Gennaio 2005Piano di Normalizzazione Sistema Informativo 1 PIANO DI NORMALIZZAZIONE SISTEMA...

Gennaio 2005 Piano di Normalizzazione Sistema Informativo 1

PIANO DI NORMALIZZAZIONEPIANO DI NORMALIZZAZIONE

SISTEMA INFORMATIVOSISTEMA INFORMATIVO

INPDAPINPDAP


ContestoContesto


Situazione di partenza

Le analisi sullo stato di attuazione del Nuovo Sistema Informativo (NSI), effettuate dai consulenti tra ottobre ’03 - febbraio ‘04 hanno evidenziato un livello di qualità degli ambienti tecnologici e dei relativi servizi resi, assolutamente insoddisfacente in termini di:

• completezza/correttezza della banca dati

• completezza/affidabilità/funzionalità/manutenibilità degli applicativi rilasciati

• integrabilità/affidabilità/capacità di crescita degli hardware centrali

• gestibilità/sicurezza del parco sistemi e delle postazioni di lavoro personali

• raccordo tra piani ed obiettivi della Direzione informatica ed esigenze e richieste delle Direzioni funzionali

• rapporti personali e modalità operative interni della struttura informatica

Questo quadro negativo ha indotto il DG ad istituire ad aprile 2004 un Gruppo di Lavoro interdirezionale con l’obiettivo di verificare e certificare formalmente dall’interno lo stato generale del sistema informativo dell’Istituto.


Stato dei sistemi informatici

Il Gruppo di Lavoro, con relazione del 27 luglio ‘04 ha confermato quanto già rilevato ed evidenziato:Attività Istituzionale

• mancanza totale di copertura informatica per alcune linee di processo;

• utilizzo di applicativi informatici diversi da quelli sviluppati nel Nuovo Sistema Informativo (NSI) in quanto NSI non fornisce sufficienti garanzie di affidabilità nella erogazione della prestazione a causa della incompletezza/non certezza dei dati presenti nella BDU.

Attività di Autogoverno

• copertura pressoché totale per le attività strettamente contabili;

• presenza del modulo dedicato al monitoraggio delle attività produttive;

• assenza del modulo di controllo di gestione;

• mancanza di qualsiasi collegamento automatizzato tra le attività produttive e le altre funzioni del sottosistema di autogoverno;

• criticità del sistema Risorse Umane (HR) per assenza di copertura informatica per quasi tutte le funzioni ad eccezione del sistema di rilevazione delle presenze e del trattamento economico del personale

• scarsa affidabilità dei dati contenuti nella BD del personale ai fini delle politiche di selezione del personale, gestione degli organici, sviluppi di carriera, etc.


Strategia d’intervento

Rispetto all’obiettivo di:

– minimizzare i tempi e i costi di conseguimento di un livello di operatività adeguato alle esigenze istituzionali e di autogoverno dell’Istituto,

si e’ posta la scelta del:

– riuso come strategia da perseguire fin dove possibile e conveniente rispetto allo sviluppo ex–novo, anche come garanzia del risultato in termini di funzionalità ed affidabilità.

Questa strategia e’ stata applicata non solo per:– il sistema Istituzionale,– Il sistema di Autogoverno,

ma anche per:– il sistema di ricezione e pre-trattamento delle denuncie

mensili,– il protocollo informatico,– la gestione documentale.


Interventi operativi individuati

1. Coprire le funzionalità mancanti, ove possibile, partendo dagli applicativi similari sviluppati in INPS (opzione riuso)

Questa scelta consente di risparmiare in tempi (~ 50%) e costi (~ 35%) di sviluppo

2. Reingegnerizzare le funzionalità esistenti completandole ove carenti

Questa scelta consente di rendere efficaci le funzionalità attualmente esistenti

3. Razionalizzare gli ambienti hardware e tecnici

Questa scelta consente, oltre ad un necessario potenziamento del sistema, di semplificarne la gestione e di abbassarne i costi

