Post on 08-Jun-2015
description
Il Workflow è l’attività di automazione dei processi aziendali, grazie ai quali documenti ed informazioni passano da una persona ad un'altra secondo precise regole procedurali, per ottenere il risultato desiderato.
COS’È IL COS’È IL WORKFLOWWORKFLOW
1
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
Una Organizzazione è una concatenazione di "Attività" che creano un prodotto od un servizio.
Le attività sono raggruppate in "Processi", collegati tra loro da legami e condizioni, finalizzati all'obbiettivo da raggiungere.
Il funzionamento di una Organizzazione è rappresentato da una "serie di processi", cioè gruppi di attività collegati tra loro in modo logico per ottenere uno "scopo" desiderato.
Il Workflow è la naturale evoluzione di “Mansionari” o “Procedure dei Sistemi Qualità” (es.: ISO9000/ Vision2000)
Ge.FlowGe.Flow è ideale per ottimizzare e gestire, i processi documentali amministrativi, quelli gestionali, quelli della qualità, il tutto in conformità alle norme vigenti;
Ge.FlowGe.Flow grazie alla caratteristica ASP (Application Service Provider) consente l'inserimento nei processi anche di utenti esterni, autorizzati e registrati dal sistema che, in condizioni di estrema sicurezza, possono avere accesso al sistema attraverso Internet (i clienti/fornitori per le aziende o il cittadino per la pubblica amministrazione);
Ge.Flow Ge.Flow è semplice da utilizzare, facile da configurare, avvicina le aziende e le pubbliche amministrazioni all'utilizzo di strumenti di workflow management permettendo di migliorare in efficienza, trasparenza, controllo di gestione;
Ge.Flow Ge.Flow aiuta l’azienda ad effettuare una fase di BPR (Business Process Reengineering), spesso necessaria per riorganizzare i processi.
A CHI È UTILE GE.FLOWA CHI È UTILE GE.FLOW
2
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
Conoscere in ogni momento lo stato di approvazione di una fattura fornitore;
Rispondere agilmente ai fornitori che chiedono informazioni sull'avanzamento delle proprie fatture, avendo sempre a disposizione tutti i documenti correlati...
Monitorare il carico di lavoro dei vostri collaboratori;
Ge.FlowGe.Flow consente di gestire agevolmente i flussi:
Approvazione del pagamento delle fatture conformi all'ordine e alle merci consegnate.
Gestione delle fatture non conformi.
AD ESEMPIO PER..….AD ESEMPIO PER..….
3
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
Processi aziendali chiari e definiti
Maggior controllo dei processi in atto
Risparmio economico, di tempo e di risorse
Migliore servizio ai Clienti (processi più veloci e precisi)
Più risultati con meno sforzo
PRINCIPALI VANTAGGI DI GE.FLOW PRINCIPALI VANTAGGI DI GE.FLOW
Ge.FlowGe.Flow è la soluzione innovativa italiana di BPM (Business Process Management).
Ge.Flow Ge.Flow è il Workflow di Ge.DOC, che consente di automatizzare in modo semplice i processi documentali aziendali.
Ge.FlowGe.Flow consente di realizzare soluzioni di Workflow utilizzando il linguaggio del business, permettendo la creazione di soluzioni web-based in tempi molto ridotti.
COS’È GE.FLOWCOS’È GE.FLOW
4
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
Ad es.: Quando viene archiviata una fattura di acquisto, automaticamente sono coinvolti tutti gli amministrativi interessati, fino alla chiusura del workflow che in questo caso è il pagamento.
L’archiviazione di un documento appartenente ad una tipologia di documento associata ad un workflow, dà lo start a tutti i processi previsti e coinvolge gli utenti interessati dal “Processo Aziendale”;
GE.FLOW – ATTIVAZIONE AUTOMATICA WORKFLOWGE.FLOW – ATTIVAZIONE AUTOMATICA WORKFLOW
5
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
Start del Workflow
Appena effettuato il Login, immediatamente
visualizziamo, sul “desktop documentale”…..
le attività che abbiamo da svolgere,
secondo il processo aziendale a cui siamo collegati
GE. FLOW – FUNZIONI UTENTEGE. FLOW – FUNZIONI UTENTE
6
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
Può verificare i dettagli del documento/ pratica, soggetto al procedimento controllato da un workflow e svolgere le sue attività previste dal processo
L’utente interessato dal “Processo Aziendale”, previsto
dall’organigramma, è coinvolto da semplici messaggi a cui rispondere:1) Notifiche di Workflow2) E-mail 3) Messaggi di alert
GE. FLOW – FUNZIONI UTENTEGE. FLOW – FUNZIONI UTENTE
7
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
Notifiche Workflow
L’utente interessato dal workflow, può inoltre effettuare verifiche sulle attività svolte o da svolgere o che si trovino in un altro stato, ed eseguire ricerche
GE. FLOW – FUNZIONI UTENTEGE. FLOW – FUNZIONI UTENTE
8
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
Notifiche Workflow
9
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
RICERCA DEI MESSAGGIRICERCA DEI MESSAGGIE’ possibile ricercare
velocemente i propri messaggi
• Ricevuti;• Inviati;• Eliminati;• Notifiche di workflow
Configurazione Workflow
Da questa finestra, si può configurare facilmente e visualizzare la struttura dei WorkFlow con il relativo dettaglio, nonché definire la sequenza dei passi del processo, lo stato iniziale e finale del workflow
N.B.: Senza l’intervento di un programmatore.
(es.: Workflow Fatture di Acquisto)
GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKFGE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF
10
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
11
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
Configurazione Workflow
Da questa finestra, si può visualizzare il dettaglio di ogni singolo passo del WorkFlow
GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKFGE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF
12
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
Configurazione Workflow
Da questa finestra si può configurare il dettaglio di un Procedimento di un WorkFlow
GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKFGE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF
ConfigurazioneProcedimenti
Elenco Stati previsti dal Procedimento Proc. Fatture, del workflow “FATTURE DI ACQUISTO”
13
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKFGE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF
Configurazione Stati Es.: Stato di “SCELTA”
14
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
Da questa finestra si possono : 1) configurare i passi del WorkFlow;2) personalizzare il relativo messaggio di notifica;
3) configurare le “scelte” che ogni utente potrà affettuare.
GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKFGE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF
Configurazione Stati Es.: Stato di "CHECKLIST" in creazione
15
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
Da questa finestra si possono :
1) personalizzare il relativo messaggio di notifica;
2) stabilire le “attività” che ogni utente dovrà affettuare.
GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKFGE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF
16
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
Configurazione Stati Es: Stato di tipo “INFORMAZIONE"
Da questa finestra si possono :
1) personalizzare il relativo messaggio di notifica;
GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKFGE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF
17
Gestione Documentale ed Archiviazione DigitaleGestione Documentale ed Archiviazione Digitale
Verifica facilmente: 1) Stati delle istanze 2) “storia” dei
Workflow
GE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKFGE. FLOW – FUNZIONI DELL’AMMINISTRATORE WKF