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“Progettazione, organizzazione e gestione del serviziologistico ospedaliero”

Elena Borgione, Carlo Rafele, Elio Sgherzi

Convegno ANMDOBologna, 9 giugno 2010

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In ambito sanitario esistono criticità legate ai processi organizzativi di supporto a quelli clinici, dovute a diversi fattori concomitanti:- Carenza di progettazione unificata dei processi- Flussi informativi confusi- Documentazione di raccolta dati non unificata - Difficoltosa introduzione e standardizzazione degli strumenti informatici- Codifiche e anagrafiche non univoche- Frequenti modifiche normative

Criticità organizzative in ambito sanitario

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- Frammentazione servizi e competenze- Carenza e rotazione delle risorse umane- Resistenza al cambiamento- Politiche gestionali di breve termine e mutamenti direzionali

Criticità in ambito sanitario

Limitata apertura al “mondo esterno”

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Modifiche organizzative e costi

Le modifiche organizzative a maggiore impatto sui sistemi ospedalieri - nel medio termine - non hanno costi elevati, né richiedono investimenti non sopportabili.

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Clinical Risk Management &

Qualità del servizio

Gestione economica

Organizzazione del lavoro

Qual è il ruolo della logistica sanitaria?

Logistica Sanitaria

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Criticità e costi : % costi prodotti su totali costi gestione

La spesa per farmaci e presidi medici incide per il 15 – 20 % sui costi totali dell’Ospedale.

Tale valore tende a crescere in modo superiore rispetto alle altre voci di costo ospedaliere.

Negli Usa non arriva all’8%. Perché?

Ambito logistico - Ricerche

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Reti logistiche

ASL 1:ASL 1:

Punti di consegna Punti di consegna PP.OO.PP.OO.: 436 : 436

Punti di consegna territorio: 411 Punti di consegna territorio: 411

Totale: 847Totale: 847

ASO :ASO :

Punti di consegna Punti di consegna PP.OO.PP.OO.: 118 : 118

Punti di consegna territorio: 2 Punti di consegna territorio: 2

Totale: 120Totale: 120

ASL 2 :ASL 2 :

Punti di consegna Punti di consegna PP.OO.PP.OO.: 72 : 72

Punti di consegna territorio: 91 Punti di consegna territorio: 91

Totale: 281Totale: 281

Mag. Econ. C.

Mag. Farm. C.

Mag. Farm. N.

FORNITORI

FORNITORI

FORNITORI

Mag. Farmacia A.Mag. Generale A.

Osp. A.

Osp. T.Osp. O.

Osp. A.Osp. C.

Osp. N.Osp. V.

CASA DI CURACASA DI CURA411 Strutture sul territorio

Osp. C.Osp. I.

Osp. B.

2 Strutture sul territorio 2 Punti di consegna

93 Punti di consegna

5 Punti di consegna

20 Punti di consegna

411 Punti di consegna

58 Punti di consegna

58 Punti di consegna

35 Punti di consegna

89 Punti di consegna

145 Punti di consegna

50 Punti di consegna

Osp. N.

CASA DI CURACASA DI CURA91 Strutture sul territorio

72 Punti di consegna

91 Punti di consegna

Mag. Unico A.Mag. Farmacia A.

Mag. Farmacia N.

Mag. A.

Mag. T.

Mag. Farm. O.

Mag. Econom. N.

MACRO LOGISTICA MICRO LOGISTICA

ASL 1:ASL 1:

Punti di consegna Punti di consegna PP.OO.PP.OO.: 436 : 436

Punti di consegna territorio: 411 Punti di consegna territorio: 411

Totale: 847Totale: 847

ASO :ASO :

Punti di consegna Punti di consegna PP.OO.PP.OO.: 118 : 118

Punti di consegna territorio: 2 Punti di consegna territorio: 2

Totale: 120Totale: 120

ASL 2 :ASL 2 :

Punti di consegna Punti di consegna PP.OO.PP.OO.: 72 : 72

Punti di consegna territorio: 91 Punti di consegna territorio: 91

Totale: 281Totale: 281

Mag. Econ. C.

Mag. Farm. C.

Mag. Farm. N.

FORNITORI

FORNITORI

FORNITORI

Mag. Farmacia A.Mag. Generale A.

Osp. A.

