf1to dallArchi~io centrale dello Stato (Rtima 20 aprile 1995) Roma Ministero per i Beni culturali e ambientali - Ufshyficio centrale per i beni archivistici 1998 p 26-27 BONFIGLIO DOSIO Una moderna

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Lelaboraone di stl1lfflfnti arcbugraveistiri il caso di Trento

Alle istanze suscitate dalla legge 2411990 si egrave affiancato a partire dalla fine degli anni Novanta un rinnovato impulso al processo di rishyforma dellamministrazione che ha avuto lindiscusso merito di ribashydire limportanza dei sistemi documentari attribuendo loro un ruolo fondamentale nellattivitagrave amministrativa In questo contesto lintenshyso percorso legislativo iniziato con i provvedimenti varati a partire dal 19974 ha avuto un significativo esito nel DPR 28 dicembre 2000 n 445 che si spera definitivamente ha ribadito la strategicitagrave della gestione documentaria allinterno dei processi operativi dellamminishystrazione pubblica5

bull Con tali provvedimenti il legislatore ha per la

concezione dellarchiiio p 38-40 M GUERCIO La gestione dei sistemi dommefltal7 in amshybiente digitale in Documenti e informatica Gli arcbitJ correnti degli enti pubblici territoriali deUmbria Atti del 2deg incontro di lavoro (Terni 3 ottobre 2000) a cura di G Giubbini Perugia Soprintendenza archivistica per lUmbria 2001 p 67-68 G MELIS Il deposhysito dela memoria Levoluzione degli archivi amministrativi nela storia italiana (Rassegna degli Archivi di Stato) LXI1-2-3 (2001) p 215-225 (ed orig Thc profte of the arshychivist promotion of awareness lt(frchivumraquo LX1 (2001) p 208-225) G BO~FIGLIO DOS10 Organizzazione amministratita e moderna concezione dellarcbivio in Schola Salemishytana Atti delle giornate di incontro studi eformazione sugli archivi delle Aziende Sanitarie ed Ospedaliere italiane (Salerno 16-17 dicembre 1999) a cura di M Sessa Napoli 2001 p 28-29 e M GCERCIO Archivistica Igravetzfogravermatica l documenti in ambiente digitae Roma Cashymcci 2002 p 162-165 4 Sullimportanza del governo dei sistemi documentari nel processo di riforma cfr F BASSAN1NI ArchitJijormazione e informazione nelprocesso di riforma dellepubbliche amshyministrazioni in Conferenza nazionale degli archivi p 23-30 Sul ruolo in campo archivishystico giocato dai provvedimenti che prendono il nome dallallora ministro della funzione pubblica Franco Bassanini cfr inoltre BONFIGLIO DOS10 Una moderna concezione dellarchivio p 44-46 5 Per una rassegna della legislazione in materia di archivi e documentazione ammishynistrativa a partire dal 1990 cfr G PENZO DORIA Piove sugli archivi Lalll1viotle norshymatila dal 1990 al 1996 in Archivi e cittadino Genesi e sviluppo degli attuali sistemi di lshysione degli archivi Atti della giornata di studio (Chioggia 8febbraio 1997) a cura di G Penzo Doria Sottomarina Il Leggio 1999 p 156-174 e D GRANA Gli archivi tra innovajone legislativa e tecnologica in Lo scarlo Teoria notIJJativa eprassi [San Miniato] Archilab [2002] p 133-143 Il nucleo originario delle norme poi confluite nel dpr 28 dicembre 2000 n 445 Disposizioni legugravelative in mama di documentazione amministrashytilia risale al 1998 (cfr dpr 20 ottobre 1998 n 428 Regolamento recante le norme per la gestione delprotocollo informatico da parle delle amministrazionipubbliche su cui si vedano A Ro~nTI Le disposizioni miprotocollo informatico alcune osserltl(joni sulle lalfilze archivistishyche in Thesis 99 Atti della 2 Conferenza organizzatilia degli archivi delle ltIiliersitagrave italiane (padol1a 11-12 nOliembre 1999) a cura di G Penzo Doria Padova CLEUP 2001 p 345-360 noncheacute BOlSiFIGLIO DOSIO Organizzazione ammugravelugravetratilia e moderna concezioshy

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T CAMMILLERl - L MINEO

prima volta esteso il proprio campo di intervento al sistema docushymentario nel suo complesso definendo responsabilitagrave campo di apshyplicazione procedure organizzative regole e strumenti attraverso i quali ciascuna amministrazione egrave tenuta a una corretta gestione dei propri documenti a prescindere dal supporto sul quale sono formati6

bull

Anche in presenza di uninformatizzazione sempre piugrave diffusa delle componenti costitutive di un archivio o dei suoi mezzi di gestione il dpr 4452000 ha riconosciuto piena validitagrave ai tradizionali strumenshyti archivistici (registro di protocollo titolari o di classificazione masshysimario di scarto eccY individuandone di nuovi quali il manuale di gestione8

bull Una fase importante nel processo di generale ripensamento

ne dellarchivio p 27-36 e L GIUVA Gli strumenti archivistici per la gestione dei documenti la registraione di protocollo la classijicaione i Piani di conservaione laquoRassegna degli Arshychivi di Statoraquo LIX1-2-3 (1999) p 134-135) Sulle implicazioni archivistiche del dpr 4452000 si vedano L GruvA Il Testo unico delle disposiioni legislative e regolashymentari in materia di documentaione amministrativa laquoRassegna degli Archivi di Statoraquo LX3 (2000) p 620-631 GUERCIO Archivistica informatica p 155-184 L GruvA Linnovaone dei sistemi documentari pubblici e il testo unico sulla documentaione amministrashytiva dpr 4452000 in IO gennaio 2004 pronti attenti e via La nuova)) gestione degli archivi delle pubbliche amministraioni Atti del 4deg incontro di lavoro (perugia 26 novembre 2002) e del 5deg incontro di lavoro (Temi 2-3 dicembre 2003) a cura di G Giubbini Perugia Soshyprintendenza archivistica per lUmbria 2005 p 24-35 Lulteriore evoluzione norshymativa egrave rappresentata dal dlgs 7 marzo 2005 n 82 Codice dellamministraione digishytale (sul quale cfr httpwwwpadigitaleithomehomehtml) e da alcune successhysive modifiche (cfr dlgs 4 aprile 2006 n 159 Disposioni integrative e correttive al deshycreto legislativo 7 marzo 2005 n 82 recante codice dellamministraione digitale) che non hanno tuttavia mutato il quadro delineato dal dpr 4452000 sui sistemi di gestioshyne documentaria su tale aspetto L GruvA I sistemi di gestione informatica dei documenti esperienze e modelli Unintroduione laquoArchivi amp Computerraquo XV1 (2005) p 10-12 6 Sul concetto di laquosistema documentarioraquo e sui metodi del suo governo GUERCIO Archivistica informatica p 49-51 7 Sullefficacia anche in ambiente digitale dei tradizionali strumenti di gestione arshychivistica cfr A ANTONIELLA Attualitagrave degli strumenti dellarchivio e delprotocollo in Tishytulus 97 p 69-76 GruvA Gli strumenti archivistici BONFIGLIO DOSIO Organizzaione amministrativa GUERCIO Archivistica informatica p 64-85 8 Lobbligo per le pubbliche amministrazioni di dotarsi di un laquomanuale di gestioneraquo nel quale definire il campo dapplicazione le responsabilitagrave e le procedure legate al funzionamento dei sistemi documentari egrave previsto dallart 5 del dpcm 31 ottobre 2000 (ltltRegole tecniche per ilprotocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblishyca 20 ottobre 1998 n 428))) su cui si veda GUERCIO Archivistica informatica p 89-90 177-184 Piugrave in generale sullintroduzione del manuale di gestione strumento tipishy

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Lelaboraone di stl1lfflfnti arcbugraveistiri il caso di Trento

Alle istanze suscitate dalla legge 2411990 si egrave affiancato a partire dalla fine degli anni Novanta un rinnovato impulso al processo di rishyforma dellamministrazione che ha avuto lindiscusso merito di ribashydire limportanza dei sistemi documentari attribuendo loro un ruolo fondamentale nellattivitagrave amministrativa In questo contesto lintenshyso percorso legislativo iniziato con i provvedimenti varati a partire dal 19974 ha avuto un significativo esito nel DPR 28 dicembre 2000 n 445 che si spera definitivamente ha ribadito la strategicitagrave della gestione documentaria allinterno dei processi operativi dellamminishystrazione pubblica5

bull Con tali provvedimenti il legislatore ha per la

concezione dellarchiiio p 38-40 M GUERCIO La gestione dei sistemi dommefltal7 in amshybiente digitale in Documenti e informatica Gli arcbitJ correnti degli enti pubblici territoriali deUmbria Atti del 2deg incontro di lavoro (Terni 3 ottobre 2000) a cura di G Giubbini Perugia Soprintendenza archivistica per lUmbria 2001 p 67-68 G MELIS Il deposhysito dela memoria Levoluzione degli archivi amministrativi nela storia italiana (Rassegna degli Archivi di Stato) LXI1-2-3 (2001) p 215-225 (ed orig Thc profte of the arshychivist promotion of awareness lt(frchivumraquo LX1 (2001) p 208-225) G BO~FIGLIO DOS10 Organizzazione amministratita e moderna concezione dellarcbivio in Schola Salemishytana Atti delle giornate di incontro studi eformazione sugli archivi delle Aziende Sanitarie ed Ospedaliere italiane (Salerno 16-17 dicembre 1999) a cura di M Sessa Napoli 2001 p 28-29 e M GCERCIO Archivistica Igravetzfogravermatica l documenti in ambiente digitae Roma Cashymcci 2002 p 162-165 4 Sullimportanza del governo dei sistemi documentari nel processo di riforma cfr F BASSAN1NI ArchitJijormazione e informazione nelprocesso di riforma dellepubbliche amshyministrazioni in Conferenza nazionale degli archivi p 23-30 Sul ruolo in campo archivishystico giocato dai provvedimenti che prendono il nome dallallora ministro della funzione pubblica Franco Bassanini cfr inoltre BONFIGLIO DOS10 Una moderna concezione dellarchivio p 44-46 5 Per una rassegna della legislazione in materia di archivi e documentazione ammishynistrativa a partire dal 1990 cfr G PENZO DORIA Piove sugli archivi Lalll1viotle norshymatila dal 1990 al 1996 in Archivi e cittadino Genesi e sviluppo degli attuali sistemi di lshysione degli archivi Atti della giornata di studio (Chioggia 8febbraio 1997) a cura di G Penzo Doria Sottomarina Il Leggio 1999 p 156-174 e D GRANA Gli archivi tra innovajone legislativa e tecnologica in Lo scarlo Teoria notIJJativa eprassi [San Miniato] Archilab [2002] p 133-143 Il nucleo originario delle norme poi confluite nel dpr 28 dicembre 2000 n 445 Disposizioni legugravelative in mama di documentazione amministrashytilia risale al 1998 (cfr dpr 20 ottobre 1998 n 428 Regolamento recante le norme per la gestione delprotocollo informatico da parle delle amministrazionipubbliche su cui si vedano A Ro~nTI Le disposizioni miprotocollo informatico alcune osserltl(joni sulle lalfilze archivistishyche in Thesis 99 Atti della 2 Conferenza organizzatilia degli archivi delle ltIiliersitagrave italiane (padol1a 11-12 nOliembre 1999) a cura di G Penzo Doria Padova CLEUP 2001 p 345-360 noncheacute BOlSiFIGLIO DOSIO Organizzazione ammugravelugravetratilia e moderna concezioshy

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prima volta esteso il proprio campo di intervento al sistema docushymentario nel suo complesso definendo responsabilitagrave campo di apshyplicazione procedure organizzative regole e strumenti attraverso i quali ciascuna amministrazione egrave tenuta a una corretta gestione dei propri documenti a prescindere dal supporto sul quale sono formati6

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Anche in presenza di uninformatizzazione sempre piugrave diffusa delle componenti costitutive di un archivio o dei suoi mezzi di gestione il dpr 4452000 ha riconosciuto piena validitagrave ai tradizionali strumenshyti archivistici (registro di protocollo titolari o di classificazione masshysimario di scarto eccY individuandone di nuovi quali il manuale di gestione8

bull Una fase importante nel processo di generale ripensamento

ne dellarchivio p 27-36 e L GIUVA Gli strumenti archivistici per la gestione dei documenti la registraione di protocollo la classijicaione i Piani di conservaione laquoRassegna degli Arshychivi di Statoraquo LIX1-2-3 (1999) p 134-135) Sulle implicazioni archivistiche del dpr 4452000 si vedano L GruvA Il Testo unico delle disposiioni legislative e regolashymentari in materia di documentaione amministrativa laquoRassegna degli Archivi di Statoraquo LX3 (2000) p 620-631 GUERCIO Archivistica informatica p 155-184 L GruvA Linnovaone dei sistemi documentari pubblici e il testo unico sulla documentaione amministrashytiva dpr 4452000 in IO gennaio 2004 pronti attenti e via La nuova)) gestione degli archivi delle pubbliche amministraioni Atti del 4deg incontro di lavoro (perugia 26 novembre 2002) e del 5deg incontro di lavoro (Temi 2-3 dicembre 2003) a cura di G Giubbini Perugia Soshyprintendenza archivistica per lUmbria 2005 p 24-35 Lulteriore evoluzione norshymativa egrave rappresentata dal dlgs 7 marzo 2005 n 82 Codice dellamministraione digishytale (sul quale cfr httpwwwpadigitaleithomehomehtml) e da alcune successhysive modifiche (cfr dlgs 4 aprile 2006 n 159 Disposioni integrative e correttive al deshycreto legislativo 7 marzo 2005 n 82 recante codice dellamministraione digitale) che non hanno tuttavia mutato il quadro delineato dal dpr 4452000 sui sistemi di gestioshyne documentaria su tale aspetto L GruvA I sistemi di gestione informatica dei documenti esperienze e modelli Unintroduione laquoArchivi amp Computerraquo XV1 (2005) p 10-12 6 Sul concetto di laquosistema documentarioraquo e sui metodi del suo governo GUERCIO Archivistica informatica p 49-51 7 Sullefficacia anche in ambiente digitale dei tradizionali strumenti di gestione arshychivistica cfr A ANTONIELLA Attualitagrave degli strumenti dellarchivio e delprotocollo in Tishytulus 97 p 69-76 GruvA Gli strumenti archivistici BONFIGLIO DOSIO Organizzaione amministrativa GUERCIO Archivistica informatica p 64-85 8 Lobbligo per le pubbliche amministrazioni di dotarsi di un laquomanuale di gestioneraquo nel quale definire il campo dapplicazione le responsabilitagrave e le procedure legate al funzionamento dei sistemi documentari egrave previsto dallart 5 del dpcm 31 ottobre 2000 (ltltRegole tecniche per ilprotocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblishyca 20 ottobre 1998 n 428))) su cui si veda GUERCIO Archivistica informatica p 89-90 177-184 Piugrave in generale sullintroduzione del manuale di gestione strumento tipishy

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T CAMMILLERl - L MINEO

prima volta esteso il proprio campo di intervento al sistema docushymentario nel suo complesso definendo responsabilitagrave campo di apshyplicazione procedure organizzative regole e strumenti attraverso i quali ciascuna amministrazione egrave tenuta a una corretta gestione dei propri documenti a prescindere dal supporto sul quale sono formati6

bull

Anche in presenza di uninformatizzazione sempre piugrave diffusa delle componenti costitutive di un archivio o dei suoi mezzi di gestione il dpr 4452000 ha riconosciuto piena validitagrave ai tradizionali strumenshyti archivistici (registro di protocollo titolari o di classificazione masshysimario di scarto eccY individuandone di nuovi quali il manuale di gestione8

bull Una fase importante nel processo di generale ripensamento

ne dellarchivio p 27-36 e L GIUVA Gli strumenti archivistici per la gestione dei documenti la registraione di protocollo la classijicaione i Piani di conservaione laquoRassegna degli Arshychivi di Statoraquo LIX1-2-3 (1999) p 134-135) Sulle implicazioni archivistiche del dpr 4452000 si vedano L GruvA Il Testo unico delle disposiioni legislative e regolashymentari in materia di documentaione amministrativa laquoRassegna degli Archivi di Statoraquo LX3 (2000) p 620-631 GUERCIO Archivistica informatica p 155-184 L GruvA Linnovaone dei sistemi documentari pubblici e il testo unico sulla documentaione amministrashytiva dpr 4452000 in IO gennaio 2004 pronti attenti e via La nuova)) gestione degli archivi delle pubbliche amministraioni Atti del 4deg incontro di lavoro (perugia 26 novembre 2002) e del 5deg incontro di lavoro (Temi 2-3 dicembre 2003) a cura di G Giubbini Perugia Soshyprintendenza archivistica per lUmbria 2005 p 24-35 Lulteriore evoluzione norshymativa egrave rappresentata dal dlgs 7 marzo 2005 n 82 Codice dellamministraione digishytale (sul quale cfr httpwwwpadigitaleithomehomehtml) e da alcune successhysive modifiche (cfr dlgs 4 aprile 2006 n 159 Disposioni integrative e correttive al deshycreto legislativo 7 marzo 2005 n 82 recante codice dellamministraione digitale) che non hanno tuttavia mutato il quadro delineato dal dpr 4452000 sui sistemi di gestioshyne documentaria su tale aspetto L GruvA I sistemi di gestione informatica dei documenti esperienze e modelli Unintroduione laquoArchivi amp Computerraquo XV1 (2005) p 10-12 6 Sul concetto di laquosistema documentarioraquo e sui metodi del suo governo GUERCIO Archivistica informatica p 49-51 7 Sullefficacia anche in ambiente digitale dei tradizionali strumenti di gestione arshychivistica cfr A ANTONIELLA Attualitagrave degli strumenti dellarchivio e delprotocollo in Tishytulus 97 p 69-76 GruvA Gli strumenti archivistici BONFIGLIO DOSIO Organizzaione amministrativa GUERCIO Archivistica informatica p 64-85 8 Lobbligo per le pubbliche amministrazioni di dotarsi di un laquomanuale di gestioneraquo nel quale definire il campo dapplicazione le responsabilitagrave e le procedure legate al funzionamento dei sistemi documentari egrave previsto dallart 5 del dpcm 31 ottobre 2000 (ltltRegole tecniche per ilprotocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblishyca 20 ottobre 1998 n 428))) su cui si veda GUERCIO Archivistica informatica p 89-90 177-184 Piugrave in generale sullintroduzione del manuale di gestione strumento tipishy

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Lelaboraifone di strumenti archivistici il caso di Trento

dei sistemi di gestione documentaria egrave stata quella delladeguamento di tali strumenti primi tra tutti i titolari di classificazione che piugrave di altri avevano risentito delle evoluzioni amministrative degli ultimi deshycenni9

bull La comunitagrave archivistica italiana ha dunque saputo cogliere ed orientare questa tendenza riportando allattenzione del dibattito dotshytrinario il tema degli archivi in formazione tema rimasto sostanzialshymente marginale fino agli ultimi decennilO

bull Si egrave cosigrave potuto registrare il notevole sforzo congiunto degli archivisti italiani e di diverse amshyministrazioni nella predisposizione di nuovi modelli generali di classishyficazione destinati a particolari tipologie di enti l1

bull Tale opera si egrave trashy

co dermondo anglosassone nella prassi archivistica italiana cfr L DURANTI I doshycumenti archivistici La gestione dellarchivio da parle dellente produttore Roma Ministero per i beni culturali e ambientali - Ufficio centrale per i beni archivistici 1997 (pubshyblicazioni degli Archivi di Stato Quaderni della Rassegna degli Archivi di Stato 82) p 183-186 9 Per un rapido excursus sulladozione di titolari di classificazione nelle amministrashyzioni pubbliche italiane perlopiugrave statali in epoca postunitaria cfr A SPAGGIARI Le classificaifoni in archivistica in Labirinti di carla Larchivio comunale organizzaifone egestione della documenta(one a 100 anni dalla circolare Astengo Atti del convegno naifonale (Jt1odena 28-30 gennaio 1998) Roma Ministero per i beni e le attivitagrave culturali - Direzione generale per gli archivi 2001 (pubblicazioni degli Archivi di Stato Saggi 67) p 61-71 Dedica inoltre particolare attenzione allevoluzione della normativa inerente agli archivi correnti degli organi centrali dello Stato nei decenni successivi allUnitagrave M GROSSI Luoghi e metodi per la gestione degli archivi dellAmministraifone del Regno dItalia (1875-1908) laquoArchivi per la storiaraquo XVI2 (2003) p 171-198 10 Per un primo orientamento sul tema si vedano le ricche bibliografie presenti in GUERCIO Gli archivisti italiani p 52-58 e G PENZO DORIA La linea dellarco Criteri per la redaifone dei titolari di classificaifone in Labirinti di carle p 72-76 (edito anche in Thesis 99 p 305-310) 11 Fra i progetti nazionali si ricordino a titolo di esempio Titulus 97 per le Universishytagrave (su cui il piugrave recente GRUPPO DI LAVORO SUGLI ARCHIVI UNIVERSITARI I califni delprincipe Carlo I due titolari di classificaifone per gli archivi delle universitagrave italiane - Titulus 97 in Carlesio Atti della 4 Conferenza organizzativa degli archivi delle universitagrave italiane (padova 24-25 ottobre 2002) e della 5 Conferenza organizzativa degli archivi delle universitagrave italiane (padova 8-9 giugno 2006) a cura di G Penzo Doria Padova CLEUP 2006 p 531-641) e lattivitagrave del Comitato tecnico scientifico per gli archivi delle Camere di commercio (cfr i materiali pubblicati sul sito httpwwwcamereculturait) Parshyticolarmente vivace egrave stata poi in questo ambito lattivitagrave del Servizio III della Direshyzione generale degli archivi del Ministero dei beni e delle attivitagrave culturali sotto la cui egida hanno operato il Gruppo di lavoro sugli archivi dei comuni (su cui tra gli altri cfr G BONFIGLIO DOSIO Proposta di un nuovo titolario pergli archivi dei comuni itashyliani in Studium 2000 Atti della 3 Conferenza organizzativa degli archivi delle universitagrave itashy

