1

PIANO ESECUTIVO DI GESTIONE 2015_rev0

DELL’ASP C.O.V.I.L. “Matteo Brunetti”

Premesse

Lo statuto dell’ASP prevede l’attribuzione di autonomi poteri di gestione al Direttore Generale

che ha lo scopo di erogare il miglior Servizio alla Persona con le risorse personali, tecniche ed

economiche a propria disposizione. L’ASP ha l’ambizione di porsi come protagonista sul

territorio di riferimento e desidera affermarsi come ESEMPIO POSITIVO di gestione dei servizi

socio – assistenziali e sanitari, favorendo forme di gestione associata dei servizi, coinvolgendo

tutti i soggetti interessati e creando un percorso condiviso e partecipato. Questo è un

presupposto importante per raggiungere livelli qualitativi del Servizio sempre migliori.

Il Codice etico approvato dal Consiglio di Amministrazione indica la mission aziendale, i valori e

principi condivisi, i diritti e doveri di ciascuna figura che vive ed opera all’interno della Casa di

riposo.

Nel Bilancio previsionale 2015 il CDA ha dichiarato gli obiettivi che intende raggiungere durante

il proprio mandato e ha declinato gli obiettivi per l’anno 2015.

Sulla base di tali obiettivi viene redatto il presente Piano Esecutivo di Gestione (PEG) che è uno

strumento di organizzazione, in cui sono evidenziati, per ciascun Responsabile, gli obiettivi da

raggiungere e le risorse strumentali e umane assegnate allo scopo.

Il PEG si conferma essere un vero e proprio strumento di responsabilizzazione del Personale a

tutti i livelli: dice dove vogliamo arrivare, con quali strategie, con quali risorse; questo ci porta a

misurarci costantemente con i criteri di economicità e di efficacia (rapporto costo/benefici)

previsti da statuto.

Il PEG è suscettibile di modifiche ed aggiustamenti: se dal punto di vista contabile costituisce un

documento autorizzativo, dall’altra viene utilizzato dal Personale come strumento guida per la

gestione dell’Ente: oltre agli obiettivi individuali, contiene i risultati che ci si propone di

raggiungere, creando i presupposti per la misurazione dei medesimi.

Obiettivi generali per il periodo 2015-2018

Si riepilogano nello schema che segue gli obiettivi e le strategie operative che si intendono

mettere in campo nel prossimo quadriennio.

2

Obiettivi

Principali Strategie

MIGLIORAMENTO DEL SERVIZIO

VOLTO A FARE DI CASA BRUNETTI

UN’ECCELLENZA RICONOSCIUTA

Chiarezza dei servizi offerti: stesura Carta dei servizi;

Miglioramento della qualità dell’Assistenza grazie a:

- Implementazione dei servizi

- Maggiore professionalità: formazione trasversale e

aggiornamento

- Procedure e controllo del loro rispetto

- Regolamenti e loro applicazione Miglioramento della struttura fisica (lavori III lotto e

manutenzione mobili ed immobili);

Elaborazione del piano manutenzioni ordinarie e

straordinarie;

Creazione nuclei e gestione socio sanitaria paper-less;

Appalto servizio infermieristico, fisioterapico, cura della

persona (servizio bagni assistiti);

Consulenze di alto profilo di tipo medico-sanitario (es: nutrizionista/geriatra/ psicologo ecc);

Conferma dell’attività di animazione con personale dedicato;

MIGLIORAMENTO DELL’IMMAGINE DELLA

CASA DI RIPOSO

Realizzazione del nuovo sito;

Nuove forme di comunicazione ad anziani, famiglie ecc.

Diffusione del Codice etico;

Organizzazione di eventi ad hoc (famiglie/volontari ecc.); Partecipazione della Casa di riposo a progetti Regionali;

STABILIZZAZIONE DELLA RETTA

Pianificazione delle dotazioni necessarie per garantire il

Servizio;

Definizione delle priorità in funzione delle disponibilità,

risorse ed urgenze;

Riduzione costi fissi;

MIGLIORAMENTO DEL CLIMA AZIENDALE

Avviamento progetto zero infortuni;

Formazione trasversale finalizzata alla CULTURA COMUNE

DELLA CASA;

COPERTURA DI TUTTI I POSTI DISPONIBILI

AUTORIZZATI CON INCREMENTO DEI POSTI

PER NON AUTOSUFFICIENTI

Dialogo costruttivo con la Regione ed Azienda Sanitaria;

Marketing;

POTENZIAMENTO DEI SERVIZI DI

PROSSIMITA’ (riapertura RSA? Servizio FKT?

Pasti? Ecc)

Collaborazione con Azienda Sanitaria e altri enti per stabilire

le necessità ed individuare per la Casa quali possono essere le

aree di collaborazione;

CONSOLIDAMENTO DELL’INTEGRAZIONE

DELLA CASA DI RISPOSO AL TERRITORIO DI

RIFERIMENTO ED ALLE REALTA’

AMMINISTRATIVE- ASSOCIATIVE- DI

VOLONTARIATO- RELIGIOSE E LAICHE

Coinvolgimento nella vita della Casa con attività di

collaborazione ed integrazione tra realtà esistenti,

valorizzazione delle singole identità e della capacità di unire

le forze per la realizzazione di un progetto comune;

Istituzione del diario del volontario

LEGALITA’

Adeguamento o realizzazione dei documenti e regolamenti

ecc. a seguito di aggiornamenti normativi.

3

Approccio Strategico

Per perseguire questi ambiziosi obiettivi partiamo con migliorare ciò che abbiamo in termini di

efficienza ed efficacia attraverso una complessiva riorganizzazione dell’ente (già avviata nel

corso del 2014), la progressiva formalizzazione delle procedure, la semplificazione,

l’applicazione dei valori e principi dichiarati nel codice etico nei rapporti con anziani, famiglie,

personale, altri soggetti; la verifica del livello di qualità del Servizio offerto, il rigore nei controlli.

