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Soluzioni efficaci di Knowledge Management

Dott. STEFANO TRENTIN ADACTA STUDIO ASSOCIATO

11° MEETING NAZIONALE EVOLUZIONE DEI

SERVIZI PROFESSIONALI DELLA CONSULENZA

(R)INNOVARE LO STUDIO

13 Settembre 2011 - Sala Falck, Fondazione Ambrosianeum

S.A.F. SCUOLA DI ALTA FORMAZIONE LUIGI MARTINO

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• Knowledge management – cos’è

• Knowledge management – strumenti

• Il KM in Adacta Studio Associato

• Document management

• Portale

• Comitato Innovazione Processi

AGENDA

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Letteralmente, la GESTIONE DELLA CONOSCENZA.

Misurazione e la valorizzazione del capitale umano al fine di

aumentare il valore totale dell’azienda (studio).

Attraverso le politiche di KM l’informazione, le conoscenze e le

competenze diventano la linfa vitale per la creazione del valore

aziendale.

KNOWLEDGE MANAGEMENT – COS’È

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Il risultato può essere ottenuto seguendo sostanzialmente le

seguenti tre linee guida:

• trasformare il know how in APPRENDIMENTO DIFFUSO

dell’organizzazione

• trasformare il capitale intellettuale da patrimonio individuale a

VALORE PER L’ORGANIZZAZIONE

• sostenere le competenze e le conoscenze dell’individuo e

dell’azienda sviluppando nell’azienda la capacità di ACQUISIRE,

TRATTENERE E DIFFONDERE IL PATRIMONIO DELLE

CONOSCENZE COMUNI.

KNOWLEDGE MANAGEMENT – COS’È

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FROM KNOWING TO DOING

• Gestire la CONOSCENZA PROVENIENTE DALL’ESTERNO,

grazie a tecnologie e interventi in grado di supportare i processi di

comunicazione tra le varie funzioni

• Creare un ambiente fertile per l’innovazione supportando le

“COMMUNITIES OF PRACTICE”, con l’obiettivo di accrescere il

valore della conoscenza indotta dall’interazione di gruppi informali

• Supportare la codifica, la raccolta e la fruibilità della

CONOSCENZA TACITA

• Catturare, condividere e applicare le BEST PRACTICE

• Risolvere problemi ma soprattutto COGLIERE SOLUZIONI e

renderle pubbliche per garantirne il riutilizzo

• Alimentare le RELAZIONI TRA ORGANIZZAZIONI e TRA

INDIVIDUI all’interno della stesse (relationship management)

KNOWLEDGE MANAGEMENT – COS’È

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FROM DOING TO DOING WELL

• ACCELERARE I TEMPI DI RISPOSTA E FLESSIBILITÀ,

generando ambienti nei quali sono semplificati e favoriti l’accesso,

la circolazione, l’utilizzo della conoscenza e lo stimolo alla sua

creazione

• RIDURRE I TEMPI DI “PRODUZIONE” e supportare l’attività

commerciale

• CONOSCERE E SUPPORTARE IL CLIENTE, rispondere

tempestivamente alle sue esigenze espresse e implicite,

relationship marketing

• Favorire la GESTIONE STRATEGICA DEGLI ASSET

INTELLETTUALI mediante la definizione di sistemi innovativi di

misurazione delle performance

KNOWLEDGE MANAGEMENT – COS’È

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KNOWLEDGE MANAGEMENT – NONAKA & TAKEUCHI SPIRAL DYNAMIC

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ESPLICITA 20%

TACITA 80%

• Dati

• Media based

• File

• Documenti

• Gruppi

• Individui

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• Knowledge management – cos’è

• Knowledge management – strumenti

• Il KM in Adacta Studio Associato

• Document management

• Portale

• Comitato Innovazione Processi

AGENDA

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Gli strumenti informatici, o meglio le piattaforme tecnologiche, per il

KM sono così suddivisibili:

• KNOWLEDGE RETRIVAL / SEARCH

• DOCUMENT MANAGEMENT

• WORKFLOW MANAGEMENT

• COLLABORATION / GROUPWARE

• ENTERPRISE INFORMATION PORTALS

• KNOWLEDGE SHARING

KNOWLEDGE MANAGEMENT – STRUMENTI

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• Knowledge management – cos’è

• Knowledge management – strumenti

• Il KM in Adacta Studio Associato

• Document management

• Portale

• Comitato Innovazione Processi

AGENDA

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CARATTERISTICHE DI ADACTA

• È oggi uno studio multidisciplinare in ambito fiscale, societario e legale con una struttura di 115 PERSONE, suddivise in 4 SEDI e organizzate in DIPARTIMENTI e TEAM DI LAVORO

• È nata nel 2002 dall‘AGGREGAZIONE di 4 storici studi di dottori commercialisti vicentini

