Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi...
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Sistema di Gestione dei Dati e dei Processi Aziendali
Processo magazzino e produzione
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
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Definizione
Il ciclo magazzino è caratterizzato da tutte quelle attività aventiper oggetto la gestione fisica dei prodotti rientranti nei processi diacquisto, trasformazione e cessione di beni da parte diun’azienda.
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Definizione – Rimanenze
Le rimanenze rappresentano valori economici relativi a beni ingiacenza e/o a processi produttivi (di beni o di servizi oggettodell’attività dell’impresa) iniziati e non conclusi alla finedell’esercizio e che saranno oggetto di vendita o troverannocompimento in quello successivo.
Si distinguono:
rimanenze in senso stretto
lavori in corso su ordinazione (c.d. commesse a lungotermine) – non trattate in questo sessione.
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Definizione – Rimanenze (segue)
Rimanenze:
rimanenze di beni fungibili
valori economici comuni a due o più esercizi
beni materiali destinati alla vendita o che entreranno nelprocesso produttivo
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Definizione – Rimanenze (segue)
Le rimanenze sono:materie prime, sussidiarie e di consumoprodotti in corso di lavorazione e semilavorati lavori in corso su ordinazioneprodotti finiti e merci
Gli elementi costitutivi delle rimanenze sono tutti beni di cuil’impresa è proprietaria, cioè:beni fisicamente esistenti nei magazzini e nelle aree di
produzione dell’azienda (escluso le merci di proprietà deiterzi)beni in viaggio quando l’impresa ne ha già acquistato il titolo
di proprietàbeni di proprietà dell’impresa presso terzi
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Principi contabili di riferimento
n. 13 - Le rimanenze di magazzino
n. 23 - Lavori in corso su ordinazione
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
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C) ATTIVO CIRCOLANTE
I. Rimanenze1) Materie prime, sussidiarie e di consumo2) Prodotti in corso di lavorazione e semil.3) Lavori in corso su ordinazione4) Prodotti finiti e merci5) Acconti
A) VALORE DELLE PRODUZIONE2) Variazione delle rim. di prod. in c. lav., sem., finiti3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione
B) COSTI DELLA PRODUZIONE11) Variazione delle rimanenze di materie prime,
sussidiarie, di consumo e merci
S. P.S. P.
Conti di Bilancio
C.E.C.E.
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C) ATTIVO CIRCOLANTE
I. Rimanenze1) Materie prime, sussidiarie e di consumo
2) Prodotti in corso di lavorazione e semilavorati3) Lavori in corso su ordinazione
4) Prodotti finiti e merci5) Acconti
Conti di Bilancio
materie prime
materie sussidiariematerie di consumomateriali di manutenzioneattrezzature industriali e commercialicostantemente rinnovateimballaggiparti di ricambio e componentimateriale pubblicitariosemilavorati acquistati all’esterno
anticipi a fornitori per forniture d’esercizioacconti per forniture di beni iscrivibili tra le rimanenze
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A) VALORE DELLE PRODUZIONE2) Variazione delle rimanenze di prodotti in corso di lavorazione,
semilavorati e prodotti finiti
3) Variazione dei lavori in corso su ordinazione
B) COSTI DELLA PRODUZIONE11) Variazione delle rimanenze di materie prime, sussidiarie, di
consumo e merci
Conti di Bilancio
devono essere indicate le differenze algebriche tra il valore delleR.F. e R.I. di prodotti risultanti dalla produzione e in corso difabbricazione;la voce deve essere al netto delle eventuali svalutazioni.
devono essere indicate le differenze algebrichetra il valore delle R.F. e R.I. di tutte le materie ele merci che sono necessarie per lafabbricazione dei prodotti.
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Contabilizzazione delle rimanenze
Problematiche inerenti:
quantità da valorizzare determinazione di quali costi incorporare nelle rimanenze determinazione delle modalità di incorporazione dei costi
nelle rimanenze
Slide 13PricewaterhouseCoopersPricewaterhouseCoopers
Art. 2426 C.C.• (n. 9) le rimanenze sono iscritte al costo di acquisto o diproduzione, o al valore di mercato se inferiore
(n. 12) al valore costante se:• le rimanenze sono costantemente rinnovate• non suscettibili di variazioni sensibili• complessivamente di scarsa importanza rispetto all’attivodel bilancio
Criteri di valutazione
Slide 14PricewaterhouseCoopersPricewaterhouseCoopers
Valutazione dei beni:• al costo di acquisto se acquistati a titolo oneroso• al costo di fabbricazione o produzione se prodotti
internamente
Determinazione dei costi:• dalla contabilità analitica• da calcoli o valutazioni extra-contabili
Criteri di valutazione
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Criteri di determinazione del costo (1)
Per i beni fungibili, ex art. 2426 CC (n. 10):
FIFO ( first-in, first-out - gli acquisti o le produzioni più remoti sono i primi venduti) secondo tale metodo viene assunto che le quantità acquistate o prodotte in epoca più remota
siano le prime ad essere vendute o utilizzate in produzione;
restano in magazzino le quantità relative agli acquisti o alle produzioni più recenti.
