Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali

Processo magazzino e produzione

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione

• Il processo in dettaglio

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Definizione

Il ciclo magazzino è caratterizzato da tutte quelle attività aventiper oggetto la gestione fisica dei prodotti rientranti nei processi diacquisto, trasformazione e cessione di beni da parte diun’azienda.

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Definizione – Rimanenze

Le rimanenze rappresentano valori economici relativi a beni ingiacenza e/o a processi produttivi (di beni o di servizi oggettodell’attività dell’impresa) iniziati e non conclusi alla finedell’esercizio e che saranno oggetto di vendita o troverannocompimento in quello successivo.

Si distinguono:

rimanenze in senso stretto

lavori in corso su ordinazione (c.d. commesse a lungotermine) – non trattate in questo sessione.

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Definizione – Rimanenze (segue)

Rimanenze:

rimanenze di beni fungibili

valori economici comuni a due o più esercizi

beni materiali destinati alla vendita o che entreranno nelprocesso produttivo

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Definizione – Rimanenze (segue)

Le rimanenze sono:materie prime, sussidiarie e di consumoprodotti in corso di lavorazione e semilavorati lavori in corso su ordinazioneprodotti finiti e merci

Gli elementi costitutivi delle rimanenze sono tutti beni di cuil’impresa è proprietaria, cioè:beni fisicamente esistenti nei magazzini e nelle aree di

produzione dell’azienda (escluso le merci di proprietà deiterzi)beni in viaggio quando l’impresa ne ha già acquistato il titolo

di proprietàbeni di proprietà dell’impresa presso terzi

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Principi contabili di riferimento

n. 13 - Le rimanenze di magazzino

n. 23 - Lavori in corso su ordinazione

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione

• Il processo in dettaglio

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C) ATTIVO CIRCOLANTE

I. Rimanenze1) Materie prime, sussidiarie e di consumo2) Prodotti in corso di lavorazione e semil.3) Lavori in corso su ordinazione4) Prodotti finiti e merci5) Acconti

A) VALORE DELLE PRODUZIONE2) Variazione delle rim. di prod. in c. lav., sem., finiti3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione

B) COSTI DELLA PRODUZIONE11) Variazione delle rimanenze di materie prime,

sussidiarie, di consumo e merci

S. P.S. P.

Conti di Bilancio

C.E.C.E.

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C) ATTIVO CIRCOLANTE

I. Rimanenze1) Materie prime, sussidiarie e di consumo

2) Prodotti in corso di lavorazione e semilavorati3) Lavori in corso su ordinazione

4) Prodotti finiti e merci5) Acconti

Conti di Bilancio

materie prime

materie sussidiariematerie di consumomateriali di manutenzioneattrezzature industriali e commercialicostantemente rinnovateimballaggiparti di ricambio e componentimateriale pubblicitariosemilavorati acquistati all’esterno

anticipi a fornitori per forniture d’esercizioacconti per forniture di beni iscrivibili tra le rimanenze

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A) VALORE DELLE PRODUZIONE2) Variazione delle rimanenze di prodotti in corso di lavorazione,

semilavorati e prodotti finiti

3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione

B) COSTI DELLA PRODUZIONE11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di

consumo e merci

Conti di Bilancio

devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delleR.F. e R.I. di prodotti risultanti dalla produzione e in corso difabbricazione;la voce deve essere al netto delle eventuali svalutazioni.

devono essere indicate le differenze algebrichetra il valore delle R.F. e R.I. di tutte le materie ele merci che sono necessarie per lafabbricazione dei prodotti.

