Aicun – APRILE 2007 - a

COMUNICARE … UN DOVERE …

soprattutto per un’istituzione pubblica

Aicun - APRILE 2007 - b

. . . MA COME,

VERSO CHI? ….

Senza parafrasare Totò e De Filippo: “per andare dove dobbiamo andare, dove dobbiamo andare?”

Aicun - APRILE 2007 - c

Un’Università ha diversi modi per comunicare:

- uno tipicamente istituzionale: es. la propria offerta formativa;

- ultimamente, uno tipicamente commerciale: la propria immagine per ‘accalappiare’;

- uno che è una sorta di via di mezzo: comunico il ‘brand’, esisto.

Aicun - APRILE 2007 - d

Uno le riassume tutte

consente di raccontare di sé a partire dal proprio bilancio

senza esaurire la comunicazione agli aspetti amministrativi

obbligando invece a declinare soprattutto il ‘verso chi’, i soggetti a cui ho interesse a dire tutto di me

Aicun - APRILE 2007 - e

ALLO SCOPO DI RAPPORTARSI A DINAMICHE AMBIENTALI, SOCIALI, CULTURALI CHE SPESSO LE GRANDI ORGANIZZAZIONI COMPLESSE LASCIANO SULLO SFONDO

IL BILANCIO SOCIALEIL BILANCIO SOCIALE

Aicun - APRILE 2007 - f

COME ORGANIZZARE UNA COMUNICAZIONE SOCIALE?

STIPULANDO UN ‘PATTO’ CON GLI INTERLOCUTORI CHE DEVE DURARE NEL TEMPO

EVIDENZIANDO, IN QUALCHE MODO, GLI SPAZI DI ‘MIGLIORAMENTO SOCIALE’

Aicun - APRILE 2007 – g

CON QUALI STRUMENTI? UN PROGRAMMA PLURIENNALE DI OBIETTIVI CHE SI

VOGLIONO RAGGIUNGERE AVENDO LA DISPONIBILITA’ A CAMBIARLI IN FUNZIONE DELL’ESITO DEL PATTO: DEFINIRE IL PIANO STRATEGICO TRIENNALE NEL QUALE VIENE INDIVIDUATA LA MISSION DELL’ATENEO

UN MODELLO CHIARO E RESPONSABILIZZANTE DI ‘MISURAZIONE INTERNA’ CHE UTILIZZA INDICATORI PER RENDERE TRASPARENTE IL CAMMINO DI ‘MIGLIORAMENTO’

Aicun – APRILE 2007 – hUN MODELLO DI GOVERNO DELLA MISURAZIONE: IL CASO DI UNIFE

PIANO STRATEGICO(Mission, decisioni)

RISORSE UMANE Obiettivi personali, competenze

RISORSE ECONOMICHE CONTROLLO

di GESTIONE

(confronto traobiettivi e risultati)

PresidiDirettori di Dipartimento Docenti

Nucleo divalutazione

STUDENTI•R.A.V.•C.S. Biblioteche

DOCENTI•C.S. Biblioteche

PERSONALE T.A.•Indagine Clima

StakeholdersEx Allievi

DirigentiDirettori di Dipartimento

Direttore Amministrativo

MACRO ATTIVITA’ MICRO ATTIVITA’

GOOD PRACTICE

Aicun - APRILE 2007 - i

ESISTONO ALTRI SISTEMI MOLTO INTERESSANTI ED EFFICACI DI COMUNICAZIONE DA E VERSO L’ATENEO

in particolare

LE RETI EX ALLIEVI

Bilancio sociale Unife

Una progettualità come esempio, Una progettualità come esempio, partendo dall’esperienza della partendo dall’esperienza della

Scuola Sant’AnnaScuola Sant’Anna

Perché un bilancio sociale?

Per rendere conto alla società del proprio operato: un’università pubblica vive di risorse pubbliche che creano valore per la società. In una società in cui la comunicazione è fondamentale è altrettanto fondamentale ‘raccontarsi’

Per essere trasparenti e responsabili: ogni iniziativa che porta l’organizzazione ad essere conosciuta nel dettaglio richiama forme di responsabilità da parte dei vertici e di tutto il personale che in essa agisce

Per impegnarsi a migliorare nel futuro stringendo un patto con i propri stakeholders: facciamo tanto, possiamo fare di più e soprattutto possiamo farlo meglio finalizzando le nostre competenze agli obiettivi del patto

Cosa non è un bs

Non è una certificazione di bilancio: gli atenei hanno un collegio di revisori, di cui un membro è nominato dal Ministero del Tesoro se non già presente nel Collegio stesso; inoltre ci sono già diversi organi istituzionali di controllo dell’utilizzo amministrativamente corretto delle risorse economiche. La trasparenza amministrativa è condizione non negoziabile

Un modello di bs

Per ora il sistema universitario non si è mostrato particolarmente interessato al bs

Il sistema ha prodotto: una iniziativa formativa sul bs organizzata dalla SUM in accordo con Area Scienze Park di Trieste, il bs pubblicato della Scuola Sant’Anna e da Unifi nei giorni scorsi, il bs sulle attività culturali (quindi settoriale) pubblicato dalla Scuola Normale, qualche riflessione e forse anche una mini pubblicazione da parte di Unile (se non ricordo male), la dichiarazione di avvio del progetto di bs da parte di Unitr. Poco altro

C’è la necessità di mettere a punto un modello di riferimento per il sistema universitario rispetto al quale ogni ateneo possa avere un confronto e declinare le proprie originalità

Unife verso bs: perché?

