Webinar: Policy & Procedure Management - Come può un’organizzazione sapere se le proprie...

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POLICY & PROCEDURE MANAGEMENT Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure sono

coerenti?

DISCLAIMER - Materiale riservato preparato come base di discussione per l’utilizzo esclusivo da parte del destinatario cui é indirizzato. Ogni utilizzo di questo documento al di fuori dell’ambito per cui e’ stato preparato e’ vietato.

giovedì, 16 gennaio 2014 inizio ore 16:00 - termine ore 17:00

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Relatore

Roberto Lovisetto Partner at Conformis in Finance Srl

- Webinar -

POLICY & PROCEDURE MANAGEMENT Come può un’organizzazione sapere se le proprie policies, processi, procedure

sono coerenti?

www.conformisinfinance.it

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http://www.conformisinfinance.it

Agenda• OPERATIONAL FRAMEWORK

• PRESENTAZIONE DELLO STRUMENTO PER LA GESTIONE DELLE PROCEDURE

• DOMANDE


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sono coerenti?


Operational Framework

• DEFINIRE, DOCUMENTARE e COMUNICARE

• Policies, Standards, Processi, Procedure, Formazione e Strumenti

!

!


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sono coerenti?

“Operational Framework” che definisce, governa o guida lo sviluppo del prodotto e l’erogazione del servizio.


Operational Framework

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Policy

Processi (What)

Formazione

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sono coerenti?

Standard vincolano i processi

sono implementati da

Procedure (How)

Strumentisono supportate da




• Le politiche organizzative definiscono le regole che governano le “operations”.

• Una politica di solito è utilizzata per enfatizzare l’uso di processi operativi

• Una politica, perciò, vincola i processi organizzativi identificando i processi necessari o accettabili, o le modalità per eseguire i lavori

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Policy

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sono coerenti?



• Gli standards sono le regole operative (cosa)

• Le linee guida sono suggerimenti/raccomandazioni

• Gli standard/linee guida vincolano i processi organizzativi definendo i criteri accettabili

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Linee guida/

Standard

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sono coerenti?



• Un processo è “che cosa” deve essere fatto in una organizzazione per produrre un prodotto o erogare un servizio.

• I processi sono vincolati dalle policy

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sono coerenti?

Processi (What)



• Le procedure sono le istruzioni, step-by-step di come deve essere implementato un processo o una sua porzione.

• Le procedure si focalizzano su “come” eseguire una certa attività identificata nei processi.

• I processi sono, perciò, implementati da specifiche procedure.

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Procedure (What)



• La formazione indirizza la conoscenza e le competenze

• La formazione è utilizzata per supportare l’utilizzo dei processi e delle procedure.

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sono coerenti?

Formazione



• Sono gli strumenti necessari per implementare una procedura.

• Gli strumenti, al pari della formazione, sono utilizzati per supportare l’utilizzo dei processi e delle procedure.

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Strumenti



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sono coerenti?

Processo: Gestione delle Risorse Umane di Progetto (What)

!Pianificazione Risorse

Umane

!Costituzione del Gruppo di

Progetto

!Sviluppo del Gruppo di

Progetto

!Gestione del Gruppo di

Progetto



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sono coerenti?

Procedura: Pianificazone Risorse Umane (How)

1. INPUT 1. Fattori ambientali dell’impresa 2. Attività dei processi organizzativi 3. Fabbisogni di risorse

!1. STRUMENTI E TECNIICHE

1. Organigrammi descrizioni delle posizioni

2. Teoria organizzativa 3. Netoworking

1. OUTPUT 1. Ruoli e responsabilità 2. Progetto di organigramma 3. Piano per la gestione del personale



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sono coerenti?