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T CrMMILLERI L MINEO

dotta sul campo in innumerevoli esperienze condotte da singole realshytagrave impegnate nella complessa elaborazione di soluzioni organizzative e gestionali legate alle proprie particolari situazioni12

bull

Non egrave rimasta indifferente a questo nuovo clima la Provincia Aushytonoma di Trento che sullonda dellevoluzione prospettata a livello nazionale ha dato avvio al progetto denominato Protocollo Informashytico Trentino (pITRE)13 Liniziativa egrave finalizzata alla creazione di un sistema integrato di gestione documentaria in modo da coinvolshy

gli enti operanti sul territorio provinciale (la Provincia Autonoshyma il Consiglio della Provincia Autonoma lAzienda Provinciale per i Servizi Sanitari lUniversitagrave degli Studi di Trento lIstituto Trentino per ledilizia abitativa il Consorzio dei Comuni e lUnione Provinciale istituzioni per lassistenza) cosigrave da laquoperseguire obiettivi di interazione istituzionale trasparenza interna alle pubbliche amministrazioni di interoperabilitagrave e di innovazione tecnologicaraquo sulla base delle Linee guida presentate dal Gruppo normativo-archivistico sorto in seno al

liane (padova )-6 aprile 2001) a cura di G Penzo Doria Padova CLEUP 2002 p 316-367 Lattivitagrave del Gruppo di lal)oro sugli architi comunali riflessioni e commenshyti laquoArchivi per storiaraquo XVI2 (2003) p 239-263 e il recente EADEM Strumenti per la gestione degli archugraveJi comunali laquoNuova rassegna di legislazione dottrina e giurisprushydenzIDgt Lxxj11 (2006) p 1464-1468) i Gruppi di lavoro per la formulazione di proposte e modelli per la riorganizzazione degli archivi delle Regioni e degli archivi delle Province e il progetto laquoSchola SalernitanIDgt archivi delle aziende sanitarie e ospedaliere italiane Su tali progetti si rimanda alle rispettive pagine web disponishybili presso il sito httpvvwarchivibeniculturaliitdivisione IIIinterventihtml) Sulla necessitagrave di modelli di classificazione condivisi da enti della medesima tipologia G BONFIGLIO DOSIO Natura e struttura deijagravescicolo laquoRassegna degli Archivi di Stashytoraquo LXlI1-2-3 (2002) p 435 si egrave soffermata inoltre sullopportunitagrave di adattare tali modelli alla specificitagrave dei singoli casi M GUERCIO Principi e metodologigravea per la ciassiJica~one darchigravet~o ltltArchivi per la storiaraquo XVI2 (2003) p 216-217 e 220-221 nota 28 12 Si vedano ad esempio gli studi di caso riferiti ad alcuni organi centrali dello Stato raccolti nel volume La melodologia per fa deftni~one di Piani di classifica~one in ambiente digitale a cura di E Aga Rossi-M Guercio Roma Scuola Superiore della Pubblica Amministrazione 2005 p 151-178 13 Sul provvedimento di istituzione del progetto PITRE cfr la dgp 17 ottobre 2003 n 2683 sul progetto si veda inoltre il sito httpmiddotwwinnovazioneprovinshyciatnit

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elaJoranone di strumenti archivistici il caso di Trento

Comitato di progetto14bull Consci della necessitagrave di prmrledere in primo

luogo alla predisposizione degli imprescindibili strumenti archivistishyco-organizzativi1S gli enti aderenti hanno autonomamente operato in tal senso giungendo in diversi casi a una fase di sperimentazione orshymai avanzata in vista della loro adozione definitiva16

bull

Oltre a farsi promotrice di tale iniziativa la Provincia Autonoma si egrave mossa attivamente sul piano organizzativo individuando precise reshysponsabilitagrave in termini di coordinamento e controllo 1 sul piano legishy

14 Linee guida per lintroduiotle de protocollo informatico nelle amministraiani della Provincia autonoma di Trento disponibili allindirizzo httpwwwinnovazioneprovinciarnit documentazionelinee-guida-03-04pdf 15 Richiama alla necessitagrave di provvedere in via preliminare a una generale opera di razionalizzazione delle procedure cosigrave da evitare lautomazione dellinefficienza CARUCCI La seleione come momento esseniaie p 27 Sul tema si veda inoltre G PENmiddot ZO DORIA Due osserlJaioni sui fasciroio archivistico in Documenti e informatica) p 102shy111 in particolare alle p 104-105 16 Sullattivitagrave del Gruppo protocollo informatico e archivio dellUniversitagrave degli Studi di Trento cfr M BIGHELLI B BRUNELLI F CAGOL T CAMMILLERI A GIORGI L MINEO G MODENA Elaboraionf e appiicaione di strumenti archimstici il PrTletto Protocollo Injogravermatico dellUniversitagrave degli Studi di Trento laquoArchivio trentinoraquo 22006 in corso di stampa Nello stesso contesto egrave maturato il progetto laquoPITRE Modello di titolario e Manuale di Gestione per i Comuni Trentiniraquo promosso dalla Provincia Autonoma di Trento in collaborazione con lUniversitagrave degli Studi di Trento - Dipartimento di Scienze filologiche e storiche (ora Dipartimento di filo-

storia e beni culturali) che ha avuto come obiettivo la predisposizione di uno schema di manuale di gestione per i comuni trentini e la verifica dellapplicabilitagrave del Titolario per gli archivi dei comuni italiani ai comuni della Provincia di Trento (a breve saranno disponibili on line i materiali prodotti nellambito di tale progetto allindirizzo httparcalettunitnit sul Titolario per gli archivi dei comuni italiani cfr supra la nota n 11) Infine sullattivitagrave svolta nellambito dellAzienda Provinshyciale per i servizi sanitari cfr A GUASTAllA Lespetienza dellAiendo prol)inciale per i servi sanitari di Trento in merito alta organizzajone gestione e conservaione dei documenti allinterno delfascicolo personale ltltArchiviraquo ll (2006) p 165-185 e le Lime guida per la gestione degli archivi eper la conservaione dei docUftlenti amministrativi e sanitari disponibili on fine allindirizzo http~Wapsstnigravet(publiciallegatiDOC 293592 Opdf 17 Il Servizio organizzazione ed informatica laquopredispone dintesa con la struttura competente in materia di beni librari ed archivistici gli atti e adotta le misure necesshysarie per lapplicazione della normativa in materia di protocollo e archivio noncheacute per la gestione del flusso documentaleraquo (cfr lp 29 aprile 1983 n 12 Nuovo ordinashymento dei e del personale della Provincia Autonoma di Trento all C n 6 comma 4 cosIgrave come modificato dallart 6 dpp 17 aprile 2001 n 8-59Leg lvlodifiche alle

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T CAMMILLERI - L MINEO

slauvo predisponendo un apposito regolamento in materia di formashyzione conservazione e ordinamento degli Archivi della Provincia18

e infine su quello operativo con la predisposizione di un massimario di selezione di un titolario di classificazione per la Giunta provinciale e di uno schema di manuale di gestione da adottare nelle diverse strutshyture che la compongono Il massimario di selezione redatto a cura della Soprintendenza per i beni librari e archivistici copre ad oggi piugrave della metagrave delle strutture provincialil9

mentre per la predisposizione del titolario e del manuale di gestione la Provincia Autonoma si egrave avshyvalsa della collaborazione del Dipartimento di filosofia storia e beni culturali dellUniversitagrave degli Studi di Trento2o

bull Nella valutazione delle metodologie di intervento da adottare il gruppo di ricerca coinvolto in questultimo progetto - del quale chi scrive fa parte - ha ritenuto di dover tenere conto della particolare realtagrave istituzionale della Proshyvincia Autonoma di Trento sebbene una prima analisi dei sistemi di

competenze delle strutture organiZf1tive prolinciaii - articolo 65 della legge provinciale 3 aprile 1997 n 7) Sulla genesi di tale assetto cfr itifra la nota 37 18 Cfr dpp 17 novembre 2003 n 41-4Leg Regolamento di esectfdone della legge proshytinciale 17 flbhraio 2003 n 1 ~lJuove disposizioni in materia di heni culturali) relativo alla formazione alla conserJazione e allordinamento degli archugravej della provincia (bu 23 dicembre 2003 n 51) 19 I dati sono stati forniti dalla Soprintendenza per i beni librari e archivistici per la Provincia Autonoma di Trento alla data del 28 ottobre 2006 In generale sul tema della selezione si vedano P CARCCCl Lo scarto come elemento qllalificante delle fonti per la storiogrqfta laquoRassegna degli Archivi digrave Statoraquo XXXV1-2-3 (1975) p 250-264 e A ROMITI Lo scarto architistico analisi e proposte laquoIrargi Revista de Archivisticaraquo V (1992-1993) p 159-184 (poi pubblicato in IDEM Temi di archivistica Lucca M Pashycini Fazzi 1996 p 29-51 e in Lo scarto p 39-56 col titolo Lo scarto archivistico in Itashylia analisi eproposte) Sulla selezione come laquofunzione vitaleraquo dei sistemi documentari odierni cfr M GlERCIO La selezione dei dommenti archivistici nel recmte dibattito internashyzionale etoluziOle e continuitagrave nella metodologia e nella prassi laquoArchivi per la storiaraquo XI l (1998) p 43-63 in particolare alle p 46-48 Si sono soffermati infine sulla necessitagrave di integrazione fra massimari e altri strumenti di gestione archivistici GrcvA Gli strlmenti archugraveJistictmiddot G BONFIGLIO DOSIO A1assimario di scarto preagravesazioni teoriche e tlllOle applicazioni in Le carie sicure Gli architi delle assicurazioni nella realtagrave nazionale e locashyle follti ricerca gestione e nU01e tecnologie Atti del convegno di slIdi ([rieste-Udine 19-21 maggio 1999) Trieste ANAI-Sezione Friuli Venezia Giulia 2001 p 321-329 e G PENZO DORIA Massiltlario eprontuario la selezione dei documenti dopo la rijograverma della pllbshyblica a1l1ministrazione (1997-2001) in Lo scarto p 87-94 20 Cfr slIpra la nota

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elaJoranone di strumenti archivistici il caso di Trento

gestione documentaria posti in atto nel tempo dalle strutture provinshyciali abbia di fatto evidenziato unevoluzione e degli esiti che nelle loshyro linee essenziali non differiscono da quelli di altri contesti regionali italiani21

bull

2 Cenni sullorganizzazione degli archivi correnti della Provinshycia di Trento dal secondo dopoguerra ad oggi

Nel 194810 Statuto Speciale per la regione Trentino-Alto Adige22

comprendente laquole province di Trento e BolzanogtP assegnava comegrave noto alle amministrazioni provinciali funzioni relativamente limitate se paragonate a quelle delle attuali province autonome24

bull In tale conshytesto la prima organizzazione dellassetto dellamministrazione proshyvinciale risale al 1954 si trattava ancora di una struttura semplice non

Cfr ad esempio A ANTONIELLA Lesperienza dei gmppi di lavoro interdipartimentali la degli archivi regionali in Toscana (1911-1984) laquoRassegna degli Archivi eli

Statoraquo XLIV1 (1984) p 257-267 in particolare alle p 256-261 Sui casi di diverse realtagrave regionali si vedano inoltre Gli archivi dei consigli regionali Atti del seminario (Jorishy1O 14 dicembre 1992) ltZetrchivi amp ComputeD) IV1 (1994) p Gli archivi delle re-

Atti del seminario di studi (Erice 21-23 aprile 1994) laquoArchivi per la storiaraquo Xl (1997) p 9-278 e il piugrave recente M RAIMONDI Ilprogetto di del sistema archilistico della Regione Autonoma della Sardegna laquoArchivi amp Computerraquo XV1 p 131-133 in particolare alla p 132 22 Cfr 1 costituzionale 26 febbraio 1948 n 5 Statuto Trentino-Alto 23 Ibidem art 2 24 La l costituzionale 51948 allart Il assegnava alle province di Trento e Bolzashyno la laquopotestagrave di emanare norme legislativeraquo fatte salve le competenze regionali in merito a ordinamento degli uffici provinciali e del relativo istruzione postelementare e di avviamento professionale ad indirizzo commerciale ed industriale toponomastica fermo restando lobbligo del bilinguismo nel territorio della provincia eli Bolzano usi e costumi locali ed istituzioni culturali (biblioteche accademie istituti musei) aventi carattere provinciale manifestazioni artistiche loshycali urbanistica e piani regolatori tutela del paesaggio usi ordinamento dei laquomasi chiusiraquo e delle comunitagrave familiari rette da antichi statuti o consuetudini ordishynamento delle minime proprietagrave colturali artigianato case popolari porti lacuali fiere e mercati opere eli pronto soccorso e prevenzione per calamitagrave Lart 12 stashybiliva inoltre che (de province emanano norme legislative sulle materieraquo fatte salve le competenze regionali polizia locale urbana e rurale scuole materne istruzione elementare media classica scientifica magistrale tecnica ed asshysistenza scolastica

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T CAMMILLERI - L MIM~O

articolata su piugrave livelli ma ripartita solamente in uffid5bull Nel testo

normativo non si faceva ancora menzione della struttura che avrebbe dovuto occuparsi della gestione del ptotocollo neacute si davano notizie sullorganizzazione di questa attivitagrave allinterno dellente Il riassetto degli uffici della Provincia di Trento stabilito nel 1963 prevedeva la suddivisione dellamministrazione in 10 servizi corrispondenti ad alshytrettanti ambiti funzionali26

bull Apparve per la prima volta in questo frangente il riferimento alla gestione del laquoProtocollo spedizione ed archivioraquo affidato alle cure della Segreteria generale27

bull Lorganizzashyzione ancora relativamente semplice dellamministrazione provinciale si avvaleva di ununica struttura centralizzata preposta alla registrashyzione della corrispondenza in entrata e in uscita e alla sua assegnazioshyne ai servizi Secondo una prassi allepoca comune anche agli uffici statali e agli enti pubblici lattivitagrave di protocollo risultava strettamente legata alla gestione dellarchivio

Lapprovazione nel 1972 del nuovo Statuto di autonomia della Regione Trentino-Alto Adige accrebbe sensibilmente le competenze della Provincia - ormai definita Autonoma - rispetto a quelle attrishybuitele nel 194828

bull A tale incremento di funzioni avrebbe corrisposto un aumento esponenziale della produzione documentaria e dei flussi ad essa connessi inoltre gli uffici ereditati dallamministrazione regioshynale provenivano a loro volta da organi statali da sempre avvezzi a una piena autonomia nella gestione documentaria e maldisposti quindi a privarsene Nel giro di pochi anni questi nuovi elementi avrebbero

25 Cfr Lp 4 gennaio 1954 n l Ordinamento P1YJlIlSOriO delpersonale e delle tabelle organishyche La legge si riferisce indistintamente a uffici e servizi termini apparentemente ushytilizzati come sinonimi non riportando il testo alcuna definizione atta a specificare eventuali differenze 26 Lp 23 agosto 1963 n 8 Ordinamento degli Uffici e Statuto del personale della Pr()Jincia di Trento art 1 laquo1 servizi della Provincia si suddividono come segue 1) Presidenza 2) Segreteria Generale 3) Finanze e Patrimonio 4) Lavori Pubblici 5) Edilizia Poshypolare 6) Urbanistica 7) Istruzione e Attivitagrave culturali 8) Artigianato Commegravercio Industria Trasporti e Turismo 9) Agricoltura 10) Attivitagrave Socialiraquo

Oltre alla gestione del protocollo alla Segreteria furono assegnate competenze relative ad laquoAffari generali contratti ed espropriazioniraquo al personale aI coordinashymento dei servizi di vigilanza e tutela sugli enti locali e ad altri servizi indicati geneshyricamente come (ltVariraquo (cfrlp 81963 art 3) 28 Cfr dpr 31 agosto 1972 n 670 Approvazjone del testo unico delle leggi costituzjonali concernmti lo Statuto speciale pcr il T rmtino-Ato

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eiallortll)1e di rtrumenti archivistici igravef caso di Treno

messo in crisi la struttura centralizzata eli protocollo ormai inadeguata a gestire efficacemente lintero patrimonio documentario dellente

A un solo decennio di distanza dalla riforma dello Statuto la crisi del sistema centralizzato di protocollo provinciale era ormai evidente quando alla vigilia di un profondo riassetto organizzativo della Proshyvincia Autonoma il settore organizzazione della Segreteria generale affrontograve la questione in uninteressante relazione risalente al dicemshybre 198229

bull Uno dei primi problemi evidenziati nel documento era costituito dalla laquomancanza di normativa definita e comune in ordine alle modalitagrave per luso del protocollo generale sia da parte dei servizi ed uffici che da parte dello stesso Ufficio protocollo generaleraquo30 A tashyle problema si affiancava in tutta la sua evidenza quello della mancashyta risposta organizzativa allaumento delle strutture e delle loro comshypetenze e non ultimo della loro disseminazione in sedi diverse e dishystanti3l

bull Su 54 strutture censite a quella data ben 25 non si servivano del protocollo generale 20 se ne servivano esclusivamente per la proshytocollazione delle delibere e solo le restanti 9 vi ricorrevano anche per altre tipologie documentarie32 Si notava cosIgrave che laquoalcuni servizi e uffici non si servono del protocollo generalegt ricorrendovi solo di tanto in tanto a eliscrezione dei dipendenti o solo per alcune tipoloshygie documentarie Dallanalisi emergevano inoltre problemi legati alla mancanza di un sistema condiviso di classificazione problemi aggrashyvati dalladozione di titolari eli classificazione diversi da parte eli servishyzi e uffici Infine la relazione evidenziava i problemi legati alla manshycanza di laquochiarezza nelluso dellarchivio generaleraquo Pochi erano infatshyti gli uffici che procedevano laquoallinvio del fascicolo agli atti una volta completato presso larchivio generaleraquo ritenendo laquospesso piugrave comoshy

29 Cfr Considerajoni sugli arpetti difum(jonalitagrave deilu1ftcio Protocollo Generale a cura del Settore Organizzazione della Segreteria Generale (dicembre 1982) si ringrazia il dotto Livio Cristofolini per la segnalazione 30 Ibidem p L 3 A tal proposito si lamentava laquounattesa eccessiva al telefono nella richiesta del numero di protocollo Per molti egrave poco agevole linvio materiale dellatto per indishysponibilitagrave di uscieri o a causa di tempi dattesa troppo lunghiraquo (ibidem p 4) 32 Ibidem p 6-11

Ibidem p 4

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T C~rvMILLERI - L MIlEO

do per una piugrave rapida consultazione tenere le pratiche presso i meshydesimi ufficiraquo34

Oltre alle pagine dedicate alle inefficienze del sistema di protocolshylo nella relazione trovava spazio uninteressante parte propositiva nella quale ci si soffermava su alcune possibili soluzioni partendo dalla constatazione che il protocollo generale svolgeva ormai nel dishycembre 1982 laquounattivitagrave meramente residuale e necessariamente dishysorganicaraquo si poneva la questione della laquocompleta ristrutturazione orshyganizzativa e procedurale del servizio di protocollazioneraquo Pur vanshytaggiosa in termini di risparmio e pur offrendo maggiori garanzie di uniformitagrave la riproposizione di laquoununica unitagrave operativa di protocolshylazione di tutti gli atti in partenza e in arrivo per conto di tutti i servizi ed uffici provincialiraquo era valutata come poco funzionale ancorcheacute laquomeccanizzata ed automatizzata ai fini della relativa ricerca e consulshytazione dei documentiraquo La strada da percorrere sembrava quindi quella del decentramento dellattivitagrave di protocollazione presso i goli servizi rendendola omogenea attraverso laquoprocedure e tecniche comuni uniformemente regolamentateraquo A tal fine era stata sottolineshyata la necessitagrave di istituire una commissione di studio che elaborasse uno specifico regolamento in materia di procedure di protocollazioshyne classificazione e archiviazione degli atti Fra i tanti problemi da rishysolvere lobiettivo individuato come laquopeculiare e fondamentale da porsiraquo era ltdindividuazione di chiare procedure di protocollazione e classificazione degli atti in grado di consentire effetti di rapiditagrave e di tempestivitagrave nelle successive operazioni dei documentiraquo valutando nel contempo il ricorso ad laquoadeguati programmi ed attrezzature di eshylaborazione elettronica per ottenere soluzioni di ricerca automaticaraquo propedeutici alla costituzione di un laquosistema informativoraquo dellammishynistrazione provinciale35

bull In via transitoria si giudicava sconveniente limmediata soppressione del protocollo generale per la presenza di strutture che ancora se ne servivano e per la mancanza di concrete soluzioni alternative Tale decisione sarebbe stata del resto ratificata di li a pochi mesi quando la Legge Provinciale 29 aprile 1983 n 12 destinata a regolamentare lassetto amministrativo provinciale sino ai

34 Ibidem p 5 35 Ibidef1J p 13-15

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etalJor(J7lone di strumenti archivistici il caso di Trento

giorni nostri confermograve lesistenza del Protocollo generale affidato questa volta alle cure del costituendo Servizio affari generali36

bull

Tuttavia proprio la riorganizzazione complessiva dellamminishystrazione prevista dalla stessa Lp 121983 avrebbe costituito la preshymessa per il definitivo abbandono del sistema di protocollo centralizshyzato peraltro sancito de iure solo nel 199237

La legge del 1983 stabili infatti la definitiva parcellizzazione delle competenze e delle strutture provinciali distribuendo questultime su tre livelli gerarchici dipartishymenti servizi e uffid8

bull Secondo questarticolazione i dipartimenti costituiscono il livello piugrave alto assieme alla presidenza della Giunta la Giunta laquosvolge attivitagrave connesse allesercizio delle funzioni di esclusishyva competenza del presidente della Giunta provincialeraquo39 mentre i dipartimenti sono incaricati del laquocoordinamento generale delle attivitagrave svolte dalla Provincia nello svolgimento delle proprie attribuzioni e delle funzioni amministrative ad essa eventualmente delegateraquo4o l dishypartimenti in particolare coordinano le attivitagrave delle strutture di seshycondo livello ovvero i servizi Questultimi definiti laquole unitagrave fondashymentali della struttura organizzativaraquo laquosono individuati in relazione