• Nel 2007 viene fondata Adacta Bassano e nel 2010 Adacta Treviso

KM IN ADACTA

• Fondere esperienze diverse in un’unica, nuova modalità operativa

• Da tante conoscenze ad un’unica conoscenza che sopravviva ai singoli

• Dal conoscere al fare ad un nuovo di modo di fare, riconoscibile all’esterno

• ICT a supporto e alla ricerca di nuove soluzioni

IL KM IN ADACTA STUDIO ASSOCIATO

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CARATTERISTICHE

• Gestione archivio documenti strutturato in folder (categorie)

• Indicizzazione dei principali tipi di documenti: PDF, Word, Excel,

testo

• Caricamento nuovi documenti con indicazione del contenuto del file

• Conversione delle immagini in testo tramite riconoscimento dei

caratteri (OCR)

• Importazione di documenti

• Ricerca documenti con analisi del testo completo

• Gestione documenti: visualizzazione, modifica, cancellazione

• Definizione di permessi di accesso distinti per gruppo di utenti

• Funzioni di check-in, check-out, storia delle revisioni

• Amministrazione del sistema: gestione utenti

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

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TECNOLOGIE

• File server, NAS

• Organizzazione: pensare in anticipo alla struttura ad albero

• Definizione di livelli di accesso (policy) per proteggere cartelle e

dati

TIPO DI STRUTTURA

• Per cliente o per pratica

ARCHIVIAZIONE CON FILE SYSTEM

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PRO (+)

• Costi molto contenuti

• Conoscenze di base per l’utilizzo da parte degli utenti

CONTRO (-)

• Difficoltà di riorganizzare i file in seguito

• Difficoltà di ricerca delle informazioni

• Nella struttura per cliente scarsa reperibilità di casi similari

• Nella struttura per pratica mancanza della visione generale di

quanto sviluppato per il cliente

• Facilità di errata archiviazione dei documenti

• Scarso controllo centralizzato dell’utilizzo da parte degli utenti

• Appena la struttura cresce, o aumenta lo storico, gli utenti

manifestano necessità di strumenti più avanzati

ARCHIVIAZIONE CON FILE SYSTEM

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CRITERI DI SELEZIONE

Analisi del livello di complessità software selection

Complessità fascia di prezzo

CARATTERISTICHE PER LA SCELTA

• Accesso via web alla piattaforma

• Soluzione di conservazione sostitutiva

• Processo integrato con acquisizione tramite scanner

• Integrazione diretta con applicativi di produzione (es: office)

• Profilazione di livelli di security

• Integrazione con procedure, workflow, flussi approvativi

SISTEMA DOCUMENTALE

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SISTEMI DOCUMENTALI

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SOLUZIONI SOFTWARE

• Open Text

• Documentum

• Share point

PRO (+)

• Soluzione efficiente

• Velocità di reperimento dei documenti

• Possibile evoluzione della soluzione

CONTRO (-)

• Necessaria software selection

• Forte impatto organizzativo

• Fondamentale corretta strutturazione della profilazione

• Alto costo di implementazione e di ownership

SISTEMA DOCUMENTALE

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• Knowledge management – cos’è

• Knowledge management – strumenti

• Il KM in Adacta Studio Associato

• Document management

• Portale

• Comitato Innovazione Processi

AGENDA

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CARATTERISTICHE

• Aggregatore di informazioni

• Consultabile da molteplici piattaforme

• Rappresentazione ragionata di informazioni

• Informazioni push con “abbonamenti”

• Sistemi di workflow

• Creazione di gruppi

• Flessibilità

• Semplicità di strutturazione

• Interfaccia easy to use

• Estensione del documentale

• Estendibile ai terzi - Clienti

PORTALE

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• Knowledge management – cos’è

• Knowledge management – strumenti

• Il KM in Adacta Studio Associato

• Document management

• Portale

• Comitato Innovazione Processi

AGENDA

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CARATTERISTICHE

Le migliori skills per le best practices

• Comitato permanente per proporre nuovi progetti o l’innovazione degli stessi

• Il Comitato può chiedere la partecipazione saltuaria di altri professionisti in relazione alla tipologia di progetto

• Il Comitato utilizza le tecnologie esistenti per diffondere la conoscenza

Esempio:

• Kit per affrontare un nuovo adempimento

• Raccolta di istruzioni e dottrina su PDF

• Fogli di calcolo

• Link al repository interno

• Diffusione via mail

CIP – COMITATO INNOVAZIONE PROGETTI

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VICENZA - Viale Mazzini, 85 - Tel: 0444.228.000 - Fax: 0444.228.600 - info@adactastudio.com

BASSANO DEL GRAPPA - Via Cartigliana, 125 - Tel: 0424.523.591 - Fax: 0424.567.898 - bassano@adactastudio.com

TREVISO - Borgo Mazzini, 44 - Tel: 0422.579.779 - Fax: 0422.583.141 - treviso@adactastudio.com

Dott. STEFANO TRENTIN

Responsabile ICT - Adacta Studio Associato

s.trentin@adactastudio.com