A COSA SERVE IL SISTEMA INFORMATIVO Realtà da rappresentare: Fenomeni interni Fenomeni esterni...
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A COSA SERVE IL SISTEMA INFORMATIVO
Realtà da rappresentare:
•Fenomeni interni
•Fenomeni esterni
Sistema Informativo
Sistema delle informazioni:
•Monetarie/non monetarie
•Quantitative/qualitative
INFORMAZIONI
NATURAquantitativequalitativea valore
OGGETTOfatti interni d’azienda
fatti di relazione economicacircostanze d’ambiente
OGGETTOfatti interni d’azienda
fatti di relazione economicacircostanze d’ambienteMETODOLOGIA
contabileextracontabile
• disposizioni di legge e rapporti di natura contrattuale
• VINCOLI/autonomia• forma documentale• elaborazioni semplici e ripetitive• rappresentazione di fenomeni interni passati• intervallo fenomeni/informazioni ampio
INFORMAZIONI
PER L’INTERNO PER L’ESTERNO
Orientate verso• pianificazione e controllo strategici• controllo direzionale• controllo operativo
• decisioni strutturate• decisioni semi-strutturate• decisioni non strutturate
Vincolo al sistemaElemento di elasticità del sistema
MARKETIN
GR & S
VENDITE
PROD.NE
APPR.T
I
LOGIST. E
MAGAZ.
AMM
.NE E
FIN
ANZA
PERSONAL
E
Controllo
strate
gico
Controllo
direzio
nale
Controllo
operativ
o
1° livello di automazione
2° livello di automazione
4° livello di automazione
EDP Electronic
Data Processing
DSS Decision Support
System
MIS Management Information
System
3° livello di automazione
Sistemi CAD-CAMSistemi di corporate-banking
Collegamenti banche dati Collegamenti on-line clienti/fornitori
Simulazioni economico-finanziarieCostruzione scenari ambientali su computer
Reporting di controllo strategico...
IV - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei DATI sia IV - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei DATI sia INTERNI che ESTERNI a supporto dei processi INTERNI che ESTERNI a supporto dei processi
decisionali e di CONTROLLO STRATEGICOdecisionali e di CONTROLLO STRATEGICO
Controllo operativo integratoContabilità gestionalereporting direzionale e di controllo...
III - ELABORAZIONE AUTOMATICA III - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei DATI DIFFUSA e INTEGRATA dei DATI DIFFUSA e INTEGRATA nelle diverse AREE DI GESTIONEnelle diverse AREE DI GESTIONE
II - ELABORAZIONE AUTOMATICA II - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei DATI in sviluppo verso le funzioni dei DATI in sviluppo verso le funzioni COMMERCIALE e di PRODUZIONECOMMERCIALE e di PRODUZIONE
gestione ordinigestione magazzino
gestione distinta-basecontabilità industriale
...
I - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei I - ELABORAZIONE AUTOMATICA dei DATI CONTABILI e produzione di DATI CONTABILI e produzione di documenti nell’area AMMINISTRATIVAdocumenti nell’area AMMINISTRATIVA
contabilità generalefatturazionecontabilità clienti/fornitoricontabilità IVA...
LIVELLI di AUTOMAZIONE e STADI di SVILUPPO dei SISTEMI INFORMATIVI AZIENDALI
INFORMATICA E RAGIONERIA
Tecnologie informatiche come
variabili generative di nuovi processi di
rilevazione e interpretazione
Computer come semplice strumento di
produzione
ORGANIZZAZIONE DEI DATI CONTABILI
SUPPORTI DI REGISTRAZIONE
LOGICA DELLA RILEVAZIONE
DALLA CONTABILITÀ MANUALE A LLA CONTABILITÀ ELETTRONICA
11
22
33 GESTIBILITÀ DEL SISTEMAGESTIBILITÀ DEL SISTEMA
TEMPESTIVITÀ DI TEMPESTIVITÀ DI REPERIMENTO/ACCESSO AI DATIREPERIMENTO/ACCESSO AI DATI
TEMPESTIVITÀ DI AGGIORNAMENTO E TEMPESTIVITÀ DI AGGIORNAMENTO E ACCURATEZZA DEI DATIACCURATEZZA DEI DATI
IL SISTEMA CONTABILE IN SENSO STRETTO Il flusso dei dati per la contabilità generale
DOCUMENTI ORIGINARI:fatture di acquisto e di vendita,
distinte di pagamento, documenti di incasso,note di credito,
cedolini degli stipendi, ecc.
OUTPUT PERIODICIlibro giornaleregistri IVA
dichiarazione IVAecc.
OUTPUT ANNUALIbilancio annuale
documentazione IVAecc.
ALTRI OUTPUTschede contabili
scadenziariobilancio di verifica
ecc.
