Post on 02-May-2015
La dematerializzazione dei documenti amministrativi
Prof. Pierluigi RidolfiComponente CNIPA
Presidente del GdL interministeriale per la dematerializzazione
Convegno InfocamereRoma – 4 aprile 2006
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Gruppo di lavoro per la dematerializzazione tramite supporto digitale
Amministrazioni coinvolte
Innovazione e Tecnologie
Presidenza del Consiglio dei Ministri
Beni e Attività Culturali
Funzione Pubblica
Interno
Giustizia
Economia e Finanze
Salute
Lavoro e Politiche Sociali
CNIPA
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Obiettivi
individuare criteri e modalità tecniche per la conservazione sostitutiva permanente delle diverse tipologie di documenti amministrativi
definire regole per la trasmissione e l’esibizione dei documenti che ne garantiscano l’integrità, la conformità e la provenienza
proporre iniziative per razionalizzare, modificare o integrare la normativa vigente
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Grandi temi
evitare la produzione di nuova carta
eliminare il cartaceo esistente non di interesse “storico o culturale”
ottenere risparmi diretti (carta, spazi, ...)
attivare risparmi indiretti (tempo, efficienza, ...)
ottenere benefici immediati e tangibili per il cittadino
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Modus operandi del GdL
esame della normativa e delle prassi vigenti
audizioni delle Associazioni e degli Organismi di settore
individuazione di obiettivi da porsi nel breve/medio periodo
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Prime considerazioni
complessità della problematica superiore al previsto
prevalenza delle questioni normative su quelle tecniche
vastità della casistica
“facilismo” nell’individuare soluzioni
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Punti di forza
il corpus normativo è pressoché completo
le soluzioni tecniche sono adeguate
firma digitale
e-mail e PEC
archiviazione elettronica
protocollo e standard di interoperabilità
fatturazione elettronica
ci sono già esperienze concrete
la macchina è partita ma ….
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Criticità
alcune difficoltà interpretative delle norme
carenza di prassi per la sottoscrizione dei documenti informatici
scarsa usabilità degli strumenti per la sottoscrizione dei documenti e per la gestione dei documenti firmati
scarsa fiducia nella e-mail per la trasmissione formale di documenti
difficoltà di “esibizione” e ritrosia all’accettazione del documento informatico
scarsa maturità delle soluzioni per la conservazione digitale di lungo periodo
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Opportunitàper eliminare il cartaceo esistente
processi qualificati per la trasposizione in formato digitale o per il riversamento
attuazione delle pratiche di scarto approntando strumenti di selezione (massimari) coerenti con i sistemi di classificazione (titolari)
approfondimento degli aspetti tecnologici connessi alla conservazione permanente
riduzione dei tempi di deposito obbligatorio
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Opportunitàper limitare la produzione cartacea
linee guida semplici e chiare per la gestione dei documenti digitali e dei messaggi di posta cartelle archiviazione personalizzata uniforme
attivazione dei procedimenti amministrativi utilizzando le nuove tecnologie promozione dei documenti informatici nativi gestione integrata del ciclo di vita del documento
comunicazione e trasmissione dei dati tra le amministrazioni
diffusione della firma digitale
convincere gli incerti
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Libro Bianco
prima pietra miliare della dematerializzazione
stato dell’arte nei diversi ambiti pubblici e privati
evidenza delle criticità che sussistono
disamina delle opportunità:
per eliminare la carta esistente
per limitare la produzione di documenti cartacei
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Azioni del Gruppo di Lavoro
istituiti dieci tavoli tecnici – 100 soggetti coinvolti
per l’approfondimento di tematiche specifiche
per la partecipazione e la disseminazione di un atteggiamento propositivo
Tavoli trasversali
norme, tecnologie, azioni di promozione, ruolo del responsabile della conservazione
Tavoli verticali
documentazione bancaria, della salute, tributaria, del lavoro
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Tavoli tecnici
TAVOLO TECNICO COORDINATORE AMMINISTR.
