Il Design Thinking per PianificareUdine, 10 Luglio 2015

Imprenditore e temporary manager

mi occupo dello sviluppo di progetti

innovativi e startup. Come temporary

manager, affianco imprenditori e

senior manager aiutandoli a far

funzionare i processi interni e

realizzare progetti e strategie di

crescita. Ho fondato The Fab Sessions,

esperimento di innovativa didattica

esperienziale destinata al mondo

dell’innovazione e ai creatori di nuovi

modelli di business.

Andrea De Muri -

andrea.demuri@gmail.com

Tel +39 335 5744 243

Il planning come processo

per pensare alle cose da

fare, isolare gli elementi

critici, stimare la complessità

di un obiettivo

Il planning per stabilire la

sequenza delle attività,

gestire le tempistiche,

coordinare persone e risorse

Il planning per controllare lo

stato di avanzamento del

progetto, i costi, il rispetto

dei vincoli

E le persone non sono lineari, prevedibili,

controllabili

Pianificare e realizzare un progetto ha una

dimensione emotiva

Il Design Thinking puo essere la

chiave per pensare alla

componente umana della

pianificazione

Esecuzione in fasi

sequenziali

Esecuzione

flessibile

- Pre-definita sequenza di fasi

- Il rispetto di una Previsione

- Deriva dal mondo della

produzione manifatturiera

Una

concenzione

meccanicistica

delle cose

Richiede di anticipare

e prevedere il futuro

M. Tyson

“Everybody has a

plan until they get

punched in the mouth”

I sistemi di pianificazione

lineare non gestiscono bene

gli imprevisti

MINIMUM VIABLE PRODUCT: versioni

minime del prodotto per realizzareun esperimento

PIVOT: Cambiare direzione e strategia per testare nuove ipotesi

ITERAZIONE:Piccolo esperimento e parte del progetto complessivo

- Scarsa conoscenza del contesto

- Una sequenza non stabilita a priori

- Learning-by-doing

- Imprevisti

- Deriva dal mondo del software e

dal lean thinking

Quello che non

viene detto,

pensieri, usanze,

ambiguità,

personalità

Quello che viene

detto, che si

immagina, che si sa

MISTERI, AREE BUIE, POCA CHIAREZZA

Tensionipersonali

Incertezze ScarsaQualitàContrasti

Emergono tutti i problemi

Cosa succede se

guardiamo sotto?

Un Sistema Visual

Rimuove le incertezze

Si autoregola

E’ efficiente

E’ efficace

Visual Planning

Togliere la testa dalla sabbia

LAY-OUT REGOLE RITUALI

Decisioni su come riprodurre le

informazioni: Supporti,

Assi, Unità Misura, Metriche,

Colori, Forme…..

LAY-OUT

Tempo

Dimensione 1

Sviluppo Prodotti

Programmazione Gantt

Pianificazione

Dim 1

Dim 2

SWOT Analysis

Analisi Competitiva

Sviluppo Strategico

Comparazione

Funnels

Idea Management

Post-it

Colori

Forme

Testi

SIAMO TUTTI MAESTRI A

FARE QUESTO!!

SCALE

Sviluppo nel tempo della

pianificazione.

Come si usa il

sistema di planning?

REGOLE

Chi fa Cosa?

La si barra con una riga rossa

Attività Completata

La si barra con una croce rossa

Attività Eliminata

Attività Posticipata

CAUSA

Quando si fa Cosa?

CAUSA

Tempo

CAUSA

Rituali per un utilizzo

condiviso,

disciplinato e

dinamico della

pianificazione

RITUALIRITUALI

Cadenza

La regolarità degli aggiornamenti è essenziale al corretto funzionamento della pianificazione

i.e. giornaliera, settimanale, mensile

GiornalmenteOgni settimana

Ogni mese

Incontri Regolari

Cliente

Product Owner Team

15 min

Daily ScrumMeeting

Sprint Retrospective

Scrum Master

Sprint Review

SprintSprint Planning Meeting Final product1w-4w

24h

Product Ownere Cliente definiscono le priorità

Tempi e complessità stimati dal team. Committment del team

Product Backlog

Stand-Up Meeting

La pianificazione serve per allineare

Gli approfondimenti vengono effettuati in seguito

Incontri Time-Boxed

15 min

Ciascuno è responsabile delle proprie attività nei confronti del team

Responsabilità

Product Owner

Scrum Master

Product Owner: responsabile per quello che entra nel productbacklog, priorità, voce del cliente

Facilitatore (Scrum Master): assicura che ci sia quello che serve per portare a termine il progetto. Coordina i meeting periodici. Risolve problemi.

Ruoli

1514 16 1817 19 20 …

A

B

C

Visual Planning

Periodi Temporali

Nella parte alta del tabellone

Giorni, settimane, mesi

1514 16 17

Progetti, responsabili, altro

Sul lato

Il team

Includere un ProductOwner che rappresenta il cliente ed è responsabile del progetto, e un Facilitatore con compiti di cordinamentoe supporto del gruppo

La pianificazione visual è un lavoro di team

Descrizione contenuto

Responsabile

Docs correlati, discussioni

Attività

Tip: scrivere una doppia copia dei post it che i partecipanti possono portare con se

Maggio 25

Milestones

Date non posticipabili

Eventi correlati

Fiera a Roma

Attenzione a spostarle o quando vi ci si avvicina!

