Visual management con il design thinking, Andrea De Muri, 10/07/2015
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Il Design Thinking per Pianificare Udine, 10 Luglio 2015
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Il Design Thinking per PianificareUdine, 10 Luglio 2015
Imprenditore e temporary manager
mi occupo dello sviluppo di progetti
innovativi e startup. Come temporary
manager, affianco imprenditori e
senior manager aiutandoli a far
funzionare i processi interni e
realizzare progetti e strategie di
crescita. Ho fondato The Fab Sessions,
esperimento di innovativa didattica
esperienziale destinata al mondo
dell’innovazione e ai creatori di nuovi
modelli di business.
Andrea De Muri -
Tel +39 335 5744 243
Il planning come processo
per pensare alle cose da
fare, isolare gli elementi
critici, stimare la complessità
di un obiettivo
Il planning per stabilire la
sequenza delle attività,
gestire le tempistiche,
coordinare persone e risorse
Il planning per controllare lo
stato di avanzamento del
progetto, i costi, il rispetto
dei vincoli
E le persone non sono lineari, prevedibili,
controllabili
Pianificare e realizzare un progetto ha una
dimensione emotiva
Il Design Thinking puo essere la
chiave per pensare alla
componente umana della
pianificazione
Esecuzione in fasi
sequenziali
Esecuzione
flessibile
- Pre-definita sequenza di fasi
- Il rispetto di una Previsione
- Deriva dal mondo della
produzione manifatturiera
Una
concenzione
meccanicistica
delle cose
Richiede di anticipare
e prevedere il futuro
M. Tyson
“Everybody has a
plan until they get
punched in the mouth”
I sistemi di pianificazione
lineare non gestiscono bene
gli imprevisti
MINIMUM VIABLE PRODUCT: versioni
minime del prodotto per realizzareun esperimento
PIVOT: Cambiare direzione e strategia per testare nuove ipotesi
ITERAZIONE:Piccolo esperimento e parte del progetto complessivo
- Scarsa conoscenza del contesto
- Una sequenza non stabilita a priori
- Learning-by-doing
- Imprevisti
- Deriva dal mondo del software e
dal lean thinking
Quello che non
viene detto,
pensieri, usanze,
ambiguità,
personalità
Quello che viene
detto, che si
immagina, che si sa
MISTERI, AREE BUIE, POCA CHIAREZZA
Tensionipersonali
Incertezze ScarsaQualitàContrasti
Emergono tutti i problemi
Cosa succede se
guardiamo sotto?
Un Sistema Visual
Rimuove le incertezze
Si autoregola
E’ efficiente
E’ efficace
Visual Planning
Togliere la testa dalla sabbia
LAY-OUT REGOLE RITUALI
Decisioni su come riprodurre le
informazioni: Supporti,
Assi, Unità Misura, Metriche,
Colori, Forme…..
LAY-OUT
Tempo
Dimensione 1
Sviluppo Prodotti
Programmazione Gantt
Pianificazione
Dim 1
Dim 2
SWOT Analysis
Analisi Competitiva
Sviluppo Strategico
Comparazione
Funnels
Idea Management
Post-it
Colori
Forme
Testi
SIAMO TUTTI MAESTRI A
FARE QUESTO!!
SCALE
Sviluppo nel tempo della
pianificazione.
Come si usa il
sistema di planning?
REGOLE
Chi fa Cosa?
La si barra con una riga rossa
Attività Completata
La si barra con una croce rossa
Attività Eliminata
Attività Posticipata
CAUSA
Quando si fa Cosa?
CAUSA
Tempo
CAUSA
Rituali per un utilizzo
condiviso,
disciplinato e
dinamico della
pianificazione
RITUALIRITUALI
Cadenza
La regolarità degli aggiornamenti è essenziale al corretto funzionamento della pianificazione
i.e. giornaliera, settimanale, mensile
GiornalmenteOgni settimana
Ogni mese
Incontri Regolari
Cliente
Product Owner Team
15 min
Daily ScrumMeeting
Sprint Retrospective
Scrum Master
Sprint Review
SprintSprint Planning Meeting Final product1w-4w
24h
Product Ownere Cliente definiscono le priorità
Tempi e complessità stimati dal team. Committment del team
Product Backlog
Stand-Up Meeting
La pianificazione serve per allineare
Gli approfondimenti vengono effettuati in seguito
Incontri Time-Boxed
15 min
Ciascuno è responsabile delle proprie attività nei confronti del team
Responsabilità
Product Owner
Scrum Master
Product Owner: responsabile per quello che entra nel productbacklog, priorità, voce del cliente
Facilitatore (Scrum Master): assicura che ci sia quello che serve per portare a termine il progetto. Coordina i meeting periodici. Risolve problemi.
Ruoli
1514 16 1817 19 20 …
A
B
C
Visual Planning
Periodi Temporali
Nella parte alta del tabellone
Giorni, settimane, mesi
1514 16 17
Progetti, responsabili, altro
Sul lato
Il team
Includere un ProductOwner che rappresenta il cliente ed è responsabile del progetto, e un Facilitatore con compiti di cordinamentoe supporto del gruppo
La pianificazione visual è un lavoro di team
Descrizione contenuto
Responsabile
Docs correlati, discussioni
Attività
Tip: scrivere una doppia copia dei post it che i partecipanti possono portare con se
Maggio 25
Milestones
Date non posticipabili
Eventi correlati
Fiera a Roma
Attenzione a spostarle o quando vi ci si avvicina!
