L’ORGANIZZAZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI:

LINEE GUIDA

Contenuti, riduzione in schede e veste

grafica a cura di:

Laura Francescangeli

Nicola Immediato

Gloria Ludovisi

Piero Santoni

Archivio Storico CapitolinoServizio II: Consulenza Archivi Correnti e di Deposito, Commissione Scarto e Attività Didattiche per le Scuole

CREDITS

Il Manuale di Gestione“Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio”.

• D.P.C.M. 31 ottobre 2000 ,art. 5, comma 1; • D.M. 14 ottobre 2002, Linee guida: punto 2.2;• Direttiva Ministro Innovazione 9 dic. 2002; • Codice dell’Amministrazione Digitale (D.Lgs. 82/2005),

Capo I, art. 1, comma 1,lettera u; Capo III , artt. 41-44 bis .

IL MANUALE DI GESTIONE

DESCRIVE:

Il sistema di gestione documentale a partire dalla protocollazione della corrispondenza in ingresso/uscita e interna

I livelli di abilitazione

dei soggetti interni ed esterni che a diverso titolo interagiscono con l’Area Organizzativa Omogenea (AOO)

AMBITI IN CUI OPERA IL MANUALE

La migrazione dei flussi cartacei verso quelli digitali, ovvero, in via transitoria, i flussicartacei in rapporto al protocollo informatico

L'uso del Titolario e del Piano di Conservazione dei Documenti

Le modalità di accesso alle informazioni da partedegli aventi titolo nel rispetto

delle norme sulla trasparenza amministrativa

I livelli di esecuzione, le responsabilità ed i metodi di controllo dei processi

IL PROTOCOLLO DELL’AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA

L’Area Organizzativa Omogenea èstrutturata in piùUnità Organizzative articolate in Uffici e Servizi, con un sistema di protocollazione unico

Il Regolamento degli Uffici e Servizi del Comune

di Roma, adottato con DeliberazioneG.C. 29 ottobre 2002 n. 621 e sue successive modifiche ed integrazioni

stabilisce il numero delle Aree Organizzative Omogenee

La maggior parte delle AAOO utilizza il protocollo informatico,

in modalità WEB accentrata o decentrata, avvalendosi del supporto del Dipartimento “Risorse Tecnologiche –

Servizi Delegati – Statistica”

ACCESSO AL PROTOCOLLO INFORMATICO

� Il Protocollo Informatico è sottoposto al controllo del responsabile del protocollo informatico.

� Le abilitazioni e livelli di accesso alle funzionalità del Prodotto del Protocollo informatico, ovvero dell’applicativo sviluppato dall’amministrazione per implementare il servizio di protocollo informatico (visualizzazione, inserimento, modifica, annullamento dei dati) sono attribuite ai dipendenti nelle diverse UU.OO con atto del Direttore dell’Area Organizzativa Omogenea.

Servizio per la tenuta del protocollo informatico e per

la gestione dei flussi documentali

UFFICIO PROTOCOLLO

UFFICIOARCHIVIO

Dipartimento “RisorseTecnologiche – Servizi Delegati - Statistica”

� Predisporre ed aggiornare il Manuale di gestione � Stabilire i criteri minimi di sicurezza del sistema� Predisporre il piano di sicurezza informatica� Controllare la procedura delle misure di sicurezza� Garantire la conservazione delle copie in luoghi differenti� Organizzare la gestione dei flussi� Garantire la registrazione, classificazione e indicizzazione� Garantire le funzioni del registro di protocollo� Autorizzare l’uso del registro di emergenza

Compiti del Servizio per la Tenuta del Protocollo e la Gestione dei Flussi

Documentali(in collaborazione con la Struttura Competente in Materia

Informatica, le Unità Organizzative Responsabili e i Responsabili dei Procedimenti)

� Vigilare sulle correttezza delle registrazioni� Autorizzare le operazioni di annullamento� Stabilire il versamento dei documenti cartacei� Predisporre il piano di conservazione dei documenti� Curare la conservazione dell’Archivio� Stabilire i livelli di accesso ai documenti� Gestirne la registrazione, l’accesso e la conservazione� Offrire consulenza per lo scarto e la conservazione

Compiti del Servizio per la Tenuta del Protocollo e la Gestione dei Flussi

Documentali(in collaborazione con la Struttura Competente in Materia

Informatica, le Unità Organizzative Responsabili e i Responsabili dei Procedimenti)