Costo medio ponderato secondo tale metodo le quantità acquistate o prodotte non sono più individualmente
identificabili e fanno parte di un insieme in cui i beni sono ugualmente disponibili.
LIFO ( last-in, first-out - gli acquisti o le produzioni più recenti sono i primi venduti) Si assume che le quantità acquistate o prodotte più recentemente siano le prime ad essere
vendute od utilizzate in produzione
Restano in magazzino le quantità relative agli acquisti o alle produzioni più remote.
Per i beni non fungibili:
Obbligatorio il metodo della identificazione specifica del costo
Slide 16PricewaterhouseCoopers
Criteri di determinazione del costo:Costo medio ponderato
PricewaterhouseCoopers
Costo medio ponderato per:- movimento: il costo viene ricalcolato dopo ogni singolo
acquisto e gli scarichi vengono valorizzati con il costomedio ponderato calcolato dopo l’ultimo acquistoeffettuato
- periodo: il costo viene determinato solo alla fine delperiodo di riferimento (mese, trimestre, anno)
Slide 17PricewaterhouseCoopersPricewaterhouseCoopers
FIFO:- riflette il flusso fisico effettivo delle voci di magazzino- valuta il magazzino ai costi più recenti
LIFO- nel caso di prezzi crecenti, origina un valore di magazzino
inferiore ai costi correnti (da indicare in nota integrativa serilevante)
- due varianti:1) LIFO continuo2) LIFO a scatti
Criteri di determinazione del costo:FIFO e LIFO
Slide 18PricewaterhouseCoopers
Il valore di mercato: definizioni
PricewaterhouseCoopers
Due definizioni:
valore netto di realizzo (per merci, prodotti finiti, semilavorati di produzionee prodotti in corso di lavorazione)E’ il prezzo di vendita detratti i costi di completamento e I costi diretti divendita
costo di sostituzione (per materie prime e sussidiarie, semilavorati diacquisto)Costo con il quale una voce di magazzino può essere riacquistata oprodotta
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Valutazione al valore di mercato
Principio della prudenza e della competenza:
Obbligo di adottare il valore desumibile dall’andamento del mercato,allorché questo sia inferiore al costo
Svalutazione per:
- obsolescenza- deterioramento dei beni- prezzi di vendita inferiori ai costi
Da fare voce per voce (per articolo o categorie)
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Valutazione al valore di mercato (segue)
Svalutazione per adeguamento al valore di realizzo:
- non si deve effettuare un accantonamento a fondo svalutazione daesporre nel passivo, ma si adeguano le rimanenze al valore direalizzo
- la svalutazione non è una rettifica “straordinaria” (contropartitaeconomica direttamente in voce A 2 o B 11)
- necessario che rimanga evidenza del costo originario e dellasvalutazione effettuata (per ripristino) *
* = può essere agevole utilizzare un fondo rettificativo del valore delle rimanenze
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
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Principali rischi di revisione
• Inesistenza / non accurata rilevazione delle giacenze fisichedi magazzino
• Errato cut-off delle entrate e delle uscite di magazzino
• Errata / mancata rilevazione delle merci presso depositari
• Non corretta valorizzazione di magazzino
• Inadeguatezza del fondo svalutazione di magazzino(adeguamento al mercato, se minore; fenomeni diobsolescenza, di lento rigiro e di deterioramento fisico)
• Introduzione
• Contabilità
• Revisione
• Il processo in dettaglio
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Obiettivi della sessione
Nel corso della sessione esamineremo i seguenti aspetti:
•sottoprocessi chiave all’interno del ciclo
•ruoli chiave e responsabilità
•esempi di flowchart del processo
•rischi chiave e controlli del ciclo
•impatto del ciclo a livello di bilancio
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Collegamenti con gli altri cicli
Acquisti (P&P)
Ricavi (R&R)
MagazzinoPaghe e personale
Immobilizzazionimateriali
Contabilità generale(GL)
Bilancio
Preparazionebilancio
di fine anno
Transazioni finanziariesignificative
Processi di business
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Collegamenti con gli altri cicli(segue)
Ciclo produttivoFACCIO
( Produzione )VENDO
( Ricavi )COMPRO
( Acquisto )
Acquisto
Ricevimento
Ricevimentofattura
pagamento
Cicloproduttivo
Ordine di vendita
Spedizione
Fatturazionel
Pagamento
Produzione
Ordine-
RM
Emissionesemilavorati
Time Collection,Distribution, Labor
Controllo qualità(Incl Cycle Counts –WIP, FG)
.