1514 16 1817 19 20 …
A
B
C
Daily Stand-up Meeting
Backlog DonePhase 1 Phase 2 Phase 3
3 max 3 max 4 max
- 15-30 Minuti- In Piedi- Tutto il Team
- Cosa è successo ieri?- Cosa non ha funzionato?- Cosa significa per il progetto?
Disciplina e Costanza
Backlog DonePhase 1 Phase 2 Phase 3
3 max 3 max 4 max
Il Visual Planning
necessita di costanza
e partecipazione da
parte di tutti i membri
del team
Sottovalutare la
dinamica degli
incontri giornalieri lo
rende inefficace
Assunzione delle
responsabilità
Backlog DonePhase 1 Phase 2 Phase 3
3 max 3 max 4 max
Il team si incontra
senza prevaricazioni
gerarchiche
Le date sono decise
con il responsabile
della
attività
I post it vengono
modificati dal
responsabile.
Non è incontro tecnico!
Backlog DonePhase 1 Phase 2 Phase 3
3 max 3 max 4 maxIl visual planning
serve per coordinare
le attività, gli
approfondimenti
tecnici sono da
svolgersi a parte
I processi di programmazione LINEARI
massimizzano l’utilizzo del tempo
E’ l’obiettivo corretto?
“flow” è funzione
di e
del traffico
velocità densità
Esercizio sul trafficoEs. 1 “Com’è il flow?”
Quale è la densità?
Quale è la velocità?
Esercizio sul traffico
Quale è la densità?
Quale è la velocità?
Es. 2 “Com’è il flow?”
Esercizio sul traffico
Quale è la densità?
Quale è la velocità?
Es. 3 “Com’è il flow?”
Velocità
DensitàThroughput Rate
A B
Velocita
Unità per ora
Velocità
DensitàThroughput Rate
A B
Velocita
Unità per ora
La programmazione
settimanale
Lunedì Martedì Mercoledì Giovedì Venerdì
Efficienza =
riempire più
caselle
possibile
Durante la settimana
Lunedì Martedì Mercoledì Giovedì VenerdìEntrano nuove
priorità,
Alcuni lavori
sono più lenti
del previsto
Si accumulano
problemi
Si modificano
i piani
Programmate 21
Fatte 10
Da fare 26
Un approccio
alternativo
Lunedì Martedì Mercoledì Giovedì Venerdì
Abbandono la
programmazione
tradizionale
Kanban Board
To-do Doing Done
Ordino i task
secondo le priorità
del momento
Kanban Board
To-do Doing Done
Fisso il numero
massimo di post-it a
cui posso lavorare
contemporaneamente
3 Max
Kanban Board
To-do Doing Done
Comincio con non
più di 3 post-it
3 Max
Kanban Board
To-do Doing Done
Quando finisco un
post-it lo porto in
Done
3 Max
Kanban Board
To-do Doing Done
E’ adesso possibile
cominciare a pensare
ad un nuovo post-it
3 Max
Vantaggi del kanban
To-do Doing Done
3 Max
Incorpora la variabilità
Massimizza il flow
Monitora le risorse disponibili
Dinamico
Focalizzato
Visualizza i problemi
Kanban su un progetto
Backlog DonePhase 1 Phase 2 Phase 3
3 max 3 max 4 max
In lavorazione Terminati
Kanban su un progetto
Backlog DonePhase 1 Phase 2 Phase 3
3 max 3 max 4 max
Non posso cominciare nuove operazioni
Posso aiutare la fase 4?
Pianificare un progetto complesso
Pianificare un progetto complesso
La pianificazione a
capacità illimitata
Si pianifica a partire dalle esigenze,
ignorando i vincoli e la capacità di fare
effettivamente tutto
Step 1
i.e. Pianificare
con Gantt
Da scadenze
esterne
….a deadline
interne
… a sequenza
attività interne
La pianificazione a
Capacità LimitataStep 2
Assegnare le responsabilità agli individui/teams
i.e. il tabellone del
Visual Planning
1514 16 1817 19 20 …
A
B
C
La gestione del flow
con i tabelloni kanbanStep 3
Fare scorrere i progetti nonostante gli imprevisti
i.e. Tabellone Kanban
settimanale
Backlog DonePhase 1 Phase 2 Phase 3
3 max 3 max 4 max
Misurare la velocitàStep 4
“Vedere la luce in fondo al tunnel”
Ore
Tempo, (Sprint)
Lavoro rimanente (storie, ore)
Strumenti per la gestione del processo e il rispetto dei termini
Burndown chart
Facilitatori di
processo
Rituali e meeting
Riassumendo
Personal Kanban
Forse il miglior libro per capire l’essenza del kanban
Utile, a prescindere che vogliate avviare una startup, per controllare la propria agenda quotidiana
Teoria dei Vincoli
Scritto come un romanzo affronta il tema dei processi e dei colli di bottiglia
Memorabile il passaggio dei boy scout che scalano la montagna