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Contabilizzazione delle rimanenze

Problematiche inerenti:

quantità da valorizzare determinazione di quali costi incorporare nelle rimanenze determinazione delle modalità di incorporazione dei costi

nelle rimanenze

Slide 13PricewaterhouseCoopersPricewaterhouseCoopers

Art. 2426 C.C.• (n. 9) le rimanenze sono iscritte al costo di acquisto o diproduzione, o al valore di mercato se inferiore

(n. 12) al valore costante se:• le rimanenze sono costantemente rinnovate• non suscettibili di variazioni sensibili• complessivamente di scarsa importanza rispetto all’attivodel bilancio

Criteri di valutazione

Slide 14PricewaterhouseCoopersPricewaterhouseCoopers

Valutazione dei beni:• al costo di acquisto se acquistati a titolo oneroso• al costo di fabbricazione o produzione se prodotti

internamente

Determinazione dei costi:• dalla contabilità analitica• da calcoli o valutazioni extra-contabili

Criteri di valutazione

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Criteri di determinazione del costo (1)

Per i beni fungibili, ex art. 2426 CC (n. 10):

FIFO ( first-in, first-out - gli acquisti o le produzioni più remoti sono i primi venduti) secondo tale metodo viene assunto che le quantità acquistate o prodotte in epoca più remota

siano le prime ad essere vendute o utilizzate in produzione;

restano in magazzino le quantità relative agli acquisti o alle produzioni più recenti.

Costo medio ponderato secondo tale metodo le quantità acquistate o prodotte non sono più individualmente

identificabili e fanno parte di un insieme in cui i beni sono ugualmente disponibili.

LIFO ( last-in, first-out - gli acquisti o le produzioni più recenti sono i primi venduti) Si assume che le quantità acquistate o prodotte più recentemente siano le prime ad essere

vendute od utilizzate in produzione

Restano in magazzino le quantità relative agli acquisti o alle produzioni più remote.

Per i beni non fungibili:

Obbligatorio il metodo della identificazione specifica del costo

Slide 16PricewaterhouseCoopers

Criteri di determinazione del costo:Costo medio ponderato

PricewaterhouseCoopers

Costo medio ponderato per:- movimento: il costo viene ricalcolato dopo ogni singolo

acquisto e gli scarichi vengono valorizzati con il costomedio ponderato calcolato dopo l’ultimo acquistoeffettuato

- periodo: il costo viene determinato solo alla fine delperiodo di riferimento (mese, trimestre, anno)

Slide 17PricewaterhouseCoopersPricewaterhouseCoopers

FIFO:- riflette il flusso fisico effettivo delle voci di magazzino- valuta il magazzino ai costi più recenti

LIFO- nel caso di prezzi crecenti, origina un valore di magazzino

inferiore ai costi correnti (da indicare in nota integrativa serilevante)

- due varianti:1) LIFO continuo2) LIFO a scatti

Criteri di determinazione del costo:FIFO e LIFO

Slide 18PricewaterhouseCoopers

Il valore di mercato: definizioni

PricewaterhouseCoopers

Due definizioni:

valore netto di realizzo (per merci, prodotti finiti, semilavorati di produzionee prodotti in corso di lavorazione)E’ il prezzo di vendita detratti i costi di completamento e I costi diretti divendita

costo di sostituzione (per materie prime e sussidiarie, semilavorati diacquisto)Costo con il quale una voce di magazzino può essere riacquistata oprodotta

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Valutazione al valore di mercato

Principio della prudenza e della competenza:

Obbligo di adottare il valore desumibile dall’andamento del mercato,allorché questo sia inferiore al costo

Svalutazione per:

- obsolescenza- deterioramento dei beni- prezzi di vendita inferiori ai costi

Da fare voce per voce (per articolo o categorie)

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Valutazione al valore di mercato (segue)

Svalutazione per adeguamento al valore di realizzo:

- non si deve effettuare un accantonamento a fondo svalutazione daesporre nel passivo, ma si adeguano le rimanenze al valore direalizzo

- la svalutazione non è una rettifica “straordinaria” (contropartitaeconomica direttamente in voce A 2 o B 11)

- necessario che rimanga evidenza del costo originario e dellasvalutazione effettuata (per ripristino) *