36 Cfr lp 121983 all C n 4 comma c laquolt[il Servizio affari generali] sovrintende al protocollo generale alla allo smistamento ed alla spedizione degli atti alle attivitagrave di stamperia riproduzione e duplicazione al centralino telefonicoraquo) r Ogni riferimento normativo alle competenze del Servizio affari in mateshyria di Protocollo generale scomparve con la legge del 1992 istitutiva dellArchivio provinciale che affidava la responsabilitagrave di controllare la corretta applicazione delshyle norme in materia di degli laquoarchivi correnti e di depositoraquo della Provincia Autonoma al Servizio dal 2001 Servizio ed inforshymatica - laquodintesa con il Servizio beni librari e archivisticiraquo (cfr lp 14 febbraio 1992 n 11 Dispostioni in materia di archivi e istituione dellarchMo provinciale Modifiche alla legge protugravelciale 27 dicembre 1975 n 55 in materia di tutela delpattimonio storico artistishyco epopolare allarticolo 7 della legge prol)inciale 25 febbraio 1985 n 3 ugravez materia di tariffe per lingresso al museo provinciale darte alla legge provinciale 30 luglio 1987 n 12 in materia di attitJttagrave culturali alla legge provinciae 23 novembre 1987 n 32 sul museo darte moderna li conshytemporanea e sul museo provinciale darte e aia legge provinciale 29 aprile 1983 n 12 i11 mateshyria di semii e personale dela Proti11cia autonoma di Trento art 53 comma 3 successivashymente modificato dallart 6 del dpp 17 aprile 2001 n 8-59Leg) 38 Cfr lp 121983 art 4 ltde strutture organizzative della Provincia si articolano in a) presidenza della Giunta b) dipartimenti c) servizi d) uffici Costituiscono supshyporti funzionali le del Presidente della Giunta e degli Assessoriraquo 39 Ibidem art 5 40 IbidetJl art 6

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alle competenze della Provincia per lo svolgimento di attivitagrave contishynuative omogenee nellambito di settori funzionali o di settori di terventoraquo41 Al terzo livello si trovano infine gli uffici articolazioni operative dei servizi o in alcuni casi strutture attivate per la risolushyzione di problemi specifici o per particolari esigenze di decentramenshyto delle attivitagrave svolte dai servizi stessi42 Tale articolato assetto atshytualmente in fase di superament043

aveva quindi implicitamente creashyto i presupposti per la tenuta di un registro di protocollo presso tutte le strutture di primo e di secondo livello e in alcuni casi anche presshyso singoli uffici44

bull Allautonomia organizzativa nella gestione del proshytocollo ha fmito col corrispondere uninevitabile autonomia nella geshystione delle prassi di classificazione e di fascicolazione differenti da dipartimento a dipartimento da servizio a servizio e talvolta addiritshytura da ufficio a ufficio allinterno del medesimo servizi045

bull

3 Lelaborazione di strumenti archivistici metodologie di inshytervento

41 Ibidem art 7 42 Ibidem art 8 43 Cfr lp 16 giugno 2006 n 3 Norme in materia di gOlJemo dellautonomia del Trentino 44 Secondo unindagine condotta dal Servizio per i beni archivistici e librari della Provincia Autonoma nel biennio 1994-1995 erano ormai attivi oltre 100 registri autonomi di protocollo ripartiti fra 66 strutture centrali (dipartimenti e servizi) e 42 strutture periferiche (solitamente uffici) Tali dati sono stati gentilmente forniti dalla Soprintendenza per i beni archivistici e librari per la Provincia Autonoma di Trenshyto Un esempio significativo in tal senso emerso durante la rilevazione effettuata dal gruppo di ricerca presso le strutture del Dipartimento risorse forestali e montashyne nellottobre 2006 egrave costituito dal Servizio foreste e fauna Il servizio egrave composto da 6 uffici centrali e 11 uffici periferici dieci dei quali prendono il nome di Uffici distrettuali forestali e costituiscono la trasposizione operativa delle funzioni svolte dagli uffici centrali mentre lundicesimo egrave lUfficio foreste demaniali Mentre i sei uffici centrali si servono di un unico registro di protocollo gestito a livello di Servishyzio ciascun ufficio decentrato utilizza un proprio registro cosigrave come le stazioni foshyrestali che ne dipendono Tutte le strutture operano secondo le prescrizioni di un comune regolamento per la gestione del protocollo e degli archivi emanato dal Sershyvizio e applicano un unico titolario di classificazione prassi ereditata dalle gestioni precedenti prima statale poi regionale 45 Ne11995 circa un terzo delle strutture provinciali disponeva eli titolari di classifishycazione mentre poco piugrave del 10 disponeva di altri mezzi di corredo quali repershytori indici e rubriche (cfr la nota precedente)

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efaIJoranone di strumenti architugravetici il caso di Trento

Sulla scorta di unormai consolidata tradizione di studi che anche in area trentina ha recentemente trovato alcune concrete applicazioshyni46

si egrave scelto quindi un approccio alla realtagrave archivistica della Proshyvincia Autonoma che prevede unattivitagrave di analisi basata sia sulla rishycognizione dallalto delle funzioni assegnate ope legis alle strutture sia sulla ricognizione sul campo delle pratiche di gestione attualshymente in uso Cosigrave facendo si egrave cercato di rispondere alla necessitagrave di creare sistemi di classificazione che abbiano uneffettiva rispondenza nelle attivitagrave concrete poste in essere dalle diverse amministrazioni pena una loro problematica applicabilitagrave47

bull Per sfruttare al meglio il patrimonio di competenze e conoscenze dei singoli funzionari si egrave dunque prevista una prima fase durante la quale i dirigenti di ciascun dipartimento e di ciascun servizio sono stati sottoposti a unintervista strutturata Egrave stato cosigrave possibile raccogliere informazioni in merito alle modalitagrave di gestione dei flussi documentari al personale addetto al protocollo alle tipologie documentarie sottoposte a protocollazioshyne o ad altre forme di registrazione al volume della documentazione acquisita o prodotta nel corso degli ultimi due anni al trattamento destinato a particolari tipologie documentarie come e-mail fax ecc48

bull

Tali elementi che si prevede possano essere di grande utilitagrave nella successiva fase di redazione del manuale di gestione sono stati inteshygrati con la raccolta di materiali in grado di fornire indicazioni sullattivitagrave della struttura quali organigrammi elenchi dei proceshydimenti ma soprattutto piani di classificazione eventualmente in uso che potranno risultare preziosi in sede di costruzione del titolari049

bull

46 Sullelaborazione della metodologia adottata anche nel presente progetto di ricershyca si veda BIGHELIJ et aii Elabora(ione e applica(ione di strumenti archhistici 47 Sulla necessitagrave di tener conto dei motivi per i quali si predispone un piano di classificazione ovvero le necessitagrave di chi produce i documenti si vedano le consishyderazioni svolte in DURANTI 1 documenti archivirtici p 62-63 e GUERCIO ArchugraveJirtica informatica p 73 48 Per una vaJutazione del metodo dellintervista del personale nella creazione di sishystemi di classificazione DURANTI 1 documenti archivistiCi p 68-69 Sullopportunitagrave che laquogli interventi piugrave impegnativi di ricognizione siano accompagnati da un piano di interviste da mediante la predisposizione di un questionario-tiporaquo cfr GUERCIO PrinciPi e metodgia p 223-224 49 Sullutilizzo di tali laquobasi informativeraquo nellelaborazione di piani di classificazione cfr ibideJl p 220-222

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T CAMMILLERI - L MI-rEO

Dopo aver verificato quanto pertinente in potenza alle singole strutture lattivitagrave di rilevazione ha proceduto a unanalisi puntuale di quanto effettivamente si viene traducendo in atto sul piano docushymentario Focalizzando lattenzione sulle unitagrave archivistiche di base sono state quindi predisposte due schede di rilevazione rispettivashymente per la descrizione dei fascicoli e dei registri50

bull Presso ogni struttura sono state cosigrave esaminate le diverse tipologie di unitagrave archishyvistiche prodotte nellultimo biennio rilevando elementi in merito allufficio di provenienza alla denominazione delle unitagrave ai procedishymenti collegati al tipo di gestione (ad esempio annuale o pluriennale) al periodo di conservazione laddove giagrave definito al numero delle unishytagrave consimili aperte nel corso degli anni solari precedenti e alle tipoloshygie dei documenti contenuti nelle unitagrave archivistiche51

bull

Una volta terminata lopera di rilevazione il gruppo di ricerca si dedicheragrave quindi alla rielaborazione dei dati raccolti e alla costruzione del titolario di classificazione Primo passo di questa ulteriore fase sashyragrave lindividuazione di un quadro funzionale al quale rapportare i dati rilevati52

a questo proposito una base di partenza per la riflessione potragrave essere costituita dal titolario per le giunte regionali predisposto dal Gruppo di lavoro per la formulazione di modelli per la riorganizshy

50 Sulla distinzione delle unitagrave archivistiche in laquoatti singoli dello stesso tiporaquo laquofascishycoliraquo e cfr P CARUCCI Il documento contemporaneo Diplomatica e criteri di edishy~one Roma Nuova Italia Scientifica 1987 p 139-148 Sullargomento cfr anche DURANTI I documenti architugravetici p GUERCIO Archivistica informatica p 68-71 BONFIGLIO DOSIO Natura e struttura p 434-435 EADE1 LattugraveJIgravetagrave del gruppo di lashyvoro p M GUERCIO PrinCIpi criteri e metodigrave per la classifica~one darchivio in La metodologia per la dejini~one p 37-40 51 Per un esempio di simili schede di rilevazIgraveone cfr BIGHELLI et alii Elabora~one e applica~one di strumenti archivistici 52 Sullapproccio metodologico alla creazione di sistemi di classificazione basati sulshyle funzioni svolte da un ente cfr R DE Larchiv~o moderno nella pubblica amshyministra~one lV1anuale per la (jrganiz(a~one tenuta efun~onamento degli archivi correnti e di deposito Roma ANAI 1969 p 112-134 IDEM Larchivio contemporaneo Tiolario e classificazione sistematica di competenza nei oderni archivi correnti pubblici epril1ati Roma Nuova Italia Scientifica 1988 PENZO DORLgt La linea dellarco e Ptincipi e metodologia p 199-238 noncheacute Principi criteri e metodiper la cassifica~one p 27-73

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PIlIMrZDtnflP di strumenti archivistici il caso di Trento

zazl0ne dellarchivio delle Regioni53 bull La riconduzione delle unitagrave arshy

chivistiche rilevate al modello prescelto consentiragrave di verificarne leffettiva applicabilitagrave al caso trentino suggerendo laddove necessashyrio gli opportuni adattamenti La grande messe di informazioni racshycolte in sede di rilevazione consentiragrave inoltre la predisposizione di strumenti descrittivi in grado di agevolare il futuro utilizzo del titolashyrio una descrizjone del tUgraveolario destinata a dettagliare per ciascuna voce i significati le tipologie delle attivitagrave dei fascicoli e dei documenti ad esse riconducibili e un prontuario di classijigravecaone e1enco di singole voshyci dindice ordinate alfabeticamente e collegate al rispettivo codice di dassificaziones4

bull Una volta predisposto un coerente quadro di classishyficazione saragrave determinante una fase di confronto con i suoi futuri fruitori alla verifiche in itinere condotte con il gruppo di lavoro intershyno della Provincia Autonoma dovragrave infatti seguire a lavori ultimati una sperimentazione tale da consentire di evidenziare pregi e difetti di quanto elaborato Una successiva sistematica analisi degli elementi emersi durante questultima fase potragrave infine consentire di correggere il tiro su eventuali criticitagrave suggerendo adeguate modifiche

Thomas Cammilleri - Leonardo Mineo

53 Sullattivitagrave del Gruppo e sui materiali prodotti cfr httpVvwarchivibeniculshyturaliitdivisioncIIIarchiviregionihtm Del Gruppo fanno parte i dotto Livio Cristofolini e Diego Zeni in rappresentanza della Soprintendenza per igrave beni librari e archivistici per la Provincia Autonoma di Trento 54 Sulla necessitagrave di affiancare al titolario di classificazione strumenti integrativi che ne facilitino lutilizzo cfr GUERCIO Principi e metodologia p 218-219 Larricchimenshyto di tali strumenti saragrave possibile incrociando i dati desunti dalla rilevazione con quelli ricavati dagli elenchi dei procedimenti amministrativi predisposti dalle singole strutture provinciali procedendo cosigrave ltmella direzione di una maggiore integrazione dei flussi amministrativi e documentariraquo (EADEM Archugraveistica infomJatica p 70-71) Sulla tendenza a predisporre piani di classificazione basati invece esclusivamente sullanalisi dei procedimenti si vedano le osservazioni critiche presenti ibidem e in BONFIGLIO DOSIO Lattivitagrave delgruppo di lavoro p 249 Universitagrave degli Studi di Trento Universitagrave degli Studi di Siena

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elaJoranone di strumenti archivistici il caso di Trento

gestione documentaria posti in atto nel tempo dalle strutture provinshyciali abbia di fatto evidenziato unevoluzione e degli esiti che nelle loshyro linee essenziali non differiscono da quelli di altri contesti regionali italiani21

bull

2 Cenni sullorganizzazione degli archivi correnti della Provinshycia di Trento dal secondo dopoguerra ad oggi

Nel 194810 Statuto Speciale per la regione Trentino-Alto Adige22

comprendente laquole province di Trento e BolzanogtP assegnava comegrave noto alle amministrazioni provinciali funzioni relativamente limitate se paragonate a quelle delle attuali province autonome24

bull In tale conshytesto la prima organizzazione dellassetto dellamministrazione proshyvinciale risale al 1954 si trattava ancora di una struttura semplice non

Cfr ad esempio A ANTONIELLA Lesperienza dei gmppi di lavoro interdipartimentali la degli archivi regionali in Toscana (1911-1984) laquoRassegna degli Archivi eli

Statoraquo XLIV1 (1984) p 257-267 in particolare alle p 256-261 Sui casi di diverse realtagrave regionali si vedano inoltre Gli archivi dei consigli regionali Atti del seminario (Jorishy1O 14 dicembre 1992) ltZetrchivi amp ComputeD) IV1 (1994) p Gli archivi delle re-

Atti del seminario di studi (Erice 21-23 aprile 1994) laquoArchivi per la storiaraquo Xl (1997) p 9-278 e il piugrave recente M RAIMONDI Ilprogetto di del sistema archilistico della Regione Autonoma della Sardegna laquoArchivi amp Computerraquo XV1 p 131-133 in particolare alla p 132 22 Cfr 1 costituzionale 26 febbraio 1948 n 5 Statuto Trentino-Alto 23 Ibidem art 2 24 La l costituzionale 51948 allart Il assegnava alle province di Trento e Bolzashyno la laquopotestagrave di emanare norme legislativeraquo fatte salve le competenze regionali in merito a ordinamento degli uffici provinciali e del relativo istruzione postelementare e di avviamento professionale ad indirizzo commerciale ed industriale toponomastica fermo restando lobbligo del bilinguismo nel territorio della provincia eli Bolzano usi e costumi locali ed istituzioni culturali (biblioteche accademie istituti musei) aventi carattere provinciale manifestazioni artistiche loshycali urbanistica e piani regolatori tutela del paesaggio usi ordinamento dei laquomasi chiusiraquo e delle comunitagrave familiari rette da antichi statuti o consuetudini ordishynamento delle minime proprietagrave colturali artigianato case popolari porti lacuali fiere e mercati opere eli pronto soccorso e prevenzione per calamitagrave Lart 12 stashybiliva inoltre che (de province emanano norme legislative sulle materieraquo fatte salve le competenze regionali polizia locale urbana e rurale scuole materne istruzione elementare media classica scientifica magistrale tecnica ed asshysistenza scolastica

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T CAMMILLERI - L MIM~O

articolata su piugrave livelli ma ripartita solamente in uffid5bull Nel testo

normativo non si faceva ancora menzione della struttura che avrebbe dovuto occuparsi della gestione del ptotocollo neacute si davano notizie sullorganizzazione di questa attivitagrave allinterno dellente Il riassetto degli uffici della Provincia di Trento stabilito nel 1963 prevedeva la suddivisione dellamministrazione in 10 servizi corrispondenti ad alshytrettanti ambiti funzionali26

bull Apparve per la prima volta in questo frangente il riferimento alla gestione del laquoProtocollo spedizione ed archivioraquo affidato alle cure della Segreteria generale27

bull Lorganizzashyzione ancora relativamente semplice dellamministrazione provinciale si avvaleva di ununica struttura centralizzata preposta alla registrashyzione della corrispondenza in entrata e in uscita e alla sua assegnazioshyne ai servizi Secondo una prassi allepoca comune anche agli uffici statali e agli enti pubblici lattivitagrave di protocollo risultava strettamente legata alla gestione dellarchivio

Lapprovazione nel 1972 del nuovo Statuto di autonomia della Regione Trentino-Alto Adige accrebbe sensibilmente le competenze della Provincia - ormai definita Autonoma - rispetto a quelle attrishybuitele nel 194828

bull A tale incremento di funzioni avrebbe corrisposto un aumento esponenziale della produzione documentaria e dei flussi ad essa connessi inoltre gli uffici ereditati dallamministrazione regioshynale provenivano a loro volta da organi statali da sempre avvezzi a una piena autonomia nella gestione documentaria e maldisposti quindi a privarsene Nel giro di pochi anni questi nuovi elementi avrebbero

25 Cfr Lp 4 gennaio 1954 n l Ordinamento P1YJlIlSOriO delpersonale e delle tabelle organishyche La legge si riferisce indistintamente a uffici e servizi termini apparentemente ushytilizzati come sinonimi non riportando il testo alcuna definizione atta a specificare eventuali differenze 26 Lp 23 agosto 1963 n 8 Ordinamento degli Uffici e Statuto del personale della Pr()Jincia di Trento art 1 laquo1 servizi della Provincia si suddividono come segue 1) Presidenza 2) Segreteria Generale 3) Finanze e Patrimonio 4) Lavori Pubblici 5) Edilizia Poshypolare 6) Urbanistica 7) Istruzione e Attivitagrave culturali 8) Artigianato Commegravercio Industria Trasporti e Turismo 9) Agricoltura 10) Attivitagrave Socialiraquo

Oltre alla gestione del protocollo alla Segreteria furono assegnate competenze relative ad laquoAffari generali contratti ed espropriazioniraquo al personale aI coordinashymento dei servizi di vigilanza e tutela sugli enti locali e ad altri servizi indicati geneshyricamente come (ltVariraquo (cfrlp 81963 art 3) 28 Cfr dpr 31 agosto 1972 n 670 Approvazjone del testo unico delle leggi costituzjonali concernmti lo Statuto speciale pcr il T rmtino-Ato

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eiallortll)1e di rtrumenti archivistici igravef caso di Treno

messo in crisi la struttura centralizzata eli protocollo ormai inadeguata a gestire efficacemente lintero patrimonio documentario dellente

A un solo decennio di distanza dalla riforma dello Statuto la crisi del sistema centralizzato di protocollo provinciale era ormai evidente quando alla vigilia di un profondo riassetto organizzativo della Proshyvincia Autonoma il settore organizzazione della Segreteria generale affrontograve la questione in uninteressante relazione risalente al dicemshybre 198229

bull Uno dei primi problemi evidenziati nel documento era costituito dalla laquomancanza di normativa definita e comune in ordine alle modalitagrave per luso del protocollo generale sia da parte dei servizi ed uffici che da parte dello stesso Ufficio protocollo generaleraquo30 A tashyle problema si affiancava in tutta la sua evidenza quello della mancashyta risposta organizzativa allaumento delle strutture e delle loro comshypetenze e non ultimo della loro disseminazione in sedi diverse e dishystanti3l

bull Su 54 strutture censite a quella data ben 25 non si servivano del protocollo generale 20 se ne servivano esclusivamente per la proshytocollazione delle delibere e solo le restanti 9 vi ricorrevano anche per altre tipologie documentarie32 Si notava cosIgrave che laquoalcuni servizi e uffici non si servono del protocollo generalegt ricorrendovi solo di tanto in tanto a eliscrezione dei dipendenti o solo per alcune tipoloshygie documentarie Dallanalisi emergevano inoltre problemi legati alla mancanza di un sistema condiviso di classificazione problemi aggrashyvati dalladozione di titolari eli classificazione diversi da parte eli servishyzi e uffici Infine la relazione evidenziava i problemi legati alla manshycanza di laquochiarezza nelluso dellarchivio generaleraquo Pochi erano infatshyti gli uffici che procedevano laquoallinvio del fascicolo agli atti una volta completato presso larchivio generaleraquo ritenendo laquospesso piugrave comoshy

29 Cfr Considerajoni sugli arpetti difum(jonalitagrave deilu1ftcio Protocollo Generale a cura del Settore Organizzazione della Segreteria Generale (dicembre 1982) si ringrazia il dotto Livio Cristofolini per la segnalazione 30 Ibidem p L 3 A tal proposito si lamentava laquounattesa eccessiva al telefono nella richiesta del numero di protocollo Per molti egrave poco agevole linvio materiale dellatto per indishysponibilitagrave di uscieri o a causa di tempi dattesa troppo lunghiraquo (ibidem p 4) 32 Ibidem p 6-11

Ibidem p 4

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T C~rvMILLERI - L MIlEO

do per una piugrave rapida consultazione tenere le pratiche presso i meshydesimi ufficiraquo34

Oltre alle pagine dedicate alle inefficienze del sistema di protocolshylo nella relazione trovava spazio uninteressante parte propositiva nella quale ci si soffermava su alcune possibili soluzioni partendo dalla constatazione che il protocollo generale svolgeva ormai nel dishycembre 1982 laquounattivitagrave meramente residuale e necessariamente dishysorganicaraquo si poneva la questione della laquocompleta ristrutturazione orshyganizzativa e procedurale del servizio di protocollazioneraquo Pur vanshytaggiosa in termini di risparmio e pur offrendo maggiori garanzie di uniformitagrave la riproposizione di laquoununica unitagrave operativa di protocolshylazione di tutti gli atti in partenza e in arrivo per conto di tutti i servizi ed uffici provincialiraquo era valutata come poco funzionale ancorcheacute laquomeccanizzata ed automatizzata ai fini della relativa ricerca e consulshytazione dei documentiraquo La strada da percorrere sembrava quindi quella del decentramento dellattivitagrave di protocollazione presso i goli servizi rendendola omogenea attraverso laquoprocedure e tecniche comuni uniformemente regolamentateraquo A tal fine era stata sottolineshyata la necessitagrave di istituire una commissione di studio che elaborasse uno specifico regolamento in materia di procedure di protocollazioshyne classificazione e archiviazione degli atti Fra i tanti problemi da rishysolvere lobiettivo individuato come laquopeculiare e fondamentale da porsiraquo era ltdindividuazione di chiare procedure di protocollazione e classificazione degli atti in grado di consentire effetti di rapiditagrave e di tempestivitagrave nelle successive operazioni dei documentiraquo valutando nel contempo il ricorso ad laquoadeguati programmi ed attrezzature di eshylaborazione elettronica per ottenere soluzioni di ricerca automaticaraquo propedeutici alla costituzione di un laquosistema informativoraquo dellammishynistrazione provinciale35

bull In via transitoria si giudicava sconveniente limmediata soppressione del protocollo generale per la presenza di strutture che ancora se ne servivano e per la mancanza di concrete soluzioni alternative Tale decisione sarebbe stata del resto ratificata di li a pochi mesi quando la Legge Provinciale 29 aprile 1983 n 12 destinata a regolamentare lassetto amministrativo provinciale sino ai

