UNIVERSITA’ PER STRANIERI DI UNIVERSITA’ PER STRANIERI DI

SIENASIENA

La Contabilità Economica in CIA

Michele Ferraresi CORSO COEP 7 GIUGNO 2010

Agenda:

• I motivi della CO.EP e le sue caratteristiche

• Le configurazioni e gli automatismi

• I dati rilevanti sui documenti amministrativi

• I tempi e le modalità di registrazione

• Esempi di scritture

• I report

Perché la Co.EP? 3 motivi fondamentali

L’introduzione della Contabilità Economico-Patrimoniale, in linea con i tempi attuali del sistema universitario

Il contesto degli ultimi anni concepisce la contabilità come primo passo per un sistema integrato di supporto alla decisioni di governance dell’ateneo

Progetto CRUI presentato il 16 aprile 2008 Ricerca sulla contabilità economica per le università,

sponsorizzato da CINECA e avvio di una community per lo scambio di informazioni e esperienze sull'attuazione della contabilità economica negli atenei, con particolare riferimento ai principi contabili adottati e alle metodologie di presentazione e analisi dei risultati economico-finanziari.

Primo punto delle linee guida del Governo alle Università del 6 novembre 2008

Incentivare l’adozione della COEP come strumento conoscitivo essenziale per gli atenei, i loro interlocutori esterni e il Ministero per l’individuazione dei costi standard correlati al raggiungimento di precisi parametri qualitativi.

Quanti atenei utilizzano la CO.EP in CIA:

dal 2000 ad oggi:

Su 41 Università degli Studi (di cui 4 private): 25 utilizzano il modulo COEP da almeno un

esercizio,

2 Politecnici universitari,

1 Istituto Universitario e di alta formazione,

l’ Amministrazione CINECA

1) Le Caratteristiche principali della CO.EP

Integrazione tra moduli di gestione finanziaria e moduli di gestione economica per consentire un governo dell’Ateneo nel suo complesso

Soluzione: la contabilità economica è integrata con la contabilità finanziaria e trasparente per l’utente

CO.EP = CO.GE. + CO.AN

determinazione del Risultato Economico d’Esercizio (Contabilità Generale)

misurazione dei costi di gestione relativi a specifiche aree di attività (Contabilità Analitica)

1) Le Caratteristiche principali della CO.EP

CO.EP

CO.GE: svolge una funzione di analisi dei fatti di

gestione esterna sotto il profilo economico

CO.AN: Svolge una funzione di consuntivazione con valenza

informativa interna. Rileva valori economici generati da fatti interni ed

esterni di gestione, a livello di determinati oggetti (dipartimenti, facoltà ecc..) secondo il principio

della competenza economica.

Perché tre sistemi contabili?

COFI

COGE

COAN

EQUILIBRIO FINANZIARIO

EQUILIBRIO ECONOMICO

DESTINAZIONE SPESA

GLI IMPEGNI SONO COPERTI DA

ENTRATE ADEGUATE?

I RICAVI PER PRESTAZIONI COPRONO IL COSTO DELLE

RISORSE IMPIEGATE PER

EROGARLE??

CHI IMPIEGA LE RISORSE LO FA

IN MODO EFFICIENTE?

1) Le Caratteristiche principali :La rilevazione contabile di un acquisto nei 2 sistemi

Analisi e valutazioneper effettuare una spesa

Decisione di procedere alla spesa

Trattativa con il fornitore del bene/servizio

Ordine e/o stipulazione del contratto con il fornitore

Ricevimento del bene e/o ultimazione del servizio acquistato

Ricevimento della fattura

Pagamento della fattura

CO.FI prenotazione

Iscrizione di un impegno

liquidazione(creazione del mandato)

Estinzione del mandato

CO.EP

Se siamo al 31/12 gli ordini la cui merce è pervenuta daranno luogo a fatture da ricevere

Registrazione del costo e del relativo debito

Pagamento del debito e rilevazione dell’uscita monetaria

1) Le Caratteristiche principali

LA REGISTRAZIONE DEL DOCUMENTO AMMINISTRATIVO

Registrazione in Contabilità Finanziaria dell’evento(mandato / reversale)

Registrazione automatica o guidata in Contabilità economico-

patrimoniale (scrittura in contabilità generale

+ movimenti analitici)

1) Le Caratteristiche principali: il metodo della partita doppia

È il sistema di scritture fondato sul metodo della partita doppia per la rilevazione dei fatti di gestione cosiddetti esterni che ha come obiettivo la costante misurazione del reddito di esercizio ed il capitale di funzionamento.