Al fine di fornire livelli di Servizio sempre migliori agli Anziani abbiamo scelto di:

a) eseguire un’analisi di adeguatezza dei Servizi e delle Forniture, a partire da quelli riferibili a

contratti in scadenza, al fine di adeguare i Servizi alle reali esigenze della Casa di riposo ed ai

livelli di qualità ritenuti adeguati, attraverso procedure di gara e selezione di Fornitori che

garantiscano gli standard richiesti a costi certi;

b) esternalizzare i Servizi fisioterapico, infermieristico e di cura della persona. Per quanto

attiene i Servizi infermieristico e fisioterapico si tratta di professionalità non in forza all’ASP

se non in percentuale ridotta (1 FTK su 3; 2 IP su 8) e l’indice di rotazione è assai elevato. Si

ritiene quindi utile e conveniente appaltare il Servizio per avere la garanzia della copertura

dei servizi, con costi certi. Per quanto riguarda la cura della persona oggi esiste un contratto

con libero professionista che esegue al bisogno la pedicure, mentre i bagni programmati

vengono garantiti da personale dell’ente (dipendente o somministrato) ogni 15 giorni.

L’esternalizzazione del Servizio di cura alla persona che include pedicure, manicure, bagni

programmati assistiti permetterà un incremento sensibile della frequenza del Servizio per

ciascun anziano, che si attesterà attorno ai 10 gg per il servizio completo.

c) incentivare la partecipazione attiva del Personale al miglioramento del Servizio attraverso la

formazione continua e gruppi di lavoro per la creazione delle procedure di lavoro.

L’approccio strategico non può non considerare le possibili interferenze connesse ai vari cantieri

aperti in Casa di riposo, che potranno far slittare attività o rendere necessario anticiparne delle

altre. La parola d’ordine resta flessibilità, fermo restando il Piano operativo complessivo

dell’Ente.

Per meglio fare il punto su punti di forza e di debolezza riteniamo opportuno schematizzare i diversi elementi nella swot analysis che segue.

4

SWOT ANALYSIS

Obiettivi generali 2015:

Gli obiettivi sui quali ci concentreremo nel corso del corrente anno sono i seguenti:

Revisione completa della Carta dei Servizi

Creazione procedure e sistema di controllo volto al miglioramento del Servizio

Creazione/ aggiornamento regolamenti e loro applicazione

Creazione ed aggiornamento del nuovo sito e nuove forme di comunicazione diversificata

per target

Individuazione e realizzazione attività in rete in collaborazione con altre strutture e

volontari

PUNTI DI FORZA - Chiarezza della Mission - Certezza del bisogno – Servizio - CDA propositivo e aperto

all’innovazione - Risorse Umane: staff qualificato e

con potenziale inespresso; - Direttore con capacità di coagulare

consenso e partecipazione - Buona rete di collaborazione con

Comuni consorziati, Azienda Sanitaria, CSM, Servizi sociali ecc, Volontariato…

PUNTI DI DEBOLEZZA: - Immagine da rinnovare - Costi di struttura elevati - Clima aziendale da migliorare - Personale non sempre adeguato e

talvolta con scarsa reattività nell’innovare e con bassa capacità di “problem solving”

OPPORTUNITA’ - Ampliamento dei servizi di prossimità - Con nuovo CDA e Direttore apertura

di nuovi spazi di dialogo e collaborazione con Amministrazioni, Azienda Sanitaria, Associazioni ecc.

- Sulla base del nuovo Codice etico, creazione di rapporti sempre più costruttivi e collaborativi

MINACCE - Rischio assenze per malattie

professionali e non con relativo aumento del costo del lavoro;

- Rischio di avere passi diversi tra diverse funzioni aziendali nel processo di riorganizzazione complessiva

- Rapporti ostici con la ditta che ha vinto l’appalto III Lotto.

5

Iniziative per il personale volte a migliorarne il benessere: formazione trasversale, sicurezza,

ecc

Stesura ed aggiornamento PAI

Riorganizzazione: verifica turni e piani di lavoro

Appalto servizio infermieristico, fisioterapico e di cura alla persona (servizio bagni assistito)

Conferenze in materia socio sanitaria

Adeguamenti normativi

Ciascun Ufficio/Servizio pertanto elaborerà un proprio piano d’azione che verrà poi approvato

dal Direttore che indicherà i singoli obiettivi e per ciascuno di essi individuerà attività,

tempistiche e altri soggetti coinvolti. Questo agevolerà il confronto tra i risultati raggiunti e gli

obiettivi fissati al fine di poterne valutare periodicamente il grado di conseguimento e porre

rimedio alle eventuali difficoltà emerse. Trattandosi di una modalità ancora nuova, per

quest’anno il piano verrà elaborato da ciascun Ufficio/Servizio con il Direttore.

Inoltre si procederà costantemente al monitoraggio dei flussi finanziari di entrata e di uscita. In

particolare, dovrà essere tempestivamente segnalata e motivata al Direttore qualsiasi necessità

di variazione di bilancio o di storno di fondi. Quanto sopra, sia nel caso che venga ravvisato un

andamento della spesa tale da far prevedere stanziamenti insufficienti, sia nel caso che gli

accertamenti, rapportati ad anno, si rivelino di minor entità rispetto alle previsioni. Si ritiene

questo un aspetto fondamentale per raggiungere il risultato di una migliore gestione delle

risorse disponibili, ma è anche strumento di controllo di gestione. Il Direttore, durante le sedute

del Consiglio, provvederà a relazionare circa l’andamento della gestione finanziaria dell’Ente.

Per quanto riguarda il Revisore del Conto, le disposizioni Statutarie e Regolamentari prevedono

da parte della Struttura la massima collaborazione all’attività di tale organo di controllo.