* = può essere agevole utilizzare un fondo rettificativo del valore delle rimanenze

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione

• Il processo in dettaglio

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Principali rischi di revisione

• Inesistenza / non accurata rilevazione delle giacenze fisichedi magazzino

• Errato cut-off delle entrate e delle uscite di magazzino

• Errata / mancata rilevazione delle merci presso depositari

• Non corretta valorizzazione di magazzino

• Inadeguatezza del fondo svalutazione di magazzino(adeguamento al mercato, se minore; fenomeni diobsolescenza, di lento rigiro e di deterioramento fisico)

• Introduzione

• Contabilità

• Revisione

• Il processo in dettaglio

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Obiettivi della sessione

Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:

•sottoprocessi chiave all’interno del ciclo

•ruoli chiave e responsabilità

•esempi di flowchart del processo

•rischi chiave e controlli del ciclo

•impatto del ciclo a livello di bilancio

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Collegamenti con gli altri cicli

Acquisti (P&P)

Ricavi (R&R)

MagazzinoPaghe e personale

Immobilizzazionimateriali

Contabilità generale(GL)

Bilancio

Preparazionebilancio

di fine anno

Transazioni finanziariesignificative

Processi di business

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Collegamenti con gli altri cicli(segue)

Ciclo produttivoFACCIO

( Produzione )VENDO

( Ricavi )COMPRO

( Acquisto )

Acquisto

Ricevimento

Ricevimentofattura

pagamento

Cicloproduttivo

Ordine di vendita

Spedizione

Fatturazionel

Pagamento

Produzione

Ordine-

RM

Emissionesemilavorati

Time Collection,Distribution, Labor

Controllo qualità(Incl Cycle Counts –WIP, FG)

.

Prod’n Work Order(FG,QA,OH),

Prodotti finiti

Costi produttivi

GLGL

MAGAZZINO ( RM, WIP, FG),

GL

Paghe epersonale

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Processo magazzinoSottoprocessi

Costi produttivi – prodotti finiti

Inventory Release

Adjustments & Ledger Maintenance

Standing Data Maintenance

Costi produttivi – semilavorati

Costi produttivi – Materie prime

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Costi produttivi – materie prime

Ricevimento

• L’ordine di acquisto coincide con i beni ricevuti

• Aggiornamento del magazzino e dei record finanziarilegati alle materie prime

• Conteggio periodico del magazzino

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Financial reporting risks e rischi operativi

Sono i rischi tipici del ciclo acquisti più:

• Item del magazzino smarriti o rubati

• Magazzino non ai livelli di soglia previsti

• Accesso al magazzino non ristretto

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Processo magazzinoSottoprocessi

Costi produttivi – Prodotti finiti

Inventory Release

Adjustments & Ledger Maintenance

Standing Data Maintenance

Costi produttivi – semilavorati

Costi produttivi – Materie prime

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Costi produttivi - semilavorati

Time

Collection/

Distribution

Costi di

produzione

Ordine di

Produzione

semilavorati

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Costi produttivi - semilavorati

Ordine di produzione – semilavorati

• Movimentazione dei beni dalle materie prime aisemilavorati (registrata e approvata)

• Registrazione delle quantità di magazzino,emissione ricevute, trasferimento da materie primea semilavorati

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Costi produttivi – semilavorati (segue)

Time Collection / Distribution

• Registrazione del tempo e della frequenza a supporto delciclo paghe e personale e imputazione dei costi diretti aiprodotti finiti e semilavorati

• Imputazione delle svalutazioni ai costi dei semilavorati

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Costi produttivi - semilavorati (segue)

Costi produttivi

• Imputazione dei servizi ai costi dei semilavorati

• Conteggio periodico del magazzino

• Processazione dei costi dei prodotti finiti

• Registrazione delle quantità di magazzino, trasferimento disemilavorati a prodotti finiti

