Post on 19-Feb-2019
MANUALE DI VALUTAZIONE
DEI COMPORTAMENTI
ORGANIZZATIVI Responsabili di PO e Dipendenti
Versione 1 rev 0 data rilascio 15 giugno 2015
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 1 | 18
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------pag.
1 Gli scopi della valutazione dei comportamenti organizzativi ...................................................................................................... 2
2 Ambiti di applicazione ............................................................................................................................................................... 2
3 Glossario .................................................................................................................................................................................. 3
4 Responsabili delle attività ......................................................................................................................................................... 4
5 Gli strumenti operativi ............................................................................................................................................................... 4
5.1 Matrice dei fattori di valutazione per titolari di posizione organizzativa ...................................................................................... 4
5.2 Matrice dei fattori di valutazione per i dipendenti ....................................................................................................................... 5
6 Le fasi del processo valutativo .................................................................................................................................................. 6
7 I processi per la gestione della valutazione ............................................................................................................................... 8
7.1 PROCESSO R1: assegnazione dei comportamenti organizzativi attesi ai responsabili ad inizio anno: stesura patto ................ 9
7.2 PROCESSO R2: monitoraggio patto responsabili ................................................................................................................... 10
7.3 PROCESSO R3: valutazione finale del patto dei responsabili ................................................................................................. 11
7.4 PROCESSO R4: assegnazione comportamenti organizzativi attesi per i dipendenti ad inizio anno ........................................ 12
7.5 PROCESSO R5: revisione semestrale dipendenti .................................................................................................................. 13
7.6 PROCESSO R6: valutazione finale collaboratori .................................................................................................................... 14
8 Avvertenze per la corretta gestione della scheda patto ai fini della valutazione ....................................................................... 15
9 Calcolo del punteggio finale .................................................................................................................................................... 16
10 Modulistica ............................................................................................................................................................................. 17
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 2 | 18
Il presente manuale è conforme a quanto prescritto dal decreto legislativo 27 ottobre 2009, n. 150.
“attuazione della legge 4 marzo 2009, n. 15, in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro
pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni”, in materia di valutazione dei
comportamenti organizzativi.
Gli scopi del manuale di valutazione dei comportamenti organizzativi sono i seguenti:
la valorizzazione dell’apporto individuale in termini di comportamenti organizzativi, attraverso
al stesura di un “patto” tra valutato e valutatore;
la trasparenza e pubblicità dei criteri ed indicatori di valutazione;
valutazione partecipata con in coinvolgimento del valutato nella fase ex-ante di definizione
dei contenuti del patto, del monitoraggio e nella fase ex-post di assegnazione della
valutazione sommativa dei comportamenti;
la diffusione della cultura della partecipazione, quale presupposto all’orientamento al
risultato, per accrescere il senso di responsabilità e l’iniziativa individuale;
il miglioramento della qualità complessiva dei servizi forniti ai cittadini;
il miglioramento della qualità della collaborazione tra i servizi interi all’amministrazione;
la cura della formazione e dello sviluppo professionale del personale, garantendo pari
opportunità alle lavoratrici e ai lavoratori.
I processi di lavoro descritti all’interno del presente manuale si applicano per la valutazione dei
comportamenti organizzativi di tutti i responsabili di posizione organizzativa e tutti dipendenti.
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 3 | 18
ICONA DESCRIZIONE
Matrice R
Matrice dei fattori di valutazione dei comportamenti dei responsabili. La metodologia per i responsabili prevede quattro item di valutazione dei comportamenti organizzativi, nel dettaglio: 1. Orientamento al cittadino e al cliente interno 2. Qualità della realizzazione erogazione/produzione dei servizi 3. Innovazione e cambiamento 4. Gestione del ruolo di responsabile Il documento completo è illustrato nel paragrafo matrice dei fattori di valutazione dei comportamenti dei responsabili, in questo manuale.
Matrice D
Matrice dei fattori di valutazione dei comportamenti dei dipendenti. La metodologia per i dipendenti prevede quattro item di valutazione dei comportamenti organizzativi, nel dettaglio: 1. Orientamento al cittadino e al cliente interno 2. Qualità della realizzazione erogazione/produzione dei servizi 3. Innovazione e cambiamento Il documento completo è illustrato nel paragrafo matrice dei fattori di valutazione dei comportamenti dei dipendenti, in questo manuale.
