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1 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
I Sistemi Informativi nelle Imprese di Shipping Modulo Specialistico Corso Papagno Graziano Previato
2 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Scopo del Modulo e Struttura
Dare una visione del sistema informativo presente nelle imprese di shipping e nel contempo dell'ambiente in cui opera e con cui interagisce, incluse le modalita' di scambio con operatori istituzionali e con gli stackholders.
Il sistema Informativo interno: principi di funzionamento e struttura
La Versione Allargata: L'interazione con gli altri attori della
catena
Gli Strumenti del Sistema Informativo
3 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Definizione e Obiettivi dell'Impresa
Definizione Attività economica organizzata al fine della produzione o dello
scambio di beni o servizi. Obiettivi Quantitativi (E. Gambel - 1) incremento del fatturato (anni ‘50/65) incremento del reddito d’esercizio (anni ‘65/75) aumento dell’indice di ritorno sugli investimenti (anni
‘75/90) miglioramento dell’Indice di Resistenza Finanziaria (90/00) miglioramento indice EVA o Balanced Scorecard
4 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
L'impresa ed I suoi partner
Fonte: Wikipedia http://it.wikipedia.org/wiki/Stakeholder
5 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Definizioni: Informatica/Sistema Informatico/Sistema informativo
Informatica: lo studio sistematico dei processi algoritmici che descrivono e trasformano l'informazione (Wikipedia)
Sistema Informatico o sistema di elaborazione dati è un sistema meccanografico, un computer o un insieme di più computer tra loro interconnessi (Wikipedia)
Il sistema informativo si configura come un insieme ordinato di elementi, anche molto diversi tra loro, che raccolgono, elaborano, scambiano e archiviano dati con lo scopo di produrre e distribuire le informazioni alle persone che ne hanno bisogno, nel momento in cui ne hanno bisogno e dove ne hanno necessita’
6 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Principali Componenti del Sistema Informativo
Sistema per la raccolta delle Informazioni: moduli, sensori, attivita', persone
Sistema per l'archiviazione delle Informazioni Sistema per la comunicazione delle Informazioni: gestionali,
telefoni,e-mail, chat, etc Sistema per l'accesso all'informazione
7 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Visione d'Insieme
Sistema Informatico Sistema Informatico
Sistema informativo
Impresa (Organizzazione)
Stackeholders Esterni
8 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Sistema Informativo Shipment Container
Agenzia di Linea Agenzia di Linea Carrier
Port of Loading Export
Port of Discharge Import
Bookings
Polizze Polizze
Manifesti Manifesti
Vessel and equipment management
Contratto di Trasporto
Revenue by Voyage Management
Epty Rel/ LL
Invoic
Comm
Delivery Invoic Empty
Cust/ Comm
9 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Organizzazione Interna dell'impresa
2 - Esempio di struttura Gerarchico – Funzionale – Agenzia di Linea
10 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Organizzazione Interna dell'impresa
2 - Esempio di struttura Gerarchico – Funzionale – Agenzia di Linea
Board of Directors
CEO CFO
Documentation
CEO
Commercial Operations ICT Corporate Accounting
11 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Liner Agency: Software Layer
Sistema Operazionale
Bookings Doc. Exp. Doc. Imp.
Eqc. Cntrl Operations
Intermodal/ Logistic
Operations
Commissions
Contabilita' Generale
Contabilita' Civilistica
Contabilita' Gestionale
Contabilita' Armatore
Tesoreria
Collection
Software Armatoriale
Abstraction Layer: Business Model Representation
DSS
MIS
12 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Livello di Strutturazione delle Attivita' Aziendali
13 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Flusso Dati Associato ad una Esportazione
Richiesta Booking Booking
Deposito Terminal
Rilascio Vuoto
Conf Uscita Conf Uscita
Messa A Terra
Gate In
Load List Conf Imb
Carrier
Booking Status
B/L Freight Manifest
Debito Vs. Carrier
Invoice
Crediti Cto Carrier
Crediti Agenziali
Collection
Collection
Remittance
Collection
Revenue Agenziali
Processo di Esportazione
14 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Ed Il Resto?