6

DIRETTORE GENERALE - dott.ssa Chiara Franceschini

Il Direttore generale è l’organo apicale di gestione e svolge compiti e funzioni di collaborazione e

di assistenza giuridico-amministrativa nei confronti degli organi di indirizzo dell’Azienda , in

ordine alla conformità dell’azione amministrativa, alle leggi, allo statuto e ai regolamenti.

Il Direttore generale è responsabile del raggiungimento degli obiettivi programmati dal Consiglio

di amministrazione e della realizzazione dei programmi e progetti attuativi, nonché della

gestione finanziaria, tecnica, amministrativa e del Personale dell’Azienda. Cura i rapporti

sindacali e le istruttorie dei procedimenti disciplinari, supportato dall’Ufficio Personale e,

quando necessario, dal coordinatore socio-assistenziale. Il Direttore generale è l’organo di

direzione, coordinamento e controllo, predispone e adotta atti di gestione.

Tali atti, detti determine, sono gestiti con apposito software e elencate in un registro annuale

con numerazione progressiva, in ordine cronologico e conservate in originale agli atti dell’Ufficio

di Direzione Generale che cura la trasmissione di copia di ogni determina ai Responsabili

interessati. Le determine vengono pubblicate nell’albo on-line sul sito web dell’Asp.

La Direzione generale assicura le condizioni di efficienza, efficacia, qualità e competitività per

raggiungere gli obiettivi fissati dal Consiglio di amministrazione, attivando il meccanismo

Operativo del sistema di pianificazione e controllo. La pianificazione e la rendicontazione

economica si basano su un sistema tendente a garantire l’efficacia delle azioni in termini di:

- sapiente utilizzo delle risorse in relazione agli obiettivi;

- efficienza;

- ottimale allocazione delle risorse nei diversi processi;

- qualità e soddisfazione del cliente;

- costante miglioramento dei processi e delle relazioni interne.

La Direzione generale promuove l’utilizzo di sistemi di controllo su singole attività, processi o

contratti e coadiuva i servizi e gli uffici per lo sviluppo e l’implementazione di tali sistemi.

Attribuzioni

Adozione degli atti e provvedimenti amministrativi che impegnano l’Amministrazione verso

l’esterno non ricompresi espressamente dalla legge o dallo Statuto tra le funzioni di

indirizzo politico-amministrativo dell’organo di governo;

gestione finanziaria, tecnica e amministrativa mediante autonomi poteri di spesa di

organizzazione delle risorse umane, strumentali e di controllo;

poteri di spesa e di acquisizione delle entrate nei limiti degli stanziamenti di bilancio ad esso

assegnati e la facoltà di assegnare risorse finanziarie a determinate aree funzionali o uffici o

a determinati progetti coordinati da altri responsabili;

7

attuazione degli obiettivi strategici e degli indirizzi programmatici indicati dal Consiglio

d’Amministrazione, con la possibilità di sviluppare proposte ed intervenire nella definizione

di programmi e di progetti;

assegnazione degli obiettivi ai dipendenti dell’ente per l’attuazione dei programmi definiti

dal Consiglio d'Amministrazione, stabilendo l’ordine di priorità assegnato a ciascun obiettivi

rispetto al programma generale ed individuazione delle eventuali Posizioni Organizzative;

funzioni di vigilanza sull’espletamento delle funzioni dei Responsabili d’Ufficio e sul

raggiungimento degli obiettivi loro assegnati, garantendo il raggiungimento di livelli ottimali

di efficienza e di efficacia, ed attivando le opportune procedure in caso di inerzia degli stessi

o di ritardo nell’attuazione degli obiettivi programmati;

direzione degli uffici e dei servizi secondo i criteri e le norme dettate dallo Statuto e dai

Regolamenti, curando altresì l’integrazione ed il coordinamento tra le diverse unità

funzionali, compresa l’identificazione e la risoluzione di eventuali conflitti di competenza fra

gli stessi;

riesame periodico dell’assetto organizzativo dell’Azienda e relativa proposta al Consiglio

d'Amministrazione di provvedimenti conseguenti;

presidenza della delegazione di parte pubblica nelle trattative sindacali;

presidenza delle Commissioni di concorso relative a concorsi pubblici per l’assunzione di

dipendenti;

presidenza delle Commissione di gara relative a procedure pubbliche d’appalto per

l’affidamento di lavori, servizi, forniture;

presidenza di altri organismi previsti dal Regolamento;

tutto quanto previsto dai regolamenti o conferito, in conformità all’assetto delle

competenze delineato dai regolamenti stessi e dallo Statuto, dal Presidente.

I singoli capitoli all’interno di ciascun centro di entrata e di spesa, così come individuati nel

bilancio di previsione per l’anno 2015, vengono assegnati al Direttore Generale.

Il responsabile dell’Area Amministrativa contabile provvederà ad attestare la copertura

finanziaria in ordine ad ogni proposta di determinazione.

Obiettivi 2015 attribuiti al DG

Revisione Carta dei Servizi – coordinamento gruppo di lavoro e predisposizione bozza da presentare al CDA

Realizzazione nuovo sito web – coordinamento attività con soggetti diversi e verifica adeguamento alla normativa in tema di trasparenza e anticorruzione.

Completamento della riorganizzazione dei Servizi e degli Uffici, con particolare riguardo al Servizio socio-sanitario e assistenziale

Incentivare la partecipazione del Personale al processo di miglioramento continuo del Servizio attraverso iniziative individuali e di gruppo

8

Individuare strategie ed adottare azioni volte al miglioramento del clima e benessere in Casa di riposo

Coordinamento delle attività connesse al progetto “Animazione in rete”

Sviluppo attività ed azioni connesse alla figura di datore di lavoro.