34 Ibidem p 5 35 Ibidef1J p 13-15

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etalJor(J7lone di strumenti archivistici il caso di Trento

giorni nostri confermograve lesistenza del Protocollo generale affidato questa volta alle cure del costituendo Servizio affari generali36

bull

Tuttavia proprio la riorganizzazione complessiva dellamminishystrazione prevista dalla stessa Lp 121983 avrebbe costituito la preshymessa per il definitivo abbandono del sistema di protocollo centralizshyzato peraltro sancito de iure solo nel 199237

La legge del 1983 stabili infatti la definitiva parcellizzazione delle competenze e delle strutture provinciali distribuendo questultime su tre livelli gerarchici dipartishymenti servizi e uffid8

bull Secondo questarticolazione i dipartimenti costituiscono il livello piugrave alto assieme alla presidenza della Giunta la Giunta laquosvolge attivitagrave connesse allesercizio delle funzioni di esclusishyva competenza del presidente della Giunta provincialeraquo39 mentre i dipartimenti sono incaricati del laquocoordinamento generale delle attivitagrave svolte dalla Provincia nello svolgimento delle proprie attribuzioni e delle funzioni amministrative ad essa eventualmente delegateraquo4o l dishypartimenti in particolare coordinano le attivitagrave delle strutture di seshycondo livello ovvero i servizi Questultimi definiti laquole unitagrave fondashymentali della struttura organizzativaraquo laquosono individuati in relazione

36 Cfr lp 121983 all C n 4 comma c laquolt[il Servizio affari generali] sovrintende al protocollo generale alla allo smistamento ed alla spedizione degli atti alle attivitagrave di stamperia riproduzione e duplicazione al centralino telefonicoraquo) r Ogni riferimento normativo alle competenze del Servizio affari in mateshyria di Protocollo generale scomparve con la legge del 1992 istitutiva dellArchivio provinciale che affidava la responsabilitagrave di controllare la corretta applicazione delshyle norme in materia di degli laquoarchivi correnti e di depositoraquo della Provincia Autonoma al Servizio dal 2001 Servizio ed inforshymatica - laquodintesa con il Servizio beni librari e archivisticiraquo (cfr lp 14 febbraio 1992 n 11 Dispostioni in materia di archivi e istituione dellarchMo provinciale Modifiche alla legge protugravelciale 27 dicembre 1975 n 55 in materia di tutela delpattimonio storico artistishyco epopolare allarticolo 7 della legge prol)inciale 25 febbraio 1985 n 3 ugravez materia di tariffe per lingresso al museo provinciale darte alla legge provinciale 30 luglio 1987 n 12 in materia di attitJttagrave culturali alla legge provinciae 23 novembre 1987 n 32 sul museo darte moderna li conshytemporanea e sul museo provinciale darte e aia legge provinciale 29 aprile 1983 n 12 i11 mateshyria di semii e personale dela Proti11cia autonoma di Trento art 53 comma 3 successivashymente modificato dallart 6 del dpp 17 aprile 2001 n 8-59Leg) 38 Cfr lp 121983 art 4 ltde strutture organizzative della Provincia si articolano in a) presidenza della Giunta b) dipartimenti c) servizi d) uffici Costituiscono supshyporti funzionali le del Presidente della Giunta e degli Assessoriraquo 39 Ibidem art 5 40 IbidetJl art 6

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alle competenze della Provincia per lo svolgimento di attivitagrave contishynuative omogenee nellambito di settori funzionali o di settori di terventoraquo41 Al terzo livello si trovano infine gli uffici articolazioni operative dei servizi o in alcuni casi strutture attivate per la risolushyzione di problemi specifici o per particolari esigenze di decentramenshyto delle attivitagrave svolte dai servizi stessi42 Tale articolato assetto atshytualmente in fase di superament043

aveva quindi implicitamente creashyto i presupposti per la tenuta di un registro di protocollo presso tutte le strutture di primo e di secondo livello e in alcuni casi anche presshyso singoli uffici44

bull Allautonomia organizzativa nella gestione del proshytocollo ha fmito col corrispondere uninevitabile autonomia nella geshystione delle prassi di classificazione e di fascicolazione differenti da dipartimento a dipartimento da servizio a servizio e talvolta addiritshytura da ufficio a ufficio allinterno del medesimo servizi045

bull

3 Lelaborazione di strumenti archivistici metodologie di inshytervento

41 Ibidem art 7 42 Ibidem art 8 43 Cfr lp 16 giugno 2006 n 3 Norme in materia di gOlJemo dellautonomia del Trentino 44 Secondo unindagine condotta dal Servizio per i beni archivistici e librari della Provincia Autonoma nel biennio 1994-1995 erano ormai attivi oltre 100 registri autonomi di protocollo ripartiti fra 66 strutture centrali (dipartimenti e servizi) e 42 strutture periferiche (solitamente uffici) Tali dati sono stati gentilmente forniti dalla Soprintendenza per i beni archivistici e librari per la Provincia Autonoma di Trenshyto Un esempio significativo in tal senso emerso durante la rilevazione effettuata dal gruppo di ricerca presso le strutture del Dipartimento risorse forestali e montashyne nellottobre 2006 egrave costituito dal Servizio foreste e fauna Il servizio egrave composto da 6 uffici centrali e 11 uffici periferici dieci dei quali prendono il nome di Uffici distrettuali forestali e costituiscono la trasposizione operativa delle funzioni svolte dagli uffici centrali mentre lundicesimo egrave lUfficio foreste demaniali Mentre i sei uffici centrali si servono di un unico registro di protocollo gestito a livello di Servishyzio ciascun ufficio decentrato utilizza un proprio registro cosigrave come le stazioni foshyrestali che ne dipendono Tutte le strutture operano secondo le prescrizioni di un comune regolamento per la gestione del protocollo e degli archivi emanato dal Sershyvizio e applicano un unico titolario di classificazione prassi ereditata dalle gestioni precedenti prima statale poi regionale 45 Ne11995 circa un terzo delle strutture provinciali disponeva eli titolari di classifishycazione mentre poco piugrave del 10 disponeva di altri mezzi di corredo quali repershytori indici e rubriche (cfr la nota precedente)

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efaIJoranone di strumenti architugravetici il caso di Trento

Sulla scorta di unormai consolidata tradizione di studi che anche in area trentina ha recentemente trovato alcune concrete applicazioshyni46

si egrave scelto quindi un approccio alla realtagrave archivistica della Proshyvincia Autonoma che prevede unattivitagrave di analisi basata sia sulla rishycognizione dallalto delle funzioni assegnate ope legis alle strutture sia sulla ricognizione sul campo delle pratiche di gestione attualshymente in uso Cosigrave facendo si egrave cercato di rispondere alla necessitagrave di creare sistemi di classificazione che abbiano uneffettiva rispondenza nelle attivitagrave concrete poste in essere dalle diverse amministrazioni pena una loro problematica applicabilitagrave47

bull Per sfruttare al meglio il patrimonio di competenze e conoscenze dei singoli funzionari si egrave dunque prevista una prima fase durante la quale i dirigenti di ciascun dipartimento e di ciascun servizio sono stati sottoposti a unintervista strutturata Egrave stato cosigrave possibile raccogliere informazioni in merito alle modalitagrave di gestione dei flussi documentari al personale addetto al protocollo alle tipologie documentarie sottoposte a protocollazioshyne o ad altre forme di registrazione al volume della documentazione acquisita o prodotta nel corso degli ultimi due anni al trattamento destinato a particolari tipologie documentarie come e-mail fax ecc48

bull

Tali elementi che si prevede possano essere di grande utilitagrave nella successiva fase di redazione del manuale di gestione sono stati inteshygrati con la raccolta di materiali in grado di fornire indicazioni sullattivitagrave della struttura quali organigrammi elenchi dei proceshydimenti ma soprattutto piani di classificazione eventualmente in uso che potranno risultare preziosi in sede di costruzione del titolari049

bull

46 Sullelaborazione della metodologia adottata anche nel presente progetto di ricershyca si veda BIGHELIJ et aii Elabora(ione e applica(ione di strumenti archhistici 47 Sulla necessitagrave di tener conto dei motivi per i quali si predispone un piano di classificazione ovvero le necessitagrave di chi produce i documenti si vedano le consishyderazioni svolte in DURANTI 1 documenti archivirtici p 62-63 e GUERCIO ArchugraveJirtica informatica p 73 48 Per una vaJutazione del metodo dellintervista del personale nella creazione di sishystemi di classificazione DURANTI 1 documenti archivistiCi p 68-69 Sullopportunitagrave che laquogli interventi piugrave impegnativi di ricognizione siano accompagnati da un piano di interviste da mediante la predisposizione di un questionario-tiporaquo cfr GUERCIO PrinciPi e metodgia p 223-224 49 Sullutilizzo di tali laquobasi informativeraquo nellelaborazione di piani di classificazione cfr ibideJl p 220-222

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Dopo aver verificato quanto pertinente in potenza alle singole strutture lattivitagrave di rilevazione ha proceduto a unanalisi puntuale di quanto effettivamente si viene traducendo in atto sul piano docushymentario Focalizzando lattenzione sulle unitagrave archivistiche di base sono state quindi predisposte due schede di rilevazione rispettivashymente per la descrizione dei fascicoli e dei registri50

bull Presso ogni struttura sono state cosigrave esaminate le diverse tipologie di unitagrave archishyvistiche prodotte nellultimo biennio rilevando elementi in merito allufficio di provenienza alla denominazione delle unitagrave ai procedishymenti collegati al tipo di gestione (ad esempio annuale o pluriennale) al periodo di conservazione laddove giagrave definito al numero delle unishytagrave consimili aperte nel corso degli anni solari precedenti e alle tipoloshygie dei documenti contenuti nelle unitagrave archivistiche51

bull

Una volta terminata lopera di rilevazione il gruppo di ricerca si dedicheragrave quindi alla rielaborazione dei dati raccolti e alla costruzione del titolario di classificazione Primo passo di questa ulteriore fase sashyragrave lindividuazione di un quadro funzionale al quale rapportare i dati rilevati52

a questo proposito una base di partenza per la riflessione potragrave essere costituita dal titolario per le giunte regionali predisposto dal Gruppo di lavoro per la formulazione di modelli per la riorganizshy

50 Sulla distinzione delle unitagrave archivistiche in laquoatti singoli dello stesso tiporaquo laquofascishycoliraquo e cfr P CARUCCI Il documento contemporaneo Diplomatica e criteri di edishy~one Roma Nuova Italia Scientifica 1987 p 139-148 Sullargomento cfr anche DURANTI I documenti architugravetici p GUERCIO Archivistica informatica p 68-71 BONFIGLIO DOSIO Natura e struttura p 434-435 EADE1 LattugraveJIgravetagrave del gruppo di lashyvoro p M GUERCIO PrinCIpi criteri e metodigrave per la classifica~one darchivio in La metodologia per la dejini~one p 37-40 51 Per un esempio di simili schede di rilevazIgraveone cfr BIGHELLI et alii Elabora~one e applica~one di strumenti archivistici 52 Sullapproccio metodologico alla creazione di sistemi di classificazione basati sulshyle funzioni svolte da un ente cfr R DE Larchiv~o moderno nella pubblica amshyministra~one lV1anuale per la (jrganiz(a~one tenuta efun~onamento degli archivi correnti e di deposito Roma ANAI 1969 p 112-134 IDEM Larchivio contemporaneo Tiolario e classificazione sistematica di competenza nei oderni archivi correnti pubblici epril1ati Roma Nuova Italia Scientifica 1988 PENZO DORLgt La linea dellarco e Ptincipi e metodologia p 199-238 noncheacute Principi criteri e metodiper la cassifica~one p 27-73

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PIlIMrZDtnflP di strumenti archivistici il caso di Trento

zazl0ne dellarchivio delle Regioni53 bull La riconduzione delle unitagrave arshy

chivistiche rilevate al modello prescelto consentiragrave di verificarne leffettiva applicabilitagrave al caso trentino suggerendo laddove necessashyrio gli opportuni adattamenti La grande messe di informazioni racshycolte in sede di rilevazione consentiragrave inoltre la predisposizione di strumenti descrittivi in grado di agevolare il futuro utilizzo del titolashyrio una descrizjone del tUgraveolario destinata a dettagliare per ciascuna voce i significati le tipologie delle attivitagrave dei fascicoli e dei documenti ad esse riconducibili e un prontuario di classijigravecaone e1enco di singole voshyci dindice ordinate alfabeticamente e collegate al rispettivo codice di dassificaziones4

bull Una volta predisposto un coerente quadro di classishyficazione saragrave determinante una fase di confronto con i suoi futuri fruitori alla verifiche in itinere condotte con il gruppo di lavoro intershyno della Provincia Autonoma dovragrave infatti seguire a lavori ultimati una sperimentazione tale da consentire di evidenziare pregi e difetti di quanto elaborato Una successiva sistematica analisi degli elementi emersi durante questultima fase potragrave infine consentire di correggere il tiro su eventuali criticitagrave suggerendo adeguate modifiche

Thomas Cammilleri - Leonardo Mineo

53 Sullattivitagrave del Gruppo e sui materiali prodotti cfr httpVvwarchivibeniculshyturaliitdivisioncIIIarchiviregionihtm Del Gruppo fanno parte i dotto Livio Cristofolini e Diego Zeni in rappresentanza della Soprintendenza per igrave beni librari e archivistici per la Provincia Autonoma di Trento 54 Sulla necessitagrave di affiancare al titolario di classificazione strumenti integrativi che ne facilitino lutilizzo cfr GUERCIO Principi e metodologia p 218-219 Larricchimenshyto di tali strumenti saragrave possibile incrociando i dati desunti dalla rilevazione con quelli ricavati dagli elenchi dei procedimenti amministrativi predisposti dalle singole strutture provinciali procedendo cosigrave ltmella direzione di una maggiore integrazione dei flussi amministrativi e documentariraquo (EADEM Archugraveistica infomJatica p 70-71) Sulla tendenza a predisporre piani di classificazione basati invece esclusivamente sullanalisi dei procedimenti si vedano le osservazioni critiche presenti ibidem e in BONFIGLIO DOSIO Lattivitagrave delgruppo di lavoro p 249 Universitagrave degli Studi di Trento Universitagrave degli Studi di Siena

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articolata su piugrave livelli ma ripartita solamente in uffid5bull Nel testo

normativo non si faceva ancora menzione della struttura che avrebbe dovuto occuparsi della gestione del ptotocollo neacute si davano notizie sullorganizzazione di questa attivitagrave allinterno dellente Il riassetto degli uffici della Provincia di Trento stabilito nel 1963 prevedeva la suddivisione dellamministrazione in 10 servizi corrispondenti ad alshytrettanti ambiti funzionali26

bull Apparve per la prima volta in questo frangente il riferimento alla gestione del laquoProtocollo spedizione ed archivioraquo affidato alle cure della Segreteria generale27

bull Lorganizzashyzione ancora relativamente semplice dellamministrazione provinciale si avvaleva di ununica struttura centralizzata preposta alla registrashyzione della corrispondenza in entrata e in uscita e alla sua assegnazioshyne ai servizi Secondo una prassi allepoca comune anche agli uffici statali e agli enti pubblici lattivitagrave di protocollo risultava strettamente legata alla gestione dellarchivio

Lapprovazione nel 1972 del nuovo Statuto di autonomia della Regione Trentino-Alto Adige accrebbe sensibilmente le competenze della Provincia - ormai definita Autonoma - rispetto a quelle attrishybuitele nel 194828

bull A tale incremento di funzioni avrebbe corrisposto un aumento esponenziale della produzione documentaria e dei flussi ad essa connessi inoltre gli uffici ereditati dallamministrazione regioshynale provenivano a loro volta da organi statali da sempre avvezzi a una piena autonomia nella gestione documentaria e maldisposti quindi a privarsene Nel giro di pochi anni questi nuovi elementi avrebbero

25 Cfr Lp 4 gennaio 1954 n l Ordinamento P1YJlIlSOriO delpersonale e delle tabelle organishyche La legge si riferisce indistintamente a uffici e servizi termini apparentemente ushytilizzati come sinonimi non riportando il testo alcuna definizione atta a specificare eventuali differenze 26 Lp 23 agosto 1963 n 8 Ordinamento degli Uffici e Statuto del personale della Pr()Jincia di Trento art 1 laquo1 servizi della Provincia si suddividono come segue 1) Presidenza 2) Segreteria Generale 3) Finanze e Patrimonio 4) Lavori Pubblici 5) Edilizia Poshypolare 6) Urbanistica 7) Istruzione e Attivitagrave culturali 8) Artigianato Commegravercio Industria Trasporti e Turismo 9) Agricoltura 10) Attivitagrave Socialiraquo

Oltre alla gestione del protocollo alla Segreteria furono assegnate competenze relative ad laquoAffari generali contratti ed espropriazioniraquo al personale aI coordinashymento dei servizi di vigilanza e tutela sugli enti locali e ad altri servizi indicati geneshyricamente come (ltVariraquo (cfrlp 81963 art 3) 28 Cfr dpr 31 agosto 1972 n 670 Approvazjone del testo unico delle leggi costituzjonali concernmti lo Statuto speciale pcr il T rmtino-Ato

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eiallortll)1e di rtrumenti archivistici igravef caso di Treno

messo in crisi la struttura centralizzata eli protocollo ormai inadeguata a gestire efficacemente lintero patrimonio documentario dellente

A un solo decennio di distanza dalla riforma dello Statuto la crisi del sistema centralizzato di protocollo provinciale era ormai evidente quando alla vigilia di un profondo riassetto organizzativo della Proshyvincia Autonoma il settore organizzazione della Segreteria generale affrontograve la questione in uninteressante relazione risalente al dicemshybre 198229

bull Uno dei primi problemi evidenziati nel documento era costituito dalla laquomancanza di normativa definita e comune in ordine alle modalitagrave per luso del protocollo generale sia da parte dei servizi ed uffici che da parte dello stesso Ufficio protocollo generaleraquo30 A tashyle problema si affiancava in tutta la sua evidenza quello della mancashyta risposta organizzativa allaumento delle strutture e delle loro comshypetenze e non ultimo della loro disseminazione in sedi diverse e dishystanti3l

bull Su 54 strutture censite a quella data ben 25 non si servivano del protocollo generale 20 se ne servivano esclusivamente per la proshytocollazione delle delibere e solo le restanti 9 vi ricorrevano anche per altre tipologie documentarie32 Si notava cosIgrave che laquoalcuni servizi e uffici non si servono del protocollo generalegt ricorrendovi solo di tanto in tanto a eliscrezione dei dipendenti o solo per alcune tipoloshygie documentarie Dallanalisi emergevano inoltre problemi legati alla mancanza di un sistema condiviso di classificazione problemi aggrashyvati dalladozione di titolari eli classificazione diversi da parte eli servishyzi e uffici Infine la relazione evidenziava i problemi legati alla manshycanza di laquochiarezza nelluso dellarchivio generaleraquo Pochi erano infatshyti gli uffici che procedevano laquoallinvio del fascicolo agli atti una volta completato presso larchivio generaleraquo ritenendo laquospesso piugrave comoshy

29 Cfr Considerajoni sugli arpetti difum(jonalitagrave deilu1ftcio Protocollo Generale a cura del Settore Organizzazione della Segreteria Generale (dicembre 1982) si ringrazia il dotto Livio Cristofolini per la segnalazione 30 Ibidem p L 3 A tal proposito si lamentava laquounattesa eccessiva al telefono nella richiesta del numero di protocollo Per molti egrave poco agevole linvio materiale dellatto per indishysponibilitagrave di uscieri o a causa di tempi dattesa troppo lunghiraquo (ibidem p 4) 32 Ibidem p 6-11

Ibidem p 4

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do per una piugrave rapida consultazione tenere le pratiche presso i meshydesimi ufficiraquo34

Oltre alle pagine dedicate alle inefficienze del sistema di protocolshylo nella relazione trovava spazio uninteressante parte propositiva nella quale ci si soffermava su alcune possibili soluzioni partendo dalla constatazione che il protocollo generale svolgeva ormai nel dishycembre 1982 laquounattivitagrave meramente residuale e necessariamente dishysorganicaraquo si poneva la questione della laquocompleta ristrutturazione orshyganizzativa e procedurale del servizio di protocollazioneraquo Pur vanshytaggiosa in termini di risparmio e pur offrendo maggiori garanzie di uniformitagrave la riproposizione di laquoununica unitagrave operativa di protocolshylazione di tutti gli atti in partenza e in arrivo per conto di tutti i servizi ed uffici provincialiraquo era valutata come poco funzionale ancorcheacute laquomeccanizzata ed automatizzata ai fini della relativa ricerca e consulshytazione dei documentiraquo La strada da percorrere sembrava quindi quella del decentramento dellattivitagrave di protocollazione presso i goli servizi rendendola omogenea attraverso laquoprocedure e tecniche comuni uniformemente regolamentateraquo A tal fine era stata sottolineshyata la necessitagrave di istituire una commissione di studio che elaborasse uno specifico regolamento in materia di procedure di protocollazioshyne classificazione e archiviazione degli atti Fra i tanti problemi da rishysolvere lobiettivo individuato come laquopeculiare e fondamentale da porsiraquo era ltdindividuazione di chiare procedure di protocollazione e classificazione degli atti in grado di consentire effetti di rapiditagrave e di tempestivitagrave nelle successive operazioni dei documentiraquo valutando nel contempo il ricorso ad laquoadeguati programmi ed attrezzature di eshylaborazione elettronica per ottenere soluzioni di ricerca automaticaraquo propedeutici alla costituzione di un laquosistema informativoraquo dellammishynistrazione provinciale35

bull In via transitoria si giudicava sconveniente limmediata soppressione del protocollo generale per la presenza di strutture che ancora se ne servivano e per la mancanza di concrete soluzioni alternative Tale decisione sarebbe stata del resto ratificata di li a pochi mesi quando la Legge Provinciale 29 aprile 1983 n 12 destinata a regolamentare lassetto amministrativo provinciale sino ai

34 Ibidem p 5 35 Ibidef1J p 13-15

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etalJor(J7lone di strumenti archivistici il caso di Trento

giorni nostri confermograve lesistenza del Protocollo generale affidato questa volta alle cure del costituendo Servizio affari generali36