Bozza Patto
Bozza patto. Si tratta del documento redatto dal valutatore per avviare il dialogo con il valutato e stabilire un patto sui risultati di comportamento organizzativo attesi per l’annualità di riferimento. Per ogni fattore di valutazione è descritto un contenuto del patto e l’evidenza per identificarne il raggiungimento. Il documento completo è illustrato nel paragrafo patto.
Patto
Patto. E’ lo stesso documento della bozza patto, in questo caso è il risultato della relazione tra valutato e valutatore. Definisce l’accordo raggiunto tra valutato e valutatore, in ordine ai comportamenti organizzativi riferiti all’annualità di riferimento. Il documento completo è illustrato nel paragrafo patto.
Scheda obiettivo
Scheda obiettivo. E’ la scheda degli obiettivi di performance con indicazione, dei risultati attesi, delle attività assegnate alle diverse risorse che concorrono al raggiungimento degli obiettivi. Il documento è esterno al presente sistema.
Esiti valutazioni. Icona che indica le schede di sintesi della valutazione. Si tratta del documento di sintesi delle valutazioni presenti nel patto.
Valutazione
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 4 | 18
I responsabili delle attività sono individuati all’interno dei diagrammi di flusso, descritti nel paragrafo
§ “I processi per la gestione della valutazione”.
FATTORI VALUTATIVI
AREE DI DETTAGLIO EVIDENZE OGGETTIVE PUNTI
Orientamento al cittadino e al cliente interno
Avere una visione chiara che lo scopo del proprio lavoro è il servizio al cittadino e alla comunità locale
Mantenere relazioni di qualità con i cittadini
Contribuire a creare e mantenere un clima di lavoro sereno all'interno del servizio e tra i servizi
Capacità di tradurre in progetti il programma di mandato
Dati della customer: sezione dedicata alle relazioni con l’utenza;
Benessere organizzativo Piano di sviluppo
10
Qualità della realizzazione erogazione/produzione dei servizi
Rispettare impegni e scadenze
Realizzare i processi di lavoro assegnati con cura, attenzione e precisione: lavorare in qualità
Rispettare le procedure di lavoro e gli standard definiti
Monitoraggio regolarità
amministrativa e rispetto dei tempi.
Dati della customer: sezione dedicata alla qualità erogata/percepita del servizio
Dossier del Sindaco su processi di lavoro
10
Innovazione e cambiamento
Prendersi cura del proprio sviluppo professionale, attraverso la partecipazione ad attività di formazione e aggiornamento
Contribuire al miglioramento dei servizi, proponendo nuove soluzioni nel processo di lavoro, nelle soluzioni tecnologiche, nell'offerta dei servizi
Piano formativo. Documentazione
sull’innovazione dei servizi, dei processi realizzate
10
Gestione del ruolo di responsabile
Contribuire a programmare e pianificare il lavoro dei collaboratori
Motivare e sostenere i collaboratori nel raggiungimento dei risultati
Agire uno stile di comportamento adeguato al ruolo di responsabile
Valutare il lavoro dei propri collaboratori, come occasione di miglioramento, capacità dimostrata
Piano di sviluppo indicatori di raggiungimento degli obiettivi
Risultato indagine di clima organizzativo
Grado di differenziazione delle valutazioni
10
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 5 | 18
FATTORI VALUTATIVI
AREE DI DETTAGLIO EVIDENZE OGGETTIVE
PUNTI
Orientamento al cittadino e al cliente interno
Avere una visione chiara che lo scopo del proprio lavoro è il servizio al cittadino e alla comunità locale
Mantenere relazioni di qualità con i cittadini
Contribuire a creare e mantenere un clima di lavoro sereno all’interno del servizio
Dimostrare comportamenti collaborativi con i superiori, i colleghi e nei gruppi di lavoro
Dati della customer: sezione dedicata alle relazioni con l’utenza;
Benessere organizzativo
10
Qualità della realizzazione erogazione/produzione dei servizi
Rispettare impegni e scadenze
Realizzare i processi di lavoro assegnati con cura, attenzione e precisione: lavorare in qualità
Rispettare le procedure di lavoro e gli standard definiti
Monitoraggio regolarità amministrativa e rispetto dei tempi.