T1 Conservazione sostitutiva dei documenti
Maria Grazia Pastura
Beni Culturali
T2 Aspetti tecnologici della conservazione permanente
Silvio Salza Università Roma 1
T3 Limitazione della produzione cartacea di pubblicazioni
Anna Petrucci Innovazione
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Tavoli tecnici
TAVOLO TECNICO COORDINATORE AMMINISTR.
T4 Riduzione dei tempi di conservazione dei documenti amministrativi
Luciano Cannerozzi de
Grazia
Funzione Pubblica
T5 Figura del Responsabile della conservazione
Mirella Casini Schaerf
CNIPA
T6 Iniziative di incentivazione
Elio Gullo Funzione Pubblica
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Tavoli tecnici
TAVOLO TECNICO COORDINATORE AMMINISTR.
V1 Documentazione bancaria
Enrico De Giovanni
Innovazione
V2 Documentazione sanitaria
Walter Bergamaschi
Sanità
V3 Documentazione a fini tributari
Paolo Puglisi Economia e Finanze
V4 Documentazione del lavoro
Gaetano Arella
Lavoro
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Grandi progetti - 1
Progetto “lotta agli sprechi”
cedolino elettronico dei dipendenti pubblici
Progetto “@P@”
30 progetti finanziati per la diffusione della Posta Elettronica
Progetto “protocollo in ASP”
Progetti di razionalizzazione delle applicazioni informatiche e dei servizi
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Grandi progetti - 2
Dematerializzazione alla fonte (Poste)
studi di fattibilità completati
sperimentazioni pianificate
convenzioni (comma 51 Fin. 2005)
Dematerializzazione bollettini postali (Poste)
600 milioni di pezzi/anno
sistema pronto a partire
legittimazione normativa (comma 51 Fin. 2005)
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Comma 51 finanziaria
Al fine di semplificare le procedure amministrative delle pubbliche amministrazioni, le stesse possono, nell’ambito delle risorse disponibili e senza nuovi o maggiori oneri a carico del bilancio dello Stato, stipulare convenzioni con soggetti pubblici e privati per il trasferimento su supporto informatico degli invii di corrispondenza da e per le pubbliche amministrazioni. A tale fine le pubbliche amministrazioni si avvalgono di beni e servizi informatici e telematici che assicurino l’integrità del messaggio nella fase di trasmissione informatica attraverso la certificazione tramite firma digitale o altri strumenti tecnologici che garantiscano l’integrità legale del contenuto, la marca temporale e l’identità dell’ente certificatore che presidia il processo.
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Comma 51 finanziaria modificato
Il concessionario del servizio postale universale ha facoltà di dematerializzare, nel rispetto delle vigenti regole tecniche, anche i documenti cartacei attestanti i pagamenti in conto corrente; a tale fine individua i dirigenti preposti alla certificazione di conformità del documento informatico riproduttivo del documento originale cartaceo. Le copie su supporto cartaceo dei documenti di cui al presente comma, generate mediante l’impiego di mezzi informatici, sostituiscono ad ogni effetto di legge l’originale da cui sono tratte se la conformità all’originale è assicurata da pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio.
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Prossime azioni
Attività di stimolo e informazione
Libro Bianco 2
risultati dei Tavoli Tecnici
indicazioni, suggerimenti e prospettive
pubblicazione a luglio
Proposte al nuovo governo
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Alcuni numeri
Documenti protocollati nelle PAC (anno 2004 - dati su 61 amministrazioni – 700.000 dipendenti)
110 milioni di documenti
160 milioni di protocolli, 147 milioni di archiviazioni
50.000 addetti alla gestione in 19.000 uffici
costo stimato: 3 mld (27 euro/doc)
Gestione del documento “fattura”
2,8 miliardi di fatture/anno
di cui 1,4 miliardi B2B
costo di gestione documentale 7 euro/fattura
costo stimato: 10 miliardi / anno
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Costi del documento cartaceo
costi per il sistema Italia: > 30 mld euro > 2% PIL
costi diretti e indiretti
preparazione, trasmissione, classificazione, conservazione
80% costi di personale
archivisti e protocollisti, camminatori e autisti, personale di segreteria, operatori di sportello
20% costi diretti
gestione dei locali, costi di spedizione, materiali