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Tuttavia proprio la riorganizzazione complessiva dellamminishystrazione prevista dalla stessa Lp 121983 avrebbe costituito la preshymessa per il definitivo abbandono del sistema di protocollo centralizshyzato peraltro sancito de iure solo nel 199237

La legge del 1983 stabili infatti la definitiva parcellizzazione delle competenze e delle strutture provinciali distribuendo questultime su tre livelli gerarchici dipartishymenti servizi e uffid8

bull Secondo questarticolazione i dipartimenti costituiscono il livello piugrave alto assieme alla presidenza della Giunta la Giunta laquosvolge attivitagrave connesse allesercizio delle funzioni di esclusishyva competenza del presidente della Giunta provincialeraquo39 mentre i dipartimenti sono incaricati del laquocoordinamento generale delle attivitagrave svolte dalla Provincia nello svolgimento delle proprie attribuzioni e delle funzioni amministrative ad essa eventualmente delegateraquo4o l dishypartimenti in particolare coordinano le attivitagrave delle strutture di seshycondo livello ovvero i servizi Questultimi definiti laquole unitagrave fondashymentali della struttura organizzativaraquo laquosono individuati in relazione

36 Cfr lp 121983 all C n 4 comma c laquolt[il Servizio affari generali] sovrintende al protocollo generale alla allo smistamento ed alla spedizione degli atti alle attivitagrave di stamperia riproduzione e duplicazione al centralino telefonicoraquo) r Ogni riferimento normativo alle competenze del Servizio affari in mateshyria di Protocollo generale scomparve con la legge del 1992 istitutiva dellArchivio provinciale che affidava la responsabilitagrave di controllare la corretta applicazione delshyle norme in materia di degli laquoarchivi correnti e di depositoraquo della Provincia Autonoma al Servizio dal 2001 Servizio ed inforshymatica - laquodintesa con il Servizio beni librari e archivisticiraquo (cfr lp 14 febbraio 1992 n 11 Dispostioni in materia di archivi e istituione dellarchMo provinciale Modifiche alla legge protugravelciale 27 dicembre 1975 n 55 in materia di tutela delpattimonio storico artistishyco epopolare allarticolo 7 della legge prol)inciale 25 febbraio 1985 n 3 ugravez materia di tariffe per lingresso al museo provinciale darte alla legge provinciale 30 luglio 1987 n 12 in materia di attitJttagrave culturali alla legge provinciae 23 novembre 1987 n 32 sul museo darte moderna li conshytemporanea e sul museo provinciale darte e aia legge provinciale 29 aprile 1983 n 12 i11 mateshyria di semii e personale dela Proti11cia autonoma di Trento art 53 comma 3 successivashymente modificato dallart 6 del dpp 17 aprile 2001 n 8-59Leg) 38 Cfr lp 121983 art 4 ltde strutture organizzative della Provincia si articolano in a) presidenza della Giunta b) dipartimenti c) servizi d) uffici Costituiscono supshyporti funzionali le del Presidente della Giunta e degli Assessoriraquo 39 Ibidem art 5 40 IbidetJl art 6

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alle competenze della Provincia per lo svolgimento di attivitagrave contishynuative omogenee nellambito di settori funzionali o di settori di terventoraquo41 Al terzo livello si trovano infine gli uffici articolazioni operative dei servizi o in alcuni casi strutture attivate per la risolushyzione di problemi specifici o per particolari esigenze di decentramenshyto delle attivitagrave svolte dai servizi stessi42 Tale articolato assetto atshytualmente in fase di superament043

aveva quindi implicitamente creashyto i presupposti per la tenuta di un registro di protocollo presso tutte le strutture di primo e di secondo livello e in alcuni casi anche presshyso singoli uffici44

bull Allautonomia organizzativa nella gestione del proshytocollo ha fmito col corrispondere uninevitabile autonomia nella geshystione delle prassi di classificazione e di fascicolazione differenti da dipartimento a dipartimento da servizio a servizio e talvolta addiritshytura da ufficio a ufficio allinterno del medesimo servizi045

bull

3 Lelaborazione di strumenti archivistici metodologie di inshytervento

41 Ibidem art 7 42 Ibidem art 8 43 Cfr lp 16 giugno 2006 n 3 Norme in materia di gOlJemo dellautonomia del Trentino 44 Secondo unindagine condotta dal Servizio per i beni archivistici e librari della Provincia Autonoma nel biennio 1994-1995 erano ormai attivi oltre 100 registri autonomi di protocollo ripartiti fra 66 strutture centrali (dipartimenti e servizi) e 42 strutture periferiche (solitamente uffici) Tali dati sono stati gentilmente forniti dalla Soprintendenza per i beni archivistici e librari per la Provincia Autonoma di Trenshyto Un esempio significativo in tal senso emerso durante la rilevazione effettuata dal gruppo di ricerca presso le strutture del Dipartimento risorse forestali e montashyne nellottobre 2006 egrave costituito dal Servizio foreste e fauna Il servizio egrave composto da 6 uffici centrali e 11 uffici periferici dieci dei quali prendono il nome di Uffici distrettuali forestali e costituiscono la trasposizione operativa delle funzioni svolte dagli uffici centrali mentre lundicesimo egrave lUfficio foreste demaniali Mentre i sei uffici centrali si servono di un unico registro di protocollo gestito a livello di Servishyzio ciascun ufficio decentrato utilizza un proprio registro cosigrave come le stazioni foshyrestali che ne dipendono Tutte le strutture operano secondo le prescrizioni di un comune regolamento per la gestione del protocollo e degli archivi emanato dal Sershyvizio e applicano un unico titolario di classificazione prassi ereditata dalle gestioni precedenti prima statale poi regionale 45 Ne11995 circa un terzo delle strutture provinciali disponeva eli titolari di classifishycazione mentre poco piugrave del 10 disponeva di altri mezzi di corredo quali repershytori indici e rubriche (cfr la nota precedente)

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efaIJoranone di strumenti architugravetici il caso di Trento

Sulla scorta di unormai consolidata tradizione di studi che anche in area trentina ha recentemente trovato alcune concrete applicazioshyni46

si egrave scelto quindi un approccio alla realtagrave archivistica della Proshyvincia Autonoma che prevede unattivitagrave di analisi basata sia sulla rishycognizione dallalto delle funzioni assegnate ope legis alle strutture sia sulla ricognizione sul campo delle pratiche di gestione attualshymente in uso Cosigrave facendo si egrave cercato di rispondere alla necessitagrave di creare sistemi di classificazione che abbiano uneffettiva rispondenza nelle attivitagrave concrete poste in essere dalle diverse amministrazioni pena una loro problematica applicabilitagrave47

bull Per sfruttare al meglio il patrimonio di competenze e conoscenze dei singoli funzionari si egrave dunque prevista una prima fase durante la quale i dirigenti di ciascun dipartimento e di ciascun servizio sono stati sottoposti a unintervista strutturata Egrave stato cosigrave possibile raccogliere informazioni in merito alle modalitagrave di gestione dei flussi documentari al personale addetto al protocollo alle tipologie documentarie sottoposte a protocollazioshyne o ad altre forme di registrazione al volume della documentazione acquisita o prodotta nel corso degli ultimi due anni al trattamento destinato a particolari tipologie documentarie come e-mail fax ecc48

bull

Tali elementi che si prevede possano essere di grande utilitagrave nella successiva fase di redazione del manuale di gestione sono stati inteshygrati con la raccolta di materiali in grado di fornire indicazioni sullattivitagrave della struttura quali organigrammi elenchi dei proceshydimenti ma soprattutto piani di classificazione eventualmente in uso che potranno risultare preziosi in sede di costruzione del titolari049

bull

46 Sullelaborazione della metodologia adottata anche nel presente progetto di ricershyca si veda BIGHELIJ et aii Elabora(ione e applica(ione di strumenti archhistici 47 Sulla necessitagrave di tener conto dei motivi per i quali si predispone un piano di classificazione ovvero le necessitagrave di chi produce i documenti si vedano le consishyderazioni svolte in DURANTI 1 documenti archivirtici p 62-63 e GUERCIO ArchugraveJirtica informatica p 73 48 Per una vaJutazione del metodo dellintervista del personale nella creazione di sishystemi di classificazione DURANTI 1 documenti archivistiCi p 68-69 Sullopportunitagrave che laquogli interventi piugrave impegnativi di ricognizione siano accompagnati da un piano di interviste da mediante la predisposizione di un questionario-tiporaquo cfr GUERCIO PrinciPi e metodgia p 223-224 49 Sullutilizzo di tali laquobasi informativeraquo nellelaborazione di piani di classificazione cfr ibideJl p 220-222

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T CAMMILLERI - L MI-rEO

Dopo aver verificato quanto pertinente in potenza alle singole strutture lattivitagrave di rilevazione ha proceduto a unanalisi puntuale di quanto effettivamente si viene traducendo in atto sul piano docushymentario Focalizzando lattenzione sulle unitagrave archivistiche di base sono state quindi predisposte due schede di rilevazione rispettivashymente per la descrizione dei fascicoli e dei registri50

bull Presso ogni struttura sono state cosigrave esaminate le diverse tipologie di unitagrave archishyvistiche prodotte nellultimo biennio rilevando elementi in merito allufficio di provenienza alla denominazione delle unitagrave ai procedishymenti collegati al tipo di gestione (ad esempio annuale o pluriennale) al periodo di conservazione laddove giagrave definito al numero delle unishytagrave consimili aperte nel corso degli anni solari precedenti e alle tipoloshygie dei documenti contenuti nelle unitagrave archivistiche51

bull

Una volta terminata lopera di rilevazione il gruppo di ricerca si dedicheragrave quindi alla rielaborazione dei dati raccolti e alla costruzione del titolario di classificazione Primo passo di questa ulteriore fase sashyragrave lindividuazione di un quadro funzionale al quale rapportare i dati rilevati52

a questo proposito una base di partenza per la riflessione potragrave essere costituita dal titolario per le giunte regionali predisposto dal Gruppo di lavoro per la formulazione di modelli per la riorganizshy

50 Sulla distinzione delle unitagrave archivistiche in laquoatti singoli dello stesso tiporaquo laquofascishycoliraquo e cfr P CARUCCI Il documento contemporaneo Diplomatica e criteri di edishy~one Roma Nuova Italia Scientifica 1987 p 139-148 Sullargomento cfr anche DURANTI I documenti architugravetici p GUERCIO Archivistica informatica p 68-71 BONFIGLIO DOSIO Natura e struttura p 434-435 EADE1 LattugraveJIgravetagrave del gruppo di lashyvoro p M GUERCIO PrinCIpi criteri e metodigrave per la classifica~one darchivio in La metodologia per la dejini~one p 37-40 51 Per un esempio di simili schede di rilevazIgraveone cfr BIGHELLI et alii Elabora~one e applica~one di strumenti archivistici 52 Sullapproccio metodologico alla creazione di sistemi di classificazione basati sulshyle funzioni svolte da un ente cfr R DE Larchiv~o moderno nella pubblica amshyministra~one lV1anuale per la (jrganiz(a~one tenuta efun~onamento degli archivi correnti e di deposito Roma ANAI 1969 p 112-134 IDEM Larchivio contemporaneo Tiolario e classificazione sistematica di competenza nei oderni archivi correnti pubblici epril1ati Roma Nuova Italia Scientifica 1988 PENZO DORLgt La linea dellarco e Ptincipi e metodologia p 199-238 noncheacute Principi criteri e metodiper la cassifica~one p 27-73

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PIlIMrZDtnflP di strumenti archivistici il caso di Trento

zazl0ne dellarchivio delle Regioni53 bull La riconduzione delle unitagrave arshy

chivistiche rilevate al modello prescelto consentiragrave di verificarne leffettiva applicabilitagrave al caso trentino suggerendo laddove necessashyrio gli opportuni adattamenti La grande messe di informazioni racshycolte in sede di rilevazione consentiragrave inoltre la predisposizione di strumenti descrittivi in grado di agevolare il futuro utilizzo del titolashyrio una descrizjone del tUgraveolario destinata a dettagliare per ciascuna voce i significati le tipologie delle attivitagrave dei fascicoli e dei documenti ad esse riconducibili e un prontuario di classijigravecaone e1enco di singole voshyci dindice ordinate alfabeticamente e collegate al rispettivo codice di dassificaziones4

bull Una volta predisposto un coerente quadro di classishyficazione saragrave determinante una fase di confronto con i suoi futuri fruitori alla verifiche in itinere condotte con il gruppo di lavoro intershyno della Provincia Autonoma dovragrave infatti seguire a lavori ultimati una sperimentazione tale da consentire di evidenziare pregi e difetti di quanto elaborato Una successiva sistematica analisi degli elementi emersi durante questultima fase potragrave infine consentire di correggere il tiro su eventuali criticitagrave suggerendo adeguate modifiche

Thomas Cammilleri - Leonardo Mineo

53 Sullattivitagrave del Gruppo e sui materiali prodotti cfr httpVvwarchivibeniculshyturaliitdivisioncIIIarchiviregionihtm Del Gruppo fanno parte i dotto Livio Cristofolini e Diego Zeni in rappresentanza della Soprintendenza per igrave beni librari e archivistici per la Provincia Autonoma di Trento 54 Sulla necessitagrave di affiancare al titolario di classificazione strumenti integrativi che ne facilitino lutilizzo cfr GUERCIO Principi e metodologia p 218-219 Larricchimenshyto di tali strumenti saragrave possibile incrociando i dati desunti dalla rilevazione con quelli ricavati dagli elenchi dei procedimenti amministrativi predisposti dalle singole strutture provinciali procedendo cosigrave ltmella direzione di una maggiore integrazione dei flussi amministrativi e documentariraquo (EADEM Archugraveistica infomJatica p 70-71) Sulla tendenza a predisporre piani di classificazione basati invece esclusivamente sullanalisi dei procedimenti si vedano le osservazioni critiche presenti ibidem e in BONFIGLIO DOSIO Lattivitagrave delgruppo di lavoro p 249 Universitagrave degli Studi di Trento Universitagrave degli Studi di Siena

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eiallortll)1e di rtrumenti archivistici igravef caso di Treno

messo in crisi la struttura centralizzata eli protocollo ormai inadeguata a gestire efficacemente lintero patrimonio documentario dellente

A un solo decennio di distanza dalla riforma dello Statuto la crisi del sistema centralizzato di protocollo provinciale era ormai evidente quando alla vigilia di un profondo riassetto organizzativo della Proshyvincia Autonoma il settore organizzazione della Segreteria generale affrontograve la questione in uninteressante relazione risalente al dicemshybre 198229

bull Uno dei primi problemi evidenziati nel documento era costituito dalla laquomancanza di normativa definita e comune in ordine alle modalitagrave per luso del protocollo generale sia da parte dei servizi ed uffici che da parte dello stesso Ufficio protocollo generaleraquo30 A tashyle problema si affiancava in tutta la sua evidenza quello della mancashyta risposta organizzativa allaumento delle strutture e delle loro comshypetenze e non ultimo della loro disseminazione in sedi diverse e dishystanti3l

bull Su 54 strutture censite a quella data ben 25 non si servivano del protocollo generale 20 se ne servivano esclusivamente per la proshytocollazione delle delibere e solo le restanti 9 vi ricorrevano anche per altre tipologie documentarie32 Si notava cosIgrave che laquoalcuni servizi e uffici non si servono del protocollo generalegt ricorrendovi solo di tanto in tanto a eliscrezione dei dipendenti o solo per alcune tipoloshygie documentarie Dallanalisi emergevano inoltre problemi legati alla mancanza di un sistema condiviso di classificazione problemi aggrashyvati dalladozione di titolari eli classificazione diversi da parte eli servishyzi e uffici Infine la relazione evidenziava i problemi legati alla manshycanza di laquochiarezza nelluso dellarchivio generaleraquo Pochi erano infatshyti gli uffici che procedevano laquoallinvio del fascicolo agli atti una volta completato presso larchivio generaleraquo ritenendo laquospesso piugrave comoshy

29 Cfr Considerajoni sugli arpetti difum(jonalitagrave deilu1ftcio Protocollo Generale a cura del Settore Organizzazione della Segreteria Generale (dicembre 1982) si ringrazia il dotto Livio Cristofolini per la segnalazione 30 Ibidem p L 3 A tal proposito si lamentava laquounattesa eccessiva al telefono nella richiesta del numero di protocollo Per molti egrave poco agevole linvio materiale dellatto per indishysponibilitagrave di uscieri o a causa di tempi dattesa troppo lunghiraquo (ibidem p 4) 32 Ibidem p 6-11

Ibidem p 4

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do per una piugrave rapida consultazione tenere le pratiche presso i meshydesimi ufficiraquo34

Oltre alle pagine dedicate alle inefficienze del sistema di protocolshylo nella relazione trovava spazio uninteressante parte propositiva nella quale ci si soffermava su alcune possibili soluzioni partendo dalla constatazione che il protocollo generale svolgeva ormai nel dishycembre 1982 laquounattivitagrave meramente residuale e necessariamente dishysorganicaraquo si poneva la questione della laquocompleta ristrutturazione orshyganizzativa e procedurale del servizio di protocollazioneraquo Pur vanshytaggiosa in termini di risparmio e pur offrendo maggiori garanzie di uniformitagrave la riproposizione di laquoununica unitagrave operativa di protocolshylazione di tutti gli atti in partenza e in arrivo per conto di tutti i servizi ed uffici provincialiraquo era valutata come poco funzionale ancorcheacute laquomeccanizzata ed automatizzata ai fini della relativa ricerca e consulshytazione dei documentiraquo La strada da percorrere sembrava quindi quella del decentramento dellattivitagrave di protocollazione presso i goli servizi rendendola omogenea attraverso laquoprocedure e tecniche comuni uniformemente regolamentateraquo A tal fine era stata sottolineshyata la necessitagrave di istituire una commissione di studio che elaborasse uno specifico regolamento in materia di procedure di protocollazioshyne classificazione e archiviazione degli atti Fra i tanti problemi da rishysolvere lobiettivo individuato come laquopeculiare e fondamentale da porsiraquo era ltdindividuazione di chiare procedure di protocollazione e classificazione degli atti in grado di consentire effetti di rapiditagrave e di tempestivitagrave nelle successive operazioni dei documentiraquo valutando nel contempo il ricorso ad laquoadeguati programmi ed attrezzature di eshylaborazione elettronica per ottenere soluzioni di ricerca automaticaraquo propedeutici alla costituzione di un laquosistema informativoraquo dellammishynistrazione provinciale35

bull In via transitoria si giudicava sconveniente limmediata soppressione del protocollo generale per la presenza di strutture che ancora se ne servivano e per la mancanza di concrete soluzioni alternative Tale decisione sarebbe stata del resto ratificata di li a pochi mesi quando la Legge Provinciale 29 aprile 1983 n 12 destinata a regolamentare lassetto amministrativo provinciale sino ai

34 Ibidem p 5 35 Ibidef1J p 13-15

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etalJor(J7lone di strumenti archivistici il caso di Trento

giorni nostri confermograve lesistenza del Protocollo generale affidato questa volta alle cure del costituendo Servizio affari generali36

bull

Tuttavia proprio la riorganizzazione complessiva dellamminishystrazione prevista dalla stessa Lp 121983 avrebbe costituito la preshymessa per il definitivo abbandono del sistema di protocollo centralizshyzato peraltro sancito de iure solo nel 199237

La legge del 1983 stabili infatti la definitiva parcellizzazione delle competenze e delle strutture provinciali distribuendo questultime su tre livelli gerarchici dipartishymenti servizi e uffid8

bull Secondo questarticolazione i dipartimenti costituiscono il livello piugrave alto assieme alla presidenza della Giunta la Giunta laquosvolge attivitagrave connesse allesercizio delle funzioni di esclusishyva competenza del presidente della Giunta provincialeraquo39 mentre i dipartimenti sono incaricati del laquocoordinamento generale delle attivitagrave svolte dalla Provincia nello svolgimento delle proprie attribuzioni e delle funzioni amministrative ad essa eventualmente delegateraquo4o l dishypartimenti in particolare coordinano le attivitagrave delle strutture di seshycondo livello ovvero i servizi Questultimi definiti laquole unitagrave fondashymentali della struttura organizzativaraquo laquosono individuati in relazione

36 Cfr lp 121983 all C n 4 comma c laquolt[il Servizio affari generali] sovrintende al protocollo generale alla allo smistamento ed alla spedizione degli atti alle attivitagrave di stamperia riproduzione e duplicazione al centralino telefonicoraquo) r Ogni riferimento normativo alle competenze del Servizio affari in mateshyria di Protocollo generale scomparve con la legge del 1992 istitutiva dellArchivio provinciale che affidava la responsabilitagrave di controllare la corretta applicazione delshyle norme in materia di degli laquoarchivi correnti e di depositoraquo della Provincia Autonoma al Servizio dal 2001 Servizio ed inforshymatica - laquodintesa con il Servizio beni librari e archivisticiraquo (cfr lp 14 febbraio 1992 n 11 Dispostioni in materia di archivi e istituione dellarchMo provinciale Modifiche alla legge protugravelciale 27 dicembre 1975 n 55 in materia di tutela delpattimonio storico artistishyco epopolare allarticolo 7 della legge prol)inciale 25 febbraio 1985 n 3 ugravez materia di tariffe per lingresso al museo provinciale darte alla legge provinciale 30 luglio 1987 n 12 in materia di attitJttagrave culturali alla legge provinciae 23 novembre 1987 n 32 sul museo darte moderna li conshytemporanea e sul museo provinciale darte e aia legge provinciale 29 aprile 1983 n 12 i11 mateshyria di semii e personale dela Proti11cia autonoma di Trento art 53 comma 3 successivashymente modificato dallart 6 del dpp 17 aprile 2001 n 8-59Leg) 38 Cfr lp 121983 art 4 ltde strutture organizzative della Provincia si articolano in a) presidenza della Giunta b) dipartimenti c) servizi d) uffici Costituiscono supshyporti funzionali le del Presidente della Giunta e degli Assessoriraquo 39 Ibidem art 5 40 IbidetJl art 6