Dati della customer: sezione dedicata alla qualità erogata/percepita del servizio
Dossier del responsabile su processi di lavoro
10
Innovazione e cambiamento
Prendersi cura del proprio sviluppo professionale, attraverso la partecipazione ad attività di formazione e aggiornamento
Proporre soluzioni migliorative delle attività assegnate
Piano formativo. Proposte di
miglioramento ricevute. 10
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 6 | 18
La gestione del ciclo della valutazione dei comportamenti organizzativi prevede una sequenza di
tre fasi distinte: prima fase previsione dei comportamenti attesi e definizione dell’accordo tra valutato
e valutatore; seconda fase monitoraggio in itinere dell’attuazione; terza fase valutazione al termine
dell’annualità di riferimento. Nel dettaglio i contenuti delle tre fasi:
Nella prima fase si definiscono le previsioni in ordine a comportamenti organizzativi attesi
correlati al raggiungimento dei risultati di prodotto e di servizio che sono assegnati alla
persona (sia titolare di posizione organizzativa sia dipendente) per l’annualità di riferimento.
Questo primo momento che si realizza prima dell’avvio delle attività è un’ottima occasione
per consolidare la relazione tra valutato e valutatore. Indichiamo questa fase come “ex ante”,
di programmazione.
Nella seconda fase di monitoraggio, prevista almeno come revisione semestrale, si procede
ad una verifica intermedia per prendere atto di come si stanno realizzando i progetti e i
processi di produzione, in modo tale da poter assumere le decisioni in ordine ai
comportamenti organizzativi previsti. E’ chiaro che il momento della valutazione “in itinere” è
definito nella metodologia con almeno una scadenza semestrale. Tuttavia il momento di
incontro e confronto tra valutatore e valutato può avvenire anche in più momenti dell’anno e
anche difronte ad impreviste condizioni, che rendono necessaria una revisione della
pianificazione.
Nella terza fase quella “ex post” ovvero dopo la conclusione dell’annualità di riferimento si
procede alla valutazione. In questo caso siamo difronte al momento valutativo finale. Si tratta
di una valutazione sommativa, che considera l’intera annualità di riferimento. La valutazione
finale ha lo scopo di dare un giudizio conclusivo sul grado di raggiungimento delle
performance di comportamento. Utilizzando la scheda dei comportamenti organizzativi, il
valutatore e il valutato aprono un confronto per capire quanto raggiunto e quanto è
necessario ancora migliorare in termini di comportamento organizzativo. Il grado di
raggiungimento è posto in relazione alle evidenze che sono presenti sulla scheda, in modo
tale da compiere valutazioni basate su dati e fatti.
Nella tabella 1, è sintetizzata la sequenza logica temporale della gestione del ciclo della valutazione
dei comportamenti organizzativi. La tabella è divisa in due sezioni: sezione 1 dedicata ai responsabili
di posizione organizzativa e la sezione 2 dedicata ai dipendenti. La tabella presenta la colonna
“quando” all’interno della quale sono individuate le scadenze temporali; la colonna “che cosa
succede” che indica che cosa sia necessario fare; infine la colonna “come si fa”, che indica i processi
di gestione che sono contenuti nel presente manuale. Quindi per ogni singola fase del ciclo di
valutazione è presentato un diagramma di flusso contenente le indicazioni che è necessario seguire.