Procedura: Costituzione Gruppo Progetto (How)

1. INPUT 1. Fattori ambientali dell’impresa 2. Attività organizzative dei processi 3. Ruoli e responsabilità 4. Progetto di Organigramma 5. Piano per la gestione del personale

!1. STRUMENTI E TECHCIHE

1. Pre-assegnazione 2. Negoziazione 3. Acquisizione 4. Gruppi Virtuali

1. OUTPUT 1. Progetto assegnazioni personale 2. Disponibilità delle risorse 3. Piano per la gestione del personale

(aggiornamento)



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Procedura: Sviluppo del Gruppo di Progetto (How)

1. INPUT 1. Progetto assegnazioni del

personale 2. Ruoli e responsabilità 3. Piano gestione del personale 4. Progetto organigramma 5. Valutazione dei risultati del gruppo 6. Informazioni sulle prestazioni 7. Reports delle performance


1. Osservazione e conversazione 2. Valutazione delle prestazioni 3. Gestione dei conflitti

1. OUTPUT 1. Richieste di modifiche 2. Raccomandazione di azioni

correttive 3. Raccomandazione di azioni

preventive 4. Attività organizzative di processo

(aggiornamento) 5. Piano di gestione del progetto

(aggiornamento)



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sono coerenti?

Procedura: Gestione del Gruppo di Progetto (How)

1. INPUT 1. Attività organizzative di processo

Piano per la gestione del personale 2. Disponibilità delle risorse


1. Competenze generali di gestione

2. Formazione 3. Attività di team-building 4. Regole di base 5. Riconoscimenti e compensi

!1. OUTPUT 1. Valutazione dei risultati del gruppo



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• Politiche per la gestione delle Risorse Umane

• Politiche per la gestione dei Programma

• Politiche per la gestione dei Progetti

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Policy

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Processo: Gestione delle Risorse Umane di Progetto



• A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide)

• SEI CMMI® - Capability maturyty Model Integration

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Standard

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Procedure (What)

!Pianificazione Risorse Umane

!Costituzione del Gruppo di Progetto

!Sviluppo del Gruppo di Progetto

!Gestione del Gruppo di Progetto



• Gestione delle competenze generali

• Teoria organizzativa

• Gestione dei conflitti

• Competenze per la negoziazione

• Processi e procedure per i reclutamento e la contrattazione

• Valutazione delle prestazioni

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Formazione



• Organigrammi e Descrizioni delle Posizione

• Networking

• Gruppi virtuali

• Formazione

• Attività di Team-Building

• Valutazione prestazioni

• Riconoscimenti e Compensi

• Co-Location dei membri del gruppo

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Strumenti


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!• Cos'è TotalCompliance® • Quali sono le sfide • I vantaggi di utilizzare TotalCompliance® • Dimostrazione • Domande

Co

TotalCompliance® é la soluzione full-optional, cloud-computing che consente alle organizzazioni, di qualsiasi dimensione, di gestire le POLICY e le PROCEDURE garantendo la CONFORMITA’.

TotalCompliance

Com

• Bassi livelli di responsabilizzazione dei dipendenti – dovuta alla mancanza di monitoraggio, di valutazione dell’apprendimento e dell’applicazione.

• Difficoltà di consultazione - dovuta alla mancanza di un sistema che agevoli rapide ed intuitive ricerche.

• Procedure obsolete - dovuta alla mancanza di un’attività sistematica di revisione.

Le Sfide: conformità e controllo

ComMembro

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mail/ automatiche

Ciclo di approvazioni !

revisiona/approva

Pubblicazione !uno -> Più gruppi

adesso o dopo

Revisione finale?

Sì

No

Membro presa visione?

Sì

No

Sondaggio o

Test?Yes

NoMembro superato prova?

Director

No

Yes

No

Portal

Visione conformità metrica

Lettura/Test/Accettazione

Promemoria Manuali/

Automatici

Reports !crea/salva

Visualizza/Esporta

Director

Sì

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• Best practices - una soluzione che garantisce il monitoraggio, la misurazione, la documentazione e le funzioni necessarie per istituire le migliori pratiche in conformità.

• Riduzione dei rischi di non-conformità attraverso una completa documentazione completa e applicazione.

• Quadro generale delle conoscenze di base dei dipendenti e del loro livello di conformità.

• Semplificazione - facilità di utilizzo da parte dei i dipendenti e dei managers; la facilità di implementazione per l’IT.

TotalCompliance® Solution Conformità and Controllo

Com

TotalCompliance® Dimostrazione

http://eval.compliancebridge.com/conformis/portal/index.php?fuseaction=policies.main

DOMANDE


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GRAZIE PER L’ATTENZIONE

Roberto Lovisetto Partner at Conformis in Finance Srl [email protected]


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mailto:[email protected]


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