Coordinamento e verifica stesura delle procedure e del sistema di controllo volto al miglioramento del Servizio

Revisione Piani di lavoro – supervisione del lavoro realizzato dal team individuato tra i diversi nuclei e coordinato dal coordinatore socio sanitario

Revisione ed aggiornamento documenti privacy;

Creazione/aggiornamento regolamenti e loro applicazione a partire da quelli di rilevanza interna – coordinamento gruppi di lavoro

Risorse assegnate

Le risorse umane assegnate per raggiungere gli obiettivi e portare a termine le azioni e i progetti

affidati alla Direzione Generale nell’esercizio di riferimento sono individuate nei vari

responsabili di Ufficio e Servizi.

Il Responsabile di Ufficio risponde dell’espletamento delle funzioni attribuitegli, del buon

andamento e dell’imparzialità dell’azione e delle attività dell’unità cui è preposto, nonché del

raggiungimento degli obiettivi in termini di qualità, quantità e tempestività.

In particolare:

a) cura la gestione corrente delle risorse affidate nell'ambito degli indirizzi operativi definiti dal

responsabile di servizio e risponde della validità delle prestazioni ottenute; gestisce il

personale assegnato all' unità per il quale costituisce il diretto referente gerarchico; cura

quindi il preciso affidamento di compiti al personale stesso, le verifiche inerenti, le

prestazioni svolte ed i risultati ottenuti;

b) risponde del rispetto delle regole organizzative e procedurali. Propone miglioramenti e

semplificazione delle procedure in cui è coinvolto al fine di migliorare costantemente la

qualità delle prestazioni del personale, adeguando l’operatività alle nuove esigenze e ai

nuovi strumenti tecnologici;

c) formula proposte volte ad assicurare l'osservanza dei criteri di regolarità gestionale,

speditezza amministrativa ed economicità di gestione, con riferimento al rapporto

costi/benefici. Analizza i problemi di funzionamento delle attività affidate e l'evoluzione del

contesto normativo ed ambientale e dell'utenza, si rapporta in modo attivo e propositivo

con il responsabile del servizio e partecipa alla programmazione degli interventi;

d) studia gli aspetti ed esamina i problemi di natura giuridico-amministrativa, economico-

sociale e tecnico-scientifica, attinenti le materie di competenza dell'unità, elaborando

relazioni, pareri, proposte, documenti, schemi di provvedimenti amministrativi e

regolamentari;

9

e) individua – nei limiti della propria dotazione – la figura destinata a sostituirlo in caso di

assenza o impedimento.

Si individuano di seguito i responsabili dei vari uffici, fermo restando che quanto non

espressamente affidato ai responsabili degli stessi resta in capo al direttore.

SERVIZI GENERALI E COMUNICAZIONE – Servizio attualmente scoperto

AREA “SEGRETERIA GENERALE”

Presidia il front office al quale è affidato il compito di indirizzare correttamente gli esterni

che accedono in Casa di Riposo.

Gestisce del protocollo – con apposita procedura informatica - e smista la posta per gli

uffici.

Gestisce la casella di P.E.C. aziendale.

Gestisce gli aspetti amministrativi dell’animazione in collaborazione con il coordinatore

sociosanitario, l’animatore e il Direttore. È responsabile della verifica dei diari di entrata ed uscita dei volontari (singoli e gruppi) .

Cura gli adempimenti connessi agli organi amministrativi dell’ente (convocazioni,

comunicazioni varie, invio atti agli organi di competenza, ecc).

Si occupa della stesura dei testi delle Deliberazioni, delle Determine e dei Documenti

riguardanti gli argomenti di propria competenza. AREA “COMUNICAZIONE”

Gestisce il SITO dell’ente e le procedure di pubblicazione degli atti (trasparenza PA ed

anticorruzione) con inserimento dati.

È responsabile della pubblicazione degli atti degli organi amministrativi.

Cura gli adempimenti relativi all’Amministrazione Trasparente ed Anticorruzione: è preposta

allo studio ed aggiornamento della normativa ed all’adeguamento dell’Ente alle prescrizioni

normative.

AREA “GARE”

Le è affidata la gestione completa dei procedimenti di gara, anche in supporto delle altre

funzioni aziendali.

Opera gli Acquisti su richiesta degli altri uffici/servizi.

Gestisce la procedura di gara in collaborazione con il Direttore e gestisce le gare mediante

procedure telematiche (MEPA) - per la fornitura di beni e servizi (profilo di PUNTO

ISTRUTTORE su portale www.acquistinretepa.it).

Richiede CIG.

10

AREA “GESTIONE MAGAZZINO”

Gestisce il programma del Magazzino mediante emissione ordini di fornitura/carico e scarico

merci/inventario fine anno.

Distribuisce materiale in assenza del personale addetto e controlla le giacenze.

SERVIZIO ACCOGLIENZA– Marzia Silverio

AREA “ACCOGLIENZA”

Consegna modulistica per ogni tipo di servizio (accoglimento, fisioterapia e richiesta ausili

sanitari).

Si occupa della ricezione della documentazione delle domande di accoglienza e inoltra

all’A.S.S. quanto di competenza.

Colloquia con i familiari.

Svolge attività di segreteria quali risposte scritte a lettere a parenti o altri.

Cura i rapporti con l’esterno, giudici tutelari, avvocati, colleghi di altre A.S.P., cittadini, ecc.

Predispone il fascicolo ospiti informatico e cartaceo, per gli uffici/reparti/medici competenti. AREA “CONTABILITA’ CLIENTI” Nuovi ingressi

Gestisce i dati anagrafici in CBA per ogni nuovo ospite.

Gestisce i dati economici relativi alla classificazione residenziale, alla tipologia di retta

applicata, al punteggio BINA assegnato dal medico curante e gestisce per gli ospiti non-auto

del Contributo Regionale (L.R.10/97 e 13/02) che dà diritto all’abbattimento della retta. Fatturazione Mensile

Elabora le lettere per prelievo conto corrente Bancario delle pensioni e acconti.

