L’organizzazioneL’organizzazione

Progetto Sistema Moda Puglia

Barletta, 6 Aprile ‘04Putignano, 7 Aprile ’04Bari, 7 Aprile ‘04

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AgendaAgenda

L’organizzazione Le variabili organizzative Organizzazione e ambiente

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PremessaPremessa

Lo studio delle organizzazioni richiede un approccio interdisciplinare: antropologia, sociologia, psicologia, economia, ingegneria, giurisprudenza, …

All’interno delle principali teorie manageriali, due popolari aree di studio sono state storicamente: La teoria del comportamento (Organizational Behavior)

approfondisce lo studio del comportamento dell’individuo e del gruppo all’interno delle organizzazioni (orientamento micro-organizzativo o “soft”)

La teoria dell’organizzazione (Organizational Theory) approfondisce lo studio della struttura e dei processi organizzativi (orientamento macro-organizzativo o “hard”)

L’approfondimento proposto nel documento focalizza gli aspetti organizzativi hard, approfondendo le conseguenze e le opportunità connesse allo sviluppo dell’impresa all’interno di un contesto in fase di profondo cambiamento

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L’organizzazioneL’organizzazione

Le organizzazioni sono la naturale conseguenza della divisione del lavoro

Laddove gli sforzi di molti individui sono propriamente organizzati e combinati per il raggiungimento di un obiettivo comune, si ottengono vantaggi in termini di efficienza ed efficacia

Le organizzazioni rappresentano quindi al tempo stesso un limite all’iniziativa individuale in termini di regole, strutture, ruoli, ma sono al contempo la condizione necessaria per il raggiungimento di molti dei nostri obiettivi

Il raggiungimento dell’equilibrio tra l’autonomia individuale, e la capacità di rapido adeguamento e la “disciplina” organizzativa rappresenta un obiettivo in continuo divenire al mutare degli obiettivi e delle condizioni di contesto

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L’organizzazioneL’organizzazione

Caratteristiche distintive delle organizzazioni sono: Lo scopo Il personale I piani

Le organizzazioni sono quindi associazioni con uno scopo, formate da persone con piani, sistemi e strutture identificabili istituite al fine di perseguire tale scopo

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AgendaAgenda

L’organizzazione Le variabili organizzative Organizzazione e ambiente

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Le variabili organizzativeLe variabili organizzative L'organizzazione è un sistema composto da più variabili Queste variabili sono tra di loro interdipendenti Non esiste un modello organizzativo ottimale, ma una organizzazione è efficace

solo se è coerente E’ possibile distinguere le diverse teorie organizzative in base a quali variabili,

esterne e interne, vengono identificate come “dipendenti” o “indipendenti”

Strategia Aziendale Struttura

OrganizzativaProcedure e

Processi Operativi

Meccanismi Operativi

Risorse Umane

Cultura Organizzativa

Ruoli e Responsabilità

Metodi e Metodologie

TecnologieCLIENTE

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La struttura organizzativaLa struttura organizzativa

Modello organizzativo (funzionale,divisionale, …)

Funzionigramma Organigramma aziendale Dimensionamento delle strutture Livelli gerarchici e sistema di deleghe Accentramento e decentramento Accorpamento e scorporo di Unità Operative Esternalizzazione di unità/funzioni (outsourcing, scelte di “make or buy”,

…) ...

Struttura Organizzativa

Procedure e ProcessiOperativi

Meccanismi di Controllo

Risorse Umane

Cultura Organizzativa

Metodi e Metodologie

Tecnologie

Ruoli e Responsabilità

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Ruoli e responsabilitàRuoli e responsabilità

Il concetto di ruolo Sistema di norme e di aspettative che convergono

su di una persona in quanto occupa una determinataposizione in una rete di relazioni sociali

Il concetto di ruolo organizzativo Lo spazio di attività affidato ad una persona che occupa una

determinata posizione all'interno del sistema organizzativo e definito da un obiettivo fondamentale

Struttura Organizzativa

Procedure e ProcessiOperativi

Meccanismi di Controllo

Risorse Umane

Cultura Organizzativa

Metodi e Metodologie

Tecnologie

Ruoli e Responsabilità

areaPrescritta

(posizione)

areaPrescritta

(posizione)

obiettivofondamentale

obiettivofondamentale

area discrezionalearea innovativa

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AreaAreaPrescrittaPrescritta

AreaAreaPrescrittaPrescritta

L'organizzazione ha già svolto una quota di analisi e razionalizzazione dell'attività di quel ruolo e regola i comportamenti delle persone che lo ricoprono

L'organizzazione ha già svolto una quota di analisi e razionalizzazione dell'attività di quel ruolo e regola i comportamenti delle persone che lo ricoprono

