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Il manuale delle procedureaziendali78 procedure - 155 job description

Luigi Lombardi

L’organizzazione di un'impresa si misura anche dal grado di controllo interno nelle varieattività che vengono quotidianamente svolte dalle diverse funzioni aziendali.

Le procedure scritte costituiscono un punto di riferimento per il neo-assunto; per chideve eseguire il lavoro giornaliero; per i revisori interni dell’impresa che devono confermareo meno lo svolgersi del lavoro secondo standard prestabiliti dal management; ma soprat-tutto per i revisori esterni che devono certificare ai soci o amministratori dell’impresaattraverso la ben nota management letter, l’efficienza organizzativa della societàe il livello di controllo interno tendente alla minimizzazione degli errori e delle potenzialifrodi da parte del personale dipendente.

La stessa evoluzione legislativa odierna affida al Collegio Sindacale delle società quotateil compito di vigilare ed esprimersi in merito all’adeguatezza dei sistemi di controllo interno,intesi come uno degli strumenti fondamentali per il “governo” delle imprese.

Il d.lgs. 231/2001 “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche,delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica”, impone fra i variadeguamenti organizzativi aziendali, anche l’introduzione di un “modello organizzativo”.Tale modello implica, di fatto, anche lo sviluppo di un organigramma aziendale e quindila mappatura delle principali funzioni svolte dal personale dipendente (job descriptions)nonché l’introduzione di adeguate procedure interne che costituiscono le linee guidadi comportamento per l’esecuzione delle varie attività aziendali. Tutto ciò affinché l’aziendapossa esimersi da pesanti sanzioni per sé e per la persona fisica, se dimostra di essersi organiz-zata in modo tale da prevenire la commissione di reati da parte di dipendenti e collaboratori.

Il manuale di Luigi Lombardi è l’unico edito in Italia su questo argomento. Si rivolge a quadri e manager delle piccole e medie imprese che vi troveranno

una fonte di sicuro interesse per l’elaborazione personalizzata di moltissime procedureaziendali e job descriptions.

È utile anche a professionisti, consulenti, titolari d’impresa e per tutti coloro chevogliono migliorare la propria organizzazione d’ufficio o la propria cultura d’impresatrovandovi spunti di grande valore.

Questo manuale è frutto di quarant’anni di esperienza dell’autore nel mondo del lavoroe della consulenza.

Luigi Lombardi, noto specialista di tecnica del commercio internazionale, ha una lunga esperienzadi problemi amministrativi e finanziari maturata presso importanti società industriali e com-merciali italiane e internazionali con incarichi di Finance Director. Attualmente esercita la liberaprofessione nella consulenza amministrativa e finanziaria d’impresa. È iscritto all’ ordine deiDottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Milano, nonché al Registro ministeriale dei RevisoriContabili e a quello dei periti della Cciaa di Milano. Ha svolto attività trentennale di docenza di “Tecnicadegli Scambi Internazionali”presso l’I.C.E. di Roma nei corsi di Master post universitari Cor.C.E.per esperti nell’Internazionalizzazione delle Imprese, oltre che presso altri Istituti qualificati perla formazione manageriale. È autore di diverse pubblicazioni di successo da noi edite: Manualedi tecnica doganale e commercio estero; Guida pratica per l’esportatore; Manuale di finanza permanager non finanziari; Come risolvere i problemi finanziari dell’Impresa; Determinazione del fidoe gestione del credito commerciale.

Le conoscenze per innovareManagementFrancoAngeli

100.378 nuova ed 15-11-2013 15:21 Pagina 1

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FRANCOANGELI

Luigi Lombardi

Il manuale delle procedureaziendali78 procedure - 155 job description

100.378 nuova ed 15-11-2013 14:50 Pagina 2

Luigi Lombardi, Laureato in scienze economiche con MBA, oltre che noto specialista di tecnica del commercio internazionale, ha una lunga esperienza di problemi amministrativi e finanziari maturata presso importanti società industriali e commerciali e internazionali con incarichi di Finance Director.

