ORGANIZZARE LO STUDIO LEGALE: UNA

SFIDA NECESSARIA

Avv. Leonardo Masi

Senior Partner

Studio Legale Giovannelli & Associati

Milano – Firenze – Prato

Milano, 11 novembre 2014

UNA RAPIDA PRESENTAZIONE

• Studio fondato negli anni ’60

• Di cosa di occupiamo

• La struttura: 8 soci, 20 professionisti

• Tre sedi

• Certificazione di qualità ISO 9001:2008

SOMMARIO

• 1 - Organizzazione: cos’è ?

• 2 - Le condizioni per transitare da una struttura disorganizzata ad una struttura organizzata e le relative criticità.

• 3 - Come si organizza uno studio legale

• 4 - La Certificazione di Qualità (cenni)

Organizzazione: cos’è ?

Non è facile per un giurista affrontare e risolvere le problematiche organizzative di uno studio professionale:

è una materia che non ti insegnano all’università !

• Un’ ORGANIZZAZIONE (dalla lingua greca antica: ὅργανον -organon- strumento) è un GRUPPO di persone formalmente

UNITE per raggiungere uno o più obiettivi comuni che individualmente riuscirebbero DIFFICILMENTE a

raggiungere.

• Fonte: Wikipedia

L’ORGANIZZAZIONE è una fusione efficiente tra PERSONE, STRUMENTI OPERATIVI e

PROCESSI

Una definizione di “disorganizzazione” ?

La disorganizzazione è il più grande limite alla CRESCITA

Le condizioni per transitare da una struttura disorganizzata ad una struttura

organizzata e le relative criticità

Sono necessarie: la VISIONE di almeno una delle figure trainanti dello studio e una tendenziale COESIONE tra i soci

Le condizioni per transitare da una struttura organizzata ad una struttura disorganizzata e le relative criticità

Capacità di vincere le RESISTENZE degli scettici al cambiamento, sempre pronti alla critica

•  

Le condizioni per transitare da una struttura disorganizzata ad una struttura

organizzata e le relative criticità

Occorre abbandonare l’idea che vi sia all’interno della struttura qualcuno di INDISPENSABILE

Le condizioni per transitare da una struttura disorganizzata ad una struttura

organizzata e le relative criticità

Un altro requisito indispensabile: la COSTANZA

I risultati non saranno immediati e non mancheranno i momenti di scoraggiamento

Come si organizza uno Studio Legale

I problemi da affrontare sono sostanzialmente due:

1 - Organizzare le PERSONE

2 - Organizzare i PROCESSI

Organizzare le persone

PROFESSIONISTI

L’importanza dell’ ORGANIGRAMMA

Occorre formalizzare ruoli e funzioni che nella prassi esistono, talvolta inconsapevolmente, in qualsiasi studio professionale

Organizzare le persone

SEGRETERIA

L’importanza del mansionario e dell’individuazione della figura del RESPONSABILE - COORDINATORE della segreteria,

unico referente della Direzione dello Studio

La SEGRETERIA è un microsistema nel sistema, con peculiari logiche di funzionamento.

•  

Organizzare le persone

FUNZIONI DI SUPPORTO

Per funzioni di supporto si intendono tutte quelle funzioni extraprofessionali che sono FONDAMENTALI per il buon andamento dello Studio Legale (es. gestione della strumentazione informatica, rapporti con i fornitori, logistica, marketing e comunicazione, formazione interna, beneficienza, customer care etc.).

Per ogni funzione è necessario individuare un RESPONSABILE (socio o professionista non socio)

Organizzare i processi

• La FORMALIZZAZIONE e la REGOLAZIONE dei processi operativi è la maggiore difficoltà che si incontra nell’organizzare uno Studio Legale

• Non si è abituati a pensare all’atto giudiziario o al parere come ad un PRODOTTO, che sia il punto terminale di processo operativo che coinvolge più figure all’interno dello Studio Legale.

• Occorre quindi tracciare e regolare il processo, dalla PROGETTAZIONE sino alla SOTTOSCRIZIONE dell’atto o del parere

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Organizzare i processi

Il processo operativo che caratterizza l’attività dello Studio Legale è necessariamente MOBILE perché si proietta per lungo tempo e subisce le interferenze di numerose variabili (es. comportamento giudiziale e stragiudiziale della controparte, mutamenti di giurisprudenza e di legislazione, esigenze del cliente).

Tutte le variazioni del PROGETTO INIZIALE dovrebbero essere annotate, compresi i PASSAGGI DI CONSEGNA (uno dei momenti più critici nella gestione di una o più pratiche)

IL REGOLAMENTO INTERNO

Tutte le regole relative all’organizzazione delle persone e dei processi devono confluire in un

REGOLAMENTO INTERNO

Il REGOLAMENTO INTERNO quale strumento operativo fondamentale per il buon funzionamento dello Studio Legale

CERTIFICAZIONE DI QUALITA’

CERTIFICAZIONE ISO 9000 • Con la sigla ISO 9000 si identifica una serie di normative e

linee guida sviluppate dall’Organizzazione internazionale della normazione (ISO), le quali definiscono i requisiti per la realizzazione, in una organizzazione, di un sistema di gestione della qualità, al fine di condurre i processi aziendali, migliorare l'efficacia e l'efficienza nella realizzazione del prodotto e nell'erogazione del servizio, ottenere ed incrementare la soddisfazione del cliente.

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LA NORMA ISO 9001

ISO 9001, dal titolo Sistemi di gestione per la qualità - Requisiti: emessa nel 1987, rivista una prima volta nel 1994 e revisionata sostanzialmente nel 2000; ultima revisione nel 2008 (ISO 9001:2008); la norma definisce i requisiti di un sistema di gestione per la qualità per una organizzazione. I requisiti espressi sono di "carattere generale" e possono essere implementati da ogni tipologia di organizzazione.

I VANTAGGI DELLA CERTIFICAZIONE

 

1)  le verifiche annuali spingono / impongono a/il miglioramento continuo;

2) mi consente di comunicare al cliente che egli si sta approcciando ad una struttura organizzata che ha posto grande attenzione ai propri processi interni. Indice di serietà. Strumento di Marketing;

3) Partecipazione ad appalti pubblici di servizi legali.

 

TRE SUGGERIMENTI FINALI

1) Selezionare persone, siano essi i professionisti o i membri della segreteria, che abbiano attitudine al cambiamento e ad operare secondo regole stabilite;

2) Selezionare un software di gestione semplice ed efficiente, che consenta, oltre alle funzioni tipiche, un adeguato controllo di gestione;

3) Selezionare quale responsabile del Sistema di Gestione della Qualità un socio con attitudini all’organizzazione, con entusiasmo per la crescita e il miglioramento continuo.

CONCLUSIONI

 

Il mercato delle professioni, difficile e movimentato, impone di operare attraverso STRUTTURE ORGANIZZATE.

Avere un’organizzazione efficiente diventa un valore aggiunto in grado di migliorare le performances e di SEDURRE IL CLIENTE.

Il professionisti sono prestatori di servizi a tutti gli effetti e quindi non possono trascurare efficienza ed efficacia dei propri processi interni.

GRAZIE PER L’ATTENZIONE

• Avv. Leonardo Masi