n solido sistema gestionale (ERP)

come Microsoft Dynamics NAV è

il supporto ideale per le sfide che i

Responsabili Finanziari si trovano

quotidianamente ad affrontare. L’ERP di

Microsoft vanta un alto livello di

personalizzazione e offre un’esperienza

utente che si adatta al ruolo aziendale,

fornendo informazioni precise e tagliate

su misura per ogni ruolo specifico.

Nel caso dei Responsabili Finanziari

dell’azienda, i cosiddetti Chief Financial

Officer (CFO), abbiamo individuato le 5

aree principali in cui Microsoft

Dynamics NAV può aiutarli a essere più

produttivi nelle loro attività quotidiane.

1. Microsoft Dynamics NAV

semplifica la contabilità

generale e il piano dei conti

’impostazione di nuove voci di

contabilità generale porta via

diverse ore del vostro tempo? I vostri

codici conto hanno ormai assunto una

vita propria, con una lunghezza e una

complessità tali da rendere quasi

impossibile definire categorie ed elementi

specifici?

Se siete il Responsabile Finanziario di

un’azienda in espansione, dove dover

gestire diversi piani dei conti, oppure se

la vostra azienda ha acquisito altre

società, la vostra contabilità potrebbe

aver bisogno di una massiccia

riorganizzazione per semplificare le

operazioni.

Gestire più di due strutture e sistemi

aziendali può portare a sforzi duplicati e

richiedere il consolidamento dei dati

manuale, attività che richiede tempo ed è

soggetta a errori.

Microsoft Dynamics NAV include

funzionalità di analisi dimensionale per il

setup e la gestione dei codici conto di

contabilità generale. La flessibilità delle

tabelle di dimensioni contabili, la loro

U

L

gerarchia e le regole possono essere

modificate per soddisfare qualsiasi

esigenza di business. I segmenti di numeri

di conto di contabilità generale sono in

tabelle separate anziché in una lunga

stringa di numeri “non intelligenti”.

Questo è uno dei vantaggi principali di

Microsoft Dynamics NAV rispetto ad

altri sistemi ERP, in quanto riduce

notevolmente il tempo necessario per il

setup e la manutenzione di una nuova

società, progetto o location. In molti casi

il tempo richiesto per la creazione o la

modifica di progetti e report è passato da

alcuni giorni a pochi minuti.

2. Microsoft Dynamics NAV

semplifica la gestione del

flusso di cassa

’attenta gestione del flusso di cassa è

un fattore chiave nell’operatività

quotidiana di un Responsabile Finanziario.

Deve sapere in ogni momento quali

pagamenti dei clienti devono essere

effettuati nei prossimi mesi e trimestri,

nonché le uscite di cassa quali buste

paga, fatture fornitori e costi aziendali

aggiuntivi da espansioni o acquisizioni.

Il team Finance dell’azienda deve essere

sicuro al 100% di essere in grado di

pagare gli stipendi e le bollette da qui

fino a 3 mesi. Come compensare i ritardi

nei pagamenti dei clienti o nella chiusura

dei progetti?

Molte aziende si trovano a dover

intaccare periodicamente le loro linee di

credito bancarie, come diretta

conseguenza della mancanza di previsioni

accurate del flusso di cassa. Alla lunga, ciò

comporta un livello di indebitamento e

tassi di interesse sempre maggiori. La

gestione del rischio è un requisito

fondamentale per il CFO, soprattutto in

una situazione di mercato incerta. è

necessario un sistema che tenga traccia di

tutti i flussi in entrata, in uscita, dei saldi

contabili e dei bilanci in una sequenza

temporale in continua evoluzione.

Microsoft Dynamics NAV include nuove

funzionalità per la gestione del flusso di

cassa, in grado di mostrare i crediti

v/clienti e i debiti v/fornitori in diversi

intervalli temporali, e per la previsione dei

flussi di cassa a breve termine. In questo

modo i Responsabili Finanziari possono

monitorare le entrate e uscite di cassa e

adottare misure preventive per prevenire

una crisi di liquidità. Con una semplice

impostazione, utilizzando le ricevute, i

L

debiti e i fondi liquidi in un prospetto,

Dynamics NAV consente al CFO di

visualizzare l’evoluzione temporale delle

previsioni dei flussi di cassa. Il sistema

attinge a diverse fonti di dati all’interno di

NAV, quali ordini aperti, crediti e debiti, e

consente all’utente di decidere quali dati

includere su determinati intervalli di date.

