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Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio

Modena – 14 aprile 2014

Giacomo Barbieri Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti giacomo.barbieri@barbierieassociati.it

SISTEMA INFORMATIVO, SISTEMA INFORMATICO, TECNOLOGIE, E NUOVE

FORME DI FUNZIONAMENTO E DI GOVERNO DELLO STUDIO PROFESSIONALE

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Programmare gli investimenti in IT per il 2014

Il sistema IT di uno studio deve garantire

affidabilità

prestazioni attraverso la massima semplicità

• Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»

• Quello che c’è deve servire a qualcosa

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Siamo in grado di controllare la

tecnologia e le novità che

introduciamo o rischiamo di esserne

ostaggio?

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Siamo soddisfatti di come stiamo già gestendo le singole aree applicative?

• Partenza obbligata sono le persone che dovranno usare gli strumenti, altrimenti potremmo arrivare ad una soluzione ideale ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà

• Di quali aspetti si lamentano? tenere traccia delle anomalie!

• Che cosa non sarebbero assolutamente in grado di usare?

• Come valorizzare i giovani?

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Di cosa non si può fare a meno?

• Flessibilità/versatilità/elasticità

• Scalabilità

• Sicurezza

• Protezione

• Manutenibilità

• Semplicità

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Di quali applicazioni ha bisogno uno Studio?

• gestionale specifico da commercialista

• produttività personale

• collaborazione

• archiviazione/classificazione/ricerca

• banca dati

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Le scelte strategiche

Quale dei vari software «guida» la filiera? (ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del progetto?)

A quale software affidiamo organizzazione del lavoro, consuntivazione, fatturazione?

In quale modulo risiedono i dati critici per la gestione dello studio? Anagrafiche, elenco pratiche, modelli, archivi

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I buoni propositi

finite le

dichiarazioni

questa volta

cambiamo il

software

gestionale !

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«finite le dichiarazioni questa volta

cambiamo il software gestionale!»

Perché?

troppo

non fa

quello che

ci serve

non è nella

nuvola non

interagisce

coi clienti

È lento, è

vecchio

È troppo

complicato

aggiornamenti

tardano

l’assistenza

fa acqua

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sarebbe il

31 dicembre e

non l’abbiamo

ancora

cambiato…

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… e perché non l’abbiamo

cambiato?

Come mai?

Avevamo poi

deciso di

cambiarlo?

E cosa state

aspettando,

di grazia?

Costano

troppo

Fanno le

stesse cose

La nuvola

rischio

I miei clienti

non sono

pronti

È già il

I call center

sono tutti

uguali

E imparare

tutto da capo?

A che pro?

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Il software gestionale

• Tutti i maggiori applicativi da commercialisti stanno integrando funzionalità per il controllo di gestione, la collaborazione, l’archiviazione, ma si tratta di soluzioni paragonabili ai software specializzati?

• I limiti spesso imposti dalle soluzioni proprietarie valgono la maggiore integrazione con il gestionale?

• Quali elementi soffrono di più questa scelta? Agenda, contatti e collaborazione

• Come capire quando è ora di cambiare?

• Come gestire la transizione?

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La produttività personale

• Outlook: generazione di azioni partendo da un messaggio, sincronizzazione tra dispositivi differenti, PEC, integrazione con i social network

• Word: stampa unione, indici/sommario, revisioni

• Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo dei dati, formattazione condizionale

• Access: analisi dati

• Powerpoint

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Strumenti per la collaborazione

• gestione agenda

• contatti

• scambio documenti

• condivisione processo di creazione documenti nello studio, con i clienti, con altri professionisti, con la p.a., da remoto

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Nuovi strumenti da valutare

• www.wetransfer.com

• www.dropbox.com

• www.evernote.com

• www.teamviewer.com

• www.webex.com

• www.ifttt.com

• www.wappwolf.com

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Esempio di uso di Dropbox

Elaborazione di una stima aziendale da parte del perito nominato 1. creo una nuova cartella specifica in Dropbox

2. condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico

3. comincio a caricare i documenti richiesti

4. inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica delle revisioni

5. ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene aggiornato o aggiunto

6. i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa

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Archiviazione / ricerca

• Capitalizzare la conoscenza dello Studio

• Seguire il ciclo di vita di un documento (workflow)

• Raccolta dati dagli altri software

• Pubblicazione di dati per gli altri software

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Banche dati

• Sono ancora strumenti attuali?

• Perché spendere in costosi abbonamenti se gli utilizzatori preferiscono fare ricerche su Google o Wikipedia?

• Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo realmente usando?

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Architetture a confronto

Fisica / Virtuale / Cloud

Quale è più adatta al nostro scopo?

Stiamo già usando prodotti cloud?

Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per gestire gli end-point

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Una proposta concreta

Fisica / Virtuale / Cloud

per gli end-point (con ricorso al BYOD)

periferiche (stampanti, multifunzione, switch,

connettività, server, storage di rete)

per l’infrastruttura IT (server applicativi e

desktop virtuali)

costo fisso da ammortizzare costo variabile

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Client Tipo PROFESSIONISTA

mobilità

integrazione

ergonomia

archiviazione

sicurezza

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Client Tipo PROFESSIONISTA

mobilità

integrazione

ergonomia

archiviazione

sicurezza!

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Alcuni obiettivi spiccioli validi per tutti

• Minimizzare la ripetizione dei dati

• Avere le informazioni che servono quando servono

• Darsi delle regole di lavoro e condividerle

1) Condividere la rubrica telefonica (con sé stessi sui vari dispositivi e con i colleghi)

2) Condividere l’agenda (dentro e fuori studio)

3) Condividere i modelli, le checklist e l’archivio documenti

4) Raccogliere dati gestionali (timesheet, kpi sulle pratiche)

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A cosa prestare attenzione in un progetto Cloud?

• Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità

• Business continuity: un’architettura cloud ha punti deboli diversi (tipicamente la connettività…)

• Informativa adeguata al cliente per non incorrere in violazione del segreto professionale, valorizzazione dei vantaggi

• Controlli sulla riservatezza più serrati

• Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di riservatezza e rispetto del segreto professionale, di protezione dei dati, di collocazione dei dati, nomina a responsabile del trattamento, obbligo di informativa sulle variazioni tecniche, modalità di uscita)

• Standardizzare i comportamenti!

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Riflessioni

• Oggi si può fare a meno dell’infrastruttura IT come tradizionalmente intesa?

• Perché devo mantenere un server di posta interno? Che vantaggio mi dà? La versione online di Exchange costa 78€/anno per utente…

• Come fare la scelta del gestionale?

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In conclusione

conviene investire in strumenti, in software o

in conoscenza?

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Grazie dell’attenzione

giacomo.barbieri@barbierieassociati.it @dott_barbieri

Via Riva di Reno 65 - 40122 Bologna

www.barbieri.it

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