Verifica, con conseguente inserimento in ciascuna scheda ospite, le eventuali assenze

temporanee mensili.

Inserisce le pensioni mensili.

Verifica ed inserisce i sovrapprezzi applicati (es. ticket, prenotazioni posto…).

Inserisce decessi/dimissioni.

Effettua il controllo manuale sugli importi di ciascuna fattura.

Elabora le rette di prova e confronto con il prospetto elaborato manualmente.

Elaborazione ed invio delle fatture cartacee e/o elettroniche ai garanti e/o istituti di credito.

Passaggio delle rette in Contabilità Finanziaria e successiva creazione manuale degli

accertamenti relativi agli anticipi.

Elaborazione fatture servizio fisioterapia esterni.

11

Decessi o dimissioni

Verifica, in caso di dimissione, della presentazione del preavviso di 15 gg nonché della

scheda di dimissione da compilare al momento dell’uscita.

Si occupa del rimborso delle cauzioni versate all’atto dell’ingresso in seguito a richiesta dei

garanti e/o eredi Documentazione richiesta dall’ASS3 e Regione

Elabora l’elenco mensile degli ospiti autosufficienti e non auto-sufficienti per ASS e

trasmissione.

Elabora a scadenza trimestrale del rendiconto relativo al rimborso del Contributo Regionale

(L.R.10/97 e 13/02) completo di:

- Elenco degli ospiti aventi diritto

- Elenco dei nuovi ingressi

- Indicazione dell’importo totale dovuto all’ASP distinto per ciascun ospite avente

diritto

Gestisce il sistema INSOFT/GENESYS relativamente a:

- liste d’attesa

- Inserimento dei nuovi ingressi, dimissioni/decessi, assenze temporanee

- Elaborazione riepiloghi trimestrali relativi alla lista d’attesa, gestione utenza;

- Annualmente, rendiconto anagrafico di Struttura AREA “CONTABILITA’ FINANZIARIA”: Entrata

Gestisce e verifica sia gli accertamenti che vengono trasferiti dalla contabilità ospiti sia gli

accertamenti manuali relativi ad anticipi, oblazioni, Contributi Regionali, ecc.

Emette le reversali a copertura.

Trasferisce le quote versate sul c/c postale al c/c bancario tramite emissione di relativa

reversale.

Elabora gli elenchi di trasmissione.

Link INBIZ (TESORERIA)

Gestisce link INBIZ (TESORERIA) mediante stampa dei provvisori in Entrata per l’elaborazione

delle reversali a copertura e spedizione degli elenchi di trasmissione relativi a reversali di

competenza. Revisore dei Conti

Prepara l’estratto conto postale e dati per verifica di cassa fondo economato.

Elabora il prospetto sospesi rette (eventuali scoperti).

AREA “CASSA ECONOMATO”

Gestisce il programma di economato.

Predispone i buoni di ordinazione e di pagamento relativamente alle spese economali.

12

Reintegra le uscite mediante elaborazione della determina di reintegro del fondo

economato e trasferimento dei dati in contabilità.

Emette i mandati di pagamento e riscossione. VARIE

Elezioni politiche: compila le richieste di autorizzazione al voto per ospiti non residenti,

trasmissione al comune di residenza e trasmissione dati comune Paluzza per seggio volante.

Ausili incontinenti: utilizzo della Procedura n. 1 approvata nel 2014.

Ticket medicinali per rimborso in fattura: predispone un prospetto riepilogativo per

inserimento voci in fattura, determina di liquidazione per farmacie e trasmissione

trimestrale ai parenti.

Smista la posta (ospiti/ente) + protocollo in assenza del Servizio di Segreteria generale.

Sostituisce la cassetta SERVER quotidianamente + pulizia dello stesso con cadenza

quindicinale.

Collabora con gli operatori Val.Graf e ausili per gestione dati ospiti.

Si occupa della stesura dei testi delle Deliberazioni, delle Determine e dei Documenti

riguardanti gli argomenti di propria competenza.

UFFICIO RAGIONERIA– dott.ssa Antonella Zanier

AREA CONTABILITA’ FINANZIARIA: Spesa

Si occupa della creazione di un programma di contabilità CBA degli impegni.

Verifica la regolarità della fattura con relativo DDT e prezzi offerti e registrazione contabile.

Esegue verifiche varie connesse al pagamento: per i pagamenti superiori a € 10.000,00.*

verifica inadempimenti sul sito “Acquisti in rete” della Pubblica Amministrazione; richiesta

DURC.

Emette mandati di pagamento.

Liquida i compensi a liberi professionisti e invio e Certificazioni annuali compensi ai liberi

professionisti.

Appone il visto di conformità e relative verifiche.

Gestisce piattaforma dei crediti. MUTUI

Semestralmente invia alla tesoreria resoconto delle QI e QC relative ai mutui in essere con

conseguente liquidazione attraverso emissione di mandati a copertura.

13

Link INBIZ (TESORERIA)

Gestisce il link INBIZ (TESORERIA) mediante stampa del giornale di cassa/spedizione elenchi

di trasmissione di competenza/invio flussi dispositivi di spesa (mandati + stipendi).

Inserisce F24 ed invio. REVISORE DEI CONTI

Prepara la documentazione necessaria al revisore per le verifiche periodiche ovvero giornale

di cassa, provvisori in entrata e in uscita da regolarizzare, verifica di cassa.

Elabora i dati per variazione di Bilancio. BILANCIO DI PREVISIONE

All’inizio di ciascun anno apre in CBA il nuovo esercizio finanziario con il trasferimento nel

nuovo anno dei capitoli in uso e inserimento in CBA del Bilancio di previsione.

Predispone della bozza di Bilancio assieme al direttore e stesura della delibera di

approvazione del Bilancio di previsione con relativi allegati (tra cui anche lo schema delle

rette applicate).