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alle competenze della Provincia per lo svolgimento di attivitagrave contishynuative omogenee nellambito di settori funzionali o di settori di terventoraquo41 Al terzo livello si trovano infine gli uffici articolazioni operative dei servizi o in alcuni casi strutture attivate per la risolushyzione di problemi specifici o per particolari esigenze di decentramenshyto delle attivitagrave svolte dai servizi stessi42 Tale articolato assetto atshytualmente in fase di superament043

aveva quindi implicitamente creashyto i presupposti per la tenuta di un registro di protocollo presso tutte le strutture di primo e di secondo livello e in alcuni casi anche presshyso singoli uffici44

bull Allautonomia organizzativa nella gestione del proshytocollo ha fmito col corrispondere uninevitabile autonomia nella geshystione delle prassi di classificazione e di fascicolazione differenti da dipartimento a dipartimento da servizio a servizio e talvolta addiritshytura da ufficio a ufficio allinterno del medesimo servizi045

bull

3 Lelaborazione di strumenti archivistici metodologie di inshytervento

41 Ibidem art 7 42 Ibidem art 8 43 Cfr lp 16 giugno 2006 n 3 Norme in materia di gOlJemo dellautonomia del Trentino 44 Secondo unindagine condotta dal Servizio per i beni archivistici e librari della Provincia Autonoma nel biennio 1994-1995 erano ormai attivi oltre 100 registri autonomi di protocollo ripartiti fra 66 strutture centrali (dipartimenti e servizi) e 42 strutture periferiche (solitamente uffici) Tali dati sono stati gentilmente forniti dalla Soprintendenza per i beni archivistici e librari per la Provincia Autonoma di Trenshyto Un esempio significativo in tal senso emerso durante la rilevazione effettuata dal gruppo di ricerca presso le strutture del Dipartimento risorse forestali e montashyne nellottobre 2006 egrave costituito dal Servizio foreste e fauna Il servizio egrave composto da 6 uffici centrali e 11 uffici periferici dieci dei quali prendono il nome di Uffici distrettuali forestali e costituiscono la trasposizione operativa delle funzioni svolte dagli uffici centrali mentre lundicesimo egrave lUfficio foreste demaniali Mentre i sei uffici centrali si servono di un unico registro di protocollo gestito a livello di Servishyzio ciascun ufficio decentrato utilizza un proprio registro cosigrave come le stazioni foshyrestali che ne dipendono Tutte le strutture operano secondo le prescrizioni di un comune regolamento per la gestione del protocollo e degli archivi emanato dal Sershyvizio e applicano un unico titolario di classificazione prassi ereditata dalle gestioni precedenti prima statale poi regionale 45 Ne11995 circa un terzo delle strutture provinciali disponeva eli titolari di classifishycazione mentre poco piugrave del 10 disponeva di altri mezzi di corredo quali repershytori indici e rubriche (cfr la nota precedente)

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Sulla scorta di unormai consolidata tradizione di studi che anche in area trentina ha recentemente trovato alcune concrete applicazioshyni46

si egrave scelto quindi un approccio alla realtagrave archivistica della Proshyvincia Autonoma che prevede unattivitagrave di analisi basata sia sulla rishycognizione dallalto delle funzioni assegnate ope legis alle strutture sia sulla ricognizione sul campo delle pratiche di gestione attualshymente in uso Cosigrave facendo si egrave cercato di rispondere alla necessitagrave di creare sistemi di classificazione che abbiano uneffettiva rispondenza nelle attivitagrave concrete poste in essere dalle diverse amministrazioni pena una loro problematica applicabilitagrave47

bull Per sfruttare al meglio il patrimonio di competenze e conoscenze dei singoli funzionari si egrave dunque prevista una prima fase durante la quale i dirigenti di ciascun dipartimento e di ciascun servizio sono stati sottoposti a unintervista strutturata Egrave stato cosigrave possibile raccogliere informazioni in merito alle modalitagrave di gestione dei flussi documentari al personale addetto al protocollo alle tipologie documentarie sottoposte a protocollazioshyne o ad altre forme di registrazione al volume della documentazione acquisita o prodotta nel corso degli ultimi due anni al trattamento destinato a particolari tipologie documentarie come e-mail fax ecc48

bull

Tali elementi che si prevede possano essere di grande utilitagrave nella successiva fase di redazione del manuale di gestione sono stati inteshygrati con la raccolta di materiali in grado di fornire indicazioni sullattivitagrave della struttura quali organigrammi elenchi dei proceshydimenti ma soprattutto piani di classificazione eventualmente in uso che potranno risultare preziosi in sede di costruzione del titolari049

bull

46 Sullelaborazione della metodologia adottata anche nel presente progetto di ricershyca si veda BIGHELIJ et aii Elabora(ione e applica(ione di strumenti archhistici 47 Sulla necessitagrave di tener conto dei motivi per i quali si predispone un piano di classificazione ovvero le necessitagrave di chi produce i documenti si vedano le consishyderazioni svolte in DURANTI 1 documenti archivirtici p 62-63 e GUERCIO ArchugraveJirtica informatica p 73 48 Per una vaJutazione del metodo dellintervista del personale nella creazione di sishystemi di classificazione DURANTI 1 documenti archivistiCi p 68-69 Sullopportunitagrave che laquogli interventi piugrave impegnativi di ricognizione siano accompagnati da un piano di interviste da mediante la predisposizione di un questionario-tiporaquo cfr GUERCIO PrinciPi e metodgia p 223-224 49 Sullutilizzo di tali laquobasi informativeraquo nellelaborazione di piani di classificazione cfr ibideJl p 220-222

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Dopo aver verificato quanto pertinente in potenza alle singole strutture lattivitagrave di rilevazione ha proceduto a unanalisi puntuale di quanto effettivamente si viene traducendo in atto sul piano docushymentario Focalizzando lattenzione sulle unitagrave archivistiche di base sono state quindi predisposte due schede di rilevazione rispettivashymente per la descrizione dei fascicoli e dei registri50

bull Presso ogni struttura sono state cosigrave esaminate le diverse tipologie di unitagrave archishyvistiche prodotte nellultimo biennio rilevando elementi in merito allufficio di provenienza alla denominazione delle unitagrave ai procedishymenti collegati al tipo di gestione (ad esempio annuale o pluriennale) al periodo di conservazione laddove giagrave definito al numero delle unishytagrave consimili aperte nel corso degli anni solari precedenti e alle tipoloshygie dei documenti contenuti nelle unitagrave archivistiche51

bull

Una volta terminata lopera di rilevazione il gruppo di ricerca si dedicheragrave quindi alla rielaborazione dei dati raccolti e alla costruzione del titolario di classificazione Primo passo di questa ulteriore fase sashyragrave lindividuazione di un quadro funzionale al quale rapportare i dati rilevati52

a questo proposito una base di partenza per la riflessione potragrave essere costituita dal titolario per le giunte regionali predisposto dal Gruppo di lavoro per la formulazione di modelli per la riorganizshy

50 Sulla distinzione delle unitagrave archivistiche in laquoatti singoli dello stesso tiporaquo laquofascishycoliraquo e cfr P CARUCCI Il documento contemporaneo Diplomatica e criteri di edishy~one Roma Nuova Italia Scientifica 1987 p 139-148 Sullargomento cfr anche DURANTI I documenti architugravetici p GUERCIO Archivistica informatica p 68-71 BONFIGLIO DOSIO Natura e struttura p 434-435 EADE1 LattugraveJIgravetagrave del gruppo di lashyvoro p M GUERCIO PrinCIpi criteri e metodigrave per la classifica~one darchivio in La metodologia per la dejini~one p 37-40 51 Per un esempio di simili schede di rilevazIgraveone cfr BIGHELLI et alii Elabora~one e applica~one di strumenti archivistici 52 Sullapproccio metodologico alla creazione di sistemi di classificazione basati sulshyle funzioni svolte da un ente cfr R DE Larchiv~o moderno nella pubblica amshyministra~one lV1anuale per la (jrganiz(a~one tenuta efun~onamento degli archivi correnti e di deposito Roma ANAI 1969 p 112-134 IDEM Larchivio contemporaneo Tiolario e classificazione sistematica di competenza nei oderni archivi correnti pubblici epril1ati Roma Nuova Italia Scientifica 1988 PENZO DORLgt La linea dellarco e Ptincipi e metodologia p 199-238 noncheacute Principi criteri e metodiper la cassifica~one p 27-73

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zazl0ne dellarchivio delle Regioni53 bull La riconduzione delle unitagrave arshy

chivistiche rilevate al modello prescelto consentiragrave di verificarne leffettiva applicabilitagrave al caso trentino suggerendo laddove necessashyrio gli opportuni adattamenti La grande messe di informazioni racshycolte in sede di rilevazione consentiragrave inoltre la predisposizione di strumenti descrittivi in grado di agevolare il futuro utilizzo del titolashyrio una descrizjone del tUgraveolario destinata a dettagliare per ciascuna voce i significati le tipologie delle attivitagrave dei fascicoli e dei documenti ad esse riconducibili e un prontuario di classijigravecaone e1enco di singole voshyci dindice ordinate alfabeticamente e collegate al rispettivo codice di dassificaziones4

bull Una volta predisposto un coerente quadro di classishyficazione saragrave determinante una fase di confronto con i suoi futuri fruitori alla verifiche in itinere condotte con il gruppo di lavoro intershyno della Provincia Autonoma dovragrave infatti seguire a lavori ultimati una sperimentazione tale da consentire di evidenziare pregi e difetti di quanto elaborato Una successiva sistematica analisi degli elementi emersi durante questultima fase potragrave infine consentire di correggere il tiro su eventuali criticitagrave suggerendo adeguate modifiche

Thomas Cammilleri - Leonardo Mineo

53 Sullattivitagrave del Gruppo e sui materiali prodotti cfr httpVvwarchivibeniculshyturaliitdivisioncIIIarchiviregionihtm Del Gruppo fanno parte i dotto Livio Cristofolini e Diego Zeni in rappresentanza della Soprintendenza per igrave beni librari e archivistici per la Provincia Autonoma di Trento 54 Sulla necessitagrave di affiancare al titolario di classificazione strumenti integrativi che ne facilitino lutilizzo cfr GUERCIO Principi e metodologia p 218-219 Larricchimenshyto di tali strumenti saragrave possibile incrociando i dati desunti dalla rilevazione con quelli ricavati dagli elenchi dei procedimenti amministrativi predisposti dalle singole strutture provinciali procedendo cosigrave ltmella direzione di una maggiore integrazione dei flussi amministrativi e documentariraquo (EADEM Archugraveistica infomJatica p 70-71) Sulla tendenza a predisporre piani di classificazione basati invece esclusivamente sullanalisi dei procedimenti si vedano le osservazioni critiche presenti ibidem e in BONFIGLIO DOSIO Lattivitagrave delgruppo di lavoro p 249 Universitagrave degli Studi di Trento Universitagrave degli Studi di Siena

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do per una piugrave rapida consultazione tenere le pratiche presso i meshydesimi ufficiraquo34

Oltre alle pagine dedicate alle inefficienze del sistema di protocolshylo nella relazione trovava spazio uninteressante parte propositiva nella quale ci si soffermava su alcune possibili soluzioni partendo dalla constatazione che il protocollo generale svolgeva ormai nel dishycembre 1982 laquounattivitagrave meramente residuale e necessariamente dishysorganicaraquo si poneva la questione della laquocompleta ristrutturazione orshyganizzativa e procedurale del servizio di protocollazioneraquo Pur vanshytaggiosa in termini di risparmio e pur offrendo maggiori garanzie di uniformitagrave la riproposizione di laquoununica unitagrave operativa di protocolshylazione di tutti gli atti in partenza e in arrivo per conto di tutti i servizi ed uffici provincialiraquo era valutata come poco funzionale ancorcheacute laquomeccanizzata ed automatizzata ai fini della relativa ricerca e consulshytazione dei documentiraquo La strada da percorrere sembrava quindi quella del decentramento dellattivitagrave di protocollazione presso i goli servizi rendendola omogenea attraverso laquoprocedure e tecniche comuni uniformemente regolamentateraquo A tal fine era stata sottolineshyata la necessitagrave di istituire una commissione di studio che elaborasse uno specifico regolamento in materia di procedure di protocollazioshyne classificazione e archiviazione degli atti Fra i tanti problemi da rishysolvere lobiettivo individuato come laquopeculiare e fondamentale da porsiraquo era ltdindividuazione di chiare procedure di protocollazione e classificazione degli atti in grado di consentire effetti di rapiditagrave e di tempestivitagrave nelle successive operazioni dei documentiraquo valutando nel contempo il ricorso ad laquoadeguati programmi ed attrezzature di eshylaborazione elettronica per ottenere soluzioni di ricerca automaticaraquo propedeutici alla costituzione di un laquosistema informativoraquo dellammishynistrazione provinciale35

bull In via transitoria si giudicava sconveniente limmediata soppressione del protocollo generale per la presenza di strutture che ancora se ne servivano e per la mancanza di concrete soluzioni alternative Tale decisione sarebbe stata del resto ratificata di li a pochi mesi quando la Legge Provinciale 29 aprile 1983 n 12 destinata a regolamentare lassetto amministrativo provinciale sino ai

34 Ibidem p 5 35 Ibidef1J p 13-15

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etalJor(J7lone di strumenti archivistici il caso di Trento

giorni nostri confermograve lesistenza del Protocollo generale affidato questa volta alle cure del costituendo Servizio affari generali36

bull

Tuttavia proprio la riorganizzazione complessiva dellamminishystrazione prevista dalla stessa Lp 121983 avrebbe costituito la preshymessa per il definitivo abbandono del sistema di protocollo centralizshyzato peraltro sancito de iure solo nel 199237

La legge del 1983 stabili infatti la definitiva parcellizzazione delle competenze e delle strutture provinciali distribuendo questultime su tre livelli gerarchici dipartishymenti servizi e uffid8

bull Secondo questarticolazione i dipartimenti costituiscono il livello piugrave alto assieme alla presidenza della Giunta la Giunta laquosvolge attivitagrave connesse allesercizio delle funzioni di esclusishyva competenza del presidente della Giunta provincialeraquo39 mentre i dipartimenti sono incaricati del laquocoordinamento generale delle attivitagrave svolte dalla Provincia nello svolgimento delle proprie attribuzioni e delle funzioni amministrative ad essa eventualmente delegateraquo4o l dishypartimenti in particolare coordinano le attivitagrave delle strutture di seshycondo livello ovvero i servizi Questultimi definiti laquole unitagrave fondashymentali della struttura organizzativaraquo laquosono individuati in relazione

36 Cfr lp 121983 all C n 4 comma c laquolt[il Servizio affari generali] sovrintende al protocollo generale alla allo smistamento ed alla spedizione degli atti alle attivitagrave di stamperia riproduzione e duplicazione al centralino telefonicoraquo) r Ogni riferimento normativo alle competenze del Servizio affari in mateshyria di Protocollo generale scomparve con la legge del 1992 istitutiva dellArchivio provinciale che affidava la responsabilitagrave di controllare la corretta applicazione delshyle norme in materia di degli laquoarchivi correnti e di depositoraquo della Provincia Autonoma al Servizio dal 2001 Servizio ed inforshymatica - laquodintesa con il Servizio beni librari e archivisticiraquo (cfr lp 14 febbraio 1992 n 11 Dispostioni in materia di archivi e istituione dellarchMo provinciale Modifiche alla legge protugravelciale 27 dicembre 1975 n 55 in materia di tutela delpattimonio storico artistishyco epopolare allarticolo 7 della legge prol)inciale 25 febbraio 1985 n 3 ugravez materia di tariffe per lingresso al museo provinciale darte alla legge provinciale 30 luglio 1987 n 12 in materia di attitJttagrave culturali alla legge provinciae 23 novembre 1987 n 32 sul museo darte moderna li conshytemporanea e sul museo provinciale darte e aia legge provinciale 29 aprile 1983 n 12 i11 mateshyria di semii e personale dela Proti11cia autonoma di Trento art 53 comma 3 successivashymente modificato dallart 6 del dpp 17 aprile 2001 n 8-59Leg) 38 Cfr lp 121983 art 4 ltde strutture organizzative della Provincia si articolano in a) presidenza della Giunta b) dipartimenti c) servizi d) uffici Costituiscono supshyporti funzionali le del Presidente della Giunta e degli Assessoriraquo 39 Ibidem art 5 40 IbidetJl art 6

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alle competenze della Provincia per lo svolgimento di attivitagrave contishynuative omogenee nellambito di settori funzionali o di settori di terventoraquo41 Al terzo livello si trovano infine gli uffici articolazioni operative dei servizi o in alcuni casi strutture attivate per la risolushyzione di problemi specifici o per particolari esigenze di decentramenshyto delle attivitagrave svolte dai servizi stessi42 Tale articolato assetto atshytualmente in fase di superament043

aveva quindi implicitamente creashyto i presupposti per la tenuta di un registro di protocollo presso tutte le strutture di primo e di secondo livello e in alcuni casi anche presshyso singoli uffici44

bull Allautonomia organizzativa nella gestione del proshytocollo ha fmito col corrispondere uninevitabile autonomia nella geshystione delle prassi di classificazione e di fascicolazione differenti da dipartimento a dipartimento da servizio a servizio e talvolta addiritshytura da ufficio a ufficio allinterno del medesimo servizi045

bull

3 Lelaborazione di strumenti archivistici metodologie di inshytervento

41 Ibidem art 7 42 Ibidem art 8 43 Cfr lp 16 giugno 2006 n 3 Norme in materia di gOlJemo dellautonomia del Trentino 44 Secondo unindagine condotta dal Servizio per i beni archivistici e librari della Provincia Autonoma nel biennio 1994-1995 erano ormai attivi oltre 100 registri autonomi di protocollo ripartiti fra 66 strutture centrali (dipartimenti e servizi) e 42 strutture periferiche (solitamente uffici) Tali dati sono stati gentilmente forniti dalla Soprintendenza per i beni archivistici e librari per la Provincia Autonoma di Trenshyto Un esempio significativo in tal senso emerso durante la rilevazione effettuata dal gruppo di ricerca presso le strutture del Dipartimento risorse forestali e montashyne nellottobre 2006 egrave costituito dal Servizio foreste e fauna Il servizio egrave composto da 6 uffici centrali e 11 uffici periferici dieci dei quali prendono il nome di Uffici distrettuali forestali e costituiscono la trasposizione operativa delle funzioni svolte dagli uffici centrali mentre lundicesimo egrave lUfficio foreste demaniali Mentre i sei uffici centrali si servono di un unico registro di protocollo gestito a livello di Servishyzio ciascun ufficio decentrato utilizza un proprio registro cosigrave come le stazioni foshyrestali che ne dipendono Tutte le strutture operano secondo le prescrizioni di un comune regolamento per la gestione del protocollo e degli archivi emanato dal Sershyvizio e applicano un unico titolario di classificazione prassi ereditata dalle gestioni precedenti prima statale poi regionale 45 Ne11995 circa un terzo delle strutture provinciali disponeva eli titolari di classifishycazione mentre poco piugrave del 10 disponeva di altri mezzi di corredo quali repershytori indici e rubriche (cfr la nota precedente)

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efaIJoranone di strumenti architugravetici il caso di Trento

Sulla scorta di unormai consolidata tradizione di studi che anche in area trentina ha recentemente trovato alcune concrete applicazioshyni46

si egrave scelto quindi un approccio alla realtagrave archivistica della Proshyvincia Autonoma che prevede unattivitagrave di analisi basata sia sulla rishycognizione dallalto delle funzioni assegnate ope legis alle strutture sia sulla ricognizione sul campo delle pratiche di gestione attualshymente in uso Cosigrave facendo si egrave cercato di rispondere alla necessitagrave di creare sistemi di classificazione che abbiano uneffettiva rispondenza nelle attivitagrave concrete poste in essere dalle diverse amministrazioni pena una loro problematica applicabilitagrave47

bull Per sfruttare al meglio il patrimonio di competenze e conoscenze dei singoli funzionari si egrave dunque prevista una prima fase durante la quale i dirigenti di ciascun dipartimento e di ciascun servizio sono stati sottoposti a unintervista strutturata Egrave stato cosigrave possibile raccogliere informazioni in merito alle modalitagrave di gestione dei flussi documentari al personale addetto al protocollo alle tipologie documentarie sottoposte a protocollazioshyne o ad altre forme di registrazione al volume della documentazione acquisita o prodotta nel corso degli ultimi due anni al trattamento destinato a particolari tipologie documentarie come e-mail fax ecc48

bull

Tali elementi che si prevede possano essere di grande utilitagrave nella successiva fase di redazione del manuale di gestione sono stati inteshygrati con la raccolta di materiali in grado di fornire indicazioni sullattivitagrave della struttura quali organigrammi elenchi dei proceshydimenti ma soprattutto piani di classificazione eventualmente in uso che potranno risultare preziosi in sede di costruzione del titolari049

bull

46 Sullelaborazione della metodologia adottata anche nel presente progetto di ricershyca si veda BIGHELIJ et aii Elabora(ione e applica(ione di strumenti archhistici 47 Sulla necessitagrave di tener conto dei motivi per i quali si predispone un piano di classificazione ovvero le necessitagrave di chi produce i documenti si vedano le consishyderazioni svolte in DURANTI 1 documenti archivirtici p 62-63 e GUERCIO ArchugraveJirtica informatica p 73 48 Per una vaJutazione del metodo dellintervista del personale nella creazione di sishystemi di classificazione DURANTI 1 documenti archivistiCi p 68-69 Sullopportunitagrave che laquogli interventi piugrave impegnativi di ricognizione siano accompagnati da un piano di interviste da mediante la predisposizione di un questionario-tiporaquo cfr GUERCIO PrinciPi e metodgia p 223-224 49 Sullutilizzo di tali laquobasi informativeraquo nellelaborazione di piani di classificazione cfr ibideJl p 220-222

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Dopo aver verificato quanto pertinente in potenza alle singole strutture lattivitagrave di rilevazione ha proceduto a unanalisi puntuale di quanto effettivamente si viene traducendo in atto sul piano docushymentario Focalizzando lattenzione sulle unitagrave archivistiche di base sono state quindi predisposte due schede di rilevazione rispettivashymente per la descrizione dei fascicoli e dei registri50

bull Presso ogni struttura sono state cosigrave esaminate le diverse tipologie di unitagrave archishyvistiche prodotte nellultimo biennio rilevando elementi in merito allufficio di provenienza alla denominazione delle unitagrave ai procedishymenti collegati al tipo di gestione (ad esempio annuale o pluriennale) al periodo di conservazione laddove giagrave definito al numero delle unishytagrave consimili aperte nel corso degli anni solari precedenti e alle tipoloshygie dei documenti contenuti nelle unitagrave archivistiche51

bull

Una volta terminata lopera di rilevazione il gruppo di ricerca si dedicheragrave quindi alla rielaborazione dei dati raccolti e alla costruzione del titolario di classificazione Primo passo di questa ulteriore fase sashyragrave lindividuazione di un quadro funzionale al quale rapportare i dati rilevati52

a questo proposito una base di partenza per la riflessione potragrave essere costituita dal titolario per le giunte regionali predisposto dal Gruppo di lavoro per la formulazione di modelli per la riorganizshy