4. Progettare ed implementare una architettura tecnico-funzionale che integri tutte le componenti dell’intero sistema

Questa scelta consente di superare le attuali rigidità/lacune progettuali che determinano la scarsa efficienza del sistema e ne condizionano pesantemente il livello generale di sicurezza

5. Attivare progetti specifici

Questa scelta consente di far fronte alle incombenze di legge e di coprire lacune di affidabilità dell’attuale sistema

6. Pianificare interventi di manutenzione evolutiva

Questa scelta consente di garantire l’operatività degli attuali applicativi in attesa di quelli di regime e realizzare soluzioni ponte verso quelle di regime


Delibera del C.d.A. n° 2 del 28 luglio 2004

L’insieme delle iniziative e delle attività necessarie per portare a compimento gli interventi individuati, sono stati riportati nel testo della Delibera n. 2 avente per oggetto il Piano di Normalizzazione del Sistema Informativo che, quindi, di detto Piano costituisce lo strumento amministrativo:

• di definizione del quadro di riferimento sia procedurale, modalità di esecuzione, sia finanziario, di impegni di spesa da prendere, entro cui sono collocate tutte le iniziative ed attività previste

• autorizzativo dell’esecuzione.

Tutti i successivi atti amministrativi eseguiti:

• ulteriori Delibere del CdA,

• Determine del DG,

• poste di spesa iscritte in bilancio,

• richiesta di pareri di congruità al CNIPA,

• etc.

sono conseguenti a quanto autorizzato dalla Delibera n° 2 e, dal punto di vista finanziario, rientrano in quanto in essa previsto.


Rapporti con il CNIPA

Il CNIPA ha formalmente espresso parere favorevole sul Piano di Normalizzazione,

sia nella sua impostazione strategica, con lettera del maggio 2004, sia in termini di studio

di fattibilità, con l’avviso di novembre, riservandosi di valutare successivamente la

congruità economica dei singoli interventi.

In entrambe le occasioni, peraltro, ha sottolineato, oltre l’innovatività e l’importanza di

un’opzione riuso così ampia quale precedente virtuoso per altre Amministrazioni, le

dimensioni e la complessità del progetto, tanto da richiedere a maggior garanzia di

successo:

• di portare la durata del piano dagli originali 36 a 45 mesi;

• che l’Istituto si doti di un Organismo di Controllo e Verifica

Questo Organismo, che pure incide per un ulteriore 4,5% sul costo dell’intero progetto,

non solo risponde a specifiche indicazioni di legge (circolare Aipa Circolare AIPA N°

38/2001 in attuazione dell’ art. 13 del DLGS n. 39/1993), ma era già stato valutato

indispensabile per il buon esito di un così impegnativo Piano costituito da numerosi

progetti complessi tra loro interrelati.


Il Piano e la Struttura Informatica

Obiettivo primario del Piano rimane, comunque, la costruzione graduale di una

struttura informatica interna di eccellenza, capace di governare:

• la gestione del sistema informativo una volta completati gli sviluppi;

• La progettazione ed il governo degli ulteriori sviluppi di manutenzione evolutiva ed

adeguativa.

Tale obiettivo va conseguito:

• dall’interno, selezionando le persone in grado di partecipare e contribuire alle attività

di definizione delle esigenze funzionali e di progettazione delle attività di sviluppo

delle fasi di reingegnerizzazione e completamento degli applicativi informatici

istituzionali e di autogoverno

• dall’esterno, facendo affiancare da risorse interne il team specialistico

dell’Organismo di Controllo e Verifica nella attività di direzione lavori e di

monitoraggio.