Prod’n Work Order(FG,QA,OH),
Prodotti finiti
Costi produttivi
GLGL
MAGAZZINO ( RM, WIP, FG),
GL
Paghe epersonale
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Processo magazzinoSottoprocessi
Costi produttivi – prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – Materie prime
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Costi produttivi – materie prime
Ricevimento
• L’ordine di acquisto coincide con i beni ricevuti
• Aggiornamento del magazzino e dei record finanziarilegati alle materie prime
• Conteggio periodico del magazzino
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Financial reporting risks e rischi operativi
Sono i rischi tipici del ciclo acquisti più:
• Item del magazzino smarriti o rubati
• Magazzino non ai livelli di soglia previsti
• Accesso al magazzino non ristretto
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Processo magazzinoSottoprocessi
Costi produttivi – Prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – Materie prime
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Costi produttivi - semilavorati
Time
Collection/
Distribution
Costi di
produzione
Ordine di
Produzione
semilavorati
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Costi produttivi - semilavorati
Ordine di produzione – semilavorati
• Movimentazione dei beni dalle materie prime aisemilavorati (registrata e approvata)
• Registrazione delle quantità di magazzino,emissione ricevute, trasferimento da materie primea semilavorati
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Costi produttivi – semilavorati (segue)
Time Collection / Distribution
• Registrazione del tempo e della frequenza a supporto delciclo paghe e personale e imputazione dei costi diretti aiprodotti finiti e semilavorati
• Imputazione delle svalutazioni ai costi dei semilavorati
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Costi produttivi - semilavorati (segue)
Costi produttivi
• Imputazione dei servizi ai costi dei semilavorati
• Conteggio periodico del magazzino
• Processazione dei costi dei prodotti finiti
• Registrazione delle quantità di magazzino, trasferimento disemilavorati a prodotti finiti
• Confronto tra costi reali mensili e costi standard
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Financial reporting risks e rischi operativi
• L’informativa dei costi di produzione e di magazzino èinaccurata
• La registrazione di tempo, frequenza, ecc. a supporto delciclo paghe e personale, svalutazione e costi diretti suiprodotti finiti è incompleta o inaccurata
• Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati
• Le differenze con i costi standard non sono indagate
• Il personale trascorre troppo tempo su lavori per progettinon autorizzati
• Ritardi di produzione dovuti a problematiche logistiche neltrasferimento dei materiali
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Processo magazzinoSottoprocessi
Costi produttivi – prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – Materie prime
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Prodotti finiti
Rettifiche
• Conteggio periodico del magazzino
• Supporto di documentazione formale
• Approvazione
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Financial reporting risks
•Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati
•Il magazzino può essere inaccurato, portando così a inaccuratielementi di bilancio
•Registrazioni di magazzino effettuate su costi di produzione enon soggette a valutazione
•Obsolescenza e slow moving
•Perdite
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Processo magazzinoSottoprocessi
Costi produttivi – Prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
Costi produttivi - semilavorati
Costi produttivi – Materie prime
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Inventory Release
Stoccaggio / Movimentazione di magazzino
•Stoccaggio
•Spedizione dei prodotti
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Financial reporting risks
•Gli item di magazzino possono essere smarriti o rubati
•Vendite di prodotti non inserite nelle registrazioni di magazzino
•Registrazione inaccurata delle vendite dei prodotti può portarea financial reports inaccurati
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Rischi operativi
•Eccessivo costo di movimentazione dei materiali,contribuisce ad aumentare il costo dei prodotti.
•Eccessiva movimentazione dei materiali su lunghe distanze,con più passaggi.
•Le risorse utilizzate nella produzione non sono rilevate finoal momento dell’inventario fisico.