ELABORATORE BASE DI DATIaccesso
aggiornamento
IMMISSIONE DATI
PROCEDIMENTI DI IMMISSIONE DEI DATI
PRIMA NOTA
IMMISSIONE UNICA DEI DATI
prima nota non scritta
assistenza nel lavoro di immissione
limitazione del numero di dati immessi
integrazione della contabilità generale con altre
procedure amministrative
decentramento dell’immissione dei dati
generazione automatica delle rilevazioni
ACCRESCIUTA CAPACITÀ INFORMATIVA - LIBRO GIORNALE
VANTAGGI: Possibilità di correggere errori o eliminare movimenti:
senza effettuare storni contabili
rispettando l’ordine cronologico
RISCHI: necessità di attivare dei controlli
Output producibile in qualsiasi momento attraverso la stampa (giornale provvisorio, giornale definitivo)
Non registrazione cronologica finalizzata alla riclassificazione sistematica dei valori ma semplice adempimento di legge
ACCRESCIUTA CAPACITÀ INFORMATIVA DEI CONTI
ampliamento intervallo temporale coperto dall’informazione
maggiore rilevanza dei dati memorizzati• codici condizioni di pagamento• codici causale movimento• codici contropartita
contabilità a partite aperte
LIBRO MASTRO: archivio residente su supporti elettronici a cui accedere direttamente per avere risposte
a interrogazioni
VANTAGGI
elevato grado di dettaglio
PIANO DEI CONTI
FINALITÀ CONOSCITIVE DIVERSE
ACCRESCIUTA CAPACITÀ INFORMATIVA DEL SISTEMA DEI CONTI
riclassificazione dei dati contabili in relazione alla destinazione di bilancio
riclassificazione dei dati contabili per natura in base alla destinazione in contabilità analitica
CODICI DESTINAZIONE
VALORIopportune codificazioni/classificazioni
IMMISSIONE MOVIMENTI CONTABILI
CONTABILITÀGENERALE
FATTURAZIONE
CONTABILITÀFORNITORI
CONTABILITÀCLIENTI
CONTABILITÀIVA
SCHEMA DI FLUSSO DEI DATI CONTABILI CLIENTI/FORNITORIINTEGRAZIONE SU PRIMO LIVELLO DI AUTOMAZIONE
LE APPLICAZIONI DI BASSO LIVELLO NELL’AREA AMMINISTRATIVA
FATTURAZIONE
Archivio ANAGRAFICO CLIENTI•codice del cliente
•dati anagrafici del cliente•codice condizioni di pagamento
•codice agente•...
Archivio ANAGRAFICO ARTICOLI•codice del prodotto
•descrizione del prodotto•codice dei recuperi spese
•codice IVA•aliquote IVA
•...
INPUT•data e numero del documento
di riferimento•imponibili IVA
•valori specifici di ricavo•...
AUTOMATISMI•data e numero della fattura•codice causale movimento
•totali fattura•…
CONTABILITÀ CLIENTI
FATTURAZIONE
Archivio PIANO DEI CONTI
Archivio CONTIANALITICI
LE APPLICAZIONI DI BASSO LIVELLO NELL’AREA AMMINISTRATIVA
Archivio PIANO DEI CONTI
SCADENZIARIO ATTIVO
LISTE ANAGRAFICHE E SITUAZIONI CONTABILI
CLIENTI
SALDACONTO CLIENTI REGISTRAZIONI IN
MONETA ESTERA
LISTE DI ANZIANITÀ
Archivio ANAGRAFICO FORNITORI
•codice del fornitore •codice delle spese addebitate
•codice condizioni di pagamento•...
INPUT•data e numero fattura da fornitore
•data e numero fattura interne•valori specifici di costo
•imponibili e aliquote IVA•...
CONTABILITÀ FORNITORI
Archivio ANAGRAFICO FATTORI
•codici dei fattori acquistati•codici IVA
•...
AUTOMATISMI•totale fattura
•differenze di cambio•...
LE APPLICAZIONI DI BASSO LIVELLO NELL’AREA AMMINISTRATIVA
Archivio PIANO DEI CONTI
Archivio PIANO DEI CONTI
Archivio CONTIANALITICI
SCADENZIARIO PASSIVO
LISTE ANAGRAFICHE E SITUAZIONI CONTABILI
FORNITORI
SALDACONTO FORNITORI REGISTRAZIONI IN
MONETA ESTERA
LE APPLICAZIONI DI BASSO LIVELLO NELL’AREA AMMINISTRATIVA
CONTABILITÀ IVA
Archivio CODICI IVA•codici IVA
•aliquote IVA•descrizioni IVA per i registri
•descrizioni IVA per gli allegati
REGISTRI IVA
ALLEGATI IVA
DICHIARAZIONI ANNUALI
Archivio PIANO DEI CONTI
I° LIVELLO DI AUTOMAZIONE
CONTABILITÀGENERALE
FATTURAZIONE
CONTABILITÀFORNITORI
CONTABILITÀCLIENTI
CONTABILITÀIVA
IMMISSIONE MOVIMENTI CONTABILI
OPERAZIONI DI GESTIONEsistema delle transazioni esterne
CONTABILITÀ IMPIANTICONTABILITÀ PERSONALE
CONTABILITÀ CASSA E BANCHE
• Data e numero fattura interni• codice del fornitore• codici di conto IVA• totale di fattura• imponibili e aliquote IVA
IMMISSIONE MOVIMENTI CONTABILI
CONTABILITÀGENERALE
CONTABILITÀFORNITORI
CONTABILITÀIVA
SCHEMA DI FLUSSO DEI DATI CONTABILI FORNITORIPRIMO LIVELLO DI AUTOMAZIONE
• Codice causale movimento• codice delle merci• valori specifici di costo
• Data e numero del documento di riferimento• codici condizioni di pagamento
• Data rilevazione• numero progressivo• movimento
• Data e numero fattura• codice del cliente• codici di conto IVA• totale di fattura• imponibili e aliquote IVA
• Data rilevazione• numero progressivo movimento
IMMISSIONE MOVIMENTI CONTABILI
CONTABILITÀGENERALE
FATTURAZIONE
CONTABILITÀCLIENTI
CONTABILITÀIVA
FLUSSO DEI DATI CONTABILI CLIENTI(PRIMO LIVELLO DI AUTOMAZIONE)
• Codice causale movimento• codice dei prodotti• valori specifici di ricavo
• Data e numero del documento di riferimento
• codici condizioni di pagamento
In contabilità i dati seguono la rilevazione cronologica:le operazioni sono registrate rispettando la sequenza con cui sono eseguite:
Si presenta complicata l’analisi dei valori per i conti ad elevata movimentazione!