Attualmente esercita la libera professione nella consulenza amministrativa e finanziaria d’impresa.

È iscritto all’ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Milano, nonché al Registro ministeriale dei Revisori Contabili e a quello dei periti della Cciaa di Milano.

Ha svolto attività trentennale di docenza di “Tecnica degli Scambi Internazionali” presso l’ICE di Roma nei corsi di Master post universitari CorCE per esperti nell’Internazionalizzazione delle Imprese, oltre che presso altri Istituti qualificati per la formazione manageriale.

L. Lombardi è autore di altre pubblicazioni edite da FrancoAngeli: Manuale di tecnica doganale e commercio estero, Guida pratica per l’esportatore, Manuale di finanza per manager non finanziari, Come risolvere i problemi finanziari dell’impresa e Determinazione del fido e gestione del credito commerciale.

6a edizione aggiornata e ampliata

6a edizione. Copyright © 1999, 2014 by FrancoAngeli s.r.l., Milano, Italy.

L’opera, comprese tutte le sue parti, è tutelata dalla legge sul diritto d’autore. L’Utente nel momento in cui effettua il download dell’opera accetta tutte le condizioni

della licenza d’uso dell’opera previste e comunicate sul sito www.francoangeli.it.

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Indice

Il perché di questo manuale

Parte primaLe procedure

1. Le procedure della Direzione Amministrativa1. Procedura inventario fisico annuale Commenti alla procedura 12. Procedura inventario dei beni patrimoniali (società com-

merciale)3. Inventario dei beni capitalizzabili (società industriale) Commenti alle procedure 2 e 34. Acquisti da fornitori nazionali (per beni di consumo e

servizi) Commenti alla procedura 45. Richiesta di acquisto beni capitalizzabili6. Arrivo merci in magazzino7. Carico merce a magazzino8. Movimenti di magazzino9. Rimborso spese viaggio Commenti alla procedura 910. Uso delle carte di credito aziendali11. Apertura nuovi centri di costo o commesse12. Procedura per la classificazione delle commesse interne13. Riacquisti di merci14. Gestione fidejussioni-depositi cauzionali15. Gestione crediti Commenti alla procedura 15

pag. 13

» 19» 21» 25

» 28» 33» 38

» 39» 45» 46» 51» 56» 63» 66» 73» 74» 79» 81» 82» 85» 92» 97

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16. Procedura Black list crediti scaduti Commenti alla procedura 1617. Write-off fatture di vendita Commenti alla procedura 1718. Cessione di crediti pro-soluto, ai fini fiscali19. Incassi da clienti20. Resi di merci in genere21. Eliminazione ed alienazione dei beni e delle attrezzature

capitalizzate22. Compensazione fra crediti e debiti23. La determinazione dei limiti di credito alla clientela. Una

proposta applicativa24. Gestione cassa e piccola cassa (petty cash) 25. Gestione dei beni strumentali presso terzi26. Cessione dei crediti commerciali27. Relazioni con gli organi di controllo esterni28. Gestione delle sopravvenienze attive e passive29. Il calcolo del costo orario standard (lavori su commessa)30. Il flusso di cassa di tesoreria. Regola del 4+4+531. Utilizzo dei crediti documentari

2. Le procedure della Direzione delle risorse umane1. Regolamentazione rapporti gestione personale2. Lavoro straordinario3. Assenze-Permessi-Ferie Commenti alle procedure n. 1-2-34. Buoni pasto5. Borse di studio6. Assunzione di parenti di impiegati nell’ambito della stes-

sa Società7. Impostazione della corrispondenza con l’esterno della

Società8. Impostazione delle comunicazioni interne9. Piano di incentivo per funzionario commerciale10. Piano riconoscimento successi11. Programma segnalazione nuove idee12. Riconoscimenti per anzianità aziendale13. Company car14. Procedura prenotazione servizi agenzia viaggi15. Affitti16. Procedura missioni (personale in trasferta)17. Guida alla compilazione delle procedure

pag. 99» 100» 102» 107» 109» 112» 114

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18. Conferimento poteri mediante procure19. Formazione del personale20. Esemplificazione del “Codice di Condotta” legge 231/2001 21. Operazioni commerciali e viaggi del personale verso paesi

considerati “a rischio”