Riorganizzazione della struttura informatica

Lo scopo è, nell’arco di 4-5 anni, di trasformare e ridimensionare la struttura informatica

dell’Istituto attraverso:

• una sensibile diminuizione del numero degli operatori e dei programmatori,

ma al contempo qualificandoli a ruoli di responsabilità e direzione delle attività

gestionali (80100 persone)

• la creazione di un nucleo di funzionari-consulenti in grado di recepire le

esigenze degli amministrativi, tradurle in piani di realizzazione concreti e di

verificarne l’attuazione da affidare, possibilmente, a strutture in grado di esprimere

soluzioni costantemente in linea con l’evoluzione tecnologica (5060 risorse)

• la formazione di figure professionali interne alle strutture amministrative

capaci di intercettare tempestivamente e definire compiutamente eventuali nuove

esigenze funzionali (23 referenti/interfacce della struttura informatica)

• la diffusione di strumenti e metodologie perché tali processi siano sempre

documentati e costantemente monitorati


Stato dell’arteStato dell’arte


Risultati conseguiti1/3

Operativi ….

Sono state realizzate e sono in produzione le nuove procedure informatiche relative a:

cartolarizzazione dei crediti

presa in carico del patrimonio immobiliare

recupero dei crediti pregressi relativamente a circa il 97% degli iscritti degli Enti Locali

acquisizione automatica delle domande di TFR per i precari della scuola

(~1 M domande/anno)

controllo ed acquisizione delle dichiarazioni mensili telematiche: l’attivazione in produzione è prevista a marzo-aprile con i primi arrivi tramite il canale Entratel

gestione del Mod. 730 e del CUD dei pensionati e dei dipendenti e del Mod. 770 dell’Istituto

(tali incombenze amministrative, che negli anni passati l’Istituto ha adempiuto con forti ritardi e ultimo rispetto a INPS ed INAIL, quest’anno sono state completate nei tempi previsti e prima degli altri Istituti )

produzione del Bilancio di Previsione 2005 secondo il DPR 97

(sono anche pronti gli applicativi per gestire l’esercizio 2005 secondo le nuove modalità )

semplificazione operativa della gestione interattiva della posizione assicurativa



…. Operativi

È stato attivato in produzione: il protocollo informatico presso la sede pilota di Trieste

Sono in fase di sperimentazione nuove procedure informatiche per: la gestione unificata del TFR e la Previdenza Complementare

(l’intervento consente di sostituire l’applicativo “stand alone” RR fin qui utilizzato)

il calcolo delle pensioni(l’intervento, ponte verso la soluzione di regime, consente comunque di sostituire l’applicativo stand alone “S7” fin qui utilizzato)

il prototipo del nuovo sito intranet

Sono in fase di realizzazione le attività di: pulizia della Banca Dati Unificata creazione del Casellario Unificato

Sono stati definiti/implementati: processi, regole e strumenti per la pianificazione ed il controllo dell’intero Piano il Sistema di Qualità dell’Istituto, in conformità ai requisiti necessari per una

certificazione da parte di società autorizzate l’architettura applicativa di riferimento, a partire dai processi dell’Istituto l’architettura tecnica di riferimento per la razionalizzazione ed il rinnovo tecnologico

degli ambienti elaborativi



Organizzativi È stato realizzato, su un processo campione, un prototipo funzionante della soluzione tecnico-

organizzativa per la sostituzione dei flussi cartacei con flussi di dati informatizzati e certificati con garanzia di:

valenza amministrativa e giuridica inalterata

confidenzialità (aderenza alla normativa sulla privacy)

certezza, integrità e disponibilità del patrimonio informativo

(è atteso un efficientamento proporzionale ad una riduzione dei passi amministrativi dal 30% al 50%) Sono state definite le procedure amministrative ed operative per l’attuazione degli obblighi previsti dal

Decreto Legislativo n. 196 del 30 giugno 2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali”;

È stato avviato il progetto di riunificazione logistica della struttura informatica e di quasi tutte le strutture amministrative presso la sede di via Ballarin e di via Grezar edif. A (in tale ottica il personale della sede Territoriale di Roma 3 presente a Via Ballarin è stata già trasferita negli edifici di via Grezar edif. B)

Sono state ricondotte nell’ambito della Comunicazione la gestione funzionale del Call Center e dell’intranet interno