Una gran parte di informazioni in Azienda non sono raccolte dai sistemi di Gestione
Es: E-Mail, telefonate, fax, pranzi, bar... KnowHow dei singoli che tutti insieme compongono la
'competenza' aziendale ed il suo valore
15 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Organizzazione Interna dell'impresa
Organizzazione di un'Impresa di Mediazione
16 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Processo della medizione
Caricatore Shipper
Broker
Invoicing
Broker's Company
17 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Sistema Informativo Impresa di Mediazione
Condivisione Spazi: OpenSpace Condivisione Competenze ed Informazioni: 'Tavoloni' per
vedere, ascoltare, parlare Condivisione E-Mail: tutti leggono tutto Pratiche non strutturate: raccolgono commenti, email, fax, etc Software Contabilita' Generale
18 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Software Access
Infrastructure Hardware Layer
Network and O.S. Services Layer
Application Application Application Application
Client
Network Clients and users Authentication and Authorization Services
Client Client Client Client
19 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Sistema Informatico
4
20 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Sessione 2: Il Sistema Informativo Esteso
Shipping Agency
Terminal
Cliente
Istituzioni
Fornitori
Carrier
Depositi
Parti coinvolte normalmente nello shipment di un container
21 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Flusso Dati Associato ad una Esportazione
Richiesta Booking Booking
Deposito Terminal
Rilascio Vuoto
Conf Uscita Conf Uscita
Messa A Terra
Gate In
Load List Conf Imb
Carrier
Booking Status
B/L Freight Manifest
Debito Vs. Carrier
Invoice
Crediti Cto Carrier
Crediti Agenziali
Collection
Collection
Remittance
Collection
Revenue Agenziali
Processo di Esportazione
22 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Flusso Doganale
Scopo della Dogana: verificare il traffico delle merci fra i vari stati e continenti, applicando le normative comuniarie in tema di sicurezza dei prodotti (verso il consumatore, verso l'ambiente, etc) ed applicando imposte che hanno lo scopo di difendere l'industria ed il consumatore nazionale.
Per portare a termine la loro missione istituzionale le Dogane necessitano di Informazioni dettagliate, complete e tempestive
23 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Flusso Doganale
Esportazione/Importazione hanno un duplice effetto: Doganale e fiscale
Fiscale: Non Imponibilita' IVA su merci destinate all'esportazione
Non Imponibilita': Per essere applicata richiede la prova del 'Visto Uscire' – Ex copia 3 del DAU con timbro
Prima del 1 Luglio 2007: Presentazione DAU presso la dogana di partenza, consegna esemplare 3 che accompaganva la merce sino all'uscita, Apposizione 'Visto Uscire' con riconsegna dello stesso all'esportatore
24 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Le Dogane: Controllo, Sicurezza e Informazione
Scopo della Dogana: garantire che il flusso delle merci in entrata/uscita risponda alle esigenze di sicurezza e legalita del paese, includendo l'aderenza alla normativa in essere a difesa della competitivita' nazionale
In collaborazione colle Dogane Europee/Mondiali, bloccare I
flussi di merci che non garantiscano la sicurezza delle persone
Per portare a termine la loro missione istituzionale le Dogane necessitano di Informazioni dettagliate, complete e tempestive
25 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Flusso Doganale In Esportazione – post 1/7/2007
DAU
DAE (MRN)
DA
E
(MR
N)
Load On Board
Rec
ord
H C
hius
ura
26 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Flusso Doganale in Importazione
Load Containers
Port of Loading on Board Port of Discharging (ITA) Manifest
+ Entry Key
+ MRN
Processi di Verifica
Stato Container In Import
- Svincolabile - In Attesa Esito
- Dich. Non Svinc - Non Dichiarabile
27 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
E-Customs - ECS
28 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
E-Customs - ICS
29 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
PCS: Port Community System
Un porto, visto nel suo complesso, e' un'entita' logistica estremamente complessa, che raccorda i flussi di merci provenienti e dirette da/per il suo hinterland con mezzi terrestri, ferroviari e fluviali, con I flussi di merce via Mare.
30 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
PCS: Definizione
“Port Community Systems are centrally operated systems for transferring data and providing other services with the help of this data, which can be used by any party who is interested in information concerning sea born transport. A Port Community System avoids bilateral data transfer” [Grizell, 2001]
31 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
PCS: Tipologie
Prima Generazione: BIM o Bilateral Information Model. In questo modello le informazioni sono scambiate direttamente in modo bilaterale tra I singoli attori
Seconda Generazione: CIM o Centralized Information Model. Le informazioni sono centralizzate in un unico sistema da cui possono essere estratte dagli aventi diritto.