Invia alla tesoreria del Bilancio di previsione e dei residui. VARIAZIONI DI BILANCIO

Valuta, assieme al Direttore, i capitoli di entrata e di spesa carenti e/o eccedenti.

Propone al consiglio la variazione di bilancio in seguito a parere favorevole del Direttore e

del Revisore contabile e si occupa della stesura della delibera di variazione con relativi

allegati.

Gestione contabile delle modifiche applicate ai capitoli oggetto della variazione e invio alla

tesoreria. CONTO CONSUNTIVO

Elabora il Conto consuntivo mediante inserimento di tutte le fatture al 31.12/Valutazione,

assieme al Direttore dei residui da riportare nel nuovo esercizio e delle quote eccedenti da

lasciare in avanzo/Spunta del conto del tesoriere.

Inserisce in CBA i residui definitivi con conseguente chiusura definitiva del vecchio esercizio

e stampa del Conto Consuntivo e Residui di Bilancio.

Elabora le deliberazioni e degli allegati Conto Economico, Stato dei Capitali e atti

correlati.

Invia il Conto Consuntivo al Tesoriere con relativi allegati. INVENTARIO

Inventario: inserimento nuovi acquisti, scarico beni, verifiche annuali per conto consuntivo. AREA “ASSICURAZIONI/BROKER”

Gestisce i rapporti con il Broker assicurativo.

Liquida il Broker dei rimborsi dei premi da lui anticipati alle compagnie assicurative.

14

Gestisce i sinistri: apertura delle pratiche con le compagnie assicurative, e accertamento dei

risarcimenti.

Gestisce le gare relative alle coperture assicurative. VARIE

Elabora la dichiarazione dei redditi ed invio telematico.

Gestisce il servizio ENTRATEL e aggiorna il Programma.

Si occupa delle statistiche varie (CONTI PUBBLICI TERRITORIALI – ISTAT- QUESTIONARI

REGIONALI)

Si occupa dell’anagrafe prestazione per incarichi ai consulenti e della preparazione prospetto

consulenti per sito.

Richiede CIG.

Gestisce contratti e comunicazioni inerenti.

Mantiene i contatti con le Ditte in particolare per appalti VITTO, LAVANDERIA, PULIZIA.

Ordini vitto.

Redige i testi delle Deliberazioni, delle Determine e dei Documenti riguardanti gli argomenti

di propria competenza.

È responsabile della sostituzione per la pubblicazione di delibere e determine in assenza del

titolare.

UFFICIO PERSONALE– Rita Toch

Gestione delle presenze

Predispone/gestisce la turnistica del personale e perfezionamento/adeguamento in caso di

modifica dei reparti/nuclei (modifica della matrice CBA).

Gestisce i turni giornalieri in supporto o in assenza del coordinatore o delle altre figure di

riferimento preposte alla gestione delle presenze/assenze del personale.

Gestisce le presenze: controlla e gestisce i fogli di presenza (cartellini) del personale

dipendente, controlla le timbrature, giustifica le anomalie, gestisce e registra i fogli di

permesso/ferie/cambio turno, controllo giorni di assenza e residui/monte ore, ecc. e

predispone i file per l’elaborazione delle paghe.

Gestisce malattie dipendenti: gestione telematica dei certificati con l’INPS, invio richieste

visite fiscali.

Predispone e gestisce il Piano ferie del Personale di tutto l’ente.

Istruisce i procedimenti disciplinari ed entro fine 2015 inserimento nella commissione

disciplinare.

15

Gestione normativa ed economica personale dipendente / somministrato:

Si occupa della stesura dei testi delle Deliberazioni, delle Determine e dei Documenti

riguardanti il personale dipendente dell’A.S.P. e il personale operante ad altro titolo

all’interno della Struttura (ad esempio: borse lavoro, stage, tirocini, partecipazione corsi,

regolamenti, ecc).

Trasmette il mensile dei dati a GEDEL per l’elaborazione dei cedolini paga.

Gestisce le cartelle del personale dipendente e stesura dei relativi contratti.

redige le comunicazioni obbligatorie in caso di assunzione/cessazione di personale

dipendente o variazione rapporto di lavoro con sistema ADELINE.

Si occupa della dichiarazione annuale ai sensi della L. 68/1999 - collocamento obbligatorio

dei disabili.

Si occupa dell’Autoliquidazione INAIL.

Raccogli e verifica i dati per compilazione modello 770 ed li invia a GEDEL .

Determina e rileva i permessi sindacali per comunicazione obbligatoria “GEDAP”.

Trasmette a GEDEL dei mod. 730 del personale dipendente per trattenute/rimborsi come

sostituto d’imposta.

Raccoglie ed invia a GEDEL la documentazione necessaria per l’elaborazione delle pratiche di

ricongiunzione/pensionamento/TFR del personale dell’A.S.P..

Elabora e invia la pratica TFR temporanei.

Elabora i prospetti di retribuzione richiesti per pratiche di finanziamento su delega/cessioni

del quinto.

Gestisce i crediti INPDAP.

Si occupa del Conto Annuale.

Si occupa dei concorsi e mobilità.

Collabora con commissioni elettorali RSU per quanto di competenza dell’ente e Referente

RLE.

Si occupa degli adempimenti relativi all’ “Anagrafe delle prestazioni” area dipendenti e

referente per la PERLA PA.

Predispone i dati soggetti a pubblicazione.

Gestisce gli appalti/contratti di somministrazione personale (richiesta di personale,

conferma ed invio dati presenze per i pagamenti, controllo fatture). VARIE

Elabora i prospetti periodici relativi agli oneri sanitari per il rimborso degli stessi da parte

dell’A.S.S. n. 3 “Alto Friuli”.

Gestisce gli adempimenti privacy.