3. Vendite e marketing1. Procedura per l’utilizzo automezzi di dimostrazione (De-

movan)2. Macchinari in prova alla clientela3. Procedura evasione ordini di vendita4. Procedura “Lettere d’intento” per ordini anticipati Commenti alla procedura 45. Controllo preventivo e approvazione spese pubblicità Commenti alla procedura 56. Definizione del contratto7. Procedura omaggi 8. Le sponsorizzazioni aziendali

4. Procedure di carattere generale1. Poteri di firma2. Vendite a dipendenti (abbigliamento)3. Vendite a dipendenti di prodotti Isys (Information System)4. Organizzazione di emergenza incendi5. Procedura utilizzo vetture pool6. Procedura “visitatori”7. Gestione corrispondenza da/verso enti esterni8. Manuale della sicurezza9. Manuale del Sistema Ambiente10. Analisi degli aspetti ambientali11. Gestione della comunicazione ambientale12. Gestione dei rifiuti13. Serbatoi combustibile14. Visite e ispezioni da parte di pubbliche autorità. Richie-

ste documentazione per posta e fax

5. Produzione e logistica1. Programmazione e pianificazione della produzione2. Movimentazione, immagazzinamento, imballo, conserva-

zione e spedizione3. Gestione lavorazioni esterne4. Assistenza post-vendita

pag. 263» 265» 268

» 287

» 293

» 293» 295» 298» 302» 306» 308» 314» 315» 321» 326

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Parte secondaEsemplificazioni di Job Description

1. Amministrazione e finanza1. Direttore Amministrativo e Finanziario2. Responsabile Servizi amministrativi e fiscali3. Capo contabile4. Responsabile Reporting società collegate5. Responsabile Controllo di Gestione6. Impiegato senior Ufficio Contabilità7. Impiegato generico Ufficio Contabilità8. Addetto alla Contabilità Clienti9. Addetto Contabilità Fornitori10. Addetto Contabilità Fornitori particolari11. Responsabile Ufficio Costi di Produzione12. Impiegato Ufficio Costi di Produzione13. Responsabile dei Servizi Generali14. Assistente Ufficio Servizi Generali15. Addetto alla Reception16. Fattorino17. Direttore Finanziario18. Responsabile Tesoreria19. Addetto Ufficio Cassa e Banche20. Responsabile del Controllo e Gestione del Credito (Credit

Manager)21. Impiegato senior Ufficio Crediti22. Impiegato junior Sollecito Crediti23. Segretaria Ufficio Crediti24. Tax Planning25. Internal Audit26. Accounting & Controlling (industria multinazionale elet-

tromeccanica)27. Transfer Pricing Manager (industria multinazionale elet-

tromeccanica)28. Credit Analyst

2. Vendite e marketing1. Direttore Vendite (abbigliamento)2. Responsabile Ufficio Marketing3. Impiegato Direzione Vendite e Marketing4. Corners Coordinator5. Responsabile del Customer Service (abbigliamento)

pag. 428» 428» 431» 432» 434» 436» 437» 438» 440» 440» 441» 442» 443» 443» 444» 445» 446» 447» 449» 450

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6. Impiegato Customer Service area Nord Italia7. Impiegato Customer Service (generico)8. Addetto alla Gestione Anagrafica Clienti9. Ispettore Vendite (prodotti alimentari)10. Responsabile Ufficio Amministrazione Vendite (prodotti

alimentari)11. Segretaria Ufficio Estero12. Capo Area Vendite (District Sales Manager - prodotti

elettronici)13. Funzionario di Vendita (Field Engineer)14. Funzionario di Vendita senior15. Application Engineer (industria elettromeccanica)16. Proposal manager (industria elettromeccanica)17. Direttore Vendite Estero18. Responsabile Ufficio Vendite Estero (industria elettro-

meccanica)19. Assistente al Responsabile vendite Estero20. Sales promoter (industria elettromeccanica)21. Gestioni ordini estero (industria elettromeccanica)22. Responsabile assistenza post-vendita estero (APV)23. Venditore assistenza post-vendita estero (APV)24. Direttore gare impianti chiavi in mano (Turn Key Tende-

ring Manager) (industria elettromeccanica)25. Addetto alla gestione gare impianti chiavi in mano (Turn