Perché si è sviluppato un forte progetto di cambiamento che ha coinvolto non solo la ‘macchina’ organizzativa (Ex’P) ma anche tutte le componenti, soprattutto quella docente (Programmazione Triennale)

Perché gli obiettivi che Unife si è data devono essere comunicati e devono essere posti a base dei futuri rapporti con le imprese, con gli studenti, con le istituzioni ecc.

Perché Unife vuole essere motore di sviluppo per il proprio territorio e ha quindi necessità di ‘mostrare’ quello che fa e quello che potenzialmente può fare interloquendo con i soggetti istituzionali ed imprenditoriali di riferimento

Come organizzare un bs?

Occorre determinare gli ‘ambiti di rendicontazione sociale’ (es: ambiente, staminali ecc.) trasversali rispetto alle strutture organizzative classiche di ricerca e didattica (dipartimenti e facoltà)

Occorre determinare gli indicatori, inizialmente solo quantitativi, per ogni ambito di rendicontazione che possono essere strettamente di natura contabile oppure possono mostrare l’attività svolta

Occorre individuare e dichiarare gli stakeholders di riferimento (categorie es. imprenditori, oppure rapportarsi alle attività es. internazionalizzazione; altra scelta sarà se inserire o no il personale fra gli stakeholders)

Occorre determinare quali sono le attività interne oggetto della rendicontazione: sicuramente didattica e ricerca. Forse, in alcuni casi, anche i servizi amministrativi?

Il tutto deve formare una sorta di matrice esplicativa in grado di strutturare la redazione del bilancio sociale e di facilitare la lettura dell’interlocutore esterno

Come organizzare il bs di Unife Occorre individuare il gruppo di controllo a cui demandare la definizione

degli ambiti, degli indicatori, degli stakeholders: gruppo di vertice politico Occorre individuare il gruppo dei ‘misuratori’, cioè di coloro che si

dedicano a raccogliere gli indicatori: gruppo degli amministrativi e dei tecnici (gruppo operativo)

Occorre dotarsi di una consulenza esterna, esperta di bs, che ci offra: formazione, sostegno ‘tecnico’ in merito alla definizione degli standard da utilizzare, monitoraggio durante la realizzazione, avvallo finale

Occorre dotarsi di un redattore: al momento al nostro interno un carico di lavoro sul versante degli ep e dei dirigenti non è pensabile

Occorre dotarsi di un board di advisor che legittimi il modello che metteremo a punto come riferimento per il sistema universitario (non è fondamentale, ma comunque di interesse, soprattutto se abbiamo l’ambizione di aiutare il sistema nel suo insieme)

Occorre individuare coloro che si esprimono sul bs: stakeholders riconosciuti dalla società aventi ruoli importanti di riferimento, che leggono e dicono la loro sui contenuti presenti nel bilancio sociale, magari anche lasciando qualche suggerimento

ATTENZIONE!

E’ fondamentale avere una consapevolezza: chi intraprende la strada del bs deve avere chiaro che è senza ritorno, pena rompere il patto con gli stakeholders. E’ uno strumento che, non solo richiede metodo per chi lo propone, ma crea anche relazioni e soprattutto aspettative. Fare una sola edizione, oppure farne a ‘singhiozzo’ depotenzia, limita, fors’anche lascia una immagine non del tutto positiva del proponente. Viceversa il dare continuità consente di entrare sempre più in relazione con il mondo esterno affinando, di anno in anno, gli strumenti di comunicazione che possono affrontare non solo indicatori quantitativi ma anche qualitativi.

Concretamente

Gruppo di controllo: referente prorettore, partecipanti: presidente nucleo di valutazione e vicepresidente del consiglio della ricerca, prof.ssa E. Vagnoni, preside di medicina, consulente

Gruppo operativo: referente direttore amministrativo, partecipanti: i vertici della ripartizione audit, vice direttore amministrativo, responsabile ripartizione personale, responsabile ripartizione ricerca, responsabile ufficio segreteria didattica di medicina, un segretario amministrativo di coordinamento, resposnabile ufficio organi, responsabile ufficio tecnico, responsabile ufficio legale + redattore

Consulenza: prof. M. Frey, ordinario di Economia e Gestione delle Imprese alla Scuola Sant’Anna di Pisa

Redattore: dott.ssa M. Melis, ricercatrice presso lo IEFE Bocconi

Board Advisor: dott. G. Fiegna (CNVSU), dott.ssa O. Marcellini (MIUR), prof. A. Cammelli (Alma Laurea),dott. G. Colpani (Area SP Trieste)

Commentatori: la definizione rimane in capo al Rettore

Tempi E’ opportuno lavorare sulla base del bilancio consuntivo 2006 la cui

approvazione è prevista nel mese di maggio Da aprile a maggio attività iniziale di formazione del gruppo operativo e

di contatto e definizione dei soggetti interessati Da maggio a luglio identificazione degli indicatori e loro condivisione Da agosto a settembre prime bozze da parte del redattore ed invio ai

commentatori esterni Nel mese di ottobre chiusura del lavoro e stampa finale Presentazione del bs all’inaugurazione dell’a.a. 2007/08

I tempi sono stretti per dare il senso di marcia chiaro e preciso. Ciò lascia margine agli eventuali (e a volte indispensabili) slittamenti dei tempi

Gli advisors seguiranno passo dopo passo i lavori. Durante la fase di redazione saranno inevitabilmente meno coinvolti. Può essere opportuno che si pronuncino fra i commentatori

Risorse

Consulenza: E. 5.000 cap. formazione + ospitalità

Redazione: E. 10.000 cap. consulenza + ospitalità

Stampa: in relazione al numero di pagine, colori e foto

Ospitalità: per i membri del board advisor (in relazione al loro impegno su Ferrara)