Gestisce i corsi di formazione e aggiornamento per la parte amministrativa in collaborazione

con RSPP o con altri enti (in funzione della tipologia di formazione da programmare/ gestire.

16

Svolge le mansioni di supporto al Personale infermieristico per la predisposizione ed

aggiornamento modulistica per attività di reparto e consegna mensile (consegne, schemi,

riepiloghi ecc,)

UFFICIO TECNICO ed RSPP – ing. Enrico Citran

AREA “SICUREZZA”

Svolgimento dei compiti derivanti dall’incarico di RSPP. Il Responsabile del Servizio di prevenzione e protezione coordina il Servizio di prevenzione e protezione ed ha il compito di:

Individua i fattori di rischio, valutare i rischi ed individuare le misure per la sicurezza e la

salubrità degli ambienti di lavoro, nel rispetto della normative vigente sulla base della

specifica conoscenza dell’organizzazione aziendale;

Elabora, per quanto di competenza, le misure preventive e protettive di cui all’art. 28,

comma 2 del D.lgs. 81/2008, ed i sistemi di controllo di tali misure;

Elabora le procedure di sicurezza per le varie attività aziendali;

Propone i programmi di informazione e formazione dei lavoratori; organizzare i corsi di

aggiornamento obbligatori e coordinare tale attività in collaborazione con l’ufficio

personale.

Partecipa alle consultazioni in materia di tutela della salute e sicurezza sul lavoro, nonché

alla riunione periodica di cui all’art. 35 del D.lgs. 81/2008;

Intrattiene i rapporti con il medico competente e attua la sorveglianza sanitaria;

Intrattiene i rapporti con il Datore di Lavoro al fine di sviluppare iniziative finalizzate alla

Salute e sicurezza sui luoghi di lavoro;

Gestisce la procedura in caso di infortunio (verifica compilazione segnalazione interna,

adempimento degli obblighi connessi agli infortuni sul lavoro -stesura della denuncia,

trasmissione all’INAIL e PS, tenuta registro infortuni-);

Fornisce ai lavoratori le informazioni di cui all’art.36 del D.lgs.81/2008;

Impartisce le direttive per il corretto uso dei DPI, segnalare la necessità di acquisto di

ulteriori e nuovi DPI e provvede a distribuirli;

Tiene i registri relativi alla sicurezza (estintori, porte rei, rilevatori fumo ecc.) in

collaborazione con le ditte appaltatrici del servizio;

Aggiorna la documentazione della sicurezza in particolare quelli obbligatori (documento di

valutazione dei rischi, Piano di gestione delle emergenze, D.u.v.r.i);

Forma il personale per quanto di competenza.

Redige i report e statistiche per il Datore di Lavoro.

AREA “TECNICA”: Lavori, Servizi e Forniture:

17

RUP su nomina del Direttore per LLPP di volta in volta individuati ed attività connesse.

Affida gli incarichi tecnici relativi a Servizi tecnici di volta in volta individuati.

Redige gli atti relativi ai lavori pubblici per quanto di competenza in collaborazione e

collabora con RUP diversi.

Redige gli elaborati grafici e schemi tecnici necessari alla struttura e/o a servizio di

collaboratori esterni.

Gestisce le gare e predispone i capitolati tecnici – anche mediante procedure telematiche

(MEPA) - per la fornitura di beni e servizi (profilo di PUNTO ISTRUTTORE su portale

www.acquistinretepa.it; tale attività sarà svolta in collaborazione con la funzione Servizi

generali e comunicazione.

Predispone gli atti di impegno di spesa conseguente alle forniture richieste e richieste CIG. Manutenzione:

Redige il piano annuale delle manutenzioni ordinarie e straordinarie dell’Ente con

preventivo di spesa.

Si occupa della gestione complessiva e del controllo delle richieste di intervento

(preparazione delle richieste di preventivo, ricerca delle ditte alle quali inviare le richieste di

preventivo, acquisizione delle offerte, comparazione delle stesse ai fini della scelta

dell’affidatario, conferme incarichi).

Tiene i rapporti di intervento periodici (richiesti per legge e/o straordinari).

Coordina e controlla operai e, in collaborazione con il coordinatore socio assistenziale,

organizza i trasporti degli anziani con autista ed attività di fattorinaggio.

Gestisce la manutenzione dei mezzi dell’ASP.

Varie

Gestisce i rifiuti speciali e adempimenti connessi.

Collabora con la Comunità Montana della Carnia per il ritiro dei rifiuti urbani e predispone

atti per quanto di competenza.

Ricopre la figura di Referente per l’HACCP – Responsabile OSA.

Si occupa della stesura dei testi delle Deliberazioni, delle Determine e dei Documenti

riguardanti gli argomenti di propria competenza

18

COORDINATORE DEI SERVIZI SOCIO ASSISTENZIALI – Maria Teresa Della Pietra

La coordinatrice dei servizi socio-assistenziali riveste un’importanza fondamentale

nell’organizzazione dell’Azienda: in essa infatti trovano svolgimento le attività che costituiscono

le finalità statutarie.

Attribuzioni

Dalla Coordinatrice Socio assistenziale dipendono direttamente tutti gli operatori sanitari

(infermieri e fisioterapisti) e gli operatori assistenziali.

L’attività di direzione del personale e dei processi è attuata anche grazie ai livelli di

responsabilità intermedi. Il coordinatore socio-assistenziale ha la responsabilità finale:

della soddisfazione e del benessere dell’ospite;

della relazione con i parenti, in particolare per la percezione della qualità del servizio

offerto e la risposta alle aspettative;

dell’organizzazione di tutte le attività svolte in Struttura con finalità assistenziali per l’ospite

(nei reparti e nei servizi);

del coordinamento fra le figure che in collaborazione garantiscono all’interno della Struttura

il raggiungimento degli obiettivi stabiliti per l’anziano (infermieri, personale addetto

all’assistenza, terapisti della riabilitazione, animatore, MMG , cuoca, addetti alla

sanificazione, addetti alla lavanderia, suore, parrucchiera, borsisti, volontari, ecc ).