E’ definita economico-patrimoniale perché persegue lo scopo attraverso la costruzione di due prospetti di sintesi denominati:

CONTO ECONOMICO (per la misurazione del risultato di esercizio)

STATO PATRIMONIALE (per la determinazione del capitale di funzionamento)

2) Configurazioni e automatismi

Le registrazioni CO.EP si ottengono in maniera automatica seguito della definizione di alcune tabelle:

Piano dei conti CO.EP

Le Nature Economiche di beni/servizi(servono per tradurre in automatico i capitoli finanziari in voci CO.EP e le deriva CINECA, in base al piano dei conti CO.EP)

La Mappa delle grandezze analitiche: Il Centri di costo: le unità intermedie o finali, che hanno

consumato le risorse (AmmCe, Dip, Centri, Progetti, ecc),

La Funzione Obiettivo: l’attività per lo svolgimento della quale è stata consumata la risorsa

Com’è fatto il Piano dei conti CO.EP :

ATTIVITA’

COSTI

PASSIVITA’

RICAVI

IMMOBILIZZAZIONI

CREDITI

LIQUIDITA’

CAPITALE PROPRIO

FONDI AMM.TO

DEBITI

COSTI DEL PERSONALE

BENI DI CONSUMO

PRESTAZIONI DI SERVIZI

ALTRI COSTI

AMMORTAMENTI

RICAVI PER TASSE E CONTRIB.

CONTRIBUTI C/ES

RICAVI ATTIVITA’ C/TERZI

RICAVI FINANZIARI

RICAVI STRAORDINARI

2) Configurazioni e automatismi

Dal piano dei conti COFI al piano dei conti COEP:

Entrate correnti Ricavi d’esercizio (CE)

Entrate in conto capitale Ricavi pluriennali (SP)

Spese correnti Costi d’esercizio (CE)Spese in conto capitale Costi

pluriennali (SP)

Partite di giro Conti d’ordine

Altri conti specifici da configurare insieme

2) Configurazioni e automatismi

1)Natura bene 1)Natura bene Indicazione di 2) Conto COFIIndicazione di 2) Conto COFI

SCRITTURA IN CONTABILITA’ GENERALE

(automatica o guidata)

MOVIMENTI IN CONTABILITA’ANALITICA

Registrazione documentoamministrativo

1) Competenza economica 1) Competenza economica Indicazione di 2) Centro di costoIndicazione di 2) Centro di costo

3) Funzione obiettivo3) Funzione obiettivo

L’automatismo della registrazione in Contabilità Generale

Peculiarità di CIA è l’automatismo che permette di registrare automaticamente il movimento in Contabilità Economica. In tal modo anche un utente non esperto di COGE è in grado di procedere alla registrazione. Tale risultato si ottiene mediante un lavoro di ‘Configurazione relazioni‘.

relazione conto cofi => natura bene servizio => conto coep consente di derivare dal conto finanziario scelto dall’utente il conto

economico da usare nella scrittura COGE

relazione tipo anagrafico => conto coep consente di derivare dal codice anagrafico del doc amministrativo

il conto numerario di credito/debito

relazione bilancio o Cdr => Cdc consente di derivare dal bilancio o dal Cdr scelto dall’utente il Cdc

da usare nel movimento COAN

Le 3 tipologie di centri di costo:

a) FINALI: sono le unità organizzative che svolgono le attività istituzionali dell’Ateneo (facoltà e dipartimenti).

b) INTERMEDI REALI: consistono nei centri di servizio e le aree dell’amministrazione centrale. Sono reali in quanto unità organizzative esistenti. Sono intermedi perché operano in modo funzionale rispetto ai centri di costo finali, erogando loro servizi.

c) INTERMEDI FITTIZI: si tratta di centri creati per la raccolta di costi che non è possibile attribuire immediatamente o in modo oggettivo (buoni pasto, telefonia fissa, edifici).

