Organizzare e condurre riunioni efficaci

Ettore d’AmicoMicrosoft Italia

Agenda

• Alcune considerazioni• Organizzare riunioni nella PMI: gli strumenti• Gli appunti e le note: come gestirli• Il contributo di Real Time Collaboration• Demo

I colleghi checi cercano?

Appunti volanti

Le variazioni?

Telefonate perverificare disponibilità

Fissare Riunionein Agenda (carta)

Forse non siamo lontani…

Recupero documentinecessari (dove??)

Proviamo a presentare uno scenario

• Realtà con 20 dipendenti• Rete basata su SBS 2003

– Windows Server 2003 con SharePoint Services– Exchange Server 2003– Outlook 2003

• Vi ritrovate?Allora ciò che stiamo per mostrare vi coinvolge direttamente

Gli strumentiWindows SharePoint Services • Intranet che permette di condividere documenti e informazioni tra

utenti• Un singolo punto di accesso, per informazioni, documenti,

comunicazioni, ...– Raccolte documenti e liste (personalizzabili)– File Upload Multiplo (con Office 2003)– Pubblicazione documenti– Gestione Versioni– Approvazione contenuti– Discussioni

• Avete SBS 2003? È già pronta

http://companyweb !!!

Windows SharePoint Services

BeneficiBenefici Facilità d’uso Incremento produttività Creazione Team virtuali Gestione semplice

SondaggiSondaggi

TeamTeam

DocumentiDocumenti CalendarioCalendario

DiscussioniDiscussioni

……

AttivitàAttività

MembriMembri

ContattiContatti

CaratteristicheCaratteristiche Versioni, Check-in/Out Calendari condivisi,

discussioni… Notifiche Indicatore di presenza Integrazione Office 2003 Integrazione con RTC

…ad esempio il calendario

Area di lavororiunioni

• Area su Web server doveè possibile condividere documenti e informazioni

• Raccolte documenti, attività, collegamenti, liste,e notifiche e-mail

• Ogni operazione gestita da:Outlook, PowerPoint, Word,Excel, Visio, Project

• Accesso controllato

Preparare una riunione

• Convocazione• Partecipanti• Obiettivi• Agenda• Documenti• Assegnazione

attività

Preparazione e convocazione

• Controllo disponibilità (Exchange)

• Convocazione riunione e creazione Area di lavoro riunioni

• Controllo risposte partecipazione e aggiornamento area di lavoro

• Aggiornamento automatico in caso di modifica orario

• Collegamento diretto all’area di lavoro riunioni

Pianificazione e invito

Creazione area

…e nel calendario

La riunione comincia

OneNote in riunione per…

• Ottimizzare la raccolta delle informazioni

• Interagire con altri partecipanti

• Riorganizzare efficacemente gli appunti

• Condividere

Raccogliere appunti

• OneNote 2003 è una nuova applicazione della piattaforma Microsoft Office System che consente di prendere appunti, organizzarli e utilizzarli in modo semplice ed intuitivo

• L’applicazione consente di fissare direttamente su Desktop, Notebook o Tablet PCle proprie annotazioni

• Come raccogliere note:

- Tastiera - Note Taker

- Tablet PC - Microfono - Webcam

• Il Bloc Notes in un PC– Un unico posto dove raccogliere le annotazioni da usare poi per

la propria attività– Organizzazione e ricerca degli appunti in base alle preferenze

personali– Appunti, note, immagini in ogni punto della pagina– Un clic per trasformare le note in

• Attività• Appuntamenti• Contatti

Un “bloc notes” elettronico

Strumento ideale per molti•Impiegati•Giornalisti•Manager•Avvocati•Medici•Studenti e Docenti

Anche da dispositivi “Mobile”

• Le note scritte o vocali registrate su dispositivi come

possono essere recuperate automaticamente da OneNote (SP1) senza che debbano essere ridigitate

su ogni PC

• Su Notebook e Desktop– Note digitate e note audio/Video– Copia grafici e informazioni da altre applicazioni– Anche scrittura a mano grazie a dispositivi come

“PC Notes Taker”

• …e sul Tablet PC– Scrittura a mano libera– Ricerca anche sul testo scritto– Riconoscimento della scrittura in Italiano e conversione in

testo (Tablet Edition 2005)– Creazione disegni a mano semplificata

Condividere gli appunti

• In tempo reale grazie a Sessione Condivisa

• Inviando la pagina di note via mail

• Salvare le note come Pagina Web

• Pubblicazione file di note nelle Aree di Lavoro(su SharePoint)

E per gli utenti “fuori sede”

• I servizi Real Time Collaboration (RTC)• Tra questi Live Meeting 2005 permette di

realizzare riunioni virtuali a distanza• Interattività tra i partecipanti• Collaborazione sui documenti• …e molto altro ancora

Una possibile soluzione

• Noleggio una “Sala riunioni virtuale”– Uso Spot Pago per uso– Uso regolare Affitto lo spazio

• Invito le persone via mail• Riunione interattiva

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