Seconda Generazione: DIM o Decentralizied Information Model. Le informazioni sono a capo di ciascun attore ma esiste un broker service che consente di estrarre le informazioni dalla sorgente corretta
E-Port e' un PCS misto tra una struttura BIM ed una struttura CIM
32 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
E-Port: Caratteristiche
Nasce nel 2004 su iniziativa dell’Autorità Portuale e d’intesa con l’Associazione Spedizionieri e Corrieri Trasportatori, l’Associazione Agenti Raccomandatari e Mediatori Marittimi di Genova, la Circoscrizione della Dogana di Genova, il Comando Provinciale della Guardia di Finanza ed il terminal VTE
Ha come scopo il riordino della gestione documentale al fine di rendere piu’ fluidi i traffici tra il porto, il retro-porto e l’hinterland in generale
Entra in produzione nel 2005
33 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
PCS - E-Port Export
34 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
PCS - E-Port: Import
35 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
PCS: E-Port Rimessa in Termini
36 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Comunicazione tra parti
Non Strutturata: e-mail, fax, telefonata Strutturata: File con formato condiviso (Edifact, Xml, Formati proprietari) Servizi accessibili da sistemi remoti (RPC, WebServices,
etc) Apertura del sistema di una parte all'altra (WebAccess,
telnet, rdesktop)
37 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Edifact Typical Container Messages
38 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
UN/EDIFACT
UN/EDIFACT (the United Nations rules for Elec-tronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) comprise a set of internationally agreed standards, directo-ries, and guidelines for the electronic interchange of structured data, between independent computerized information systems
Specifiche Pubbliche reperibili presso: UNECE – United Nations Economic Commission for Europe www.unece.org Lo User Group for Shipping Lines and Container Terminal
pubblica le specifiche sul sito: www.smdg.org
39 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Edifact Characteristics
Edifact si occupa esclusivamente di standardizzare il 'trasporto' dell'informazione
Standardizzazione dei messaggi scambiati, ovvero definisce il set dei messaggi da utilizzare durante l'intero processo
Definisce la struttura dei Record e la dimensione dei campi, permettendo quindi di pre-definire l'interoperabilita' degli applicativi
Il formato viene rivisto ogni 6 mesi Ciascuno tende a 'personalizzare' la propria implementazione,
in dipendenza dalla propria struttura informativa, dando vita quindi a centinaia di 'dialetti'.
40 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Typical Edifact Implementation
Sistema Informativo Interno
Edifact Converter Edifact Converter
Sistema Informativo Interno
Edifact Message
Sorgente (es: Agenzia) Destinatario (Es. Terminal)
41 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Cosa e' un messaggio Edifact
E' un normale file 'ASCII', scambiato con mezzo a piacere (email, ftp, etc), contenente informazioni strutturate secondo le specifiche edifact
Esempio(COREOR): UNB+UNOA:2+01419940992:ZZZ+VTEG:ZZZ+111018:1056+NCLLGE1060473++++1' UNH+NCLLGE1060473+COREOR:D:00B:UN:SMDG20' BGM+129+NCLLGE1060473+5+AB'
DTM+137:201110181056:203' RFF+RE:GE106047'
DTM+36:201110200000:203' ... EQD+CN+WFHU4004894+42GP:102:5+2+3+5'
RFF+UCN:07877669' RFF+BM:NDACN9N00' MEA+AAE+AET+KGM:12880'
SEL+P1557754+CA+1' FTX+AAA+++LIGHT-EMITTING DIODES'
CNT+16:1' UNT+24+NCLLGE1060473'
42 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Comunicazione standard tra parti distinte
• Il proliferare dei dialetti Edifact costituisce un freno allo sviluppo della interoperabilita' ed un aumento di costi
• Con lo sviluppo di Internet (rete diffusa a basso costo) nascono le community per la condivisione di dati
• Globali: per il supporto dello scambio tra shipper, armatori, forwarder (INTRA, GT NEXUS, etc)
• Locali: Le Port Community Systems • Dedicate a particolari flussi informativi: es: UIRNET
43 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Shipping E-Commerce
A far data dal 2001 appaiono I primi portali per il commercio Elettronico per lo shipping. Di fatto trattasi di piattaforme che si propongono come sistemi di conversione e smistamento delle informazioni
