© Copyright IBM Corporation 2004 Servizio di controllo interno Un sistema flessibile di...

© Copyright IBM Corporation 2004Servizio di controllo interno

Un sistema flessibile di pianificazione e controllo : il progetto SIGEST

Ing. Ciro EspositoDirigente Generale Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti

La misura delle politiche : controllare la gestione per rendere conto dei risultati

Forum PA 2004


Forum PA 20042

Contesto di riferimento : il Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti

Fusione tra strutture ancora in atto

16.000 dipendenti tra centro e periferia

Struttura periferica capillare

50 Capitanerie di porto

111 Motorizzazioni e centri prova

MissioneGarantire l’organizzazione, la programmazione e lo sviluppo del sistema della

mobilità attraverso il coordinamento delle infrastrutture per il trasporto terrestre, marittimo ed aereo

19 Provveditorati alle opere pubbliche


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L’ approccio flessibile

Percezione dell’esigenza

Interpretazione

Azione Decisione

Conoscenza

Percepire

Rispondere


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L’esigenza

Attuare il nuovo processo di Pianificazione, Programmazione e Controllo definito dal legislatore per la Pubblica Amministrazione

Migliorare l’efficacia e l’efficienza del Ministero grazie alla diffusione di una cultura gestionale basata su modelli innovativi

al fine di

...un sistema di controllo di gestione flessibile, focalizzato sui processi distintivi del Ministero e supportato da un sistema informatico

... tramite ...

conoscenza


Forum PA 20045

La percezione dei destinatari

...ma non esiste un sistema

informatico integrato per la

gestione del personale ...

... noi abbiamo già fatto il

controllo di gestione da

soli...

... abbiamo lavorato bene fino a questo

momento perchè

cambiare?

... cosa è il controllo di

gestione? A che serve? ...

... la rete informatica del ministero non è capillare così come la sua

struttura

... ma nel Ministero non esiste alcun

sistema ERP per la contabilità ...

... dovremo lavorare di

più per rispondere

alle esigenze di una

macchina?

conoscenza


Forum PA 20046

Intrepretazione : la gestione del cambiamento

Intepretazioni Decisioni/Azioni

Mancanza di controllo

Incertezza

Sgomento

Perdita di immagine

Dubbi sulle proprie capacità

Minaccia al ruolo

Comunicazioni “a due vie”

Informazioni costanti e dettagliate

Valorizzazione di quanto consolidato

Supporto “sul campo” e con adeguata formazione

Strumenti e informazioni per la gestione del nuovo ruolo

conoscenza


Forum PA 20047

Decisione : il progetto

Avviare un progetto in linea con la cultura e le esigenze del Ministero sostenuto da interventi di gestione del

cambiamento in grado di coinvolgere e motivare tutti gli attori coinvolti

conoscenza


Forum PA 20048

Decisione : il progettoForte sponsorship da parte del Ministro

Creazione di un gruppo di lavoro interno al Ministero per la realizzazione del Manuale Operativo per il Controllo di Gestione

derivante dallo sviluppo di progetti informatici già sviluppati in altre Amministrazioni

personalizzato

di semplice utilizzo

affidabile ed integrabile con altri prodotti

di minimo impatto sulla struttura tecnologica esistente

Interventi di comunicazione, formazione ed assistenza con strumenti e modalità in linea con le caratteristiche e le esigenze dei destinatari

Realizzazione di un sistema informatico che supporti il modello definito all’interno del Manuale e che sia :

conoscenza


Forum PA 20049

Azione : il manuale operativo per il controllo di gestione

Il Manuale Operativo per il Sistema di Controllo di Gestione è stato il presupposto essenziale per l’implementazione del relativo sistema informatico

unità responsabili della progettazione e della gestione del controllo di gestione;

unità organizzative di cui misurare l’efficacia, l’efficienza e l’economicità dell’azione amministrativa;

procedure di determinazione degli obiettivi gestionali e dei soggetti responsabili;

elenco dei prodotti e delle finalità dell’azione amministrativa;

modalità di rilevazione e ripartizione dei costi tra le unità organizzative e di individuazione degli obiettivi per cui i costi sono sostenuti;

indicatori specifici per misurare l’efficacia, l’efficienza e l’economicità.

Il gruppo di lavoro ha elaborato, guidato dal Servizio di Controllo Interno del Ministero, il Manuale Operativo che definisce :

conoscenza


Forum PA 200410

Le caratteristiche peculiari del Ministero e del sistema di pianificazione e controllo implementato richiedono il supporto di un sistema informatico che sia :

Azione : sviluppo di un sistema informatico peril controllo di gestione

REATTIVO

FLESSIBILE

RAPIDO FOC

ALI

ZZA

TOIN

TEGR

AB

ILE

in grado di rispondere in modo dinamico alle esigenze

degli utenti

personalizzabile alle esigenze della struttura organizzativa

in termini di utilizzo da parte degli uffici coinvolti

sui processi distintivi dell’Amministrazione

con altri moduli applicativi

conoscenza


Forum PA 200411

Azione : fasi del Progetto e Strategia adottataconoscenza

Definizione del Modello di Contabilità Economica

Avvio e Diffusione per Fasi

Comunicazione e Change Management

Manutenzione ed Help Desk

Il Progetto di sviluppo informatico è organizzato in macro obiettivi di riferimento e la realizzazione è stata essenzialmente concentrata nei primi 6 mesi. La strategia adottata è stata caratterizzata da :riutilizzo di componenti applicative realizzate in altri Ministeri;realizzazione per fasi.