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Processo magazzinoSottoprocessi
Costi produttivi – prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Maintenance
Standing Data Maintenance
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – materie prime
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Esempi di rettifiche
Variazioni nei files dei costi (Costi standard)
Variazioni nel MPS (Master Production Schedule)
Variazioni nell’Inventory Master (RM, WIP, FG)
Variazioni nell’Allocation / Distribution / OverheadRates
Journal entries
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Processo magazzinoSottoprocessi
Costi produttivi – Prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – materie prime
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Manutenzione dei dati fissi (“Standing DataMaintenance”)
• File di costo (Costi standard)
• MPS (Master Production Schedule)
• Inventory Master (RM, WIP, FG)
• Overhead Rates
• Inventory Reports
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Ruoli e responsabilità
Costi produttivi – prodotti finiti
Inventory Release
Adjustments & Ledger Maintenance
Standing Data Maintenance
Costi produttivi – semilavorati
Costi produttivi – materie prime Produzione
Magazzino
Contabilità
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Processo magazzino / Costi dei prodotti venduti –diagramma di flusso - collegamento ai contiFinancial
Statements
ERP system
Inventory Release
ERP system
Production costs
Finished Goods
ERP system
Production costs
Raw Materials
ERP system
Master data(Inventory/Costs of
production)
ERP system
Inventory(BS)
Raw Material
(BS)
Production costs
Work in Progress
ERP system
Purchasing RevenueFixed Asset
WIP
(BS)
FinishedGoods (BS)
Cost ofgoods sold
(BS)
DR DR - CGSCR -FGDR
Payroll
DR
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Esempi di Test sui controlli - Transazioni
Fasi Rischio Punti di controllo necessari Test dei Controlli
Financial StatementAssertion
IPO
E/O
C ACO
PD
RO
V C A V R
1.Entrate
I benipotrebberonon essereregistrati
Utilizzo di documenti prenumeratiper la registrazione di entrata dellemerci e di trasferimento internodelle medesime alla produzione
Verificare l'integrità dellasequenza numerica deidocumenti a a
Riconciliazione indipendente delleregistrazioni di magazzino con iconti di controllo della contabilitàindustriale e generale
Rieseguire le riconciliazionieffettuate (reperformance)
a a a a a a
2.Uscite dimagazzi
no
Diminuzioni dimagazzinononautorizzate
I magazzinieri sono responsabiliper il ricevimento delle merci nelmagazzino
Osservare, per un campionedi documenti di entrata e ditrasferimento allaproduzione, la presenzadella sigla/firma deimagazzinieri
a a a a
I magazzinieri sono responsabiliper l'ottenimento di appropriatidocumenti attinenti tutte le uscitedal magazzino
Verificare, per un campionedi rilevazione delle uscite dalmagazzino, che sussistanodocumenti di uscita e ditrasferimento allaproduzione autorizzati
a a a a
Confronto periodico tra saldicontabili e fisici
Osservazione fisica di alcunicontrolli;Rieseguire alcuni deicontrolli effettuati
a a a a a
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Esempi di Test sui controlli - Saldi
Fasi RischioPunti di controllo
necessariTest dei Controlli
Financial StatementAssertion
IPO
E/O
C ACO
PD
RO
V C A V R
Inventariofisico
Procedure di contafisica inaffidabili
Separazione delle mansionidi custodia del magazzino edi tenuta delle registrazionidi contabilità di magazzino
Osservazione;Verifica di mansionari
a a a a a a
Adeguate istruzioniinventariali seguite in modoappropriato
Osservazione;Riesecuzione di alcuneconte fisiche a a a a
Indagini e correzionidelle differenzeinventarialiinadeguate
Adeguata documentazionedelle differenze inventarialiriscontrate e della lorocorrezione
Analisi delle risultanzedel controllo;Riesecuzione di alcunicontrolli sulle differenzeriscontrate
a a a a
Logica di calcoloinappropiata
Documentazione sullelogiche di calcolo approvatadalla direzioneamministrativa
Inquiry - Confronto con ledisposizioni dei principicontabili a a a
Metodi di calcoloinappropriati
Controllo sull'adeguatofunzionamento dei softwaredi produzione
Test sul funzionamentodel software
a a
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Esempi di diagrammi di flusso (“Flow Chart”)
Flow chart livello 1:
Flow chart livello 2:
Flow chart livello 3:
Microsoft VisioDrawing
Microsoft VisioDrawing
Microsoft VisioDrawing
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Segregazione dei compiti (“Segregation of duties”)
Principi di 'segregazione' minimale dei ruoli Applicazione SOD al Ciclo Magazzino
1. Separazione tra le attività di autorizzazione allemovimentazione/custodia dei beni e le attività diesecuzione della movimentazione/custodia dei beni
Funzione Spedizione/Acquisti versus FunzioneGestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze
2. Separazione tra le attività di esecuzione allemovimentazione/custodia dei beni e le attività dirilevazione contabile della movimentazione/custodiadei beni medesimi
Funzione Gestione della Custodia/MovimentazioniGiacenze versus Funzione di Contabilità diMagazzino e IndustrialeFunzione di supervisione dell'Inventario fisicoversus Funzione di gestione della Produzione e digestione della Custodia/Movimentazioni Giacenze
3. Separazione tra le attività di rilevazione contabile ele responsabilità operative di gestione
Funzione di gestione della Produzione versusFunzione Contabilità di Magazzino/ Industriale
Funzione di Contabilità Industriale versusContabilità Generale
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Domande?