I piu' noti sono INTRA, GT Nexus, Cargo Smart Si propongono per Booking request, Bkg Confirmation,
Shipping Instruction, Sailing Schedule
E-Commerce Platform
Forw
Forw
Forw
Carrier
Carrier
Carrier
44 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Sessione 3: Gli Strumenti a Disposizione
Occorre fare una premessa: se gli strumenti informatici nascono allo scopo di supportare l'Organizzazione, gli stessi incorporano al loro interno la struttura dei processi Organizzativi
Conseguentemente, data una stessa attivita', strumenti informatici funzionalmente equivalenti possono differenziarsi pesantemente nel modo nel quale la stessa viene svolta
Gli strumenti informatici in se rappresentano un modo per diffondere e distribuire il 'KnowHow' aziendale legato ai processi ed alle attivita'
45 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
I Gestionali
Il software Gestionale e' un software che automatizza I processi operativi (includendo la parte amministrativa) interni all'azienda
In un'Agenzia di Linea copre normalmente le aree: Booking, Documentazione, Import, Eqc, Operativo, Emissione Liquidate, Trasporti
Normalmente la parte di Accounting e' delegata ad un software accessorio, che si occupa sia della contabilita' Industriale che della contabilita' civilistica (Bilancio, etc)
46 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Lo sviluppo del Gestionale: l'ERP
L'ambizione del Gestionale sta nell'automatizzazione dei processi. Lo scopo dell'ERP (Enterprise Resource Planning) sta nella pianificazione delle risorse aziendali
L'ERP per fare questo necessita di una totale integrazione coi processi aziendali, e quindi si presenta come un insieme di moduli capaci di gestire tutte le attivita' interne.
Essendo grandi software, hanno un elevatissimo livello di configurabilita' e di adattabilita', ma mai prescindendo dalle 'Best Practice' che implementano.
Nel loro complesso, sono difficilemente adattabili nelle Imprese di Shipping
Le Imprese di Shipping normalmente ne usano I soli moduli di Accounting (Ciclo attivo, passivo, fixed assets e GL)
47 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Customizzazione del Software
Per ovviare ai problemi legati alle specificita' del settore, le imprese di shipping normalmente usano software sviluppato ad hoc o altamente customizzato
Alti costi di sviluppo ed implementazione Lungo 'Time to market' Difficolta' nella diffuzione orizzontale della conoscenza tra le
imprese di settore Alta personalizzazione dei processi sviluppati dalle aziende –
differenzianzione interna Le difficolta' nel reperire software adatti a costi accettabili,
nonche' la presenza di ingombrandi sw armatoriali, implica spesso una elevata presenza di 'Soluzioni Individuali'
48 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
La comunicazione delle informazioni
Comunicare non e' soltanto trasmettere informazioni: significa far si che chi riceve la comunicazione pensi o faccia qualcosa
In tutte le imprese la comunicazione e' fondamentale. Il nostro business nella catena dello Shipping si occupa quasi esclusivamente di gestire informazioni e comunicare con terzi
La diffusione di Internet ha aumentato le modalita' e la complessita' della comunicazione
Oggi la Comunicazione a distanza avviene attraverso il telefono, il fax, l'email, la chat, ma anche attraverso gli strumenti di Social Networking. Attenzione: il fatto che sia a distanza aumenta l'importanza dei 'dettagli' della comunicazione vs. l'esito.
49 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Internet: introduce Chat, VoIP ed e-mail
Chat o Instant Messaging: permette a due o piu' utenti di comunicare on line in forma scritta (anche voice and video). Le piu' note sono server-centered.
VoIP: Voice Over IP. Diffuso con la diffusione di Internet.Per funzionare adeguatamente richiede il QoS. Per la prima volta il link tra il centralino ed il telefono diventa non fisico, dematerializzando il PABX, il Posto Operatore e la localizzazione del Telefono
50 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
E-Mail: invio e ricezione
E’ un sistema di invio di messaggi di tipo ‘store and forward’, il cui primo standard risale agli anni ‘70, anche se poi il core dei servizi attuali e’ dei primi anni ’80.
