14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 1 La gestione documentale per lefficienza...

14° Convegno Cnipa- Roma 11 aprile 2006 Rosanna Alterisio 1

La gestione documentale per

l’efficienza e la trasparenza

Stato dell’arte e opportunità

Rosanna Alterisio

Cnipa - Area Progetti Applicazioni Servizi

Roma 11 aprile 2006


Protocollo e gestione documentale

Tema di rilevanza strategica

Pervasivo Dimensionalmente rilevante Finanziariamente oneroso Condizionante nella gestione dei processi interni

e delle interazioni con amministrazioni, cittadini e imprese



L’informatizzazione è una scelta ineludibile e improrogabile in quanto:

incrementa l’efficienza internariduce i costi

e sopratutto è essenziale per

attuare la trasparenza amministrativarendere concreti i nuovi diritti degli utenti



Stato di attuazione della normativa

Fonte :

monitoraggio periodico effettuato dal Centro di Competenza del CNIPA

Perimetro:

amministrazioni ed enti pubblici centrali Periodo di riferimento:

giugno 2005 con proiezioni a giugno 2006 (fornite dalle amministrazioni)



4 con diffusione completata

30 con diffusione in corso

17 con progetti completati e diffusione in avvio

17 con progetti ancora in corso di realizzazione

14 inattive o con progetti in fase di studio

27 con progetti completati di cui

15 (pari al 60% dei documento della P.A.C.) con

tasso di archiviazione elettronica < 20%,

55 non hanno ancora realizzato progetti

PR

OTO

CO

LLO

INFO

RM

ATIC

O

GES

TIO

NE

DO

CU

MEN

TA

LE



ATTUAZIONEESTESA: stato di

attuazione buono e

complessità del contesto medio-

alto23%

Non valutabile4%

ATTUAZIONEINADEGUATA:

stato di attuazione arretrato e

complessità del contesto bassa

22%

ATTUAZIONECOMPLESSA:

stato di attuazione arretrato e

complessità del contesto medio-

elevata35%

ATTUAZIONEADEGUATA:

stato di attuazione

buono e complessità del contesto bassa

16%

Correlato alla complessità dell'organizzazione



30 aprile 2005

Proiezione 30 giugno 2006

Documenti

protocollati

Documenti

archiviati

Tasso digitalizzazione complessivo

58,5%

39,8% 37,1%

22,9%

0,0%

10,0%

20,0%

30,0%

40,0%

50,0%

60,0%



NON VALUTABILE5%

RISCHIO ELEVATO: criticità elevata e basso

livello di attuazione33%

RISCHIO MODERATO: bassa

criticità e basso livello di attuazione

23%

RISCHIO ASSENTE: bassa criticità e buon

livello di attuazione39%

Rischio di attuazione


Principali fattori critici

Esplicitati dalle amministrazioni: Carenza di risorse finanziarie Sicurezza e affidabilità dei sistemi Difficoltà di integrazione con applicazioni “verticali”

Emerse dal monitoraggio: Difficoltà di definizione dei requisiti Durata dei progetti (circa 3 anni) Pianificazione organizzativa Omogeneizzazione delle prassi verso uno schema unitario e

pienamente aderente alla normativa



In sintesi:

c’è stata una accelerazione negli ultimi tempi

ma

siamo ancora distanti da una operatività diffusa

eppure

gli strumenti sono tutti disponibili



Gli strumenti disponibili:

Quadro normativo Supporti attuativi (linee guida, check-list di autovalutazione,

modello di manuale di gestione)

Posta elettronica certificata Firma digitale Indice della P.A. Prodotti di mercato aderenti alla norma ed agli

standard tecnici Il servizio reso disponibile dal CNIPA in modalità ASP

(Application Service Provider)



Protocollo informatico e gestione documentale in ASP

Le componenti del servizio:

Nucleo minimo di protocollo (protocollazione, registrazione, segnatura, classificazione ed assegnazione)

Gestione dei documenti (personalizzabile per tipo

documento) e gestione dei fascicoli Recupero archivi pregressi Formazione on line ed in aula Consulenza organizzativa ed archivistica Servizi di supporto per l’acquisizione e

l’archiviazione dei documenti



Le caratteristiche del servizio:

Completo

Flessibile (graduabile in termini di composizione e

tempificazione secondo le specifiche esigenze)

Tempestivamente aggiornato alla normativa specifica e tecnica vigente

Predefinito e controllato per prezzi e livelli di servizio

Economico e parametrato all’effettivo utilizzo



Il livello di diffusione

Attivato a gennaio 2005 32 amministrazioni aderenti 16 amministrazioni operative

aprile 2005 26.500 documenti 800 utenti 18 AOO

Ad oggi (aprile 2006) gestisce: 1,5 milioni documenti 6.500 utenti 164 AOO

A fine anno è pianificata l’estensione: 11,5 milioni di documenti 12.500 utenti 450 AOO

0

5.000

10.000

13.000

26 800 18

1.500

6.500

164

11.500

12.500

450

aprile-05 aprile-06 dicembre-06

documenti (in migliaia)

utenti

AOO



E’ la prima concreta attuazione di un nuovo modello di servizio che coniuga efficacia, efficienza e tempestività

attivabile in tempi brevi anche in strutture complesse garantisce qualità e affidabilità riduce drasticamente i costi evolve organicamente patrimonializzando l’esperienza

condivisa

Consente anche ai ritardatari di portarsi rapidamente in una condizione ottimale

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