Key Tendering staff)26. Responsabile gestione gare internazionali (industria elet-

tromeccanica)27. Addetto alla gestione gare internazionali (industria elet-

tromeccanica)28. Direttore Assistenza Post vendita (APV)29. Responsabile vendita Italia per APV30. Amministrazione vendite APV31. Gestione ordini APV32. Responsabile Promozione Tecnica APV33. Tecnico Commerciale APV34. Responsabile parte operativa Service APV35. Direzione Commerciale Italia ed Estero (industria elet-

tromeccanica di precisione)35.1. Direttore Commerciale35.2. Area Manager Mercati Esteri35.3. Tecnico commerciale

pag. 473» 474» 476» 477

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35.4. Responsabile Customer Service35.5. Addetto Customer Service

3. Personale1. Direttore delle Risorse Umane2. Responsabile Amministrazione Risorse Umane e Servizi

Generali3. Addetto Amministrazione Risorse Umane4. Impiegato Ufficio Paghe e Contributi5. Responsabile Compensation (Compensation Manager)6. Responsabile della Formazione (Training Manager)7. Addetto alla sicurezza sul lavoro

4. Information & Communication Technology (ICT)1. Direttore dei Sistemi Informativi2. Pianificazione e Controllo IT3. Project Manager Sistemi Informativi4. Amministrazione Sistemi IT5. Operatore IT6. Specialista Sviluppo Software7. Sicurezza e Audit del Sistema Informativo

5. Produzione1. Direttore di Produzione (prodotti alimentari)2. Capo Fabbrica3. Responsabile della Manutenzione4. Capo Laboratorio (analista chimico)5. Addetto al Laboratorio6. Responsabile Controllo della Produzione Esterna (abbi-

gliamento)7. Systems Engineering Manager8. Responsabile di commessa9. Progettista software10. Tecnico ingegneria di commessa11. Responsabile collaudi e assistenza tecnica (impiantistica)12. Tecnico HW/SW di assistenza e manutenzione13. Tecnico HW/SW di field (collaudo/cantiere)14. Responsabile di assistenza e manutenzione15. Responsabile di attività di field (collaudo/cantiere)16. Commento alle job description dal n. 7 al n. 1517. Direttore di Produzione (industria metalmeccanica di

precisione)

pag. 503» 504

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18. Altre figure di fabbrica (industria metalmeccanica di precisione)18.1. Capo reparto di Stabilimento18.2. Controller di Produzione18.3. Responsabile Logistica18.4. Magazziniere18.5. Capo reparto assemblaggio e confezionamento18.6. Capolinea confezionamento18.7. Responsabile coordinamento terzisti18.8. Preparatori e conduttori delle macchine di produzione

19. Controllo di qualità19.1. Capo reparto controllo qualità prodotto19.2. Responsabile qualità19.3. Operatore controllo qualità prodotto19.4. Addetto assicurazione qualità fornitori 19.5. Addetto assicurazione qualità reclami19.6. Capo reparto controllo qualità processo19.7. Addetto sistema assicurazione qualità processo19.8. Operatore controllo qualità processo19.9. Operatore sala metrologica

20. Direzione Tecnica20.1. Direttore Tecnico20.2. Addetto segreteria ufficio tecnico20.3. Responsabile Progettazione20.4. Addetto anagrafiche tecniche 20.5. Progettista junior20.6. Progettista senior20.7. Responsabile Industrializzazione20.8. Capo reparto Laboratorio Test20.9. Addetto Laboratorio Test