50 Sulla distinzione delle unitagrave archivistiche in laquoatti singoli dello stesso tiporaquo laquofascishycoliraquo e cfr P CARUCCI Il documento contemporaneo Diplomatica e criteri di edishy~one Roma Nuova Italia Scientifica 1987 p 139-148 Sullargomento cfr anche DURANTI I documenti architugravetici p GUERCIO Archivistica informatica p 68-71 BONFIGLIO DOSIO Natura e struttura p 434-435 EADE1 LattugraveJIgravetagrave del gruppo di lashyvoro p M GUERCIO PrinCIpi criteri e metodigrave per la classifica~one darchivio in La metodologia per la dejini~one p 37-40 51 Per un esempio di simili schede di rilevazIgraveone cfr BIGHELLI et alii Elabora~one e applica~one di strumenti archivistici 52 Sullapproccio metodologico alla creazione di sistemi di classificazione basati sulshyle funzioni svolte da un ente cfr R DE Larchiv~o moderno nella pubblica amshyministra~one lV1anuale per la (jrganiz(a~one tenuta efun~onamento degli archivi correnti e di deposito Roma ANAI 1969 p 112-134 IDEM Larchivio contemporaneo Tiolario e classificazione sistematica di competenza nei oderni archivi correnti pubblici epril1ati Roma Nuova Italia Scientifica 1988 PENZO DORLgt La linea dellarco e Ptincipi e metodologia p 199-238 noncheacute Principi criteri e metodiper la cassifica~one p 27-73

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PIlIMrZDtnflP di strumenti archivistici il caso di Trento

zazl0ne dellarchivio delle Regioni53 bull La riconduzione delle unitagrave arshy

chivistiche rilevate al modello prescelto consentiragrave di verificarne leffettiva applicabilitagrave al caso trentino suggerendo laddove necessashyrio gli opportuni adattamenti La grande messe di informazioni racshycolte in sede di rilevazione consentiragrave inoltre la predisposizione di strumenti descrittivi in grado di agevolare il futuro utilizzo del titolashyrio una descrizjone del tUgraveolario destinata a dettagliare per ciascuna voce i significati le tipologie delle attivitagrave dei fascicoli e dei documenti ad esse riconducibili e un prontuario di classijigravecaone e1enco di singole voshyci dindice ordinate alfabeticamente e collegate al rispettivo codice di dassificaziones4

bull Una volta predisposto un coerente quadro di classishyficazione saragrave determinante una fase di confronto con i suoi futuri fruitori alla verifiche in itinere condotte con il gruppo di lavoro intershyno della Provincia Autonoma dovragrave infatti seguire a lavori ultimati una sperimentazione tale da consentire di evidenziare pregi e difetti di quanto elaborato Una successiva sistematica analisi degli elementi emersi durante questultima fase potragrave infine consentire di correggere il tiro su eventuali criticitagrave suggerendo adeguate modifiche

Thomas Cammilleri - Leonardo Mineo

53 Sullattivitagrave del Gruppo e sui materiali prodotti cfr httpVvwarchivibeniculshyturaliitdivisioncIIIarchiviregionihtm Del Gruppo fanno parte i dotto Livio Cristofolini e Diego Zeni in rappresentanza della Soprintendenza per igrave beni librari e archivistici per la Provincia Autonoma di Trento 54 Sulla necessitagrave di affiancare al titolario di classificazione strumenti integrativi che ne facilitino lutilizzo cfr GUERCIO Principi e metodologia p 218-219 Larricchimenshyto di tali strumenti saragrave possibile incrociando i dati desunti dalla rilevazione con quelli ricavati dagli elenchi dei procedimenti amministrativi predisposti dalle singole strutture provinciali procedendo cosigrave ltmella direzione di una maggiore integrazione dei flussi amministrativi e documentariraquo (EADEM Archugraveistica infomJatica p 70-71) Sulla tendenza a predisporre piani di classificazione basati invece esclusivamente sullanalisi dei procedimenti si vedano le osservazioni critiche presenti ibidem e in BONFIGLIO DOSIO Lattivitagrave delgruppo di lavoro p 249 Universitagrave degli Studi di Trento Universitagrave degli Studi di Siena

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etalJor(J7lone di strumenti archivistici il caso di Trento

giorni nostri confermograve lesistenza del Protocollo generale affidato questa volta alle cure del costituendo Servizio affari generali36

bull

Tuttavia proprio la riorganizzazione complessiva dellamminishystrazione prevista dalla stessa Lp 121983 avrebbe costituito la preshymessa per il definitivo abbandono del sistema di protocollo centralizshyzato peraltro sancito de iure solo nel 199237

La legge del 1983 stabili infatti la definitiva parcellizzazione delle competenze e delle strutture provinciali distribuendo questultime su tre livelli gerarchici dipartishymenti servizi e uffid8

bull Secondo questarticolazione i dipartimenti costituiscono il livello piugrave alto assieme alla presidenza della Giunta la Giunta laquosvolge attivitagrave connesse allesercizio delle funzioni di esclusishyva competenza del presidente della Giunta provincialeraquo39 mentre i dipartimenti sono incaricati del laquocoordinamento generale delle attivitagrave svolte dalla Provincia nello svolgimento delle proprie attribuzioni e delle funzioni amministrative ad essa eventualmente delegateraquo4o l dishypartimenti in particolare coordinano le attivitagrave delle strutture di seshycondo livello ovvero i servizi Questultimi definiti laquole unitagrave fondashymentali della struttura organizzativaraquo laquosono individuati in relazione

36 Cfr lp 121983 all C n 4 comma c laquolt[il Servizio affari generali] sovrintende al protocollo generale alla allo smistamento ed alla spedizione degli atti alle attivitagrave di stamperia riproduzione e duplicazione al centralino telefonicoraquo) r Ogni riferimento normativo alle competenze del Servizio affari in mateshyria di Protocollo generale scomparve con la legge del 1992 istitutiva dellArchivio provinciale che affidava la responsabilitagrave di controllare la corretta applicazione delshyle norme in materia di degli laquoarchivi correnti e di depositoraquo della Provincia Autonoma al Servizio dal 2001 Servizio ed inforshymatica - laquodintesa con il Servizio beni librari e archivisticiraquo (cfr lp 14 febbraio 1992 n 11 Dispostioni in materia di archivi e istituione dellarchMo provinciale Modifiche alla legge protugravelciale 27 dicembre 1975 n 55 in materia di tutela delpattimonio storico artistishyco epopolare allarticolo 7 della legge prol)inciale 25 febbraio 1985 n 3 ugravez materia di tariffe per lingresso al museo provinciale darte alla legge provinciale 30 luglio 1987 n 12 in materia di attitJttagrave culturali alla legge provinciae 23 novembre 1987 n 32 sul museo darte moderna li conshytemporanea e sul museo provinciale darte e aia legge provinciale 29 aprile 1983 n 12 i11 mateshyria di semii e personale dela Proti11cia autonoma di Trento art 53 comma 3 successivashymente modificato dallart 6 del dpp 17 aprile 2001 n 8-59Leg) 38 Cfr lp 121983 art 4 ltde strutture organizzative della Provincia si articolano in a) presidenza della Giunta b) dipartimenti c) servizi d) uffici Costituiscono supshyporti funzionali le del Presidente della Giunta e degli Assessoriraquo 39 Ibidem art 5 40 IbidetJl art 6

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alle competenze della Provincia per lo svolgimento di attivitagrave contishynuative omogenee nellambito di settori funzionali o di settori di terventoraquo41 Al terzo livello si trovano infine gli uffici articolazioni operative dei servizi o in alcuni casi strutture attivate per la risolushyzione di problemi specifici o per particolari esigenze di decentramenshyto delle attivitagrave svolte dai servizi stessi42 Tale articolato assetto atshytualmente in fase di superament043

aveva quindi implicitamente creashyto i presupposti per la tenuta di un registro di protocollo presso tutte le strutture di primo e di secondo livello e in alcuni casi anche presshyso singoli uffici44

bull Allautonomia organizzativa nella gestione del proshytocollo ha fmito col corrispondere uninevitabile autonomia nella geshystione delle prassi di classificazione e di fascicolazione differenti da dipartimento a dipartimento da servizio a servizio e talvolta addiritshytura da ufficio a ufficio allinterno del medesimo servizi045

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3 Lelaborazione di strumenti archivistici metodologie di inshytervento

41 Ibidem art 7 42 Ibidem art 8 43 Cfr lp 16 giugno 2006 n 3 Norme in materia di gOlJemo dellautonomia del Trentino 44 Secondo unindagine condotta dal Servizio per i beni archivistici e librari della Provincia Autonoma nel biennio 1994-1995 erano ormai attivi oltre 100 registri autonomi di protocollo ripartiti fra 66 strutture centrali (dipartimenti e servizi) e 42 strutture periferiche (solitamente uffici) Tali dati sono stati gentilmente forniti dalla Soprintendenza per i beni archivistici e librari per la Provincia Autonoma di Trenshyto Un esempio significativo in tal senso emerso durante la rilevazione effettuata dal gruppo di ricerca presso le strutture del Dipartimento risorse forestali e montashyne nellottobre 2006 egrave costituito dal Servizio foreste e fauna Il servizio egrave composto da 6 uffici centrali e 11 uffici periferici dieci dei quali prendono il nome di Uffici distrettuali forestali e costituiscono la trasposizione operativa delle funzioni svolte dagli uffici centrali mentre lundicesimo egrave lUfficio foreste demaniali Mentre i sei uffici centrali si servono di un unico registro di protocollo gestito a livello di Servishyzio ciascun ufficio decentrato utilizza un proprio registro cosigrave come le stazioni foshyrestali che ne dipendono Tutte le strutture operano secondo le prescrizioni di un comune regolamento per la gestione del protocollo e degli archivi emanato dal Sershyvizio e applicano un unico titolario di classificazione prassi ereditata dalle gestioni precedenti prima statale poi regionale 45 Ne11995 circa un terzo delle strutture provinciali disponeva eli titolari di classifishycazione mentre poco piugrave del 10 disponeva di altri mezzi di corredo quali repershytori indici e rubriche (cfr la nota precedente)

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efaIJoranone di strumenti architugravetici il caso di Trento

Sulla scorta di unormai consolidata tradizione di studi che anche in area trentina ha recentemente trovato alcune concrete applicazioshyni46

si egrave scelto quindi un approccio alla realtagrave archivistica della Proshyvincia Autonoma che prevede unattivitagrave di analisi basata sia sulla rishycognizione dallalto delle funzioni assegnate ope legis alle strutture sia sulla ricognizione sul campo delle pratiche di gestione attualshymente in uso Cosigrave facendo si egrave cercato di rispondere alla necessitagrave di creare sistemi di classificazione che abbiano uneffettiva rispondenza nelle attivitagrave concrete poste in essere dalle diverse amministrazioni pena una loro problematica applicabilitagrave47

bull Per sfruttare al meglio il patrimonio di competenze e conoscenze dei singoli funzionari si egrave dunque prevista una prima fase durante la quale i dirigenti di ciascun dipartimento e di ciascun servizio sono stati sottoposti a unintervista strutturata Egrave stato cosigrave possibile raccogliere informazioni in merito alle modalitagrave di gestione dei flussi documentari al personale addetto al protocollo alle tipologie documentarie sottoposte a protocollazioshyne o ad altre forme di registrazione al volume della documentazione acquisita o prodotta nel corso degli ultimi due anni al trattamento destinato a particolari tipologie documentarie come e-mail fax ecc48

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Tali elementi che si prevede possano essere di grande utilitagrave nella successiva fase di redazione del manuale di gestione sono stati inteshygrati con la raccolta di materiali in grado di fornire indicazioni sullattivitagrave della struttura quali organigrammi elenchi dei proceshydimenti ma soprattutto piani di classificazione eventualmente in uso che potranno risultare preziosi in sede di costruzione del titolari049

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46 Sullelaborazione della metodologia adottata anche nel presente progetto di ricershyca si veda BIGHELIJ et aii Elabora(ione e applica(ione di strumenti archhistici 47 Sulla necessitagrave di tener conto dei motivi per i quali si predispone un piano di classificazione ovvero le necessitagrave di chi produce i documenti si vedano le consishyderazioni svolte in DURANTI 1 documenti archivirtici p 62-63 e GUERCIO ArchugraveJirtica informatica p 73 48 Per una vaJutazione del metodo dellintervista del personale nella creazione di sishystemi di classificazione DURANTI 1 documenti archivistiCi p 68-69 Sullopportunitagrave che laquogli interventi piugrave impegnativi di ricognizione siano accompagnati da un piano di interviste da mediante la predisposizione di un questionario-tiporaquo cfr GUERCIO PrinciPi e metodgia p 223-224 49 Sullutilizzo di tali laquobasi informativeraquo nellelaborazione di piani di classificazione cfr ibideJl p 220-222

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Dopo aver verificato quanto pertinente in potenza alle singole strutture lattivitagrave di rilevazione ha proceduto a unanalisi puntuale di quanto effettivamente si viene traducendo in atto sul piano docushymentario Focalizzando lattenzione sulle unitagrave archivistiche di base sono state quindi predisposte due schede di rilevazione rispettivashymente per la descrizione dei fascicoli e dei registri50

bull Presso ogni struttura sono state cosigrave esaminate le diverse tipologie di unitagrave archishyvistiche prodotte nellultimo biennio rilevando elementi in merito allufficio di provenienza alla denominazione delle unitagrave ai procedishymenti collegati al tipo di gestione (ad esempio annuale o pluriennale) al periodo di conservazione laddove giagrave definito al numero delle unishytagrave consimili aperte nel corso degli anni solari precedenti e alle tipoloshygie dei documenti contenuti nelle unitagrave archivistiche51

bull

Una volta terminata lopera di rilevazione il gruppo di ricerca si dedicheragrave quindi alla rielaborazione dei dati raccolti e alla costruzione del titolario di classificazione Primo passo di questa ulteriore fase sashyragrave lindividuazione di un quadro funzionale al quale rapportare i dati rilevati52

a questo proposito una base di partenza per la riflessione potragrave essere costituita dal titolario per le giunte regionali predisposto dal Gruppo di lavoro per la formulazione di modelli per la riorganizshy

50 Sulla distinzione delle unitagrave archivistiche in laquoatti singoli dello stesso tiporaquo laquofascishycoliraquo e cfr P CARUCCI Il documento contemporaneo Diplomatica e criteri di edishy~one Roma Nuova Italia Scientifica 1987 p 139-148 Sullargomento cfr anche DURANTI I documenti architugravetici p GUERCIO Archivistica informatica p 68-71 BONFIGLIO DOSIO Natura e struttura p 434-435 EADE1 LattugraveJIgravetagrave del gruppo di lashyvoro p M GUERCIO PrinCIpi criteri e metodigrave per la classifica~one darchivio in La metodologia per la dejini~one p 37-40 51 Per un esempio di simili schede di rilevazIgraveone cfr BIGHELLI et alii Elabora~one e applica~one di strumenti archivistici 52 Sullapproccio metodologico alla creazione di sistemi di classificazione basati sulshyle funzioni svolte da un ente cfr R DE Larchiv~o moderno nella pubblica amshyministra~one lV1anuale per la (jrganiz(a~one tenuta efun~onamento degli archivi correnti e di deposito Roma ANAI 1969 p 112-134 IDEM Larchivio contemporaneo Tiolario e classificazione sistematica di competenza nei oderni archivi correnti pubblici epril1ati Roma Nuova Italia Scientifica 1988 PENZO DORLgt La linea dellarco e Ptincipi e metodologia p 199-238 noncheacute Principi criteri e metodiper la cassifica~one p 27-73

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zazl0ne dellarchivio delle Regioni53 bull La riconduzione delle unitagrave arshy

chivistiche rilevate al modello prescelto consentiragrave di verificarne leffettiva applicabilitagrave al caso trentino suggerendo laddove necessashyrio gli opportuni adattamenti La grande messe di informazioni racshycolte in sede di rilevazione consentiragrave inoltre la predisposizione di strumenti descrittivi in grado di agevolare il futuro utilizzo del titolashyrio una descrizjone del tUgraveolario destinata a dettagliare per ciascuna voce i significati le tipologie delle attivitagrave dei fascicoli e dei documenti ad esse riconducibili e un prontuario di classijigravecaone e1enco di singole voshyci dindice ordinate alfabeticamente e collegate al rispettivo codice di dassificaziones4

bull Una volta predisposto un coerente quadro di classishyficazione saragrave determinante una fase di confronto con i suoi futuri fruitori alla verifiche in itinere condotte con il gruppo di lavoro intershyno della Provincia Autonoma dovragrave infatti seguire a lavori ultimati una sperimentazione tale da consentire di evidenziare pregi e difetti di quanto elaborato Una successiva sistematica analisi degli elementi emersi durante questultima fase potragrave infine consentire di correggere il tiro su eventuali criticitagrave suggerendo adeguate modifiche

Thomas Cammilleri - Leonardo Mineo

53 Sullattivitagrave del Gruppo e sui materiali prodotti cfr httpVvwarchivibeniculshyturaliitdivisioncIIIarchiviregionihtm Del Gruppo fanno parte i dotto Livio Cristofolini e Diego Zeni in rappresentanza della Soprintendenza per igrave beni librari e archivistici per la Provincia Autonoma di Trento 54 Sulla necessitagrave di affiancare al titolario di classificazione strumenti integrativi che ne facilitino lutilizzo cfr GUERCIO Principi e metodologia p 218-219 Larricchimenshyto di tali strumenti saragrave possibile incrociando i dati desunti dalla rilevazione con quelli ricavati dagli elenchi dei procedimenti amministrativi predisposti dalle singole strutture provinciali procedendo cosigrave ltmella direzione di una maggiore integrazione dei flussi amministrativi e documentariraquo (EADEM Archugraveistica infomJatica p 70-71) Sulla tendenza a predisporre piani di classificazione basati invece esclusivamente sullanalisi dei procedimenti si vedano le osservazioni critiche presenti ibidem e in BONFIGLIO DOSIO Lattivitagrave delgruppo di lavoro p 249 Universitagrave degli Studi di Trento Universitagrave degli Studi di Siena

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alle competenze della Provincia per lo svolgimento di attivitagrave contishynuative omogenee nellambito di settori funzionali o di settori di terventoraquo41 Al terzo livello si trovano infine gli uffici articolazioni operative dei servizi o in alcuni casi strutture attivate per la risolushyzione di problemi specifici o per particolari esigenze di decentramenshyto delle attivitagrave svolte dai servizi stessi42 Tale articolato assetto atshytualmente in fase di superament043

aveva quindi implicitamente creashyto i presupposti per la tenuta di un registro di protocollo presso tutte le strutture di primo e di secondo livello e in alcuni casi anche presshyso singoli uffici44

bull Allautonomia organizzativa nella gestione del proshytocollo ha fmito col corrispondere uninevitabile autonomia nella geshystione delle prassi di classificazione e di fascicolazione differenti da dipartimento a dipartimento da servizio a servizio e talvolta addiritshytura da ufficio a ufficio allinterno del medesimo servizi045

bull

3 Lelaborazione di strumenti archivistici metodologie di inshytervento

41 Ibidem art 7 42 Ibidem art 8 43 Cfr lp 16 giugno 2006 n 3 Norme in materia di gOlJemo dellautonomia del Trentino 44 Secondo unindagine condotta dal Servizio per i beni archivistici e librari della Provincia Autonoma nel biennio 1994-1995 erano ormai attivi oltre 100 registri autonomi di protocollo ripartiti fra 66 strutture centrali (dipartimenti e servizi) e 42 strutture periferiche (solitamente uffici) Tali dati sono stati gentilmente forniti dalla Soprintendenza per i beni archivistici e librari per la Provincia Autonoma di Trenshyto Un esempio significativo in tal senso emerso durante la rilevazione effettuata dal gruppo di ricerca presso le strutture del Dipartimento risorse forestali e montashyne nellottobre 2006 egrave costituito dal Servizio foreste e fauna Il servizio egrave composto da 6 uffici centrali e 11 uffici periferici dieci dei quali prendono il nome di Uffici distrettuali forestali e costituiscono la trasposizione operativa delle funzioni svolte dagli uffici centrali mentre lundicesimo egrave lUfficio foreste demaniali Mentre i sei uffici centrali si servono di un unico registro di protocollo gestito a livello di Servishyzio ciascun ufficio decentrato utilizza un proprio registro cosigrave come le stazioni foshyrestali che ne dipendono Tutte le strutture operano secondo le prescrizioni di un comune regolamento per la gestione del protocollo e degli archivi emanato dal Sershyvizio e applicano un unico titolario di classificazione prassi ereditata dalle gestioni precedenti prima statale poi regionale 45 Ne11995 circa un terzo delle strutture provinciali disponeva eli titolari di classifishycazione mentre poco piugrave del 10 disponeva di altri mezzi di corredo quali repershytori indici e rubriche (cfr la nota precedente)

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efaIJoranone di strumenti architugravetici il caso di Trento

Sulla scorta di unormai consolidata tradizione di studi che anche in area trentina ha recentemente trovato alcune concrete applicazioshyni46

si egrave scelto quindi un approccio alla realtagrave archivistica della Proshyvincia Autonoma che prevede unattivitagrave di analisi basata sia sulla rishycognizione dallalto delle funzioni assegnate ope legis alle strutture sia sulla ricognizione sul campo delle pratiche di gestione attualshymente in uso Cosigrave facendo si egrave cercato di rispondere alla necessitagrave di creare sistemi di classificazione che abbiano uneffettiva rispondenza nelle attivitagrave concrete poste in essere dalle diverse amministrazioni pena una loro problematica applicabilitagrave47

bull Per sfruttare al meglio il patrimonio di competenze e conoscenze dei singoli funzionari si egrave dunque prevista una prima fase durante la quale i dirigenti di ciascun dipartimento e di ciascun servizio sono stati sottoposti a unintervista strutturata Egrave stato cosigrave possibile raccogliere informazioni in merito alle modalitagrave di gestione dei flussi documentari al personale addetto al protocollo alle tipologie documentarie sottoposte a protocollazioshyne o ad altre forme di registrazione al volume della documentazione acquisita o prodotta nel corso degli ultimi due anni al trattamento destinato a particolari tipologie documentarie come e-mail fax ecc48

bull

Tali elementi che si prevede possano essere di grande utilitagrave nella successiva fase di redazione del manuale di gestione sono stati inteshygrati con la raccolta di materiali in grado di fornire indicazioni sullattivitagrave della struttura quali organigrammi elenchi dei proceshydimenti ma soprattutto piani di classificazione eventualmente in uso che potranno risultare preziosi in sede di costruzione del titolari049

bull

46 Sullelaborazione della metodologia adottata anche nel presente progetto di ricershyca si veda BIGHELIJ et aii Elabora(ione e applica(ione di strumenti archhistici 47 Sulla necessitagrave di tener conto dei motivi per i quali si predispone un piano di classificazione ovvero le necessitagrave di chi produce i documenti si vedano le consishyderazioni svolte in DURANTI 1 documenti archivirtici p 62-63 e GUERCIO ArchugraveJirtica informatica p 73 48 Per una vaJutazione del metodo dellintervista del personale nella creazione di sishystemi di classificazione DURANTI 1 documenti archivistiCi p 68-69 Sullopportunitagrave che laquogli interventi piugrave impegnativi di ricognizione siano accompagnati da un piano di interviste da mediante la predisposizione di un questionario-tiporaquo cfr GUERCIO PrinciPi e metodgia p 223-224 49 Sullutilizzo di tali laquobasi informativeraquo nellelaborazione di piani di classificazione cfr ibideJl p 220-222