Le altre entità analitiche:le funzioni obiettivo e le commesse

FUNZIONI OBIETTIVO:: normalmente sono le attività istituzionali dell’Ateneo, didattica e ricerca, cui se ne possono aggiungere altre (assistenza, attività commerciale). Ovviamente si può giungere a un maggior grado di dettaglio a seconda degli scopi conoscitivi che si vogliono ottenere.

COMMESSE: specifiche attività o progetti, in genere di durata limitata nel tempo, per i quali può esser significativo rilevare i costi e ricavi generati. Possono essere trasversali a più centri di costo (ad. es. la commessa “Immatricolazione”) oppure specifici di un singolo centro di costo (ad esempio la commessa “Lauree honoris causa”).

I Ribaltamenti:costi diretti e indiretti

La procedura in corso d’anno provvede a registrare i costi e i ricavi sui centri di costo: è pertanto possibile avere evidenza dei costi diretti imputati sui singoli centri di costo (intermedi, fittizi e reali, e finali), funzioni obiettivo e commesse.

In fase di chiusura del periodo la procedura rende possibile la gestione dei ribaltamenti che è finalizzata all’attribuzione ai centri di costo intermedi reali ed ai centri di costo finali anche dei costi indiretti.La procedura consente di effettuare i ribaltamenti in modo automatico, in base ad un unico driver per CdC.

Le tre fasi del processo di ribaltamento

1) Ribaltamento dei CdC Intermedi fittizi sui CdC Intermedi reali e finali (ad es. le utenze o i lavori edili, che sono attribuiti a un CdC fittizio per poi esser ribaltati sulle unità per cui sono stati effettivamente sostenuti)

2) Ribaltamento dei CdC Intermedi reali sui CdC finali (ad es. i costi attribuiti a centri di servizio per poi esser ribaltati su CdC quali Facoltà, Dipartimenti, corsi di laurea)

Il sistema prevede inoltre una terza fase (facoltativa):3) Ribaltamento dei CdC finali sulle funzioni obiettivo

in cui il sistema scarica quella parte di costi non attribuita in maniera diretta alle funzioni obiettivo

3) I dati rilevanti ai fini CO.EPsui documenti amministrativi

Fattura di acquisto (riga di dettaglio)

Inserimento del tipo di bene/servizio: collegato automaticamente alla natura bene/servizio, indica il tipo di costo

Periodo di competenza

FATTURA DI ACQUISTODati contabili (finanziari ed economici)

Dati rilevanti per la COFI:Cdr (Centro Di Responsabilità)Capitolo FinanziarioCausale

N.B. Il capitolo finanziario è un dato rilevante anche ai fini economici

Dati economico/analitici:Cdc (centro di costo)Funzione obiettivoCommessa

FATTURA DI VENDITACREAZIONE DEL TARIFFARIO

Scelta della Natura

FATTURA DI VENDITARiga di dettaglio

Scelta del Provento: collegato automaticamente alla natura bene/servizio, indica il tipo di ricavo

Periodo di competenza

DOC.AMM. GENERICODettaglio

Periodo di competenza

DOC.AMM. GENERICODati contabili (finanziari ed economici)

N.B. una volta scelto il capitolo finanziario vengono mostrate solo le Nature associate

Dati economico/analitici:NATURACdc (centro di costo)Funzione obiettivoCommessa

COMPENSOTestata

Periodo di competenza

COMPENSODati contabili (finanziari ed economici)

N.B. una volta scelto il capitolo

finanziario vengono mostrate solo le

Nature associate

Dati economico/analitici:NATURACdc (centro di costo)Funzione obiettivoCommessa

MISSIONE Testata

Periodo di competenza

MISSIONEDati contabili (finanziari ed economici)