L’invio del messaggio usa il protocollo SMTP. Tale protocollo non necessita che i singoli server siano online contemporaneamente per effettuare la consegna. Di norma i server sono configurati per provare sino a 5gg il delivery del messaggio.
La ricezione dal client viene fatta o col protocollo POP3, oppure con IMAP. Il primo sposta la posta sul client, dove vengono effettuate le operazioni, il secondo effettua le operazioni sul server.
51 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
E-Mail: PEC
PEC: Posta Elettronica Certifica. Permette di dare ad una e-mail il valore di una raccomandata con prova certa del contenuto.
Definita dal DPR 68/2005 e successive modifiche: il servizio puo’ essere erogato solo da gestori accreditati presso il CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica della Pubbica Amministrazione ) ed il dominio puo’ essere usato solo per posta Certificata.
Funziona col principio della terza parte (traccia informatica per 30 mesi) e delle notifiche inviate (firmate) a chi invia dai gestori coinvolti.
La PEC non e’ uno standard internazionale ed il suo valore e’ solo Italiano
52 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
E-Mail: invio
53 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
E-Mail: Header
L’Header e’ la parte del messaggio usato dagli MTA (Mail Transfert Agent) e dai client per inserire informazioni di invio come mittente, destinatario, etc
All’interno e’ contenuto l’elenco degli MTA attraversati dal messaggio per arrivare a Destinazione
Ogni MTA traccia il messaggio nei suoi LOG utilizzando il ‘Message-ID’
Nel caso di client ‘Web’ il sistema normalmente registra l’IP del computer che effettua la connessione
54 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
L'informazione non strutturata in azienda
Ha una dimensione maggiore dell'informazione 'Strutturata' In termini di Valore e' molto piu' importante, e copre tutte le
aree aziendali Per trasmettersi usa la parola, l'email, le chat ed I documenti E' indispensabile nell'avvio, nella gestione e nella chiusura dei
processi di business E' molto estesa nella parte di Business che non e' core E' oggetto di studio e di raccolta nelle attivita' di 'Knowledge
management’ Oggi oggetti come Wiki, Motori di ricerca e forum hanno lo
scopo di raccoglierla e gestirla
55 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Free Software
Free Software, o Software Libre o Libre Software: software che puo’ essere usato, modificato, studiato, copiato e redistribuito senza restrizioni, o con le restrizioni imposte dal fatto che che il software modificato/distribuito abbia gli stessi diritti dell’originale. ‘Free’ non ha a che fare col concetto di ‘costo’, ‘prezzo’ ma col concetto di ‘liberta’.
Gran parte delle apparecchiature ‘di infrastruttura’ oggi disponibili contengono software libero.
Sistemi e case blasonate (i.e. Oracle, Apple, SUN, Microsoft, IBM, etc) fanno largo uso di software libero nei loro software sia applicativi che di Sistemi Operativi.
56 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Free Software
Oggi e’ disponibile in Internet praticamente qualsiasi applicazione necessaria ad un ufficio anche di medio/grandi dimensioni, come software libero (es: LibreOffice, OpenErp, Bots, linux, apache, postfix, cyrus, squid, etc)
Il Free Software e’ un fenomeno sociale, non tecnologico Il Free Software si fonda su un modello di Business basato
sulla distribuzione della conoscenza e sul valore che da questa deriva
57 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Cloud Computing
Fa riferimento al rilascio di capacita’ elaborativa e di storage da un insieme eterogeneo di servizi sparsi nella rete
58 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
Bibliografia e riferimenti
Gambel E. L., Management & organizzazione, Franco Angeli, Milano, 1998, p.22.
S.Protto: PRINCIPI DI ORGANIZZAZIONE STRUTTURALE IN IMPRESE AD ALTA TECNOLOGIA Erasmus University Rotterdam - MEL - Course Maritime Logistics – 2004 Grizell, P. (2001), “The Economic Potentials for a Port Community System in the Ports of the Netherlands”, MSc Thesis. Rotterdam, The Netherlands: Erasmus
University Rotterdam. Smith S. (2004), “A framework to compare Port Community Systems and an application to the Port Community Systems of Hamburg, Rotterdam and Antwerp” E-Port Porto di Genova – Manuale Illustrativo
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59 I Sistemi Informativi Nelle Imprese di Shipping
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