Modifiche rispetto a quanto appena detto sopra si renderanno necessarie a seguito

dell’esternalizzazione del Servizio infermieristico, riabilitativo e di gestione bagni assistiti. Sarà

cura della Direzione individuare in bando di gara la figura di coordinamento con mansioni

specifiche con cui si interfacceranno il Coordinatore socio assistenziale e il Direttore per il

miglior coordinamento delle attività all’interno della Casa di Riposo.

Ad ogni modo, all’interno del ruolo del coordinatore, le varie aree di interesse e intervento

possono essere così identificate: Accoglienza di nuovo ospite

Colloquio con i familiari al momento della presentazione della domanda di accoglimento per

visita alla struttura ed illustrazione del percorso assistenziale

Completamento della raccolta dati, già presenti nella domanda, con le informazioni reperibili

da diverse fonti quali: familiari, ospedale, RSA, servizi territoriali sanitari e sociali

Contatti con ASS per effettuare UVD e partecipazione

Trasmissione al reparto di tutte le informazioni che permettano di predisporre

l’accoglimento dell’ospite in modo da soddisfare i bisogni segnalati e rispondere alle

problematiche e o bisogni sanitari e sociali evidenziati nella raccolta dati;

19

Gestione personale sanitario

Supervisione dei turni del personale sanitario;

Supervisione e assicurazione della copertura dei turni giornalieri del personale

infermieristico in assenza del referente infermieristico cui è assegnato tale compito, in

collaborazione con l’ufficio Personale;

Attività socio – assistenziali più specifiche

Verifica quotidiana del movimento di entrata ed uscita degli ospiti dalla struttura per: uscite

volontarie o con parenti, ricoveri ospedalieri, decessi, ecc.. Visite e/o contatti telefonici a

ospiti ricoverati o ai loro parenti (se la personalizzazione dell’assistenza lo richiede).

Istituire presso il Servizio Accoglienza il diario “assenze-presenze” degli anziani on line.

Aggiornamento giornaliero, attraverso le informazioni raccolte anche dal personale

infermieristico e di assistenza, sulle problematiche assistenziali e sanitarie degli ospiti con

attivazione dei conseguenti interventi mirati.

Supervisione della procedura di approvvigionamento di farmaci realizzata nel 2014 (farmacia

ospedaliera e territoriale), ausili e prenotazione ed organizzazione

trasporto/accompagnamento per visite mediche e specialistiche esterne alla Struttura,

rapporti con servizi esterni.

Collaborazione con il referente per la sicurezza degli operatori e della Struttura per

programmazione di iniziative di sensibilizzazione alla sicurezza: formazione, corsi, visite

mediche, ecc..

Attività di integrazione e collaborazione con Direttore generale, Medici di medicina generale

e MCA, uffici (personale, ospiti, ragioneria, tecnico…) per problematiche assistenziali,

sanitarie, organizzative e tecnico-strutturali con ricaduta sull’assistenza, tutela e benessere

dell’ospite e degli operatori.

Ascolto attivo per tutti gli ospiti che lo richiedono, al fine di promuovere il loro benessere

fisico, psico-sociale, attivando gli interventi necessari.

Produzione di modulistica – in collaborazione con gli Uffici per la parte amministrativa – di

protocolli, linee guida ed informative in collaborazione con il personale coinvolto nella

successiva applicazione o utilizzo dello strumento.

Verifiche periodiche dell’attività assistenziale ed infermieristica finalizzata al miglioramento

dei livelli di qualità.

Partecipazione agli incontri per l’inserimento e l’elaborazione delle cartelle Valgraf e del

P.A.I. e coordinamento di tali attività.

Rapporti con l’Azienda per i Servizi Sanitari, più nello specifico con il Distretto, per le diverse

attività di integrazione e per quanto contemplato nella convenzione.

Collaborazione per la predisposizione del piano formativo (entro ottobre di ciascun anno per

attività dell'anno successivo) e successiva programmazione dell’attività di formazione ed

aggiornamento per gli infermieri, operatori di assistenza e volontari per l’anno successivo.

Attivazione di incontri al fine di diffondere gli strumenti e i percorsi di nuova introduzione.

20

Supervisione della nuova procedura per la gestione degli ausili e presidi per l’incontinenza.

Analisi statistica di dati elaborati in Struttura da cui far partire progettualità assistenziali e di

formazione.

Programma di inserimento del neo assunto (accoglimento, presentazione della Struttura,

illustrazione della filosofia dell’Ente o strategie ed obiettivi assistenziali) e valutazione del

periodo di prova

In collaborazione con l’animatore e il direttore, organizzazione del volontariato e verifiche

periodiche sull’operato dei volontari;

In collaborazione con il direttore e con l’Ufficio competente per la parte amministrativa,

organizzazione e gestione dell’animazione; creazione, in collaborazione con Animatore e

Direttore, di un'agenda di eventi ripetitivi per l'animazione (cosa, quando, con chi);

Pianificazione dei tirocini e compilazione delle valutazioni previste per

tirocinanti/stagisti/borsisti in collaborazione con l’Ufficio competente per la parte

amministrativa. Rapporti con l’esterno

Rapporti con, giudici tutelari, avvocati, colleghi di altre A.S.P., cittadini, ecc. in collaborazione

con l’Ufficio Accoglienza per l’eventuale parte amministrativa.

Visite alla Struttura su richiesta di privati - in collaborazione con l’Ufficio competente per la

parte amministrativa.

Contatti con ditte farmaceutiche e/o di ausili, materiali sanitari di interesse assistenziale - in

collaborazione con l’Ufficio competente per la parte amministrativa.