Amministrativi E’ stata completata la procedura di aggiudicazione del nuovo Call Center con conseguente abbattimento

dei costi del 35% a partire da luglio 2004

Sono state espletate le procedure amministrative per il potenziamento dell’hardware in funzione dell’avvio delle nuove procedure di contabilità

Sono stati portati in CNIPA per il parere di congruità economica, e contestualmente ne è stata avviata l’anticipata esecuzione, i progetti specifici e le attività connesse al riuso sia per il Sistema Istituzionale che per il Sistema di Autogoverno


Scadenze a breve

Fine Gennaio

• Inserimento sotto intranet, sia a fini di divulgazione interna che di controllo, gli indicatori chiave di prestazione (KPI) per la misurazione delle prestazioni non finanziarie da esporre nel Bilancio Sociale dell’Istituto

Fine Febbraio

• Completamento ed invio al CNIPA per il parere di congruità economica dei capitolati di gara per l’affidamento delle attività di:

Direzione lavori e Monitoraggio

razionalizzazione degli ambienti hardware

Entro Febbraio-Marzo

• Completamento ed invio al CNIPA per il parere di congruità economica dei capitolati di gara per l’affidamento delle attività di:

reingegnerizzazione degli applicativi esistenti


Obiettivi 2005 ….Area intervento Impegni informatici Impegni funzionali Risultato atteso

1. Iscrizione alle casse di Enti e dipendenti

Realizzazione delle procedure informatiche di gestione

Definizione dei processi amministrativi di iscrizione e cessazione dei lavoratori

Disponibilità per ARAN, Ragioneria Generale dello Stato, Corte dei conti, ISTAT, etc. di una Banca Dati del lavoro Pubblico certa e certificata

2. Gestione delle Entrate

Realizzazione del nuovo sistema informatico articolato nelle aree

Accertamento Scomputo Riscossione Morosità Monitoraggio flussi

finanziari

Attivazione dei processi per: recupero dei crediti per

contributi dovuti per provvedimenti di riscatto

accertamento dei crediti INPS, per provvedimenti di ricongiunzione

accertamento dei contributi ENPDEP

– Monitoraggio delle entrate per prevenire fenomeni di morosità

– Promozione delle attività concernenti le ricongiunzioni e i riscatti

3. Gestione delle Denunce Mensili

Realizzazione del sistema unico di alimentazione della BDU

Informativa e supporto continuativo alle Amministrazioni

Consolidamento dell’invio, nel 2005, delle denunce per almeno il 60% degli Iscritti

4. Gestione della Posizione Assicurativa

Realizzazione di un sistema accessibile direttamente dalle Amministrazioni

Definizione dei processi amministrativi per il completamento e l’aggiornamento della banca

Certificazione di 800.000 posizioni (25% del totale) entro il 2005

5. Presentazione e gestione domande di Prestazione

Realizzazione di un servizio on-line sul portale dell’Istituto

Fruibilità anche tramite intermediari - es. Patronati - ed altri canali comunicativi e di accesso ai servizi (posta, e-mail, SMS)

Riduzione dei tempi dell'intero processo

Riduzione del flusso cartaceo Miglioramento della Customer

Satisfaction e dell’Immagine dell'Istituto


...VincoliORGANIZZATIVI

1. Portare a regime la struttura della nuova Area Organizzazione, Formazione, Sistemi Informativi, articolata in:

• Organizzazione & Formazione (resp. Dr. V. Caridi)

• Sistemi Informativi (resp. Ing. M . Patania)

• Tecnologie informatiche & Telecomunicazioni (resp. Dr. G. Leonetti)

2. Autorizzare un piano generale di formazione, informazione ed addestramento da attivare contestualmente agli interventi informatici

3. Attivare un Gruppo di Progetto finalizzato a:

• un costante monitoraggio della struttura organizzativa dell’Istituto in funzione delle progressive modifiche operative e funzionali indotte dall’automazione