• parte direttamente collegata all'obiettivo• si formalizzano procedure, regole, mezzi, tempi ed attività• il livello sovra-ordinato padroneggia i contenuti di questa parte di ruolo• non è mai riconducibile a "zero"• non è mai la totalità del ruolo

Ruoli e responsabilitàRuoli e responsabilità

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L'organizzazione affida l'incarico di leggere ed interpretare fenomeni, situazioni, elementi, dati ed informazioni al fine di individuare quali comportamenti siano più adatti a perseguire l'obiettivo fondamentale di ruolo

L'organizzazione affida l'incarico di leggere ed interpretare fenomeni, situazioni, elementi, dati ed informazioni al fine di individuare quali comportamenti siano più adatti a perseguire l'obiettivo fondamentale di ruolo

Area Area discrezionalediscrezionale •non va confusa con il concetto di indipendenza

•non coincide con il potere decisionale del ruolo•non è un'area "facoltativa"•più è elevata quest'area più è necessario che chi ricopre il ruolo padroneggi e condivida l'obiettivo fondamentale e sia in possesso di un elevato livello professionale

Ruoli e responsabilitàRuoli e responsabilità

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Consiste nella ricerca di come assolvere all'obiettivo fondamentale di ruolo modifican-do e riprogettando i "come" e le metodologie

Consiste nella ricerca di come assolvere all'obiettivo fondamentale di ruolo modifican-do e riprogettando i "come" e le metodologie

Area Area innovativainnovativa

•ha la caratteristica di non poter essere pre-scritta (al massimo incoraggiata e favorita

•la negoziazione e la delega vanno intese in senso limitativo, per fissare i confini ammes-si (fino dove si può arrivare)

Ruoli e responsabilitàRuoli e responsabilità

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Rapporto tra ruolo atteso e ruolo praticatoRapporto tra ruolo atteso e ruolo praticato

Ruolo atteso

Ruolo effettivo

Situazione di normalità:

I comportamenti di ruolo ef-fettivamente realizzati dalla persona sono, in sostanza, in linea con i comportamen-ti attesi dalla configurazionedel ruolo organizzativo.

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Ruolo praticato < ruolo attesoRuolo praticato < ruolo attesoRuolo atteso

Ruolopraticato

I comportamenti di ruolo non sono sufficienti a sod-disfare le attese dell'orga-nizzazione:

• o qualche altro ruolo sopperisce;

• oppure si avranno effetti ne-gativi sul resto del sistema

ISMO

Rapporto tra ruolo atteso e ruolo praticatoRapporto tra ruolo atteso e ruolo praticato

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Ruolo praticato > Ruolo Ruolo praticato > Ruolo attesoatteso

ruolo atteso

ruolo praticato

ISMO

Puo' generare co-munque delle di-sfunzioni:

• sovrapposizioni di ruoli;• confusioni di ruolo (chi

fa che cosa,...)• inefficienze e ripetizioni;• commistione di

obiettivi di ruoli differenti

Rapporto tra ruolo atteso e ruolo praticatoRapporto tra ruolo atteso e ruolo praticato

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Procedure e processi operativiProcedure e processi operativiStruttura

Organizzativa

Procedure e ProcessiOperativi

Meccanismi operativi

Risorse Umane

Cultura Organizzativa

Metodi e Metodologie

Tecnologie

Ruoli e Responsabilità

Modello dei processi aziendali, di business ed infrastrutturali

Identificazione delle attività elementari e attribuzione delle responsabilità (chi fa cosa)

Definizione delle metriche di misurazione dei livelli di efficienza e di efficacia

Procedure operative (…e della qualità) Regole di funzionamento interne Processi di pianificazione

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Modello dei processi per aziende Modello dei processi per aziende tessilitessili

MARKETING

TESORERIA E FINANZA

ANALISI DI MERCATO

GOVERNANCE PIANIFICAZIONE E CONTROLLO

AMM.NE CONTABILITÀ E BILANCIO

RISORSE UMANE LEGALE E BREVETTI

VENDITEGESTIONE CLIENTE

(CRM)

DISEGNO COLLEZIONI

GESTIONE DEI BRAND

ADVERTISING

ACQUISTI

PIANIFICAZIONE FABBISOGNO

ACQUISTO MATERIE PRIME - SEMIL.