• Confronto tra costi reali mensili e costi standard

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Financial reporting risks e rischi operativi

• L’informativa dei costi di produzione e di magazzino èinaccurata

• La registrazione di tempo, frequenza, ecc. a supporto delciclo paghe e personale, svalutazione e costi diretti suiprodotti finiti è incompleta o inaccurata

• Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati

• Le differenze con i costi standard non sono indagate

• Il personale trascorre troppo tempo su lavori per progettinon autorizzati

• Ritardi di produzione dovuti a problematiche logistiche neltrasferimento dei materiali

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Processo magazzinoSottoprocessi

Costi produttivi – prodotti finiti

Inventory Release

Adjustments & Ledger Maintenance

Standing Data Maintenance

Costi produttivi – semilavorati

Costi produttivi – Materie prime

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Prodotti finiti

Rettifiche

• Conteggio periodico del magazzino

• Supporto di documentazione formale

• Approvazione

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Financial reporting risks

•Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati

•Il magazzino può essere inaccurato, portando così a inaccuratielementi di bilancio

•Registrazioni di magazzino effettuate su costi di produzione enon soggette a valutazione

•Obsolescenza e slow moving

•Perdite

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Processo magazzinoSottoprocessi

Costi produttivi – Prodotti finiti

Inventory Release

Adjustments & Ledger Maintenance

Standing Data Maintenance

Costi produttivi - semilavorati

Costi produttivi – Materie prime

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Inventory Release

Stoccaggio / Movimentazione di magazzino

•Stoccaggio

•Spedizione dei prodotti

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Financial reporting risks

•Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati

•Vendite di prodotti non inserite nelle registrazioni di magazzino

•Registrazione inaccurata delle vendite dei prodotti può portarea financial reports inaccurati

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Rischi operativi

•Eccessivo costo di movimentazione dei materiali,contribuisce ad aumentare il costo dei prodotti.

•Eccessiva movimentazione dei materiali su lunghe distanze,con più passaggi.

•Le risorse utilizzate nella produzione non sono rilevate finoal momento dell’inventario fisico.

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Processo magazzinoSottoprocessi

Costi produttivi – prodotti finiti

Inventory Release

Adjustments & Maintenance

Standing Data Maintenance

Costi produttivi – semilavorati

Costi produttivi – materie prime

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Esempi di rettifiche

Variazioni nei files dei costi (Costi standard)

Variazioni nel MPS (Master Production Schedule)

Variazioni nell’Inventory Master (RM, WIP, FG)

Variazioni nell’Allocation / Distribution / OverheadRates

Journal entries

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Processo magazzinoSottoprocessi

Costi produttivi – Prodotti finiti

Inventory Release

Adjustments & Ledger Maintenance

Standing Data Maintenance

Costi produttivi – semilavorati

Costi produttivi – materie prime

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Manutenzione dei dati fissi (“Standing DataMaintenance”)

• File di costo (Costi standard)

• MPS (Master Production Schedule)

• Inventory Master (RM, WIP, FG)

• Overhead Rates

• Inventory Reports

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Ruoli e responsabilità

Costi produttivi – prodotti finiti

Inventory Release

Adjustments & Ledger Maintenance

Standing Data Maintenance

Costi produttivi – semilavorati

Costi produttivi – materie prime Produzione

Magazzino

Contabilità

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Processo magazzino / Costi dei prodotti venduti –diagramma di flusso - collegamento ai contiFinancial

Statements

ERP system

Inventory Release

ERP system

Production costs

Finished Goods

ERP system

Production costs

Raw Materials

ERP system

Master data(Inventory/Costs of

production)

ERP system

Inventory(BS)

Raw Material

(BS)

Production costs

Work in Progress

ERP system

Purchasing RevenueFixed Asset

WIP

(BS)

FinishedGoods (BS)

Cost ofgoods sold

(BS)