Organizzazione dei documenti nel

sistema di classificazione e conservazione

Accesso alle informazioni nel rispetto della “privacy”

Reperimento delle informazioni circa

l’iter di lavorazione dei

documenti

Informazioni sul collegamento di

ciascun documento agli

altri

Corretta registrazione dei documenti in

entrata/uscita e interni

Disponibilità, integrità e

riservatezza del registro di protocollo

Servizio dei flussi

documentali dipartimentali

I DocumentiANALOGICI

� Su supporto cartaceo

� Su altro supporto fisico

DIGITALI

� Firma Digitale oppure� Firma Elettronica oppure� Identificazione con c.i. elettronica o carta nazionale dei servizi oppure

� Conformi all’interoperabilitàdei sistemi di protocollo informatico

Ad ogni singolo documento viene assegnata una marcatura temporale, un numero progressivo che lo identifica in modo

univoco, la segnatura archivistica (in base al Titolario o Indice di Classificazione, l’ufficio di competenza e il fascicolo di

pertinenza (fascicolazione).

La Protocollazione

IN ENTRATA

Per i documenti indirizzati alla AAOO da

persona fisica o giuridica

IN USCITA

Per i documenti indirizzati dalla AAOO a persona fisica o giuridica

INTERNA

Per i Documenti in circolazione

interna alle AAOO fra Servizi e

Uffici del Comune di Roma

Il Registro di Protocollo

�Fa fede per il ricevimento e la spedizione di un documento e produce effetti giuridici

�All’interno delle AAOO èunico

�Nell’ambito del protocollo informatico è costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo

La Registrazione al Protocollo Informatico Contiene …

Dati Obbligatori

� Data

� Mittente

� Destinatario

� Oggetto

� Tipologia

Dati Aggiuntivi

� Numero e Tipo degli Allegati

� Classificazione d’Archivio

� Fascicolazione

� Data della Messa agli Atti

� Data dello scarto

… Ma Può Anche Contenere Alcuni Dati Facoltativi ….

� Ora e minuto di arrivo del documento

� Numero e data assegnati dal mittente

� Attivazione del modello recante dati prefissati

� Note da ricollegare al documento

� Numero identificativo associato ad una data

� Flag che segnala la riservatezza

� Data di evidenza

� Destinatari “per conoscenza”

� Mezzo di ricezione e trasmissione

� Indirizzo del mittente fra i destinatari

� Tipo di documento

� Tipo di sottodocumento

� Distinta dei documenti da spedire ad un unico destinatario

… E Dalla Registrazione Sono Esclusi …

� Gazzette Ufficiali

� Bollettini Ufficiali

� Notiziari P.A.

� Giornali, Riviste e Libri

� Materiali Pubblicitari

� Atti preparatori interni

� Offerte, listini o preventivi non richiesti

� Inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti

� Allegati a lettera

� Richieste di ferie e permessi

� Ricevute di ritorno di raccomandate A.R.

� Bollettini di pagamento di tributi e contravvenzioni

� Documenti illegibili o privi di mittente

� Documenti che non rivestono alcuna rilevanza giuridica e amministrativa

… Inoltre Seguono una Registrazione Particolare …

Determinazioni Dirigenziali

Ordini di Servizio

Deliberazioni di Giunta e Consiglio

Ordinanze del Sindaco

… E Se il Procollo Informatico non Dovesse Funzionare ….

IL REGISTROD’EMERGENZA

� Si rinnova ogni anno solare� Contiene il numero del protocollo informatico interrotto e un numero proprio

� E’ attivato dal Responsabile dell’Ufficio Protocollo

� Le protocollazioni manuali devono essere riportate nel protocollo informatico entro cinque giorni dal ripristino del sistema

Il Titolario e il Piano di Conservazione

La classificazione viene effettuata in base al “Titolario e Piano di Conservazione” ovvero al sistema di partizioni logiche, gerarchicamente ordinate, predisposto sulla base dell’analisi delle funzioni delle UU.OO/Servizi/Uffici, adottato dalla AOO

Indici per la Classificazione dei Documenti

TITOLOIndividua le macrofunzioni delle UU.OO della AOO. Ad ogni U.O. corrisponde un solo titolo

d’archivio.