Potete scegliere tra diverse opzioni la

modalità più indicata per gestire sconti,

termini di pagamento e altre variabili

finanziarie.

Nel prospetto flusso di cassa, Microsoft

Dynamics NAV genera un suggerimento

che può essere utilizzato per creare

rapporti e grafici da esportare in Excel, ma

non aggiorna o modifica i dati di origine.

In questo modo il prospetto diventa

un’area di lavoro dove provare situazioni

“cosa succederebbe se…”, in cui il CFO

può cambiare a piacimento i dati per

creare diversi scenari di flussi di cassa. È

possibile salvare queste previsioni per

riferimento e analisi future.

3. Microsoft Dynamics NAV

migliora la pianificazione e

l’impostazione del budget

vete impostato i budget assegnati

ai manager e responsabili di

divisione per l’anno fiscale in corso. Come

fare a tener traccia dell’andamento

rispetto agli obiettivi di budget assegnati?

I manager possono aggiornare

rapidamente e facilmente i loro dati?

Se il sistema non è facile da aggiornare

non lo faranno, e il team finance

dell’azienda sarà costretto a “inseguirli”

per assicurarsi che non si verifichino

sorprese a causa di progetti o costi

imprevisti.

Le attività in corso sono in linea con gli

obiettivi e i piani aziendali? Oppure, si

sono presentate nuove opportunità che

richiedono fondi decisamente maggiori?

Un esempio perfetto potrebbe essere una

nuova richiesta del cliente per aggiungere

capacità o attrezzature. Se il vostro

budget non prevede capitale sufficiente

A

per le attrezzature o un conto di

contingenza, dove troverete il denaro?

Altri programmi o divisioni dovranno

tagliare le spese per sostenere questa

nuova priorità?

Con Microsoft Dynamics NAV il vostro

staff dedicato ai servizi o alle operations

può aggiornare facilmente i dati di

budget. Le schermate di budget

supportano diversi tipi di viste e le

colonne possono essere personalizzate

per visualizzare categorie specifiche,

particolarmente rilevanti per i vostri

manager aziendali.

Le viste possono essere limitate, in modo

che differenti linee di business

visualizzino solo i loro budget,

salvaguardando la sicurezza delle aree

riservate. Con il “roll up” dei budget è

possibile esaminare il quadro generale e

supportare la pianificazione a lungo

termine per la crescita strategica.

4. Microsoft Dynamics NAV

migliora l’utilizzo delle risorse

e rende più efficiente lo staff

del reparto contabilità

l vostro personale è limitato, ricevete

troppe comunicazioni in entrata

(telefonate, email, fax e documenti) e il

vostro sistema di gestione finanziaria è

difficile da usare? Molti sistemi ERP

esistenti hanno campi nascosti dal

significato oscuro e menu di cui gli utenti

dimenticano l’esistenza se non usano

quella funzione molto spesso. Ogni

trimestre o, se va bene, una volta all’anno,

gli utenti hanno bisogno di consultare un

manuale o altri materiali di formazione

per ricreare un report o un metodo di

registrazione.

Le vostre procedure di fine mese

impegnano 3 o 4 dipendenti per una

settimana, poiché devono consolidare i

dati provenienti da differenti sistemi o

fogli di calcolo? La manipolazione dei dati

può richiedere molto tempo, è una

I

procedura noiosa per l’utente ed è

soggetta a errori.

Microsoft Dynamics NAV offre

un’esperienza d’uso “basata sul ruolo”:

il Centro Gestione Ruolo/Role Center è

una vera e propria “scrivania virtuale”,

progettata per far sì che l’utente finale

abbia sottomano tutte le funzionalità che

il proprio ruolo all’interno dell’azienda

richiede. In altre parole, migliora l’ultimo

miglio di produttività, la fruizione da

parte dell’utente finale dell’ERP. In questo

modo, il team addetto alla contabilità e

alla gestione finanziaria ha una visione

più chiara delle proprie attività, il che

gli consente di assegnare le giuste priorità

e, in ultima istanza, di essere più

produttivo. Gli utenti possono inoltre

personalizzare l’interfaccia e organizzare il

proprio tempo in base alle esigenze

dell’azienda.