DR DR - CGSCR -FGDR

Payroll

DR

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Esempi di Test sui controlli - Transazioni

Fasi Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli

Financial StatementAssertion

IPO

E/O

C ACO

PD

RO

V C A V R

1.Entrate

I benipotrebberonon essereregistrati

Utilizzo di documenti prenumeratiper la registrazione di entrata dellemerci e di trasferimento internodelle medesime alla produzione

Verificare l'integrità dellasequenza numerica deidocumenti a a

Riconciliazione indipendente delleregistrazioni di magazzino con iconti di controllo della contabilitàindustriale e generale

Rieseguire le riconciliazionieffettuate (reperformance)

a a a a a a

2.Uscite dimagazzi

no

Diminuzioni dimagazzinononautorizzate

I magazzinieri sono responsabiliper il ricevimento delle merci nelmagazzino

Osservare, per un campionedi documenti di entrata e ditrasferimento allaproduzione, la presenzadella sigla/firma deimagazzinieri

a a a a

I magazzinieri sono responsabiliper l'ottenimento di appropriatidocumenti attinenti tutte le uscitedal magazzino

Verificare, per un campionedi rilevazione delle uscite dalmagazzino, che sussistanodocumenti di uscita e ditrasferimento allaproduzione autorizzati

a a a a

Confronto periodico tra saldicontabili e fisici

Osservazione fisica di alcunicontrolli;Rieseguire alcuni deicontrolli effettuati

a a a a a

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Esempi di Test sui controlli - Saldi

Fasi RischioPunti di controllo

necessariTest dei Controlli

Financial StatementAssertion

IPO

E/O

C ACO

PD

RO

V C A V R

Inventariofisico

Procedure di contafisica inaffidabili

Separazione delle mansionidi custodia del magazzino edi tenuta delle registrazionidi contabilità di magazzino

Osservazione;Verifica di mansionari

a a a a a a

Adeguate istruzioniinventariali seguite in modoappropriato

Osservazione;Riesecuzione di alcuneconte fisiche a a a a

Indagini e correzionidelle differenzeinventarialiinadeguate

Adeguata documentazionedelle differenze inventarialiriscontrate e della lorocorrezione

Analisi delle risultanzedel controllo;Riesecuzione di alcunicontrolli sulle differenzeriscontrate

a a a a

Logica di calcoloinappropiata

Documentazione sullelogiche di calcolo approvatadalla direzioneamministrativa

Inquiry - Confronto con ledisposizioni dei principicontabili a a a

Metodi di calcoloinappropriati

Controllo sull'adeguatofunzionamento dei softwaredi produzione

Test sul funzionamentodel software

a a

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Esempi di diagrammi di flusso (“Flow Chart”)

Flow chart livello 1:

Flow chart livello 2:

Flow chart livello 3:

Microsoft VisioDrawing

Microsoft VisioDrawing

Microsoft VisioDrawing

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Segregazione dei compiti (“Segregation of duties”)

Principi di 'segregazione' minimale dei ruoli Applicazione SOD al Ciclo Magazzino

1. Separazione tra le attività di autorizzazione allemovimentazione/custodia dei beni e le attività diesecuzione della movimentazione/custodia dei beni

Funzione Spedizione/Acquisti versus FunzioneGestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze

2. Separazione tra le attività di esecuzione allemovimentazione/custodia dei beni e le attività dirilevazione contabile della movimentazione/custodiadei beni medesimi

Funzione Gestione della Custodia/MovimentazioniGiacenze versus Funzione di Contabilità diMagazzino e IndustrialeFunzione di supervisione dell'Inventario fisicoversus Funzione di gestione della Produzione e digestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze

3. Separazione tra le attività di rilevazione contabile ele responsabilità operative di gestione

Funzione di gestione della Produzione versusFunzione Contabilità di Magazzino/ Industriale

Funzione di Contabilità Industriale versusContabilità Generale

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Domande?