Post on 06-Feb-2018
LA DELEGA
1. 1
Delegare
SUL DIZIONARIO DELEGA È DEFINITA COME L’ASSEGNAZIONE AD ALTRI
DI POTERI E FUNZIONI RELATIVE A DETERMINATI COMPITI
DELEGARE
AFFIDARE AD ALTRI QUANTO NORMALMENTE RIENTRA NELL’ESERCIZIO DI FUNZIONI O POTERI PROPRI
1. 2
STRUMENTO GESTIONALE PER:
SVILUPPARE
LA
PROFESSIONALITÀ
DEI
COLLABORATORI
RENDERE
FLESSIBILI
I RUOLI
ORGANIZZATIVI
ADATTARE I RUOLI
IN FUNZIONE DELLE
RICHIESTE/ESIGENZE
AZIENDALI
Delega 1. 3
Vantaggi della Delega
DELEGARE È IMPORTANTE
PER COLUI CHE DELEGA
PER LA PERSONA CHE
RICEVE LA DELEGA
PER L’ORGANIZZAZIO
NE
1
2
3
1. 4
Vantaggi della delega - per utilizzare meglio il tempo - per moltiplicare le opportunità di crescita e di visibilità - per poter dedicarsi con maggior attenzione alle attività non delegabili - per far crescere professionalmente i propri collaboratori
PER COLUI CHE DELEGA
- per sviluppare competenze ed auto-stima - per mettersi alla prova e dimostrare le proprie competenze al delegante - per ottenere maggiori responsabilità e possibilità di crescita professionale - per gestire attività con maggiore autonomia
PER LA PERSONA CHE RICEVE LA DELEGA
PER L’ORGANIZZAZIONE
- per migliorare la qualità delle attività del management - per facilitare l’integrazione orizzontale delle responsabilità - per accelerare il processo decisionale - per rispondere con maggiore efficienza a problemi complessi
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I due vol1 della delega
DELEGA PER LA
ROUTINE
DELEGA PER LO
SVILUPPO
OBIETTIVO
Svolgere l’attività di lavoro nel miglior modo e nel minor tempo possibile
Es: Affidare attività di lavoro consuete per il delegato in termini di contenuti, processi, relazioni, visibilità di stili di lavoro
OBIETTIVO
E’ quello di svolgere l’attività lavorativa offrendo, allo stesso tempo, un’opportunità di crescita professionale ai collaboratori
Es: Affidare attività di lavoro nuove per il delegato in termini di contenuti, processi, relazioni, visibilità di stili di lavoro
LA DELEGA PER LO SVILUPPO IMPLICA MAGGIORE:
COMUNICAZIONE TEMPO
PIANIFICAZIONE FIDUCIA RECIPROCA
POSSIBILITÀ DI TOLLERANZA DELL’ ERRORE RISCHIO
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Zone della Delega
5. SI DEVE DELEGARE
4. SI DOVREBBE DELEGARE
3. SI PUÒ DELEGARE
2. SI DOVREBBE FARE
1. SI DEVE FARE
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5° ZONA: “Si deve delegare”
Sono le attività che devono essere svolte dai collaboratori; il responsabile deve delegare tutti quei compiti che sono di competenza dei suoi collaboratori e che vengono svolti in maniera soddisfacente senza bisogno del suo coinvolgimento
4° ZONA: “Si dovrebbe delegare”
Queste attività dovrebbero svolgerle i collaboratori ed il responsabile dovrebbe intervenire solo in caso di necessità. Per tali compiti il personale ha sufficiente competenza, ma necessita di linee guida ed informazioni
3° ZONA: “Si può delegare”
Il responsabile può svolgere queste attività, ma lo faranno i collaboratori se viene data loro la possibilità; si tratta di compiti che egli realizza al meglio grazie alla sua esperienza, ma che potrebbero essere affrontati dai collaboratori, se adeguatamente addestrati. Durante il periodo di formazione potranno verificarsi errori ed incomprensioni: i vantaggi saranno visibili nel lungo periodo
Zone della Delega 1. 8
2° ZONA: “Si dovrebbe fare”
A questa Zona appartengono le attività che dovrebbe svolgere il responsabile, per le quali i collaboratori possono aiutarlo
1° ZONA: “Si deve fare”
Solo il Responsabile può svolgere queste attività poiché si tratta di attività che non possono essere delegate (p.e. approvazioni di budget, assunzione o licenziamento del personale, negoziazione sulla retribuzione, etc.)
Zone della Delega 1. 9
Il Principio Eisenhower
Il Principio Eisenhower era il metodo usato dal Presidente Dwight D. Eisenhower per decidere come raggiungere i propri obiettivi. Divideva i proprio compiti in quattro categorie:
+Importante/+Urgente A1: la faccenda deve essere sbrigata subito. +Importante/-Urgente B1: queste faccende si possono programmare e pianificare Gli strumenti da usare sono: calendario e agenda. La domanda è: quando? +Urgente/-Importante B2: queste attività si possono delegare oppure si può stabilire una forma di mutuo soccorso con qualcun altro. -Urgente/-Importante C1: le incombenze che possono essere assegnate al cestino della cartastraccia o messe in stand-by (le si faranno quando ci sarà tempo), o assegnate a qualcun altro senza problemi.
1. 10
Diagramma di Eisenhower
- +
+
-
B1
Quando?
B2
Delega
C1
Cestino
A1
Subito!