Data Descrizione Dare Avere01/01/1998 Fattura N. 001 1.000.000 02/01/1998 Fattura N. 002 1.500.000 02/01/1998 Pagamento Ft. N. 001 500.000 03/01/1998 Fattura N. 003 2.000.000 04/01/1998 Pagamento Ft. N. 002 1.500.000 06/01/1998 Pagamento Ft. N. 001 500.000
Totali 4.500.000 2.500.000 Saldo Cliente 2.000.000
Cliente: ACME s.p.a.
Nella contabilità a “Partite Aperte” i movimenti contabili sono registrati cronologicamente, ma raggruppati rispetto ad un riferimento comune:
N. Fattura Data Descrizione Dare Avere001 01/01/1998 Fattura N. 001 1.000.000
02/01/1998 Pagamento Ft. N. 001 500.000 06/01/1998 Pagamento Ft. N. 001 500.000
Saldo Partita - -
002 02/01/1998 Fattura N. 002 1.500.000 04/01/1998 Pagamento Ft. N. 002 1.500.000
Saldo Partita - -
003 03/01/1998 Fattura N. 003 2.000.000 Saldo Partita 2.000.000 -
Saldo Cliente 2.000.000
Cliente: ACME s.p.a.
Le singole Partite sono ordinate cronologicamente ed all’interno di esse i movimenti sono evidenziati a loro volta in ordine cronologico, evidenziando il saldo di ciascuna partita.
Attraverso questa organizzazione dei dati sarà possibile:
analizzare i movimenti legati alla vita della singola partita;
ottenere informazioni legate ai tempi di chiusura (o di scaduto) della partita.
CODICE CAUSALE MOVIMENTO
Stampa elenco partite
Stampa scadenzario
Stampa estratto conto
output
PRIMA NOTA
APERTURA PARTITE
Recupero dati in automatico
CHIUSURA PARTITE
CONVALIDA
LA GESTIONE DELLA CONTABILITÀ A PARTITE APERTE
controlli
IL SISTEMA CONTABILE “IN SENSO AMPIO”
SISTEMA DELLE PROCEDURE OPERATIVE
OPERAZIONI DI GESTIONEsistema delle transazioni interne/esterne
SISTEMA INFORMATIVO
AMMINISTRATIVO
SISTEMA CONTABILE “IN SENSO STRETTO”
Gestione ordini-spedizioni-incassiGestione magazzinoGestione produzione-approvvigionamenti
controllo del documento controllo delle condizioni di
vendita controllo affidamento controllo della disponibilità
di magazzino
gestione ordini non approvati
gestione variazioni d’ordine
approvazione / immissione dell’ordine
CONTROLLO/APPROVAZIONE ORDINI <Ciclo vendite>
emissione fattura
ricevimento dell’ordine
emissione conferma d’ordine
evasione ordine
contabilizzazione
ufficiovendite
magaz.
co.client
ico. ge
contabilità analitica
magazzino
ordini a fornitore
contabilità generalenote di credito
fatture attive
note intervento
ordini da Clienti
DDT
flusso dei dati nel ciclo attivo
terzo livello di automazione
bilancio e analisi di bilancio
contabilità analitica economica e finanziaria
reporting per il controllo direzionale
budget e standard
SISTEMA INFORMATIVO AMMINISTRATIVO (EDP)
MIS
cont
abili
tà d
irezi
onal
e
Centri di Costo
Conti, Voci e Centri di C./R.Contabilità Generale
Spese Generali
•Manodopera Indiretta 40%
•Manodopera Diretta 60% Manodopera Diretta L.60
Manodopera Indiretta L.40
Spese var.ammin.L.30
SalariL. 100
Spese Rappr.L. 10
Canoni leasingL. 20
Spese Rappres. L.45
Articolo uno L.15
Collegamento tra Contabilità Generale ed Analitica