1514 16 1817 19 20 …

A

B

C

Daily Stand-up Meeting

Backlog DonePhase 1 Phase 2 Phase 3

3 max 3 max 4 max

- 15-30 Minuti- In Piedi- Tutto il Team

- Cosa è successo ieri?- Cosa non ha funzionato?- Cosa significa per il progetto?

Disciplina e Costanza

Backlog DonePhase 1 Phase 2 Phase 3

3 max 3 max 4 max

Il Visual Planning

necessita di costanza

e partecipazione da

parte di tutti i membri

del team

Sottovalutare la

dinamica degli

incontri giornalieri lo

rende inefficace

Assunzione delle

responsabilità

Backlog DonePhase 1 Phase 2 Phase 3

3 max 3 max 4 max

Il team si incontra

senza prevaricazioni

gerarchiche

Le date sono decise

con il responsabile

della

attività

I post it vengono

modificati dal

responsabile.

Non è incontro tecnico!

Backlog DonePhase 1 Phase 2 Phase 3

3 max 3 max 4 maxIl visual planning

serve per coordinare

le attività, gli

approfondimenti

tecnici sono da

svolgersi a parte

I processi di programmazione LINEARI

massimizzano l’utilizzo del tempo

E’ l’obiettivo corretto?

“flow” è funzione

di e

del traffico

velocità densità

Esercizio sul trafficoEs. 1 “Com’è il flow?”

Quale è la densità?

Quale è la velocità?

Esercizio sul traffico

Quale è la densità?

Quale è la velocità?

Es. 2 “Com’è il flow?”

Esercizio sul traffico

Quale è la densità?

Quale è la velocità?

Es. 3 “Com’è il flow?”

Velocità

DensitàThroughput Rate

A B

Velocita

Unità per ora

Velocità

DensitàThroughput Rate

A B

Velocita

Unità per ora

La programmazione

settimanale

Lunedì Martedì Mercoledì Giovedì Venerdì

Efficienza =

riempire più

caselle

possibile

Durante la settimana

Lunedì Martedì Mercoledì Giovedì VenerdìEntrano nuove

priorità,

Alcuni lavori

sono più lenti

del previsto

Si accumulano

problemi

Si modificano

i piani

Programmate 21

Fatte 10

Da fare 26

Un approccio

alternativo

Lunedì Martedì Mercoledì Giovedì Venerdì

Abbandono la

programmazione

tradizionale

Kanban Board

To-do Doing Done

Ordino i task

secondo le priorità

del momento

Kanban Board

To-do Doing Done

Fisso il numero

massimo di post-it a

cui posso lavorare

contemporaneamente

3 Max

Kanban Board

To-do Doing Done

Comincio con non

più di 3 post-it

3 Max

Kanban Board

To-do Doing Done

Quando finisco un

post-it lo porto in

Done

3 Max

Kanban Board

To-do Doing Done

E’ adesso possibile

cominciare a pensare

ad un nuovo post-it

3 Max

Vantaggi del kanban

To-do Doing Done

3 Max

Incorpora la variabilità

Massimizza il flow

Monitora le risorse disponibili

Dinamico

Focalizzato

Visualizza i problemi

Kanban su un progetto

Backlog DonePhase 1 Phase 2 Phase 3

3 max 3 max 4 max

In lavorazione Terminati

Kanban su un progetto

Backlog DonePhase 1 Phase 2 Phase 3

3 max 3 max 4 max

Non posso cominciare nuove operazioni

Posso aiutare la fase 4?

Pianificare un progetto complesso

Pianificare un progetto complesso

La pianificazione a

capacità illimitata

Si pianifica a partire dalle esigenze,

ignorando i vincoli e la capacità di fare

effettivamente tutto

Step 1

i.e. Pianificare

con Gantt

Da scadenze

esterne

….a deadline

interne

… a sequenza

attività interne

La pianificazione a

Capacità LimitataStep 2

Assegnare le responsabilità agli individui/teams

i.e. il tabellone del

Visual Planning

1514 16 1817 19 20 …

A

B

C

La gestione del flow

con i tabelloni kanbanStep 3

Fare scorrere i progetti nonostante gli imprevisti

i.e. Tabellone Kanban

settimanale

Backlog DonePhase 1 Phase 2 Phase 3

3 max 3 max 4 max

Misurare la velocitàStep 4

“Vedere la luce in fondo al tunnel”

Ore

Tempo, (Sprint)

Lavoro rimanente (storie, ore)

Strumenti per la gestione del processo e il rispetto dei termini

Burndown chart

Facilitatori di

processo

Rituali e meeting

Riassumendo

Personal Kanban

Forse il miglior libro per capire l’essenza del kanban

Utile, a prescindere che vogliate avviare una startup, per controllare la propria agenda quotidiana

Teoria dei Vincoli

Scritto come un romanzo affronta il tema dei processi e dei colli di bottiglia

Memorabile il passaggio dei boy scout che scalano la montagna

Bibliografia

E adesso che sapete tutto

non ci sono più scuse.

Good Luck!

Andrea De Muri -

andrea.demuri@gmail.com

Tel +39 335 5744 243

The End