6. Operations1. Direttore Ufficio Acquisti e Gestione Parco Automezzi2. Direttore Centrale Acquisti (industria elettromeccanica)3. Responsabile Ufficio Acquisti post-vendita, Servizi e Fa-

cilities (industria elettromeccanica)4. Approvvigionatore (industria elettromeccanica)5. Acquisitore (industria elettromeccanica)6. Acquisitore (con aspetti di logistica)7. Segreteria Ufficio Acquisti8. Impiegato Ufficio Acquisti

pag. 535» 535» 536» 536» 537» 538» 539» 540» 540» 541» 541» 542» 543» 543» 544» 544» 545» 545» 546» 546» 546» 547» 548» 548» 549» 549» 550» 550» 551

» 552» 552» 554

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9. Direttore dei Servizi Commerciali (Commercial Services Manager)

10. Capo Ufficio Traffico (Traffic Supervisor)11. Impiegato Ufficio Traffico 12. Responsabile del magazzino 13. Magazziniere (industria metalmeccanica)14. Magazziniere (generico)15. Responsabile della Logistica16. Impiegato nell’area della Logistica 17. Addetto al controllo inventari18. Impiegato addetto all’evasione ordini parti di ricambio19. Ufficio Tecnico (industria elettromeccanica)20. Montaggi e Assistenza (industria elettromeccanica)21. Riparazioni (industria elettromeccanica)22. Ricambi (industria elettromeccanica)23. Legal Advisor (Ufficio Legale) (industria elettromeccanica)24. Responsabile Import-Export25. Responsabile back-office e dogana export26. Addetto alle operazioni doganali 27. Esperto amministrativo export dogana e spedizioni (so-

cietà di consulenza export)

7. Segreteria1. Segretaria junior2. Segretaria 3. Segretaria senior4. Segretaria esperta

pag. 560» 561» 562» 563» 563» 564» 565» 567» 569» 570» 572» 572» 573» 574» 574» 576» 577» 579

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Il perché di questo manuale

Nei quarant’anni circa di lavoro alle dipendenze di aziende nei vari set-tori di attività: servizi, commerciali, industriali, multinazionali, mi sono molto spesso trovato nella necessità di predisporre delle procedure interne per diverse finalità:• capire quali erano le responsabilità delle varie entità aziendali;• nell’ambito delle entità aziendali, chi personalmente era responsabile

dello svolgimento di una certa fase dell’attività;• stabilire quali erano le mansioni delle persone che riferivano alla mia

posizione;• fornire un supporto ai neo-assunti per un rapido processo d’inserimento

nella mansione per la quale erano stati selezionati;• molto frequentemente dovevo invece semplicemente aderire ad una spe-

cifica richiesta dei revisori esterni, i quali nella ben nota management letter che accompagna la relazione della certificazione del bilancio, se-gnalavano alla Direzione generale della società, la carenza di procedure, controlli, sovrapposizioni di lavori, sprechi di tempo (e di denaro) per individuare il flusso delle informazioni.Problema quest’ultimo molto sentito e sofferto soprattutto nelle società

multinazionali dove tutto viene ricondotto a procedimenti standardizzati sotto forma di lettere di servizio, procedure vere e proprie, disposizioni emanate dalle varie direzioni, note di commento alle procedure stesse, pre-cisazioni e interpretazioni fiscali che messe tutte insieme e tenute costante-mente aggiornate costituiscono il “Manuale delle procedure aziendali”.

Chi non si è mai trovato poi nelle circostanze di dover suddividere il lavoro d’ufficio fra vari collaboratori, al realizzarsi di un aumentato volu-me di attività, oppure di nuove esigenze legislative, riorganizzazione del reparto stesso e dover quindi riflettere sul contenuto della mansione (Job Description) da riassegnare in modo diverso agli stessi o più collaboratori?

