Il termine “dematerializzazione” identifica la tendenza alla sostituzione della documentazione amministrativa solitamente cartacea in favore del documento informatico.
Il costo stimato di gestione annuale, comprendente la trasmissione, la protocollazione, le copie e lo stoccaggio per conservazione dei documenti nelle PAC è superiore a 3 miliardi di euro. Stime relative alle Pubbliche Amministrazioni locali, anch’esse limitate ai soli documenti protocollati, sono non inferiori a 1,5 miliardi di euro.
(cfr. Libro Bianco del Cnipa sulla dematerializzazione).
Dematerializzazione
La dematerializzazione si può realizzare operando in 3 distinti ambiti nei quali il Comune ha in corso specifici progetti:
� nei processi interni alle amministrazioni, sostituendo i flussi interni di documentazione cartacee che rivestono rilevanza formale con documenti digitali attraverso il protocollo informatico, la gestione documentale e ilworkflow documentale.
� negli scambi tra amministrazioni impiegando servizi di interoperabilità e cooperazione applicativa.
� nelle comunicazioni con cittadini ed imprese garantendo l’interattività dei servizi on-line.
Dematerializzazione
Il Comune annuncia l’avvio operativo di un piano di dematerializzazione interna che rappresenta il caso nazionale più complesso, viste le dimensioni della municipalità, la vastità dell’area interessata e la numerosità dei soggetti coinvolti :
1.500 sedi di cui 200 uffici e 1.300 scuole (di cui circa 450 comunali)
5.500.000 documenti cartacei formali trattati annualmente (2008)
77 aree organizzative per la protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita
6.500 operatori abilitati
Dematerializzazione
2.500.000 doc. in entrata 2.000.000 doc. per comunicazioni interne 200.000 doc. di tipo misto (interno ed
esterno) 800.000 documenti in uscita
5.500.000 documenti cartacei distribuiti in:
Volumi cartacei
Il costo della documentazione cartacea
trasmissione
copiatura
conservazioneprotocollazione
Per il Comune di Roma il costo dell’intero ciclo di gestione documentale (trasmissione, protocollazione, copiatura, stoccaggio, conservazione) è stato stimato in circa 85 milioni di euro .
stoccaggio
(cfr. Libro Bianco del Cnipa sulla dematerializzazione).
Il costo del ciclo di trattamento del documento dalla trasmissione alla ricezione, dall’archiviazione alla conservazione si stima in circa 15 euro/documento
Ad oggi l’attività del Comune per il piano di dematerializzazione interna ha consentito:
Le fasi del piano di attuazione
• la disponibilità di 15.000 postazioni di lavoro connesse a 270 LANcollegate ad una rete a banda ultra larga.
• l’utilizzo di una piattaforma applicativa di protocollo informatico e gestione documentale unica per tutti gli uffici, sita presso il Centro di Elaborazione Dati del Comune.
Grazie all’attività di protocollazione informatizzata si dispone di un quadro aggiornato dei volumi dei documenti trattati e della loro ripartizione sulle 77 Aree organizzative.
La dematerializzazione nel Comune di Roma
La ripartizione del volume dei documenti per Dipartimento
La dematerializzazione nel Comune di Roma
Dati 2008
La successiva fase di attuazione del piano di dematerializzazione interna
è stata individuata dopo il positivo esito della sperimentazione condotta
presso il Dipartimento XIII-Unità ICT che ha impiegato integralmente la
piattaforma applicativa di protocollo informatico e gestione documentale
Dalla sperimentazione all’attuazione
Dalla sperimentazione all’attuazione
Riproduzioni cartacee
Archivio digitale unico per singola area omogenea
archivi cartacei distribuitiArchivi cartacei distribuiti
Scansione dei documenti cartacei e smistamento
Archiviati 9.000 documenti che hanno occupato su disco 2,5 Giga byte di memoria
alert sulla casella di posta normalmente utilizzata
archiviazione digitale accessibile al personale con motori di ricerca
attraverso chiavi intuitive
trasmissione digitale della corrispondenza in uscita
Risultati della sperimentazione
Archivi cartacei personaliTrasporto con corrieri
I vantaggi che ne derivano possono essere così riassunti:
� reperimento immediato dei documenti dalla propria postazione di lavoro� eliminazione degli archivi cartacei dislocati in ogni unità organizzativa e
gestiti in modo difforme, con conseguenti grandi difficoltà di reperimento dei documenti
� recupero degli spazi occupati dagli archivi cartacei all’interno delle sedi comunali, spesso in zone ad alto valore catastale, e loro messa a disposizione del personale (possibilità di utilizzo delle sedi liberate come spazi di lavoro)
� superamento della spedizione giornaliera dei documenti cartacei a mezzo di corrieri.
Vantaggi della dematerializzazione
L’estensione dell’utilizzo integrale dell’applicazione sarà graduale e
coinvolgerà nel primo trimestre del 2010 due Dipartimenti (Dipartimento del
patrimonio e della casa e Dipartimento delle risorse economiche) e due
Municipi (XII e XVIII) per un volume complessivo di circa 675.000
documenti (dati 2008).
Nei successivi 18 mesi il processo interesserà l’intero Comune.
La dematerializzazione nel Comune di Roma
Piano di attuazione
Top Related