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 7 | 18
Tabella 1. Sequenza temporale e azioni/processi
Sezione 1 RESPONSABILI
Quando
Che cosa succede
Come si fa
Inizio dell’anno Assegnazione dei comportamenti organizzativi
Descrizione del come nel Processo 1R
Durante l’anno Revisione almeno semestrale di monitoraggio sull’andamento
Descrizione del come nel Processo 2R
Dopo il termine dell’anno
Valutazione dei comportamenti organizzativi dell’anno di riferimento
Descrizione del come nel Processo 3R
Sezione 2 DIPENDENTI
Quando
Che cosa succede
Come si fa
Inizio dell’anno Assegnazione dei comportamenti organizzativi
Descrizione del come nel Processo 1D
Durante l’anno Revisione almeno semestrale di monitoraggio sull’andamento
Descrizione del come nel Processo 2D
Dopo il termine dell’anno
Valutazione dei comportamenti organizzativi dell’anno di riferimento
Descrizione del come nel Processo 3D
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 8 | 18
I diagrammi di flusso presentati di seguito nel manuale, descrivono il processo logico di esecuzione
delle tre fasi della valutazione dei comportamenti organizzativi, riportano per ogni attore
organizzativo coinvolto, una descrizione sintetica dell’attività che deve svolgere. I diagrammi
presentano anche una colonna finale con gli strumenti da utilizzare per la corretta gestione del
processo. Per la corretta lettura delle icone della colonna strumenti si rimanda al § glossario.
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 9 | 18
PROCESSO STESURA PATTO RESPONSABILI
SINDACO / ASSESSORE RESPONSABILE PO NUCLEO STRUMENTI
Bozza Patto
Avvio
Utilizza la matrice dei fattori
di valutazione dei
comportamenti organizzativi,
per individuare i
comportamenti organizzativi
attesi, in relazioni agli
obiettivi affidati nell’anno Matrice R
Assiste alla redazione della
scheda del patto
Redazione della scheda del
patto per l’annualità in corso
in formato bozza
Presentazione
dei contenuti del patto
Confronto sui contenuti
del patto proposti
Accordo sui contenuti del patto dei comportamenti
organizzativi
Fine
Sottoscrizione del patto per l’annualità in corso
Patto
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 10 | 18
PROCESSO MONITORAGGIO PATTO RESPONSABILI
SINDACO / ASSESSORE RESPONSABILE PO NUCLEO STRUMENTI
Avvio
Convocazione incontro di
monitoraggio
Presentazione
situazione in relazione ai
contenuti del patto e agli
obiettivi
Confronto sullo stato di avanzamento
Fine
Patto
Fornisce assistenza tecnica
alla conduzione del
monitoraggio
Schede obiettivo
Gli obiettivi e i relativi
comportamenti sono in linea
con quanto concordato?
SIInserimento di azioni
preventive o correttive per
il riallineamento di risultati
attesi e alla
programmazione. Firma
della revisione del patto
NO
Fornisce assistenza tecnica
alla rimodulazione degli
obiettivi
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 11 | 18
PROCESSO VALUTAZIONE PATTO RESPONSABILI
SINDACO / ASSESSORE RESPONSABILE PO NUCLEO STRUMENTI
Avvio
Analisi della dcumentazione
prodotta sui contenuti del
pattoStesura delle integrazioni
richiesta dal nucleo di
valutazione
Confronto sui contenuti del patto
Fine
Patto
Schede obiettivo
I risultati
del patto sono
documentati?
Convocazione dell’incontro
per la verifica dei contenuti
del patto
Stesura della proposta di
valutazione
Validazione della proposta
di valutazione
SI
NO
Valutazione
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 12 | 18
PROCESSO STESURA PATTO DIPENDENTI
RESPONSABILE PO DIPENDENTE NUCLEO STRUMENTI
Bozza Patto
Avvio
Utilizza la matrice dei fattori
di valutazione dei
comportamenti organizzativi,
per individuare i
comportamenti organizzativi
attesi, in relazioni agli
obiettivi affidati nell’annoMatrice D
Assiste alla redazione della
scheda del pattoRedazione della scheda del
patto per l’annualità in corso
in formato bozza
Presentazione dei contenuti
del patto
Confronto sui contenuti del
patto proposti
Accordo sui contenuti del patto dei comportamenti
organizzativi
Fine
Sottoscrizione del patto per l’annualità in corso
Patto
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 13 | 18
PROCESSO DI REVISIONE SEMESTRALE OBIETTIVI E DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI ATTESI DEI DIPENDENTI
RESPONSABILE PO DIPENDENTE STRUMENTI
Avvio
Convocazione incontro di
verifica semestrale
Richiede lo stato di
avanzamento:
Obiettivi
Processi standard
Elementi del patto
Fine
Confronto sullo stato di avanzamento e sulla gestione dei
processi di lavoro
Patto
Scheda obiettivo
Gli obiettivi
i processi e i relativi
comportamenti sono in linea con
quanto concordato?