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O semplicemente ricordo, non dico con imbarazzo, ma certamente con qualche disagio, la difficoltà di formulare una completa e corretta descri-zione delle mansioni, alla richiesta estemporanea di un Job Hunter a cui mi ero rivolto per la selezione di un candidato per una certa posizione aziendale.

Più volte ho cercato di documentarmi fra la letteratura in distribu-zione presso le librerie specializzate ed editori sia di fonte italiana che di fonte straniera, ma invano: non sono mai riuscito a trovare un aiuto fra i vari libri e manuali che pur invadono gli scaffali di librerie e bi-blioteche.

Ogni società tiene gelosamente custodito il patrimonio delle proprie procedure, frutto del lavoro dei propri manager o team di manager, e cia-scuno deve ingegnarsi da solo per risolvere il problema in seno alla sua società.

Mi sono domandato se non sarebbe stato opportuno dare una mano a manager, quadri, collaboratori, titolari d’impresa, giovani consulenti e pro-fessionisti, studiosi della materia e finalmente mettere a disposizione del materiale prezioso che, pur con le sue limitazioni, costituisce un corpo di norme di base su cui intervenire e personalizzare il flusso delle attività se-condo le proprie esigenze e realtà.

Quali sono le limitazioni imposte da questo lavoro?Difficilmente una procedura può essere trapiantata pari pari nella realtà

di un’altra azienda senza essere assoggettata ad attenta revisione sia per il flusso delle attività che per le responsabilità delegate nell’organizzazione in cui intendiamo introdurre tale procedura. Occorrerà quindi adattare le pro-cedure presentate in questo volume al sistema organizzativo vigente nella società in cui vogliamo applicarle.

Mi spiego meglio: un’attività di Customer Service può invariabilmente riferire alla direzione generale, alla direzione amministrativa o alla dire-zione commerciale a seconda dell’enfasi che si vuole dare alla posizione, al peso che ha in azienda, alle capacità di chi deve gestire questa attività, dal-le dimensioni stesse della società, dall’impostazione gerarchica data dalla capogruppo.

Appare allora evidente che a seconda del reporting gerarchico del Cu-stomer Service cambierà il flusso delle informazioni e delle relazioni fra le altre entità aziendali coinvolte nell’attività di Customer Service. Ma tutto ciò non influirà sul contenuto delle attività, fatta salva qualche sfumatura da azienda ad azienda che richiederà un aggiustamento di ampliamento o di ridimensionamento di attività.

Un’altra osservazione che è doveroso fare in questa premessa è la classi-ficazione fatta in questo volume delle procedure in aree di competenza: am-

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ministrativa, vendite e marketing, produzione, delle risorse umane, Informa-tion Technology (IT) e di carattere generale. È una suddivisione puramente formale e di comodità di presentazione.

Alcune procedure potrebbero rientrare nella responsabilità di direzioni diverse da quelle in cui sono state collocate. Ma ancora è un problema di forma e non di sostanza.

Nelle aziende di grandi dimensioni, la direzione organizzazione provve-de di solito alla pubblicazione interna di tutte le procedure aziendali, ma non per questo la direzione organizzazione è responsabile di tutte le attività aziendali esplicitate nelle procedure. Essa agisce quale organo coordinatore per una uniformità di stile, di impostazione delle procedure, di codificazio-ne, aggiornamento, di distribuzione, ecc.

Infine per quanto riguarda la parte II del volume, vengono presentate ben 155 Job Description. Non c’è la pretesa di avere coperto la gamma delle posizioni aziendali e d’altro canto anche qui vale la regola che la stes-sa posizione in un’azienda riferisce ad un reparto e in un’altra azienda la stessa posizione può riferire ad un reparto diverso.

Sicuramente il materiale proposto in questo volume è inedito nelle pub-blicazioni di settore; propone una metodologia di lavoro e rappresenta, oserei affermare, una pietra miliare per tutti coloro che ravvisano la stessa carenza che ho incontrato io in questo campo, nei miei anni di lavoro.