Osp. T.Osp. O.

Osp. A.Osp. C.

Osp. N.Osp. V.

CASA DI CURACASA DI CURA411 Strutture sul territorio

Osp. C.Osp. I.

Osp. B.

2 Strutture sul territorio 2 Punti di consegna

93 Punti di consegna

5 Punti di consegna

20 Punti di consegna

411 Punti di consegna

58 Punti di consegna

58 Punti di consegna

35 Punti di consegna

89 Punti di consegna

145 Punti di consegna

50 Punti di consegna

Osp. N.

CASA DI CURACASA DI CURA91 Strutture sul territorio

72 Punti di consegna

91 Punti di consegna

Mag. Unico A.Mag. Farmacia A.

Mag. Farmacia N.

Mag. A.

Mag. T.

Mag. Farm. O.

Mag. Econom. N.

MACRO LOGISTICA MICRO LOGISTICA

© Rafele and Sgherzi, 2010

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Macro logistica

Ambiti di interventoSemplificazione reti fisiche e accentramento

scortePiattaforme logistiche

Unificazione anagraficheTracciabilità materialiStandardizzazione Unità di Carico con i

fornitoriMonitoraggio e controllo dei processi con

riduzione sprechi e scaduti

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Micro logistica - Ciclo di gestione

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Distribuzione materiali in ospedale

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Visione complessiva della catena

La riorganizzazione logistica deve considerare tutto il processo, introducendo innovazioni nelle seguenti fasi :

•Processi di rifornimento reparti•Erogazione farmaci/presidi in reparto•Controllo complessivo dei flussi di

materiali

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Il processo di gestione clinica del farmaco

Gestione della terapia Prescrizione medico Passaggio prescrizione

all’infermiere Allestimento carrello

terapia Preparazione farmaco Somministrazione e

verifica

Gestione delle scorte Analisi fabbisogni

reparto RdP e RdA a magazzino

centrale di Farmacia Picking in magazzino Allestimento e

distribuzione al reparto Analisi sottoscorta OdA e solleciti ai fornitori

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Come si opera oggi: il sistema “tradizionale”

Prescrizione medica cartacea Analisi dei fabbisogni visiva e sulle esperienze di

consumo Armadio di reparto sovrabbondante e non ordinato RdP e RdA cartacee o informatizzate ai magazzini

centrali Trasmissione manuale delle informazioni di terapia

all’infermiere Identificazione visiva farmaci e pazienti Annotazione manuale su carta della somministrazione Inventari visivi e manuali

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•Non esiste la correlazione diretta tra richiesto e consumato nei reparti

•Non vi è un feed back immediato sui consumi di reparto

•Armadi dei reparti e la farmacia non sono collegati in rete

•Database dei farmaci disponibili non è consultabile direttamente

•Mole dei farmaci “fuori prontuario” in uso

•@Prescription per lo più assente

Come si opera oggi: il sistema “tradizionale”

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Modalità innovativa di gestione dei farmaci

Gestione su previsione

Gestione su consumo

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Modello evolutivo

Sviluppo progressivo e modulare, volto a eliminare le inefficienze del sistema “tradizionale”

Linee generali di sviluppo: - Gestione prodotti secondo logica del

“flusso teso” tra farmacia e reparti - Identificazione e tracciabilità del prodotto - Riduzione del rischio clinico

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Logiche e strumenti del modello

Refilling

Carrello armadio kanban

Prescrizione ecartella clinica informatizzata

Dose unitaria e

personalizzata

1

2

4

5

6

A11A10 A10 A11

A10 A11

A10 A11

A10 A11

A10 A11

A10 A11A10

A11

Carrelli e armadi“intelligenti”

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Somministrazioneinformatizzata

© Rafele and Sgherzi, 2007

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Livelli evolutivi

Si possono ipotizzare quattro livelli di soluzione: Primo livello

Refilling (o Farmacista di Reparto) Carrelli armadio “kanban”

Secondo livelloSomministrazione informatizzata

Terzo livelloAutomazione della distribuzione

Quarto livello Dose unitaria e personalizzata

Bra

ccia

lett

o el

ettr

onic

o

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Flussi attuali

Farmacia Armadio del reparto

Riordino

Logistica interna e somministrazione

Carrello terapia

•Dal punto di vista informativo, il sistema viaggia in modalità differita.