CLASSEIndividua specifiche competenze rientranti nella macrofunzione descritta dal titolo, è assegnata

dall’Ufficio o Funzionario Responsabile

SOTTOCLASSEAttribuisce alla classificazione un ulteriore livello

di specificazione nell’ambito della classe, èassegnata dall’Ufficio o Funzionario Responsabile

La Creazione del Fascicolo

Apposizione del numero di protocollo sul documento

Apposizione di Titolo, Classe e Sottoclasse

Inserim

ento ne

l fascicolo d

i riferim

ento

in ordine

cronologico o cre

azione

di un nuovo

fascicolo

Chiusura del fascicolo dopo la chiusura del procedimento amministrativo

Invio del fascicolo agli atti

...Ma non Dimenticare …

Di apporre al fascicolo una “camicia”

sulla quale vengono riportati:

� Intestazione dell’ufficio produttore

� Indice di classificazione dei documenti

�Oggetto del procedimento

�Data e numero di protocollo del primo e dell’ultimo documento inserito

Il Repertorio

Il “Repertorio” o lista dei fascicoli raggruppati in serie corrispondenti alle partizioni del Titolario e Piano di Conservazione” della AOO deve contenere:

� La data di apertura� L’indice di classificazione completo

� Il numero di catena del fascicolo

� La data di chiusura� L’oggetto� L’annotazione dello status (messa agli atti, invio allo scarto)

Accessibilità al Protocollo Informatico

Ad ogni utente del protocollo informatico, in base al servizio/ufficio di appartenenza e al livello di competenze vengono assegnati:

� Una credenziale di accesso costituita da una componente pubblica che permette la sua identificazione da parte del sistema (user ID) e una privata o riservata di autenticazione

� Una autorizzazione di accesso (profilo) al fine di limitare le operazione di protocollo e di gestione documentale alle sole funzioni necessarie e indispensabili a svolgere le attività di competenza dell’Ufficio a cui l’utente appartiene

Per il Versamento in Archivio

Il responsabile del procedimento verifica:� La conclusione della pratica� L’annotazione nel repertorio� L’indicazione della data di chiusura� L’apposizione della classificazione al fascicolo

….e dopo� Distrugge copie e fotocopie che è possibile eliminare

� Compila l’elenco di versamento

Nell’ArchivioIl responsabile dell’Ufficio

Riceve periodicamente e almeno una volta l’anno i fascicoli conclusi

Controlla che il materiale sia chiuso e cartellinato con le segnature archivistiche

Aggiorna il registro e l’inventario topografico

Il Piano di Conservazione e lo Scadenzario di Scarto

� Sono individuate tipologie di atti destinati alla conservazione permanente in base alla rilevanza amministrativa e/o storica

� Per le altre tipologie di atti viene individuato lo scadenzario di scarto che stabilisce i termini temporali di conservazione in base alla graduale perdita di rilevanza amministrativa e alla non acquisizione di quella storica

La Procedura di Scarto

� E’ avviata su richiesta delle Unità Organizzative Responsabili o dal Responsabile dell’Ufficio Archivio

� E’ sottoposta dal Direttore della AOO al parere della Commissione Consultiva per lo Scarto di Atti che si riunisce presso l’Archivio Capitolino

� E’ successivamente autorizzata con D.D. dello stesso Direttore, previo nulla-osta della Soprintendenza Archivistica per il Lazio

� L’eliminazione degli atti avviene mediante cessione del materiale cartaceo alla Croce Rossa Italiana

Accesso agli Atti e Consultazione

�L’accesso ai documenti amministrativi ègarantito ai richiedenti per curare i propri interessi o svolgere ricerche storiche

�La domanda viene presentata all’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP)

�La consultazione si effettua durante gli orari di apertura al pubblico dell’URP in una sala appositamente predisposta

�La richiesta è evasa non oltre 30 giorni dalla presentazione della domanda

L’Archivio della AOO

�Gli Uffici possono chiedere in ogni momento i fascicoli conservati nell’Archivio

�La richiesta è redatta su un apposito modello

�La movimentazione del materiale èconsentita solo agli addetti del Servizio Archivistico

�Il Responsabile del servizio compila il registro di carico e scarico

La presentazione è consultabile all’indirizzo:

http://www.archiviocapitolino.it/ita/pdf/LineeGuidaPerWeb.pdf

Contenuti, riduzione in schede e veste

grafica a cura di:

Laura Francescangeli

Nicola Immediato

Gloria Ludovisi

Piero Santoni

Archivio Storico CapitolinoServizio II: Consulenza Archivi Correnti e di Deposito, Commissione Scarto e Attività Didattiche per le Scuole

CREDITS