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Piano di delega
ATTIVITA' DA DELEGARE
COLLABORATORI A CUI DELEGARE
>
>
>
>
>
ZONA TIPO DI DELEGA (ROUTINE/SVILUPPO)
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COLLABORATORI A CUI INTENDO
DELEGARE
COME GESTISCO L’ATTRIBUZIONE DELLA DELEGA (come lo comunico, quando, dati
da fornire, indicazioni)
TEMPISTICHE (verifiche in itinere,
raggiungimento livello di delega
auspicato)
Piano di delega 1. 13
Effe;o Zeigarnik
Imparare a chiudere le porte …
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APPROFONDIMENTI SULLA DELEGA
1. 15
Zone della Delega OBIETTIVO
INDIVIDUARE “SPAZI” DI DELEGA: • attività da delegare • tipo (delega per la routine/
sviluppo)
1 COSA
delegare
INDIVIDUARE IL / I COLLABORATORI A CUI DELEGARE
2 A CHI
delegare
SISTEMA DI COMPETENZE: confronto tra competenze richieste (per svolgere l’attività) e possedute dal collaboratore
• DISPONIBILITÀ
PROPORRE / CONDIVIDERE ATTIVITÀ E OBIETTIVI
3 COME
delegare COLLOQUIO PER LA DELEGA
STRUMENTO
FASE
MONITORARE L’ANDAMENTO E VERIFICARE I RISULTATI DEL PROCESSO DI DELEGA
4 COME
VERIFICARE la delega
INCONTRI DI MONITORAGGIO / VERIFICA
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COME DELEGARE • Esplicitare l’obiettivo del colloquio al collaboratore
• Spiegare al collaboratore perché è stato scelto proprio lui per realizzare l’incarico (sviluppo, competenze, potenziale…)
• Comunicare lo spazio di delega dato al delegato e alle altre persone coinvolte nelle attività (al proprio superiore, collaboratori, colleghi di altre funzioni aziendali)
• Assicurarsi che gli obiettivi dell’incarico siano chiari, specifici ed accettabili per il collaboratore
• Chiarire cosa ci si aspetta dal collaboratore e farsi dire cosa si aspetta lui dalla delega (cosa vorrebbe “portare a casa”?)
• Fornire le informazioni necessarie per avviare e portare avanti l’incarico
• Condividere i problemi, offrire suggerimenti e alternative adatte al conseguimento degli obiettivi connessi all’incarico
• Fissare momenti di verifica e confronto (ad avanzamento lavori e/o a fine incarico)
• Dare al collaboratore l’autorità per eseguire l’incarico • Assegnare le risorse necessarie per portare a termine
l’incarico
ESPLICITARE E MOTIVARE LA
SCELTA
ESPLICITARE OBIETTIVI E
ASPETTATIVE
FORNIRE SUPPORTO E
METODO
CREARE LE CONDIZIONI
DURANTE IL COLLOQUIO RICORDARSI DI:
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Come Verificare la Delega
• Richiedere resoconti sull’avanzamento delle attività • Verificare la coerenza tra avanzamento attività e risultati
attesi (in termini di tempo impiegato, risorse umane e tecnologiche impegnate, soddisfazione del cliente,…)
INCORAGGIARE E VALORIZZARE
MONITORARE LE ATTIVITA’
ANALIZZARE E DISCUTERE PUNTI
FORTI E DEBOLI
Alla fine dell’incarico:
• Esaminare gli effetti ed i risultati della prestazione delegata
• Riconoscere i meriti, “premiare” per il soddisfacente raggiungimento degli obiettivi e evidenziare gli eventuali aspetti deboli del processo, individuando le cause e le aree di miglioramento
• Apprezzare pubblicamente un lavoro ben fatto
Dare il supporto e l’incoraggiamento necessari per il raggiungimento degli obiettivi
Fornire riscontri positivi sulle attività svolte efficacemente e indicazioni per il miglioramento
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20 Modi per rendere Efficace la Delega 1
Condividere i problemi, offrire suggerimenti e alternative adatte al conseguimento degli obiettivi connessi all’incarico
2
Fornire le informazioni necessarie ad espletare l’incarico
3
Mantenere un giusto livello di responsabilità personale
4
Dare ai collaboratori l’autorità ed il potere di eseguire l’incarico
5
Dare il supporto e l’incoraggiamento necessari durante il processo per il raggiungimento degli obiettivi
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6
Assegnare le risorse necessarie per portare a termine l’incarico
7
Richiedere rapporti sull’avanzamento verso il raggiungimento degli obiettivi prefissati
8
Esaminare gli effetti della prestazione delegata
9 Dare lodi e ricompense per il soddisfacente raggiungimento degli obiettivi
10
Evitare di intervenire nel processo di espletamento dell’incarico a meno che non sia il collaboratore a richiederlo
20 Modi per rendere Efficace la Delega 1. 20
11
Delegare il giusto livello di responsabilità e di autorità ai collaboratori secondo le loro esigenze e capacità
12
Ipotizzare l’eventualità di errori prima che i collaboratori diventino esperti nel loro incarico
13 Aspettarsi che all’inizio i collaboratori impieghino più tempo per completare il loro incarico di quanto impieghereste voi per farlo
14 Prendere in considerazione come la delega di un incarico a un collaboratore potrebbe influire su un altro collaboratore
15 Assicurarsi che gli obiettivi dell’incarico siano chiari, specifici e accettabili per il collaboratore
20 Modi per rendere Efficace la Delega 1. 21
16 Cercare di usare la delega per massimizzare sia le prestazioni che lo sviluppo
17 Cercare di delegare incarichi che abbiano significato e interesse per il collaboratore
18 Spiegare ai collaboratori perché avete scelto loro per portare a termine l’incarico
19 Chiarire fin dall’inizio quanto si intenda controllare il processo e il risultato
20 Cercare di non delegare troppo spesso incarichi che non si desiderano eseguire personalmente
20 Modi per rendere Efficace la Delega 1. 22