5_Lezione
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V. RISORSE PER IL PROGETTO 1. Introduzione ai concetti di economicità ed efficacia Economicità = Validità economica L’Economicità si scompone in :
§ Efficacia § Efficienza
Con il termine EFFICACIA si intende la misura del grado di raggiungimento degli obiettivi definiti nella stesura iniziale del progetto.
Risultati
EFFICACIA = Obiettivi di risultato
Con il termine EFFICIENZA si intende la misura del grado di assorbimento delle risorse impiegate per raggiungere gli obiettivi definitivi
Risultati EFFICIENZA =
Risorse consumate
Il concetto di economicità si basa sul paradigma: costi – tempi – qualità La pianificazione e il controllo dell’economicità di un progetto devono avere come riferimento congiunto le dimensioni di costo, tempo e qualità della prestazione. Dato che i progetti, come si è detto nelle lezioni precedenti, hanno alcune caratteristiche quali:
§ Non ripetitività dell’attività § Non ripetitività degli output
si differenziano di molto dalle normali attività aziendali, soprattutto per quanto riguarda le attività e gli strumenti di controllo. Proprio per questo motivo è importante presidiare il progetto in corso d’opera. Se si volesse parlare per metafore, per descrivere la disponibilità economica di un progetto, si potrebbe affermare che: “La coperta del progetto è sempre corta!”
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1.1 Analisi del progetto sulla base dell’economicità Il semplice rilevamento di eventuali scostamenti dei costi di progetto rispetto alle previsioni evidenzia problemi sulle performance, ma non fornisce soluzioni a tali problemi.
La pianificazione economica di un progetto è fondamentale e, in alcuni casi, gli effetti della pianificazione economica hanno ripercussioni anche sullo scheduling di progetto (vd. seguito)
La curva di costo tipica, o lineare, non rispecchia quella reale.
CostiReale
Lineare
Tempo Vediamo come procedere:
1. Definire i costi revisionali per ogni attività e la durata delle stesse:
cost slopecosto attività
durata attività
2. definire il PCS ( Project Cost Schedule) = suddividere i costi previsionali sulla base dello scheduling di progetto.
3. definire il GANTT Cost Schedule.
4. Visualizzare il Bar Chart Cost Schedule definendo un’unità minima in tempo:
1 settimana 5 settimane 3 mesi etc…
Quando si giunge alla visualizzazione del Bar Chart Cost Schedule si può iniziare l’attività di tuning sui costi, sempre che non sia in contrasto con i CPM di progetto.
§ Ad esempio:
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10
20
30
Tempo0-5week
6-10week
11-15week
16-20week
Il Bar Chart Cost Schedule evidenzia una distribuzione dei costi non ottimale, Scheduling e CPM permettendo, sarebbe meglio la distribuzione seguente:
10
20
30
Tempo0-5week
6-10week
11-15week
16-20week
1.2 La tentazione di comprimere i tempi
Spesso il Project Manager è soggetto a pressioni per la riduzione dei tempi. Le fonti e in motivi di tali pressioni possono essere diverse:
§ Il commerciale vuole fare bella figura con il cliente; § Un altro progetto deve partire; § Il project manager stesso vuole fare “bella figura” e quindi consegnare il progetto in
anticipo sulla scadenza. ATTENZIONE: Il tempo non è una variabile ininfluente, agire riducendo la variabile tempo spesso produce:
§ Più costi § Meno qualità
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In generale, l’effetto che più spesso si verifica è l’aumento dei costi a causa di:
§ Straordinari ai lavoratori § Onorari di consulenti esterni § etc…
Definite le grandezze di riferimento la formula di costo è la seguente:
§ Normal cost = costo in situazione standard § Crash cost = costo in situazione di rottura § Normal timing = tempi standard § Crash timing = tempi di rottura
cost slopeCrash cost - normal cost
Normal timing - crash timing
4
8
12
€
6week
9week
+
2
6
10
Crash Cost10.000
Normal Cost6.000
Crash Timing Normal Timing
cost slope (normale) = 6.000/9 = 666,66 € cost slope (media) = 1.333,33 €
Naturalmente ciò che si è detto non significa che i tempi di un progetto non si possono mai ridurre, i tempi si possono comprimere, prestando particolare attenzione a:
§ Ridurre solo le attività critiche § Ridurre prima le attività con cost slope basso.
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Esercitazioni
1) Costituire due Team 2) Eleggere due Project Manager 3) Eleggere due Segretari
1 BRAINSTORMING Tempo a disposizione: 30 minuti Output richiesti:
I. Chiarirsi le idee II. Comporre un set di domande da presentare al committente in fase di Problem
Setting.
2 PROBLEM SETTING Tempo a disposizione: 30 minuti Output richiesti:
I. Risposte alle domande II. Nuove informazioni aggiuntive
3 POP_cap.1 : OBIETTIVI DEL PROGETTO Tempo a disposizione: 15 minuti Output richiesti:
I. Elenco Obiettivi
4 POP_cap.2: ATTIVITA’ DA SVOLGERE Tempo a disposizione: 15 minuti Output richiesti:
I. Elenco delle macro-attività da svolgere
5 POP_cap.6 : DEFINIZIONE RISORSE ECONOMICHE Tempo a disposizione: 15 minuti Output richiesti:
I. Preventivo committente
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Argomento del Progetto: creazione del software per una pizzeria
SCENARIO: ü La pizzeria Acme ci ha contattati per avere la quotazione di un Software di gestione. ü Hanno fretta, siamo entrati a giochi fatti e, quindi, entro domani dobbiamo fornire loro
la nostra quotazione!
PROBLEMA:
1) La Acme passa da una situazione di 40 coperti su 10 tavoli a una situazione di 200 coperti su 50 tavoli.
2) Le ordinazioni non si possono più gestire “a vista” 3) Must! Velocità alla cassa. 4) Evitare le piccole truffe. IL RIGATINO