Un’ultima notazione che desidererei fare, e questo riguarda soprattutto le procedure, è che molte di esse sono state elaborate dall’autore e molte altre sono state reperite presso le imprese dove ho passato anni di lavoro come dipendente o come consulente.

Le differenti impostazioni delle procedure giustificano infatti le diverse società di origine, con le loro peculiarità.

Un ringraziamento va pertanto a tali Società che ne hanno permesso la pubblicazione.

Infine, alcune procedure fanno riferimento a contratti di lavoro o dispo-sizioni fiscali che possono ovviamente variare nel tempo.

Sulle procedure ogni impresa sarà libera di variare i valori o fasce di valori o le percentuali di riferimento, ove applicabili, secondo i propri obiettivi, livelli gerarchici di approvazione, controlli più o meno rigidi interni.

Anche alcune marche e tipi di autoveicoli citati in alcune procedure po-trebbero essere usciti di produzione e quindi apparire superate, ma ciò non toglie valore all’impostazione strutturale delle procedure proposte.

Da ultimo si considerino anche le nuove esigenze organizzative emergenti nelle imprese ed enti in genere a seguito dell’applicazione delle norme del d.lgs. 231/2001 che ha introdotto nel nostro ordinamento la responsabilità

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amministrativa e penale per fatti illeciti commessi dai dipendenti e/o col-laboratori esterni, a meno che l’impresa abbia adottato opportuni modelli organizzativi e gestionali idonei a prevenirli.

In pratica il “modello organizzativo”, richiamato dal d.lgs. 231/2001 im-plica lo sviluppo di un organigramma aziendale, con susseguente mappatura delle principali funzioni svolte dal personale dipendente (job description) nonché l’introduzione di appropriate procedure interne che costituiscono le linee guida di comportamento di tutti gli “addetti” allo svolgimento delle specifiche attività aziendali.

Mi auguro che tutti i lettori interessati all’argomento possano trovare qui utili riferimenti per rendere meno gravoso il loro lavoro all’interno della propria società e se tale risultato venisse raggiunto, sarebbe per me la più bella gratificazione.

Parte prima

Le procedure

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1. Le procedure della Direzione Amministrativa

Normalmente le procedure elencate in questo capitolo sono elaborate dalla Direzione Amministrativa e Finanziaria che ha una specifica com-petenza tecnica in materia e che in definitiva deve vigilare e garantire che siano rispettati i requisiti fiscali, contabili, civilistici dello svolgimento di buona parte delle procedure elencate.

Dove la dimensione aziendale non giustifica l’inserimento di un servizio di “internal auditing”, la Direzione Amministrativa e Finanziaria, ha pure la funzione di controllo in senso molto ampio su tutte le manifestazioni aziendali a tutela del rispetto delle norme di etica degli affari, governati-ve, sociali, a difesa dell’immagine aziendale e a protezione del patrimonio societario. Le procedure proposte in questo capitolo sono le più comuni; molte di esse non dovrebbero mai mancare in una società che desidera ave-re un minimo di organizzazione interna e controllo sul flusso del lavoro e delle responsabilità interne.

Ove necessario, al termine della procedura, sotto la voce “Commenti” verranno forniti chiarimenti e annotazioni per un ulteriore approfondimento della procedura stessa, o comunque forniti utili commenti di carattere gene-rale. Quale premessa di carattere generale e comune a tutte le procedure, si suggerisce indipendentemente dalla Direzione aziendale che elabora la pro-cedura, di usare uno schema comune d’impostazione.

A titolo esemplificativo una procedura potrebbe essere impostata come da schema indicato alle figg. 1 (1° foglio della procedura) e 2 (fogli succes-sivi al primo). Potrebbe anche essere applicato qualsiasi altro schema che richiami comunque tali informazioni.

Per quanto riguarda la numerazione delle procedure, non c’è un comporta-mento univoco nelle varie aziende. Nelle piccole e medie aziende si privilegia una numerazione semplicissima consistente nel prefisso letterale della Dire-zione che emette la procedura, seguito da un numero progressivo: es. AMM1,