Definizione del ModelloOperativo

Project Management

Gestione Infrastrutture

Implementazione e rilascio del Sistema

Inizio Progetto 6° Mese 12° Mese 54° Mese


Forum PA 200412

MinistroMinistro

DipartimentoDipartimento

Direzione GeneraleDirezione Generale

Direzione GeneraleDirezione Generale–Divisione–Divisione–…..

Personale

Servizi

Ammortamenti

Beni Consumo

-Posizione economica

- Voce di salario

…………………….

……

Modello dei CostiModello dei Costi Struttura dei Centri di CostoStruttura dei Centri di Costo

Allocazione diretta

Allocazione indiretta tramite driver

Azione : il Modello di Riferimentoconoscenza

DipartimentoDipartimento

Modello delle Attività e dei Progetti


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Processo

Processo

Processo

MacroProcessi

Macro Processi

Missioni Istituzionali

Prodotto

Prodotto

Prodotto

Modello delle Attività e dei ProgettiModello delle Attività e dei Progetti Modello degli IndicatoriModello degli Indicatori

34

56

8

1

34

56

8

1

Area soddisfacente

Area Ottimale

Area Critica

Area di Monitoraggio

Efficienza

Efficacia

Costi medi Unitari

Mapping tramite full costMapping tramite full cost

Indicatori di Struttura

Indicatori di Processo

Progetti

Azione: il Modello di Riferimento

Il modello di controllo di gestione definito è basato sulla metodologia di activity based costing ed è pervasivo su tutta la struttura del Ministero al massimo livello di dettaglio definibile.

conoscenza


Forum PA 200414

Azione: sviluppo di un sistema informatico peril controllo di gestione

Rossi Marco


Forum PA 200415

Gli utenti inseriscono i dati di controllo relativi al proprio ufficio e possono ottenere dati di controllo connettendosi ad un sito internet dedicato ad accessi regolati.

Il sistema si interfaccia con la banca dati del Ministero dell’Economia e delle Finanze per la definizione dei costi del lavoro

Immissione dati economici e quantitativi

Dati relativi al costo del personaledal Ministero dell’Economia e delle Finanze

Dati trimestrali

Azione : il sistema informatico per il controllo di gestione

conoscenza


Forum PA 200416

Il sistema è gestito completamente in outsourcing sia per le infrastrutture tecnologiche che per l’ applicazione su cui è basato SIGEST.

Il livello di servizio dell’outsourcer viene monitorato tramite SLA (livelli di servizio) concordati.

Azione : sviluppo di un sistema informatico per il controllo di gestione

conoscenza


Forum PA 200417

Percepire

Rispondere

Azione : gli interventi per la gestione del cambiamento

Formazione e supporto

Analisidei referenti interni

Comunicazione

Identificare le persone chiave, le criticità eventuali e le azioni a supporto

Creare un clima positivo rispetto al cambiamento

Favorire la nascita e la diffusione di una cultura in linea con le esigenze del nuovo modello

Favorire lo sviluppo di conoscenze e comportamenti in linea con il nuovo modello

Fornire l’adeguato supporto alle persone per operare nel modo nuovo

Percepire

conoscenza


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Azione : gli strumenti per la gestione del cambiamento

Faccia a faccia (incontri, workshop) Cartacei (lettere, presentazioni) Tecnologici (internet, pop-up)

Attraverso la verifica sistematica dell’efficacia degli strumenti utilizzati è stato possibile renderli progressivamente e costantemente in linea con le esigenze

degli utenti

Didattica di aula Questionari di valutazione dell’efficacia Manuale utente cartaceo e on-line Assistenza diretta Help Desk e supporto on-site

Formazione e supporto

Comunicazione

conoscenza


Forum PA 200419

Azione : stato dell’arte e prossimi passi

il sistema è in esercizio dal 15/01/2004

sono state allocate nei rispettivi centri di costo circa 11.000 anagrafiche di dipendenti

del Ministero

al fine di supportare l’operatività degli utenti stessi è attivo un servizio di help desk

durante i primi due mesi di attività è stato costituito una task force presso il Ministero

per le attività di supporto “in loco”

viene regolarmente verificato l’andamento dell’inserimento dati e vengono attivate

opportune azioni verso gli utenti, volte a favorire la conclusione di tale attività nei

tempi previsti

il sistema SIGEST costituisce la base su cui verranno sviluppati :

- il sistema di controllo strategico

- il sistema di contabilità economica

conoscenza


Forum PA 200420

Azione : stato dell’arte, il punto di vista degli utenti

formazione rispondente alle esigenze grazie anche alla molteplicità degli strumenti utilizzati

la maggior parte degli utenti risulta oggi in grado di utilizzare il sistema

rilevato un trend di costante e progressivo apprendimento delle funzionalità del sistema

particolarmente utilizzato dai partecipanti la possibilità di esprimere le loro esigenze e considerazioni che diventano poi input per la rapida realizzazione di interventi correttivi/integrativi.

conoscenza

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