•L’ordine si formula durante un turno e poi passa alla farmacia.

•Il materiale viene reintegrato per formare le scorte abituali

•La movimentazione tra l’armadio ed il carrello terapia è considerata irrilevante perché rientra nell’inventario (ispezione visuale) dell’armadio del reparto.

Fornitura

Prestazioni

Ricarico

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Primo livello : controllo fisico

Primo livello : si concentra sulla regolarizzazione e riduzione delle scorte grazie ad un controllo diretto da parte della Farmacia del consumato Refilling (con Farmacista di Reparto

o con Magazziniere di reparto) dell’armadio di reparto

Carrelli armadio “kanban” con una gestione in Farmacia del tipo “pieno contro vuoto”

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Secondo livello : somministrazione informatizzata

Consiste nel focalizzare l’elemento gestionale limitatamente al fattore logistico con il presidio completo del flusso del materiale da Farmacia a pazienteRintracciabilità materiali e sistemi di lettura

codiciCodifica pazienteRiorganizzazione della Farmacia secondo

la nuova logica

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.Secondo livello per la gestione farmaci

Prescrizione resta manuale (medico)

Logistica internaSomministrazione (letti)

Rifornimento genera i dati, “serie storica” è elaborata da computer

Ri-ordino automatico va in Farmacia

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•Conservando la prescrizione attuale, ma registrando semplicemente i passaggi dei farmaci (scatole intere) tra scaffale di Farmacia e carrello e eventualmente tra il carrello-scaffale ed il carrello infermieristico – mediante lettori di codici a barre - si ottengono i dati che consentono la previsione della serie storica con la precisione necessaria ( consumi a livello di confezione).

•I dati acquisiti sono elaborati e trasmessi in Farmacia elettronicamente, in tempo reale o differito.

Secondo livello : soluzione per l’alimentazione del Reparto

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•Dotando il paziente di un supporto specifico – oltre che inserire una riduzione del rischio clinico per errori di somministrazione - (es. braccialetto con codice a barre o con RFID) è possibile leggere il reale consumato dal paziente da cui derivare l’effettiva totale esistenza del materiale, i costi reali per paziente, ecc.

•Restanti processi invariati.

•Questo è possibile perché il flusso consumato = flusso necessario.

•Evoluzione verso la prescrizione informatizzata

Riconoscimento del paziente

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Terzo livello : automazione della distribuzione

Completa la gestione logistica con il più significativo contenuto sanitario Carrelli / armadi intelligentiPrescrizione e cartella clinica

informatizzata

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Quarto livello : dosi unitarie e integrazione completa

• Quarto livello : permette l’integrazione informatica complessiva Informatizzazione gestione materiali e

collegamento con il Sistema Informativo dell’Azienda

Dosi unitarie e personalizzate

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Quarto livello :dose unitaria e personalizzata

• E’ fondamentale gestire step by step il flusso logistico dei materiali e le informazioni ad esso collegate.

• Le soluzioni applicate devono essere progressive e integrabili in modo modulare

• Non è determinante – ai fini dell’efficienza del flusso – impostare l’organizzazione logistica sulla dose unitaria/personalizzata, in quanto la complicazione tecnologica e organizzativa può aumentare in modo eccessivo.

• La dose unitaria può essere un punto di arrivo di una razionalizzazione del processo logistico.

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• Modifiche organizzative

• Introduzione Logistico Ospedaliero• Gestione a domanda e non a previsione• Personale dedicato al controllo scorte nei

reparti• Suddivisione responsabilità di gestione

• Modifiche tecnologiche• Gestione on line delle richieste• Integrazione informatica prescrizione • Automazioni progressive sul flusso dei

materiali

Principali modifiche attuabili

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Conclusioni

• I concetti industriali sono applicabili “cum grano salis” all’ambito sanitario.

• I sistemi sanitari sono modificabili a basso costo.

• La razionalizzazione logistica non è realizzabile in modo autonomo rispetto agli altri processi organizzativi.

• Ma la riorganizzazione logistica può essere l’elemento di traino di una riorganizzazione complessiva.

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“I problemi che abbiamo oggi non saranno mai risolti all’interno della stessa cultura

che li ha generati”

Grazie dell’opportunità!