Le informazioni più importanti e le azioni

richieste sono comunicate agli utenti con

il familiare look & feel degli applicativi

Microsoft. Non solo, Dynamics NAV è

pienamente integrato con Microsoft

Office e in particolare con Excel. Gli

utenti possono visualizzare facilmente le

attività che hanno già completato e quelle

che rimangono da fare. Questa maggiore

chiarezza e facilità d’uso si traduce in una

maggiore efficienza e motivazione da

parte degli utenti finali del sistema ERP.

Poiché Microsoft Dynamics NAV è

multi-lingua, anche se la vostra azienda

ha sedi in diversi paesi, gli utenti

potranno lavorare nella propria lingua,

migliorando la produttività e riducendo i

tempi di formazione per i nuovi assunti.

Un altro vantaggio del Role Center di

Microsoft Dynamics NAV è la sicurezza

con cui sono memorizzati i vostri dati

finanziari, dal momento che solo gli

utenti autorizzati possono visualizzare

informazioni critiche o dati sensibili.

Ciascun utente può infatti accedere solo

alle schermate, ai dati e ai report associati

al suo ruolo.

Demo del Role Center di NAV

5. Microsoft Dynamics NAV

consente una gestione della

reportistica flessibile e in

tempo reale

na gestione efficiente del processo

di chiusura di fine mese è

essenziale per poter fornire al vostro CEO

i dati e i report di cui ha bisogno per

prendere decisioni informate. Se le

procedure di chiusura e di creazione dei

report richiedono più di un giorno o due,

potreste essere nei guai!

Utilizzate uno strumento di business

intelligence, ma per molti dei vostri

utenti risulta troppo complicato creare

velocemente un report ad hoc? Oppure il

vostro team contabilità deve rivolgersi al

reparto IT per ogni modifica al report, dal

momento che solo una persona ha le

competenze necessarie per usare il

sistema di reporting? Non sarebbe meglio

se il team Finance dell’azienda fosse in

grado di creare in autonomia i propri

report, con i dati e le risposte corrette, e

mettendoci pochi minuti invece che giorni

o addirittura mesi?

Microsoft Dynamics NAV integra

potenti funzionalità di reporting che

possono aiutare il reparto contabilità e, in

generale, tutti gli utenti aziendali ad

acquisire un tale grado di autonomia nella

generazione di report.

Potete avere le risposte alle domande del

vostro management sull’andamento del

business nel giro di qualche minuto.

Grazie a NAV potete avere bilanci di

verifica su richiesta e in tempo reale,

nonché eseguire il drill down sui dati

U

per rispondere immediatamente a

domande più approfondite. Non solo, i

report più usati per ogni ruolo sono

sempre disponibili nel Role Center

dell’utente, sono esportabili in formato

Excel, Word o PDF e sono interattivi,

diventando dei veri e propri strumenti di

analisi dei dati.

Il modulo di gestione contabile di

Dynamics NAV integra già 300 report

standard, in grado di supportare diverse

esigenze e processi aziendali per vendite,

acquisti, scorte e contabilità. Sono inoltre

presenti strumenti e procedure guidate

per la creazione di report, per soddisfare

requisiti aziendali specifici o persino

richieste dei singoli utenti.

Questi strumenti di reporting non sono

solo flessibili, ma velocizzano anche la

migrazione dei report da altri sistemi

contabili. Il team finanziario non deve più

fare affidamento su sistemi manuali di

manipolazione dei dati in Excel, riducendo

il rischio di errori e guadagnando in

velocità.

Ultimo ma non ultimo, i tool di analisi

integrati in Microsoft Dynamics NAV

consentono agli utenti e ai manager di

creare facilmente scenari ipotetici (what

if). Gli utenti possono confrontare i dati

con i budget in base al periodo, reparto,

progetto, campagna e altre dimensioni.

Demo delle funzionalità di reporting

di NAV

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