• riprogettare periodicamente l’Organizzazione dell’Istituto per renderla coerente con le eventuali soluzioni organizzative conseguenti all’integrazione funzionale degli applicativi informatici nell’espletamento delle attività istituzionali

AMMINISTRATIVI

1. Rendere operativo il prima possibile l’Organismo di Controllo e Verifica comprensivo del team specialistico

2. Bandire la gara per la società di monitoraggio e direzione lavori


ProgrammiProgrammi


Passi successivi

Il Piano di Normalizzazione è finalizzato a portare in tempi medio-brevi l’informatica dell’Istituto su livelli di qualità adeguati alle esigenze funzionali dello stesso e capaci di giustificare sia gli investimenti fatti nel passato che quelli pianificati nei prossimi 3-4 anni.

Peraltro: la positiva accoglienza interna dei primi risultati conseguiti e delle attività

avviate, l’attenzione e l’attesa da parte del CNIPA sull’opzione strategica del “riuso”, la sostanziale accettazione del Piano di Normalizzazione da parte degli

organi di vigilanza interna,

suggeriscono di valutare l’opportunità di compiere un ulteriore sforzo finalizzato a:

1. completare il processo di rinnovamento e di rilancio dell’Istituto

2. consolidare ed incrementare il salto di qualità parzialmente già fatto

3. avviare iniziative di recupero di immagine ed incremento di visibilità nei confronti degli stakeholders e delle Istituzioni


Possibili interventiobiettivo “completamento”

1. progettazione di un sistema di valorizzazione della conoscenza presente nell’Istituto attraverso il Knowledge management e l’e-learning

2. riconfigurazione della rete attuale nell’ottica di un passaggio ad una rete a banda larga, così come previsto dalle nuove feature inserite nel servizio RUPA-1 e, a regime, per RUPA-2, anche nell’ottica di conseguire un immediato risparmio sui costi di esercizio

3. adeguamento degli standard di sicurezza informatica dell’Istituto ai nuovi livelli di rischio indotti dall’evoluzione tecnologica

4. progettazione di un intervento organico finalizzato ad assicurare la sicurezza fisica e logistica dell’Istituto nel suo complesso

obiettivo “consolidamento”

1. realizzazione di un sistema di pianificazione strategica, ad esempio attraverso la metodologia della Balanced Scorecard a cui ricollegare gli obiettivi di produttività e di miglioramento dell’Istituto

2. razionalizzazione riconfigurazione organizzativa dei servizi di Call Center nell’ambito della Comunicazione

3. realizzazione di una soluzione di outsourcing per la gestione delle 9.000 postazioni utente dell’Istituto

obiettivo “immagine-visibilità”

1. realizzazione di una “carta del pensionato” analoga a quella lanciata dall’INPS a metà del corrente anno

2. esplorazione di nuovi canali di contatto con gli utenti, quali, ad esempio, la televisione digitale

3. esplorazione di soluzioni di telelavoro nell’ambito delle attività inerenti il recupero crediti e la costruzione del casellario unificato


Stato di avanzamento

OBIETTIVO INTERVENTOSTATO AVANZAMENTO POSS.

Pre-analisi

Studio di massima

Studio fatt.tà

RIUSO

Completamento

Introduzione sistema di Knowledge Management & e-Learning

X X X

Riconfigurazione della Rete TLC e passaggio alla banda larga

X X X

Adeguamento della Sicurezza informatica a livelli di rischio definiti

X

Normalizzazione Sicurezza fisica & logistica di tutte sedi dell'Istituto

Consolidamento

Introduzione di una metodologia di Pianificazione Strategica

X

Razionalizzazione & Potenziamento servizi di Call Center

X

Outsourcing hardware & servizi di informatica individuale

X X X X

Visibilità

Introduzione della "Carta del Pensionato" simil-INPS

X X X

Individuazione di nuovi canali di contatto con utenti

Introduzione di Soluzioni di telelavoro e lavoro delocalizzato

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