SI Inserimento di azioni
preventive o correttive per
il riallineamento della
programmazione
NO
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 14 | 18
PROCESSO VALUTAZIONE PATTO DIPENDENTI
RESPONSABILE PO DIPENDENTE STRUMENTI
Avvio
Verifica del raggiungimento
degli obiettivi e dei
comportamenti
Colloquio conclusivo e redazione della scheda di
valutazione finale e sottoscrizione della scheda
Fine
Patto
Schede obiettivo
Valutazione
Presentazione degli obiettivi
raggiunti
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 15 | 18
Queste avvertenze si applicano per il patto con i responsabili e il patto con i dipendenti
La scheda richiede per ogni singolo item di valutazione l’articolazione in contenuti del patto.
In fase di redazione vano indicati un minimo di due ed un massimo di quattro contenuti del
patto, per singolo item di valutazione.
La somma totale dei punti per ogni singolo item deve essere pari a dieci, dando così
l’opportunità al valutato di ottenere il massimo della valutazione.
Ogni singolo contenuto del patto deve contenere necessariamente il rimando ad un’evidenza
come descritto nella tabella dei fattori di valutazione. Per evidenza si intende un documento
contenente gli elementi verificabili dei contenuti del patto.
In fase di valutazione i dati, le informazioni e in generale i contenuti dell’evidenza devono
essere citati e allegati [in formato digitale in un file PDF] alla scheda di valutazione.
Prima della sottoscrizione tutti i campi relativi al patto devono essere compilati. La scheda
compilata in tutte le sue parti, non dà accesso alla valutazione dei comportamenti. La
completezza della scheda è verificata dal nucleo, entro la settimana successiva alla data di
consegna delle schede del patto.
L’assenza delle evidenze, o la mancanza di coerenza tra evidenze dichiarate nella scheda
ed evidenze presentate in fase di rendicontazione finale, da esito negativo alla valutazione.
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 16 | 18
In fase di colloquio finale, valutazione ex post, sulla verifica del avvenuto raggiungimento dei
comportamenti organizzativi, il valutatore, assegna il punteggio ad ogni item, partendo da 1 fino al
massimo del punteggio ottenibile per il singolo contenuto del patto. Nel processo di valutazione il
valutatore assegna il punteggio facendo riferimento alle evidenze. In fase di colloquio il valutatore
deve motivare al valutato il punteggio assegnato.
In casi di evidenze parziali, non adeguate o incoerenti, il nucleo di valutazione può rivedere la
valutazione, mettendo in risalto le criticità riscontrate.
La tabella 3 illustra la scheda di valutazione sommativa redatta dal valutatore per l’assegnazione del
punteggio relativo alla valutazione raggiunta dal valutato dopo la verifica delle evidenze e il colloquio
di valutazione. Nell esempio il sig. Alfa, nella valutazione finale ha ottenuto 8 punti, su 10 punti
ottenibili.
ITEM DI VALUTAZIONE CASO sig Alfa
N° Descrizione contenuto del patto Punteggio massimo ottenibile
Punteggio assegnato nella valutazione
Evidenze
1 Articolazione del patto 1 3 3 report, documenti dati, indagini di customer
2 Articolazione del patto 2 4 2 report, attività formativa svolta
3 Articolazione del patto 3 3 3 report, risultato raggiunto
4
10 8
Allegati
report, documenti dati, indagini di customer
report, attività formativa svolta
report, lavoro di gruppo
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 17 | 18
La modulistica per la gestione del ciclo di valutazione dei comportamenti organizzativi dei dipendenti
è contraddistinta dalla sigla CO/D. La modulistica ha la codifica CO/D 0415 r 1.0
MANUALE DI VALUTAZIONE DEI COMPORTAMENTI ORGANIZZATIVI
P a g . 18 | 18
La modulistica per la gestione del ciclo di valutazione dei comportamenti organizzativi dei
responsabili è contraddistinta dalla sigla CO/R. La modulistica ha la codifica CO/R 0415 r 1.0