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T CAMMILLERI - L MI-rEO

Dopo aver verificato quanto pertinente in potenza alle singole strutture lattivitagrave di rilevazione ha proceduto a unanalisi puntuale di quanto effettivamente si viene traducendo in atto sul piano docushymentario Focalizzando lattenzione sulle unitagrave archivistiche di base sono state quindi predisposte due schede di rilevazione rispettivashymente per la descrizione dei fascicoli e dei registri50

bull Presso ogni struttura sono state cosigrave esaminate le diverse tipologie di unitagrave archishyvistiche prodotte nellultimo biennio rilevando elementi in merito allufficio di provenienza alla denominazione delle unitagrave ai procedishymenti collegati al tipo di gestione (ad esempio annuale o pluriennale) al periodo di conservazione laddove giagrave definito al numero delle unishytagrave consimili aperte nel corso degli anni solari precedenti e alle tipoloshygie dei documenti contenuti nelle unitagrave archivistiche51

bull

Una volta terminata lopera di rilevazione il gruppo di ricerca si dedicheragrave quindi alla rielaborazione dei dati raccolti e alla costruzione del titolario di classificazione Primo passo di questa ulteriore fase sashyragrave lindividuazione di un quadro funzionale al quale rapportare i dati rilevati52

a questo proposito una base di partenza per la riflessione potragrave essere costituita dal titolario per le giunte regionali predisposto dal Gruppo di lavoro per la formulazione di modelli per la riorganizshy

50 Sulla distinzione delle unitagrave archivistiche in laquoatti singoli dello stesso tiporaquo laquofascishycoliraquo e cfr P CARUCCI Il documento contemporaneo Diplomatica e criteri di edishy~one Roma Nuova Italia Scientifica 1987 p 139-148 Sullargomento cfr anche DURANTI I documenti architugravetici p GUERCIO Archivistica informatica p 68-71 BONFIGLIO DOSIO Natura e struttura p 434-435 EADE1 LattugraveJIgravetagrave del gruppo di lashyvoro p M GUERCIO PrinCIpi criteri e metodigrave per la classifica~one darchivio in La metodologia per la dejini~one p 37-40 51 Per un esempio di simili schede di rilevazIgraveone cfr BIGHELLI et alii Elabora~one e applica~one di strumenti archivistici 52 Sullapproccio metodologico alla creazione di sistemi di classificazione basati sulshyle funzioni svolte da un ente cfr R DE Larchiv~o moderno nella pubblica amshyministra~one lV1anuale per la (jrganiz(a~one tenuta efun~onamento degli archivi correnti e di deposito Roma ANAI 1969 p 112-134 IDEM Larchivio contemporaneo Tiolario e classificazione sistematica di competenza nei oderni archivi correnti pubblici epril1ati Roma Nuova Italia Scientifica 1988 PENZO DORLgt La linea dellarco e Ptincipi e metodologia p 199-238 noncheacute Principi criteri e metodiper la cassifica~one p 27-73

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PIlIMrZDtnflP di strumenti archivistici il caso di Trento

zazl0ne dellarchivio delle Regioni53 bull La riconduzione delle unitagrave arshy

chivistiche rilevate al modello prescelto consentiragrave di verificarne leffettiva applicabilitagrave al caso trentino suggerendo laddove necessashyrio gli opportuni adattamenti La grande messe di informazioni racshycolte in sede di rilevazione consentiragrave inoltre la predisposizione di strumenti descrittivi in grado di agevolare il futuro utilizzo del titolashyrio una descrizjone del tUgraveolario destinata a dettagliare per ciascuna voce i significati le tipologie delle attivitagrave dei fascicoli e dei documenti ad esse riconducibili e un prontuario di classijigravecaone e1enco di singole voshyci dindice ordinate alfabeticamente e collegate al rispettivo codice di dassificaziones4

bull Una volta predisposto un coerente quadro di classishyficazione saragrave determinante una fase di confronto con i suoi futuri fruitori alla verifiche in itinere condotte con il gruppo di lavoro intershyno della Provincia Autonoma dovragrave infatti seguire a lavori ultimati una sperimentazione tale da consentire di evidenziare pregi e difetti di quanto elaborato Una successiva sistematica analisi degli elementi emersi durante questultima fase potragrave infine consentire di correggere il tiro su eventuali criticitagrave suggerendo adeguate modifiche

Thomas Cammilleri - Leonardo Mineo

53 Sullattivitagrave del Gruppo e sui materiali prodotti cfr httpVvwarchivibeniculshyturaliitdivisioncIIIarchiviregionihtm Del Gruppo fanno parte i dotto Livio Cristofolini e Diego Zeni in rappresentanza della Soprintendenza per igrave beni librari e archivistici per la Provincia Autonoma di Trento 54 Sulla necessitagrave di affiancare al titolario di classificazione strumenti integrativi che ne facilitino lutilizzo cfr GUERCIO Principi e metodologia p 218-219 Larricchimenshyto di tali strumenti saragrave possibile incrociando i dati desunti dalla rilevazione con quelli ricavati dagli elenchi dei procedimenti amministrativi predisposti dalle singole strutture provinciali procedendo cosigrave ltmella direzione di una maggiore integrazione dei flussi amministrativi e documentariraquo (EADEM Archugraveistica infomJatica p 70-71) Sulla tendenza a predisporre piani di classificazione basati invece esclusivamente sullanalisi dei procedimenti si vedano le osservazioni critiche presenti ibidem e in BONFIGLIO DOSIO Lattivitagrave delgruppo di lavoro p 249 Universitagrave degli Studi di Trento Universitagrave degli Studi di Siena

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efaIJoranone di strumenti architugravetici il caso di Trento

Sulla scorta di unormai consolidata tradizione di studi che anche in area trentina ha recentemente trovato alcune concrete applicazioshyni46

si egrave scelto quindi un approccio alla realtagrave archivistica della Proshyvincia Autonoma che prevede unattivitagrave di analisi basata sia sulla rishycognizione dallalto delle funzioni assegnate ope legis alle strutture sia sulla ricognizione sul campo delle pratiche di gestione attualshymente in uso Cosigrave facendo si egrave cercato di rispondere alla necessitagrave di creare sistemi di classificazione che abbiano uneffettiva rispondenza nelle attivitagrave concrete poste in essere dalle diverse amministrazioni pena una loro problematica applicabilitagrave47

bull Per sfruttare al meglio il patrimonio di competenze e conoscenze dei singoli funzionari si egrave dunque prevista una prima fase durante la quale i dirigenti di ciascun dipartimento e di ciascun servizio sono stati sottoposti a unintervista strutturata Egrave stato cosigrave possibile raccogliere informazioni in merito alle modalitagrave di gestione dei flussi documentari al personale addetto al protocollo alle tipologie documentarie sottoposte a protocollazioshyne o ad altre forme di registrazione al volume della documentazione acquisita o prodotta nel corso degli ultimi due anni al trattamento destinato a particolari tipologie documentarie come e-mail fax ecc48

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Tali elementi che si prevede possano essere di grande utilitagrave nella successiva fase di redazione del manuale di gestione sono stati inteshygrati con la raccolta di materiali in grado di fornire indicazioni sullattivitagrave della struttura quali organigrammi elenchi dei proceshydimenti ma soprattutto piani di classificazione eventualmente in uso che potranno risultare preziosi in sede di costruzione del titolari049

bull

46 Sullelaborazione della metodologia adottata anche nel presente progetto di ricershyca si veda BIGHELIJ et aii Elabora(ione e applica(ione di strumenti archhistici 47 Sulla necessitagrave di tener conto dei motivi per i quali si predispone un piano di classificazione ovvero le necessitagrave di chi produce i documenti si vedano le consishyderazioni svolte in DURANTI 1 documenti archivirtici p 62-63 e GUERCIO ArchugraveJirtica informatica p 73 48 Per una vaJutazione del metodo dellintervista del personale nella creazione di sishystemi di classificazione DURANTI 1 documenti archivistiCi p 68-69 Sullopportunitagrave che laquogli interventi piugrave impegnativi di ricognizione siano accompagnati da un piano di interviste da mediante la predisposizione di un questionario-tiporaquo cfr GUERCIO PrinciPi e metodgia p 223-224 49 Sullutilizzo di tali laquobasi informativeraquo nellelaborazione di piani di classificazione cfr ibideJl p 220-222

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Dopo aver verificato quanto pertinente in potenza alle singole strutture lattivitagrave di rilevazione ha proceduto a unanalisi puntuale di quanto effettivamente si viene traducendo in atto sul piano docushymentario Focalizzando lattenzione sulle unitagrave archivistiche di base sono state quindi predisposte due schede di rilevazione rispettivashymente per la descrizione dei fascicoli e dei registri50

bull Presso ogni struttura sono state cosigrave esaminate le diverse tipologie di unitagrave archishyvistiche prodotte nellultimo biennio rilevando elementi in merito allufficio di provenienza alla denominazione delle unitagrave ai procedishymenti collegati al tipo di gestione (ad esempio annuale o pluriennale) al periodo di conservazione laddove giagrave definito al numero delle unishytagrave consimili aperte nel corso degli anni solari precedenti e alle tipoloshygie dei documenti contenuti nelle unitagrave archivistiche51

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Una volta terminata lopera di rilevazione il gruppo di ricerca si dedicheragrave quindi alla rielaborazione dei dati raccolti e alla costruzione del titolario di classificazione Primo passo di questa ulteriore fase sashyragrave lindividuazione di un quadro funzionale al quale rapportare i dati rilevati52

a questo proposito una base di partenza per la riflessione potragrave essere costituita dal titolario per le giunte regionali predisposto dal Gruppo di lavoro per la formulazione di modelli per la riorganizshy

50 Sulla distinzione delle unitagrave archivistiche in laquoatti singoli dello stesso tiporaquo laquofascishycoliraquo e cfr P CARUCCI Il documento contemporaneo Diplomatica e criteri di edishy~one Roma Nuova Italia Scientifica 1987 p 139-148 Sullargomento cfr anche DURANTI I documenti architugravetici p GUERCIO Archivistica informatica p 68-71 BONFIGLIO DOSIO Natura e struttura p 434-435 EADE1 LattugraveJIgravetagrave del gruppo di lashyvoro p M GUERCIO PrinCIpi criteri e metodigrave per la classifica~one darchivio in La metodologia per la dejini~one p 37-40 51 Per un esempio di simili schede di rilevazIgraveone cfr BIGHELLI et alii Elabora~one e applica~one di strumenti archivistici 52 Sullapproccio metodologico alla creazione di sistemi di classificazione basati sulshyle funzioni svolte da un ente cfr R DE Larchiv~o moderno nella pubblica amshyministra~one lV1anuale per la (jrganiz(a~one tenuta efun~onamento degli archivi correnti e di deposito Roma ANAI 1969 p 112-134 IDEM Larchivio contemporaneo Tiolario e classificazione sistematica di competenza nei oderni archivi correnti pubblici epril1ati Roma Nuova Italia Scientifica 1988 PENZO DORLgt La linea dellarco e Ptincipi e metodologia p 199-238 noncheacute Principi criteri e metodiper la cassifica~one p 27-73

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zazl0ne dellarchivio delle Regioni53 bull La riconduzione delle unitagrave arshy

chivistiche rilevate al modello prescelto consentiragrave di verificarne leffettiva applicabilitagrave al caso trentino suggerendo laddove necessashyrio gli opportuni adattamenti La grande messe di informazioni racshycolte in sede di rilevazione consentiragrave inoltre la predisposizione di strumenti descrittivi in grado di agevolare il futuro utilizzo del titolashyrio una descrizjone del tUgraveolario destinata a dettagliare per ciascuna voce i significati le tipologie delle attivitagrave dei fascicoli e dei documenti ad esse riconducibili e un prontuario di classijigravecaone e1enco di singole voshyci dindice ordinate alfabeticamente e collegate al rispettivo codice di dassificaziones4

bull Una volta predisposto un coerente quadro di classishyficazione saragrave determinante una fase di confronto con i suoi futuri fruitori alla verifiche in itinere condotte con il gruppo di lavoro intershyno della Provincia Autonoma dovragrave infatti seguire a lavori ultimati una sperimentazione tale da consentire di evidenziare pregi e difetti di quanto elaborato Una successiva sistematica analisi degli elementi emersi durante questultima fase potragrave infine consentire di correggere il tiro su eventuali criticitagrave suggerendo adeguate modifiche

Thomas Cammilleri - Leonardo Mineo

53 Sullattivitagrave del Gruppo e sui materiali prodotti cfr httpVvwarchivibeniculshyturaliitdivisioncIIIarchiviregionihtm Del Gruppo fanno parte i dotto Livio Cristofolini e Diego Zeni in rappresentanza della Soprintendenza per igrave beni librari e archivistici per la Provincia Autonoma di Trento 54 Sulla necessitagrave di affiancare al titolario di classificazione strumenti integrativi che ne facilitino lutilizzo cfr GUERCIO Principi e metodologia p 218-219 Larricchimenshyto di tali strumenti saragrave possibile incrociando i dati desunti dalla rilevazione con quelli ricavati dagli elenchi dei procedimenti amministrativi predisposti dalle singole strutture provinciali procedendo cosigrave ltmella direzione di una maggiore integrazione dei flussi amministrativi e documentariraquo (EADEM Archugraveistica infomJatica p 70-71) Sulla tendenza a predisporre piani di classificazione basati invece esclusivamente sullanalisi dei procedimenti si vedano le osservazioni critiche presenti ibidem e in BONFIGLIO DOSIO Lattivitagrave delgruppo di lavoro p 249 Universitagrave degli Studi di Trento Universitagrave degli Studi di Siena

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Dopo aver verificato quanto pertinente in potenza alle singole strutture lattivitagrave di rilevazione ha proceduto a unanalisi puntuale di quanto effettivamente si viene traducendo in atto sul piano docushymentario Focalizzando lattenzione sulle unitagrave archivistiche di base sono state quindi predisposte due schede di rilevazione rispettivashymente per la descrizione dei fascicoli e dei registri50

bull Presso ogni struttura sono state cosigrave esaminate le diverse tipologie di unitagrave archishyvistiche prodotte nellultimo biennio rilevando elementi in merito allufficio di provenienza alla denominazione delle unitagrave ai procedishymenti collegati al tipo di gestione (ad esempio annuale o pluriennale) al periodo di conservazione laddove giagrave definito al numero delle unishytagrave consimili aperte nel corso degli anni solari precedenti e alle tipoloshygie dei documenti contenuti nelle unitagrave archivistiche51

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Una volta terminata lopera di rilevazione il gruppo di ricerca si dedicheragrave quindi alla rielaborazione dei dati raccolti e alla costruzione del titolario di classificazione Primo passo di questa ulteriore fase sashyragrave lindividuazione di un quadro funzionale al quale rapportare i dati rilevati52

a questo proposito una base di partenza per la riflessione potragrave essere costituita dal titolario per le giunte regionali predisposto dal Gruppo di lavoro per la formulazione di modelli per la riorganizshy

50 Sulla distinzione delle unitagrave archivistiche in laquoatti singoli dello stesso tiporaquo laquofascishycoliraquo e cfr P CARUCCI Il documento contemporaneo Diplomatica e criteri di edishy~one Roma Nuova Italia Scientifica 1987 p 139-148 Sullargomento cfr anche DURANTI I documenti architugravetici p GUERCIO Archivistica informatica p 68-71 BONFIGLIO DOSIO Natura e struttura p 434-435 EADE1 LattugraveJIgravetagrave del gruppo di lashyvoro p M GUERCIO PrinCIpi criteri e metodigrave per la classifica~one darchivio in La metodologia per la dejini~one p 37-40 51 Per un esempio di simili schede di rilevazIgraveone cfr BIGHELLI et alii Elabora~one e applica~one di strumenti archivistici 52 Sullapproccio metodologico alla creazione di sistemi di classificazione basati sulshyle funzioni svolte da un ente cfr R DE Larchiv~o moderno nella pubblica amshyministra~one lV1anuale per la (jrganiz(a~one tenuta efun~onamento degli archivi correnti e di deposito Roma ANAI 1969 p 112-134 IDEM Larchivio contemporaneo Tiolario e classificazione sistematica di competenza nei oderni archivi correnti pubblici epril1ati Roma Nuova Italia Scientifica 1988 PENZO DORLgt La linea dellarco e Ptincipi e metodologia p 199-238 noncheacute Principi criteri e metodiper la cassifica~one p 27-73

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chivistiche rilevate al modello prescelto consentiragrave di verificarne leffettiva applicabilitagrave al caso trentino suggerendo laddove necessashyrio gli opportuni adattamenti La grande messe di informazioni racshycolte in sede di rilevazione consentiragrave inoltre la predisposizione di strumenti descrittivi in grado di agevolare il futuro utilizzo del titolashyrio una descrizjone del tUgraveolario destinata a dettagliare per ciascuna voce i significati le tipologie delle attivitagrave dei fascicoli e dei documenti ad esse riconducibili e un prontuario di classijigravecaone e1enco di singole voshyci dindice ordinate alfabeticamente e collegate al rispettivo codice di dassificaziones4

bull Una volta predisposto un coerente quadro di classishyficazione saragrave determinante una fase di confronto con i suoi futuri fruitori alla verifiche in itinere condotte con il gruppo di lavoro intershyno della Provincia Autonoma dovragrave infatti seguire a lavori ultimati una sperimentazione tale da consentire di evidenziare pregi e difetti di quanto elaborato Una successiva sistematica analisi degli elementi emersi durante questultima fase potragrave infine consentire di correggere il tiro su eventuali criticitagrave suggerendo adeguate modifiche

Thomas Cammilleri - Leonardo Mineo

53 Sullattivitagrave del Gruppo e sui materiali prodotti cfr httpVvwarchivibeniculshyturaliitdivisioncIIIarchiviregionihtm Del Gruppo fanno parte i dotto Livio Cristofolini e Diego Zeni in rappresentanza della Soprintendenza per igrave beni librari e archivistici per la Provincia Autonoma di Trento 54 Sulla necessitagrave di affiancare al titolario di classificazione strumenti integrativi che ne facilitino lutilizzo cfr GUERCIO Principi e metodologia p 218-219 Larricchimenshyto di tali strumenti saragrave possibile incrociando i dati desunti dalla rilevazione con quelli ricavati dagli elenchi dei procedimenti amministrativi predisposti dalle singole strutture provinciali procedendo cosigrave ltmella direzione di una maggiore integrazione dei flussi amministrativi e documentariraquo (EADEM Archugraveistica infomJatica p 70-71) Sulla tendenza a predisporre piani di classificazione basati invece esclusivamente sullanalisi dei procedimenti si vedano le osservazioni critiche presenti ibidem e in BONFIGLIO DOSIO Lattivitagrave delgruppo di lavoro p 249 Universitagrave degli Studi di Trento Universitagrave degli Studi di Siena

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zazl0ne dellarchivio delle Regioni53 bull La riconduzione delle unitagrave arshy

chivistiche rilevate al modello prescelto consentiragrave di verificarne leffettiva applicabilitagrave al caso trentino suggerendo laddove necessashyrio gli opportuni adattamenti La grande messe di informazioni racshycolte in sede di rilevazione consentiragrave inoltre la predisposizione di strumenti descrittivi in grado di agevolare il futuro utilizzo del titolashyrio una descrizjone del tUgraveolario destinata a dettagliare per ciascuna voce i significati le tipologie delle attivitagrave dei fascicoli e dei documenti ad esse riconducibili e un prontuario di classijigravecaone e1enco di singole voshyci dindice ordinate alfabeticamente e collegate al rispettivo codice di dassificaziones4

bull Una volta predisposto un coerente quadro di classishyficazione saragrave determinante una fase di confronto con i suoi futuri fruitori alla verifiche in itinere condotte con il gruppo di lavoro intershyno della Provincia Autonoma dovragrave infatti seguire a lavori ultimati una sperimentazione tale da consentire di evidenziare pregi e difetti di quanto elaborato Una successiva sistematica analisi degli elementi emersi durante questultima fase potragrave infine consentire di correggere il tiro su eventuali criticitagrave suggerendo adeguate modifiche

Thomas Cammilleri - Leonardo Mineo

53 Sullattivitagrave del Gruppo e sui materiali prodotti cfr httpVvwarchivibeniculshyturaliitdivisioncIIIarchiviregionihtm Del Gruppo fanno parte i dotto Livio Cristofolini e Diego Zeni in rappresentanza della Soprintendenza per igrave beni librari e archivistici per la Provincia Autonoma di Trento 54 Sulla necessitagrave di affiancare al titolario di classificazione strumenti integrativi che ne facilitino lutilizzo cfr GUERCIO Principi e metodologia p 218-219 Larricchimenshyto di tali strumenti saragrave possibile incrociando i dati desunti dalla rilevazione con quelli ricavati dagli elenchi dei procedimenti amministrativi predisposti dalle singole strutture provinciali procedendo cosigrave ltmella direzione di una maggiore integrazione dei flussi amministrativi e documentariraquo (EADEM Archugraveistica infomJatica p 70-71) Sulla tendenza a predisporre piani di classificazione basati invece esclusivamente sullanalisi dei procedimenti si vedano le osservazioni critiche presenti ibidem e in BONFIGLIO DOSIO Lattivitagrave delgruppo di lavoro p 249 Universitagrave degli Studi di Trento Universitagrave degli Studi di Siena

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