N.B. una volta scelto il capitolo

finanziario vengono mostrate solo le

Nature associate

Dati economico/analitici:NATURACdc (centro di costo)Funzione obiettivoCommessa

4) i tempi e le modalità di registrazione:quando e come effettuare la COEP

I tempi rispetto alla COFI

le modalità (automatica o manuale)

da chi (a livello centrale o decentrato)

4) i tempi della COEP (è sempre possibile)

La contabilità economico-patrimoniale è separata e autonoma rispetto a quella finanziaria: quando è certo l’oggetto che ha consumato/prodotto la risorsa, è possibile imputare il costo/ricavo della fattura (o di un qualsiasi documento amministrativo), indipendentemente (quindi prima o dopo senza distinzione) dall’emissione del mandato/reversale.

L’utente, partendo dal documento amministrativo, è in grado di procedere in maniera semplice e veloce alla registrazione dei movimenti sia in COFI che in COAN.

4) prima modalità: la registrazione automatica

Dopo la registrazione del documento amministrativo l’utente sceglie ‘COEP automatica’:

senza mostrarlo a video, il sistema rileva il costo e lo imputa tra i movimenti COAN, così come indicato nei dati analitici inseriti sul documento amministrativo.

4) seconda modalità: la registrazione guidata

Dopo la registrazione del doc amministrativo l’utente sceglie ‘COEP guidata’:

mostrandolo a video, il sistema rileva prima il costo (nella maschera di transito della contabilità economica) e poi propone all’utente un pannello per l’articolazione dei dati analitici inseriti sul documento amministrativo.

4) terza modalità: la registrazione manuale

Il sistema consente manualmente di rettificare o integrare le registrazione analitiche per qualsiasi costo da imputare a 1 o n Centri di costo o Funzioni Obiettivo.

5) Esempi di scritture: la fattura d’acquisto istituzionale

scrittura COGE

5) Esempi di scritture: la fattura d’acquisto istituzionale

scrittura COAN

5) Esempi di scritture: la nota di credito

5) Esempi di scritture: la fattura d’acquisto commerciale

5) Esempi di scritture: la fattura d’acquisto per bene durevole

5) Esempi di scritture: l’avviso per una fattura d’acquisto per bene durevole, che non va in COAN (ammortamenti automatici a fine anno)

5) Esempi di scritture: La scrittura automatica del pagamento

5) Esempi di scritture: le piccole spese di cassa sul fondo economale

5) Esempi di scritture: il compenso (lavoro automono)

scrittura COGE

5) Esempi di scritture: il compenso (lavoro automono)

scrittura COAN

5) Esempi di scritture: la missione in Italia

5) Esempi di scritture: la missione all’estero

5) Esempi di scritture: il documento generico di spesa

(es: un affitto)

5) Esempi di scritture: il documento generico di entrata

(es: gli interessi attivi)

5) Esempi di scritture: il buono di carico per donazione

6) I Report: le stampe COEP (lato COGE)

Giornale in Partita doppia (elenco cronologico delle scritture);

Bilancio di Verifica COEP: Saldi COGE per conto Saldi COGE per anagrafica;

Stato Patrimoniale; Conto Economico; Altre riclassificazioni (civilistiche o

personalizzate);

6) I Report: le stampe COEP (lato COAN)

Report contabili o scalari, alla data odierna o ad una certa data per:

Centro di Costo (mono dimensionale)

Centro di Costo + Funzione Obiettivo (bidimensionale)

Elenco dei movimenti analitici per CdC

Riclassificato COAN

Conclusioni:

Dato il vantaggio della CO.EP a supporto delle decisioni (il sistema universitario si sta muovendo verso forme più manageriali),

essa può essere introdotta senza la conoscenza approfondita della partita doppia da parte di tutto l’ateneo,

ma limitandosi ad aggiungere alcune informazioni sui documenti amministrativi, capaci di movimentare gli automatismi COGE e COAN.

Riferimenti CINECA:

Michele Ferraresi cia.consul@cineca.it

051 6171977