GESTIONE MAGAZZINO

PRODUZIONE

PIANIFICAZIONE PRODUZIONE

PRODUZIONE INTERNA

PRODUZIONE ESTERNA

DISTRIBUZIONE

ACQUISIZIONE CLIENTI

GESTIONE ORDINI

FATTURAZIONE

POST-VENDITA

GESTIONE RELAZIONE

PRODUZIONE ETICHETTE

PACKAGING

PIANIFICAZIONE LOGISTICA

GESTIONE ORDINI

TRASPORO

GESTIONE PTR LOGISTICI

GESTIONE MAGAZZINO’

CONTROLLO QUALITA’

RAPPRESENTATIVO

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Meccanismi operativiMeccanismi operativiStruttura

Organizzativa

Procedure e ProcessiOperativi

Meccanismi operativi

Risorse Umane

Cultura Organizzativa

Metodi e Metodologie

Tecnologie

Ruoli e Responsabilità

Insieme di strumenti e regole che supportano e disciplinano il funzionamento operativo dell’organizzazione Sistemi informativi Sistemi di formazione e addestramento Sistema premiante:

criteri di valutazione criteri di promozione criteri di sviluppo criteri di incentivazione valori premianti

Sistema di pianificazione e controllo …

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TecnologiaTecnologiaStruttura

Organizzativa

Procedure e ProcessiOperativi

Meccanismi operativi

Risorse Umane

Cultura Organizzativa

Metodi e Metodologie

Tecnologie

Ruoli e Responsabilità

Infrastrutture a supporto dei processi aziendali:Sistemi informatici (reti, database, PC,

telefonia, …) Impianti produttivi (macchine,

apparecchiature, …) Infrastrutture logistiche (mezzi, capannoni, …)

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Metodi e metodologieMetodi e metodologieStruttura

Organizzativa

Procedure e ProcessiOperativi

Meccanismi operativi

Risorse Umane

Cultura Organizzativa

Metodi e Metodologie

Tecnologie

Ruoli e Responsabilità

Know How distintivi Tecniche produttive Specifiche di produzione Best practices interne

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Risorse UmaneRisorse UmaneStruttura

Organizzativa

Procedure e ProcessiOperativi

Meccanismi operativi

Risorse Umane

Cultura Organizzativa

Metodi e Metodologie

Tecnologie

Ruoli e Responsabilità

Competenze distintive di business e di prodotto

Valori Specializzazione Motivazione Esperienze Livello professionale Dimensionamento

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Cultura organizzativaCultura organizzativaStruttura

Organizzativa

Procedure e ProcessiOperativi

Meccanismi operativi

Risorse Umane

Cultura Organizzativa

Metodi e Metodologie

Tecnologie

Ruoli e Responsabilità

Relazioni Stili di leadership Atteggiamenti (verso il rischio, verso il tempo,

verso le norme, i risultati,...) Gestione dei conflitti Clima organizzativo Valori chiave dell’organizzazione Regole non scritte, miti, storie di successo, …

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L'organizzazione come sistema L'organizzazione come sistema socialesociale

Motivazioni eatteggiamentiindividuali e collettivi

GRUPPO

individuo individuo

GRUPPO

GRUPPO

ORGANIZZAZIONE

rapportiinterpersonali

rapportiintergruppo

rapportoindividuo-organizzazione

SOCIETA' -AMBIENTE

rapportoimpresa-società

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Interdipendenza delle variabili org.ve (sistema)Interdipendenza delle variabili org.ve (sistema)

Struttu

ra Organizzativ

aProcedure e Processi Op.

Meccanism

i Operativi

Risorse Umane

Cul

tura

Org

aniz

zativ

aRuoli e Responsabilità

Metodi e MetodologieTec

nologie

Networking

Sistema incentivante sui risultati

Processi orientati al cliente

Competenze specialistiche

Unità operative accentrate

Struttura per segmento

Parcellizzazione del lavoro

Risorse motivate

Orientamento al cliente

Metodi specialistici

ESEMPLIFICATIVO

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AgendaAgenda

L’organizzazione Le variabili organizzative Organizzazione e ambiente

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L’ambiente organizzativoL’ambiente organizzativo L’organizzazione è un sistema aperto che interagisce

continuamente con l’ambiente che la circonda Le variabili esterne impattano infatti direttamente l’organizzazione,

comportando necessità di “ambientamento”

Fornitori ClientiConcorrenti

Operatori pubblici

Operatori finanziari

TecnologieAmbiente fisico

InfrastruttureAmbiente politico

Ambiente socio-culturale

Istituzioni

Ambiente demografico

MICRO-AMBIENTE

MACRO-AMBIENTE

Comunità

Operatori di marketing

… …

Media

Intermediari commerciali

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L’ambiente e l’organizzazioneL’ambiente e l’organizzazione Il cambiamento dell’ambiente esterno determina una continua

necessità di adeguamento ovvero di evoluzione coerente delle variabili organizzative: coerenza interna e coerenza esterna

Ricerca di coerenza interna delle diverse

variabili organizzative

Ricerca di coerenza delle variabili organizzative con il cambiamento

di contesto